Erstellen und Verwalten der Projektbeteiligtenliste

Von Jane Suchan, PMP

Was ist also nur ein Projektbeteiligter?     Es gibt viele Definitionen, und sie variieren von Quelle zu Quelle und Unternehmen zu Unternehmen. Alle deuten darauf hin, dass es sich bei den Beteiligten um Personen oder Gruppen handelt, die ein berechtigtes Interesse am Ergebnis eines Projekts haben. Stakeholder-Management ist ein Synonym für Beziehungsmanagement: Das Ziel ist es, Engagement für Ihr Projekt zu gewinnen und aufrechtzuerhalten.

Hierbei handelt es sich um Einzelpersonen oder Gruppen im organization, die ein Interesse an dem Projektergebnis haben oder davon betroffen sein werden. Bevor Sie jedoch mit dem Erstellen und Verwalten Ihrer Stakeholderliste beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihre Definition eines Stakeholders mit der Definition Ihres organization übereinstimmt.

Warum ist die Verwaltung von Stakeholdern wichtig?

So sehr wir denken, dass dies nicht der Fall ist, müssen wir uns der Tatsache stellen, dass nicht jeder zu 100 Prozent von dem Projekt begeistert sein wird. Projektbeteiligte müssen möglicherweise neue Tools oder Prozesse erlernen, die Kontrolle abgeben oder in einigen Extremfällen ihren Job verlieren. Die Last fällt auf den Projektmanager und die Sponsoren, um die Bedenken der Beteiligten zu lindern, und es ist unwahrscheinlich, dass Sie in der Lage sein werden, alle Menschen immer glücklich zu machen. Einige müssen so behandelt werden, dass sie Ihre Bemühungen nicht sabotieren können.

Wenn Sie Beweggründe verstehen, können Sie Bedenken angehen und negative Verhaltensweisen und Taktiken vermeiden, z. B.:

• Verzögern erforderlicher Eingaben oder Genehmigungen.

• Starten eines konkurrierenden Projekts.

• Erneutes Zuweisen von Ressourcen zu anderen Projekten.

• Sich im Hinterzimmer politisiert, um das Projekt zu untergraben.

Die Vorteile einer effektiven Verwaltung der Beteiligten sind:

• Reduzierung der Projektzykluszeit, indem verhindert wird, dass sie in der Politik stecken bleibt.

• Optimieren des Genehmigungsprozesses.

• Stellen Sie sicher, dass Projektressourcen verfügbar sind und den Fokus behalten.

• Datenfluss beibehalten.

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Entwickeln einer Stakeholderliste

Arbeiten Sie früh im Projekt mit Ihrem Projektsponsor zusammen, um eine Liste aller möglichen Projektbeteiligten zu erstellen. Je nachdem, wie Sie diese Rolle definieren und welche Auswirkungen Ihr Projekt auf die organization hat, kann diese Liste lang sein.

Die Liste der Projektbeteiligten ist ein Tool für den Projektmanager und ein wichtiger Input für den Projektkommunikationsplan. Basierend auf der Bewertung Ihrer Liste können Sie eine starke Kommunikationsstrategie planen. Außerdem müssen Sie die Listendetails nicht über den Projektsponsor hinaus freigeben.

Mit den meisten Projekten kommt politik, also erwarten Sie, in ein trübes Wasser zu stolperen, wenn Sie Ihre Projektbeteiligten bewerten.

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Bewerten der Liste der Beteiligten

Bestimmen Sie den Einfluss jedes Beteiligten, und kategorisieren Sie sie nach Einflussebene. Einige werden die Macht haben, ein Projekt voranzubringen. Dies kann den Projektsponsor oder leitende Manager umfassen. Aufgrund ihrer Positionen und Entscheidungsrollen sollten Sie diese Beteiligten genau überwachen. Andere können Menschen sein, die zwar nicht den Stecker für ein Projekt ziehen können, aber hinter den Kulissen daran arbeiten, es zu untergraben und möglicherweise sogar zu beenden.

Eine andere Ebene von Stakeholdern sind diejenigen, die leben werden mit dem Produkt — manchmal täglich. Diese Gruppe stellt Eingaben in Form von geschäftsspezifischen Anforderungen bereit, die erfüllt werden müssen. Sie haben das meiste zu gewinnen, wenn das Projekt erfolgreich ist, da es sie direkt betrifft. Obwohl sie ein Projekt oft nicht direkt oder indirekt beenden können, sind sie dennoch entscheidend für den Erfolg. Wenn ihre Bedürfnisse oder Bedenken nicht erfüllt werden, werden sie schnell von Ihren größten Unterstützern zu Ihrem größten Problem.

Eine weitere Möglichkeit zum Organisieren von Stakeholdern besteht darin, sie nach Beteiligungsgrad und Verantwortung zu gruppieren. Eine Gruppe kann aktiv an dem Projekt beteiligt sein und die Arbeit erledigen, eine andere kann irgendwann beteiligt sein, und eine andere gruppe kann Interessengruppen sein, die nicht aktiv sind, aber Mitteilungen über das Projekt erhalten müssen.

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Verwenden von RACI zum Kategorisieren von Projektbeteiligten

Verantwortlich, rechenschaftsfähig, konsultiert und informiert (RACI) ist ein Tool, das im Organisationsentwurf verwendet wird, um Projektbeteiligten anhand der Ebene der Projektbeteiligung und -verantwortung zuzuweisen und zu bestimmen. Dies ist eine nützliche Möglichkeit, Ihre Projektbeteiligten zu kategorisieren, damit Sie die effektivste Kommunikationsstrategie für jede Person oder Gruppe planen können. Diese Beteiligten sind wie folgt definiert:

• Verantwortlich    Diese Person ist für das Abschließen einer Aufgabe verantwortlich.

• Verantwortlich    Diese Person wird zur Rechenschaft gezogen, wenn die Aufgabe nicht abgeschlossen ist, und kann die Person verwalten, die für die Ausführung der Aufgabe verantwortlich ist. Projektmanager haben häufig diese Rolle.

• Konsultiert    Obwohl diese Person nicht verantwortlich oder für den Abschluss verantwortlich ist, wird sie zu Aspekten der Aufgabe konsultiert.

• Informiert    Der Inhaber dieser passiven Rolle wird auf dem Laufenden gehalten, ist aber nicht verantwortlich oder für Aufgaben verantwortlich.

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Ein Unzen Prävention ...

Beim Projektmanagement geht es um die Verwaltung von Erwartungen. Nehmen Sie sich früh in Ihren Projekten Zeit, um mit Ihrem Sponsor zusammenzuarbeiten, um Ihre Projektbeteiligten zu identifizieren und zu bewerten. Achten Sie darauf, Ihre Liste während der gesamten Projektlaufzeit zu aktualisieren. Sie müssen wissen, wer Ihre Projektbeteiligten sind und deren Interessen, um sie effektiv verwalten zu können. Es wird Sie auf lange Sicht vor Schwierigkeiten ersparen und sicherstellen, dass Ihr Projekt erfolgreich ist.

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