Erstellen und Verwalten der Liste der Projekt beteiligten

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Von Jane Suchan, PMP

Was ist ein Projekt beteiligter?     Es gibt viele Definitionen, und Sie unterscheiden sich von Quelle zu Quelle und Firma zu Unternehmen. Alle weisen darauf hin, dass es sich bei den Teilnehmern um Personen oder Gruppen handelt, die ein Interesse am Ergebnis eines Projekts haben. Das Stakeholder-Management steht für Relationship Management: Ziel ist es, das Engagement für Ihr Projekt zu erhalten und zu erhalten.

Hierin handelt es sich um Personen oder Gruppen in der Organisation, die das Projektergebnis interessieren oder davon betroffen sein werden. Bevor Sie jedoch mit der Erstellung und Verwaltung Ihrer Stakeholder-Liste beginnen, stellen Sie sicher, dass ihre Definition eines Stakeholders mit der Ihrer Organisation übereinstimmt.

Warum sind die Verantwortlichen für die Verwaltung wichtig?

Wir möchten, dass dies nicht der Fall ist, und wir müssen uns der Tatsache stellen, dass nicht alle 100 Prozent für das Projekt begeistert sein werden. Die Beteiligten müssen möglicherweise neue Tools oder Prozesse erlernen, die Kontrolle abgeben oder in einigen Extremfällen ihren Job verlieren. Die Belastung fällt auf den Projektmanager und die Sponsoren, um die Sorgen der Beteiligten zu vereinfachen, und es ist unwahrscheinlich, dass Sie alle Personen zufrieden stellen können. Einige müssen so gehandhabt werden, dass Sie Ihre Bemühungen nicht sabotieren können.

Grundlegendes zu Motivationen hilft Ihnen bei der Behebung von Problemen und der Vermeidung negativer Verhaltensweisen und Taktiken wie:

  • VerZögern der erforderlichen Eingaben oder Genehmigungen

  • Starten eines konkurrierenden Projekts

  • Zuweisen von Ressourcen zu anderen Projekten

  • Einnehmen in die politicking des Back-Room-Projekts, um das Projekt zu untergraben.

Die Vorteile der effektiven Verwaltung von Stakeholdern sind:

  • Reduzieren der Projektzyklus Zeit, indem Sie sich in der Politik nicht verzetteln.

  • Optimieren des Genehmigungsprozesses

  • Sicherstellen, dass Projekt Ressourcen verfügbar sind und konzentriert bleiben.

  • Informationen fließen zu lassen.

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Entwickeln einer stakeholderliste

Arbeiten Sie früh im Projekt mit Ihrem Projektsponsor zusammen, um eine Liste aller möglichen Stakeholder zu erstellen. Je nachdem, wie Sie diese Rolle definieren und welche Auswirkungen Ihr Projekt auf die Organisation hat, kann diese Liste sehr lang sein.

Die Liste "Stakeholder" ist ein Tool für den Projektmanager und eine wichtige Eingabe für den Projektkommunikationsplan. Basierend auf der Bewertung Ihrer Liste können Sie eine starke Kommunikationsstrategie planen. Und Sie müssen die Listendetails nicht über den Projektsponsor hinaus freigeben.

Bei den meisten Projekten kommen die Politik, also erwarten Sie, in einige trübe Gewässer zu stolpern, wenn Sie Ihre Stakeholder bewerten.

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Bewerten der Liste "Stakeholder"

Ermitteln Sie die Schlagkraft jedes stakeholders, und Kategorisieren Sie Sie nach der jeweiligen Einfluss Stufe. Einige werden die Möglichkeit haben, ein Projekt voranzutreiben. Dazu gehören möglicherweise der Projektsponsor oder leitende Manager. Aufgrund ihrer Positionen und Rollen für die Entscheidungsfindung sollten Sie diese Interessengruppen aufmerksam verfolgen. Andere sind möglicherweise Personen, die zwar nicht an einem Projekt den Stecker ziehen können, jedoch möglicherweise hinter den Kulissen arbeiten, um Sie zu untergraben und möglicherweise sogar zu beenden.

Eine weitere Ebene von Stakeholdern sind diejenigen, die Leben werden mit dem Produkt – manchmal täglich. Diese Gruppe stellt Eingaben in Form von Geschäftsanforderungen bereit, die erfüllt werden müssen. Sie haben die meisten Vorteile, wenn das Projekt erfolgreich ist, da es sich unmittelbar auf Sie auswirkt. Obwohl Sie ein Projekt häufig nicht direkt oder indirekt beenden können, sind Sie für den Erfolg dennoch unerlässlich. Wenn Ihre Anforderungen oder Bedenken nicht erfüllt werden, werden Sie schnell von ihren größten Unterstützern zu ihrem größten Problem.

Eine weitere Möglichkeit zum Organisieren von Teilnehmern besteht darin, Sie auf der Ebene der Beteiligung und der Verantwortlichkeit zu gruppieren. Eine Gruppe ist möglicherweise aktiv am Projekt beteiligt, und die Arbeit wird möglicherweise an einem bestimmten Punkt an einem anderen teilgenommen, und eine andere Person kann jedoch auch Stakeholder sein, die nicht aktiv eingebunden sind, aber die Kommunikation zum Projekt erhalten müssen.

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Verwenden von RACI zum Kategorisieren von Beteiligten

Verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert (RACI) ist ein Tool, das im organisatorischen Entwurf verwendet wird, um Stakeholder nach Ebene der Projektbeteiligung und-Verantwortlichkeit zuzuweisen und festzulegen. Dies ist eine nützliche Möglichkeit zum Kategorisieren ihrer Stakeholder, damit Sie die effektivste Kommunikationsstrategie für jede Person oder Gruppe planen können. Diese Stakeholder werden wie folgt definiert:

  • Verantwortlich    Diese Personen sind für das Ausführen einer Aufgabe verantwortlich.

  • Verantwortlich    Diese Person wird zum Konto aufgerufen, wenn die Aufgabe nicht abgeschlossen ist, und kann die Person verwalten, die für das Ausführen der Aufgabe verantwortlich ist. Projektmanager haben häufig diese Rolle.

  • Konsultiert    Wenn Sie nicht zur Rechenschaft gezogen werden oder für die Fertigstellung verantwortlich sind, wird diese Personen zu Aspekten der Aufgabe konsultiert.

  • Informiert    Der Inhaber dieser passiven Rolle wird informiert, ist aber nicht rechenschaftspflichtig oder für Aufgaben verantwortlich.

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Eine Unze der Verhinderung...

Bei der Projektverwaltung geht es um das Verwalten von Erwartungen. Arbeiten Sie früh in Ihren Projekten mit Ihrem Sponsor zusammen, um Ihre Stakeholder zu identifizieren und zu bewerten. Achten Sie darauf, Ihre Liste während der gesamten Lebensdauer des Projekts zu aktualisieren. Sie müssen wissen, wer Ihre Stakeholder sind und welche Interessen Sie haben, um diese effektiv zu verwalten. Sie erspart Ihnen langfristig Probleme und stellt sicher, dass Ihr Projekt erfolgreich ist.

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Informationen zur Autorin     Jane Suchan ist Programmmanager mit Erfahrung bei der Verwaltung von Unternehmensinitiativen und der Entwicklung von Methoden zum Projektmanagement. Jane lebt in Seattle, Washington.

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