Erstellen und Verwalten einer Dokumentarbeitsbereich-Website

Auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website können Sie die gemeinsame Entwicklung eines oder mehrerer verbundener Dokumente zusammen mit anderen Benutzern koordinieren. Die Website stellt Tools zum gemeinsamen Bearbeiten und Aktualisieren von Dateien bereit sowie Tools, mit denen die Benutzer über den Status dieser Dateien auf dem Laufenden gehalten werden.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Erstellen einer Dokumentarbeitsbereich-Website aus einem Dokument in einer Bibliothek

Erstellen einer leeren Dokumentarbeitsbereich-Website

Hinzufügen eines Dokuments

Hinzufügen eines Benutzers

Hinzufügen einer Aufgabe

Hinzufügen einer Ankündigung

Hinzufügen eines Links zur Hyperlinkliste

Erstellen einer E-Mail-Benachrichtigung für eine Aufgabe

Zurückpublizieren eines Dokuments in eine Dokumentbibliothek aus einem Dokumentarbeitsbereich

Löschen einer Dokumentarbeitsbereich-Website

Übersicht

Mithilfe einer Dokumentarbeitsbereich-Website können Sie und Ihre Kollegen die Entwicklung eines oder mehrerer verbundener Dokumente koordinieren. Die Website stellt Tools zum gemeinsamen Bearbeiten und Aktualisieren von Dateien bereit sowie Tools, mit denen die Benutzer über den Status dieser Dateien auf dem Laufenden gehalten werden. Sie und Ihre Kollegen haben folgende Möglichkeiten, um auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website gemeinsam ein Dokument zu entwickeln:

  • Direktes Arbeiten mit der Kopie auf der Dokumentarbeitsbereich-Website

  • Arbeiten mit einer lokalen Kopie und regelmäßiges Aktualisieren der Kopie auf der Dokumentarbeitsbereich-Website

Sie und andere Mitglieder des Arbeitsbereichs können auf der Dokumentarbeitsbereich-Website auch Ankündigungen veröffentlichen, Aufgaben zuweisen, die relevanten Hyperlinks gemeinsam nutzen und Benachrichtigungen zu Änderungen des Websiteinhalts empfangen. Sie können eine Dokumentarbeitsbereich-Website für ein kurzfristiges Projekt erstellen und die Website am Ende wieder löschen oder dauerhaft speichern.

Hinweis : Websitebesitzer verfügen standardmäßig über die zum Erstellen von Dokumentarbeitsbereich-Websites erforderliche Berechtigungsstufe für eine vorhandene Website. Wenn Sie als Websitebesitzer einem anderen Websitemitglied die Berechtigung zum Erstellen von Dokumentarbeitsbereich-Websites erteilen möchten, können Sie der Microsoft Windows SharePoint Services-SharePoint-Gruppe, der das Teammitglied, angehört die Berechtigung zum Erstellen von Websites erteilen.

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Erstellen einer Dokumentarbeitsbereich-Website aus einem Dokument in einer Bibliothek

Sie können aus einem Dokument, das sich bereits in einer Bibliothek auf der Website befindet, eine neue Dokumentarbeitsbereich-Website erstellen. Je nach Programm können Sie eine neue Dokumentarbeitsbereich-Website auch direkt in dem Programm erstellen, wenn es mit Microsoft Windows SharePoint Services kompatibel ist, wie z. B. Microsoft Office Word 2007. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Programm.

  1. Öffnen Sie die Dokumentbibliothek, in der das Dokument gespeichert ist.

  2. Zeigen Sie auf den Namen des Dokuments, klicken Sie auf den Pfeil, zeigen Sie auf Senden an, und klicken Sie dann auf Dokumentarbeitsbereich erstellen.

    Hinweis : Wenn die Option Dokumentarbeitsbereich erstellen nicht verfügbar ist, besitzen Sie keine Berechtigung zum Erstellen eines Arbeitsbereichs auf dieser Website. Bitten Sie den Websitebesitzer, Ihnen die Berechtigung zu erteilen oder die Arbeitsbereich-Website für Sie zu erstellen.

  3. Klicken Sie auf OK.

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Erstellen einer leeren Dokumentarbeitsbereich-Website

Wenn Sie eine Dokumentarbeitsbereich-Website erstellen möchten, die nicht auf einem vorhandenen Dokument in einer Bibliothek basiert, können Sie eine leere Dokumentarbeitsbereich-Website erstellen und später ein oder mehrere Dokumente hinzufügen.

  1. Öffnen Sie die Website, auf der Sie eine Dokumentarbeitsbereich-Website erstellen möchten.

    Klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf Erstellen auf der Seite Alle Websiteinhalte.

    Tipp : In den meisten Fällen können Sie stattdessen auch das Menü Websiteaktionen verwenden Schaltflächensymbol , um diesen Schritt abzuschließen.

    Hinweis : Möglicherweise müssen Sie den Websitebesitzer bitten, Ihnen die Berechtigung zum Erstellen einer Dokumentarbeitsbereich-Website zu erteilen.

  2. Klicken Sie im Abschnitt Webseiten auf Websites und Arbeitsbereiche.

  3. Geben Sie die Informationen zur Dokumentarbeitsbereich-Website ein, die Sie erstellen möchten, z. B. den Titel und den letzten Teil der Websiteadresse.

  4. Klicken Sie im Abschnitt Vorlagenauswahl auf die Registerkarte Zusammenarbeit und dann auf Dokumentarbeitsbereich.

  5. Führen Sie im Abschnitt Berechtigungen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Sollen alle Mitglieder der übergeordneten Website Mitglieder dieses Arbeitsbereichs sein, klicken Sie auf Berechtigungen wie in übergeordneter Website verwenden.

    • Soll nur eine bestimmte Personengruppe Mitglieder dieses Arbeitsbereichs sein, klicken Sie auf Eigene Berechtigungen verwenden.

  6. Stellen Sie sicher, dass Leiste für häufig verwendete Hyperlinks der übergeordneten Website verwenden? im Abschnitt Navigationsvererbung ausgewählt ist, wenn die Hyperlinkleiste oben der übergeordneten Website auf den Seiten dieser neuen Website angezeigt werden soll.

  7. Klicken Sie auf Erstellen.

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Hinzufügen eines Dokuments

Sie können der Dokumentarbeitsbereich-Website jederzeit neue Dokumente hinzufügen, unabhängig davon, ob Sie eine Dokumentarbeitsbereich-Website aus einem vorhandenen Dokument oder eine leere Dokumentarbeitsbereich-Website erstellen.

  1. Klicken Sie auf der Homepage der Dokumentarbeitsbereich-Website auf Freigegebene Dokumente.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie ein neues Dokument erstellen und hinzufügen möchten, klicken Sie auf Neu.

    • Wenn Sie ein vorhandenes Dokument hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hochladen. Klicken Sie dann auf Durchsuchen, um die Datei zu suchen, die Sie hinzufügen möchten. Wählen Sie die Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen. Wenn die Bibliothek bereits ein Dokument mit demselben Dateinamen enthält und Sie das vorhandene Dokument nicht überschreiben möchten, dann deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorhandene Dateien überschreiben.

  3. Klicken Sie auf OK

Tipp : Sie können der Bibliothek Freigegebene Dokumente der Dokumentarbeitsbereich-Website auch eine verknüpfte Kopie eines Dokuments aus einer anderen Bibliothek hinzufügen, indem Sie ein Ziel Senden an erstellen. Beim Aktualisieren des ursprünglichen Dokuments oder der verknüpften Kopie kann die Kopie am jeweils anderen Speicherort problemlos aktualisiert werden. Links zu weiteren Informationen über das Hinzufügen verknüpfter Kopien von Dokumenten zu anderen Bibliotheken Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Hinzufügen eines Benutzers

Damit Sie einer Dokumentarbeitsbereich-Website Benutzer hinzufügen können, benötigen Sie die Berechtigung zum Hinzfügen von Mitgliedern für die übergeordnete Website oder die Dokumentarbeitsbereich-Website. Wenn Sie der Dokumentarbeitsbereich-Website keine Benutzer hinzufügen können, wenden Sie sich an den Besitzer der übergeordneten Website.

  1. Klicken Sie auf der Homepage der Dokumentarbeitsbereich-Website in der Liste Mitglieder auf den Namen der Gruppe, der Sie den Benutzer hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie im Menü Neu Menü 'Neu' auf Benutzer hinzufügen.

  3. Geben Sie im Abschnitt Benutzer hinzufügen den Namen, Gruppennamen oder die E-Mail-Adresse des Benutzers oder der Gruppe ein, die Sie hinzufügen möchten. Trennen Sie bei mehreren Benutzern die Namen jeweils durch ein Semikolon (;). Sie können auch auf Durchsuchen Schaltflächensymbol klicken, um die Benutzer in der Bibliothek zu suchen und auszuwählen.

  4. Klicken Sie im Abschnitt Berechtigung erteilen auf die Gruppe, der Sie den Benutzer hinzufügen möchten.

  5. Klicken Sie auf OK

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Hinzufügen einer Aufgabe

Verwenden Sie die Liste Aufgaben auf der Dokumentarbeitsbereich-Website, um sich und anderen Mitgliedern des Arbeitsbereichs Arbeiten zuzuweisen. Die Mitglieder können dann problemlos den Status der ihnen zugewiesen Aufgaben aktualisieren und bekannt geben. Legen Sie in der Liste Aufgaben die Prioritäten und das Fälligkeitsdatum für Aufgaben fest sowie den Aufgabenstatus und wie viel der Aufgabe in Prozent abgeschlossen ist. Als Besitzer der Dokumentarbeitsbereich-Website können Sie der Liste Aufgaben, wie bei jeder andern Liste auf einer SharePoint-Website, auch benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Links zu weiteren Informationen über das Anpassen von Listen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  1. Klicken Sie auf der Startseite der Dokumentarbeitsbereichs-Website unter Aufgabe auf Neue Aufgabe hinzufügen.

  2. Geben Sie einen Namen für die Aufgabe im Feld Titel ein.

  3. Klicken Sie in der Liste Priorität auf die Priorität der Aufgabe.

  4. Klicken Sie in der Liste Status auf den Status der Aufgabe.

  5. Wenn Sie die Aufgabe zu jemandem zuordnen möchten, gehen Sie im Abschnitt Zugewiesen an folgendermaßen vor:

    • Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.

    • Geben Sie den vollständigen Namen der Person ein, der die Aufgabe zugewiesen werden soll, und klicken Sie anschließend auf Namen überprüfen  Schaltflächensymbol . Wenn die Person im Verzeichnis gefunden wird, wird der Name zur E-Mail-Adresse der betreffenden Person aufgelöst. Wenn die Person im Verzeichnis nicht gefunden wird, wird die Meldung Es wurde keine exakte Übereinstimmung gefunden angezeigt.

    • Klicken Sie auf Durchsuchen Schaltflächensymbol , um nach der Person zu suchen und sie im Verzeichnis auszuwählen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

  6. Geben Sie bei Bedarf im Feld Beschreibung eine kurze Beschreibung für den Vorgang ein.

  7. Geben Sie in das Feld Anfangstermin das Datum ein, an dem der Vorgang beginnt.

  8. Geben Sie im Feld Fälligkeitsdatum das Datum ein, an dem die Aufgabe abgeschlossen sein muss.

  9. Klicken Sie auf OK

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Hinzufügen einer Ankündigung

Verwenden Sie die Liste Ankündigungen, um wichtige Nachrichten zum Projekt für die Teammitglieder zu veröffentlichen, z. B. Abgabetermine oder Änderungen des Lieferumfangs, Vorstellung neuer Teammitglieder oder sonstige Informationen.

  1. Klicken Sie auf der Startseite der Dokumentarbeitsbereichs-Website auf Neue Ankündigung hinzufügen.

  2. Geben Sie im Feld Titel einen Titel für die Ankündigung ein.

  3. Geben Sie im Feld Textkörper den vollständigen Text Ihrer Ankündigung ein.

  4. Wenn die Ankündigung automatisch nach einem bestimmten Datum auslaufen soll, geben Sie das betreffende Datum im Feld Läuft ab ein.

  5. Klicken Sie auf OK

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Hinzufügen eines Links zur Hyperlinkliste

Sie können in der Liste Hyperlinks nützliche Links für die Teammitglieder freigeben. Die Liste kann einen schnellen Zugriff auf verwandte Informationen und Ressourcen ermöglichen, z. B. auf andere Websites.

  1. Klicken Sie auf der Startseite der Dokumentarbeitsbereichs-Website auf Neuen Hyperlink hinzufügen.

  2. Geben Sie im Abschnitt URL die Adresse der Website oder einen anderen Ressourcentyp ein, mit dem eine Verknüpfung hergestellt werden soll, und geben sie anschließend eine Beschreibung für das Hyperlink ein.

    Hinweis : Der von Ihnen im Feld Bitte geben Sie die Beschreibung ein eingefügte Text wird als Name des Hyperlinks in der Liste Hyperlinks angezeigt. Sie können Anmerkungen zum Hyperlink im Abschnitt Anmerkungen hinterlegen, allerdings erscheinen diese Informationen nicht in der Standardanzeige der Liste Hyperlinks, die auf der Startseite der Dokumentarbeitsbereichs-Website angezeigt wird.

  3. Klicken Sie auf OK

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Erstellen einer E-Mail-Benachrichtigung für eine Aufgabe

Nachdem Sie Aufgaben erstellt und Mitgliedern des Arbeitsbereichs zugewiesen haben, können Sie festlegen, dass Sie bei Änderungen der Elemente in der Liste Aufgaben eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Die Mitglieder können ebenfalls eigene Benachrichtigungen erstellen, um bei Änderungen sonstiger Elemente, die jeweils von Interesse sind, E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten.

Hinweis : Sie können E-Mail-Benachrichtigungen zu Aufgaben nur dann empfangen, wenn der Serveradministrator den Server mit Windows SharePoint Services zum Senden von E-Mail-Nachrichten aktiviert hat.

  1. Klicken Sie auf der Startseite der Dokumentarbeitsbereichs-Website auf Aufgaben.

    Wenn die Liste Aufgaben nicht auf der Startseite angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden und anschließend auf Aufgaben.

  2. Klicken Sie im Menü Aktion Abbildung des Menüs auf Benachrichtigen.

  3. Geben Sie im Abschnitt Titel der Warnung einen Namen für die Benachrichtigung ein.

  4. Im Abschnitt Benachrichtigungen senden an erscheint Ihr Name standardmäßig im Feld Benutzer. Sie können Benachrichtigungen auch an andere Mitglieder senden, indem Sie ihre Namen im Feld Benutzer jeweils durch Semikolon getrennt hinzufügen (;).

  5. Wählen Sie im Abschnitt Typ ändern die Art der Änderung aus, über die Sie benachrichtigt werden möchten.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Für diese Änderungen Benachrichtigungen senden einen Filter aus, um von Änderungen auf Grundlage bestimmter Kriterien zu erfahren.

    Tipp : Wahlweise können Sie auch Benachrichtigungen zu Elementen anfordern, die in einer bestimmten Ansicht der Liste Aufgaben angezeigt werden

  7. Wählen Sie im Abschnitt Zeitpunkt des Versendens von Benachrichtigungen aus, wie oft Sie benachrichtigt werden möchten.

  8. Klicken Sie auf OK

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Zurückpublizieren eines Dokuments in eine Dokumentbibliothek aus einem Dokumentarbeitsbereich

Wenn die Dokumentarbeitsbereich-Website auf einem vorhandenen Dokument basiert, das in einer Dokumentbibliothek gespeichert war, können Sie die ursprüngliche Kopie mit den Änderungen aktualisieren, die an der Kopie des Dokuments auf der Dokumentarbeitsbereich-Website vorgenommen wurden.

  1. Öffnen Sie auf der Dokumentarbeitsbereich-Website die Bibliothek mit dem Dokument.

  2. Zeigen Sie auf den Namen des Dokuments, klicken Sie auf den Pfeil, zeigen Sie auf Senden an, und klicken Sie dann auf Am Quellort veröffentlichen.

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Löschen einer Dokumentarbeitsbereich-Website

Nach Abschluss des Dokumentationsprojekts und nachdem die endgültigen Versionen der Dokumente an andere Speicherorte verschoben wurden, können Sie die Dokumentarbeitsbereich-Website wieder löschen. Zum Löschen der Webseite benötigen Sie die Berechtigungsstufe Vollzugriff. Websitebesitzer verfügen standardmäßig über diese Berechtigungsstufe.

Wichtig : Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente vor dem Löschen der Dokumentarbeitsbereich-Website an einem anderen Ort veröffentlicht wurden. Beim Löschen der Dokumentarbeitsbereich-Website werden alle enthaltenen Dokumente, Bibliotheken, Listen und Listendaten, Websiteeinstellungen, Berechtigungsstufen und Sicherheitsinformationen unwiderruflich gelöscht.

Klicken Sie auf der Homepage der Website auf das Menü Websiteaktionen Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

Hinweis : Zeigen Sie auf einer Website, für das das Menü Websiteaktionen angepasst wurde, auf Websiteeinstellungen, und klicken Sie dann auf die Einstellungen, die Sie anzeigen möchten.

  1. Klicken Sie in der Spalte Websiteverwaltung auf Diese Website löschen.

  2. Klicken Sie auf Löschen und dann auf OK, um das Löschen der Website zu bestätigen.

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