Erstellen von barrierefreien PDF-Dateien mit Office 2016

Beim Speichern einer Office 2016-Datei im PDF-Format (Portable Document Format) haben Sie die Möglichkeit, die Datei zu "taggen", damit sie für Menschen mit Behinderungen besser zugänglich ist. Tagging hilft Sprachausgabesystemen, Bildschirmlupen und anderen Hilfstechnologien beim Identifizieren von Bildern, Ermitteln einer logischen Lesereihenfolge und beim richtigen Navigieren. Außerdem ermöglicht Tagging die Inhaltsumformatierung bei großen Anzeigen, PDAs (Personal Digital Assistant) und Mobiltelefonen.

Inhalt dieses Artikels

Vorbereiten der Quelldatei

Stellen Sie zunächst sicher, dass die PDF-Datei so barrierefrei wie möglich ist, indem Sie zuerst die Barrierefreiheitsprüfung für die Quelldatei in Excel, PowerPoint oder Word ausführen. Dies ist vielleicht der wichtigste Schritt. Dadurch ist es dem PDF-Konverter möglich, die Elemente zu erkennen, die mit Tags versehen werden müssen.

Um diesen Schritt zu vereinfachen, befolgen Sie die Richtlinien in einem oder mehreren der folgenden Artikel:

Wenn Sie in einer anderen Anwendung arbeiten, z. B. Publisher oder Visio, treffen viele der Vorschläge in diesen Artikeln ebenfalls zu. Es ist beispielsweise immer wichtig, Alternativtext für Tabellen und Bilder hinzuzufügen, Formatvorlagen für Überschriften und Absätze für Text zu verwenden sowie Leerzeichen und leere Zeilen zu vermeiden.

Speichern der Datei als mit Tags versehene PDF-Datei

  1. Erstellen Sie die Datei in Excel, PowerPoint, Publisher, Visio oder Word. Führen Sie die Barrierefreiheitsprüfung aus, oder befolgen Sie Richtlinien für Barrierefreiheit.

  2. Zum Öffnen der Registerkartenoption Speichern unter und zum Durchsuchen Ihrer Laufwerke und Ordner drücken Sie Alt+F, um die Registerkarte Datei zu verwenden, und drücken Sie dann auf A, um Speichern unter aufzurufen. Drücken Sie dann die TAB-TASTE, um in das Dialogfeld "Speichern unter" zu wechseln.

  3. Falls erforderlich, drücken Sie TAB oder UMSCHALT+TAB, um die Speicherortoptionen für Speichern unter zu durchlaufen, z. B. "OneDrive" oder "Dieser PC". Navigieren Sie durch die Laufwerke und Ordner, und wählen Sie den Speicherort aus, an dem Sie die neue PDF-Datei speichern möchten.

  4. Drücken Sie die TAB-TASTE, bis Sie zum Feld Dateiname gelangen, und geben Sie bei Bedarf den Dateinamen ein.

  5. Drücken Sie die TAB-TASTE, bis Sie zum Kombinationsfeld Dateityp gelangen.

  6. Durchlaufen Sie die Liste der Dateiformate, bis Sie "PDF" hören.

    Hinweis : Um in der Liste der Dateiformate schnell zu PDF zu gelangen, geben Sie "P" ein. Wiederholen Sie dies bei Bedarf, wenn andere verfügbare Formate mit P beginnen.

  7. Drücken Sie die TAB-TASTE, bis Sie "Schaltfläche 'Optionen'" hören, und drücken Sie dann die LEERTASTE.

  8. Navigieren Sie durch die Optionen im Dialogfeld, oder drücken Sie ALT+M, und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen mit der Bezeichnung Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist. Dies ist die Standardeinstellung. Zum Schließen des Dialogfelds Optionen drücken Sie die EINGABETASTE.

  9. Drücken Sie Alt+S, um das PDF-Dokument mit Barrierefreiheits-Tags zu speichern.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie eine Datei als eine barrierefreie PDF-Datei in Office 2013 und früheren Versionen speichern, lesen Sie Erstellen von barrierefreien PDF-Dateien.

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