Erstellen und Verwalten von Dokumentenmappen

Nachdem einer Dokumentbibliothek der Inhaltstyp "Dokumentenmappe" hinzugefügt wurde, können Sie diesen Inhaltstyp für die Erstellung eines neuen, aus mehreren Dokumenten bestehenden Arbeitsprodukts verwenden. Darüber hinaus wird eine Willkommenseite angezeigt, mit deren Hilfe Sie den Inhalt der Dokumentenmappe verwalten können, wenn Sie auf den Ordner für eine Dokumentenmappe klicken, um ihn zu öffnen.

Inhalt dieses Artikels

Informationen zur Arbeit mit Dokumentenmappen

Erstellen einer neuen Instanz einer Dokumentenmappe

Hinzufügen oder Hochladen von Dokumenten in eine vorhandene Dokumentenmappe

Verwalten der Berechtigungen für eine Dokumentenmappe

Verwalten von Versionen

Freigeben eines Links zu einer Dokumentenmappe

Informationen zur Arbeit mit Dokumentenmappen

Wenn die Bibliothek, in der Sie arbeiten, sowohl Dokumente als auch Dokumentenmappen enthält, erkennen Sie Dokumentenmappen anhand eines eindeutigen Ordnersymbols.

Dokumentenmappenordner in einer Dokumentbibliothek

Bei der Arbeit mit Dokumentenmappen können Sie die Registerkarte "Verwalten" im Menüband "Dokumentenmappe" verwenden, um die Willkommenseite für die Dokumentenmappe anzuzeigen, auf der sich Links zu häufig zu erledigenden Aufgaben befinden.

Registerkarte 'Verwalten' im Menüband 'Dokumentenmappe'

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Erstellen einer neuen Instanz einer Dokumentenmappe

  1. Wechseln Sie zu der Dokumentbibliothek, die für die Unterstützung von Dokumentenmappen konfiguriert wurde.

  2. Klicken Sie im Menüband Bibliothekstools auf die Registerkarte Dokumente.

  3. Klicken Sie auf Neues Dokument, und klicken Sie dann auf Dokumentenmappe oder auf den Namen der Dokumentenmappe, die Sie erstellen möchten (wenn Ihr Unternehmen angepasste Inhaltstypen für Dokumentenmappen erstellt hat, weisen diese ggf. eindeutige Namen auf). Wenn die Bibliothek sowohl die Erstellung von einzelnen Dokumenten als auch von Dokumentenmappen unterstützt, erkennen Sie die Dokumentenmappe an dem entsprechenden Ordnersymbol. 
    Menü 'Neues Dokument' mit hervorgehobenem Symbol 'Dokumentenmappe'

  4. Geben Sie im Dialogfeld Neue Dokumentenmappe einen Namen und eine Beschreibung für die Dokumentenmappe ein, die Sie erstellen möchten, und klicken Sie dann auf OK. Nachdem die Dokumentenmappe erstellt wurde, wird im Browser die Willkommenseite für die Dokumentenmappe angezeigt.

    Wenn die Dokumentenmappe so konfiguriert ist, dass beim Erstellen einer neuen Instanz hiervon automatisch Dokumente erstellt werden, werden diese Dokumente in einem Webpart auf der Willkommenseite angezeigt. Wurde für diese Dokumentenmappe kein Standardinhalt definiert, wird ein leerer Dokumentenmappenordner erstellt, und Sie können diesem Ordner Dateien hinzufügen bzw. Dateien in den Ordner hochladen, damit diese Teil der Dokumentenmappe werden. Sie können nur Dateien eines Inhaltstyps hinzufügen, der in der Dokumentenmappe zulässig ist.

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Hinzufügen oder Hochladen von Dokumenten in eine vorhandene Dokumentenmappe

Wenn die Dokumentenmappe, mit der Sie arbeiten, nicht für die automatische Erstellung von Standardinhalten beim Erstellen einer neuen Instanz der Dokumentenmappe konfiguriert ist, können Sie der Dokumentenmappe manuell Dateien hinzufügen. Es können nur Dateien des für die Dokumentenmappe zulässigen Inhaltstyps hinzugefügt werden.

  1. Wechseln Sie zu der Dokumentbibliothek, die die zu aktualisierende Dokumentenmappe enthält, und klicken Sie auf den Namen der Dokumentenmappe, um die zugehörige Willkommenseite zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf der Willkommenseite der Dokumentenmappe im Menüband auf die Registerkarte Dokumente, und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:

    • Wenn Sie der Dokumentenmappe eine neue Datei hinzufügen möchten, klicken Sie auf Neues Dokument und dann auf den Typ des Dokuments, das Sie erstellen möchten.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben Dokument hochladen, um ein Dokument in die Dokumentenmappe hochzuladen, und wählen Sie die Option zum Hochladen eines einzelnen Dokuments aus. Öffnen Sie den Speicherort der gewünschten Datei, und klicken Sie dann auf OK. Geben Sie alle erforderlichen Eigenschafteninformationen an, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und klicken Sie auf Speichern.

    • Wenn Sie mehrere Dokumente in die Dokumentenmappe hochladen möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben Dokument hochladen, und klicken Sie dann auf Mehrere Dokumente hochladen. Ziehen Sie die gewünschten Dateien mit der Maus, und legen Sie sie ab, oder suchen Sie die Dateien, und klicken Sie dann auf OK. Klicken Sie anschließend auf Fertig, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

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Verwalten der Berechtigungen für eine Dokumentenmappe

Standardmäßig übernehmen Dokumentenmappen die Berechtigungen der Bibliothek, in der sie sich befinden. Sie können jedoch auch eindeutige Berechtigungen für eine Dokumentenmappe angeben, wenn Sie einschränken oder ändern möchten, welche Personen Zugriff auf die Dokumente in einer einzelnen Dokumentenmappe haben sollen.

Die Verwaltung eindeutiger Berechtigungen auf Element- oder Ordnerebene kann komplex und zeitaufwendig sein. Wenn die meisten Dokumentenmappen für ähnliche Gruppen zugänglich sein sollen, ist es ggf. einfacher, die Berechtigungen auf Bibliotheksebene zu verwalten.

Zum Verwalten der Berechtigungen für eine Dokumentenmappe müssen Sie mindestens über die Berechtigungsstufen "Entwurf" oder "Vollzugriff" verfügen.

  1. Klicken Sie auf der Willkommenseite der Dokumentenmappe im Menüband Dokumentenmappe auf die Registerkarte Verwalten, und klicken Sie dann auf Berechtigungen.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Zum Ändern der Berechtigungseinstellungen für die Dokumentbibliothek als solche klicken Sie auf Übergeordnetes Element verwalten.

    • Wenn Sie verhindern möchten, dass Berechtigungen von der Dokumentbibliothek übernommen werden und eindeutige Berechtigungen für diese einzelne Dokumentenmappe erstellen möchten, klicken Sie auf Berechtigungsvererbung beenden.

    • Zum Anzeigen der speziellen Berechtigungen einer einzelnen Person klicken Sie auf Berechtigungen überprüfen und geben den Name des Benutzers oder der Gruppe ein, dessen/deren Berechtigungen Sie überprüfen möchten.

    • Für die Übernahme von Berechtigungen von der übergeordneten Dokumentbibliothek (sofern die Dokumentenmappe zuvor so konfiguriert wurde, dass keine Berechtigungen übernommen werden) klicken Sie auf Berechtigungen erben.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Berechtigungen finden Sie unter den Links im Abschnitt Siehe auch.

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Verwalten von Versionen

Wenn für die Dokumentbibliothek, in der die Dokumentenmappe gespeichert wurde, die Versionsverwaltung aktiviert wurde, steht eine Reihe unterschiedlicher Optionen für die Arbeit mit dem Versionsverlauf der Dokumentenmappe oder einzelner Dokumente innerhalb der Mappe zur Verfügung.

Klicken Sie auf der Willkommenseite der Dokumentenmappe im Menüband Dokumentenmappe auf die Registerkarte Verwalten, und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:

Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

Gehen Sie wie folgt vor:

Erfassen einer Momentaufnahme der aktuellen Eigenschaften und Dokumente einer Dokumentenmappe

Klicken Sie auf Version erfassen, geben Sie eine Beschreibung der Änderungen ein, die an der Version, die Sie erfassen möchten, vorgenommen wurden, und klicken Sie dann auf OK.

Anzeigen des Versionsverlaufs für eine Dokumentenmappe

Klicken Sie im Menüband Dokumentenmappe auf der Registerkarte Verwalten auf Versionsverlauf.

Wiederherstellen einer vorherigen Version einer Dokumentenmappe

  • Klicken Sie im Menüband Dokumentenmappe auf der Registerkarte Verwalten auf Versionsverlauf.

  • Zeigen Sie auf die Datums- und Uhrzeitangaben der Version, die Sie wiederherstellen möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Version wiederherstellen.

Damit wird die gesamte Dokumentenmappe in der ausgewählten gespeicherten Version wiederhergestellt. Sämtliche nach dieser Version an der Dokumentenmappe vorgenommenen Änderungen werden zurückgesetzt.

Löschen älterer Versionsmomentaufnahmen einer Dokumentenmappe

Klicken Sie auf Versionsverlauf, und klicken Sie dann auf Alle Versionen löschen. Mit dieser Aktion werden die Momentaufnahmen des Versionsverlaufs für die Dokumentenmappe gelöscht. Die Dokumentenmappe als solche wird nicht gelöscht.

Anzeigen des Versionsverlaufs für einzelne Dateien in einer Dokumentenmappe

Zeigen Sie auf das Dokument, für das Sie den Versionsverlauf anzeigen möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Versionsverlauf.

Wiederherstellen einer früheren Version eines einzelnen Dokuments

  • Zeigen Sie auf das Dokument, für das Sie den Versionsverlauf anzeigen möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Versionsverlauf.

  • Zeigen Sie auf die Datums- und Uhrzeitangaben der Version, die Sie wiederherstellen möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Wiederherstellen.

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Freigeben eines Links zu einer Dokumentenmappe

Wenn Sie ein E-Mail-Programm verwenden, das mit Microsoft SharePoint Server 2010 kompatibel ist, wie Microsoft Outlook 2010, können Sie im Handumdrehen einen Link zu der Willkommenseite einer Dokumentenmappe per E-Mail versenden.

  1. Klicken Sie auf der Willkommenseite der Dokumentenmappe im Menüband Dokumentenmappe auf die Registerkarte Verwalten, und klicken Sie dann auf Link per E-Mail versenden.

  2. Wenn Sie aufgefordert werden, Outlook zu gestatten, Webinhalte zu öffnen, klicken Sie auf Zulassen.

  3. Geben Sie in der Zeile An der Microsoft Outlook-E-Mail-Nachricht die Namen der gewünschten Empfänger ein, geben Sie in der Zeile Betreff einen Betreff ein, und geben Sie dann im Textbereich der E-Mail-Nachricht alle weiteren Informationen ein, die Sie übermitteln möchten.

  4. Falls gewünscht, können Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse in der Zeile Von angeben, damit nicht der Eindruck entsteht, die Nachricht sei vom Server versendet worden, da dann die Gefahr besteht, dass die Empfänger die Nachricht ignorieren. Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil neben Von, und klicken Sie dann auf Weitere E-Mail-Adresse. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, oder wählen Sie sie aus.

  5. Wenn Sie mit der Erstellung Ihrer Nachricht fertig sind, klicken Sie in Outlook auf Senden.

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