Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen

Mit Business Contact Manager für Outlook können Sie Ihre Formulare anpassen, indem Sie Felder hinzufügen, die für Ihr Unternehmen relevant sind, Felder entfernen, die Sie nicht benötigen, und Felder verschieben, um den Schwerpunkt auf die für Sie besonders relevanten Informationen zu legen. Sie können neue Formulare erstellen, Listen hinzufügen, Berichte anpassen, Vertriebsphasen und Leadbewertungskriterien ändern, Felder für Ihre Visitenkarten auswählen und das Menüband anpassen.

Dieser Artikel befasst sich mit dem Erstellen und Anpassen von Formularen und dem Erstellen und Bearbeiten von Listen.

Hinweis :  Nur der Datenbankbesitzer kann Formulare anpassen.

In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zum Anpassen von Berichten, Ändern von Vertriebsphasen, Vertriebsaktivitäten und Erinnerungen, zum Ändern von Leadbewertungskriterien, dem Auswählen der Felder für Visitenkarten und zum Anpassen des Menübands:

Worüber möchten Sie mehr wissen?

Erstellen eines neuen Datensatztyps

Anpassen eines Formulars

Erstellen eines neuen Datensatztyps

Business Contact Manager für Outlook enthält eine Reihe verschiedener Typen von anpassbaren Formularen oder Datensatztypen, einschließlich Firma, Geschäftskontakt, Lead, Verkaufschance und Geschäftsprojekt.

Sie können die Standardformulare unverändert verwenden oder neue Datensatztypen erstellen, die Ihren Geschäftserfordernissen entsprechen.

Ferner können Sie Formulare ändern, indem Sie Felder hinzufügen und entfernen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen oder Entfernen von Feldern weiter unten in diesem Artikel.

Neue Datensatztypen müssen entweder auf dem Datensatztyp "Firma" oder "Geschäftskontakt" basieren. Die Weise, in der Datensätze verknüpft werden können, und die von ihnen freigegebenen Informationen bleiben in allen von Ihnen neu erstellten Datensatztypen erhalten.

Beispiel: Ein Fahrradgroßhändler erstellt benutzerdefinierte Datensatztypen

Ein Fahrradgroßhändler muss die Datensätze "Einzelhändler" und "Ladenmitarbeiter" erstellen.

Jedes Ladengeschäft, das beim Großhändler einkauft, verfügt über mehrere Mitarbeiter, die für den Einkauf zuständig sind. Der Fahrradgroßhändler verkauft an eine Vielzahl von Einzelhändlern, von denen jeder über eigene Mitarbeiter verfügt, die Einkaufsentscheidungen treffen. Der Großhändler muss jeden Einzelhändlermitarbeiter mit dem entsprechenden Ladengeschäft verknüpfen, um beim Anzeigen von Informationen über das Geschäft die Liste der Mitarbeiter und die bisherige Kommunikation mit den Mitarbeitern des Ladengeschäfts anzeigen zu können.

Zu diesem Zweck erstellt der Großhändler einen Datensatz "Einzelhändler", der auf dem Datensatztyp "Firma" basiert, und einen Datensatz "Ladenmitarbeiter", der auf dem Datensatztyp "Geschäftskontakt" basiert. Der Großhändler entscheidet sich, den Datensatz "Einzelhändler" auf dem Datensatz "Firma" aufzubauen, da für Firmendatensätze eine Liste der verwandten Geschäftskontakte sowie die gesamten Kommunikationshistorienelemente von jedem der Geschäftskontakte angezeigt werden.

Erstellen eines benutzerdefinierten Datensatztyps

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen und dann auf Datensatztypen anpassen.

  4. Führen Sie im Dialogfeld Datensatztypen anpassen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Neuer Geschäftskontakttyp, um ein neues Formular zu erstellen, das auf dem Datensatztyp "Geschäftskontakt" basiert.

    • Klicken Sie auf Neuer Firmentyp, um ein neues Formular zu erstellen, das auf dem Datensatztyp "Firma" basiert.

      Das Dialogfeld "Datensatztypen anpassen" mit der Schaltfläche "Neuer Geschäftskontakttyp" und dargestellter Schaltfläche "Neuer Kontotyp".

      • Wenn Sie einen neuen Datentyp für Einzelpersonen benötigen, wählen Sie Neuer Geschäftskontakttyp.

      • Wenn Sie einen neuen Datensatztyp für Organisationen oder Gruppen innerhalb einer größeren Organisation benötigen, wählen Sie Neuer Firmentyp. Alle Kommunikationselemente von allen Datensätzen, die mit einer Firma verknüpft sind, werden in der Kommunikationshistorie des Firmendatensatzes aufgelistet. Weitere Informationen über Firmendatensätze finden Sie unter Speichern von Informationen über Ihre Firmen in Business Contact Manager.

  5. Geben Sie im Dialogfeld Neuer Geschäftskontakttyp oder Neuer Firmentyp einen Singular- und einen Pluralnamen für den neuen Datensatztyp ein.

  6. Klicken Sie optional auf Durchsuchen, um das Symbol zu ändern, das für jeden Datensatz dieses Typs angezeigt wird.

  7. Klicken Sie auf OK.

    Ihr neuer Datensatztyp wird in die Liste der Datensatztypen im Dialogfeld Datensatztypen anpassen aufgenommen.

    Ihr neuer Datensatztyp enthält alle Standardseiten und -felder der Firma oder des Geschäftskontakts, auf der bzw. dem Sie den neuen Datensatztyp aufgebaut haben. Er enthält keine angepassten Seiten oder Felder, die Sie anderen Formularen hinzugefügt haben. Informationen zum Anpassen des Formulars durch Ändern von Seiten und Feldern finden Sie im nächsten Abschnitt Anpassen eines Formulars.

Seitenanfang

Anpassen eines Formulars

Formulare lassen sich auf mehrere Arten anpassen. Sie können Seiten, Abschnitte und Felder hinzufügen oder entfernen. Sie können die Felder in einer Weise neu anordnen, die für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Hinweis :  Nur der Datenbankbesitzer kann Formulare anpassen.

Sie können Ihre benutzerdefinierten Formulare exportieren und sie so mit anderen teilen. Weitere Informationen zum Exportieren finden Sie unter Exportieren Ihrer Geschäftsdatensätze aus Business Contact Manager.

Wichtig :  Alle Änderungen, die Sie an einem Formular vornehmen, ändern alle Datensätze des betreffenden Typs. Wenn Sie beispielsweise ein Feld aus dem Geschäftskontaktformular entfernen, wird dieses Feld aus allen Geschäftskontaktdatensätzen entfernt.

In diesem Abschnitt

Löschen eines Formulars

Erstellen oder Bearbeiten von Listen

Öffnen eines Formulars zur Anpassung

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen und dann auf Datensatztypen anpassen.

  4. Klicken Sie in der Liste auf den Datensatztyp, den Sie anpassen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Formular anpassen.

    Dialogfeld "Datensatztypen anpassen" mit dargestellter Schaltfläche "Formular anpassen"

    Ferner können Sie jedes aktuell geöffnete Formular anpassen. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anpassen auf die Schaltfläche Formularlayout.

Eine anpassbare Version des Formulars wird geöffnet. Sie können jetzt Seiten, Abschnitte und Felder hinzufügen oder entfernen oder Abschnitte und Felder auf dem Formular neu anordnen.

Standardmäßig wird die Seite Allgemein angezeigt. Um eine andere Seite anzuzeigen, klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Seiten auf Anzeigen und dann auf den Namen der Seite.

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Erstellen einer neuen Seite

Sie können bis zur vier zusätzliche Seiten für jedes Formular erstellen. Standardmäßig enthalten die meisten Formulare die Seiten Allgemein, Details und Verlauf.

  1. Öffnen eines Formulars zur Anpassung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Seiten auf Anzeigen Symbol "Einblenden" , und klicken Sie dann auf Benutzerseite 1 oder eine der anderen Benutzerseiten.

    Eine leere Seite wird angezeigt.

    Hinweis : Wenn der Name der Seite mit (Ausgeblendet) endet, ist die Seite standardmäßig ausgeblendet. Sie müssen das Ausgeblendet-Feature deaktivieren, um auf dieser Seite des Formulars Daten eingeben zu können.

  3. Wenn die Seite ausgeblendet ist, deaktivieren Sie das Ausgeblendet-Feature, um die Seite anzuzeigen. Klicken Sie in der Gruppe Seiten auf Ausblenden Symbol "Ausblenden"

    Hinweis : Um zu bestätigen, dass die Seite nicht mehr ausgeblendet ist, klicken Sie in der Gruppe Seiten auf Anzeigen. Wenn die ausgewählte Seite nicht mehr den Eintrag (Ausgeblendet) im Anschluss an den Namen der Seite aufweist, ist sie sichtbar.

Sie können Ihre Seite jetzt umbenennen oder ihr Absätze und Felder hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen oder Entfernen von Abschnitten und Hinzufügen oder Entfernen von Feldern weiter unten in diesem Artikel.

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Benennen oder Umbenennen einer Seite

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Seiten auf Anzeigen, und klicken Sie dann auf die umzubenennende Seite.

  2. Klicken Sie in der Gruppe Seiten auf Seite umbenennen Symbol "Umbenennen" .

  3. Geben Sie im Feld Seitenname den neuen Namen ein, und klicken Sie dann auf OK.

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Hinzufügen oder Entfernen von Abschnitten

Die Informationen auf einem Formular sind in Abschnitte unterteilt. Beispielsweise befindet sich auf dem Geschäftskontaktformular ein Abschnitt Telefonnummern, der verschiedene Telefonnummerfelder beinhaltet, wie etwa Geschäftlich und Privat.

Der Bildschirm für das Layout des Geschäftskontaktformulars mit dem ausgewählten Abschnitt "Telefonnummern".

Hinzufügen eines Abschnitts

  1. Öffnen eines Formulars zur Anpassung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Abschnitt hinzufügen Symbol 'Gruppe hinzufügen' .

  3. Geben Sie im Feld Abschnittsname einen Namen für den Abschnitt ein, und klicken Sie dann auf OK.

    Wenn Sie die Breite eines Abschnitts ändern möchten, wählen Sie den Abschnitt aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen entweder auf Breit Symbol "Breit" oder Schmal Symbol "Schmal" .

Entfernen eines Abschnitts

  1. Klicken Sie auf den zu entfernenden Abschnitt.

    Tipp :  Ein Abschnitt weist einen Abschnittsnamen und eine horizontale Linie neben dem Namen auf. Um einen Abschnitt auszuwählen, klicken Sie auf den Abschnittsnamen oder in seiner Nähe.

    Ausgewählter Bereich "Telefonnummern"

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Entfernen Symbol "Entfernen" .

    Hinweise : 

    • Alle Felder, die sich in diesem Abschnitt befinden, werden entfernt, jedoch werden sie nicht aus Ihrer Business Contact Manager-Datenbank gelöscht. Wenn Sie die Felder dem Formular wieder hinzufügen möchten, lesen Sie Hinzufügen eines Felds weiter unten in diesem Artikel. Durch das Entfernen von Feldern werden weder die Felder noch die darin enthaltenen Daten gelöscht. Alle Daten, die in diese Felder eingegeben wurden, sind immer noch in Ihrer Datenbank gespeichert, es sei denn, dass Sie das Feld endgültig löschen.

    • Wenn Sie einen Abschnitt löschen, wird er aus Ihrer Business Contact Manager-Datenbank gelöscht. Die Felder, die in dem Abschnitt enthalten waren, werden nicht zusammen mit dem Abschnitt gelöscht. Wenn Sie den Abschnitt erneut hinzufügen möchten, können Sie einen Abschnitt mit gleichem Namen und anschließend die Felder wieder zu diesem Abschnitt auf dem Formular hinzufügen.

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Hinzufügen oder Entfernen von Feldern

Sie können in Business Contact Manager für Outlook verschiedene Feldtypen hinzufügen, die Sie für Ihr Geschäft benötigen. Der Typ des hinzugefügten Felds schreibt die Art der Informationen vor, die in das Feld eingegeben oder darin ausgewählt werden können.

Wenn Sie beispielsweise Informationen in ein Textfeld eingeben möchten, können Sie ein Textfeld hinzufügen; wenn Sie in einer Liste auf ein Element klicken möchten, können Sie eine voraufgefüllte Liste (auch als Dropdownliste bezeichnet) hinzufügen; wenn Sie einen Datensatz einem anderen Datensatz zuordnen oder ihn mit ihm verknüpfen möchten, können Sie ein Beziehungsfeld hinzufügen.

Ein Florist könnte ein Textfeld "Lieblingsblume" erstellen, in dem Kunden die Blume im Feld eingeben müssen, und ein Heizungsspezialist kann ein Feld namens "Modell des Heizkessels" mit einer Auswahlliste erstellen. Weitere Informationen zu Listen finden Sie unter Erstellen oder Bearbeiten von Listen weiter unten in diesem Artikel.

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Ein Feld hinzufügen

  1. Öffnen eines Formulars zur Anpassung.

    Tipp :  Klicken Sie vor dem nächsten Schritt auf den Abschnitt, in dem Sie das Feld hinzufügen möchten. Wenn sich das Feld nicht am beabsichtigten Ort befindet, können Sie es nach dem Hinzufügen in einen anderen Abschnitt ziehen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Felder hinzufügen Symbol "Feld hinzufügen" .

  3. Führen Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie in der Liste auf eins der aufgelisteten Felder, und klicken Sie dann auf Zum Formular hinzufügen.

      Dialogfeld "Felder hinzufügen"

    • Um ein neues Feld zu erstellen oder ein Feld hinzuzufügen, das Sie bereits für ein anderes Formular erstellt haben, klicken Sie auf Neu.

      Führen Sie im Dialogfeld Neues Feld erstellen eine der folgenden Aktionen aus:

      Neues Feld erstellen    

      1. Geben Sie im Feld Feldname einen Namen für das Feld ein.

      2. Klicken Sie in der Liste Datentyp auf den Typ Daten, den die Liste enthalten soll, z. B. Zahl.

      Für diesen Typ Daten

      diesen Datentyp auswählen

      Wörter oder Sätze mit bis zu 96 Zeichen

      Text

      Zahlen mit oder ohne Dezimaltrennzeichen

      Zahl

      Prozentsätze

      Prozent

      Preise, Einnahmen oder andere währungsbezogene Daten

      Währung

      Antworten auf einfache Fragen, wie Ja oder Nein, Ein oder Aus, Wahr oder Falsch

      Ja/Nein

      Datums- oder Uhrzeitinformationen in einem der in Outlook verfügbaren Formate

      Datum/Uhrzeit

      Ganze Zahlen

      Ganze Zahl

      Eine voraufgefüllte Liste mit Elementen (Werten) zwecks Zeiteinsparung oder zum Gewährleisten von Konsistenz über Formulare hinweg

      Dropdownliste

      Webadresse

      URL

      Ein Link zu einem anderen Datensatz in der Datenbank

      Beziehung

      Hinweis :  Sie können den Datentyp eines Felds nach dem Erstellen des Felds nicht ändern. Wenn Sie den Datentyp ändern möchten, löschen Sie das Feld, und fügen Sie dann ein neues mit dem gewünschten Datentyp hinzu.

      1. Klicken Sie in der Liste Format auf ein Format für die Daten im Feld, falls erforderlich.

        Hinweis :  Einige Datentypen weisen nur ein Format auf.

      2. Klicken Sie auf OK.

        Das erstellte Feld wird in der Liste im Dialogfeld Felder hinzufügen angezeigt.

      3. Um Ihrem Formular das Feld hinzuzufügen, klicken Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen auf das Feld, und klicken Sie dann auf Zum Formular hinzufügen.

      Hinzufügen eines Felds aus einem anderen Formular    

      1. Klicken Sie auf die Option Feld aus einem anderen Formular hinzufügen.

      2. Klicken Sie auf ein Feld in der Liste, und klicken Sie dann auf OK.

        Hinweis : Sie müssen ein Feld erstellt haben, damit es in dieser Liste angezeigt wird.

        Das ausgewählte Feld wird in der Liste Felder hinzufügen angezeigt.

      3. Um Ihrem Formular das Feld hinzuzufügen, klicken Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen auf das Feld, und klicken Sie dann auf Zum Formular hinzufügen.

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Hinzufügen eines Beziehungsfelds

Verwenden Sie ein Beziehungsfeld, um verwandte Datensätze zu verknüpfen. Alle Datensätze, die mit einem bestimmten Datensatz verknüpft wurden, werden auf dem ausgewählten Datensatz, dem so genannten Zieldatensatz, aufgelistet, ähnlich der Art, in der ein Firmendatensatz alle mit ihm verknüpften Geschäftskontakte auflistet.

Sie können Datensätze des gleichen Typs ebenso verknüpfen wie Datensätze verschiedenen Typs.

Um etwa in der Beispielgeschäftsdatenbank Fahrrad-Einzelhandelsgeschäfte mit den Lieferanten zu verknüpfen, die von den Einzelhandelsgeschäften geführt werden, würden Sie folgendermaßen vorgehen:

  • Öffnen Sie den Datensatztyp "Lieferant" zur Anpassung. Das Feld "Beziehung" wird diesem Datensatztyp hinzugefügt.

    Das Dialogfeld "Datensatztypen anpassen" in der Datenbank des Beispielunternehmens mit ausgewähltem Datensatztyp für Lieferanten.

  • Fügen Sie ein Beziehungsfeld mit der Bezeichnung Einzelhandelsgeschäfte zum Datensatztyp "Lieferant" hinzu, mit "Ladengeschäfte" als Typ des Zieldatensatzes und Lieferantennamen als Name des Zielfelds.

    Hinweise : 

    • Durch das Hinzufügen eines Beziehungsfelds zum Typ des Abstammungsdatensatzes wird außerdem eine Tabelle erstellt, in der die zugeordneten Datensätze für den Zieldatensatz aufgelistet sind. In diesem Beispiel weisen die Lieferantendatensätze (Abstammungsdatensätze) ein Beziehungsfeld auf, das Sie für die Verknüpfung mit den Ladengeschäft-Datensätzen verwenden. Die Ladengeschäft-Datensätze (Zieldatensätze) weisen eine Tabelle auf, in der die mit ihnen verknüpften Lieferantendatensätze aufgelistet sind.

    • Die Tabelle, oder das Zielfeld, ist nicht editierbar. Um die verwandten Datensätze zu ändern, verwenden Sie das Beziehungsfeld. Navigieren Sie in diesem Beispiel zum Lieferantendatensatz, um ein Ladengeschäft zu entfernen oder ein weiteres Ladengeschäft hinzuzufügen. Dadurch wird die Liste der Lieferanten in der Tabelle für die verwandten Ladengeschäft-Datensätze geändert.

    Erstellen eines neuen Beziehungsfelds im Dialogfeld "Neues Feld erstellen".

  • Verwenden Sie das Beziehungsfeld auf den Lieferantendatensätzen, um die Fahrrad-Einzelhandelsgeschäft-Datensätze mit den Lieferantendatensätzen zu verknüpfen.

    Ein Lieferantendatensatz mit im Beziehungsfeld "Einzelhandelsgeschäfte" aufgeführten Geschäften

  • Überprüfen Sie das Zielfeld für die Fahrrad-Einzelhandelsgeschäft-Datensätze, um die Liste der Lieferanten anzuzeigen, die Fahrräder an diese Geschäfte liefern.

    Ein Geschäftsdatensatz mit einer Liste von Lieferanten, die dem Geschäft Fahrräder liefern.

Informationen über die Beispiel-Geschäftsdatenbank finden Sie unter Informationen zu Adventure Works und der Geschäftsdatenbank des Beispielunternehmens.

Hinzufügen eines Beziehungsfelds

  1. Öffnen eines Formulars zur Anpassung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Felder hinzufügen Symbol "Feld hinzufügen" .

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen auf Neu.

    Dialogfeld "Felder hinzufügen"

  4. Geben Sie im Dialogfeld Neues Feld erstellen im Feld Feldname den Namen für das Beziehungsfeld ein.

  5. Klicken Sie in der Liste Datentyp auf Beziehung.

  6. Klicken Sie in der Liste Typ des Zieldatensatzes auf den Datensatztyp, mit dem Sie den ausgewählten Datensatz verknüpfen möchten.

    Hinweis :  Wenn der Typ des Zieldatensatzes der gleiche ist wie der Datensatztyp, den Sie anpassen, müssen die Werte für Feldname und Zielfeldname unterschiedlich sein.

  7. Geben Sie im Feld Zielfeldname den Namen des Zielfelds ein.

    Hinweis :  Der Zielfeldname ist der Name der Tabelle, in der alle verwandten Datensätze aufgelistet sind, die mit dem Zieldatensatztyp verbunden sind.

  8. Klicken Sie auf OK.

    Das ausgewählte Feld wird in der Liste Felder hinzufügen angezeigt.

  9. Um das Feld Ihrem Formular hinzuzufügen, klicken Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen auf das Feld, in dem in der Spalte Datentyp der Wert Beziehung angegeben ist, und klicken Sie dann auf Zu Formular hinzufügen.

    Hinweis :  Das Feld, in dessen Spalte Datentyp der Wert Beziehung erscheint, ist das Dateneingabefeld. Das Feld, in dessen Spalte Datentyp der Wert Beziehungszielliste erscheint, wird dem Zieldatensatztyp automatisch hinzugefügt, und dies ist die Tabelle, in der alle verwandten Datensätze aufgelistet sind, die Sie im Feld "Beziehung" eingegeben haben.

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Ein Feld entfernen

  1. Öffnen eines Formulars zur Anpassung.

  2. Klicken Sie auf das Feld, das Sie aus dem Formular entfernen möchten.

    Hinweis :  Erforderliche Felder, wie etwa Kontoname, können nicht entfernt werden.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Entfernen Symbol "Entfernen" , oder drücken Sie die ENTF-Taste.

    Hinweis :  Das Feld mit allen darin enthaltenen Daten, kann dem Feld wieder hinzugefügt werden, da das Feld immer noch in Ihrer Business Contact Manager-Datenbank gespeichert ist. Das Feld kann darüber hinaus im Dialogfeld Felder hinzufügen anderen Formularen hinzugefügt werden.

Endgültiges Löschen eines Felds

Warnung :  Wenn Sie ein Feld im Dialogfeld Felder hinzufügen löschen, löschen Sie das Feld endgültig und verlieren damit auch alle Daten, die in das Feld eingegeben wurden. Wenn Sie ein Feld aus einem Formular entfernen oder löschen, löschen Sie das Feld nur aus dem Formular. Wenn Sie das Feld dem Formular wieder hinzufügen, können Sie anschließend wieder auf die Daten zugreifen.

  1. Öffnen eines Formulars zur Anpassung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Felder hinzufügen Symbol "Feld hinzufügen" .

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen auf das zu löschende Feld, und klicken Sie dann auf Löschen.

    Hinweis :  Sie können ein Feld nur endgültig löschen, wenn es nicht auf anderen Formularen verwendet wird.

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Umbenennen von Abschnitten und Bearbeiten von Feldern

Sie können jeden Abschnitt auf einem Formular umbenennen, Sie können jedoch nur Felder umbenennen, die Sie erstellt haben.

Sie können Felder bearbeiten, indem Sie sie umbenennen und das Format der Daten ändern, die im Feld ausgewählt werden können.

Hinweis :  Den Datentyp eines Felds können Sie nicht ändern. Sie können das Feld löschen und dann ein neues Feld mit dem gewünschten Datentyp hinzufügen.

  1. Öffnen eines Formulars zur Anpassung.

  2. Klicken Sie auf den Abschnitt oder das Feld, den bzw. das Sie umbenennen oder bearbeiten möchten.

    Hinweis :  Sie können nur Felder umbenennen, die Sie erstellt haben.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Feld oder Abschnitt bearbeiten Das Feld "Bearbeiten" oder Symbol "Abschnitt" .

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Umbenennen eines Abschnitts     Geben Sie im Feld Abschnitt bearbeiten einen anderen Namen für den Abschnitt ein.

    • Bearbeiten des Namens eines Felds, das Sie erstellt haben     Geben Sie im Dialogfeld Feld bearbeiten einen anderen Namen für das Feld ein.

      Wenn Sie das Format oder die im Feld zulässigen Daten ändern möchten, klicken Sie im Feld Format auf ein anderes Format. Einige Felder weisen nur eine Formatierungsoption auf.

Anordnen der Elemente auf einem Formular

Auf einem anpassbaren Formular können Sie die Abschnitte auf einer Seite verschieben oder sie auf eine andere Seite verschieben und die Felder anordnen.

Verschieben eines Abschnitts oder Neuanordnen der Felder auf einer Seite

  1. Öffnen eines Formulars zur Anpassung.

  2. Klicken Sie auf den Abschnitt oder das Feld, den oder das Sie verschieben möchten.

    Ein Abschnitt weist einen Abschnittsnamen und eine horizontale Linie neben dem Namen auf. Um einen Abschnitt auszuwählen, klicken Sie auf den Abschnittsnamen oder in seiner Nähe.

    Ausgewählter Bereich "Telefonnummern"

  3. Ziehen Sie den Abschnitt oder das Feld an eine neue Position auf der Seite, oder verwenden Sie die Pfeiltasten auf der Tastatur, um den Abschnitt oder das Feld zu verschieben.

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Verschieben eines Abschnitts auf eine andere Seite

  1. Klicken Sie auf den zu verschiebenden Abschnitt.

    Ausgewählter Bereich "Telefonnummern"

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Verschieben nach Symbol 'Verschieben' .

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Auf Seite verschieben auf die Seite, auf die Sie den Abschnitt verschieben möchten, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis :  Wenn eine Seite ausgeblendet ist, müssen Sie das Ausblenden-Feature deaktivieren, um auf der Seite Daten eingeben zu können. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Anzeigen auf die Seite. Klicken Sie in der Gruppe Seiten auf Ausblenden Symbol "Ausblenden" .

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Löschen eines Formulars

Warnung :  Wenn Sie einen Datensatztyp löschen, verlieren Sie alle Daten, die in diesem Datensatztyp eingegeben wurden.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager und dann auf die Schaltfläche Anpassen.

  3. Klicken Sie auf Datensatztypen anpassen.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Datensatztypen anpassen auf einen Datensatztyp, den Sie erstellt haben.

    Hinweis :  Sie können nur Datensatztypen löschen, die Sie erstellt haben. Die Standarddatensatztypen können nicht gelöscht werden.

  5. Klicken Sie auf Datensatztyp löschen.

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Erstellen oder Bearbeiten von Listen

Wenn Sie häufig die gleichen Daten in ein Formular eingeben, ist es bequemer und konsistenter, eine Auswahlliste zu erstellen.

Erstellen einer Liste

  1. Öffnen eines Formulars zur Anpassung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anpassen in der Gruppe Layout auf Felder hinzufügen Symbol "Feld hinzufügen" .

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Felder hinzufügen auf Neu.

  4. Wählen Sie in der Liste Datentyp den Eintrag Dropdownliste aus.

    Hinweis :  Bei einer Liste ist Dropdownliste die einzige Formatauswahl.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Hinzufügen von Elementen zur Liste.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie im Dialogfeld Listen bearbeiten auf Hinzufügen, um ein Element (einen Wert) zur Liste hinzuzufügen.

    2. Geben Sie im Dialogfeld Element hinzufügen im Feld Elementname den Namen des Werts ein.

    3. Klicken Sie auf OK.

      Im Dialogfeld Listen bearbeiten wird das von Ihnen hinzugefügte Element in der Spalte Wert angezeigt.

    4. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um der Liste ein anderes Element hinzuzufügen.

  7. Um ein Element in der Liste nach oben oder unten zu verschieben, klicken Sie auf den zu verschiebenden Wert, und klicken Sie dann auf die Pfeilschaltfläche nach oben oder unten.

  8. Um ein Element als Standardwert im Feld auszuwählen, klicken Sie auf den Wert, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Standardwert.

    Wenn ein Element am häufigsten verwendet wird, können Sie es zum Standardwert machen, um beim Ausfüllen von Formularen Zeit zu sparen.

  9. Klicken Sie auf OK.

Bearbeiten einer Liste

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager und dann auf die Schaltfläche Anpassen.

  3. Klicken Sie auf Listen bearbeiten.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Listen bearbeiten auf die zu bearbeitende Liste.

    Wenn Sie eine Liste auswählen, werden die Elemente in der Liste in der Spalte Wert angezeigt.

    Dialogfeld "Listen bearbeiten"

  5. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um die Liste zu bearbeiten:

    Hinzufügen eines Werts zur Liste     Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, geben Sie den Elementnamen ein, und klicken Sie dann auf OK.

    Umbenennen eines Werts     Klicken Sie auf ein Element, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Umbenennen. Geben Sie den neuen Namen ein, und klicken Sie dann auf OK.

    Entfernen eines Werts oder Ersetzen durch einen anderen Wert     Klicken Sie auf ein Element, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen. Wenn Sie den Wert ersetzen möchten, wählen Sie in der Liste einen anderen Wert aus, und klicken Sie dann auf OK. Wenn Sie ihn entfernen möchten, klicken Sie auf OK.

    Verschieben eines Werts in der Liste nach oben oder unten     Klicken Sie auf ein Element, und klicken Sie dann auf die Pfeilschaltfläche nach oben oder unten.

    Festlegen eines Elements als Standardwert     Klicken Sie auf das Element, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Standardwert.

  6. Wenn Sie alle Änderungen abgeschlossen haben, klicken Sie im Dialogfeld Listen bearbeiten auf OK.

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