Erstellen und Drucken von Etiketten mit der Seriendruckfunktion

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Wenn Sie die Etiketten zu verwenden, um ein Massen Mailing an Personen in Ihrer Adressliste senden möchten, können Sie beim Seriendruck verwenden, um einen Bogen mit Adressetiketten zu erstellen. Jedes Etikett enthält eine Adresse aus der Liste. Sie können auch Etiketten erstellen und Drucken , ohne Verwendung des Seriendrucks.

Hinweis : Wenn der Seriendruck direkt in Umschläge erfolgen soll, finden Sie weitere Informationen unter Seriendruck mit Umschlägen.

Drei Dateien im Seriendruckvorgang: Ein Hauptdokument plus eine Mailingliste erzeugen Serien von Briefen oder E-Mail-Nachrichten, Umschläge oder Etiketten.

Am Erstellen und Drucken von Etiketten mithilfe des Seriendrucks sind folgende Dokumente beteiligt:

  • Ihr Hauptdokument
    Mit diesem Dokument richten Sie das Layout der Etiketten im Seriendruck ein. Sie können auch festlegen, dass bestimmte Angaben auf jedem Etikett wiederholt werden, z. B. ein Firmenlogo oder die Absenderadresse auf Versandetiketten.

  • Ihre Mailingliste
    Die Mailingliste ist die Datenquelle, die Word beim Seriendruck verwendet. Diese Datei enthält die auf den Etiketten auszudruckenden Adressen.

Wenn Sie diese beiden Dokumente kombinieren, können Sie Ihre Adressetiketten verwenden.

Schritt 1. Einrichten Ihrer Mailingliste

Als Mailingliste kann eine Excel-Tabelle, ein Verzeichnis mit Outlook-Kontakten, eine Access-Datenbank oder eine Office-Adressliste verwendet werden. Sie enthält die Datensätze, aus denen Word Informationen abruft, um die Adressen für die Etiketten zu erstellen.

  • Wenn Sie noch nicht über eine Mailingliste verfügen, können Sie während des Seriendrucks eine neue Liste in Word erstellen.

  • Stellen Sie bei Verwendung einer Excel-Tabelle sicher, dass die Spalte für Postleitzahlen als Text formatiert ist, damit keine Nullen verloren gehen. Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten einer Excel-Datenquelle für einen Word-Seriendruck.

  • Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Outlook Ihr Standard-E-Mail-Programm ist.

Schritt 2: Vorbereiten des Hauptdokuments für die Etiketten

  1. Wählen Sie in Word nacheinander Datei > Neu > Leeres Dokument aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten den Befehl Seriendruck starten > Etiketten aus.

    Klicken Sie auf "Seriendruck starten", und wählen Sie "Etiketten" aus, um einen Etikettenbogen für den Seriendruck zu erstellen.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Etiketten einrichten unter Etiketteninformationen in der Liste Etikettenlieferanten Ihren Etikettenhersteller aus.

    Optionen für Etikettenlieferant und Etikettennummer

  4. Wählen Sie in der Liste Etikettennummer die Nummer aus, die der Etikettennummer auf dem Paket mit den Etikettenbögen entspricht.

    Hinweis : Wenn Sie einen Endlosdrucker verwenden, wird eine andere Liste von Etikettennummern angezeigt. Wählen Sie unter Druckerinformationen die Option Endlosdrucker aus, um die entsprechende Liste anzuzeigen.

  5. Wählen Sie OK aus.

    Im Dokument sollten die Abmessungen und die Form der ausgewählten Etiketten angezeigt werden. Falls nicht, wählen Sie auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Tabelle die Option Gitternetzlinien anzeigen aus.

    Eine Seite mit leeren Etiketten in Word 2016

Schritt 3: Verknüpfen der Mailingliste mit den Etiketten

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten den Befehl Empfänger auswählen aus, und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus:

    Befehl "Neue Liste eingeben"

    • Wenn Sie keine Adressenliste haben, wählen Sie Neue Liste eingeben aus, und erstellen Sie eine.

      oder

    • Wenn Ihre Adressenliste in einer Excel-Tabelle, einer Access-Datenbank oder einem anderen Typ einer Datendatei enthalten ist, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden. Wechseln Sie dann zu Ihrer Liste, und wählen Sie Öffnen aus.

      oder

    • Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte verwenden, wählen Sie Aus Outlook-Kontakten auswählen aus.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie Etiketten für die gesamte Adressliste erstellen möchten, wechseln Sie zu "Schritt 4: Hinzufügen der Adressen zu den Etiketten".

      oder

    • Wenn Sie nur für einige Namen in der Liste Etiketten erstellen möchten, wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen die Option Empfängerliste bearbeiten aus.

      Wählen Sie im Rahmen des Word-Seriendrucks auf der Registerkarte "Sendungen" in der Gruppe "Seriendruck starten" die Option "Empfängerliste bearbeiten" aus.

  3. Wählen Sie im Feld Seriendruckempfänger die Namen aus, die Sie auf die Etiketten drucken möchten.

    Auswählen von Zeilen durch Aktivieren des Kontrollkästchens

    Hinweis : Sie können die Liste auch sortieren oder filtern, um sich das Auffinden von Namen und Adressen zu erleichtern.

Schritt 4: Hinzufügen der Adressen zu den Etiketten

Der Adressblock ist ein Seriendruckfeld. Das Seriendruckfeld ist eine Art Platzhalter, mit dem Sie angeben, an welcher Stelle die Adressen auf dem Etikett angezeigt werden sollen.

Tipp : Wenn Sie dem Etikett ein Bild (z. B. ein Logo) hinzufügen möchten, das vor dem Adressblock angezeigt werden soll, empfiehlt es sich, dies jetzt zu tun. Folgen Sie den Anweisungen im Unterabschnitt "Hinzufügen eines Bilds zum Etikett" von Schritt 4.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen den Befehl Adressblock aus.

    Wählen Sie als Teil des Word-Seriendruck auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und Einfügen des Adressblocks aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen ein Format für den Namen des Empfängers aus, wie er auf dem Etikett angezeigt werden soll.

    Adressblockoptionen

    Hinweis : Wählen Sie die Option Vorschau Ergebnisse und dann die Datensatzschaltfläche Weiter Schaltfläche "Nächster Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck oder Zurück Schaltfläche "Vorheriger Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck aus, um sich innerhalb der Datensätze in der Datenquelle zu bewegen und anzuzeigen, wie eine Adresse auf dem Etikett aussehen wird.

  3. Wählen Sie OK aus.

    Tipp : Wenn Sie die Ausrichtung des Adressblocks auf den Etiketten ändern möchten, markieren Sie den Adressblock, und wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz die Option Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig oder Blocksatz aus.

  4. Wählen Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfügen die Option Etiketten aktualisieren aus, um die Änderung auf die einzelnen Etiketten anzuwenden.

    Klicken Sie auf die Schaltfläche "Etiketten aktualisieren" im Menüband, um Änderungen auf den gesamte Etikettenbogen anzuwenden.

    Hinweis : Wenn die Adressen nicht angezeigt werden, wählen Sie Vorschau Ergebnisse aus.


Hinzufügen eines Bilds zum Etikett

Sie können ein Bild in das Etikett einfügen, z. B. ein Logo. Nach dem Einfügen können Sie die Größe, das Format und den Stil des Bilds ändern.

  1. Nachdem Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen ein Etikettenformat ausgewählt haben, platzieren Sie den Cursor links von der Feldfunktion «AddressBlock».

    In den Layoutoptionen können Sie das Bild positionieren, indem Sie Quadrat oder Passend auswählen.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Einfügen die Option Bilder aus, suchen Sie die gewünschte Datei, markieren Sie sie, und wählen Sie dann Einfügen aus.

  3. Führen Sie ggf. einen der folgenden Schritte aus, um das Bild anzupassen:

    • Ändern Sie die Größe manuell (mithilfe eines Ziehpunkts), ändern Sie die Ausrichtung (indem Sie "Drehen" auswählen), oder verschieben (ziehen) Sie das Bild.

      oder

    • Wählen Sie Layoutoptionen Die Schaltfläche "Layoutoptionen" aus, um mit den verfügbaren Optionen zu arbeiten.

  4. Wählen Sie Sendungen > Etiketten aktualisieren aus, damit das Bild auf jedem Etikett angezeigt wird.

Tipps zum Arbeiten mit Bildern finden Sie unter Einfügen von Bildern in Office 2013 und Office 2016.


Überprüfen der Seriendruckfeldnamen

Stellen Sie sicher, dass Word die Namen und Adressen in Ihrer Adressenliste findet.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen den Befehl Übereinstimmende Felder festlegen aus.

  2. Im Feld Übereinstimmende Felder festlegen enthält die Spalte auf der linken Seite die Namen der Felder, die Word in einem Adressblock verwendet. In der Spalte auf der rechten Seite können Sie die Felder in der Datenquelle mit diesen Feldnamen abgleichen. Stellen Sie sicher, dass die Namen der Felder, die auf der linken Seite angezeigt werden, mit den Namen der Spaltenüberschriften für Datensätze in Ihrer Mailingliste übereinstimmen, damit Word die richtigen Daten an der richtigen Stelle auf dem Etikett verwenden kann.

    Dialogfeld "Übereinstimmende Felder festlegen"
  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn die angezeigten Feldnamen mit den Spaltenüberschriften übereinstimmen, die Sie für Datensätze in Ihrer Adressenlisten-Datenquelle verwendet haben, machen Sie nichts.

      oder

    • Wenn (nicht übereinstimmend) in einem Feldnamen angezeigt wird, bei dem Sie erwartet haben, dass er mit einer Spaltenüberschrift in Ihrer Datenquelle übereinstimmt, wählen Sie den Dropdownpfeil aus, und wählen Sie dann den Feldnamen in Ihrer Adressenlisten-Datenquelle aus. Wiederholen Sie diesen Schritt nach Bedarf.

  4. Wählen Sie OK aus.

Schritt 5: Anzeigen der Vorschau und Drucken der Etiketten

Überprüfen Sie die Etiketten ein letztes Mal, bevor Sie sie drucken.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen die Option Vorschau Ergebnisse aus.

    Klicken Sie in Word auf der Registerkarte Sendungen, der Gruppe Vorschau Ergebnisse.

  2. Wählen Sie die Schaltfläche für den nächsten Schaltfläche "Nächster Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck oder vorherigen Schaltfläche "Vorheriger Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck Datensatz aus, um sicherzustellen, dass die Namen und Adressen auf allen Etiketten ordnungsgemäß aussehen.

    Tipp :  Um zum Anfang der Liste zu gelangen, wählen Sie die Schaltfläche Erster Datensatz Schaltfläche "Erster Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck aus, und um zum Ende der Liste zu gelangen, wählen Sie die Schaltfläche Letzter Datensatz Schaltfläche "Letzter Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck aus.

  3. Wählen Sie Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente drucken aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word mit dem Befehl "Fertig stellen und zusammenführen" und den zugehörigen Optionen

Schritt 6: Speichern des Etikettendokuments

Wenn Sie das Seriendruckdokument speichern, bleibt es mit Ihrer Mailingliste verbunden, sodass Sie es für die nächste Massensendung verwenden können. Wählen Sie beim nächsten Öffnen des Seriendruckdokuments die Option Ja aus, wenn Sie von Word gefragt werden, ob Sie die Verbindung beibehalten möchten.

So ändern Sie die Adressen für die Etiketten im Seriendruckdokument

  • Öffnen Sie das Seriendruckdokument für Etiketten, und wählen Sie Empfängerliste bearbeiten aus, um Adressen zu sortieren, zu filtern und bestimmte Adressen auszuwählen.

Siehe auch

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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