Erstellen von Tabellen mit dem Tabellen-Designer

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Wenn Sie eine Tabelle mit Tabellenentwurf erstellen, können Sie beim Entwerfen Ihrer Datenbank und Festlegen der Feldtypen bewusster vorgehen, Feldtypen festlegen sowie eine Nachschlageliste und einen Fremdschlüssel zu Ihrem Primärschlüssel erstellen.

Erstellen einer Tabelle mit "Tabellenentwurf"

  1. Wählen Sie Erstellen > Tabellenentwurf aus.

    Access-Menübandbefehl für "Erstellen" > "Tabellenentwurf"
  2. Geben Sie in der neuen Tabelle für das erste Feld einen Feldnamen und einen Datentyp ein.

    Erster Feldname und Datentyp einer neuen Access-Tabelle
  3. Zum Festlegen des Primärschlüssels für die Tabelle wählen Sie die Zelle Feldname für das entsprechende Feld und dann Primärschlüssel aus.

    Auswählen eines Primärschlüsselfelds in einer neuen Access-Tabelle

    Der Primärschlüssel-Indikator wird links neben dem Feldnamen angezeigt. Sie können den Primärschlüssel jederzeit ändern, doch jede Tabelle kann nur einen Primärschlüssel haben.

  4. Wählen Sie Datei > Speichern aus, und benennen Sie die Tabelle.

Wenn Sie Tabellen mit Tabellenentwurf erstellen und ändern, gibt es viele weitere Optionen:

Wechseln im Tabellen-Designer zwischen Datenblattansicht und Entwurfsansicht
  • Wechseln Sie bei jeder gespeicherten Tabelle zwischen Entwurfs- und Datenblattansicht.

  • Legen Sie ein beliebiges Feld als Primärschlüssel für die Tabelle fest.

  • Erstellen Sie mit dem Generator einen Ausdruck oder eine Eingabemaske.

  • Testen Sie Gültigkeitsregeln.

  • Fügen Sie Zeilen ein, und löschen Sie Zeilen.

  • Erstellen Sie Nachschlagelisten.

  • Erstellen Sie Datenmakros, benennen Sie Datenmakros um, und löschen Sie sie.

  • Definieren Sie Beziehungen und Objektabhängigkeiten.

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Sie können eine Tabelle in der Datenblattansicht oder in der Entwurfsansicht erstellen. Das Arbeiten in der Datenblattansicht ist einfach und ähnelt stark dem Eingeben von Daten in einer Kalkulationstabelle. In der Ansicht Tabellenentwurf aber können Sie beim Entwerfen Ihrer Datenbank und Festlegen der Feldtypen bewusster vorgehen. Sie können auch eine Nachschlageliste und einen Fremdschlüssel zu Ihrem Primärschlüssel erstellen.

Wählen Sie im Menüband Erstellen und dann Tabellenentwurf aus. Wenn Sie gerne Tastenkombinationen verwenden, halten Sie ALT gedrückt, und drücken Sie den Buchstaben neben dem gewünschten Befehl. Hier ist es "E" und dann "TE".

Damit wird der Tabellen-Designer gestartet und diese neue Registerkarte angezeigt. Das ist eine KONTEXTREGISTERKARTE. Access enthält etliche davon, die nur bei Bedarf angezeigt werden. Diese Registerkarte enthält Befehle zum Einfügen oder Löschen von Feldern und einen Befehl zum Festlegen eines Primärschlüssels.

Hier in der Spalte Feldname gebe ich Telefon-ID ein. In der Liste Datentyp wähle ich AutoWert und dann Primärschlüssel aus. Ich kann auch mit der rechten Maustaste auf die Zeile klicken. Dann sehe ich viele der gleichen Befehle. Und wieder: Drücken Sie ALT plus den Buchstaben neben dem gewünschten Befehl.

Für das nächste Feld gebe ich Telefonnummer ein und wähle den Datentyp Kurzer Text aus.

Darunter gebe ich Typ ein und beginne mit dem Erstellen einer Nachschlageliste. Ich wähle Nachschlage-Assistent aus, gebe die gewünschten Werte ein und wähle Weiter aus. Eine einzige Spalte ist OK. In der ersten Zeile gebe ich die Telefonnummerntypen für die Liste ein: Büro, dann Mobil, Fax, Notruf und Privat. Wählen Sie Weiter aus. Das Feld hat bereits den eingegebenen Namen. Deshalb wähle ich einfach Fertig stellen aus.

Ich hätte dieses Feld in eine eigene separate Tabelle einfügen können, habe das aber nicht getan, weil die Datenmenge gering ist. Stattdessen habe ich eine Nachschlageliste erstellt. Wenn ich nun einen Namen eingebe, wähle ich den richtigen Wert einfach aus der Liste aus.

Schließlich muss ich meinen Fremdschlüssel erstellen. Ich nenne ihn Kunden-ID FS. "Kunden-ID" ist der Name des Primärschlüssels in der Tabelle "Kunden", und "FS" steht für "Fremdschlüssel". Mit anderen Worten: Meiner Abkürzung kann ich entnehmen, dass dies ein Fremdschlüssel ist, und dessen Primärschlüssel ist das Feld Kunden-ID in der Tabelle "Kunden".

Als Nächstes lege ich für den Datentyp Zahl fest. Damit befolge ich eine Regel für den Datenbankentwurf: Die Datentypen für Primär- und Fremdschlüssel müssen übereinstimmen oder kompatibel sein. In diesem Fall verwende ich einen kompatiblen Datentyp, weil der Primärschlüssel in der Tabelle "Kunden" ein Feld des Datentyps "AutoWert" ist.

Denken Sie daran: Access steuert die Werte in AutoWert-Feldern. Es behält sie der Reihe nach bei, während Sie Kundennamen hinzufügen, und Sie können nie einen dieser sequenziellen Werte duplizieren. Weil Sie Werte im Fremdschlüsselfeld immer dann duplizieren müssen, wenn ein Kunde mehrere Telefonnummern hat, sollten Sie den Datentyp "AutoWert" hier besser nicht verwenden.

Allerdings wird ein kompatibler Datentyp benötigt, und dies ist hier Zahl. Andere Datentypen wie Text sind mit Ihren Schlüsselfeldern ebenfalls kompatibel.

Speichern Sie Ihre Tabelle, und nennen Sie sie Telefonnummern.

Jetzt wissen Sie, wie Sie eine Tabelle in der Tabellenentwurfsansicht erstellen und wie Sie während dieses Vorgangs eine Werteliste und einen Fremdschlüssel erstellen. Das war's auch schon. Fertig!

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