Erstellen und Verwalten eines Chatrooms in Skype for Business

Wenn Ihr Skype for Business-Administrator Sie entsprechend autorisiert hat, können Sie sofort mit dem Erstellen Ihrer eigenen beständigen Chatrooms beginnen. Hier erfahren Sie, wie Sie Chatrooms erstellen, verwalten und deaktivieren.

Erstellen eines neuen Chatrooms

  1. Wählen Sie im Hauptfenster von Skype for Business auf der Registerkarte Chatrooms die Optionen Chatroom hinzufügen Chatroom hinzufügen > Chatroom erstellen aus.

    Erstellen eines Chatrooms

    Hinweis : Wenn diese Optionen nicht angezeigt werden, hat Ihr Skype for Business-Administrator Ihnen keine Berechtigung zum Erstellen und Verwalten von Chatrooms erteilt.

  2. Wählen Sie auf der Seite Meine Chatrooms, die jetzt angezeigt wird, die Option Neuen Chatroom erstellen aus.

    Seite „Meine Chatrooms“

Benennen Ihres neuen Chatrooms

Wenn Sie einen Chatroom erstellen, geben Sie ihm einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen.

  1. Geben Sie auf der Seite Chatroom erstellen im Abschnitt Name des Chatrooms einen Namen ein.

    Erstellen einer Chatroomseite

    Hinweis : Der Name des Chatrooms kann bis zu 256 alphabetische, numerische oder Sonderzeichen enthalten, einschließlich Leerzeichen, in beliebiger Kombination.

  2. Klicken Sie auf Namen überprüfen, um sicherzustellen, dass der Name noch nicht verwendet wird, und wählen Sie ggf. einen anderen Namen aus.

    Hinweis : Wenn Sie sich später entscheiden, den Namen des Chatrooms zu ändern, wird Ihnen und den Mitgliedern und Followern des Chatrooms von diesem Zeitpunkt an der neue Name angezeigt Allerdings empfiehlt es sich, gleich zu Anfang einen passenden Namen zu finden und ihn dann beizubehalten. Das Ändern des Namens eines Chatrooms kann Benutzer, die Benachrichtigungen eingerichtet oder Ihren Chatroom als Favoriten hinzugefügt haben, verwirren.

Schreiben einer Beschreibung für den Chatroom

Fügen Sie beim Erstellen Ihres Chatrooms eine Erläuterung zum Zweck Ihres Chatrooms hinzu. Halten Sie die Beschreibung kurz, und schreiben Sie sie mit dem Ziel, andere bei der Entscheidung zu unterstützen, ob sie die Mitgliedschaft beantragen und Benachrichtigungen einrichten sollen, mit denen sie Diskussionen dauerhaft auf Registerkarten nachverfolgen können. Sie können die Beschreibung jederzeit ändern.

  • Schreiben Sie auf der Seite Chatroom erstellen im Abschnitt Beschreibung eine Erläuterung zum Zweck des Chatrooms (maximal 256 Zeichen).

Festlegen einer Datenschutzeinstellung

Es gibt drei Datenschutzeinstellungen. Jeder Skype for Business-Chatroom verfügt über eine.

  • Wählen Sie auf der Seite Chatroom erstellen im Abschnitt Datenschutz eine Datenschutzeinstellung aus (Offen, Geschlossen oder Geheim), um zu steuern, wer einen Chatroom finden und daran teilnehmen kann.

    Einstellung

    Beschreibung

    Offen

    Jeder kann diesen Chatroom (über die Suche) finden, ihn öffnen, Beiträge lesen und Beiträge schreiben („posten“). Für offene Chatrooms gibt es keine „Mitgliedschaft“ im eigentlichen Sinn.

    Geschlossen

    Personen, die keine Mitglieder sind, können den Chatroom finden und sehen, wer Mitglied ist, jedoch können nur Mitglieder den Chatroom öffnen, Beiträge lesen und Beiträge veröffentlichen. (Dies ist die Standardeinstellung.)

    Zur Teilnahme an einem geschlossenen Chatroom muss der Benutzer einen Verantwortlichen des Chatrooms bitten, ihn der Mitgliederliste hinzuzufügen. Die Chatroomverantwortlichen werden anhand der Chatroomkarte identifiziert.

    Geheim

    Personen, die keine Mitglieder sind, können diesen Chatroom oder seine Chatroomkarte nicht finden, erfahren nichts zu seinen Mitgliedern und können auch keine Beträge lesen oder posten.

Sie können die Datenschutzeinstellung für einen von Ihnen verwalteten Chatroom jederzeit ändern.

Hinzufügen von webbasierten Anwendungen zum Chatroom

Abhängig von der Weise, in der Ihre Organisation den beständigen Chat von Skype for Business nutzt, haben Sie möglicherweise Zugriff auf nützliche webbasierte Anwendungen, die den Chatroom für seine Mitglieder erheblich produktiver machen können. Wenn für Ihren Chatroom webbasierte Anwendungen verfügbar sind, sehen Sie eine Add-In-Überschrift im Fenster Chatroom erstellen.

  • Wählen Sie aus der Dropdownliste auf der Seite Chatroom erstellen im Abschnitt Add-In die webbasierte Anwendung aus, die Sie verwenden möchten.

Auswählen von Kategorien für Ihren Chatroom

In Skype for Business stellt eine „Kategorie“ für Chatrooms eine Sammlung von Chatroommerkmalen dar, die zur Verbesserung des Bedienkomforts auf mehrere Chatrooms angewendet werden kann. Beispielsweise kann es für eine Immobiliengesellschaft nützlich sein, eine Kategorie von Chatrooms speziell für die Bedürfnisse der Vertriebsabteilung, eine andere für die Rechtsabteilung, eine weitere für die Geschäftsführung einzurichten. Die einzelnen Chatroomkategorien können zudem unterschiedliche Richtlinien zur Datensatzaufbewahrung sowie verschiedene Datenschutzeinstellungen aufweisen. Alle Chatrooms, die Teil der gleichen Chatroomkategorie sind, übernehmen diese Merkmale durch Vererbung.

Das Konzept der Chatroomkategorien wirkt sich auf die Mitgliedschaft bei Chatrooms ebenso aus wie auf Einstellungen. Bei der erstmaligen Installation des beständigen Chats erstellt der Skype for Business-Administrator eine Liste der möglichen Teilnehmer an Chatrooms. Sobald diese Liste eingerichtet wurde, kann der Administrator je nach den Bedürfnissen der Organisation in einer Chatroomkategorie Unterkategorien erstellen. Der Umfang einer bestimmten Kategorie identifiziert alle Benutzer und Gruppen, die Mitglied eines Chatrooms in der betreffenden Kategorie sein können. Wenn der Administrator beispielsweise den Umfang einer Chatroomkategorie auf „contoso.com“ festlegt, kann jede Gruppe oder jeder Benutzer von Contoso als Mitglied von Chatrooms in dieser Unterkategorie hinzugefügt werden. Wenn der Umfang auf „Vertrieb“ festgelegt wird, können nur Gruppen und Benutzer, die sich auf der Verteilerliste „Vertrieb“ befinden, als Mitglied hinzugefügt werden.

  • Wählen Sie auf der Seite Chatroom erstellen im Abschnitt Kategorie die Kategorie aus, deren Einstellungen und Mitgliederpool Sie verwenden möchten. Es sind nur die Kategorien aufgeführt, die für Sie als Verantwortlicher des Chatrooms verfügbar sind.

Wichtig : Der Skype for Business-Administrator kann die meisten Einstellungen für eine bestimmte Chatroomkategorie sperren, wodurch Änderungen an den Einstellungen durch Sie und andere Chatroomverantwortliche verhindert werden. Der Administrator kann darüber hinaus den Pool der Benutzer einschränken, aus dem Sie und andere Chatroomverantwortliche Mitglieder auswählen können. Wenn Sie auf eine dieser Einschränkungen stoßen (d.h., wenn Sie feststellen, dass Sie eine Chatroomeinstellung nicht ändern oder einen bestimmten Benutzer nicht als Mitglied zu Ihrem Chatroom hinzufügen können), erkundigen Sie sich beim Skype for Business-Administrator, ob Einschränkungen implementiert wurden.

Hinzufügen oder Entfernen von Chatroomverantwortlichen

Als Verantwortlicher eines Chatrooms, den Sie erstellt haben, können Sie andere Personen als Verantwortliche hinzufügen, um ihnen Verwaltungsaufgaben für den Chatroom zu übertragen. Verantwortliche müssen im Pool der möglichen Mitglieder für die Chatroomkategorie, der Ihr Chatroom angehört, enthalten sein.

Die neuen Verantwortlichen werden nicht automatisch zu Mitgliedern des Chatrooms. Sie müssen sie als Mitglieder hinzufügen.

  1. Geben Sie auf der Seite Chatroom erstellen im Abschnitt Verantwortliche die Namen der Verantwortlichen ein. Trennen Sie die Namen durch Semikolons, z. B. "Scott Oveson; Molly Dempsey".

    Hinweis : Verantwortliche, wie z. B. Chatroomverantwortliche, können Chatroommitglieder hinzufügen und bestimmte Chatroomeinstellungen bearbeiten.

  2. Wählen Sie Namen überprüfen aus, um sicherzustellen, dass Skype for Business die Personen identifizieren kann, die Sie als Verantwortliche hinzugefügt haben.

Hinzufügen oder Entfernen von Chatroommitgliedern

Chatrooms mit der Datenschutzeinstellung "Offen" erfordern bzw. ermöglichen keine Mitgliedschaft, aber geschlossene oder geheime Chatrooms schon. Als Verantwortlicher eines Chatrooms können Sie steuern, wer den von Ihnen erstellten geschlossenen oder geheimen Chatrooms beitreten kann. Sie sind automatisch Mitglied aller geschlossenen oder geheimen Chatrooms, die Sie selbst erstellen.

Sie können passende Mitglieder hinzufügen. Allerdings müssen alle Benutzer, die Sie hinzufügen, im Pool der möglichen Mitglieder für die Chatroomkategorie, der Ihr Chatroom angehört, enthalten sein. Sie können außerdem Mitglieder aus dem Chatroom entfernen.

  1. Geben Sie auf der Seite Chatroom erstellen im Abschnitt Verantwortliche die Namen der Personen ein, die Sie zur Mitgliedschaft im Chatroom einladen möchten. Trennen Sie die Namen durch Semikolons.

  2. Wählen Sie Namen überprüfen aus, um sicherzustellen, dass Skype for Business die Personen identifizieren kann, die Sie als Mitglieder hinzugefügt haben.

Abschließende Schritte und Bestätigen der Chatroomeinstellungen

  • Wählen Sie Einladungseinstellung von der Kategorie übernehmen aus, um die entsprechende Einstellung der Kategorie, mit der Ihr Chatroom identifiziert wird, zu akzeptieren. Im Hauptfenster von Skype for Business werden auf der Registerkarte "Chatrooms" in der Liste Neu der Mitglieder ggf. entsprechende Benachrichtigungen angezeigt (genau wie Kontaktbenachrichtigungen).

  • Wählen Sie Senden von Einladungen an Mitglieder unterdrücken aus, um sicherzustellen, dass Kontakte, die zu Mitgliedern des Chatrooms gemacht wurden, nicht darüber benachrichtigt werden.

  • Nachdem Sie die geeigneten Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Erstellen.

Verwalten eines Chatrooms

Personen, die Chatrooms verwalten

Sie können einen Skype for Business-Chatroom verwalten, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

  • Sie haben einen Chatroom erstellt, wodurch Sie standardmäßig zum Verantwortlichen für diesen Chatroom werden.

  • Ihnen wurden die Berechtigungen eines Chatroomverantwortlichen von Ihrem Skype for Business-Administrator erteilt.

  • Sie wurden von der Person, die den Chatroom erstellt hat, als Chatroomverantwortlicher ernannt.

  • Sie besitzen die Berechtigungen eines Chatroomadministrators, wodurch Sie alle Chatrooms in den von Ihnen gesteuerten Skype for Business-Umgebungen verwalten können.

Wenn Sie der Verantwortliche für einen Chatroom sind, wird Ihr Name im Feld Verantwortliche auf der Chatroomkarte des betreffenden Chatrooms angezeigt.

Als Chatroomverantwortlicher steuern Sie die meisten Einstellungen der von Ihnen verwalteten Chatrooms. Über das Erstellen eigener beständiger Chatrooms hinaus können Sie deren Datenschutzstufen ändern, zusätzliche Zuständigkeiten für Chatroomverantwortliche zuweisen und Mitglieder hinzufügen oder entfernen.

Sie können die Namen und Beschreibungen der von Ihnen verwalteten Chatrooms ändern und weitere webbasierte Anwendungen zur Chatroomumgebung hinzufügen, wenn diese von Ihrem Administrator verfügbar gemacht wurden. Schließlich können Sie einen Chatroom deaktivieren, wodurch Mitglieder ausgeschlossen werden.

Hier finden Sie eine Liste der Aktionen, die Sie als Chatroomverantwortlicher ausführen bzw. nicht ausführen können.

Aktion

Kann ein Chatroomverantwortlicher diese Aktion ausführen?

Erstellen eines Chatrooms

Ja

Benennen oder Umbenennen eines Chatrooms

Ja

Erstellen oder Überarbeiten der Beschreibung eines Chatrooms

Ja

Festlegen oder Ändern der Datenschutzeinstellung eines Chatrooms

Ja

Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern zu/aus einem Chatroom

Ja

Unterdrücken des Sendens von Benachrichtigungen („Einladungen“) an neue Mitglieder

Ja

Hinzufügen oder Entfernen von Verantwortlichen für einen Chatroom

Ja

Hinzufügen oder Entfernen von Add-Ins (webbasierten Anwendungen)

Ja

Zuweisen einer Chatroomkategorie zu einem Chatroom (wenn der Administrator mehrere Kategorien zur Verfügung gestellt hat)

Ja

Deaktivieren eines Chatrooms

Ja

Erneutes Aktivieren eines deaktivierten Chatrooms

Nein

Löschen eines Chatrooms

Nein

Wiederherstellen eines gelöschten Chatrooms

Nein

Löschen eines Chatroombeitrags

Nein

Löschen des Verlaufs eines Chatrooms

Nein

Sie führen die Aufgaben zur Chatroomverwaltung auf der Seite Einen Chatroom bearbeiten aus.

  1. Wählen Sie im Hauptfenster von Skype for Business auf der Registerkarte Chatrooms die Option Mitglied von aus, um eine Liste der Chatrooms anzuzeigen, auf die Sie zugreifen können.

    Registerkarte „Mitglied von“
  2. Zeigen Sie auf das Symbol Chatroom Chatroomsymbol in der Auflistung für den Chatroom, dessen Einstellungen Sie ändern möchten.

  3. Wählen Sie Chatroom öffnen Symbol „Chatroom öffnen“ > Weitere Optionen Schaltfläche "Weitere" (unten rechts im Chatroomfenster) > Diesen Chatroom verwalten aus.

    Diesen Chatroom verwalten

  4. Ändern Sie auf der Seite Chatroom bearbeiten bei Bedarf die Einstellungen des Chatrooms, und wählen Sie dann Commit für Änderungen ausführen.

Deaktivieren eines Chatrooms

Es kann vorkommen, dass Sie einen von Ihnen verwalteten Chatroom deaktivieren müssen. Nachdem Sie einen Chatroom deaktiviert haben, können die Benutzer ihn nicht mehr finden oder ihm beitreten und alle aktuellen Mitglieder des Chatrooms (das schließt Sie als Chatroomverantwortliche(n) ein) werden entfernt.

Das Deaktivieren eines Chatrooms kann aus mehreren Gründen erforderlich sein. Möglicherweise hat der Chatroom seinen Zweck erfüllt oder ihm wurde von einem Chatroom mit höherer Aktivität, dessen Schwerpunkt sich mit Ihrem Chatroom überschneidet, der Rang abgelaufen.

  1. Wählen Sie auf der Seite Chatroom bearbeiten die Option Deaktivieren aus.

    Screenshot des Dialogfelds zur Bestätigung der Deaktivierung eines Chatrooms

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf OK, um fortzufahren.

    • Klicken Sie auf Abbrechen, um die Aktion abzubrechen.

Siehe auch

Verwenden von Themenfeeds zum Überwachen der Aktivitäten in Skype for Business-Chatrooms

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