Erstellen und Zuweisen von Farbkategorien

Erstellen und Zuweisen von Farbkategorien

Mit Farbkategorien können Sie verwandte Elemente in Microsoft Outlook auf einfache Weise erkennen und gruppieren. Weisen Sie einer Gruppe verwandter Elemente, wie beispielsweise Notizen, Kontakte, Termine oder E-Mail-Nachrichten, eine Farbkategorie zu, sodass Sie die Elemente schnell nachverfolgen und organisieren können. Sie können Elementen auch mehrere Farbkategorien zuweisen.

Anzeigen von Farbkategorien in Ihrem Posteingang
Farbkategorien ermöglichen es Ihnen, verwandte Elemente schnell zu überprüfen und zu finden.

Sie können aus einer Reihe von Standardkategorien auswählen oder eigene Kategorien erstellen und die Kategorien dann Ihren Outlook-Elementen zuweisen. Die Farben der Kategorien werden in den Tabelle-Ansichten (beispielsweise im Posteingang) sowie innerhalb der geöffneten Elemente gut sichtbar angezeigt. Kategorien können von Ihnen mit einem aussagekräftigeren Namen versehen und die Farben der Kategorien können geändert werden. Diese flexible Gestaltung ermöglicht Ihnen das Entwickeln eines Farbkategoriesystems, das Ihren Anforderungen gerecht wird.

  1. Klicken Sie in einer beliebigen Ansicht auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Kategorisieren und dann auf Alle Kategorien.

    Befehl 'Alle Kategorien' in der Gruppe 'Kategorien'

    Hinweis :  Bei Kalenderelementen wird die Gruppe Kategorien auf der Registerkarte Termin oder Besprechung angezeigt. Bei einem geöffneten Kontakt oder einer geöffneten Aufgabe wird die Gruppe Kategorien auf der Registerkarte Kontakt bzw. Aufgabe angezeigt.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Farbkategorien auf Neu.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Neue Kategorie hinzufügen in das Feld Name einen Namen für die neue Farbkategorie ein.

    Neue Kategorie hinzufügen (Dialogfeld)

  4. Wählen Sie in der Liste Farbe die gewünschte Farbe aus, und wählen Sie dann OK aus.

    Hinweis : (Optional) Wenn Sie eine Tastenkombination zuweisen möchten, klicken Sie in der Liste Tastenkombination auf die gewünschte Tastenkombination, und wählen Sie dann OK aus.

  5. Klicken Sie im Dialogfeld Farbkategorien auf OK.

Sie können E-Mail-Nachrichten Farbkategorien zuweisen, die Ihnen helfen, Ihren Posteingang zu organisieren. Sie können unter mehreren Standardfarbkategorien wählen und diesen aussagekräftigere Namen zuweisen. Einer Nachricht können mehrere Farbkategorien zugewiesen werden, und Sie können die einer Kategorie zugewiesenen Farbe jederzeit ändern. Sie können auch weitere Farbkategorien erstellen.

So weisen Sie einer Nachricht eine Farbkategorie zu

  • Bei Nachrichten in Ihrem Posteingang oder einer beliebigen Nachrichtenliste    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, zeigen Sie auf Kategorisieren, und klicken Sie anschließend auf eine Farbkategorie.

    Hinweis: Sie können einer Nachricht keine Farbkategorie vom Lesebereich oder von der Nachrichtenbereich aus zuweisen, wenn Sie die Unterhaltungsansicht in Outlook 2016 verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Wissenswertes zur Unterhaltungsansicht.

  • Bei geöffneten Nachrichten    Klicken Sie in der Gruppe Kategorien auf Kategorisieren, und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

Wenn Sie einem Element erstmals eine Standardfarbkategorie zuweisen, werden Sie zum Umbenennen der Kategorie aufgefordert. Sie können auch die Farbe der Kategorie ändern sowie eine Tastenkombination auswählen.

Klicken Sie zum Anzeigen weiterer Kategorien oder zum Erstellen einer Kategorie in der Gruppe Kategorien im Menüband auf Kategorisieren und dann auf Alle Kategorien, um das Dialogfeld Farbkategorien zu öffnen. Aktivieren Sie zum Zuweisen einer Farbkategorie das Kontrollkästchen der gewünschten Farbkategorie. Sie können auch einem Element auch im Handumdrehen mehrere Kategorien zuzuweisen.

Hinweise : 

  • Bei einem IMAP-Konto können keine Kategorien für Nachrichten verwendet werden.

  • Im Menü Kategorisieren werden nur die zehn zuletzt verwendeten Farbkategorien angezeigt. Klicken Sie zum Anzeigen der restlichen Kategorien im Menü Kategorisieren auf Alle Kategorien.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Kategorisieren und dann auf Schnellklick festlegen.

  2. Wählen Sie in der Dropdownliste des Dialogfelds Schnellklicken festlegen eine Farbkategorie aus.

Tipp : In einer geöffneten Nachricht können Sie im Menü Kategorisieren auf Schnellklicken festlegen klicken, um die Standardfarbkategorie für alle zukünftigen Nachrichten (und nicht nur für die aktuell ausgewählte Nachricht) festzulegen.

Hinweis : Wird die Schnellklick-Kategorie geändert, ändert dies nicht die Farbkategorie, die zuvor gekennzeichneten Nachrichten zugewiesen wurden.

Eine Schnellklick-Kategorie ermöglicht Ihnen, einer Nachricht mit nur einem Klick eine Kategorie zuzuweisen. Um Schnellklick-Kategorien verwenden zu können, muss die Postfachansicht die Spalte "Kategorie" enthalten. Informationen zum Ändern der Ansicht finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Anpassen einer Ansicht.

  • Klicken Sie in Ihrem Posteingang neben einer Nachricht auf die Spalte Kategorien. Dadurch werden der Spalte die für die Schnellklick-Kategorie festgelegten Farben hinzugefügt. Wenn Sie die Nachricht öffnen, werden sowohl die Farbe als auch der Name der Farbkategorie in der Kopfzeile angezeigt.

Tipp : Das Zuweisen einer Schnellklick-Kategorie zu anderen Outlook-Elementen, einschließlich Kontakten, Aufgaben und Kalenderterminen, kann auf dieselbe Weise erfolgen, wenn die Elemente in einer Tabellenansicht oder in der Aufgabenleiste angezeigt werden.

Was möchten Sie tun?

Farbe erhöht die Sichtbarkeit Ihrer Outlook-Elemente. Wenn Sie z. B. eine Kategorie namens "Morris Projekt" erstellen und dieser Kategorie Elemente zuweisen, können Sie alle Besprechungen, Kontakte und Nachrichten nachverfolgen, die dem Projekt zugeordnet sind.

Farbkategorien im Kalender
Farbkategorien verbinden zusammengehörige Outlook-Elementen zur einfachen Identifikation. Hier können Sie, da die Farbkategorie in der Kopfzeile eines geöffneten Elements und im Kalender angezeigt wird, sehen, dass beide Elemente das "Morris Projekt" betreffen.

Farbkategorien werden markant in Tabelleansichten, z. B. Ihr Posteingang, und innerhalb der geöffneten Elemente selbst angezeigt. Die Standardgruppe von sechs Farbkategorien ist so gestaltet, dass sie angepasst werden kann. Sie können die Kategorien in für Sie sinnvollere Bezeichnungen umbenennen, oder Sie können andere Farben für die Kategorien auswählen. Über diese sechs Kategorien hinaus können Sie beliebig viele weitere Farbkategorien erstellen, und Sie können Elementen außerdem mehrere Farbkategorien zuweisen. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, ein Farbkategoriensystem zu entwerfen, das Ihrem persönlichen Arbeitsstil entspricht.

Anzeigen von Farbkategorien in Ihrem Posteingang
Farbkategorien ermöglichen es Ihnen, verwandte Elemente schnell zu überprüfen und zu finden.

Darüber hinaus können Sie eine Schnellklick-Kategorie auswählen, die Ihnen die Möglichkeit eröffnet, einmal in Ihrem Posteingang oder in einer anderen Tabellenansicht zu klicken, um einem Microsoft Outlook-Element eine Standardfarbkategorie zuzuweisen. Weitere Informationen hierzu finden Sie weiter unter Zuweisen einer Schnellklick-Kategorie.

Damit Sie Ihre kategorisierten E-Mail-Elemente leichter finden können, wurde ein Kategorisierte E-Mail-Suchordner zu Suchordnern im Navigationsbereich hinzugefügt. Dieser Suchordner bietet eine Ansicht aller E-Mail-Elemente, die Sie kategorisiert haben. In diesem Ordner können Sie die kategorisierten Elemente sortieren und gruppieren. Sie können außerdem weitere Kategoriesuchordner für bestimmte Kategorien erstellen.

Obwohl Sie die sechs Standardfarbkategorien verwenden und anpassen können, müssen Sie möglicherweise neue Kategorien erstellen, während Sie Ihre Elemente weiter verwalten. Die Eigenschaften, die Sie auf jede Kategorie anwenden können, sind Farbe, Name und Tastenkombination.

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Kategorisieren Schaltflächensymbol .

  2. Klicken Sie auf Alle Kategorien.

    Farbkategorien (Menü)

  3. Klicken Sie auf Neu.

    Das Dialogfeld Neue Kategorie hinzufügen wird geöffnet.

    Neue Kategorie hinzufügen (Dialogfeld)

  4. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die neue Farbkategorie ein.

  5. Wählen Sie in der Liste Farbe die gewünschte Farbe aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweise : 

    • Die Auswahl einer Tastenkombination ist optional.

    • Wenn Sie eine Farbkategorie erstellen möchten, ohne dieser eine Farbe zuzuweisen, klicken Sie auf der Farbpalette auf Keine. Die Kategorie wendet einen Namen (und eine Tastenkombination, wenn Sie dies auswählen) auf Elemente an, und Sie können die Elemente entsprechend der Kategorie sortieren und gruppieren. Die Elemente sind außerdem im entsprechenden Kategoriesuchordner verfügbar.

Zuweisen einer Farbkategorie zu einem Outlook-Element

Eine Farbkategorie muss in der Liste für Farbkategorien aufgeführt sein, damit Sie sie zuweisen können. Wenn die Farbkategorie nicht aufgeführt ist, können Sie gleichzeitig eine neue Farbkategorie erstellen und diese einem Element zuweisen.

Hinweis : Wenn Sie einem Element erstmals eine Standardfarbkategorie zuweisen, werden Sie zum Umbenennen der Kategorie aufgefordert. Zu diesem Zeitpunkt können Sie auch die Farbe der Kategorie ändern, diese umbenennen und eine Tastenkombination auswählen.

Zuweisen einer Farbkategorie zu einem Element in einer Tabellenansicht

Ein Zuweisen von Farbkategorien zu Elementen in Ihrem Posteingang oder in anderen Tabellenansichten ist für alle Typen von Outlook-Elementen gleichartig.

Hinweis : Ein Zuweisen von Farbkategorien in einer Kartenansicht in "Kontakte" (z. B. die Ansicht "Visitenkarten") oder der Symbolansicht in "Notizen" ist identisch mit einem Zuweisen von Farbkategorien in einer Tabellenansicht.

  • Führen Sie zum Zuweisen einer Farbkategorie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie das Element aus, klicken Sie auf der Symbolleiste auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element, zeigen Sie im Kontextmenü auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf eine Farbkategorie.

      Nur die 15 zuletzt verwendeten Farbkategorien werden im Menü Kategorisieren angezeigt. Wenn Sie weitere Kategorien anzeigen oder eine neue Kategorie erstellen möchten, klicken Sie auf Alle Kategorien. Wenn Sie eine Farbkategorie aus dem Dialogfeld Farbkategorien zuweisen möchten, müssen Sie das Kontrollkästchen neben der Farbkategorie aktivieren.

      Das Dialogfeld Farbkategorien bietet ebenfalls eine schnelle Möglichkeit, einem Element mehrere Kategorien zuzuweisen.

      Hinweise : 

      • In Zeitskalaansichten, etwa in denjenigen, die in "Aufgaben" und "Journal" verfügbar sind, bietet die weiter oben beschriebene Kontextmenümethode die einzige Möglichkeit, einem Element eine Farbkategorie zuzuweisen.

      • Für die Journalansicht wird die Schaltfläche Kategorisieren nicht standardmäßig auf der Symbolleiste angezeigt. Um diese Schaltfläche hinzuzufügen, klicken Sie im Menü Extras auf Anpassen. Klicken Sie auf der Registerkarte Befehle in der Liste Kategorien auf Aktionen. Klicken Sie in der Liste Befehle auf den Befehl Kategorisieren, und ziehen Sie den Befehl an die Stelle auf der Symbolleiste, an der er angezeigt werden soll.

Die Standardfarbkategorien haben generische Namen, z. B. "Rote Kategorie" und "Blaue Kategorie". Damit Sie Ihre kategorisierten Elemente einfach erkennen und strukturieren können, haben Sie die Möglichkeit, die Farbkategorien mit Namen umzubenennen, die für Sie aussagekräftig sind.

Hinweis : Wenn Sie eine Farbkategorie ändern, die bereits Elementen zugewiesen ist, werden alle Elemente, denen diese Kategorie zugewiesen ist, auf den neuen Namen aktualisiert.

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Kategorisieren Schaltflächensymbol .

  2. Klicken Sie auf Alle Kategorien.

    Farbkategorien (Menü)

  3. Klicken Sie in der Liste Name auf den Namen einer Farbkategorie, und klicken Sie dann auf Umbenennen.

  4. Geben Sie in der Liste Name den neuen Namen für die Farbkategorie ein.

    • Soll die Farbkategorie, die Sie umbenennen, automatisch Elementen zugewiesen werden, die im Hauptfenster von Microsoft Outlook ausgewählt sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Farbkategorie in der Liste Name, und klicken Sie dann auf OK.

    • Wenn Sie eine vorhandene Farbkategorie erstmalig einem Element zuweisen, werden Sie aufgefordert, die Farbkategorie umzubenennen.

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Kategorisieren Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf Schnellklick festlegen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Schnellklick festlegen in der Liste eine Farbkategorie aus.

Wenn Sie zu einer anderen Schnellklick-Kategorie wechseln, erfolgt keine Änderung der Farbkategorie, die einem beliebigen Element bereits zugewiesen ist. Wenn Sie jedoch den Namen oder die Farbe einer Farbkategorie ändern, werden alle Elemente, denen diese Farbkategorie zugewiesen ist, mit dem neuen Namen oder der neuen Farbe aktualisiert.

Sie können Ihre aktuelle Schnellklick-Kategorie auch über das Menü Kategorisieren in einem beliebigen geöffneten Element festlegen.

Sie können den meisten Outlook-Elementen eine Schnellklick-Kategorie zuweisen, wenn Sie die Elemente in einer Tabellenansicht, z. B. im Posteingang, oder in der Aufgabenleiste anzeigen.

  • Klicken Sie in Ihrem Posteingang oder in einer anderen Tabellenansicht auf die Spalte Kategorien neben einer Nachricht. Dadurch wird der Spalte die Farbe hinzugefügt, die der Schnellklick-Kategorie zugewiesen ist. Wenn Sie das Element öffnen, werden sowohl die Farbe als auch der Name im oberen Bereich des Elements angezeigt.

    Hinweise : 

    • Sie können die Schnellklick-Kategorie entfernen, indem Sie einfach erneut auf die Spalte Kategorien klicken.

    • Sie können eine Schnellklick-Kategorie mehreren Elementen gleichzeitig zuweisen. Wählen Sie einfach alle Elemente aus, und klicken Sie dann neben einem der Elemente auf die Spalte Kategorien.

Durch Zuweisen einer Tastenkombination zu einer Farbkategorie ermöglichen Sie, dass Sie die Farbkategorie schnell einem Element, z. B. einer E-Mail-Nachricht, zuweisen können, indem Sie das Element in Ihrem Posteingang oder in einer anderen Tabellenansicht auswählen und dann die Tastenkombination drücken. Sie können die Tastenkombination auch verwenden, um mehrere Elementen gleichzeitig eine Farbkategorie zuzuweisen.

  1. Klicken auf der Symbolleiste des Hauptfensters von Microsoft Office Outlook 2007 auf Kategorisieren Schaltflächensymbol .

  2. Klicken Sie am Ende des Menüs auf Alle Kategorien.

  3. Aktivieren Sie in der Liste Name das Kontrollkästchen für eine Farbkategorie.

  4. Wählen Sie in der Liste Tastenkombination eine Tastenkombination aus.

Sie können die Liste aus Office Outlook 2007 heraus nicht auf die sechs Standardkategorien zurücksetzen. Diese Standardkategorien dienen als Platzhalter, die Sie nach Bedarf anpassen können.

Sie können die sechs Standardkategorien zwar nicht aus Outlook heraus wiederherstellen, die Liste aber neu erstellen. Oder Sie können einen Befehl ausführen, indem Sie im Windows-Dialogfeld Ausführen eine Befehlszeilenoption verwenden, um die Standardliste der sechs Kategorien automatisch wiederherzustellen.

Neuerstellen der Liste in Outlook

Die Basisgruppe der Farbkategorien ist so gestaltet, dass sie angepasst werden kann. Sie können die Kategorien umbenennen und unterschiedlichen Farben zuordnen. Über diese sechs Farbkategorien hinaus ist es einfach, neue Farbkategorien zu erstellen. Die folgenden sechs Standardfarbkategorien gibt es in Outlook 2007.

Rote Kategorie

Gelbe Kategorie

Blaue Kategorie

Orange Kategorie

Grüne Kategorie

Lila Kategorie

Die Eigenschaften, die Sie auf jede Kategorie anwenden können, sind Farbe, Name und Tastenkombination. Wenn Sie eine Farbkategorie ändern, die bereits Elementen zugewiesen wurde, wird die Farbkategorie in diesen Elementen aktualisiert.

Hinweis : Wenn Sie ein Upgrade von einer anderen Version von Outlook ausführen und Office Outlook 2007 installieren, werden beim ersten Öffnen der Farbkategorienliste die sechs Standardfarbkategorien angezeigt, zusammen mit Kategorien, die in der älteren Version von Outlook bereits Elementen zugewiesen wurden.

Wiederherstellen der Liste mithilfe einer Befehlszeilenoption

Es gibt eine Befehlszeilenoption, mit der die sechs Standardkategoriefarben und -namen in der Kategorienliste wiederhergestellt werden können. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Befehlszeilenoptionen.

Wichtig : Durch Ausführen dieser Befehlszeilenoption werden alle benutzerdefinierten Kategorien, die Sie erstellt haben, gelöscht. Wenn Sie ein Upgrade von einer anderen Outlook-Version auf Office Outlook 2007 ausgeführt haben, werden alle benutzerdefinierten Kategorien oder Kategorien aus der Hauptkategorienliste gelöscht. Elemente behalten den Kategorienamen, aber keine Farbe.

Überprüfen Sie zunächst den Speicherort der Datei "outlook.exe" auf Ihrem Computer. Wenn Sie beim Installieren von Office Outlook 2007 die Standardspeicherorte für Ordner akzeptiert haben, befindet sich die Datei "outlook.exe" unter "c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe".

Falls Sie die Datei "outlook.exe" nicht an diesem Speicherort finden, suchen Sie nach der Datei, und notieren Sie sich den vollständigen Pfad.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Windows Vista   

      • Klicken Sie auf Start  Schaltflächensymbol , zeigen auf Alle Programme, klicken auf Zubehör und klicken dann auf Ausführen.

    • Microsoft Windows XP oder Microsoft Windows Server 2003    

      • Klicken Sie auf Start, und klicken Sie dann auf Ausführen.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Ausführen Anführungszeichen, den vollständigen Pfad für die Datei "outlook.exe" und dann noch einmal Anführungszeichen ein. Oder klicken Sie auf "Durchsuchen", um die Datei zu suchen und auszuwählen. Die Anführungszeichen werden dann automatisch angegeben.

  3. Geben Sie nach dem schließenden Anführungszeichen ein Leerzeichen und dann die Option /cleancategories ein. Wenn Sie den Standardinstallationspfad verwenden, sollte der Text, den Sie eingeben z. B. wie folgt aussehen:

    "c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe" /cleancategorie s

  4. Klicken Sie auf OK.

    Hinweis : 

    • Bei Optionen wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. /CLEANCATEGORIES hat beispielsweise dieselbe Funktion wie /cleancategories.

    • Denken Sie daran, vor der Option ein Leerzeichen einzufügen.

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