Erstellen oder Ändern einer Ansicht

Ansichten ermöglichen es Ihnen, die Elemente in einer Liste oder Bibliothek anzuzeigen, die am wichtigsten sind oder sich für einen bestimmten Zweck am besten eignen. Sie können z. B. eine Ansicht der zuletzt erstellten Dateien, der eine bestimmte Abteilung betreffenden Listenelemente oder der von einer bestimmten Person erstellten Dateien erstellen. Die erstellte Ansicht ist stets verfügbar, wenn Sie eine Liste oder Bibliothek anzeigen.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Ansichtstypen

Erstellen einer Ansicht

Arbeiten mit mobilen Ansichten

Hinzufügen von Spalten

Ändern der Spalteneinstellungen

Löschen einer Spalte

Auswählen einer anderen Ansicht oder Ändern einer Ansicht

Jede Liste oder Bibliothek verfügt je nach ihrem Typ und den angewendeten Einstellungen über mindestens eine Ansicht. Einige Listen und Bibliotheken enthalten weitere integrierte Ansichten, und Sie können benutzerdefinierte Ansichten erstellen. Eine Aufgabenliste beispielsweise verfügt über mehrere Ansichten, z. B. nur die am aktuellen Tag fälligen Aufgaben, nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben, alle Aufgaben usw.

Ansichten im Menü Ansicht

Sie können persönliche Ansichten und öffentliche Ansichten erstellen. Eine persönliche Ansicht ist nur für Sie verfügbar, wenn Sie eine Liste oder eine Bibliothek anzeigen. Eine öffentliche Ansicht ist für jeden verfügbar, der eine Liste oder Bibliothek anzeigt. Zum Erstellen einer öffentlichen Ansicht benötigen Sie die Berechtigung zum Ändern des Entwurfs der Liste oder Bibliothek. Sie können eine öffentliche Ansicht als Standardansicht für eine Liste oder Bibliothek festlegen.

Wenn Sie (oder eine andere Person) eine Website entwerfen, können Sie außerdem einen Hyperlink zu verschiedenen Ansichten erstellen oder Seiten mit Webpart entwerfen, die verschiedene Ansichten verwenden.

Um Ihre Listen oder Bibliotheken flexibler zu gestalten, können Sie zusätzliche Spalten hinzufügen. Erstellen Sie dann mehrere Ansichten, in denen die Spalten ein- oder ausgeblendet sind. Vielleicht möchten Benutzer z. B. nur die Dateien anzeigen, die ihre Abteilung betreffen, oder nach ihrer Projektnummer sortierte Dateien.

Bei einer großen oder komplexen Liste oder Bibliothek – z. B., wenn Ihre Gruppe an mehreren Projekten arbeitet oder mehrere Gruppen an demselben Projekt arbeiten – können Ansichten Teilnehmern dabei helfen, die Daten anzuzeigen, die jeweils für ihre Situation am sinnvollsten sind.

Sie können wählen, wie viele Elemente jeweils in einer Ansicht angezeigt werden. Benutzer können z. B. eine Liste mit Gruppen von 25 oder 100 Listenelementen pro Seite durchsuchen, je nach ihren Einstellungen und der Geschwindigkeit ihrer Verbindung.

Mithilfe von Ansichten können Sie auch das Anzeigen Ihrer Listen und Bibliotheken auf mobilen Geräten verwalten. Bei einigen Geräten ist die Anzahl der in einer Spalte angezeigten Zeichen möglicherweise eingeschränkt.

Ansichten bieten verschiedene Möglichkeiten, Ihre Listen und Bibliotheken effizienter zu gestalten. Sie können Ansichten unter anderem für folgende Zwecke verwenden:

  • Filtern nach einer Reihe von Kriterien, z. B. nach der Abteilung oder dem Namen von Personen.

  • Sortieren in einer bestimmten Reihenfolge, z. B. zum Anzeigen der zuletzt geänderten Dateien.

  • Ein- oder Ausblenden von Spalten, z. B. zum Anzeigen einer konzentrierteren Ansicht.

  • Gruppieren von Informationen, die auf Listendaten basieren, z. B. nach Abteilung gruppiert.

  • Anzeigen der Zwischenergebnisse von Spalten, z. B. der Anzahl der Vertragsdokumente.

  • Anzeigen einer Kalenderansicht einer Liste, die ein Anfangs- und ein Enddatum enthält.

  • Anzeigen einer Liste in einem Datenbankprogramm, das eine Datenanalyse ermöglicht.

  • Anzeigen aller Elemente auf derselben Ebene in einer flachen Ansicht ohne Ordner.

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Ansichtstypen

Beim Erstellen einer benutzerdefinierten Ansicht in Windows SharePoint Services 3.0 beginnen Sie mit einen Ansichtstyp, auf dem die Ansicht basiert und der bestimmt, wie die Listenelemente angezeigt werden. Sie können die Listenelemente z. B. in einer linearen Liste wie Linien auf einem Papier anzeigen, oder Sie können die Informationen visuell darstellen, z. B. Datumsangaben in einem Monatskalender. Eine neue Ansicht kann auch basierend auf einer vorhandenen Ansicht erstellt werden. Das spart Zeit, wenn Sie die vorhandene Ansicht als Ausgangspunkt verwenden.

  • Standard     Diese Ansicht zeigt die Listenelemente oder Dateien wie eine herkömmliche Liste auf einer Webseite an. Die Standardansicht ist bei den meisten Listen- und Bibliothekstypen standardmäßig festgelegt. Sie können diese Ansicht auf verschiedene Weise anpassen.

  • Kalender    Diese Ansicht zeigt die Kalenderelemente in einem visuellen Format an, das einem Tisch- oder Wandkalender ähnelt. Sie können Tages-, Wochen- oder Monatsansichten in diesem Format anzeigen. Erstellen Sie z. B. einen Kalender, um die Termine eines Projekts für das Team oder die Betriebsferien der Organisation nachzuverfolgen.

    Im Kalender ausgewählte Wochenansicht

    1. Kalender enthalten verschiedene Ansichten.

    2. Ganztägige Ereignisse werden nach dem Datum oben im Kalender angezeigt; sonstige Ereignisse werden nach dem Datum und der Uhrzeit angezeigt.

  • Datenblatt    Diese Ansicht stellt Daten in einem Format bereit, das Sie bearbeiten können, z. B. als Tabelle in einer Datenbank oder Kalkulationstabelle. Die Ansicht kann nützlich sein, wenn Sie in einem großen Umfang Bearbeitungen oder Anpassungen vornehmen oder die Daten in eine Kalkulationstabelle oder ein Datenbankprogramm exportieren müssen. Die Datenblattansicht erfordert ein Steuerelement oder Programm, das mit Windows SharePoint Services kompatibel ist, z. B. Office Access 2007, sowie die Unterstützung von ActiveX-Steuerelement.

  • Gantt    Diese Ansicht stellt eine visuelle Ansicht der Daten bereit und enthält Balken zum Nachverfolgen des Verlaufs, wenn die Daten auf einem Zeitintervall basieren. Eine Gantt-Ansicht kann Ihnen beim Verwalten von Projekten helfen und eine schnelle Übersicht der Daten bieten. Sie können mit dieser Ansicht z. B. überprüfen, welche Aufgaben sich überlappen und den Gesamtverlauf visuell darstellen.

    Teil einer Liste in einer Gantt-Ansicht

Hinweis : Für die Liste oder Bibliothek können andere Ansichten zur Verfügung stehen.

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Erstellen einer Ansicht

Wenn Sie eine Liste oder Bibliothek anzeigen, können Sie die Dateien vorübergehend sortieren, indem Sie auf den Namen einer Spalte zeigen und dann auf den Pfeil neben dem Namen klicken. Das ist praktisch, wenn Sie die Dateien hin und wieder auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen. Beim nächsten Anzeigen der Liste oder Bibliothek müssen Sie diese Schritte jedoch wiederholen.

Sortieren von Elementen in einer Liste oder Bibliothek

Wenn Sie Informationen häufig auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen, können Sie eine Ansicht erstellen. Verwenden Sie diese Ansicht dann jedes Mal, wenn Sie mit der Liste oder Bibliothek arbeiten. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, wird sie dem Menü Ansicht Menü 'Ansicht' einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt. Im Menü Ansicht werden die Ansichten in Abschnitten gruppiert. Dazu gehören die Standardansicht, persönliche Ansichten, weitere öffentliche Ansichten, Ansichten, die sich auf die Inhaltsgenehmigung beziehen (wie Genehmigen/ablehnen) und außerdem Befehle zum Ändern und Erstellen von Ansichten.

Vorbemerkung

Bevor Sie eine Ansicht erstellen, können Sie zum flexibleren Sortieren, Gruppieren und Filtern weitere Spalten hinzufügen. Weitere Informationen zum Erstellen von Spalten finden Sie unter Hinzufügen von Spalten in diesem Artikel.

Berücksichtigen Sie beim Erstellen von Ansichten für mobile Geräte die Beschränkungen für mobile Geräte Ihrer Gruppe. Weitere Informationen zum Ermitteln dieser Beschränkungen finden Sie unter Arbeiten mit mobilen Ansichten weiter unten in diesem Artikel.

Erstellen einer Ansicht

  1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

  2. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Menü 'Ansicht' Ansicht erstellen.

  3. Klicken Sie unter Format für Ansicht auswählen auf den Typ der Ansicht, die Sie erstellen möchten. In der Regel eignet sich Standardansicht für die meisten Situationen, Sie können in bestimmten Fällen jedoch eine andere Ansicht auswählen.

  4. Geben Sie im Feld Name der Ansicht einen Namen für die Ansicht ein, z. B. Sortierung: Nachname.

  5. Wenn dies künftig die Standardansicht sein soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Standardansicht machen.

    Sie können diese Ansicht zur Standardansicht erklären, wenn dies eine öffentliche Ansicht ist und Sie über die Berechtigung zum Ändern des Listendesigns verfügen.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Publikum unter Publikum anzeigen aus, ob Sie eine persönliche Ansicht anlegen möchten, die nur von Ihnen verwendet werden kann, oder eine öffentliche Ansicht, die auch von anderen Personen verwendet werden kann.

  7. Im Bereich Spalten können Sie Spalten durch Auswählen der entsprechenden Kontrollkästchen ein- oder ausblenden. Geben Sie neben dem Spaltennamen die Zahl für die Position der Spalte in der Ansicht ein.

  8. Wählen Sie im Abschnitt Sortieren aus, ob und wie die Informationen sortiert werden sollen. Zwei Spalten können für die Sortierung verwendet werden, z. B. zuerst nach dem Autor und dann nach dem Dateinamen für jeden Autor.

  9. Wählen Sie im Abschnitt Filter aus, ob und wie die Dateien gefiltert werden sollen. In einer gefilterten Ansicht sehen Sie eine kleinere Auswahl, z. B. von einer bestimmten Abteilung erstellte Elemente oder Elemente mit dem Status "Genehmigt".

  10. Im Abschnitt Gruppieren nach können Gruppenelemente mit demselben Wert in einem eigenen Abschnitt gruppiert werden, z. B. als erweiterbarer Bereich für Dokumente mit einem bestimmten Autor.

  11. Im Abschnitt Gesamtergebnisse können Sie die Anzahl der Elemente in einer Spalte zählen, z. B. die Gesamtanzahl von Problemen. In einigen Fällen können Sie Informationen zusammenfassen oder weitere Informationen ableiten, z. B. Durchschnittswerte.

  12. Wählen Sie im Bereich Formatvorlage die Formatvorlage für die Ansicht aus, z. B. eine schattierte Liste, in der jede zweite Zeile schattiert ist.

  13. Enthält die Liste oder Bibliothek Ordner, können Sie eine Ansicht erstellen, die die Ordner ausschließt – was auch als "flache Ansicht" bezeichnet wird. Klicken Sie auf Alle Elemente ohne Ordner anzeigen, um alle Listenelemente auf derselben Ebene anzuzeigen.

  14. Bei einer großen Liste oder Bibliothek können Sie die Anzahl der Dateien einschränken, die in der Liste oder Bibliothek oder die auf einer Seite angezeigt werden können. Wählen Sie im Abschnitt Eintragsgrenze die gewünschten Optionen aus.

  15. Wenn Sie die Liste oder Bibliothek auf einem mobilen Gerät anzeigen möchten, wählen Sie die entsprechenden Optionen im Abschnitt Mobil aus.

  16. Klicken Sie auf OK

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Arbeiten mit mobilen Ansichten

In Windows SharePoint Services 3.0 können Sie einige Listen und Bibliotheken auf einem mobilen Gerät anzeigen, z. B. einem PDA (persönlicher digitaler Assistent) oder einem Mobiltelefon, und sogar von dort aus aktualisieren.

Die Länge und Größe einiger Teile einer Liste oder Bibliothek sind auf mobilen Geräten aufgrund der Bildschirmgröße und potenzieller Leistungsprobleme begrenzt. Sie können Ansichten für Ihr mobiles Gerät erstellen, die auf den Grenzwerten basieren.

Einge Listentypen, z. B. Diskussionsrunden, sind in mobilen Ansichten nicht verfügbar. Einige Spaltentypen sind in mobilen Ansichten ebenfalls nicht verfügbar: Währung, Ja/Nein und Person oder Gruppe. Beim Erreichen eines Grenzwerts wird in der mobilen Ansicht durch Auslassungspunkte (…) auf den nicht mehr angezeigten Inhalt hingewiesen.

Wenn Mitglieder Ihrer Gruppe Listen oder Bibliotheken auf beiden mobilen Gerätetypen anzeigen, berücksichtigen Sie beim Entwerfen einer mobilen Ansicht die Grenzwerte für mobile Listen.

Die folgenden Grenzwerte gelten für Ansichten von Listen und Bibliotheken auf mobilen Geräten.

Element

Grenzwert

Zeichen im Webtitel einer Liste oder Bibliothek

20

Zeichen in einem Listen- oder Bibliotheksnamen

20

Anzahl der mobilen Ansichten

10

Anzahl der in einer Ansicht angezeigten Elemente

100

Zeichen im Titel eines Listenelements

20

Zeichen in einem Spaltenamen

20

Einzeiliges Textfeld

256

Mehrzeiliges Textfeld

256

Jede Option in einem Auswahlfeld

10

Anzahl der Optionen in einem Auswahlfeld

10

Zeichen in jedem Element eines Nachschlagefelds

20

Anzahl der Optionen in einer Nachschlageliste

20

Zeichen in einem Hyperlink- oder Bildfeld

20

Zeichen im Dateinamen einer Anlage

20

Anzahl der angezeigten Anlagen (zu Listenelementen)

3

Zeichen in einem berechneten Feld

20


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Hinzufügen von Spalten

Spalten ermöglichen Ihrer Gruppe das Kategorisieren und Nachverfolgen von Informationen, wie z. B. den Abteilungsnamen oder die Projektnummer. Wenn Sie eine Spalte anlegen, stehen Ihnen verschiedene Optionen Verfügung. Sie können z. B. eine Spalte mit einer einzelnen Textzeile anlegen, eine Dropdownliste mit Optionen, eine Zahl, die aus Werten anderer Spalten berechnet wird, oder eine Spalte mit dem Namen und Bild einer Person auf Ihrer Website.

Hinweis : Das folgende Verfahren beginnt mit der Liste oder Bibliotheksseite, der Sie die Spalte hinzufügen möchten. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen. Wird der Name der Liste oder Bibliothek nicht angezeigt, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden und dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

  1. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Settings menu Spalte erstellen.

  2. Geben Sie im Abschnitt Name und Typ den Namen für das Feld Spaltenname ein.

  3. Wählen Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist den Informationstyp aus, der in der Spalte angezeigt werden soll.

  4. Geben Sie im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen im Feld Beschreibung eine Beschreibung ein, damit andere Personen wissen, welchen Zweck diese Spalte erfüllt und welche Art von Daten darin enthalten sein sollten. Diese Beschreibung ist optional.

  5. Abhängig vom ausgewählten Spaltentyp werden im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen möglicherweise weitere Optionen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten zusätzlichen Einstellungen aus.

  6. Wenn die Spalte in der Standardansicht angezeigt werden soll, die Benutzern beim erstmaligen Öffnen der Liste oder Bibliothek automatisch angezeigt wird, klicken Sie auf Zur Standardansicht hinzufügen.

  7. Klicken Sie auf OK.

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Ändern der Spalteneinstellungen

Sie können die Einstellungen einer Spalte ändern, z. B. den Namen der Spalte. Je nach Spalten- oder Listentyp können Sie weitere Änderungen vornehmen. Ändern Sie z. B. den Typ der Daten in einigen Spalten, oder schränken Sie die Anzahl der Zeichen darin ein. Stellen Sie beim Ändern der Einstellungen sicher, dass sich die neuen Einstellungen für die vorhandenen Daten eignen.

  1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie im Menü Einstellungen Settings menu auf Listeneinstellungen oder auf die gewünschte Einstellungsoption.

    • Klicken Sie auf einer Blogwebsite unter Administratorhyperlinks auf Beiträge verwalten, um die Liste mit Informationen anzuzeigen. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Listeneinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Spalten auf den Namen der Spalte, die Sie ändern möchten.

  3. Ändern Sie die Einstellungen, und klicken Sie anschließend auf OK.

Hinweis : Sie können eine Spalte indizieren. Das ermöglicht ein schnelleres Wechseln zwischen Ansichten von Listen oder Bibliotheken, die mehrere Ordner umfassen. Klicken Sie auf Indizierte Spalten, um die Einstellungen für eine Liste oder Bibliothek anzuzeigen. Wählen Sie die Spalte aus, die Sie indizieren möchten, und klicken Sie dann auf OK.

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Löschen einer Spalte

Wichtig : Mit diesem Verfahren werden die Spalte und alle enthaltenen Daten gelöscht.

  1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie im Menü Einstellungen Settings menu auf Listeneinstellungen oder auf die gewünschte Einstellungsoption.

    • Klicken Sie auf einer Blogwebsite unter Administratorhyperlinks auf Beiträge verwalten, um die Liste mit Informationen anzuzeigen. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Listeneinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Spalten auf den Namen der Spalte, die Sie löschen möchten.

  3. Klicken Sie auf Löschen.

    Sie müssen möglicherweise einen Bildlauf zum unteren Seitenrand ausführen, um die Schaltfläche Löschen zu sehen.

  4. Wenn eine Warnmeldung angezeigt wird und Sie sicher sind, dass Sie die Spalte löschen möchten, klicken Sie auf OK.

Hinweis : Listen und Bibliotheken enthalten bestimmte Spalten, die nicht gelöscht werden können, z. B. die Spalten Titel oder Name. Wenn eine Spalte nicht gelöscht werden kann, ist die Schaltfläche Löschen nicht verfügbar. Falls Sie eine Spalte nicht löschen können, die nicht in der Ansicht angezeigt werden soll, blenden Sie die Spalte aus. Links zu weiteren Informationen über das Ausblenden von Spalten finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Auswählen einer anderen Ansicht oder Ändern einer Ansicht

Die verfügbaren Ansichten hängen von den Einstellungen für die Liste oder Bibliothek ab und davon, ob zusätzliche Ansichten erstellt wurden. Viele Listen und Bibliotheken enthalten mehr als eine Standardansicht. Eine Aufgabenliste enthält z. B. Ansichten für die nur Ihnen zugewiesenen Aufgaben und für alle heute fälligen Aufgaben.

  1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um eine andere Ansicht auszuwählen, klicken Sie im Menü Ansicht Menü 'Ansicht' auf die gewünschte Ansicht.

    • Um Änderungen an einer Ansicht vorzunehmen, klicken Sie im Menü Ansicht auf Ansicht ändern.

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