Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen

Mit Business Contact Manager für Outlook haben Sie die Möglichkeit, Formulare anzupassen, indem Sie für Ihr Unternehmen relevante Felder hinzufügen, nicht benötigte Felder entfernen und Felder anders anordnen, um die Informationen hervorzuheben, die für Sie am wichtigsten sind. Sie können neue Formulare erstellen, Listen hinzufügen, Berichte anpassen, Vertriebsphasen und Leadbewertungskriterien ändern sowie Felder für Ihre Visitenkarten auswählen.

In diesem Artikel werden das Erstellen und Anpassen von Formularen sowie das Erstellen und Bearbeiten von Listen beschrieben.

Hinweis : Nur der Datenbankbesitzer kann Formulare anpassen.

Informationen zum Anpassen von Berichten, Ändern von Vertriebsphasen, Vertriebsaktivitäten und Erinnerungen sowie zum Bearbeiten von Leadbewertungskriterien und Visitenkarten finden Sie unter folgenden Artikeln:

Was möchten Sie tun?

Erstellen eines neuen Datensatztyps

Anpassen eines Formulars

Löschen eines Formulars

Erstellen oder Bearbeiten von Listen

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Erstellen eines neuen Datensatztyps

Business Contact Manager für Outlook umfasst eine Reihe unterschiedlicher anpassbarer Formular- oder Datensatztypen, wie etwa Firma, Geschäftskontakt, Lead, Verkaufschance und Geschäftsprojekt.

Sie können die Standardformulare unverändert verwenden oder neue Datensatztypen erstellen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, Formulare durch Hinzufügen und Entfernen von Feldern anzupassen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Hinzufügen oder Entfernen eines Felds weiter unter in diesem Artikel.

Neue Datensatztypen müssen auf dem Firmen- oder Geschäftskontakt-Datensatztyp basieren. In allen neu erstellten Datensatztypen bleiben Informationen dazu erhalten, wie Datensätze verknüpft werden können und, welche Informationen sie gemeinsam verwenden.

Beispiel: Fahrradgroßhändler erstellt benutzerdefinierte Datensatztypen

Ein Fahrradgroßhändler muss die Datensätze "Laden" und "Ladenmitarbeiter" erstellen.

Jeder Fahrradladen, der bei diesem Großhändler einkauft, hat mehrere Mitarbeiter, die für den Einkauf zuständig sind. Der Fahrradgroßhändler verkauft an viele Läden, in denen jeweils eine Reihe von Mitarbeitern die Einkaufsentscheidungen treffen. Der Fahrradgroßhändler muss jeden Ladenmitarbeiter mit dem zugehörigen Laden verknüpfen, um die Liste der Mitarbeiter und die gesamte Kommunikation mit den Ladenmitarbeitern anzeigen zu können, wenn er Informationen über einen Laden nachsieht.

Dazu erstellt der Großhändler einen Datensatz Laden, der auf dem Datensatztyp Firma basiert, und einen Datensatz Ladenmitarbeiter, dessen Grundlage der Datensatztyp Geschäftskontakt ist. Der Großhändler basiert den Ladendatensatz auf einem Firmendatensatz, da Firmendatensätze eine Liste zugehöriger Geschäftskontakte und sämtliche Kommunikationshistorienelemente zu den einzelnen Geschäftskontakten anzeigen.

Erstellen eines benutzerdefinierten Datensatztyps

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen und dann auf Datensatztypen anpassen.

  4. Führen Sie im Dialogfeld Datensatztypen anpassen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Neuer Geschäftskontakttyp, um ein neues Formular zu erstellen, das auf dem Geschäftskontakt-Datensatztyp basiert.

    • Klicken Sie auf Neuer Firmentyp, um ein neues Formular zu erstellen, das auf dem Firmen-Datensatztyp basiert.

      Das Dialogfeld Datensatztypen anpassen durch die neuen Business Contact Typ Schaltfläche und die neuen Kontotyp umrandet.

      Hinweise : 

      • Wenn Sie einen neuen Datensatztyp für Einzelpersonen benötigen, wählen Sie Neuer Geschäftskontakttyp aus.

      • Benötigen Sie dagegen einen neuen Datensatztyp für Organisationen oder Gruppen innerhalb größerer Organisationen, verwenden Sie Neuer Firmentyp. Alle Kommunikationselemente aus beliebigen Datensätzen, die mit einer Firma verknüpft sind, werden in der Kommunikationshistorie des Firmendatensatzes aufgelistet. Weitere Informationen zu Firmendatensätzen finden Sie unter Speichern von Informationen über Ihre Firmen in Business Contact Manager.

  5. Geben Sie im Dialogfeld Neuer Geschäftskontakttyp bzw. Neuer Firmentyp einen Namen in Singular- und Pluralform für den neuen Datensatztyp ein.

  6. Klicken Sie optional auf Durchsuchen, um das Symbol zu ändern, das auf Datensätzen dieses Typs angezeigt wird.

  7. Klicken Sie auf OK.

    Der neue Datensatztyp wird in die Liste der Datensatztypen im Dialogfeld Datensatztypen anpassen aufgenommen.

    Hinweis : Ihr neuer Datensatztyp enthält alle Standardseiten und -felder der Firma bzw. des Geschäftskontakts, die/den Sie als Grundlage für den neuen Datensatztyp verwendet haben. Nicht darin enthalten sind angepasste Seiten oder Felder, die Sie zu anderen Formularen hinzugefügt haben. Informationen zum Anpassen des Formulars durch Ändern von Seiten und Feldern finden Sie im nachfolgenden Abschnitt, Anpassen eines Formulars.

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Anpassen eines Formulars

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Formulare anzupassen. Sie können Seiten, Abschnitte und Felder hinzufügen und entfernen sowie die Felder so anordnen, wie dies für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Hinweis : Nur der Datenbankbesitzer kann Formulare anpassen.

Sie können Ihre benutzerdefinierten Formulare exportieren, um sie für andere freizugeben. Weitere Informationen zum Exportieren finden Sie unter Exportieren von Geschäftsdatensätzen aus Business Contact Manager.

Wichtig : Änderungen, die Sie an einem Formular durchführen, werden für alle Datensätze dieses Typs übernommen. Wenn Sie beispielsweise ein Feld aus dem Geschäftskontaktformular entfernen, wird dieses Feld aus allen Geschäftskontaktdatensätzen entfernt.

Inhalt dieses Abschnitts

Öffnen eines Formulars für die Anpassung

Erstellen einer neuen Seite

Benennen oder Umbenennen einer Seite

Hinzufügen oder Entfernen von Abschnitten

Hinzufügen oder Entfernen von Feldern

Hinzufügen eines Felds

Hinzufügen eines Beziehungsfelds

Entfernen eines Felds

Umbenennen von Abschnitten und Bearbeiten von Feldern

Anordnen von Elementen auf einem Formular

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Öffnen eines Formulars für die Anpassung

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen und dann auf Datensatztypen anpassen.

  4. Klicken Sie in der Liste auf den anzupassenden Datensatztyp, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Formular anpassen.

    Anpassen Eintragstypen im Dialogfeld mit den anpassen Formularschaltfläche gegliederte.

    Tipp : Sie können auch ein bereits geöffnetes Formular anpassen. Dazu klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anpassen auf die Schaltfläche Formularlayout.

Daraufhin wird eine anpassbare Version des Formulars geöffnet. Sie können nun Seiten, Abschnitte und Felder hinzufügen oder entfernen sowie die Anordnung von Abschnitten und Feldern auf dem Formular ändern.

Hinweis : Standardmäßig wird die Seite Allgemein angezeigt. Zur Anzeige einer anderen Seite klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Seiten auf Anzeigen und dann auf den Seitennamen.

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Erstellen einer neuen Seite

Sie können bis zu vier zusätzliche Seiten für ein Formular erstellen. Standardmäßig enthalten die meisten Formulare die Seiten Allgemein, Details und Historie.

  1. Öffnen Sie ein Formular für die Anpassung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Seiten auf Anzeigen  Symbol anzeigen, und klicken Sie dann auf Benutzerseite 1 oder eine der anderen Benutzerseiten.

    Eine leere Seite wird angezeigt.

    Hinweis : Endet der Seitenname mit dem Vermerk (Ausgeblendet), ist die Seite standardmäßig ausgeblendet. Sie müssen das Feature Ausblenden deaktivieren, um Daten auf dieser Seite des Formulars eingeben zu können.

  3. Deaktivieren Sie bei einer ausgeblendeten Seite das Feature Ausblenden, um die Seite anzuzeigen. Klicken Sie dazu in der Gruppe Seiten auf Ausblenden  Symbol ausblenden.

    Hinweis : Um zu prüfen, ob die Seite nun nicht mehr ausgeblendet ist, klicken Sie in der Gruppe Seiten auf Anzeigen. Enthält der Seitenname der ausgewählten Seite am Ende nicht mehr den Vermerk (Ausgeblendet), ist die Seite sichtbar.

Sie können die Seite nun umbenennen oder ihr Abschnitte und Felder hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen oder Entfernen von Abschnitten und Hinzufügen oder Entfernen von Feldern weiter unten in diesem Artikel.

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Benennen oder Umbenennen einer Seite

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Seiten auf Anzeigen und anschließend auf die Seite, die umbenannt werden soll.

  2. Klicken Sie in der Gruppe Seiten auf Seite umbenennen  Symbol umbenennen.

  3. Geben Sie im Feld Seitenname den neuen Namen ein, und klicken Sie dann auf OK.

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Hinzufügen oder Entfernen von Abschnitten

Informationen auf Formularen werden in Abschnitten angeordnet. Auf dem Geschäftskontaktformular gibt es z. B. einen Abschnitt Telefonnummern mit verschiedenen Telefonnummerfeldern wie Telefon geschäftlich und Telefon privat.

Der Business Contact Formularlayout Bildschirm mit den ausgewählten Bereich der Telefon-Zahlen.

Hinzufügen eines Abschnitts

  1. Öffnen Sie ein Formular für die Anpassung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Abschnitt hinzufügen  Symbol 'Gruppe hinzufügen'.

  3. Geben Sie im Feld Abschnittsname einen Namen für den Abschnitt ein, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis : Wenn Sie die Breite eines Abschnitts ändern möchten, markieren Sie den Abschnitt. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Anpassen entweder auf Breit  Schmale Symbol.

Entfernen eines Abschnitts

  1. Klicken Sie auf den Abschnitt, den Sie entfernen möchten.

    Tipp : Bei Abschnitten wird neben dem Abschnittsnamen eine horizontale Linie angezeigt. Zum Markieren eines Abschnitts klicken Sie auf oder neben den Abschnittsnamen.

    Im ausgewählten Abschnitt der Telefon-Zahlen

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Entfernen  Symbol "Entfernen".

    Hinweise : 

    • Alle in diesem Abschnitt enthaltenen Felder werden entfernt, nicht jedoch aus der Business Contact Manager-Datenbank gelöscht. Wenn Sie die Felder wieder zum Formular hinzufügen möchten, finden Sie Informationen dazu unter Hinzufügen eines Felds weiter unten in diesem Artikel. Beim Entfernen von Feldern werden die Felder oder die darin enthaltenen Daten nicht gelöscht. Alle in die Felder eingegebenen Daten sind weiterhin in der Datenbank gespeichert, es sei denn, Sie löschen die Felder dauerhaft.

    • Wenn Sie einen Abschnitt entfernen, wird dieser aus der Business Contact Manager-Datenbank gelöscht. Die im Abschnitt enthaltenen Felder werden nicht mit dem Abschnitt gelöscht. Wenn Sie den Abschnitt wieder zum Formular hinzufügen möchten, fügen Sie einen Abschnitt mit demselben Namen hinzu und fügen dann die Felder auf dem Formular wieder zu diesem Abschnitt hinzu.

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Hinzufügen oder Entfernen von Feldern

Sie können in Business Contact Manager für Outlook verschiedene Typen von Feldern hinzufügen, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Der hinzugefügte Feldtyp bestimmt die Art von Informationen, die in das Feld eingegeben bzw. darin ausgewählt werden können.

Beispiele: Für die Eingabe von Informationen in ein Textfeld fügen Sie ein Textfeld hinzu; möchten Sie Elemente durch Klicken in einer Liste auswählen, fügen Sie eine vorab gefüllte Liste (auch Dropdownliste genannt) hinzu; soll ein Datensatz mit einem anderen verknüpft werden, können Sie ein Beziehungsfeld hinzufügen.

Ein Florist könnte beispielsweise ein Textfeld namens "Lieblingsblume" erstellen, in das die Blumensorte eingegeben werden soll, und ein Heizungsfachmann könnte ein Feld namens "Ofenmodell" mit einer Auswahlliste erstellen. Weitere Informationen zu Listen finden Sie unter Erstellen oder Bearbeiten von Listen weiter unten in diesem Artikel.

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Hinzufügen eines Felds

  1. Öffnen Sie ein Formular für die Anpassung.

    Tipp : Klicken Sie vor dem nächsten Schritt auf den Abschnitt, zu dem Sie das Feld hinzufügen möchten. Wird das Feld nach dem Hinzufügen nicht an der gewünschten Position angezeigt, können Sie es in einen anderen Abschnitt ziehen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Felder hinzufügen  Symbol "Feld hinzufügen".

  3. Führen Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie in der Liste auf eines der aufgeführten Felder, und klicken Sie dann auf Zu Formular hinzufügen.

      Das Dialogfeld Felder hinzufügen

    • Klicken Sie auf Neu, um ein neues Feld zu erstellen oder ein Feld hinzuzufügen, das Sie bereits für ein anderes Formular erstellt haben.

      Führen Sie im Dialogfeld Ein neues Feld erstellen eine der folgenden Aktionen aus:

      Erstellen eines neuen Felds    

      1. Geben Sie in das Feld Feldname einen Namen für das Feld ein.

      2. Klicken Sie in der Liste Datentyp auf den Datentyp, den das Feld enthalten soll, z. B. Zahl.

      Art der Daten

      Auszuwählender Datentyp

      Wörter oder Sätze bis 96 Zeichen

      Text

      Zahlen mit oder ohne Dezimalzeichen

      Zahl

      Prozentwerte

      Prozent

      Preise, Einkommen oder sonstige währungsbezogene Daten

      Währung

      Antworten auf einfache Fragen wie z. B. Ja oder Nein, Ein oder Aus bzw. Wahr oder Falsch

      Ja/Nein

      Datums- oder Uhrzeitinformationen in einem der in Outlook verfügbaren Formate

      Datum/Uhrzeit

      Ganze Zahlen

      Ganze Zahl

      Eine vorab gefüllte Liste mit Elementen (Werten), um Zeit zu sparen oder die Einheitlichkeit zwischen Formularen zu gewährleisten

      Dropdownliste

      Webadresse

      URL

      Verknüpfung zu einem anderen Datensatz in der Datenbank

      Beziehung

      1. Hinweis : Nach der Erstellung des Felds kann sein Datentyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie den Datentyp ändern möchten, löschen Sie das Feld und fügen dann ein neues Feld mit dem gewünschten Datentyp hinzu.

      2. Klicken Sie ggf. in der Liste Format auf ein Format für die Daten im Feld.

        Hinweis : Für manche der Datentypen gibt es nur ein Format.

      3. Klicken Sie auf OK.

        Das erstellte Feld wird im Dialogfeld Felder hinzufügen aufgelistet.

      4. Um das Feld zu Ihrem Formular hinzuzufügen, klicken Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen zuerst auf das Feld und dann auf Zu Formular hinzufügen.

      Hinzufügen eines Felds aus einem anderen Formular    

      1. Klicken Sie auf die Option Ein Feld aus einem anderen Formular hinzufügen.

      2. Klicken Sie in der Liste auf ein Feld und dann auf OK.

        Hinweis : In dieser Liste werden nur bereits erstellte Felder aufgeführt.

        Das ausgewählte Feld wird im Dialogfeld Felder hinzufügen aufgelistet.

      3. Um das Feld zu Ihrem Formular hinzuzufügen, klicken Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen zuerst auf das Feld und dann auf Zu Formular hinzufügen.

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Hinzufügen eines Beziehungsfelds

Verwenden Sie ein Beziehungsfeld, um verwandte Datensätze zu verknüpfen. Alle Datensätze, die mit einem bestimmten Datensatz verknüpft wurden, werden für den ausgewählten Datensatz, der als Zieldatensatz bezeichnet wird, aufgelistet (ähnlich wie ein Firmendatensatz alle mit ihm verknüpften Geschäftskontakte auflistet).

Hinweis : Sie können Datensätze mit demselben, aber auch mit unterschiedlichen Datentypen verknüpfen.

In der Datenbank "Beispielgeschäftsdaten" müssten Sie beispielsweise wie folgt vorgehen, um Fahrradeinzelhandelsgeschäfte mit den Lieferanten zu verknüpfen, deren Fahrräder diese Geschäfte führen:

  • Öffnen Sie den Datentyp Lieferant für die Anpassung. Das Beziehungsfeld wird diesem Datensatztyp hinzugefügt.

    Das Dialogfeld Anpassen der Datensatztypen in der Datenbank Beispielunternehmen mit dem Lieferanten Datensatztyp ausgewählt.

  • Fügen Sie ein Beziehungsfeld namens Einzelhändler zum Datensatztyp Lieferant hinzu, und legen Sie Läden als den Zieldatensatztyp und Lieferantennamen als Namen des Zielfelds fest.

    Hinweise : 

    • Wenn Sie ein Beziehungsfeld zum Ausgangsdatensatztyp hinzufügen, wird zudem eine Tabelle erstellt, die die verwandten Datensätze für den Zieldatensatz auflistet. In diesem Beispiel verfügen die Lieferantendatensätze (Ausgangsdatensätze) über ein Beziehungsfeld, das Sie für die Verknüpfung mit den Ladendatensätzen verwenden. Die Ladendatensätze (Zieldatensätze) enthalten eine Tabelle, in der die mit ihnen verknüpften Lieferantendatensätze aufgelistet werden.

    • Die Tabelle (das Zielfeld) kann nicht bearbeitet werden. Wenn Sie die verwandten Datensätze ändern möchten, verwenden Sie das Beziehungsfeld. In diesem Beispiel öffnen Sie den Lieferantendatensatz, um einen Laden zu entfernen oder hinzuzufügen. Dadurch wird die Lieferantenliste in der Tabelle in den verwandten Ladendatensätzen geändert.

    Erstellen ein neues Beziehungsfeld erstellen ein neues Feld Dialogfeld ein.

  • Verwenden Sie das Beziehungsfeld in den Lieferantendatensätzen, um die Fahrradeinzelhändler-Datensätze mit den Lieferantendatensätzen zu verknüpfen.

    Eine Lieferantendatensatz mit Stores im Einzelhandel Beziehung Feld aufgeführt.

  • Sie können sich nun im Zielfeld in den Fahrradeinzelhändler-Datensätzen die Liste der Lieferanten ansehen, die Fahrräder an diese Läden liefern.

    Eine ladendatensatz mit einer Liste von Lieferanten für Fahrräder zum Store.

Informationen über die Datenbank mit Beispielgeschäftsdaten finden Sie unter Informationen zu Adventure Works und der Geschäftsdatenbank des Beispielunternehmens.

So fügen Sie ein Beziehungsfeld hinzu

  1. Öffnen Sie ein Formular für die Anpassung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Felder hinzufügen  Symbol "Feld hinzufügen".

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen auf Neu.

    Das Dialogfeld Felder hinzufügen

  4. Geben Sie im Dialogfeld Ein neues Feld erstellen in das Feld Feldname den Namen des Beziehungsfelds ein.

  5. Klicken Sie in der Liste Datentyp auf Beziehung.

  6. Klicken Sie in der Liste Typ des Zieldatensatzes auf den Datensatztyp, mit dem der ausgewählte Datensatz verknüpft werden soll.

    Hinweis : Ist der Zieldatensatztyp mit dem Datensatztyp, den Sie gerade anpassen, identisch, müssen die Felder Feldname und Name des Zielfelds unterschiedliche Angaben enthalten.

  7. Geben Sie in das Feld Name des Zielfelds den Namen des Zielfelds ein.

    Hinweis : Der Name des Zielfelds ist der Name der Tabelle, in der alle verwandten Datensätze aufgelistet werden, die mit dem Zieldatensatztyp verknüpft sind.

  8. Klicken Sie auf OK.

    Das ausgewählte Feld wird im Dialogfeld Felder hinzufügen aufgelistet.

  9. Um das Feld zum Formular hinzuzufügen, klicken Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen auf das Feld, bei dem in der Spalte Datentyp die Angabe Beziehung angezeigt wird, und klicken dann auf Zu Formular hinzufügen.

    Hinweis : Das Feld, bei dem die Spalte Datentyp die Angabe Beziehungszielliste enthält, ist das Dateneingabefeld. Dieses Dateneingabefeld wird automatisch zu Typ des Zieldatensatzes hinzugefügt; es handelt sich bei diesem Feld um die Tabelle, in der alle verwandten Datensätze aufgelistet werden, die Sie in das Beziehungsfeld eingegeben haben.

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Entfernen eines Felds

  1. Öffnen Sie ein Formular für die Anpassung.

  2. Klicken Sie auf das Feld, das aus dem Formular entfernt werden soll.

    Hinweis : Pflichtfelder wie z. B. Firmenname können nicht entfernt werden.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Entfernen  Symbol "Entfernen", oder drücken Sie die ENTF-TASTE.

    Hinweis : Das Feld und alle darin enthaltenen Daten können dem Formular wieder hinzugefügt werden, da das Feld weiterhin in der Business Contact Manager-Datenbank gespeichert ist. Außerdem können Sie das Feld über das Dialogfeld Felder hinzufügen zu anderen Formularen hinzufügen.

Dauerhaftes Löschen eines Felds

Warnung : Wenn Sie ein Feld aus dem Dialogfeld Felder hinzufügen löschen, wird das Feld dauerhaft gelöscht und alle in dieses Feld eingegebenen Daten gehen verloren. Beim Entfernen oder Löschen eines Felds aus einem Formular wird das Feld nur aus dem Formular gelöscht. Wenn Sie das Feld dem Formular wieder hinzufügen, können Sie auf die Daten zugreifen.

  1. Öffnen Sie ein Formular für die Anpassung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Felder hinzufügen  Symbol "Feld hinzufügen".

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen auf das zu löschende Feld und dann auf Löschen.

    Hinweis : Sie können ein Feld nur dauerhaft löschen, wenn es nicht auf anderen Formularen verwendet wird.

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Umbenennen von Abschnitten und Bearbeiten von Feldern

Sie können alle Abschnitte auf einem Formular umbenennen. Bei Feldern gilt die Einschränkung, dass Sie nur Felder umbenennen dürfen, die Sie erstellt haben.

Sie können Felder bearbeiten, indem Sie sie umbenennen oder das Format der Daten ändern, das im Feld ausgewählt werden kann.

Hinweis : Der Datentyp eines Felds kann nicht geändert werden. Sie müssen in diesem Fall das Feld löschen und ein neues Feld mit dem gewünschten Datentyp erstellen.

  1. Öffnen Sie ein Formular für die Anpassung.

  2. Klicken Sie auf den Abschnitt oder das Feld, den/das Sie umbenennen oder bearbeiten möchten.

    Hinweis : Sie können nur Felder umbenennen, die Sie erstellt haben.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Feld oder Abschnitt bearbeiten  Das Bearbeitungsfeld oder Abschnitt-Symbol.

  4. Führen Sie beliebige der folgenden Aktionen aus:

    • Umbenennen eines Abschnitts     Geben Sie im Dialogfeld Abschnitt bearbeiten einen anderen Namen für den Abschnitt ein.

    • Umbenennen eines von Ihnen erstellten Felds     Geben Sie im Dialogfeld Ein Feld bearbeiten einen anderen Namen für das Feld ein.

      Wenn Sie das Format der in diesem Feld zulässigen Daten ändern möchten, klicken Sie im Feld Format auf ein anderes Format. Bei manchen Feldtypen gibt es nur eine Formatierungsoption.

Anordnen von Elementen auf einem Formular

Auf anpassbaren Formularen können Sie die Abschnitte innerhalb einer Seite oder auf eine andere Seite verschieben sowie die Anordnung der Felder ändern.

Verschieben eines Abschnitts oder Neuanordnen von Feldern auf einer Seite

  1. Öffnen Sie ein Formular für die Anpassung.

  2. Klicken Sie auf den Abschnitt bzw. das Feld, den/das Sie verschieben möchten.

    Tipp : Bei Abschnitten wird neben dem Abschnittsnamen eine horizontale Linie angezeigt. Zum Markieren eines Abschnitts klicken Sie auf oder neben den Abschnittsnamen.

    Im ausgewählten Abschnitt der Telefon-Zahlen

  3. Ziehen Sie den Abschnitt bzw. das Feld an eine neue Position auf der Seite, oder verwenden Sie die Pfeiltasten auf der Tastatur, um den Abschnitt bzw. das Feld zu verschieben.

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Verschieben eines Abschnitts auf eine andere Seite

  1. Klicken Sie auf den Abschnitt, den Sie verschieben möchten.

    Im ausgewählten Abschnitt der Telefon-Zahlen

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Verschieben in  Symbol 'Verschieben'.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Auf diese Seite verschieben auf die Seite, auf die Sie den Abschnitt verschieben möchten, und klicken Sie anschließend auf OK.

    Hinweis : Falls eine Seite ausgeblendet ist, müssen Sie das Feature Ausblenden deaktivieren, um Daten auf dieser Seite eingeben zu können. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Anzeigen auf die Seite. Klicken Sie dann in der Gruppe Seiten auf Ausblenden  Symbol ausblenden.

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Löschen eines Formulars

Warnung : Wenn Sie einen Datensatztyp löschen, gehen alle Daten verloren, die in diesen Datensatztyp eingegeben wurden.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager und dann auf die Schaltfläche Anpassen.

  3. Klicken Sie auf Datensatztypen anpassen.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Datensatztypen anpassen auf einen von Ihnen erstellten Datensatztyp.

    Hinweis : Sie können nur Datensatztypen löschen, die Sie erstellt haben. Die Standarddatensatztypen können nicht gelöscht werden.

  5. Klicken Sie auf Datensatztyp löschen.

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Erstellen oder Bearbeiten von Listen

Wenn Sie häufig dieselben Daten in ein Formular eingeben, macht die Erstellung einer Liste, aus der Sie auswählen können, Ihre Arbeit effizienter und einheitlicher.

Erstellen einer Liste

  1. Öffnen Sie ein Formular für die Anpassung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Felder hinzufügen  Symbol "Feld hinzufügen".

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen auf Neu.

  4. Wählen Sie in der Liste Datentyp den Eintrag Dropdownliste aus.

    Hinweis : Für Listen steht ebenfalls nur das Format Dropdownliste zur Auswahl.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Fügen Sie Elemente zu Ihrer Liste hinzu.

    Vorgehensweise

    1. Klicken Sie im Dialogfeld Listen bearbeiten auf Hinzufügen, um ein Element (einen Wert) zur Liste hinzuzufügen.

    2. Geben Sie im Dialogfeld Element hinzufügen in das Feld Elementname den Namen des Werts ein.

    3. Klicken Sie auf OK.

      Im Dialogfeld Listen bearbeiten wird in der Spalte Wert das hinzugefügte Element angezeigt.

    4. Wenn Sie der Liste weitere Elemente hinzufügen möchten, wiederholen Sie diesen Vorgang.

  7. Um ein Element in der Liste nach oben oder unten zu verschieben, klicken Sie auf den zu verschiebenden Wert und dann auf die Pfeilschaltfläche nach oben bzw. unten.

  8. Wenn Sie ein Element als Standardwert für das Feld festlegen möchten, klicken Sie auf den Wert und anschließend auf die Schaltfläche Als Standard.

    Hinweis : Falls ein Element deutlich häufiger als andere verwendet wird, ist es sinnvoll, dieses als Standardwert festzulegen, um beim Ausfüllen des Formulars Zeit zu sparen.

  9. Klicken Sie auf OK.

Bearbeiten einer Liste

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager und dann auf die Schaltfläche Anpassen.

  3. Klicken Sie auf Listen bearbeiten.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Listen bearbeiten auf die Liste, die Sie ändern möchten.

    Wenn Sie eine Liste auswählen, werden die Listenelemente in der Spalte Wert angezeigt.

    Das Dialogfeld Listen bearbeiten

  5. Führen Sie zum Bearbeiten der Liste beliebige der folgenden Aktionen aus:

    Hinzufügen eines Werts zur Liste      Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, geben Sie den Elementnamen ein, und klicken Sie auf OK.

    Umbenennen eines Werts     Klicken Sie auf ein Element und dann auf die Schaltfläche Umbenennen. Geben Sie den neuen Namen ein, und klicken Sie dann auf OK.

    Entfernen oder Ersetzen eines Werts     Klicken Sie auf ein Element und dann auf die Schaltfläche Löschen. Um den Wert zu ersetzen, wählen Sie einen anderen Wert in der Liste aus und klicken auf OK. Soll der Wert gelöscht werden, klicken Sie auf OK.

    Verschieben eines Werts nach oben oder unten in der Liste     Klicken Sie auf ein Element und anschließend auf die Pfeilschaltfläche nach oben bzw. unten.

    Festlegen eines Elements als Standardwert     Klicken Sie auf das Element und dann auf die Schaltfläche Als Standard.

  6. Wenn Sie alle gewünschten Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie im Dialogfeld Listen bearbeiten auf OK.

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