Verwalten von Aufgabenlisten

Aufgaben erstellen und bearbeiten

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Sie können Aufgaben erstellen, bearbeiten und als erledigt markieren, oder Sie können eine Aufgabe löschen.

Erstellen einer Aufgabe
  1. Wählen Sie Aufgaben aus.

  2. Wählen Sie Neue Aufgabe aus.

  3. Geben Sie in Betreff den Betreff für die Aufgabe ein.

  4. Wählen Sie das Datum für Beginnt am, das Datum für Fällig am, den Status, die Priorität oder % erledigt aus.

  5. Wählen Sie Erinnerung aus, um eine Erinnerung für die Aufgabe festzulegen.

  6. Beenden Sie den Vorgang, indem Sie Speichern & schließen auswählen. 

Zuweisen einer Aufgabe
  1. Wählen Sie Aufgaben aus.

  2. Wählen Sie Neue Aufgabe aus.

  3. Geben Sie in Betreff den Betreff für die Aufgabe ein.

  4. Wählen Sie das Datum für Beginnt am, das Datum für Fällig am, den Status, die Priorität oder % erledigt aus.

  5. Wählen Sie Erinnerung aus, um eine Erinnerung für die Aufgabe festzulegen.

  6. Wählen Sie Aufgabe zuweisen aus.

  7. Wählen Sie An... aus, um Kontakte aus einem Adressbuch hinzuzufügen, oder geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.

  8. Fügen Sie der Aufgabe Notizen hinzu.

  9. Wählen Sie Senden aus.

  10. Wählen Sie zur Bestätigung OK aus.

Markieren als erledigt
  1. Wählen Sie Aufgaben aus.

  2. Wählen Sie eine Aufgabe in der Aufgabenliste aus.

  3. Wählen Sie Als erledigt markieren aus, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Aufgabe.

Bearbeiten einer Aufgabe
  1. Doppelklicken Sie auf eine Aufgabe, um sie zu öffnen.

  2. Sie können Notizen hinzufügen und weitere erforderliche Änderungen vornehmen.

  3. Wählen Sie Speichern und schließen aus.

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Erstellen einer Aufgabe

Ständiges Anzeigen anstehender Aufgaben

Anzeigen Ihrer Aufgaben in Outlook für Windows

Erstellen einer Aufgabe aus einer Nachricht

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Aufgaben erstellen und bearbeiten können.

Ich habe im Ordnerbereich "meine Aufgaben" ausgewählt, und sehe im rechten Fensterbereich eine Liste, wo ich schnell Aufgaben erfassen kann.

Jedoch konnte ich bisher nur einen Betreff, also eine kurze Beschreibung der Aufgabe, das Fälligkeitsdatum festlegen, die Aufgabe kategorisieren, oder zusätzlich zur Nachverfolgung kennzeichnen.

Die Eingabe in dieser Liste eignet sich eher für einfache To-do-Listen, deshalb wechsele ich einmal in die Aufgaben, direkt über das Register "Start", über die Schaltfächer "Neu", und dann neue Aufgabe.

Es öffnet sich das Aufgabenformular, welches mir hier jetzt schon im Vorbildmodus dargestellt wird.

Als Tipp, lassen Sie sich auch dieses Fenster im Vorbildmodus darstellen, damit Sie immer eine schöne Übersicht aller Befehle bekommen.

So und im Aufgabenformular setzte ich direkt bei Betreff, die Einfügemarke und gebe dort eine kurze Aufgabenbeschreibung ein.

Im Feld "an" lege ich das Startdatum fest, also wann ich mit dieser Aufgabe beginnen möchte, das möchte ich gleich am kommenden Montag machen, und Sie sehen, Outlook setzt automatisch auch das Fälligkeitsdatum direkt auf Montag, aber das schaffe ich nicht, das Konzept ist umfangreich, deshalb gebe ich hier ein anderes Fälligkeitsdatum ein, ich wähle da am besten mal den Freitag, und im Bereich "Status", da habe ich die Möglichkeit, festzulegen, ob die Aufgabe schon in Bearbeitung ist, oder ob sie erledigt ist, aber sie ist weder in Bearbeitung noch ist sie erledigt, also übernehme ich den Eintrag "nicht begonnen".

Im Bereich Priorität lege ich fest, wie wichtig die Aufgabe ist, und in diesem Fall ist die Wichtigkeit sehr hoch.

Also wähle ich "hoch" aus, zusätzlich möchte ich mich am Montagmorgen an diese Aufgabe erinnern lassen, automatisch, durch Outlook, und deshalb wähle ich jetzt auch noch mal den Montag aus.

Ich bin um 7 Uhr im Büro, das möchte ich nicht.

Ich möchte im Endeffekt, dass ich um 6.30 erinnert werde.

Dann habe ich die Garantie sobald ich Outlook öffne, das ich dann eine Benachrichtigung zu dieser Aufgabe bekomme.

Im Bereich der Notizen, kann ich jetzt noch kurz festlegen, was ich denn noch erledigen möchte zu dieser Aufgabe.

Und das trage ich kurz ein.

Das habe ich jetzt erfasst, und damit ich die Aufgabe später besser wiederfinde, gehe ich jetzt noch einmal im Register "Aufgaben", in der Gruppe "Anzeigen", direkt auf die Schaltfläche "Details" und klicke dort, und hier in diesem Bereich hätte ich jetzt noch die Möglichkeit weitere Eigenschafften festzulegen.

Ich möchte aber nur den Formennamen hier einmal kurz hinzufügen, und wechsle danach direkt wieder in die Aufgabe, auch wieder in der Gruppe "Anzeigen", und ich klicke auf "Aufgabe".

Ich überprüfe noch einmal meine Angaben, wenn soweit alles eingetragen ist, klicke direkt im Register "Aufgabe" auf die Schaltfläche "Speichern und Schließen".

Die Aufgabe ist jetzt direkt in der Liste sichtbar, und würde ich sie am Montag bearbeiten und der Status ändert sich, dann könnte ich die Aufgabe jederzeit über das Modul "Aufgaben" öffnen.

Ich klicke jetzt in diesem Fall doppelt auf die Aufgabe.

Das Formular öffnet sich wieder, und ich hätte jetzt die Möglichkeit den Status zu verändern, dass die Aufgabe in Bearbeitung ist, und zusätzlich könnte ich gegebenenfalls hier Angaben machen, wie viel Prozent der Aufgabe schon erledig sind, und habe ich soweit alles eingetragen, gehe ich auf "Speichern und Schließen".

In meinem Beispiel geht es darum, dass einmal im viertel Jahr eine Onlinebefragung durchgeführt werden soll, dafür möchte ich eine Aufgabenserie erstellen, und meinem Kollegen, der dafür zuständig ist, zuweisen.

Ich befinde mich in meinen Modul "Aufgaben", und erstelle im ersten Schritt eine neue Aufgabe, direkt über das Register "Start", über die Gruppe "Neu", und über die Schaltfläche "neue Aufgabe".

In dem Betreff setze ich die Aufgabenbeschreibung.

Ich klicke dort direkt rein.

In diesem Formular gebe ich nun nichts weiter ein.

Ich wechsele direkt in den Serientyp, und zwar direkt über das Register "Aufgabe", in der Gruppe "Serie", und erst in diesem Dialogfeld gebe ich jetzt alle wichtigen Dateien ein.

In oberen Bereich kann ich festlegen, wann die Aufgabe fällig ist.

In diesem Fall monatlich.

Dann verändert sich der rechte Bereich und zwar immer am 10.

des Monats, und das alle drei Monate.

Also die Aufgabe ist alle drei Monate am 10.

fällig, und hier im unteren Bereich kann ich jetzt noch festlegen, wann das Ganze dann beginnen soll, und zwar im kommenden Monat.

Am 10.

November, und danach kann ich das Enddatum festlegen.

Hier als kleinen Tipp: Es kann immer Änderungen geben, was die Zutunlichkeiten angehen, deshalb würde ich hier nicht die Option "kein Enddatum" belassen, sonst wird die Aufgabe irgendwann ins Unendliche laufen.

Also in diesem Fall endet die Serie nach 4 Terminen, beziehungsweise nach 4 Aufgaben, und somit endet diese ganze Aufgabeserie nach einem Jahr.

Wenn ich alle Einträge übernommen habe, bestätige ich mit "OK".

Im zweiten Schritt möchte ich meinem Kollegen die Aufgabe zuweisen.

Dafür klicke ich im Register "Aufgaben", direkt in der Gruppe "Aufgabe verwalten", auf "Aufgabe zuweisen", und das Formular verändert sich soweit, dass ich jetzt hier im oberen Bereich wieder das Eingabefeld habe für die E-Mail-Adresse.

Ich könnte auch über das Adressbuch wechseln, indem ich hier direkt auf die Schaltfläche anklicke.

In diesem Fall gebe ich die E-Mail-Adresse ein.

Ich prüfe dann noch mal die Eingaben, und was eben halt auch noch mal ganz wichtig ist, ist das Festlegen der Priorität.

Direkt im unteren Bereich, da können Sie festlegen, wenn Sie weiterhin eine Kopie der Aufgabe beibehalten möchten.

So belassen Sie das erste Kontrollkästen "Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe, in meiner Aufgabenliste speichern", und wenn Sie nur einen Statusbericht erhalten möchten, Wenn die Aufgabe als erledig gekennzeichnet ist, belassen Sie das Kontrollkästen, "Statusbericht" an mich senden, sobald die Aufgabe erledig ist.

In diesem Fall ist alles ausgefüllt, und ich klicke direkt auf "Senden".

Der Kollege erhält jetzt per E-Mail eine Aufgabenanfrage, und muss dieser Anfrage erst zusagen.

Er könnte Sie auch ablehnen, und solange er nicht zusagt, bleibe ich im Endeffekt für die Aufgabe verantwortlich, und bleibe auch der Besitzer dieser Aufgabe.

Und solange ich Besitzer bin, wird mir die Aufgabe in diesem Fall hier auch aufgelistet.

Wenn der Kollege die Aufgabe annimmt, dann übernimmt er die Aufgabe und ist somit Besitzer, und die Aufgabe wird dann in diesem Fall nicht mehr bei mir angezeigt.

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