Erstellen von Vorlagen für Kalender, Aufgaben und Kontakte

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Wenn Sie Zeit sparen möchten, können Sie eine Vorlage für Besprechungseinladungen mit den wesentlichen Informationen (Teilnehmer, Betreff usw.) erstellen und immer dann verwenden, wenn Sie eine Statusbesprechung ansetzen möchten.

Mein Team möchte eine Statusbesprechung zum Phoenix-Projekt dann halten, wenn

sie erforderlich ist, und nicht einfach, weil es eine geplante Besprechung gibt.

Deshalb wollen wir keine Besprechungsserie verwenden.

Wir wissen, dass wir uns oft treffen werden, aber wir wissen nicht, wann.

Um Zeit zu sparen, erstelle ich eine Vorlage für Besprechungseinladungen mit den wesentlichen

Informationen: den eingeladenen Personen,

dem 'Betreff',

dem 'Ort',

einem Basistext,

und die werde ich immer dann verwenden, wenn ich eine Statusbesprechung einrichten möchte.

Ganz ähnlich wie die E-Mail-Vorlage, die ich in Video 1,

'Vorlagen und Briefpapier', erstellt habe,

erstellen Sie eine normale Besprechungseinladung und speichern sie als Vorlage.

Klicken Sie auf 'DATEI', 'Speichern unter', anschließend auf den Abwärtspfeil neben 'Dateityp'

und dann auf 'Outlook-Vorlage'.

Es ist wichtig, dass Sie den Speicherort für die Vorlage nicht ändern.

Geben Sie der Vorlage einen Namen, den Sie sich leicht merken können,

und klicken Sie auf 'Speichern'.

Wenn Sie die Besprechungseinladung schließen, wird ein Dialogfeld angezeigt.

Behalten Sie die Einstellung 'Änderungen nicht speichern' bei, und klicken Sie auf 'OK'.

Wenn es Zeit zum Einrichten einer Besprechung wird, klicken Sie statt auf 'Neue Besprechung'

auf 'Neue Elemente', wechseln Sie zu 'Weitere Elemente',

und klicken Sie auf 'Formular auswählen'.

Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben 'Suchen in', dann auf 'Vorlagen im Dateisystem',

und hier ist unsere Vorlage.

Wenn die Vorlage nicht angezeigt wird, probieren Sie den vorherigen Schritt erneut aus, und

sehen Sie nach, ob Sie 'Vorlagen im Dateisystem' ausgewählt haben.

Nachdem die Besprechungseinladung geöffnet wurde, muss ich nur noch

Tag und Uhrzeit für die Besprechung festlegen,

alle neuen Informationen hinzufügen und die Einladung senden.

Genauso können Sie eine Vorlage für Aufgaben oder für Kontakte erstellen.

Allerdings können Sie das bei Kontakten mithilfe des Features

'Kontakt in dieser Firma' etwas schneller erledigen.

Wählen Sie den Kontakt aus, den Sie als Vorlage verwenden möchten,

klicken Sie auf 'Neue Elemente' und dann auf 'Kontakt in dieser Firma'.

Fügen Sie die Kontaktinformationen nach Bedarf hinzu, und bearbeiten Sie sie.

Klicken Sie auf 'Speichern & schließen'.

Dann werden die Kontakte hinzugefügt.

Im nächsten Video erfahren Sie, wie Sie Ihren E-Mails Briefpapier hinzufügen.

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