Erstellen und Freigeben öffentlicher Ordner

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Für diese Funktion ist die Verwendung eines Microsoft Exchange Server 2000- oder Exchange Server 2003- oder Exchange Server 2007-Kontos erforderlich. Die meisten privaten und persönlichen Konten verwenden kein Microsoft Exchange. Weitere Informationen zu Microsoft Exchange-Konten und zur Ermittlung der Version von Exchange, mit der Ihr Konto eine Verbindung herstellt, finden Sie unter den Links im Abschnitt "Siehe auch".

Über öffentliche Ordner können Informationen in einem Unternehmen erfasst, organisiert und für Andere freigegeben werden. In der Regel werden öffentliche Ordner von Projektteams oder Benutzergruppen verwendet, um Informationen auf einem gemeinsamen Interessensgebiet freizugeben. Diese Ordner können von Microsoft Outlook aus verwaltet werden. Öffentliche Ordner können jeden beliebigen Typ an Outlook-Ordnerobjekten enthalten, z. B. Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen, Formulare, Dateien und Beiträge.

Das Erstellen und Freigeben von Informationen in einem öffentlichen Ordner beinhaltet mehrere Schritte.

Was möchten Sie tun?

Erstellen eines öffentlichen Ordners und Festlegen von Berechtigungen, Ansichten, Formularen und Regeln

Erstellen eines moderierten öffentlichen Ordners

Erstellen eines öffentlichen Ordners und Angeben von Berechtigungen, Ansichten, Formularen und Regeln

Um einen öffentlichen Ordner zu erstellen, benötigen Sie die Berechtigung, Ordner in einem bereits vorhandenen öffentlichen Ordner zu erstellen. Informationen über das Erhalten von Berechtigungen erhalten Sie bei Ihrem Administrator.

  1. Erstellen des öffentlichen Ordners

    1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie anschließend auf Ordner.

    2. Geben Sie im Feld Name einen Namen für den Ordner ein.

    3. Klicken Sie im Feld Ordner enthält auf den Ordnertyp, den Sie erstellen möchten.

    4. Klicken Sie in der Liste Ort auf den Speicherort, an dem der neue Ordner angelegt werden soll.

      Starten Sie schnell einen öffentlichen Ordner mit vorhandenen Elementen.

      1. In der Ordnerliste, im Navigationsbereich, klicken Sie auf den Ordner, die Sie kopieren möchten.

      2. Im Menü Datei zeigen Sie auf den Ordner, und klicken Sie dann auf Kopieren Ordnernamen ein.

      3. Klicken Sie in der Liste auf den Ordner, in den der Ordner kopiert werden soll.

  2. Festlegen von Berechtigungsstufen

    1. Klicken Sie in der Ordnerliste im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

      Sie müssen über die Berechtigung "Besitzer" für einen öffentlichen Ordner festlegen von Freigabeberechtigungen für den Ordner ein. Sie können Berechtigungen für nur einen Ordner gleichzeitig festlegen.

    2.  Klicken Sie auf die Registerkarte Berechtigungen.

    3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

    4. Geben Sie im Feld Suchen den Namen der Person ein, der Sie Freigabeberechtigungen erteilen möchten.

    5. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

    6. Klicken Sie in der Liste Name auf den Namen der Person, die Sie hinzugefügt haben.

    7. Wählen Sie unter Berechtigungen die gewünschten Einstellungen aus.

      Hinweis : Sie können jeder Person, die auf den Ordner zugreifen kann, dieselben Berechtigungen zuweisen, indem Sie in der Liste Name auf Standard klicken.

  3. Erstellen von Ansichten zum Organisieren und Suchen von Informationen

    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    1. Neuerstellen einer Ansicht   

      1. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Ansichten definieren.

      2. Klicken Sie auf Neu.

      3. Geben Sie im Feld Name der neuen Ansicht einen Namen ein.

      4. Wählen Sie im Feld Ansichtstyp den gewünschten Ansichtstyp aus.

      5. Klicken Sie unter Kann angewendet werden auf auf eine Option, um den Einsatzbereich der Ansicht zu ändern.

      6. Klicken Sie auf OK.

      7. Klicken Sie unter Beschreibung auf eine Schaltfläche, und wählen Sie dann die entsprechenden Optionen aus, um die Ansicht weiter anzupassen.

      8. Klicken Sie auf OK, wenn Sie alle Optionen ausgewählt haben.

      9. Klicken Sie auf Ansicht übernehmen, um die Ansicht sofort zu verwenden.

    2. Erstellen einer Ansicht basierend auf einer Standardansicht   

      1. Wechseln Sie zu der Ansicht, auf der die neue Ansicht basieren soll.

      2. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Aktuelle Ansicht anpassen.

      3. Klicken Sie für jede Änderung, die durchgeführt werden soll, unter Beschreibung auf eine Schaltfläche, und wählen Sie dann die gewünschten Optionen aus.

      4. Schließen Sie das Dialogfeld Ansicht anpassen, wenn Sie die gewünschten Änderungen durchgeführt haben.

      5. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Ansichten definieren.

      6. Klicken Sie im Feld Ansichten für den Ordner Ordnername auf aktuelle ansichtseinstellungen.

      7. Klicken Sie auf Kopieren.

      8. Geben Sie im Feld Name der neuen Ansicht einen Namen ein.

      9. Klicken Sie unter Kann angewendet werden auf auf eine Option, um den Einsatzbereich der Ansicht zu ändern.

        Hinweis : Neue Ansichten werden in der Aktuellen Ansicht   Untermenü hinzugefügt (zeigen Sie im Menü Ansicht auf Anordnen nach ).

  4. Ändern der Standardansicht für den Ordner

    Um die Standardansicht für einen öffentlichen Ordner zu ändern, benötigen Sie für den Ordner die Berechtigung Besitzer. Darüber hinaus muss mindestens eine benutzerdefinierte Ansicht für den Ordner festgelegt worden sein, die jedem Benutzer des Ordners angezeigt werden kann.

    1. Klicken Sie in der Ordnerliste im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

    2.  Klicken Sie auf die Registerkarte Ordnerverwaltung

      Wenn die Registerkarte Ordnerverwaltung nicht angezeigt wird, verfügen Sie nicht über die Berechtigung Besitzer.

    3. Geben Sie in der Liste Erste Ansicht des Ordners die Ansicht ein, die bei jedem Öffnen des Ordners angezeigt werden soll.

      Die Ansicht Normal zeigt die Microsoft Outlook-Standardansicht für den im Ordner enthaltenen Elementtyp an.

  5. Festlegen der Formulare, die anderen Benutzern zur Verfügung stehen, um Nachrichten in dem öffentlichen Ordner abzulegen

    Sie müssen über die Berechtigung Stufe 6, über die Berechtigung Stufe 7 oder über die Berechtigung Stufe 8 (Besitzer) verfügen, um Formulare zu einem freigegebenen privaten Ordner oder zu einem öffentlichen Ordner hinzuzufügen. Wenn es sich bei dem Ordner um einen öffentlichen Ordner handelt und Sie über die Berechtigung Besitzer verfügen, können Sie die Formulare, die anderen Personen, die den Ordner verwenden, zur Verfügung stehen, beschränken.

    1. Klicken Sie in der Ordnerliste im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

    2. Klicken Sie auf die Registerkarte Formulare.

    3. Um ein Formular zur Liste Diesem Ordner zugeordnete Formulare hinzuzufügen, klicken Sie auf Verwalten, und geben Sie das Formular an.

    4. Klicken Sie auf Schließen.

    5. Um die Formulare zu beschränken, die anderen Personen, die den Ordner verwenden, zur Verfügung stehen sollen, klicken Sie unter Folgende Formulare für diesen Ordner zulassen auf eine Option.

  6. Erstellen von Regeln zum Bearbeiten von Elementen, die im Ordner bereitgestellt wurden

    Sie müssen die Berechtigung "Besitzer" für einen öffentlichen Ordner zu erstellen oder Ändern von Regeln.

    1. Klicken Sie in der Ordnerliste im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner, für den Sie Regeln erstellen oder ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

    2.  Klicken Sie auf die Registerkarte Ordnerverwaltung

    3. Klicken Sie auf Ordner-Assistent.

    4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

      • Um eine Regel zu erstellen, klicken Sie auf Regel hinzufügen.

      • Um eine vorhandene Regel zu ändern, klicken Sie in der Liste auf eine Regel und dann auf Regel bearbeiten.

    5. Geben Sie die Bedingungen ein, die das Element erfüllen muss, damit die Aktion ausgeführt wird. Um weitere Bedingungen anzuzeigen, klicken Sie auf Weitere Optionen.

    6. Wählen Sie unter Folgende Aktionen ausführen die gewünschten Optionen aus.

      Hinweis : Wenn Sie eine Regel erstellen, ist diese standardmäßig aktiv.

  7. Hinzufügen von Informationen zu öffentlichen Ordnern

    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

Freigeben eines Kalenders

Freigeben einer Kontaktliste

Freigeben einer Aufgabenliste

Bereitstellen von Informationen für einen öffentlichen Ordner

Freigeben eines Kalenders

  1. Erstellen Sie einen neuen Ordner, und wählen Sie in der Liste Ordner enthält Elemente des Typs die Option Kalenderelemente aus.

  2. Klicken Sie in der Liste Ordner soll angelegt werden unter auf Kalender, und klicken Sie auf OK.

  3. Fügen Sie dem Ordner Besprechungen und Ereignisse hinzu.

Freigeben einer Kontaktliste

  1. Erstellen Sie einen neuen Ordner, und wählen Sie Kontakt in der Liste Ordner enthält Elemente des Typs aus.

  2. Klicken Sie in der Liste Ort auf Kontakte, und klicken Sie auf OK.

  3. Fügen Sie dem Ordner Kontakte hinzu.

    Hinweis : Die freigegebene Kontaktliste wird im Outlook-Adressbuch bzw. im Ordner Kontakte angezeigt.

Freigeben einer Aufgabenliste

  1. Erstellen Sie einen neuen Ordner, und wählen Sie Aufgabe in der Liste Ordner enthält Elemente des Typs aus.

  2. Klicken Sie in der Liste Ort auf Aufgaben, und klicken Sie auf OK.

  3. Fügen Sie dem Ordner Aufgaben hinzu.

    Hinweis : Während Sie eine Aufgabenliste an einen öffentlichen Ordner senden können, können Sie weder an einen öffentlichen Ordner eine Aufgabenanfrage senden noch aus einem öffentlichen Ordner eine Aufgabenanfrage erstellen.

Bereitstellen von Informationen in einem öffentlichen Ordner

  1. Öffnen Sie den öffentlichen Ordner, in dem Sie Informationen bereitstellen möchten.

  2. Um das Standardformular zum Bereitstellen von Informationen zu verwenden, zeigen Sie im Menü Datei auf Neu und klicken dann auf Neue Bereitstellung in diesen Ordner.

  3. Geben Sie in das Formular die Informationen ein, die Sie bereitstellen möchten.

  4. Klicken Sie auf Bereitstellen.

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Erstellen eines moderierten öffentlichen Ordners

Sie müssen Besitzer (Berechtigung) für einen öffentlichen Ordner können, um ihn als moderierten Ordner festzulegen.

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Ordnerverwaltung auf Moderierter Ordner.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ordner als moderierten Ordner einrichten.

  4. Geben Sie im Feld Neue Objekte weiterleiten den Namen der Person ein, die die eingehenden Nachrichten erhält, bzw. den Namen eines alternativen öffentlichen Ordners, in dem die Nachrichten zur Durchsicht gespeichert werden. Der Moderator, der die Überprüfung durchführt, wird in Schritt 6 angegeben.

  5. Optional: Um automatisch eine Antwort zu senden, wenn der Moderator eine neue Nachricht empfängt, aktivieren Sie eine Option unter Auf neue Objekte antworten mit.

    Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Standardantwort   

      • "Vielen Dank für Ihren Beitrag. Beachten Sie, dass Beiträge in einigen Ordnern oder Diskussionsgruppen zunächst darauf geprüft werden, ob sie für die Veröffentlichung geeignet sind. In diesen Fällen werden genehmigte Beträge mit Verzögerung angezeigt."

    • Benutzerdefinierte Antwort   

      • Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Antwort und dann auf Vorlage. Geben Sie den Text für die benutzerdefinierte Antwort ein.

        Moderatoren erhalten keine dieser Antworten, wenn sie Nachrichten bereitstellen.

  6. Um Namen von Moderatoren hinzuzufügen oder zu entfernen, klicken Sie auf Hinzufügen bzw. Entfernen.

  7. Optional: Um die Eigenschaften eines ausgewählten Moderators anzuzeigen, klicken Sie auf Eigenschaften.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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