Erstellen und Drucken von Briefen mit der Seriendruckfunktion in Word 2016 für Mac

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Wenn Sie Massen-E-Mails an Personen auf Ihrer Versandliste zu versenden haben, können Sie den Seriendruck verwenden, um einen Stoß personalisierter Briefe zu erstellen. Jeder produzierte Brief ist in Layout, Formatierung, Text und grafischer Gestaltung identisch. Nur bestimmte Abschnitte des Briefs unterscheiden sich und werden personalisiert.

Es gibt drei Dateien erstellen und Drucken von Buchstaben über den Seriendruckvorgang beteiligt:

  • Ihr Hauptdokument
    Dieses Dokument enthält den Text und die grafischen Elemente (z. B. ein Logo oder Bild), die für jede Version des Seriendruckdokuments identisch sind. Der Textkörper des Briefs stellt ein Beispiel für identischen Inhalt dar.

  • Ihre Adressenliste
    Dieses Dokument enthält die Daten, die verwendet werden, um Informationen in dem Brief aufzufüllen. Ihre Adressenliste enthält beispielsweise Namen, und Ihr Hauptdokument ist der Brief, der an die Namen in dieser Liste adressiert wird.

  • Ihr Seriendruckdokument
    Dieses Dokument ist eine Kombination aus dem Hauptdokument und der Adressenliste. Der Seriendruck ruft die Informationen aus der Adressenliste ab und fügt sie in Ihr Hauptdokument ein, was zu einem für jede Person personalisierten Dokument führt

Befolgen Sie die nachfolgenden Schritte, um mithilfe der Seriendruckfunktion personalisierte Briefe zu erstellen und zu drucken.

Bevor Sie den Seriendruck ausführen, bereiten Sie den Brief vor. Wenn Sie die Empfänger beispielsweise von einer bevorstehenden Veranstaltung in Kenntnis setzen möchten, schließen Sie den Namen, das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Veranstaltung ein. Das sind genau die Informationen, die für alle Empfänger Ihres Briefs wichtig sind.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten den Befehl Seriendruck starten > Briefe aus.

    Serienbriefe

  2. Geben Sie in Word den Nachrichtentext des Briefs ein, den Sie an alle Empfänger senden möchten.

Die Adressenliste ist Ihre Datenquelle. Hierbei kann es sich um eine Excel-Kalkulationstabelle, ein Verzeichnis mit Outlook-Kontakten, eine Access-Datenbank oder eine Office-Adressliste handeln. Sie enthält die Datensätze, die Word verwendet, um daraus Informationen abzurufen, um Ihre Briefe zu erstellen.

Tipps

  • Wenn Sie keine Adressenliste besitzen, können Sie eine während des Seriendrucks erstellen. Bevor Sie den Seriendruckprozess starten, sammeln Sie alle Ihre Datensätze, und fügen Sie diese Ihrer Datenquelle hinzu.

  • Wenn Sie eine Excel-Kalkulationstabelle verwenden, achten Sie darauf, dass die Spalte für Postleitzahlen als Text formatiert ist, damit keine Nullen verloren werden.

  • Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Outlook Ihr Standard-E-Mail-Programm ist. Öffnen Sie dazu Apple Mail, und wählen Sie im Menü Mail den Befehl Einstellungen aus. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein neben den Standardprogramm für E-Mails die Option Microsoft Outlook aus.

  • Sie können auch Ihre Apple-Kontakte verwenden, stellen Sie in dem Fall aber sicher, dass Apple Mail Ihr Standard-E-Mail-Programm ist.

  • Verwenden Sie eine FileMaker Pro-Datenbank als Datenquelle für den Seriendruck.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen den Eintrag Empfänger auswählen und dann eine Option aus.

    Auf der Registerkarte "Sendungen" ist "Empfänger auswählen" mit einer Liste von Optionen hervorgehoben

    Wählen Sie

    Zweck

    Neue Liste erstellen

    Beginnt eine neue Adressliste, während Sie den Seriendruck einrichten

    Vorhandene Liste verwenden

    Verwenden Sie eine Excel-Kalkulationstabelle oder eine andere Datendatei als Adressliste

    Aus Outlook-Kontakten auswählen

    Wählen Sie Namen direkt aus Ihren Outlook-Kontakten für Ihre Adressliste aus

    Apple-Kontakte

    Wählen Sie Namen für Ihre Adressliste direkt aus Ihrem Apple-Adressbuch aus

    FileMaker Pro

    Importieren von Daten aus einer FileMaker Pro-Datenbank

  2. Wenn Sie Neue Liste erstellen ausgewählt haben, führen Sie diese Schritte aus:

    1. Word erstellt im Dialogfeld Listenfelder bearbeiten automatisch Felder für einige grundlegende Informationen, wie etwa, Vorname, Nachname und Postanschrift. Wenn Sie ein neues Feld hinzufügen möchten – z. B. ein Mitteilungsfeld – fügen Sie es jetzt hinzu, damit Sie es bei der Eingabe der Einträge mit auffüllen können. Geben Sie unter Neuer Feldname den Namen des Felds ein, das Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie dann das Pluszeichen (+).

      Tipp :  Um die Reihenfolge der Felder zu ändern, wählen Sie das zu verschiebende Feld aus, und verwenden Sie dann die Pfeile nach oben und unten, um das Feld an die gewünschte Position in der Liste zu verschieben.

    2. Wenn alle Felder in der gewünschten Weise eingerichtet sind, wählen Sie Erstellen aus, um die Liste zu erstellen.

  3. Wenn Sie Vorhandene Liste verwenden ausgewählt haben, führen Sie diese Schritte aus:

    1. Suchen Sie die zu verwendende Datei, und wählen Sie Öffnen aus.

    2. Wenn Sie sich entschieden haben, eine Excel-Kalkulationstabelle zu öffnen, wählen Sie im Dialogfeld Arbeitsmappe öffnen das Blatt aus, das Sie verwenden möchten, und lassen Sie Zellbereich leer, um das gesamte Arbeitsblatt zu verwenden, bzw. geben Sie einen Zellbereich für die zu verwendenden Daten ein, und wählen Sie dann OK aus.

  4. Wenn Sie Aus Outlook-Kontakten auswählen oder Apple-Kontakte ausgewählt haben, führen Sie diese Schritte aus:

    1. Wählen Sie Empfänger filtern aus, um die einzuschließenden Empfänger auszuwählen.

    2. Für Outlook-Kontakte wählen Sie im Dialogfeld Abfrageoptionen neben Seriendruckempfänger auflisten nach die Option Vollständiger Eintrag aus. Wählen Sie in der Liste der Kontakte die Kontakte aus, an die Sie Massen-E-Mails senden möchten, und wählen Sie dann OK aus.

    3. Wählen Sie für Apple-Kontakte im Dialogfeld Abfrageoptionen unter Apple-Gruppenkontakte die Gruppe, an die Sie Massen-E-Mails senden möchten, und dann OK aus.

    4. Wählen für eine FileMaker Pro-Datenbank im Dialogfeld Wählen Sie eine FileMaker Pro-Datenbank aus, die als Datenquelle verwendet werden soll die Datenbankdatei und dann Öffnen aus.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen den Befehl Seriendruckfeld einfügen und dann das hinzuzufügende Feld aus.

    Au der Registerkarte "Sendungen" ist "Seriendruckfeld einfügen" hervorgehoben

    Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie Ihrem Brief alle gewünschten Informationen hinzugefügt haben.

  2. Formatieren Sie die Felder auf dem Brief so, wie dieser und alle restlichen Umschläge aussehen sollen. Fügen Sie z. B. ein Leerzeichen zwischen den Feldern "Vorname" und "Nachname" ein, und drücken Sie die EINGABETASTE, um das Feld "Adresse" in einer neuen Zeile anzuzeigen.

    Tipp : Um die Liste der Empfänger zu sortieren oder Empfänger zu entfernen, wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen den Eintrag Empfänger filtern und dann Datensätze sortieren bzw. Datensätze filtern aus. Wählen Sie abschließend OK aus.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen die Option Vorschau Ergebnisse aus, um zu sehen, wie die Briefe aussehen. Verwenden Sie Pfeile auf der Registerkarte Sendungen, um durch die einzelnen Briefe zu scrollen.

    Auf der Registerkarte "Sendungen" ist "Vorschau Ergebnisse" hervorgehoben

  2. Wenn Sie weitere Änderungen an der Formatierung vornehmen möchten, wählen Sie Vorschau Ergebnisse erneut aus, und fügen Sie weitere Seriendruckfelder hinzu, oder entfernen Sie diese.

  3. Wenn die Briefe wie gewünscht aussehen, wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen den Befehl Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente drucken aus, um den Seriendruck abzuschließen.

    Auf der Registerkarte "Sendungen" sind "Fertig stellen und zusammenführen" und die Option "Dokumente drucken" hervorgehoben

    Tipp : Wenn Sie jeden Brief einzeln überprüfen und aktualisieren möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen auf Fertig stellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie in jedem Dokument auf Datei > Drucken, um die Umschläge zu drucken.

Wenn Sie das Seriendruckdokument speichern, bleibt es mit Ihrer Adressenliste verbunden, sodass Sie es für die nächste Massensendung verwenden können.

So verwenden Sie das Seriendruckdokument erneut

  • Öffnen Sie das Seriendruckdokument, und wählen Sie Ja aus, wenn Sie von Word gefragt werden, ob Sie die Verbindung beibehalten möchten.

So ändern Sie Adressen in einem Seriendruckdokument

  • Öffnen Sie das Seriendruckdokument, und wählen Sie Empfängerliste bearbeiten aus, um Adressen zu sortieren, zu filtern oder um bestimmte Adressen auszuwählen.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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