Erstellen von Inhaltsorganisationsregeln zum Routing von Dokumenten

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Um festzulegen, wie ein Dokument weitergeleitet wird, verwendet die Inhaltsorganisation von Ihnen erstellte Regeln. Regeln basieren auf einer Kombination aus Inhaltstypen und Metadaten.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Regeln zum Organisieren und Weiterleiten von Dokumenten oder Datensätzen erstellt werden. Jede SharePoint Enterprise-Website kann für das Dokumentrouting aktiviert werden.

Wichtig : Sie müssen zuerst die Inhaltsorganisation aktivieren und für das Routing von Datensätzen konfigurieren. Weitere Informationen zum Konfigurieren der Inhaltsorganisation finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Inhalt dieses Artikels

Vor dem Erstellen von Regeln: Erste Schritte

Wissenswertes über die Art und Weise, in der Dokumente weitergeleitet werden

Erstellen von Regeln zum Weiterleiten von Dokumenten

Vor dem Erstellen von Regeln: Erste Schritte

Vor dem Erstellen von Regeln für das Weiterleiten von Dokumenten müssen Sie zunächst einige wichtige Schritte ausführen.

  1. Aktivieren Sie die Inhaltsorganisation.

  2. Erstellen Sie Bibliotheken und Ordner, in die Dokumente weitergeleitet werden sollen. Sie können für jeden weiterzuleitenden Dokumenttyp einen Ordner erstellen. Erstellen Sie beispielsweise eine Bibliothek, die nur für E-Mail-Datensätze oder Excel-Tabellen vorgesehen ist. Weitere Informationen zum Erstellen von Bibliotheken finden Sie über die Links im Abschnitt Siehe auch.

  3. Inhaltstypen müssen weiterzuleitenden Dokumenten zugeordnet sein. In diesen kann der Inhaltstyp Teil der Kriterien sein, die den endgültigen Speicherort eines Dokuments bestimmen.

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Wissenswertes über die Art und Weise, in der Dokumente weitergeleitet werden

Dokumente können an eine Bibliothek oder einen Ordner in einer Datenarchivwebsite oder an eine beliebige andere Art von SharePoint-Website weitergeleitet werden. Die Abgabebibliothek, die beim Aktivieren der Inhaltsorganisation automatisch erstellt wird, dient als Standardspeicherort. Der Dokumentroutingprozess besteht aus mehreren Elementen:

  • Zielbibliotheken und Ordner    Inhalt Datensatzverwalter erstellen manuell Bibliotheken und Ordner, in dem Dokumente weitergeleitet werden sollen, und legen diese Bibliotheken als Zielbibliotheken fest.

  • Websiteinhaltstypen    Jedes Dokument muss einen Inhaltstyp aufweisen, und Benutzer können entsprechende webinhaltstypen manuell zu Zielbibliotheken hinzufügen.

  • Abgabebibliothek    Dokumente, die eine Regel nicht entsprechen, oder fehlen, die erforderlichen Metadaten, gesendet werden in die Abgabebibliothek, sodass Benutzer die erforderlichen Metadaten eingeben können. Alternativ können Sie die Inhaltsorganisation konfigurieren, sodass alle hochgeladene Dokumenten vorübergehend in die Abgabebibliothek weitergeleitet werden.

  • Dokumentregelliste    Dies ist eine Sammlung aller Routingregeln. Diese Liste wird von Inhalts- oder Datensatzverwaltern aufgesucht, um Routingregeln zu erstellen, zu verwalten und anzuzeigen.

Das folgende Diagramm veranschaulicht, wie Dokumente und E-Mails auf Grundlage bestimmter Kriterien weitergeleitet werden und wie Dokumente, denen Informationen fehlen, in die Abgabebibliothek zurückgegeben werden.

Dokumentrouting mithilfe der Inhaltsorganisation. Zeigt mehrere Quellen und wie Dokumente mit fehlenden Metadaten in die Abgabebibliothek zurückgegeben werden.

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Erstellen von Regeln zum Weiterleiten von Dokumenten

Für jeden Datensatztyp, den Sie der Datensatzroutingliste hinzufügen, geben Sie einen Datensatztitel und eine Beschreibung an. Sie können auch die Position auf der Website angeben, wo der Datensatz gespeichert wird. Sie können alternative Namen für den Datensatztyp angeben, um sicherzustellen, dass alle relevanten Datensätze an den entsprechenden Speicherort weitergeleitet werden.

Hinweis : Sie müssen zumindest über die Berechtigung eines Websitebesitzers verfügen, um Regeln zum Weiterleiten von Dokumenten erstellen zu können.

  1. Navigieren Sie zu der Website, für die Sie Inhaltsorganisationsregeln erstellen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf Weitere…, um die Optionen für Websiteinhalte anzuzeigen.

  3. Klicken Sie auf der Menüzeile für Apps auf Einstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Websiteverwaltung auf Regeln für die Inhaltsorganisation.

  5. Klicken Sie auf der Seite Regeln für die Inhaltsorganisation in Zum Hinzufügen eines neuen Elements klicken auf Hinzufügen.

  6. Geben Sie im Abschnitt Regelname einen Namen als Beschreibung der Bedingungen und Aktionen der Regel ein.

  7. Wählen Sie im Abschnitt Regelstatus und Priorität die Option Aktiv aus, um die Regel auf eingehende Inhalte anzuwenden. Wählen Sie dann eine Priorität aus, die bestimmt, wie der Inhalt weitergeleitet wird, wenn er mehreren Inhaltsorganisationsregeln entspricht.
    Wenn die Regel nicht auf eingehenden Inhalt angewendet werden soll, wählen Sie Inaktiv aus.

  8. Ordnen Sie im Abschnitt Inhaltstyp der Übermittlung die Regel einem Inhaltstyp zu. Dadurch werden Übermittlungen an die Inhaltsorganisation mit dem ausgewählten Inhaltstyp bezeichnet und Eigenschaften identifiziert, die in den Bedingungen der Regel verwendet werden.

    • Wählen Sie die entsprechende Inhaltsgruppe aus. Die von Ihnen ausgewählte Gruppe bestimmt die Inhaltstypen, die Sie im nächsten Schritt auswählen können.

    • Wählen Sie den entsprechenden Inhaltstyp aus.

    • Wenn der Inhaltstyp aus, den Sie ausgewählt haben einen anderen Namen einer anderen SharePoint-Website sind, wählen Sie das Kontrollkästchen unter alternativen Namen. Dann geben Sie den Namen, die auf der anderen Website in das bereitgestellte Feld verwendet wird, und klicken Sie aufHinzufügen. Namen für alternative Inhaltstypen werden in der Liste unter angezeigt.

  9. Wählen Sie im Abschnitt Bedingungen die Bedingungen aus, denen die Eigenschaften einer Einsendung für die Regel entsprechen müssen. Sie können die Regel z. B. auf alle Dokumente anwenden, die das Wort "Budget" im Titel tragen. Sie können weitere Bedingungen hinzufügen, indem Sie auf den Link Eine weitere Bedingung hinzufügen klicken.

    Hinweis : Die aus der Dropdownliste die Eigenschaft verfügbaren Eigenschaften variieren gemäß den Inhaltstyp aus, den Sie in Schritt 6. ausgewählt haben.

  10. Geben Sie im Abschnitt Zielspeicherort einen Speicherort ein, oder wählen Sie einen Speicherort aus, um Inhalte dort abzulegen, die der Regel entsprechen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch einen Ordner…erstellen, um ähnliche Dokumente zusammen in Ordnern zu gruppieren. Wenn z. B. eine Eigenschaft vorhanden ist, die alle Dokumente für Projekte in Ihrem Unternehmen auflistet, können Sie die Inhaltsorganisation zwingen, für jedes Projekt einen einzelnen Ordner zu erstellen.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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