Erstellen eines sekundären Workflows

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Wenn ein Workflow, der für eine Liste ausgeführt wird, in einer zweiten Liste ein Element hinzufügt oder ändert, können Sie einen sekundären Workflow erstellen, der durch das Hinzufügen oder Ändern ausgelöst wird. Mit diesem sekundären Workflow kann das hinzugefügte oder geänderte Element verwaltet oder eine beliebige andere Workflowaktion ausgeführt werden, z. B. können andere Elemente in beliebigen Listen hinzugefügt, geändert und gelöscht werden.

Zusammenhang zwischen primärem und sekundärem Workflow

1. Durch das Hinzufügen oder Ändern eines Elements in der ersten Liste oder Bibliothek wird der primäre Workflow ausgelöst. (Der primäre Workflow kann auch manuell gestartet werden.)

2. Mit dem primären Workflow wird in der zweiten Liste oder Bibliothek ein Element hinzugefügt oder geändert.

3. Durch das Hinzufügen oder Ändern eines Elements in der zweiten Liste oder Bibliothek wird der sekundäre Workflow ausgelöst.

Beispiel: Jedes Mal, wenn der Bibliothek Dokumente zur Überprüfung ein neues Dokument hinzugefügt wird, erstellt ein Workflow, der für diese Bibliothek ausgeführt wird, in der Aufgabenliste eine Aufgabe zum Überprüfen des Dokuments. Sie können für die Aufgabenliste einen sekundären Workflow erstellen, der im Feld Fälligkeitsdatum jeder dieser neuen Aufgaben einen Wert festlegt. Wenn Sie diesen Wert festgelegt haben, wird der sekundäre Workflow erst ausgelöst, wenn das Fälligkeitsdatum erreicht ist. Am Tag der Fälligkeit kann der Workflow überprüfen, ob die Aufgabe abgeschlossen ist, und dann die entsprechende Aktion ausführen.

Flussdiagramm des primären und des sekundären Workflows

Indem Sie mehrere sekundäre Workflows effektiv organisieren, können Sie voneinander abhängige Prozesse erstellen, die für mehrere Listen gelten. Jeder sekundäre Workflow wird weiterhin jeweils durch Änderungen in einer einzelnen Liste ausgelöst; durch das Erstellen oder Ändern von Elementen in anderen Listen kann durch ihn jedoch mindestens ein weiterer Workflow aktiviert werden, sodass sich der kumulierte Effekt auf die Website ausweitet.

Warnung : Workflows, die automatisch starten, wenn ein Element erstellt oder geändert wird, können zu Endlosschleifen führen. Dies sollte vermieden werden. Ein Workflow, der beim Ändern eines Elements gestartet wird, darf nie ein Element aus der Liste ändern, an die er angefügt ist. Ein Workflow, der beim Erstellen eines Elements gestartet wird, darf nie ein Element in der Liste erstellen, an die er angefügt ist. Dieses Problem besteht auch bei sekundären Workflows. Beispiel: Workflow A ist an Liste A angefügt, und Workflow B ist an Liste B angefügt. Beide Workflows starten automatisch, wenn ein neues Element erstellt wird. Workflow A erstellt ein Element in Liste B, und Workflow B erstellt ein Element in Liste A. Dieses Szenario führt zu einer Endlosschleife. Sie sollten immer wissen, welche Workflows bereits für die Listen oder Bibliotheken ausgeführt werden, in denen der Workflow Elemente erstellt oder ändert. Endlosschleifen lassen sich auch durch die Verwendung einer Bedingung vermeiden, mit der die Schleife beendet wird. Wenn Sie z. B. in der Aufgabenliste einen sekundären Workflow konfigurieren, mit dem das Fälligkeitsdatum der aktuellen Aufgabe jedes Mal aktualisiert wird, wenn dieses Element geändert wird, können Sie die Weiterentwicklung einer Schleife beenden, indem Sie eine Bedingung einfügen, mit der überprüft wird, ob das Fälligkeitsdatum bereits auf den korrekten Wert festgelegt ist. Wenn ja, beendet eine Aktion den Workflow, ohne dass Änderungen am Element ausgeführt werden.

Dieser Artikel enthält eine Einführung in das Konzept sekundärer Workflows sowie Anweisungen zum Erstellen von sekundären Workflows. Der in diesem Artikel verwendete Beispielworkflow, der in der Aufgabenliste erstellt wird, legt den Wert für das Fälligkeitsdatum jeder neuen Aufgabe fest, die mit einem bestimmten Workflow erstellt wird, der für die Bibliothek Freigegebene Dokumente ausgeführt wird, und sendet dann eine Erinnerung, wenn die Aufgabe am Tag der Fälligkeit nicht abgeschlossen ist.

Inhalt dieses Artikels

Wie kann ich einen sekundären Workflow verwenden?

Was ist die spezielle Beziehung zwischen sekundären Workflows und der Aufgabenliste?

Informationen zu den Beispielworkflow

Schritt 1: Entscheiden Sie, ob weiterhin für den aktuellen Vorgang ausgeführt

Schritt 2: Wert Fälligkeitsdatum festlegen und dann anhalten

Schritt 3: Überprüfen Sie des Vorgangsstatus und entsprechend fortsetzen

Kurzübersichtskarte: eine Zusammenfassung der Schritte

Ein weiteres Beispiel: Verwenden Sie den Titel des Dokuments als Titel der Aufgabe

Wie kann ich einen sekundären Workflow verwenden?

Es besteht kein Funktionsunterschied zwischen einem primären und einem sekundären Workflow. Jeder Workflow kann "sekundär" sein, wenn er durch die Aktion eines anderen Workflows gestartet wird.

Sekundäre Workflows können für viele verschiedene Zwecke verwendet werden, z. B.:

  • Festlegen von Werten für Felder in Elementen, die mit dem primären Workflow erstellt werden

  • Erstellen, Ändern oder Löschen von Elementen in der aktuellen Liste oder einer anderen Liste

  • Senden von Erinnerungen per E-Mail

    Hinweise : 

    • Ein sekundärer Workflow, der in Office SharePoint Designer 2007 entworfen wurde, kann nur durch die Aktionen eines anderen Workflows ausgelöst werden, der auch in Office SharePoint Designer 2007 entworfen wurde, nicht jedoch durch einen der vordefinierten Workflows, die in Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthalten sind, oder durch einen in Visual Studio erstellten benutzerdefinierten Workflow. Auch wenn ein Workflow in Office SharePoint Designer 2007 entworfen wurde, wird durch seine Aktionen kein sekundärer Workflow ausgelöst, wenn der Benutzer, der den Workflow gestartet hat, sich mit dem Systemkonto angemeldet hat. Mit einem unter dem Systemkonto ausgeführten Workflow kann kein sekundärer Workflow ausgelöst werden.

    • Es kann jeweils nur eine Instanz eines Workflows für ein Listenelement ausgeführt werden. Wenn Sie den sekundären Workflow einrichten, sodass dieser für Elemente ausgeführt wird, wenn diese geändert werden, und wenn eine Instanz des Workflows bereits für ein Element ausgeführt wird und aktuell angehalten ist, dann lösen weitere Änderungen an diesem Element denselben Workflow nicht aus, damit dieser erneut ausgeführt wird. Beispiel: Wenn die erste Workflowinstanz für 30 Tage angehalten wurde, tritt bei allen Instanzen desselben Workflows ohne Meldung ein Fehler auf, wenn er während dieser 30 Tage für dasselbe Listenelement ausgelöst wird. Dies ist ein Problem bei langlebigen Workflows, die gestartet werden, wenn ein Element geändert wird. Es ist jedoch kein Problem, wenn der sekundäre Workflow nur dann gestartet wird, wenn ein Element erstellt wird. Und genau so ist der Beispielworkflow in diesem Artikel konfiguriert.

    • Bevor Sie in einem Workflow eine Aktion zum Anhalten verwenden, sollten Sie ein .NET 3.0-Update herunterladen und auf dem Server installieren. Einen Hyperlink zum Herunterladen dieses Updates finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Welcher spezielle Zusammenhang besteht zwischen sekundären Workflows und der Aufgabenliste?

Ein Element, das in der Aufgabenliste mithilfe einer der drei Aufgabenaktionen für Workflows erstellt wird, behält drei hilfreiche Felder mit Informationen zu seinem Ursprung bei, die mit Workflows erstellte Elemente in anderen Listen nicht "behalten":

  • Workflowelement-ID    Dies ist der eindeutige Bezeichner des ursprünglichen Elements, in Bezug auf welches der primäre Workflow das aktuelle Element in der Aufgabenliste erstellt hat.

  • Workflowlisten-ID    Dies ist der eindeutige Bezeichner der Liste, in der sich dieses ursprüngliche Element befindet.

  • Workflowname    Dies ist der eindeutige Bezeichner des primären Workflows, mit dem das aktuelle Element in der Aufgabenliste erstellt wurde.

Die drei eindeutigen Bezeichner

Diese drei Felder werden im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren angezeigt, wenn der Nachschlagevorgang für ein Element in der Aufgabenliste ausgeführt wird. Diese drei Felder weisen jedoch nur Werte für Aufgabenelemente auf, die mit einer der drei Aufgabenaktionen für Workflows erstellt wurden.

Dialogfeld 'Workflow-Nachschlagevorgang definieren' mit drei Bezeichnerfeldern

Diese drei Bezeichner können auf vielfältige Weise verwendet werden, z. B.:

  • Festlegen der Elemente, die bearbeitet werden sollen    Der sekundäre Workflow kann zunächst mindestens eines dieser Felder für jedes neue Aufgabenelement überprüfen und dann anhand der Informationen entscheiden, ob er sofort beendet oder weiter ausgeführt wird. Beispielsweise kann der sekundäre Workflow weitere Aktionen nur für Aufgaben ausführen, die von mindestens einem der angegebenen primären Workflows erstellt wurden.

  • Einfügen von Informationen in eine E-Mail-Nachricht    Mithilfe dieser Felder kann der sekundäre Workflow eine E-Mail-Nachricht senden, in der die ID des ursprünglichen Elements, die Liste, in der sich das ursprüngliche Element befindet, oder der Workflow enthalten ist, mit dem das aktuelle Aufgabenelement erstellt wurde.

Sekundäre Workflows, die für andere Listen und Bibliotheken (z. B. Ankündigungen und Kalender) ausgeführt werden, weisen diese Funktionen nicht auf, da sie keinen Zugriff auf diese drei Felder haben.

In der folgenden Tabelle werden die Formate dieser drei Werte angezeigt.

Feld

Beispielwert

Workflowelement-ID

2,44

Workflowname

Dokumentüberprüfung

Workflowlisten-ID

{4FC00DC3-1880-4872-AC31-AA2389B201CA}

Ermitteln der Werte für die drei speziellen Felder

So finden Sie den korrekten Wert für eines dieser Felder

  • Workflowelement-ID    Zeigen Sie im Browser die Liste an, in der sich das Element befindet. Ändern Sie ggf. die Ansicht, sodass die Spalte mit dem Bezeichner angezeigt wird. Sobald der Bezeichner für ein Element zugewiesen ist, ist dieser dauerhaft und kann nicht geändert werden, und zwar unabhängig davon, wie viele Elemente in dieser Liste hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden.

  • Workflowname    Dieser Wert entspricht für jeden Workflow dem Namen, der für den Workflow im Workflow-Designer angegeben wurde. Da in einer Website ein Name für einen Workflow nur jeweils einmal zugewiesen werden kann, ist dieser Wert innerhalb der aktuellen Website immer eindeutig.

  • Workflowlisten-ID    Zum Ermitteln dieses Werts für eine Liste zeigen Sie die Liste im Browser an, und klicken Sie dann im Menü Einstellungen entweder auf Listeneinstellungen oder Dokumentbibliothekseinstellungen. Die Workflowlisten-ID wird in der Abfragezeichenfolge der URL angezeigt und weist das folgende Format auf "List=".

Gründe für einen sekundären Workflow zum Verwalten von Fälligkeitsterminen für Aufgaben

Der primäre Workflow, mit dem ein Aufgabenelement erstellt wird, wird angehalten, sobald das Aufgabenelement erstellt und zugeordnet wurde.

Während der primäre Workflow angehalten wird, kann er den Wert für das Fälligkeitsdatum des Aufgabenelements nicht festlegen, den Abschlussstatus der Aufgabe nicht überprüfen, wenn das Fälligkeitsdatum erreicht ist, oder eine entsprechende Aktion für Aufgabenelemente ausführen, die an ihrem Fälligkeitsdatum nicht abgeschlossen sind.

Ein sekundärer Workflow hingegen, der für die Aufgabenliste ausgeführt wird, kann alle diese Funktionen ausführen, während der primäre Workflow noch angehalten wird.

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Informationen zum Beispielworkflow

Mit dem in diesem Beispiel verwendeten sekundären Workflow, den Sie in den folgenden Vorgehensweisen erstellen und der für die Aufgabenliste ausgeführt werden soll, werden die folgenden Aktionen ausgeführt:

  1. Mit dem Workflow wird jedes neue Aufgabenelement auf den primären Workflow überprüft, mit dem das Element erstellt wurde, und er wird nur dann weiter ausgeführt, wenn es sich bei dem primären Workflow um den angegebenen Workflow handelt.

    Tipp : Es hat sich bewährt, diesen ersten Schritt des Workflows auszuführen: Auf der einen Seite werden keine Änderungen an mit anderen Workflows erstellten Aufgabenelementen ausgeführt, auf der anderen Seite wird die Leistung nur minimal beeinträchtigt.

  2. Wenn es sich bei dem primären Workflow um den angegebenen Workflow handelt, legt der Workflow den Wert für das Fälligkeitsdatum des Aufgabenelements fest. Dann wird er angehalten, bis das Fälligkeitsdatum erreicht ist.

    Hinweis : Ein angehaltener Workflow wird er erst wieder fortgesetzt, wenn das Fälligkeitsdatum erreicht ist, das festgelegt wurde, als der Workflow angehalten wurde. Wenn das Fälligkeitsdatum geändert wird, während der Workflow angehalten wird, hat dies keinerlei Auswirkungen auf den Workflow.

  3. Am Fälligkeitsdatum überprüft der Workflow den Wert Abgeschlossen für das Aufgabenelement und führt dann eine von zwei Aktionen aus:

    • Der Wert ist "Ja"    Der Workflow protokolliert eine entsprechende Meldung im Workflowverlauf und wird beendet.

    • Der Wert ist "Nein"    Der Workflow sendet an die Person, der das Aufgabenelement zugeordnet ist, eine E-Mail-Nachricht zur Erinnerung, dass die Aufgabe fällig ist.

Der Beispielworkflow enthält Vorschläge für alle drei Felder für bestimmte Aufgabenelemente.

Beispielverfahren in diesem Artikel wird vorausgesetzt, einen primären Workflow mit dem Namen Dokument überprüfen, die ausgeführt wird, wenn ein Dokument in der Bibliothek Freigegebene Dokumente hinzugefügt wird bereits vorhanden ist, und, die diesen Workflow primären einer einfachen Aufgabenelement erstellt mit dem Namen überprüfen Dokument in der Liste Aufgaben und weist die Aufgabe an eine oder mehrere Teilnehmer zu übergeben. Zum Erstellen dieses primären Workflows finden Sie die Schritte in der Aufgabe zuordnen in einem WorkflowArtikel aus.

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Schritt 1: Festlegen, ob die aktuelle Aufgabe weiter ausgeführt wird

Wenn Sie auf der Website mehrere Workflows ausführen, von denen jeder Elemente in der Aufgabenliste erstellt, können Sie die Fälligkeitstermine abhängig von dem Workflow, mit dem eine Aufgabe erstellt wurde, unterschiedlich berechnen. Alternativ können Sie einen sekundären Workflow für alle Aufgabenelemente ausführen, deren ursprüngliches, den Workflow auslösendes Element sich in einer angegebenen Liste oder Bibliothek befindet.

Der sekundäre Workflow in diesem Beispiel wird für jedes neue Element in der Aufgabenliste gestartet und ausgeführt, aber zunächst überprüft er den Wert für Workflowname des neuen Aufgabenelements. Dann entscheidet er anhand dieser Informationen, ob er sofort angehalten oder fortgesetzt wird. In diesem Abschnitt konfigurieren Sie diesen ersten Schritt.

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Workflow.

  2. Geben Sie auf der ersten Seite des Workflow-Designers einen Namen für den sekundären Workflow an, und legen Sie dann fest, dass der Workflow an die Aufgabenliste angefügt und nur dann gestartet werden soll, wenn in dieser Liste ein neues Element erstellt wird.

    Erste Seite im Workflow-Designer

  3. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Auf der nächsten Seite weisen Sie dem ersten Schritt des Workflows einen Namen zu, in diesem Beispiel Primären Workflow prüfen.

  5. Klicken Sie auf Bedingungen, und klicken Sie dann auf Vergleiche Aufgaben Feld.

  6. Klicken Sie in der Bedingung auf Feld, und führen Sie dann in der Liste einen Bildlauf nach unten aus, und klicken Sie auf Workflowname.

    Zweite Seite des Workflow-Designers mit Bedingungsdetails

  7. Klicken Sie in der Bedingung auf gleich, und klicken Sie dann in der Liste auf ungleich.

  8. Klicken Sie in der Bedingung auf Wert, geben Sie dann im Feld den Namen des primären Workflows ein (Dokumentüberprüfung in diesem Beispiel), und drücken Sie anschließend die EINGABETASTE.

  9. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann in der Liste auf Workflow beenden.

    Klicken Sie auf Weitere Aktionen, wenn diese Aktion in der Liste nicht angezeigt wird, um die vollständige Liste anzuzeigen.

  10. Klicken Sie in der Aktion auf diese Nachricht.

  11. Geben Sie in dem Feld eine Meldung ein, die in der Workflow-Verlaufsliste protokolliert wird, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

    Der erste Workflowschritt sollte nun wie der in der folgenden Abbildung gezeigte aussehen.

    Zweite Seite des Workflow-Designers ausgefüllt

Der sekundäre Workflow wird nun mit dem zweiten Schritt nur dann fortgesetzt, wenn das Aufgabenelement mit dem Workflow Dokumentüberprüfung erstellt wurde.

Sie können auch das Feld Workflowlisten-ID verwenden, um den Workflow so zu konfigurieren, dass er mit dem zweiten Schritt nur bei Aufgabenelementen fortfährt, die von allen Workflows erstellt wurden, die für eine bestimmte Liste ausgeführt werden. Wenn jedoch noch ein anderer Benutzer Workflows für diese Liste erstellen kann, ist es u. U. schwierig nachzuverfolgen, welcher Benutzer welche Workflows für die eigenen Aufgabenelemente ausgeführt haben möchte. Es hat sich bewährt, einen sekundären Workflow in der Aufgabenliste nur den Aufgabenelementen zuzuordnen, die von mindestens einem der angegebenen primären Workflows erstellt wurden.

Im zweiten Schritt legen Sie ein Fälligkeitsdatum für das Aufgabenelement fest, und dann halten Sie den sekundären Workflow an, bis dieses Fälligkeitsdatum erreicht ist.

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Schritt 2: Festlegen des Werts für das Fälligkeitsdatum und anschließendes Anhalten des Workflows

Nachdem der sekundäre Workflow bestätigt hat, dass es sich bei dem Aufgabenelement um ein vom Workflow Dokumentüberprüfung erstelltes Element handelt, soll der Workflow einen Wert für das Feld Fälligkeitsdatum des Elements berechnen und dann angehalten werden, bis dieses Datum erreicht ist. Sie konfigurieren diese Aktionen hier im zweiten Schritt des Workflows.

  1. Klicken Sie im Workflow-Designer unter Workflowschritte auf Workflowschritt hinzufügen.

  2. Geben Sie auf der nächsten Seite für den Workflow einen Namen ein, in diesem Beispiel Fälligkeitsdatum festlegen und anhalten.

  3. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann auf Zeit zum Datum hinzufügen.

    Klicken Sie auf Weitere Aktionen, wenn diese Aktion in der Liste nicht angezeigt wird, um die vollständige Liste anzuzeigen.

  4. Gehen Sie wie folgt vor, um das Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe auf eine Woche nach dem Datum festzulegen, an dem das Element erstellt wurde:

    1. Klicken Sie in der Aktion auf 0, und klicken Sie dann im Feld Ersetzen Sie den 0 mit einem 7und schließlich drücken Sie die EINGABETASTE.

    2. Klicken Sie auf Minuten, und klicken Sie in der Liste dann auf Tage.

    3. Klicken Sie auf Datum, und klicken Sie dann auf Anzeigen Daten Bindung Schaltflächensymbol .

    4. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

      • Quelle: Aktuelles Element

      • Feld: Erstellt

    5. Klicken Sie auf OK.

    6. Klicken Sie auf Variable, und klicken Sie dann in der Liste auf Neue Variable erstellen.

    7. Geben Sie im Feld Variable bearbeiten einen Namen für die neue Variable ein (Fälligkeitsdatum in diesem Beispiel), stellen Sie sicher, dass der Typ Datum/Uhrzeit lautet, und klicken Sie dann auf OK.

      Der zweite Workflowschritt sollte nun wie der in der folgenden Abbildung gezeigte aussehen.

      Dritte Seite des Workflow-Designers mit der Aktion 'Zeit zum Datum hinzufügen'

      Sie haben nun eine Variable namens Fälligkeitsdatum, die durch Hinzufügen von sieben Tagen zu dem Datum erstellt wird, an dem die Aufgabe erstellt und zugeordnet wurde.

  5. Klicken Sie erneut auf Aktionen, um eine zweite Aktion hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf Feld im aktuellen Element festlegen.

    Klicken Sie auf Weitere Aktionen, wenn diese Aktion in der Liste nicht angezeigt wird, um die vollständige Liste anzuzeigen.

  6. Klicken Sie in der Aktion auf Feld, und klicken Sie dann in der Liste auf Fälligkeitsdatum.

  7. Klicken Sie auf Wert, und klicken Sie dann auf Anzeigen Daten Bindung Schaltflächensymbol .

  8. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    1. Quelle: Workflowdaten

    2. Feld: Variable: Fälligkeitsdatum

  9. Klicken Sie auf OK.

    Der zweite Workflowschritt sollte nun wie der in der folgenden Abbildung gezeigte aussehen.

    Dritte Seite des Workflow-Designers mit der Aktion 'Feld im aktuellen Element festlegen'

    Nun ist das Fälligkeitsdatum des Elements auf sieben Tage nach Erstellung und Zuordnung des Elements festgelegt.

  10. Klicken Sie erneut auf Aktionen, um eine dritte Aktion hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf Bis Datum anhalten.

    Klicken Sie auf Weitere Aktionen, wenn diese Aktion in der Liste nicht angezeigt wird, um die vollständige Liste anzuzeigen.

  11. Klicken Sie in der Aktion dieses Mal auf, und klicken Sie dann auf Anzeigen Daten Bindung Schaltflächensymbol

  12. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    1. Quelle: Aktuelles Element

    2. Feld: Fälligkeitsdatum

  13. Klicken Sie auf OK.

    Der zweite Workflowschritt sollte nun wie der in der folgenden Abbildung gezeigte aussehen.

    Dritte Seite des Workflow-Designers mit der Aktion 'Bis Datum anhalten'

    Der Workflow wird nun bis zum Fälligkeitsdatum des Elements angehalten.

    Wenn dieses Datum erreicht ist, überprüft der Workflow, ob das Aufgabenelement als abgeschlossen markiert ist, und sendet, falls nicht, eine Erinnerung an die Person, der die Aufgabe zugeordnet ist. Diese Aktionen konfigurieren Sie im nächsten Schritt.

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Schritt 3: Überprüfen des Aufgabenstatus und entsprechendes Fortsetzen des Vorgangs

Im dritten und letzten Schritt des Beispielworkflows wird das Fälligkeitsdatum erreicht, und der Workflow wird weiter ausgeführt, d. h., er überprüft zunächst den Wert im Feld Abgeschlossen für das Aufgabenelement und führt dann abhängig davon, ob das Element bereits als abgeschlossen markiert ist, die entsprechende Aktion aus.

  1. Klicken Sie im Workflow-Designer unter Workflowschritte auf Workflowschritt hinzufügen.

  2. Auf der nächsten Seite geben Sie dem dritten Schritt des Workflows einen Namen, in diesem Beispiel Status prüfen und Erinnerung senden.

  3. Klicken Sie auf Bedingungen, und klicken Sie dann auf Vergleiche Aufgaben Feld.

  4. Klicken Sie in der Bedingung auf Feld, und klicken Sie dann in der Liste auf Abgeschlossen.

  5. Klicken Sie in der Bedingung auf Wert, und klicken Sie dann in der Liste auf Ja.

  6. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann in der Liste auf Für die Verlaufsliste protokollieren.

    Klicken Sie auf Weitere Aktionen, wenn diese Aktion in der Liste nicht angezeigt wird, um die vollständige Liste anzuzeigen.

    Klicken Sie in der Aktion auf diese Nachricht.

  7. Geben Sie in dem Feld eine Meldung ein, die im Workflowverlauf protokolliert wird, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

    Der dritte Workflowschritt sollte nun wie der in der folgenden Abbildung gezeigte aussehen.

    Vierte Seite des Workflow-Designers mit einer Bedingungsverzweigung

    Der Workflow wird nun beendet, wenn die Aufgabe bereits abgeschlossen ist.

  8. Klicken Sie auf 'Andernfalls wenn'-Bedingungsverzweigung hinzufügen.

  9. Klicken Sie in der hinzugefügten Verzweigung auf Aktionen, und klicken Sie dann in der Liste auf E-Mail senden.

    Klicken Sie auf Weitere Aktionen, wenn diese Aktion in der Liste nicht angezeigt wird, um die vollständige Liste anzuzeigen.

  10. Klicken Sie in der Aktion auf diese Nachricht.

  11. Klicken Sie im Dialogfeld E-Mail-Nachricht definieren am Ende des Felds An auf die Schaltfläche für das Adressbuch.

  12. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen in der Liste Oder aus vorhandenen Benutzern und Gruppen auswählen auf Workflow-Nachschlagevorgang, um die E-Mail-Nachrichten an die Person zu senden, der die Aufgabe zugeordnet ist.

  13. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    • Quelle: Aktuelles Element

    • Feld: Zugewiesen

  14. Klicken Sie zweimalauf OK.

  15. Geben Sie eine Betreffzeile für die Nachricht, und klicken Sie dann im Nachrichtentext, mit der Anzeige Daten Bindung Schaltflächensymbol und Schaltflächen Hinzufügen Nachschlagen Stelle Variable Workflow-Nachschlagevorgang Informationen hinzufügen, wenn Sie möchten.

    Dialogfeld 'E-Mail-Nachricht definieren' mit Nachrichteninhalt

    Im Nachrichtentext im Beispiel wurde der Titel des zu überprüfenden Dokuments mithilfe des Workflow-Nachschlagevorgangs hinzugefügt, der nachfolgend abgebildet ist.

    Dialogfeld 'Workflow-Nachschlagevorgang definieren'

    Dieser Nachschlagevorgang besagt, dass Sie in der Bibliothek Freigegebene Dokumente zum Feld (bzw. zu der Spalte) Titel und dann zu dem Element (bzw. der Zeile) wechseln sollen, dessen Bezeichner dem Bezeichner des ursprünglichen Elements entspricht, in Bezug auf welches der primäre Workflow das aktuelle Element in der Aufgabenliste erstellt hat.

    Einfacher ausgedrückt, sollen Sie den Titel des Elements abrufen, dessen primärer Workflow das aktuelle Aufgabenelement erstellt hat, für das dieser sekundäre Workflow ausgeführt wird.

  16. Klicken Sie auf OK, wenn Sie die E-Mail-Nachricht formuliert haben.

    Der dritte Workflowschritt sollte nun wie der in der folgenden Abbildung gezeigte aussehen.

    Vierte Seite des Workflow-Designers mit zwei Bedingungsverzweigungen

Nun, da die Erinnerungs-E-Mail gesendet wurde, kann der sekundäre Workflow beendet werden. Alternativ können Sie Schritte hinzufügen, um das Fälligkeitsdatum für die Aufgabe um eine bestimmte Anzahl weiterer Tage neu festzulegen, um den Workflow anzuhalten, bis das neue Fälligkeitsdatum erreicht ist und dann erneut zu überprüfen, ob die Aufgabe abgeschlossen wurde. Wenn dies nicht der Fall ist, kann eine zweite Erinnerungs-E-Mail gesendet oder eine andere Aktion ausgeführt werden, z. B. dass E-Mail-Benachrichtigungen an andere Teilnehmer gesendet werden.

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Kurzübersicht: Zusammenfassung der Schritte

In der folgenden Kurzübersicht finden Sie eine Zusammenfassung der in den drei vorherigen Abschnitten erläuterten Schritte:

  1. Erstellen Sie einen an die Aufgabenliste angefügten Workflow, der automatisch gestartet wird, wenn ein neues Element erstellt wird.

  2. Fügen Sie die Bedingung Vergleiche Aufgaben Feld hinzu:

    • Klicken Sie für den ersten Hyperlink auf Workflowname.

    • Klicken Sie für den zweiten Hyperlink auf ungleich.

    • Geben Sie für den dritten Hyperlink den Namen des primären Workflows ein, für dessen Aufgaben der sekundäre Workflow ausgeführt werden soll.

  3. Fügen Sie die Aktion Workflow beenden hinzu. Klicken Sie auf den Hyperlink, und geben Sie dann die im Workflowverlauf zu protokollierende Meldung ein.

  4. Fügen Sie einen neuen Workflowschritt hinzu.

  5. Fügen Sie die Aktion Zeit zum Datum hinzufügen hinzu:

    • Geben Sie für den ersten Hyperlink die Anzahl von Tagen ein, die der Workflow warten soll, bevor eine Aufgabenerinnerung gesendet wird.

    • Klicken Sie für den zweiten Hyperlink auf Tage.

    • Klicken Sie auf Anzeige Daten Bindung Schaltflächensymbol für die dritte Link. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    Quelle: Workflowdaten

    Feld: Variable: Fälligkeitsdatum

    • Klicken Sie für den vierten Hyperlink auf Neue Variable erstellen, und erstellen Sie eine Variable namens Fälligkeitsdatum vom Typ Datum/Uhrzeit.

  6. Fügen Sie die Aktion Feld im aktuellen Element festlegen hinzu:

    • Klicken Sie für den ersten Hyperlink auf Fälligkeitsdatum.

    • Klicken Sie für die zweite Verknüpfung auf Anzeige Daten Bindung Schaltflächensymbol . Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    Quelle: Workflowdaten

    Feld: Variable: Fälligkeitsdatum

  7. Fügen Sie die Aktion Bis Datum anhalten hinzu:

    • Klicken Sie auf den Link Anzeige Daten Bindung Schaltflächensymbol . Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    Quelle: Aktuelles Element

    Feld: Fälligkeitsdatum

  8. Fügen Sie einen neuen Workflowschritt hinzu.

  9. Fügen Sie die Bedingung Vergleiche Aufgaben Feld hinzu:

    • Klicken Sie für den ersten Hyperlink auf Abgeschlossen.

    • Belassen Sie den zweiten Hyperlink bei gleich.

    • Klicken Sie für den dritten Hyperlink auf Ja.

  10. Fügen Sie die Aktion Für die Verlaufsliste protokollieren hinzu. Klicken Sie auf den Hyperlink, und geben Sie dann die im Workflowverlauf zu protokollierende Meldung ein.

  11. Klicken Sie auf 'Andernfalls wenn'-Bedingungsverzweigung hinzufügen.

  12. Fügen Sie die Aktion E-Mail senden hinzu. Klicken Sie in der Aktion auf diese Nachricht.

  13. Führen Sie im Dialogfeld E-Mail-Nachricht definieren die folgenden Aufgaben aus:

    • Klicken Sie am Ende des Dialogfelds An auf die Schaltfläche für das Adressbuch.

    • Doppelklicken Sie in der Liste Oder aus vorhandenen Benutzern und Gruppen auswählen auf Workflow-Nachschlagevorgang.

    • Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    Quelle: Aktuelles Element

    Feld: Zugewiesen

  • Fügen Sie einen Betreff und den Nachrichtentext hinzu, ggf. unter Verwendung von Nachschlagevorgängen.

    Verwenden Sie z. B. den folgenden Nachschlagevorgang, um den Titel des zu überprüfenden Dokuments einzuschließen.

    Dialogfeld 'Workflow-Nachschlagevorgang definieren'

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Weiteres Beispiel: Verwenden des Dokumenttitels als Aufgabentitel

Sie haben die Möglichkeit, unterschiedliche Informationen zu verwenden, um neue Aufgaben zu benennen, die von den Workflows erstellt werden. So können Sie z. B. mit dem sekundären Workflow den Titel des Originaldokuments mit dem Aufgabennamen ersetzen, der mit dem primären Workflow zugeordnet wird.

In diesem Beispiel geben Sie zunächst einen leicht zu merkenden Aufgabentitel im primären Workflow ein (z. B. ABC123). Danach fügen Sie einem sekundären Workflow, der für die Aufgabenliste ausgeführt wird, eine Bedingung hinzu.

In dem in der folgenden Abbildung gezeigten Schritt wird die Bedingung Vergleiche Aufgaben Feld verwendet, um den Titel der Aufgabe zu bewerten. Wenn der Aufgabentitel dem leicht zu merkenden Aufgabennamen entspricht, den Sie der Aufgabe im primären Workflow zugewiesen haben, verwendet der sekundäre Workflow die Aktion Listenelement aktualisieren, um den Wert für den Titel der Aufgabe durch Nachschlagen des Werts des Titels des Originaldokuments in Freigegebene Dokumente zurückzusetzen.

Dialogfeldeinstellungen zur Verwendung des Dokumenttitels als Aufgabentitel

Dieser Nachschlagevorgang weist den Workflow an, den Titel für das Element, das den primären Workflow ausgelöst hat, der wiederum dieses Aufgabenelement erstellt hat, aus Freigegebene Dokumente abzurufen.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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