Erstellen und Zuweisen von Farbkategorien

Mithilfe von Farbkategorien können Sie verwandte Elemente in Microsoft Outlook ganz einfach identifizieren und gruppieren. Ordnen Sie eine Farbkategorie zu einer Gruppe zusammenhängender Elemente zu – z. B. Notizen, Kontakte, Termine und E-Mail-Nachrichten – damit Sie diese schnell nachverfolgen und organisieren können. Sie können den Elementen auch mehrere Farbkategorien zuordnen.

Wählen Sie aus einer Reihe von Standardkategorien aus oder erstellen Sie Ihre eigenen Kategorien, und weisen Sie diese dann den Outlook-Elementen zu.

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Erstellen einer neuen Farbkategorie

Auswählen einer Farbe für eine Farbkategorie

Umbenennen einer Farbkategorie

Zuordnen einer Farbkategorie zu einem Outlook-Element

Zuordnen einer Schnellklick-Kategorie

Zuordnen eines Verknüpfung zu einer Farbkategorie

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Farbe erhöht die Sichtbarkeit der Outlook-Elemente. Nachdem Sie eine Farbe einer Farbkategorie und anschließend die Farbkategorie zu verschiedenen, aber dennoch verwandten Elementen zugeordnet haben, sind die Elemente einfacher zu identifizieren und zu organisieren. Sie können z. B. alle Besprechungen, Kontakte und Nachrichten für das Morris-Projekt nachverfolgen, wenn Sie eine Kategorie namens "Morris-Projekt" erstellen und dieser Elemente zuordnen.

Farbkategorien im Kalender
Farbkategorien verbinden verwandte Outlook-Elemente, damit diese einfacher identifiziert werden können. Bei der in der Kopfzeile eines geöffneten Elements sowie im Kalender angezeigten Farbkategorie können Sie erkennen, dass beide Elemente zum Morris-Projekt gehören.

Farbkategorien werden häufig in Tabelle, z. B. Ihr Posteingang, sowie unterhalb geöffneter Elemente angezeigt. Der Standardsatz von sechs Farbkategorien kann angepasst werden. Sie können die Kategorien mit aussagekräftigeren Namen versehen oder andere Farben für die Kategorien auswählen. Über diese sechs Farben hinaus, können Sie beliebig viele Farbkategorien erstellen sowie auch mehrere Farbkategorien auf Elemente anwenden. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, ein Farbkategoriesystem zu entwerfen, das Ihrem persönlichen Arbeitsstil entspricht.

Anzeigen von Farbkategorien in Ihrem Posteingang
Farbkategorien ermöglichen das schnelle Durchsuchen und Aufspüren verwandter Elemente.

Sie können auch eine Schnellklick-Kategorie auswählen, die es Ihnen ermöglicht, nur ein Mal in Ihrem Posteingang oder in einer anderen Tabellenansicht zu klicken, um einem Microsoft OutlookElement eine Farbkategorie zuzuordnen. Nachfolgend finden Sie weitere Informationen in Zuordnen einer Schnellklicken-Kategorie.

Um die Suche nach kategorisierten E-Mais zu vereinfachen, wurde der Suchordner Kategorisierte E-Mail zu den Suchordnern im Navigationsbereich hinzugefügt und bietet eine Übersicht über alle kategorisierten E-Mail-Elemente. Innerhalb dieses Ordners können Sie die kategorisierten Elemente sortieren und gruppieren. Sie können für bestimmte Kategorien sogar zusätzliche Kategoriesuchordner erstellen.

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Erstellen einer neuen Farbkategorie

Obwohl Sie die sechs Standardfarbkategorien verwenden und anpassen können, möchten Sie möglicherweise neue Kategorien erstellen, während Sie mit der Organisation Ihrer Elemente fortfahren. Die Eigenschaften, die Kategorien zugeordnet werden können, sind Farbe, Name und Tastenkombination.

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Kategorisieren Schaltflächensymbol .

  2. Klicken Sie auf Alle Kategorien.

    Farbkategorien (Menü)

  3. Klicken Sie auf Neu.

    Das Dialogfeld Neue Kategorie hinzufügen wird geöffnet.

    Neue Kategorie hinzufügen (Dialogfeld)

  4. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die neue Farbkategorie ein.

  5. Klicken Sie neben Farbe auf den Pfeil, klicken Sie auf die gewünschte Farbe, und klicken Sie anschließend auf OK.

    Die Auswahl einer Tastenkombination ist optional.

    Wenn Sie eine Farbkategorie ohne zugeordnete Farbe erstellen möchten, klicken Sie in der Farbpalette auf Keine. Dann wendet die Kategorie einen Namen (und eine Tastenkombination, falls von Ihnen so ausgewählt) auf Elemente an, und Sie können die Elemente in die entsprechende Kategorie sortieren und gruppieren. Die Elemente stehen auch im entsprechenden Kategoriesuchordner zur Verfügung.

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Auswählen einer Farbe für eine Farbkategorie

Wenn Sie einem Element eine Farbkategorie zuordnen, wird dem Element automatisch eine Farbe zugewiesen. Sie können sowohl für eine Standardfarbkategorie sowie für eine von Ihnen erstellte Farbkategorie jederzeit die Farbe für eine Kategorie ändern.

Hinweise : 

  • Wenn Sie eine Farbkategorie ändern, die bereits zu Elementen zugeordnet ist, dann werden alle dieser Kategorie zugeordneten Elemente mit der neuen Farbe aktualisiert.

  • Wenn Sie eine Farbkategorie ohne zugeordnete Farbe erstellen möchten, klicken Sie in der Farbpalette auf Keine. Dann wendet die Kategorie einen Namen (und eine Tastenkombination, falls von Ihnen so ausgewählt) auf Elemente an, und Sie können die Elemente in die entsprechende Kategorie sortieren und gruppieren. Die Elemente stehen auch im entsprechenden Kategoriesuchordner zur Verfügung.

Farbkategorien (Dialogfeld) mit Farbpalette

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Kategorisieren Schaltflächensymbol .

  2. Klicken Sie auf Alle Kategorien.

  3. Klicken Sie in der Liste Name auf die Kategorie, deren Farbe Sie ändern möchten.

  4. Klicken Sie auf den Pfeil neben Farbe und anschließend auf die gewünschte Farbe.

    Wenn Sie der Kategorie keine Farbe zuordnen möchten, klicken Sie auf Keine.

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Umbenennen einer Farbkategorie

Die standardmäßigen Farbkategorien besitzen allgemeine Namen, z. B. "Rote Kategorie" und "Blaue Kategorie". Sie können die Farbkategorien mithilfe von aussagekräftigen Namen umbenennen, um Ihre kategorisierten Elemente leicht zu erkennen und zu organisieren.

Hinweis : Wenn Sie eine Farbkategorie ändern, die bereits zu Elementen zugeordnet ist, dann werden alle dieser Kategorie zugeordneten Elemente mit dem neuen Namen aktualisiert.

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Kategorisieren Schaltflächensymbol .

  2. Klicken Sie auf Alle Kategorien.

    Farbkategorien (Menü)

  3. Klicken Sie in der Liste Name auf den Namen einer Farbkategorie, und klicken Sie anschließend auf Umbenennen.

  4. Geben Sie in die Liste Name den neuen Namen für die Farbkategorie ein.

    • Um die Farbkategorie, die Sie umbenennen, automatisch zu ausgewählten Elementen im Hauptfenster von Microsoft Outlook zuzuordnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Farbkategorie in der Liste Name, und klicken Sie dann auf OK.

    • Wenn Sie eine vorhandene Farbkategorie das erste Mal einem Element zuordnen, werden Sie aufgefordert, die Farbkategorie umzubenennen.

Zuordnen einer Farbkategorie zu einem Outlook-Element

Eine Farbkategorie muss in der Farbkategorienliste aufgeführt sein, bevor Sie sie zuordnen können. Wenn eine Farbkategorie nicht aufgeführt ist, können Sie gleichzeitig eine neue Farbkategorie erstellen und diese einem Element zuordnen.

Hinweis : Wenn Sie eine Standardfarbkategorie das erste Mal einem Element zuordnen, werden Sie aufgefordert, die Kategorie umzubenennen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie auch die Farbe der Kategorie ändern, sie dann umbenennen und anschließend eine Tastenkombination auswählen.

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Zuweisen einer Farbkategorie zu einem Element in einer Tabellenansicht

Zuweisen einer Farbkategorie zu einem Element in einer Tabellenansicht

Das Zuweisen von Farbkategorien zu Elementen in Ihrem Posteingang oder anderen Tabelleansichten ist für alle Arten von Outlook-Elementen ähnlich.

Hinweis : Das Zuweisen von Farbkategorien in einer Kartenansicht in den Kontakten (z. B. in der Visitenkartenansicht) oder in der Symbolansicht in den Notizen entspricht dem Zuordnen von Farbkategorien in der Tabellenansicht.

  • Gehen Sie wie folgt vor, um eine Farbkategorie zuzuordnen:

    • Wählen Sie ein Element aus, klicken Sie auf der Symbolleiste auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

    • Zeigen Sie mit der rechten Maustaste im Kontextmenü auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

      Im Menü Kategorisieren werden nur die 15 zuletzt verwendeten Farbkategorien angezeigt. Wenn Sie weitere Kategorien anzeigen oder eine neue Kategorie erstellen möchten, dann klicken Sie auf Alle Kategorien. Wenn Sie eine Farbkategorie aus dem Dialogfeld Farbkategorien zuordnen möchten, müssen Sie das Kontrollkästchen neben der gewünschten Farbkategorie aktivieren.

      Das Dialogfeld Farbkategorien stellt auch eine schnelle Möglichkeit dar, um einem Element mehrere Kategorien zuzuordnen.

      Hinweise : 

      • Bei Zeitskalaansichten, die z. B. bei Aufgaben und Journalen angeboten werden, können Farbkategorien nur mithilfe der zuvor beschrieben Kontextmenümethode zu einem Element zugewiesen werden.

      • Bei der Journalansicht wird die Schaltfläche Kategorisieren nicht standardmäßig auf der Symbolleiste angezeigt. Zum Hinzufügen dieser Schaltfläche klicken Sie im Menü Extras auf Anpassen. Klicken Sie auf der Registerkarte Befehle in der Liste Kategorien auf Aktionen. In der Liste Befehle klicken Sie auf Kategorisieren, und ziehen Sie sie dann dort auf die Symbolleiste, wo sie angezeigt werden soll.

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Zuordnen einer Farbkategorie zu einem geöffneten Element

Das Zuordnen einer Farbkategorie zu geöffneten Elementen, z. B. zu einem Kontaktformular oder einem Kalendertermin, variiert leicht von Elementtyp zu Elementtyp (ausgenommen für Notizen, die nicht das Basisformular für Outlook-Elemente verwenden). Wenn Sie sich nicht sicher sind, suchen Sie auf der Multifunktionsleiste nach Kategorisieren Schaltflächensymbol , die Teil der Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche ist. Klicken Sie auf Kategorisieren, damit Ihnen die Farbkategorien zur Verfügung stehen.

Im Menü Kategorisieren werden nur die 15 zuletzt verwendeten Farbkategorien angezeigt. Wenn Sie weitere Kategorien anzeigen oder eine neue Kategorie erstellen möchten, dann klicken Sie im Menü auf Alle Kategorien. Wenn Sie eine Farbkategorie aus dem Dialogfeld Farbkategorien zuordnen möchten, müssen Sie das Kontrollkästchen neben der gewünschten Farbkategorie aktivieren.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Zuordnen einer Farbkategorie zu einer geöffneten Nachricht

    Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Optionen auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

  • Zuordnen einer Farbkategorie zu einem geöffneten Kontakt

    Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Optionen auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

  • Zuordnen einer Farbkategorie zu einem geöffneten Kalendertermin oder zu einer Besprechungsanforderung

    Sie können eine Farbkategorie nicht zu einzelnen Vorkommen einer Terminserie oder einer Besprechungsserie zuordnen oder die Farbkategorie einzelner Vorkommen ändern. Dies ist nur für gesamte Serien möglich.

    Gehen Sie folgendermaßen vor:

    • Für einen geöffneten Termin    Klicken Sie auf der Registerkarte Termin oder der Registerkarte Terminserie in der Gruppe Optionen auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

    • Für eine geöffnete Besprechungsanfrage    Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung oder der Registerkarte Besprechungsserie in der Gruppe Optionen auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

  • Zuordnen einer Farbkategorie zu einer geöffneten Aufgabe

    Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

    Wenn Sie einen anderen Elementtyp (keine Aufgabe) aus Ihrer Aufgabenliste öffnen, z. B. eine Nachricht oder einen Kontakt, dann befindet sich die Schaltfläche Kategorisieren in der Gruppe Optionen für diesen spezifischen Elementtyp.

  • Zuweisen einer Farbkategorie zu einer geöffneten Notiz

    1. Klicken Sie in der Notiz auf Notiz Abbildung des Symbols .

    2. Zeigen Sie auf Kategorisieren, und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

      Hinweis : Wenn Sie einer Notiz eine Farbkategorie zuordnen, nimmt die Notiz die der Kategorie zugewiesene Farbe an, wodurch die Standardfarbe der Notiz außer Kraft gesetzt wird.

  • Zuordnen einer Farbkategorie zu einem geöffneten Journalelement

    Klicken Sie auf der Registerkarte Journaleintrag in der Gruppe Optionen auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

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Zuordnen einer Farbkategorie zu einer Besprechung oder zu einem Termin im Kalender

Sie können Farbkategorien auch direkt im Outlook-Kalender zu Besprechungen und Terminen zuordnen.

Hinweis : Sie können eine Farbkategorie nicht zu einzelnen Vorkommen einer Terminserie oder einer Besprechungsserie zuordnen oder die Farbkategorie einzelner Vorkommen ändern. Dies ist nur für gesamte Serien möglich.

  • Klicken Sie im Kalender mit der rechten Maustaste auf die Besprechung oder den Termin, zeigen Sie dann im Kontextmenü auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

    Im Menü Kategorisieren werden nur die 15 zuletzt verwendeten Farbkategorien angezeigt. Wenn Sie weitere Kategorien anzeigen oder eine neue Kategorie erstellen möchten, dann klicken Sie auf Alle Kategorien. Wenn Sie eine Farbkategorie aus dem Dialogfeld Farbkategorien zuordnen möchten, müssen Sie das Kontrollkästchen neben der gewünschten Farbkategorie aktivieren.

    Das Dialogfeld Farbkategorien stellt auch eine schnelle Möglichkeit dar, um einem Element mehrere Kategorien zuzuordnen.

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Zuordnen einer Farbkategorie zu einem Element in der Aufgabenleiste

Die Vorgehensweise beim Zuordnen einer Farbkategorie zu einem Element in der Aufgabenleiste ist dieselbe wie beim Zuordnen einer Farbkategorie zu Tabellenansichten.

  • Gehen Sie wie folgt vor, um eine Farbkategorie zuzuordnen:

    • Wählen Sie ein Element aus, klicken Sie auf der Symbolleiste auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

    • Zeigen Sie mit der rechten Maustaste im Kontextmenü auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

      Im Menü Kategorisieren werden nur die 15 zuletzt verwendeten Farbkategorien angezeigt. Wenn Sie weitere Kategorien anzeigen oder eine neue Kategorie erstellen möchten, dann klicken Sie auf Alle Kategorien. Wenn Sie eine Farbkategorie aus dem Dialogfeld Farbkategorien zuordnen möchten, müssen Sie das Kontrollkästchen neben der gewünschten Farbkategorie aktivieren.

      Tipp : Das Dialogfeld Farbkategorien stellt auch eine schnelle Möglichkeit dar, um einem Element mehrere Kategorien zuzuordnen.

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Zuordnen einer Farbkategorie zu mehreren Elementen

In Nachrichtenlisten (z. B. Ihrem Posteingang) oder in anderen Tabelle-Ansichten, können Sie eine Farbkategorie gleichzeitig mehreren Elementen zuordnen.

  1. In einer Tabellenansicht wählen Sie die Elemente aus, denen die Farbkategorie zugeordnet werden soll:

    • Um mehrere Elemente auszuwählen, die sich nebeneinander in der Liste befinden, klicken Sie zuerst auf das erste Element und halten dann die UMSCHALTTASTE gedrückt, während Sie auf das letzte Element klicken.

    • Um mehrere nicht benachbarte Elemente auszuwählen, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die einzelnen Elemente klicken.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl, zeigen Sie dann im Kontextmenü auf Kategorisieren, und klicken Sie anschließend auf eine Farbkategorie.

    Klicken Sie auf Alle Kategorien, um das Dialogfeld Farbkategorien zu öffnen, um weitere Farbkategorien anzuzeigen oder eine neue Farbkategorie zu erstellen.

    Wenn Sie eine Farbkategorie über das Dialogfeld Farbkategorien anstatt über das Menü Kategorisieren zuordnen, dann müssen Sie das Kontrollkästchen neben der Farbkategorie aktivieren.

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Zuordnen einer Schnellklicken-Kategorie

Das Einrichten einer Schnellklicken-Kategorie ermöglicht es Ihnen, in Ihrem Posteingang oder in einer anderen Tabelleansicht mit nur einem Klick eine standardmäßige Farbkategorie zu einem Microsoft Outlook-Element zuzuordnen. Sie können eine beliebige Farbkategorie als aktuelle Schnellklicken-Kategorie auswählen, wobei Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern können. Dieses Feature kann besonders hilfreich sein, wenn Sie sich normalerweise auf ein Hauptprojekt konzentrieren oder häufig Kategorien wie "Wichtig" oder "Sofort überprüfen" zuordnen.

Zuerst legen Sie eine Farbkategorie als aktuelle Schnellklicken-Kategorie fest und benennen diese so, dass der Zweck oder die Aufgabe deutlich wird. Dann können Sie die Farbkategorie schnell zu allen entsprechenden Nachrichten, Kontakten, Terminen und anderen Elementen zuordnen. Sie können die aktuelle Schnellklicken-Kategorie auch zu mehreren Elementen gleichzeitig zuordnen. Die zugeordnet Farbkategorie wird in der Spalte Kategorien sowie auch im Element selbst angezeigt.

Was möchten Sie tun?

Festlegen oder Ändern der aktuellen Schnellklick-Kategorie

Zuweisen einer Schnellklick-Kategorie zu einem Element

Spalte 'Kategorien' im Posteingang

Nachdem Sie eine häufig verwendete Farbkategorie als Schnellklicken-Kategorie festgelegt haben, können Sie auf die Spalte Kategorien klicken, um diese Kategorie einem Element zuzuordnen.

Festlegen oder Ändern der aktuellen Schnellklick-Kategorie

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf Schnellklick festlegen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Schnellklicken festlegen in der Liste auf eine Farbkategorie.

  • Wenn Sie zu einer anderen Schnellklicken-Kategorie wechseln, ändert sich dadurch nicht die Farbkategorie von bereits zugeordneten Elementen. Wenn Sie jedoch den Namen oder die Farbe einer Farbkategorie ändern, werden alle Elemente, denen diese Farbkategorie zugeordnet sind, aktualisiert, um den neuen Namen oder die neue Farbe widerzuspiegeln.

  • Sie können Ihre aktuelle Schnellklicken-Kategorie auch über das Menü Kategorisieren in einem beliebigen geöffneten Element festlegen.

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Zuordnen einer Schnellklicken-Kategorie zu einem Element

Sie können den meisten Outlook-Elementen eine Schnellklicken-Kategorie zuordnen, wenn Sie diese in einer Tabellenansicht anzeigen, z. B. im Posteingang oder in der Aufgabenleiste. Bar.

  • Klicken Sie im Posteingang oder in einer anderen Tabellenansicht neben der Nachricht auf die Spalte Kategorien. Dadurch wird die der Schnellklicken-Kategorie zugeordnete Farbe der Spalte hinzugefügt. Wenn Sie das Element öffnen, werden die Farbe und der Name der Farbkategorie im oberen Bereich des Elements angezeigt.

    Hinweise : 

    • Sie können die Schnellklicken-Kategorie entfernen, indem Sie einfach erneut auf die Spalte Kategorien klicken.

    • Sie können eine Schnellklicken-Kategorie gleichzeitig zu mehreren Elementen zuordnen. Wählen Sie einfach alle Elemente aus, und klicken Sie dann neben einem der Elemente auf die Spalte Kategorien.

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Zuordnen einer Tastenkombination zu einer Farbkategorie

Durch das Zuordnen einer Tastenkombination zu einer Farbkategorie können Sie die Farbkategorie schnell einem Element zuordnen, z. B. einer E-Mail-Nachricht, indem Sie das Element im Posteingang oder in einer anderen Tabelleansicht auswählen und dann die Tastenkombination drücken. Mithilfe der Tastenkombination können Sie eine Farbkategorie auch gleichzeitig zu mehreren Elementen zuordnen.

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste des Hauptfensters von Microsoft Office Outlook 2007 auf Kategorisieren Schaltflächensymbol .

  2. Klicken Sie am Ende des Menüs auf Alle Kategorien.

  3. Aktivieren Sie in der Liste Name das Kontrollkästchen für eine Farbkategorie.

  4. Wählen Sie in der Liste Tastenkombination eine Tastenkombination aus.

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