Erstellen und Senden von E-Mail-Publikationen mit Publisher

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

E-Mails können eine effiziente und kostengünstige Art zum Pflegen Ihrer Kundenkontakte darstellen. Wenn Sie Microsoft Office Outlook 2007 als E-Mail-Programm verwenden, können Sie Publikationen schnell und einfach während der Arbeit mit Microsoft Office Publisher 2007 in E-Mail-Nachrichten versenden.

Inhalt dieses Artikels

Auswählen der besten Methode zur E-Mail-Übermittlung

Erstellen einer E-Mail-Publikation

Senden einer E-Mail-Publikation

Auswählen der besten Methode zur E-Mail-Übermittlung

Mit Office Publisher 2007 können Sie professionell aussehende E-Mail-Nachrichten auf die folgenden Arten versenden:

  • Senden einer einseitigen E-Mail-Nachricht mit Office Outlook 2007.

  • Erstellen einer Serien-E-Mail, deren Inhalt für jeden Empfänger in der Liste der Versandadressen personalisiert ist.

  • Senden einer Publikation als Anlage, entweder als Publikation, PDF-Datei oder XPS-Datei.

Bevor Sie sich für eine Option entscheiden, betrachten Sie die Inhalte, die Tools und die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe. Die folgende Tabelle hilft Ihnen zu entscheiden, welche E-Mail-Option für Ihre Zwecke am besten geeignet ist.

Ihre Ziele und die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe

Als Nachricht senden

Eine Serien-E-Mail erstellen

Als Publikation senden

Als PDF oder XPS senden

Sie wissen nicht, welche HTML-fähigen E-Mail-Programme die Empfänger der Nachricht verwenden.

X

X

X

Sie wissen nicht, ob die Empfänger über Publisher verfügen.

X

X

X

Sie wissen, dass die Empfänger über Publisher verfügen.

X

Die Empfänger sollen to die Inhalte im Originalformat lesen und drucken.

X

X

Sie möchten den Empfängern eine personalisierte Nachricht senden.

X

Sie möchten die Publikation mithilfe eines anderen E-Mail-Programms als Outlook senden.

X

X

Senden einer Nachricht

Wenn Sie eine Publikation als E-Mail-Nachricht senden, können die Empfänger die Nachricht in HTML-fähigen E-Mail-Clients - z. B. Windows Live Hotmail, MSN Hotmail, AOL und Yahoo, sowie in Microsoft Outlook, Outlook Express und Windows Mail lesen. Die Empfänger müssen zum Anzeigen der Nachricht nicht über Publisher verfügen, weil die gesendete Seite im Textkörper der E-Mail-Nachricht angezeigt wird.

Wichtig : Diese Option setzt voraus, dass Sie Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook Express (Version 5.0 oder höher) oder Windows Mail als Standard-E-Mail-Programm verwenden.

Wie lege ich das Standardprogramm für E-Mail fest?

Windows Vista

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start Schaltflächensymbol und dann auf Systemsteuerung.

  2. Klicken Sie auf Startseite der Systemsteuerung, dann auf Netzwerk und Internet und anschließend auf Internetoptionen, oder doppelklicken Sie in der klassischen Ansicht auf Internetoptionen.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Interneteigenschaften auf die Registerkarte Programme.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Programme auf Programme festlegen.

  5. Klicken Sie im Fenster Standardprogramme auf Standardprogramme festlegen.

    • Klicken Sie unter Programme auf das Programm, das Sie als Standard-E-Mail-Programm verwenden möchten. Klicken Sie dann auf Dieses Programm als Standard festlegen und anschließend auf OK.

Microsoft Windows XP

  1. Klicken Sie auf Start und dann auf Systemsteuerung.

  2. Klicken Sie in der Kategorieansicht auf Netzwerk- und Internetverbindungen und dann auf Internetoptionen, oder doppelklicken Sie in der klassischen Ansicht auf Internetoptionen.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Interneteigenschaften auf die Registerkarte Programme.

  4. Klicken Sie in der Liste E-Mail auf den Pfeil, wählen Sie das gewünschte E-Mail-Programm aus, und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis : Durch das Festlegen eines Programms als Standardprogramm für E-Mail, Kontakte und Kalender werden in Ihrem Outlook-Profil nicht automatisch E-Mail-Konten hinzugefügt oder konfiguriert. Bevor Sie E-Mail-Nachrichten in Outlook senden oder lesen können, müssen Sie auch das E-Mail-Konto hinzufügen und konfigurieren. Weitere Informationen zum Hinzufügen und Konfigurieren von E-Mail-Konten erhalten Sie über die Links im Abschnitt Siehe auch.

Newsletter als E-Mail-Nachricht

Senden einer Anlage

Wenn Sie eine Publikation als E-Mail-Anlage senden, muss der Empfänger über das entsprechende Programm zum Öffnen der Anlage verfügen, um die Publikation anzeigen zu können, z. B. Office Publisher 2007 oder Microsoft Publisher 2003 für eine Publikation, Adobe Acrobat Reader für eine PDF-Datei bzw. Microsoft Windows XP oder Windows Vista für eine XPS-Datei.

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Erstellen einer E-Mail-Publikation

Sie können eine Publikation auf drei Arten erstellen und als E-Mail-Nachricht versenden:

Erstellen einer Serien-E-Mail

Unabhängig davon, wie Sie die Publikation in Office Publisher 2007 erstellen können Sie eine persönliche Notiz durch Erstellen einer Serien für jeden Empfänger einfügen. Erstellen einer Serien an, wenn Sie eine große Anzahl von Nachrichten, die hauptsächlich identisch sind, senden möchten, aber auch einige eindeutigen Informationen in jeder Nachricht enthalten sein sollen. Weitere Informationen zu Serien finden Sie unter Erstellen einer Serien.

Erstellen einer E-Mail-Nachricht basierend auf einer vorhandenen Publikation

Wenn Sie bereits spezielle Druckpublikationen erstellt haben, um Ihre Kundenkontakte zu pflegen, können Sie diese als einseitige E-Mail-Nachricht versenden und so für eine breitere Zielgruppe verwenden. Wenn Sie z. B. einen Newsletter für Kunden erstellen, senden Sie ihn  - mit allen Topstorys - als E-Mail-Nachricht.

Wenn Sie in Office Publisher 2007 eine E-Mail-Nachricht senden, erledigt Publisher die Arbeit für Sie. Besteht die Publikation aus mehreren Seiten, können Sie wählen, ob Sie nur die aktuelle Seite oder alle Seiten senden möchten. Wenn Sie angeben, dass alle Seiten senden möchten, fasst Publisher die Inhalte aller Seiten auf einer E-Mail-Seite zusammen. Sie können diese Seite in der Vorschau anzeigen und Text und Grafiken neu anordnen. Außerdem können Sie Inhalte hinzufügen, die Publisher im Aufgabenbereich Zusätzlicher Inhalt abgelegt hat, weil das Programm keinen Platz für diese Inhalte bestimmen konnte.

Bevor Sie die E-Mail-Nachricht senden, prüft der Designdetektiv Ihre Nachricht auf potenzielle Probleme wie Schriftarten, die online nicht korrekt angezeigt werden (für das Web ungeeignete Schriftarten) oder Text, der als Bild exportiert wird (was die Dateigröße der E-Mail erhöht). Der Designdetektiv macht Vorschläge zur Beseitigung jedes gefundenen Problems.

Senden einer vorhandenen Publikation als E-Mail-Nachricht

  1. Öffnen Sie die Publikation, die die Seite(n) enthält, die Sie als E-Mail-Nachricht senden möchten.

  2. Zeigen Sie im Menü Datei auf E-Mail senden, und klicken Sie dann auf Als Nachricht senden.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Als Nachricht senden auf Alle Seiten senden oder Nur aktuelle Seite senden, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis : Besteht die Publikation nur aus einer Seite, wird das Dialogfeld Als Nachricht senden nicht angezeigt.

  4. Wenn Sie auf Alle Seiten senden klicken, können Sie die aktuelle Publikation speichern, bevor sie als E-Mail formatiert wird. Klicken Sie dann auf OK.

  5. Publisher ordnet den Inhalt auf einer einzigen Seite an. Sie können die Textfelder, Bilder und anderen Objekte wie in jeder Publikation neu anordnen. Enthält der Aufgabenbereich Zusätzlicher Inhalt auf der linken Seite Inhalte, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Zum Löschen eines Elements im Aufgabenbereich Zusätzlicher Inhalt klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Element und dann auf Löschen.

    • Zum Einfügen von zusätzlichen Inhalten aus dem Aufgabenbereich in die Publikation klicken Sie auf den Pfeil rechts neben jedem gewünschten Element und dann auf Einfügen.

    • Zum Verschieben von zusätzlichen Inhalten in die Inhaltsbibliothek klicken Sie auf den Pfeil rechts neben jedem gewünschten Element und dann auf In Inhaltsbibliothek verschieben.

  6. Klicken Sie auf Designdetektiv über dem oberen Lineal in der E-Mail-Publikation. Vergewissern Sie sich, dass links im Aufgabenbereich Designdetektiv die Option E-Mail-Prüfungen ausführen (nur aktuelle Seite) aktiviert ist. Überprüfen Sie dann die Liste der zu korrigierenden Elemente und die entsprechenden Lösungsvorschläge.

Verwenden einer vordefinierten E-Mail-Publikation

Office Publisher 2007 stellt viele Designs für attraktive, wirkungsvolle E-Mail-Publikationen bereit, die Sie ganz einfach als Nachrichten versenden können.

Neue E-Mail-Publikationstypen sind beispielsweise Newsletter, Briefe, Veranstaltungshinweise und Produktlisten. Für jeden dieser E-Mail-Publikationstypen stehen 45 Masterdesigns zur Auswahl, mit deren Hilfe Sie Ihre E-Mails konsistent mit der übrigen in Office Publisher 2007 erstellten Geschäftskommunikation und den Marketingmaterialien gestalten können. Anschließend können Sie die E-Mail-Publikation anpassen, indem Sie Platzhaltertexte und -grafiken durch eigene Texte ersetzen.

E-Mail-Vorlagen in Publisher

Verwenden einer vordefinierten Publikation

  1. Starten Sie Publisher.

  2. Klicken Sie in der Liste Publikationstypen auf die Option E-Mail.

  3. Klicken Sie unter E-Mail auf Neuere Designs oder Klassische Designs.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf die Vorschau des gewünschten Designs.

    • Suchen Sie in Microsoft Office Online nach zusätzlichen Vorlagen für E-Mail-Designs.

      Wie?

      Wichtig : Sie müssen zuerst eine Verbindung mit dem Internet herstellen, bevor Sie in Office Online nach Vorlagen suchen können.

      1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

        • Klicken Sie im Katalog E-Mail auf Vorlagen aus Microsoft Office Online anzeigen.

        • Geben Sie im Feld Nach Vorlagen suchen ein Stichwort ein, z. B. E-Mail. Klicken Sie in der Liste auf In Microsoft Office Online, und klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Suchen.

          Hinweis : Das Feld Nach Vorlagen suchen befindet sich über der Überschrift E-Mail.

      2. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage.

  5. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

    Hinweis : Wenn Sie eine von Office Online heruntergeladene Vorlage verwenden, können Sie das Design erst anpassen, nachdem Sie die Publikation erstellt haben.

    Vor der Erstellung der Publikation können Sie das Farb- und Schriftartenschema festlegen und Ihre Unternehmensinformationen einfügen. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie unter Anpassen auf das gewünschte Farb- und Schriftartenschema.

      Hinweis : Um zu verhindern, dass der Text der Publikation beim Senden der E-Mail in ein Bild konvertiert wird, wählen Sie ein für das Web geeignetes Schriftartenschema aus. Weitere Informationen zu für das Web geeigneten Schriftarten und Schriftartenschemas erhalten Sie, indem Sie auf einen Link im Abschnitt Siehe auch klicken.

    • Klicken Sie unter Anpassen auf den gewünschten Unternehmensinformationssatz, oder erstellen Sie einen neuen Satz.

  6. Klicken Sie auf Erstellen.

  7. Ersetzen Sie Text und Bilder in der E-Mail-Publikation durch eigene Inhalte.

    Weitere Informationen zum Arbeiten mit Text und Grafiken finden Sie unter Abrufen von Text auf der Seite in Publisher und Tipps zum Arbeiten mit Bildern.

  8. Speichern Sie die E-Mail-Publikation

Verwenden einer leeren Publikation

Wenn Sie die E-Mail-Publikation vollständig neu entwerfen möchten, können Sie mit einer leeren Publikation beginnen.

  1. Starten Sie Publisher.

  2. Klicken Sie in der Liste Publikationstypen auf die Option E-Mail.

  3. Klicken Sie unter E-Mail auf Leere Formate.

  4. Klicken Sie auf die gewünschte leere Vorlage.

  5. Klicken Sie unter Anpassen auf das gewünschte Farb- und Schriftartenschema und den gewünschten Unternehmensinformationssatz.

    Hinweis : Um zu verhindern, dass der Text der Publikation beim Senden der E-Mail in ein Bild konvertiert wird, wählen Sie ein für das Web geeignetes Schriftartenschema aus. Weitere Informationen zu für das Web geeigneten Schriftarten und Schriftartenschemas erhalten Sie, indem Sie auf einen Link im Abschnitt Siehe auch klicken.

  6. Klicken Sie auf Erstellen.

  7. Klicken Sie im Menü Anordnen auf Layoutführungslinien, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Äußere Führungslinien.

  8. Fügen Sie Text, Grafiken und beliebige andere Objekte in die Publikation ein.

  9. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Text und Grafiken finden Sie unter Abrufen von Text auf der Seite in Publisher und Tipps zum Arbeiten mit Bildern.

  10. Speichern Sie die E-Mail-Publikation

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Senden einer E-Mail-Publikation

Nachdem Sie die Publikation erstellt haben, können Sie sie senden.

Anzeigen einer Nachricht in der Vorschau und Senden der Nachricht.

Wenn Sie eine Seite als E-Mail-Nachricht senden, wird sie im HTML-Format gesendet, und auf dem Rechner des Empfängers braucht Office Publisher 2007 zum Anzeigen der Nachricht nicht installiert zu sein. Die gesendete Seite wird im Textkörper der E-Mail-Nachricht angezeigt.

Sie können die Nachricht vor dem Senden in der Vorschau überprüfen. Die Seite wird in Ihrem aktuellen Webbrowser angezeigt.

Wichtig : Wenn Sie eine einzelne Seite als E-Mail-Nachricht senden oder vor dem Senden in der Vorschau anzeigen möchten, muss Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook Express (Version 5.0 oder höher) oder Windows Mail auf dem Computer installiert sein. Weitere Informationen zum Hinzufügen und Konfigurieren von E-Mail-Konten erhalten Sie über die Links im Abschnitt Siehe auch.

  1. Um zu überprüfen, wie die gesendete Nachricht aussehen wird, zeigen Sie auf E-Mail senden im Menü Datei, und klicken Sie dann auf E-Mail-Vorschau.

    Die aktuelle Nachricht wird in Ihrem Browser angezeigt.

  2. Zeigen Sie zum Senden der Nachricht auf E-Mail senden im Menü Datei, und klicken Sie dann auf Als Nachricht senden.

  3. Geben Sie im Nachrichtenkopf in die Felder An und Ccdie E-Mail-Adressen der Empfänger ein, oder wählen Sie sie aus.

  4. Fügen Sie im Feld Betreff einen Titel für die E-Mail-Nachricht hinzu.

  5. Wählen Sie aus der Symbolleiste über dem Nachrichtenkopf bei Bedarf weitere Optionen aus.

  6. Klicken Sie auf Senden.

Hinweis : 

  • Nachdem Sie die Seite mithilfe der E-Mail-Vorschau überprüft haben, senden Sie sie als E-Mail-Nachricht an sich selbst. Überprüfen Sie, ob Sie weitere Änderungen vornehmen möchten, bevor Sie die Nachricht an die beabsichtigten Empfänger senden. Wenn Sie die Seite an Ihr eigenes E-Mail-Konto senden, können Sie auch die Dateigröße überprüfen (falls die Dateigröße für die Empfänger ein Problem darstellt).

  • Das Aussehen der E-Mail-Nachricht kann je nach dem vom Empfänger eingesetzten E-Mail-Programm geringfügig variieren. Wenn Sie genau wissen möchten, wie die Nachricht aussieht, wenn sie mit einem bestimmten E-Mail-Programm geöffnet wird, führen Sie einen Test mit einem oder mehreren Kollegen oder Bekannten durch, die das Programm einsetzen. Befinden sich diese Personen in der Nähe, senden sie ihnen die Seite, und überprüfen Sie die Darstellung in deren E-Mail-Programm selbst. Ansonsten bitten Sie sie um ein Feedback, bevor Sie die Nachricht an einen größeren Verteiler senden.

Senden einer Publikation als E-Mail-Anlage

Wenn die Empfänger den Inhalt der Publikation im Originalformat lesen udn drucken sollen, senden Sie die Publikation als Anlage. Wenn Sie Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook Express (Version 5.0 oder höher) oder Windows Mail auf dem Computer installiert haben, können Sie eine E-Mail-Nachricht senden, und dieser die Publikation als Anlage in einem der folgenden Formate hinzufügen:

  • als Publisher-Publikation

  • als PDF-Datei

  • als XPS-Datei

Hinweis : Eine PDF- oder XPS-Datei aus einem 2007 Microsoft® Office System-Programm kann erst nach der Installation eines Add-Ins gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren der Unterstützung für andere Dateiformate wie PDF und XPS.

Tipp : Wenn Sie weder Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003 oder Outlook Express (Version 5.0 oder höher) noch Windows Mail als Standard-E-Mail-Programm einsetzen, können Sie die E-Mail-Publikation als PDF- oder XPS-Datei veröffentlichen und diese PDF- oder XPS-Datei als Anlage zu einer E-Mail-Nachricht in Ihrem E-Mail-Programm hinzufügen.

Wenn Sie die Publikation als E-Mail-Anlage versenden, müssen Sie die Darstellung der Publikation nicht in einem Browser überprüfen, weil die E-Mail-Empfänger die Publikation in dem entsprechenden Programm öffnen, z. B. Office Publisher 2007 oder Microsoft Publisher 2003 bei einer Publikation, Adobe Reader bei einer PDF-Datei bzw. Microsoft Windows XP oder Windows Vista bei einer XPS-Datei.

Senden einer Anlage

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf E-Mail senden, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

    • Zum Senden der Publikation als Anlage klicken Sie auf Publikation als Anlage senden.

      Hinweis : Wenn Sie eine Publisher-Publikation als E-Mail-Anlage senden, müssen die Empfänger über Office Publisher 2007 oder Office Publisher 2003 verfügen, um die Publikation anzeigen zu können.

    • Zum Senden der Publikation als PDF-Anlage klicken Sie auf Publikation als PDF-Anlage senden.

    • Zum Senden der Publikation als XPS-Anlage klicken Sie auf Publikation als XPS-Anlage senden.

  2. Geben Sie im Nachrichtenkopf in die Felder An und Ccdie E-Mail-Adressen der Empfänger ein, oder wählen Sie sie aus.

  3. Fügen Sie im Feld Betreff einen Titel für die E-Mail-Nachricht hinzu.

  4. Wählen Sie aus der Symbolleiste über dem Nachrichtenkopf bei Bedarf weitere Optionen aus.

  5. Klicken Sie auf Senden.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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