Erstellen von 1:1-Beziehungen

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Was ist eine 1:1-Beziehung?

1:1-Beziehungen werden häufig zur Angabe wichtiger Beziehungen verwendet, damit Sie die Daten abrufen können, die Sie zur Führung Ihres Unternehmens benötigen.

Eine 1:1-Beziehung ist eine Verknüpfung zwischen den Informationen in zwei Tabellen, wobei jeder Datensatz in jeder Tabelle nur einmal vorkommt. So könnte es beispielsweise eine 1:1-Beziehung zwischen Mitarbeitern und den von ihnen gefahrenen Firmenwagen geben. Jeder Mitarbeiter wird in der Tabelle "Mitarbeiter" nur einmal angezeigt und jeder Wagen in der Tabelle "Firmenwagen" nur einmal.

Vielleicht verwenden Sie 1:1-Beziehungen, wenn Sie eine Tabelle mit einer Liste von Elementen haben, während aber die spezifischen Informationen, die Sie dazu erfassen möchten, nach Typ variieren. Beispielsweise haben Sie eine Tabelle "Kontakte", in der einige Personen Mitarbeiter und andere Personen Subunternehmer sind. Bei den Mitarbeitern möchten Sie deren Nummer, die Durchwahl und sonstige wichtige Informationen wissen. Bei Subunternehmern möchten Sie unter anderem deren Firmennamen, die Telefonnummer und den Tarif wissen. In diesem Fall würden Sie drei verschiedene Tabellen – "Kontakte", "Mitarbeiter" und "Subunternehmer" – und anschließend eine 1:1-Beziehung zwischen den Tabellen "Kontakte" und "Mitarbeiter" und eine 1:1-Beziehung zwischen den Tabellen "Kontakte" und "Subunternehmer" erstellen.

Erstellen von 1:1-Beziehungen – Übersicht

Sie erstellen eine 1:1-Beziehung, indem Sie den Index (normalerweise den Primärschlüssel) in einer Tabelle und einen Index in einer anderen Tabelle verknüpfen, die denselben Wert teilen. Beispiel:

Der Bildschirmausschnitt zeigt zwei Tabellen, die sich eine ID teilen.
"Firmenwagen-ID" wird in beiden Tabellen angezeigt, in jeder Tabelle aber nur einmal aufgeführt.

Oft besteht die beste Möglichkeit zum Erstellen dieser Beziehung darin, dafür zu sorgen, dass die sekundäre Tabelle einen Wert aus der ersten Tabelle nachschlägt. Machen Sie beispielsweise das Feld "Firmenwagen-ID" in der Tabelle "Mitarbeiter" zu einem Nachschlagefeld, das einen Wert im Index "Firmenwagen-ID" aus der Tabelle "Firmenwagen" sucht. Auf diese Weise fügen Sie niemals die ID eines Wagens versehentlich hinzu, der tatsächlich nicht vorhanden ist.

Wichtig : Wenn Sie eine 1:1-Beziehung erstellen, entscheiden Sie sorgfältig, ob Sie referenzielle Datenintegrität für die Beziehung erzwingen möchten.

Die referenzielle Datenintegrität hilft Access, Ihre Daten sauber zu halten, indem verwandte Datensätze gelöscht werden. Wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter aus der Tabelle "Mitarbeiter" löschen, werden dadurch auch die Datensätze zu Vergünstigungen für diesen Mitarbeiter aus der Tabelle "Vergünstigungen" gelöscht. In einigen Beziehungen aber, wie in diesem Beispiel, ist die referenzielle Integrität nicht sinnvoll: Wenn Sie einen Mitarbeiter löschen, soll das Fahrzeug in der Tabelle "Firmenwagen" nicht gelöscht werden, weil der Wagen weiterhin zur Firma gehört und dann einer anderen Person zugewiesen wird.

Erstellen einer 1:1-Beziehung – Schritte

Erstellen Sie die 1:1-Beziehung, indem Sie einer Tabelle ein Nachschlagefeld hinzufügen. (Entsprechende Anweisungen finden Sie unter Erstellen von Tabellen und Festlegen von Datentypen.) Um beispielsweise anzugeben, welcher Firmenwagen einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen wurde, könnten Sie der Tabelle "Mitarbeiter" die "Firmenwagen-ID" hinzufügen. Zum Erstellen der Beziehung zwischen den beiden Feldern verwenden Sie dann den Nachschlage-Assistenten:

  1. Öffnen Sie eine Tabelle.

  2. Fügen Sie in der Entwurfsansicht ein neues Feld hinzu, wählen Sie den Wert Datentyp und dann Nachschlage-Assistent aus.

  3. Im Assistenten ist der Standardwert auf das Nachschlagen von Werten aus einer anderen Tabelle festgelegt. Wählen Sie deshalb Weiter aus.

  4. Wählen Sie die Tabelle mit dem Schlüssel (in der Regel einem Primärschlüssel) aus, den Sie in diese Tabelle einbeziehen möchten. Wählen Sie dann Weiter aus. In unserem Beispiel würden Sie die Tabelle "Firmenwagen" auswählen.

  5. Fügen Sie in der Liste Ausgewählte Felder das Feld mit dem gewünschten Schlüssel hinzu. Wählen Sie Weiter aus.

    Bildschirmausschnitt des Nachschlage-Assistenten
  6. Legen Sie eine Sortierreihenfolge fest, und ändern Sie bei Bedarf die Breite des Felds.

  7. Deaktivieren Sie im letzten Bildschirm das Kontrollkästchen Datenintegrität aktivieren, und wählen Sie dann Fertig stellen aus.

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Erste Schritte mit Tabellenbeziehungen

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Excel-Schulung

Outlook-Schulung

In einer relationalen Datenbank liegt dann eine 1:1-Beziehung vor, wenn ein einzelner Datensatz in einer Tabelle mit nur einem einzelnen Datensatz in einer anderen Tabelle verknüpft ist.

Obwohl diese Art der Beziehung nicht so häufig wie eine 1:n-Beziehung oder m:n-Beziehung verwendet wird, sollten Sie wissen, wie diese funktioniert.

Deshalb werden wir hier die Schritte zum Erstellen einer solchen Beziehung durchlaufen.

Dieses Beispiel umfasst eine Datenbanktabelle für die Flotte von Firmenwagen und eine weitere Tabelle für die Mitarbeiter, die die Wagen fahren.

Wie Sie sehen, verwendet das Unternehmen einen einzigen Fahrzeugtyp, sodass das Kennzeichenfeld verwendet werden muss, um festzustellen, welcher Mitarbeiter welchen Wagen fährt.

Bei dieser Demonstration wird davon ausgegangen, dass jedem Mitarbeiter ein Fahrzeug zugewiesen ist. Doch bevor wir beginnen, möchte ich einen neuen Begriff erläutern, nämlich "Index".

Access indiziert die Felder in Ihren Datenbanken und verwendet sie auf ähnliche Weise, wie Sie Buchindizes zum schnellen Auffinden von Informationen verwenden.

Indizes sind standardmäßig aktiviert, doch können Sie deren Verhalten ändern oder sie deaktivieren.

Das ist wichtig, da Sie eine 1:1-Beziehung erstellen, indem Sie zuerst eine 1:n-Beziehung erstellen und dann die Indizes für die Schlüsselfelder in beiden Tabellen ändern.

Beginnen wir mit dem Erstellen der Beziehung mithilfe des Nachschlage-Assistenten.

Wir rufen Werte aus einer anderen Tabelle ab, der Tabelle "Firmenwagen".

Es soll das Kennzeichenfeld verwendet werden, doch soll die Sortierreihenfolge ohne Belang sein, da wir nur mit einer kleinen Anzahl von Werten arbeiten.

Wir blenden die Schlüsselspalte aus und nennen das Feld "Firmenwagen".

Diesmal wird die referenzielle Integrität NICHT aktiviert. Dies ist wahrscheinlich der einzige Fall, in dem das so ist, denn auf diese Weise wird verhindert, dass beim Löschen eines Mitarbeiters versehentlich ein Fahrzeug gelöscht wird.

Wählen Sie Fertig stellen aus. Nun haben wir einen Fremdschlüssel und eine einfache Möglichkeit, Kennzeichen auszuwählen.

Als Nächstes stellen Sie sicher, dass das Feld ausgewählt ist. Wählen Sie anschließend Felder, dann Indiziert und Eindeutig aus.

Wechseln Sie nun zur Tabelle "Firmenwagen", und vergewissern Sie sich, dass der Primärschlüssel ausgewählt ist. Wie Sie sehen, ist dieses Feld ebenfalls indiziert und eindeutig, da es sich um ein AutoWert-Feld handelt. Wir sind also fertig.

Wenn die Entwurfsansicht aktiv ist, können Sie die Eigenschaft "Indiziert" hier unten im Bereich Feldeigenschaften sehen.

Wenn Sie die Liste für die Eigenschaft öffnen, sehen Sie drei Werte. Sie können zwei dieser Werte in einer 1:1-Beziehung verwenden, entweder Nein oder Ja (Keine Duplikate).

Sie haben jetzt eine 1:1-Beziehung in der Datenbank erstellt.

Wenn Sie sich den Bereich Beziehungen ansehen, können Sie feststellen, dass die Beziehung nur als eine einfache Linie ohne die Zahl "1" oder das Unendlichkeitssymbol, das eine 1:n- oder m:n-Beziehung angibt, dargestellt ist.

Wie Sie sehen, weist diese Datenbank jetzt alle drei Arten von Beziehungen auf.

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