Erstellen von Adressetiketten in Access

In Microsoft Office Access 2007 haben Sie verschiedene Möglichkeiten, anhand der in Access-Tabellen enthaltenen Daten Etiketten zu erstellen. Am einfachsten ist das Erstellen und Drucken von Etiketten aus einem Bericht mithilfe des Etiketten-Assistenten. Sie können außerdem Daten aus anderen Quellen in Access importieren (wie z. B. Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappen oder Microsoft Office Outlook 2007-Kontaktlisten), diese Daten oder vorhandene Access-Tabellen mit einem Microsoft Office Word 2007-Dokument zusammenführen und anschließend Etiketten aus Word erstellen und drucken.

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Verwenden von Access zum Erstellen und Drucken von Etiketten

Tipps und Tricks zum Erstellen von Etiketten

Drucken von Access-Daten unter Verwendung des Seriendruck-Assistenten in Word

Verwenden von Access zum Erstellen und Drucken von Etiketten

In Access erstellen Sie Etiketten als Bericht, der in einem kleinen Seitenformat formatiert ist, sodass er der Größe des gewünschten Etiketts entspricht. Etiketten werden am häufigsten zu Adressierungszwecken erstellt, es können jedoch beliebige Access-Dateien in einem Etikettenformat für die verschiedensten Zwecke gedruckt werden. Bei Adressetiketten erhält der Bericht die Adressdaten aus den Tabellen oder Abfragen, die die Adressen enthalten. Wenn Sie den Bericht drucken, erhalten Sie für jede Adresse der zugrunde liegenden Datensatzquelle jeweils ein Etikett.

Hinweis : Bei den Schritten in diesem Artikel wird angenommen, dass Sie bereits eine Access-Datenbank erstellt haben, die Tabellen (oder verknüpfte Tabellen) enthalten, die wiederum die Daten für Ihre Etiketten enthalten. Eine Verknüpfung zu weiteren Informationen zu den ersten Schritten mit Access finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Der Etiketten-Assistent stellt Ihnen eine Reihe von Fragen zu den Etiketten und den darauf zu druckenden Daten. Der Assistent erstellt den Bericht; diesen können Sie dann bei Bedarf anpassen.

Erstellen von Etiketten mithilfe des Etiketten-Assistenten in Access

  1. Wechseln Sie im Navigationsbereich zu der Tabelle oder der Abfrage, die als Datensatzquelle für die Etiketten dienen soll.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Etiketten Schaltflächensymbol .

    Der Etiketten-Assistent wird gestartet.

    Erste Seite des Etiketten-Assistenten

  3. Wenn Sie den Hersteller und die Etikettennummer kennen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    • Wählen Sie den Hersteller im Feld Nach Hersteller filtern aus.

    • Wählen Sie das Etikett im Feld Welche Etikettengröße möchten Sie? aus.

      Suchen Sie andernfalls nach einem Etikett, dessen Werte in den Spalten Abmessungen and Nebeneinander Ihren Etiketten entsprechen.

      Falls Sie kein ähnliches Etikett finden, gehen Sie folgendermaßen vor:    

    • Klicken Sie auf Anpassen und dann auf Neu.

      Das Dialogfeld Neue Etikette wird angezeigt.

      Neue Etikette Seite des Etiketten-Assistenten

    • Messen Sie die Etiketten, und geben Sie die Maße in die entsprechenden Felder im Dialogfeld Neues Etikett ein.

    • Geben Sie für die benutzerdefinierten Etiketten einen Namen in das Textfeld Etikettenname ein. Wählen Sie den Etikettentyp und die Ausrichtung aus, und klicken Sie auf OK.

      Falls Sie eine benutzerdefinierte Etikette bereits erstellt haben und Sie auswählen möchten:    

    • Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Etikettengrößen anzeigen, und klicken Sie dann auf die benutzerdefinierte Etikette, die Sie wünschen.

  4. Wählen Sie Einzeln oder Endlos unter Etikettentyp aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Wählen Sie die Schriftart, die Schriftgröße, die Schriftbreite und die Textfarbe für das Etikett aus, und klicken Sie auf Weiter.

  6. Wählen Sie auf der Seite Was soll auf Ihrem Etikett erscheinen? des Assistenten die Felder, die auf den Etiketten enthalten sein sollen, in der Liste Verfügbare Felder aus, und doppelklicken Sie darauf, um sie dem Feld Etikettenentwurf hinzuzufügen.

    Hinzufügen von Feldern zu einer Etikette im Etiketten-Assistent

    • Drücken Sie die LEERTASTE, um Leerraum zwischen den Feldern im Feld Etikettenentwurf hinzuzufügen.

    • Drücken Sie die EINGABETASTE, um eine neue Zeile zu erstellen.

    • Verwenden Sie die Pfeiltasten, um zwischen Feldern und Zeilen zu wechseln.

    • Drücken Sie die RÜCKTASTE, um ein Feld zu entfernen.

    • Falls Sie noch Text oder Satzzeichen hinzufügen möchten (beispielsweise ein Komma nach dem Namen der Stadt), klicken Sie, um den Cursor an der Stelle zu platzieren, an der der Text erscheinen soll, und beginnen Sie mit der Eingabe.

      Hinweis : Mithilfe des Etiketten-Assistenten können Sie nur Felder des folgenden Datentyps hinzufügen: Text, Memo, Nummer, Datum/Uhrzeit, Währung, Ja/Nein oder Anlage. Um Felder des Datentyps "OLEObject" oder "Hyperlink" hinzuzufügen, öffnen Sie den Berichtbericht in Entwurfsansicht, nachdem Sie den Etiketten-Assistenten abgeschlossen haben, und verwenden Sie dann den Bereich Feldliste, um die Felder hinzuzufügen. Drücken Sie ALT+8, um den Bereich Feldliste zu öffnen, während der Bericht in Entwurfsansicht geöffnet ist.

      Wenn Sie die Felder auf dem Etikett wie gewünscht angeordnet haben, klicken Sie auf Weiter.

  7. Auf der nächsten Seite können Sie Felder auswählen, nach denen die Etiketten sortiert werden sollen. Bei umfangreichen Sendungen kann z. B. eine Sortierung nach der Postleitzahl hilfreich sein. Wählen Sie die Felder, nach denen Sie die Etiketten sortieren möchten, in der Liste Verfügbare Felder aus, und doppelklicken Sie darauf, um Sie dem Feld Sortieren nach hinzuzufügen. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie fertig sind.

    Festlegen der Sortierreihenfolge im Etiketten-Assistenten

  8. Geben Sie auf der letzten Seite einen Namen für die Etiketten ein, und klicken Sie auf Fertig stellen.

    Letzte Seite des Etiketten-Assistenten

    Wenn Sie auf der letzten Seite des Etiketten-Assistenten Die Etiketten in der Seitenansicht anzeigen ausgewählt haben, werden die Etiketten in der Seitenansicht angezeigt. Sie können auf das Etikett klicken, um es zu vergrößern oder zu verkleinern, oder das Zoom-Steuerelement in der Statusleiste verwenden.

    Steuerelement vergrößern

    Wenn Sie auf der letzten Seite des Etiketten-Assistenten Den Etikettenentwurf verändern ausgewählt haben, wird der Etikettenbericht in der Entwurfsansicht angezeigt.

Anpassen des Erscheinungsbilds des Etiketts

Falls die erstellten Etiketten nicht wie gewünscht aussehen, können Sie das Layout anpassen. Öffnen Sie dazu den Bericht in der Entwurfsansicht, und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Etiketten sind in der Entwurfsansicht in der Regel einfacher zu bearbeiten, da das Layout präziser gesteuert werden kann. Wenn Sie die Ergebnisse der in der Entwurfsansicht vorgenommenen Änderungen sehen möchten, wechseln Sie zur Seitenansicht.

Die Daten passen nicht richtig in die Etiketten

In den meisten Fällen lassen sich kleinere Probleme mit dem Etikettenlayout durch Anpassungen in der Entwurfsansicht beheben. Sie können die Steuerelemente verschieben und das Etikettenformat anpassen, indem Sie die Breite oder Höhe des Detailbereichs ändern.

Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht Schaltflächensymbol , um zur Entwurfsansicht zu wechseln.

Wenn Sie Seitenränder oder den Abstand zwischen Etiketten ändern müssen, können Sie das Dialogfeld Seite einrichten in der Entwurfsansicht verwenden.

Klicken Sie auf der Registerkarte Seiteneinrichtung in der Gruppe Seitenlayout auf Spalten Schaltflächensymbol . Das Dialogfeld "Seite einrichten" wird mit der ausgewählten Registerkarte Spalten angezeigt.

Registerkarte 'Spalten' des Dialogfelds 'Seite einrichten'

Sie können die folgenden Einstellungen in den drei Abschnitten des Dialogfelds Seite einrichten ändern:

Bereich

Option

Beschreibung

Rastereinstellungen

Spaltenanzahl

Die Zahl sollte der Anzahl der Etiketten quer über der Seite entsprechen.

Zeilenabstand

Geben Sie einen neuen Wert ein, um den vertikalen Abstand zwischen den Etikettenzeilen zu vergrößern oder zu verkleinern.

Spaltenabstand

Geben Sie einen neuen Wert ein, um den horizontalen Abstand zwischen den Etikettenspalten zu vergrößern oder zu verkleinern.

Spaltengröße

Breite

Beachten Sie beim Festlegen dieses Werts die Randeinstellungen und den Spaltenabstand.

Sie können die Ränder überprüfen und anpassen, indem Sie im Dialogfeld Seite einrichten auf Druckoptionen klicken.

Höhe

Passen Sie die Höhe der einzelnen Etiketten nach Bedarf an.

Wie Detailbereich

Mit dieser Option werden die Spaltenbreite und -höhe so festgelegt, dass sie der Breite und der Höhe des Detailbereichs in der Entwurfsansicht entsprechen.

Spaltenlayout

Nach unten, dann quer

Mit dieser Option werden zuerst die Etikettendaten der ersten Spalte von oben nach unten gedruckt, dann die der zweiten Spalte usw.

Quer, dann nach unten

Mit dieser Option werden die Etikettendaten entlang der ersten Zeile gedruckt, dann entlang der zweiten Zeile usw.

Hinweis : In der Seitenansicht können Sie auch das Dialogfeld Seite einrichten verwenden. Wenn Sie auf OK klicken, um das Dialogfeld zu schließen, sehen Sie, wie sich die neuen Einstellungen auf die Etiketten auswirken.

Möglicherweise müssen Sie etwas experimentieren, um die optimale Ausrichtung der Daten auf den Etiketten zu erhalten, insbesondere bei Etiketten in mehreren Spalten und mit Einzelblatteinzug. Hierbei sind z. B. die Etiketten selbst, der Abstand zwischen den Etiketten und der Raum für die Ränder zu berücksichtigen. Ist also das Etikettenblatt 8,5 Zoll breit, und der Rand links und rechts misst 0,25 Zoll, bleiben nur 8 Zoll Platz übrig (8,5 minus 0,5). Wenn Sie den Bericht mit zwei Etikettenspalten entwerfen und 0,25 Zoll für den Abstand zwischen den Etiketten einräumen (mit der Einstellung für den Spaltenabstand im Dialogfeld Seite einrichten), bleiben nun nur noch 7,75 Zoll für die Etiketten. Folglich darf die Breite des Detailbereichs maximal 3,875 Zoll (7,75 / 2 Spalten) betragen, damit für die Etikettendaten ausreichend Platz ist. Dasselbe Prinzip gilt für die vertikale Abmessung: Sie müssen die oberen und unteren Ränder und den Zeilenabstand beim Anpassen der Etikettenhöhe berücksichtigen.

Wenn die Einstellungen in dem Dialogfeld Seite einrichten und/oder die Breite der Steuerelemente im Berichtsentwurf dazu führen, dass Informationen beim Druck oder in der Vorschau nicht auf die Seite passen, wird die Meldung "Es kann sein, dass einige Daten nicht angezeigt werden" angezeigt. Das heißt eindeutig, dass Sie die Seiteneinstellungen optimieren und möglicherweise die Größe der Steuerelemente im Berichtsentwurf anpassen müssen. Wenn Sie diese Meldung erhalten, versuchen Sie Folgendes:

  • Verringern Sie die Breite der Steuerelemente im Detailbereich so, dass sie in den berechneten Platz passen, der für ein einzelnes Etikett verfügbar ist. Im obigen Beispiel sehen Sie, wie der verfügbare Platz berechnet wird.

  • Reduzieren Sie im Dialogfeld Seite einrichten die Größe der Seitenränder. Dadurch steht mehr Platz für die Informationen auf den Etiketten zur Verfügung.

Drucken der Etiketten

  1. Öffnen Sie den Bericht in einer beliebigen Ansicht, oder markieren Sie ihn im Navigationsbereich.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Öffnen. Schaltfläche 'Drucken'

    In Access wird das Dialogfeld Drucken angezeigt.

  3. Geben Sie die gewünschten Optionen für den Drucker, den Druckbereich und die Anzahl der Exemplare ein.

  4. Klicken Sie auf OK.

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Tipps und Tricks zum Erstellen von Etiketten

  • Auswählen der zu druckenden Adressen    Wenn Sie nicht alle Adressen der zugrunde liegenden Datensatzquelle drucken möchten, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Auswählen von Adressen durch Angeben eines oder mehrerer Kriterien    Erstellen Sie eine Parameterabfrage, und geben Sie diese Abfrage als Datensatzquelle des Etikettenberichts an. Wenn Sie den Bericht öffnen, werden Sie von der Abfrage aufgefordert, die Kriterien zum Abrufen der Datensätze anzugeben. Die Datensätze, die Ihren Kriterien entsprechen, werden abgerufen und für den Etikettenbericht verfügbar gemacht.

      Geben Sie die Parameterabfrage als Datenquelle beim Seriendruck an, wenn Sie Word zum Erstellen und Drucken der Adressen verwenden.

    • Auswählen der Adressen beim Durchsuchen der Adressdatensätze     Wenn Sie die Adressliste durchsuchen und die Adressen auswählen möchten, die auf den Etiketten gedruckt werden sollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

      1. Fügen Sie in der Entwurfsansicht der zugrunde liegenden Adresstabelle ein Ja/Nein-Feld mit der Bezeichnung EtikettDrucken hinzu. Wenn Sie in die Datenblattansicht wechseln, wird in der Spalte EtikettDrucken jeder Zeile ein Kontrollkästchen angezeigt.

      2. Erstellen Sie mit dem Auswahlabfrage-Assistenten eine Abfrage, die alle Adressenfelder und das Feld EtikettDrucken einschließt.

      3. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht, und geben Sie Ja in die Zelle Kriterien des Felds EtikettDrucken ein. Mit der Abfrage werden nur die Adressen abgerufen, die Sie drucken möchten.

      4. Legen Sie die Datensatzquelle-Eigenschaft des Etikettenberichts auf den Namen der Abfrage fest.

      5. Öffnen Sie die Tabelle vor dem Drucken der Etiketten in der Datenblattansicht, und aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Adressen, die Sie drucken möchten. Deaktivieren Sie die Kontrollkäschen, die den nicht zu druckenden Adressen entsprechen. Öffnen Sie dann den Bericht, und drucken Sie ihn.

  • Direktes Drucken der Adressen auf die Umschläge    Möglicherweise möchten Sie Adressen direkt auf die Umschläge drucken, anstatt auf Etiketten, die dann auf den Umschlägen angebracht werden. Zum Drucken eines Etiketts auf einem Umschlag müssen Sie ein benutzerdefiniertes Etikett erstellen. Klicken Sie in Schritt 1 des Assistenten, wenn Sie zum Angeben der Etikettendetails aufgefordert werden, auf Anpassen. Folgen Sie dann den Anweisungen in Schritt 4. Denken Sie daran, Etikettentyp auf Einzeln festzulegen.

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Drucken von Access-Daten unter Verwendung des Seriendruck-Assistenten in Word

Wenn Ihre Adressen in Access gespeichert werden, Sie die Adressen jedoch nach Word exportieren möchten, um mithilfe der Seriendruckfunktionen Etiketten zu formatieren und zu drucken, können Sie dazu den Seriendruck-Assistenten in Word verwenden.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage aus, die die zu druckenden Daten enthält.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf Mehr, und klicken Sie dann auf Seriendruck mit Microsoft Office Word.

    Der Microsoft Word-Seriendruck-Assistent wird gestartet.

  3. Wenn Sie ein Dokument bereits erstellt haben und Ihre Daten damit verknüpfen möchten, klicken Sie auf Ihre Daten mit einem bereits vorhandenen Word-Dokument verknüpfen. Klicken Sie andernfalls auf Ein neues Dokument erstellen und die Daten mit diesem Dokument verknüpfen.

  4. Klicken Sie auf OK.

    Wenn Sie Ihre Daten mit einem bereits vorhandenen Word-Dokument verknüpfen auswählen, wird das Dialogfeld Microsoft Word-Dokument auswählen geöffnet. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus, und klicken Sie auf Öffnen. Das Dokument wird in Word geöffnet.

    Wenn Sie das Erstellen eines neuen Dokuments ausgewählt haben, wird Word mit einem leeren Dokument geöffnet.

  5. Folgen Sie in Word den Anweisungen im Seriendruckfenster. Weitere Information zum Microsoft Word-Seriendruck-Assistenten finden Sie in der Word-Hilfe.

Hinweis : Sie können Ihre Adressen in Word drucken, unabhängig davon, wo die Adressen gespeichert sind. In Word können Sie die Verbindung mit Adresslisten herstellen, die in einer Vielzahl von Programmen gespeichert sind, wie z. B. in Excel, Outlook oder Access. Wenn Sie keine Adressliste besitzen, erstellen Sie eine Liste in Word, und drucken Sie dann die Etiketten. Weitere Information dazu finden Sie in der Word-Hilfe.

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