Manage contacts

Create and use contact groups

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Wenn Sie häufig E-Mails an eine Gruppe von Personen senden, erstellen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook, damit Sie E-Mails nur an diese Kontaktgruppe und nicht an die einzelnen Personen senden müssen.

Erstellen einer Kontaktgruppe
  1. Wählen Sie auf der Navigationsleiste die Option Personen aus Personen .

  2. Wählen Sie Start > Neue Kontaktgruppe aus.

  3. Geben Sie im Feld Kontaktgruppe den Namen für die Gruppe ein.

  4. Wählen Sie Kontaktgruppe > Mitglieder hinzufügen Mitglieder hinzufügen und dann eine Option aus:

    • Wählen Sie Aus Outlook-Kontakten aus.

    • Wählen Sie Aus Adressbuch aus.

    • Wählen Sie Neuer E-Mail-Kontakt aus.

  5. Fügen Sie Personen aus Ihrem Adressbuch oder aus der Kontaktliste hinzu, und wählen Sie OK aus.

  6. Wählen Sie Speichern und schließen aus.

Senden einer E-Mail an eine Kontaktgruppe
  1. Wählen Sie Start > Neue E-Mail aus.

  2. Wählen Sie An aus.

  3. Geben Sie im Feld Suchen den Namen der Kontaktgruppe ein.

  4. Doppelklicken Sie auf den Namen, um ihn zum Feld An hinzuzufügen, und wählen Sie dann OK aus.

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Erstellen einer Kontaktgruppe

Hinzufügen von Personen zu einer Kontaktgruppe

Senden einer E-Mail-Nachricht an eine Kontaktgruppe

Wenn Sie häufig Nachrichten an eine ganz bestimmte Gruppe von Leuten schreiben müssen, dann empfiehlt es sich eine Kontaktgruppe für diese Personen zu erstellen.

Dies ist dann eine benannte Liste, mit einer Reihe von E-Mail-Adressen, und es genügt dann die Mail an die Kontaktgruppe zu senden, um sie an alle Personen in der Gruppe zu übertragen.

Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie eine neue Kontaktgruppe im Personenmodul von Outlook erstellen.

Dazu klicken Sie hier oben auf der Registerkarte "Start" auf die Schaltfläche "Neue Kontaktgruppe".

Dann wird ein Fenster geöffnet mit dem Namen "unbenannte Kontaktgruppe", und Sie können hier oben einen Namen eingeben.

Meine Kontaktgruppe soll "DownUnder Deutschland" heißen.

Auf der Registerkarte "Kontaktgruppe" können Sie mit der Schaltfläche "Mitgliederhinzufügen" Kontakte in die Gruppe einfügen.

Sie haben drei Möglichkeiten: Einmal Mitglieder aus Ihren Outlook Kontakten, einmal aus dem Adressbuch, und dann können Sie auch komplett neue Kontakte in die Gruppe aufnehmen.

Ich klicke hier zunächst auf die Schaltfläche "Aus Outlook-Kontakten" Dann werden hier alle meine Kontakte angezeigt.

Der erste Kontakt ist schon markiert, und ich möchte hier fünf Kontakte auswählen.

Dazu halte ich die Steuerungstaste, die Strg-Taste, gedrückt und klicke dann auf den zweiten Kontakt, dann hier auf Gregor Ludwig, auf Peter Foster und hier unten noch auf Stella Wagner.

Ich habe alle Kontakte markiert und klicke hier auf die Schaltfläche "Mitglieder".

Dann werden die Kontakte für die Gruppe hier angezeigt, und ich klicke auf "Ok", um die Kontakte zu übernehmen.

Dann klicke ich auf die Schaltfläche "Mitglieder hinzufügen" und wähle die Möglichkeit "aus Adressbuch".

Hier wähle ich auch einen Kontakt aus, klicke auf die Schaltfläche "Mitglieder" und bestätige mit "OK".

Jetzt hat meine neue Gruppe bereits sechs Kontakte, und dann könnte ich jetzt noch über die Schaltfläche "Mitglieder hinzufügen" einen komplett neuen E-Mail-Kontakt aufnehmen, und zwar gebe ich hier den Namen ein, die E-Mail-Adresse, und dann kann ich noch wählen, ob dieser neue Kontakt nur als Gruppenkontakt in meinem Konto abgelegt werden soll oder auch als Einzelkontakt.

Ich erstelle hier keinen neuen Kontakt und klicke auf "Abbrechen".

Meine neue Gruppe enthält jetzt sechs Kontakte, Ich klicke auf die Schaltfläche "Speichern und Schließen".

Und dann wird die neue Kontaktgruppe DownUnder Deutschland hier in meinen Kontakten angezeigt.

Ich kann die Gruppe jederzeit bearbeiten.

Dazu doppelklicke ich auf die Gruppe, dann sehen Sie hier wieder die Einzelkontakte, und hier oben stehen mir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

Ich kann die Gruppe löschen, ich kann die Gruppe an andere Gruppen weiterleiten, ich kann weitere Mitglieder hinzufügen, markierte Mitglieder entfernen, und mit dieser Schaltfläche jetzt aktualisieren, kann ich die Daten für die Mitglieder aktualisieren, die ich aus dem Adressbuch eingefügt habe.

Und mit diesen beiden Schaltflächen können Sie die Kontaktgruppe zur einer Besprechung einladen, oder Sie können an die Kontaktgruppe eine E-Mail-Nachricht schreiben.

Das Arbeiten mit Kontaktgruppen bietet sich also immer dann an, wenn Sie regelmäßig mit einem bestimmten größeren Personenkreis kommunizieren können.

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