Erstellen und Verwalten benutzerdefinierter Kategorien und Gruppen im Navigationsbereich

In Microsoft Access 2010 werden Datenbankobjekte mithilfe des Navigationsbereichs verwendet und verwaltet, der das vorherige Datenbankfenster ersetzt. Im Navigationsbereich können Benutzer auch selbstdefinierte Kategorien und Gruppen erstellen, um die Datenbankobjekte wie gewünscht zu organisieren. Sie können beispielsweise Verknüpfungen zu ausschließlich den Objekten einrichten, die die Benutzer sehen sollen, damit sie ihre Aufgaben einfacher erledigen können.

In diesem Thema wird die Vorgehensweise zum Erstellen und Verwalten benutzerdefinierter Kategorien und Gruppen im Navigationsbereich erläutert.

Hinweis :  Der Navigationsbereich kann in einem Webbrowser nicht verwendet werden. Wenn Sie bei einer Webdatenbank den Navigationsbereich verwenden möchten, müssen Sie die Datenbank zuerst mit Access öffnen.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Erstellen benutzerdefinierter Kategorien und Gruppen

Erstellen einer benutzerdefinierten Kategorie

Erstellen einer benutzerdefinierten Gruppe

Hinzufügen von Objekten zu einer benutzerdefinierten Gruppe

Ausblenden der Gruppe 'Nicht zugewiesene Objekte'

Erstellen einer neuen benutzerdefinierten Gruppe anhand eines Objekts in einer vorhandenen benutzerdefinierten Gruppe

Ein- oder Ausblenden der Gruppen und Objekte in einer Kategorie

Ausblenden einer Gruppe in einer Kategorie

Wiederherstellen einer ausgeblendeten Gruppe in einer Kategorie

Ausblenden eines Objekts in der übergeordneten Gruppe

Ausblenden eines Objekts aus allen Kategorien und Gruppen

Wiederherstellen (Einblenden) eines ausgeblendeten Objekts

Entfernen und Wiederherstellen von Objekten in benutzerdefinierten Gruppen

Löschen von Objekten aus einer benutzerdefinierten Gruppe

Wiederherstellen eines Objekts in einer benutzerdefinierten Gruppe

Umbenennen eines Objekts in einer benutzerdefinierten Gruppe

Übersicht

In Access 2003 und früheren Versionen wurden Objekte in einer Datenbank (Tabellen, Berichte, Formulare usw.) im Datenbankfenster ausgeführt und verwaltet. Wenn Sie beispielsweise den Berichts-Assistenten starten oder den Entwurf eines Dateneingabeformulars ändern wollten, erfolgte dies im Datenbankfenster.

Wenn Sie das Suchen und Verwenden einer Objektgruppe einfacher gestalten wollten, wie beispielsweise Dateneingabeformulare oder wöchentlich ausgeführte Berichte, wurde eine Übersicht erstellt. Übersichten sind kleine Bildschirme mit Schaltflächen oder Verknüpfungen beispielsweise zum Öffnen eines Formulars oder Berichts. Mithilfe einer Übersicht können Datenbankobjekte ausgeblendet werden, die für andere Benutzer nicht angezeigt werden sollen, um so vor Beschädigungen geschützt zu werden. Wenn Benutzer beispielsweise keine Daten in einer zugrunde liegenden Tabelle ändern sollen, wird die Datenbank so konfiguriert, dass nur die Übersicht angezeigt wird und dadurch für Benutzer nur eine entsprechende Menge an Tools zur Verfügung steht.

Ab Access 2007 wurde das Datenbankfenster durch den Navigationsbereich ersetzt. Mithilfe des Navigationsbereichs kann eine Datenbank in vielerlei Hinsicht leichter und schneller genutzt werden:

  • Im Navigationsbereich bleiben Objekte in der Datenbank stets sichtbar.    Der Navigationsbereich kann nicht versehentlich von anderen Fenstern verdeckt werden.

  • Durch Bearbeiten der Kategorien und Gruppen im Navigationsbereich können Sie die Objekte bestimmen, die anderen Benutzern angezeigt werden.    Angenommen, Sie führen jeden Freitagmorgen drei Berichte aus. Anstatt eine lange Liste mit Datenbankobjekten zum Auffinden von Berichten zu durchlaufen, können Sie im Navigationsbereich eine benutzerdefinierte Kategorie erstellen und den Berichten in dieser Kategorie Verknüpfungen hinzufügen.

  • Sie können im Navigationsbereich Datenbankobjekte entsprechend Ihren Anforderungen organisieren    Sie können bis zu 10 benutzerdefinierte Kategorien erstellen, die Sie jederzeit ändern oder löschen können.

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Erstellen benutzerdefinierter Kategorien und Gruppen

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Kategorie erstellen, wird sie für die Datenbank erstellt, die Sie geöffnet haben, und bleibt dieser Datenbank zugeordnet. Sie können benutzerdefinierte Kategorien und Gruppen nicht in andere Datenbanken übertragen.

Benutzerdefinierte Kategorien und Gruppen werden im Dialogfeld Navigationsoptionen erstellt und verwaltet. Das Verfahren umfasst die folgenden allgemeinen Schritte:

  • Erstellen Sie zunächst eine benutzerdefinierte Kategorie. In Access wird eine Kategorie mit dem Namen Benutzerdefiniert bereitgestellt. Sie können diese Kategorie umbenennen und dann Ihren Anforderungen entsprechend Gruppen hinzufügen oder entfernen. Sie können auch jederzeit eine neue Kategorie erstellen.

  • Erstellen Sie anschließend mindestens eine Gruppe für die neue Kategorie.

  • Schließen Sie das Dialogfeld Navigationsoptionen, und weisen Sie der benutzerdefinierten Gruppe im Navigationsbereich die Datenbankobjekte durch Ziehen und Ablegen oder Kopieren und Einfügen zu. Sie ziehen oder kopieren die Objekte aus einer speziellen Gruppe mit dem Namen Nicht zugewiesene Objekte, die von Access erstellt wird, wenn Sie eine benutzerdefinierte Kategorie erstellen.

    Hinweis : Wenn Sie ein Datenbankobjekt aus der Gruppe Nicht zugewiesene Objekte zur benutzerdefinierten Gruppe hinzufügen, wird von Access eine Verknüpfung mit diesem Objekt erstellt. Sie verschieben oder kopieren nicht das Objekt selbst. Beim Umbenennen oder Löschen einer Verknüpfung in einer benutzerdefinierten Gruppe betreffen die Änderungen nicht das eigentliche Objekt, sondern nur die dazugehörige Verknüpfung.

  • Nachdem Sie die benutzerdefinierten Gruppen mit den gewünschten Objekten aufgefüllt haben, blenden Sie die Gruppe Nicht zugewiesene Objekte sowie alle anderen Gruppen aus, die nicht angezeigt werden sollen.

Erstellen einer benutzerdefinierten Kategorie

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menü am oberen Rand des Navigationsbereichs, und klicken Sie dann auf Navigationsoptionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Navigationsoptionen in der Liste Kategorien auf Element hinzufügen. In der Liste wird eine neue Kategorie angezeigt. In dieser Abbildung wird eine neue benutzerdefinierte Kategorie dargestellt:

    Neue benutzerdefinierte Kategorie im Navigationsbereich

  3. Geben Sie einen Namen für die neue Kategorie ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

    Versuchen Sie, einen sinnvollen Namen für die Benutzer der Datenbank zu wählen. Beachten Sie nach dem Erstellen des Namens, dass die Beschriftung für die Liste auf der rechten Seite so geändert wird, dass sie mit dem Namen übereinstimmt. Wenn der Name für die neue Kategorie beispielsweise Meine Übersicht heißt, lautet die Beschriftung in der Liste auf der rechten Seite Gruppen für "Meine Übersicht". Beachten Sie auch, dass die Liste eine Gruppe mit der Bezeichnung Nicht zugewiesene Objekte enthält. Diese Gruppe wird von Access standardmäßig erstellt und enthält alle Objekte in der Datenbank, die zum Auffüllen der benutzerdefinierten Gruppe dienen können.

    Nachdem Sie die benutzerdefinierte Kategorie angelegt haben, erstellen Sie eine oder mehrere Gruppen für diese Kategorie. Sie können so viele Gruppen wie benötigt erstellen. Lassen Sie das Dialogfeld Navigationsoptionen geöffnet, und führen Sie die folgenden Schritte durch.

Erstellen einer benutzerdefinierten Gruppe

  1. Klicken Sie unter der Liste Gruppen für "Gruppenname" auf Gruppe hinzufügen, und geben Sie dann einen Namen für die Gruppe ein. Sie können diesen Schritt beliebig oft wiederholen. Beispielsweise kann Meine Übersicht drei Gruppen enthalten: Dateneingabeformulare, Berichte und Abfragen. Die Gruppen, die Sie in diesem Stadium erstellen, sollten Ihren eigenen sowie den Anforderungen der Benutzer gerecht werden.

  2. Lassen Sie das Kontrollkästchen neben Nicht zugewiesene Objekte deaktiviert, und klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Navigationsoptionen wird von Access geschlossen, und dem Navigationsbereich wird die neue benutzerdefinierte Gruppe hinzugefügt, die jedoch noch nicht sichtbar ist.

  3. Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort, um die Gruppe sichtbar zu machen und der Gruppe Objekte hinzuzufügen.

Hinzufügen von Objekten zu einer benutzerdefinierten Gruppe

  1. Klicken Sie auf das Menü oben im Navigationsbereich, und klicken Sie im oberen Abschnitt des Menüs auf die neue Kategorie. Die für die Kategorie erstellten Gruppen werden im unteren Bereich des Menüs zusammen mit der Gruppe Nicht zugewiesene Objekte angezeigt.

  2. Wählen Sie in der Gruppe Nicht zugewiesene Objekte die gewünschten Elemente für die benutzerdefinierte Gruppe aus, und verschieben Sie diese dann in die Gruppe. In Access stehen mehrere Möglichkeiten zum Verschieben der ausgewählten Elemente zur Verfügung:

    • Ziehen Sie die Elemente einzeln.

    • Halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, klicken Sie auf mehrere Elemente, und ziehen Sie diese in die benutzerdefinierte Gruppe.

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der ausgewählten Elemente, zeigen Sie auf Zur Gruppe hinzufügen, und klicken Sie dann auf den Namen der benutzerdefinierten Gruppe.

Nach Fertigstellen kann die Gruppe Nicht zugewiesene Objekte im Navigationsbereich eingeblendet verbleiben oder ausgeblendet werden.

Ausblenden der Gruppe 'Nicht zugewiesene Objekte'

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menü im oberen Navigationsbereich, und klicken Sie auf Navigationsoptionen.

  1. Deaktivieren Sie im Bereich Gruppen für  Kategorie das Kontrollkästchen Nicht zugewiesene Objekte.

Nachdem Sie eine benutzerdefinierte Kategorie und eine Gruppe erstellt und dieser Gruppe einige Verknüpfungen hinzugefügt haben, können Sie mithilfe dieser Verknüpfungen weitere Gruppen hinzufügen. Die Vorgehensweise wird in den folgenden Schritten erklärt.

Erstellen einer neuen benutzerdefinierten Gruppe anhand eines Objekts in einer vorhandenen benutzerdefinierten Gruppe

Hinweis : Erstellen Sie zuerst gemäß den Anweisungen in den vorherigen Abschnitten eine benutzerdefinierte Kategorie und Gruppe, um dieses Verfahren zu verwenden.

  1. Klicken Sie, während eine benutzerdefinierte Kategorie im Navigationsbereich geöffnet ist, mit der rechten Maustaste auf ein Objekt, das Sie einer neuen Gruppe hinzufügen möchten.

  2. Zeigen Sie auf Zur Gruppe hinzufügen, und klicken Sie dann auf Neue Gruppe.

    Im Navigationsbereich wird eine neue Gruppe angezeigt. Eine neue benutzerdefinierte Gruppe im Navigationsbereich Geben Sie einen Namen für die neue Gruppe ein, und ziehen Sie dann nach Bedarf zusätzliche Verknüpfungen in die neue Gruppe.

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Ein- oder Ausblenden der Gruppen und Objekte in einer Kategorie

Sie können einige oder alle Gruppen in einer benutzerdefinierten Kategorie und einige oder alle Objekte in einer Gruppe ausblenden. Beachten Sie dabei folgende Aspekte:

  • Access bietet zwei Möglichkeiten, ein Objekt auszublenden. Sie können ein Objekt mithilfe von Befehlen im Navigationsbereich in der übergeordneten Gruppe und Kategorie ausblenden, oder Sie können für jedes Objekt eine Eigenschaft auswählen und das Objekt in allen Gruppen und Kategorien in der geöffneten Datenbank ausblenden.

  • Ausgeblendete Objekte und Gruppen können Sie vollständig unsichtbar machen, oder Sie können sie im Navigationsbereich als abgeblendete, nicht verfügbare Symbole anzeigen. Aktivieren oder deaktivieren Sie dazu im Dialogfeld Navigationsoptionen das Kontrollkästchen Ausgeblendete Objekte anzeigen. Mit diesem Kontrollkästchen können Sie eine Gruppe oder ein Objekt einblenden oder wiederherstellen.

Anhand der Schritte in den folgenden Abschnitten werden die Verfahren zum Ausführen dieser Aufgaben erläutert.

Ausblenden einer Gruppe in einer Kategorie

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste der Gruppe, die Sie ausblenden möchten, und klicken Sie dann auf Ausblenden.

    Hinweis : Sie können diese Aufgabe aber auch mithilfe des Dialogfelds Navigationsoptionen ausführen. Öffnen Sie das Dialogfeld (im nächsten Abschnitt erhalten Sie weitere Informationen zur Vorgehensweise), und deaktivieren Sie in der Liste Gruppen für "Kategorie" das Kontrollkästchen neben dem Namen der Gruppe, die Sie ausblenden möchten.

Wiederherstellen einer ausgeblendeten Gruppe in einer Kategorie

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste am oberen Rand des Navigationsbereichs, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Navigationsoptionen.

  2. Wählen Sie in der Liste Kategorien die Kategorie aus, die die ausgeblendete Gruppe enthält.

  3. Aktivieren Sie in der Liste Gruppen für "Kategorie" das Kontrollkästchen neben der ausgeblendeten Gruppe.

  4. Klicken Sie auf OK.

Ausblenden eines Objekts in der übergeordneten Gruppe

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Objekt, und klicken Sie dann auf Ausblenden.

Ausblenden eines Objekts aus allen Kategorien und Gruppen

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, das Sie ausblenden möchten, und klicken Sie dann auf Objekteigenschaften.

    Das Dialogfeld Eigenschaften wird angezeigt, und Access fügt den Namen des Objekts dem Dialogfeldtitel hinzu. Beim Öffnen eines Formulars mit der Bezeichnung "Bestellungen" wird als Dialogfeldtitel beispielsweise Bestellungen Eigenschaften angezeigt. In der folgenden Abbildung wird das Dialogfeld dargestellt.

    Das Dialogfeld 'Eigenschaften' für ein Datenbankobjekt in Access

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgeblendet.

  3. Klicken Sie auf OK.

Wiederherstellen (Einblenden) eines ausgeblendeten Objekts

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menü am oberen Rand des Navigationsbereichs, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Navigationsoptionen.

  2. Aktivieren Sie unter Anzeigeoptionen das Kontrollkästchen Ausgeblendete Objekte anzeigen.

  3. Klicken Sie auf OK, und wechseln Sie wieder zum Navigationsbereich. Der Bereich enthält für jedes ausgeblendete Objekt ein abgeblendetes Symbol.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn das Objekt nur in der übergeordneten Gruppe und Kategorie ausgeblendet wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, und klicken Sie dann auf Einblenden.

    • Wenn Sie das Objekt durch Festlegen der Eigenschaft Ausgeblendet in allen Kategorien und Gruppen ausgeblendet haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt. Klicken Sie auf Eigenschaften anzeigen, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgeblendet.

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Entfernen und Wiederherstellen von Objekten in benutzerdefinierten Gruppen

Die benutzerdefinierten Gruppen können sich aufgrund veränderter Benutzer- und Geschäftsanforderungen mit der Zeit ändern. Objekte in einer Gruppe können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden. In den folgenden Prozeduren wird die Vorgehensweise dazu erläutert.

Löschen von Objekten aus einer benutzerdefinierten Gruppe

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das zu entfernende Objekt, und klicken Sie dann auf Löschen.

Wiederherstellen eines Objekts in einer benutzerdefinierten Gruppe

  1. Blenden Sie die Gruppe Nicht zugewiesene Objekte ein, falls sie ausgeblendet ist.

    Wie zeige ich die Gruppe "Nicht zugewiesene Objekte" an?

    1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menü am oberen Rand des Navigationsbereichs, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Navigationsoptionen.

    2. Aktivieren Sie im Bereich Gruppen für "Kategorie" das Kontrollkästchen neben Nicht zugewiesene Objekte.

  2. Ziehen Sie bei Bedarf das Objekt, das Sie aus der Gruppe Nicht zugewiesene Objekte kopieren möchten, in die benutzerdefinierte Gruppe, oder kopieren Sie es und fügen es ein.

Umbenennen eines Objekts in einer benutzerdefinierten Gruppe

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Objekt, das Sie umbenennen möchten, und klicken Sie dann auf Verknüpfung umbenennen.

  2. Geben Sie den neuen Namen der Verknüpfung ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

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