Erstellen eines gruppierten oder zusammenfassenden Berichts

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Informationen sind oft übersichtlicher, wenn sie in Gruppen unterteilt sind. Beispielsweise kann ein Bericht, in dem Umsätze nach Regionen gruppiert sind, Trends hervorheben, die andernfalls vielleicht übersehen würden. Darüber hinaus kann das Hinzufügen von Gesamtsummen am Ende der einzelnen Gruppen mühsame manuelle Berechnungen mit einem Taschenrechner ersparen.

Microsoft Office Access 2007 erleichtert das Arbeiten mit gruppierten Berichten. Erstellen Sie mit dem Berichts-Assistenten einen grundlegenden gruppierten Bericht, fügen Sie einem vorhandenen Bericht eine Gruppierung und Sortierung hinzu, oder überarbeiten Sie bereits definierte Gruppier- und Sortieroptionen.

Inhalt dieses Artikels

Grundlegendes zu Gruppierungen, Berichtsbereichen und Steuerelementen

Erstellen eines neuen gruppierten Berichts mit dem Berichts-Assistenten

Optimieren Ihres Berichts

Hinzufügen von Feldern oder weiteren Steuerelementen zu einem vorhandenen Bericht

Hinzufügen oder Ändern von Gruppierung oder Sortierung in einem Bericht

Speichern, Drucken oder Senden des Berichts

Hinweise

Grundlegendes zu Gruppierungen, Berichtsbereichen und Steuerelementen

Wenn Sie noch keine gruppierten Berichte kennen, ist es hilfreich, wenn Sie sich mit dem Gruppieren und Sortieren sowie den verschiedenen Berichtsbereichen und Steuerelementtypen vertraut machen. Falls Sie bereits über ausreichende Kenntnisse zu diesen Konzepten verfügen, können Sie diesen Abschnitt überspringen und zum Abschnitt Erstellen eines neuen gruppierten Berichts mit dem Berichts-Assistenten wechseln.

Informationen zu Gruppieren und Sortieren

Wenn Sie einen Bericht drucken, möchten Sie die Datensätze in der Regel in einer bestimmten Reihenfolge anordnen. Sie können z. B. beim Drucken einer Lieferantenliste die Datensätze alphabetisch nach Unternehmensname sortieren.

Bei vielen Berichten reicht das Sortieren der Datensätze nicht aus. Es empfiehlt sich möglicherweise, die Datensätze in Gruppen zu unterteilen. Eine Gruppe ist eine Sammlung von Datensätzen, einschließlich eventueller einführender oder zusammenfassender Informationen, die mit den Datensätzen angezeigt werden, etwa eine Kopfzeile. Eine Gruppe besteht aus einem Gruppenkopf, ggf. verschachtelten Gruppen, Detaildatensätzen und einem Gruppenfuß.

Gruppierung ermöglicht es Ihnen, Gruppen von Datensätzen optisch zu gliedern und einführende sowie zusammenfassende Daten für jede Gruppe anzuzeigen. Im folgenden Bericht werden z. B. Umsätze nach dem Versanddatum gruppiert, und es wird der tägliche Gesamtumsatz berechnet.

Gruppierter Bericht mit Summen

1. Das Datum führt die Gruppe ein.

2. Die Summe fasst die Gruppe zusammen.

Sie können die Funktionsweise von Gruppierung sehen, wenn Sie den Bericht "Products by Category" (in der folgenden Abbildung dargestellt) mit dem Datenblatt für dessen zugrunde liegende Abfrage, "Product List", vergleichen. Sowohl im Bericht als auch in der Abfrage werden die Artikel nach Kategorie sortiert, jedoch werden im Bericht auch die Namen der einzelnen Kategorien am Anfang jeder Gruppe (im Gruppenkopf) und die Anzahl von Produkten der einzelnen Kategorien am Ende jeder Gruppe (im Gruppenfuß) jeweils in einer separaten Zeile gedruckt.

Artikel nach Kategorie Bericht

1. Der Kategoriename wird in jeder Zeile auf dem Datenblatt angezeigt.

2. Der Kategoriename wird im Gruppenkopf einmal für jede Gruppe im Bericht angezeigt.

3. Die Gesamtsumme für die Kategorie wird im Gruppenfuß am Ende jeder Gruppe angezeigt.

4. Die Datensätze werden als eine große Gruppe im Datenblatt angezeigt.

5. Die Datensätze für jede Kategorie werden als separater Abschnitt im Bericht mit vorangestelltem Gruppenkopf und nachfolgendem Gruppenfuß angezeigt.

Sie können nach allen sortierten Feldern und Ausdrücken (bis zu 10) gruppieren. Sie mehrmals nach demselben Feld oder Ausdruck gruppieren. Wenn Sie nach mehreren Feldern oder Ausdrücken gruppieren, schachtelt Office Access 2007 die Gruppen entsprechend der zugehörigen Gruppenebene. Das erste Feld, nach dem Sie gruppieren, ist die erste und wichtigste Gruppenebene, das zweite Feld, nach dem Sie gruppieren, ist die nächste Gruppenebene usw. Die folgende Abbildung zeigt, wie Office Access 2007 die Gruppen schachtelt.

Hierarchie der Kopf- und Fußzeile

1. Jeder Gruppenkopf wird mit einem Gruppenfuß gekoppelt.

In der Regel verwenden Sie einen Gruppenkopf, um Daten, die die Gruppe kennzeichnen, in einem separaten Bereich am Anfang der Gruppe anzuzeigen. Einen Gruppenfuß verwenden Sie in der Regel, um die Daten in der Gruppe in einem separaten Bereich am Ende der Gruppe zusammenzufassen.

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Informationen zu den Berichtsbereichen

In Access ist der Entwurf eines Berichts in Bereiche unterteilt. Damit Sie nützliche Berichte erstellen können, sollten Sie wissen, welche Funktion jeder Bereich hat. Beispielsweise bestimmt der Bereich, in dem Sie ein berechnetes Steuerelement platzieren, wie die Ergebnisse in Access berechnet werden. In der folgenden Liste finden Sie eine Zusammenfassung der Bereichstypen und ihrer Verwendung.

  • Berichtskopf    Wird einmal am Anfang des Berichts gedruckt. Verwenden Sie den Berichtskopf für Informationen, die normalerweise auf einem Deckblatt stehen, z. B. ein Logo oder Titel und Datum. Der Berichtskopf wird vor dem Seitenkopf gedruckt. Wenn Sie ein berechnetes Steuerelement im Berichtskopf platzieren, wird der Wert für den gesamten Bericht berechnet. Enthält der Berichtskopf z. B. ein Steuerelement, das die Aggregatfunktion Summe verwendet, wird die Summe für den gesamten Bericht berechnet.

  • Seitenkopf    Wird am Anfang jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie einen Seitenkopf beispielsweise, um den Berichtstitel auf jeder Seite zu wiederholen.

  • Gruppenkopf    Wird am Anfang jeder neuen Datensatzgruppe gedruckt. Verwenden Sie den Gruppenkopf, um den Gruppennamen zu drucken. Verwenden Sie den Gruppenkopf z. B. in einem Bericht, der nach Artikeln gruppiert ist, um den Artikelnamen zu drucken. Wenn Sie im Gruppenkopf ein Steuerelement platzieren, das die Aggregatfunktion Summe verwendet, wird die Summe für die aktuelle Gruppe berechnet.

  • Detailbereich    Wird einmal für jede Zeile der Datensatzquelle gedruckt. Im Detailbereich platzieren Sie die Steuerelemente, die den Hauptteil des Berichts bilden.

  • Gruppenfuß    Wird am Ende jeder Datensatzgruppe gedruckt. Verwenden Sie einen Gruppenfuß, um zusammenfassende Informationen für eine Gruppe zu drucken.

  • Seitenfuß    Wird am Ende jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie den Seitenfuß, um Seitenzahlen oder Informationen auf Seitenbasis zu drucken.

  • Berichtsfuß    Wird einmal am Ende des Berichts gedruckt. Verwenden Sie den Berichtsfuß, um Berichtssummen oder andere zusammenfassende Informationen für den gesamten Bericht zu drucken.

    Hinweis : In der Entwurfsansicht wird der Berichtsfuß unter dem Seitenfuß angezeigt. Beim Drucken oder bei der Vorschau des Berichts wird der Berichtsfuß jedoch über dem Seitenfuß angezeigt, direkt nach dem letzten Gruppenfuß oder der Detailzeile auf der letzten Seite.

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Informationen zu Steuerelementen

Steuerelemente sind Objekte, die Daten anzeigen, Aktionen ausführen und Ihnen das Anzeigen und Bearbeiten von Informationen ermöglichen, mit denen die Benutzeroberfläche verbessert wird (beispielsweise Bezeichnungsfelder und Bilder). In Access werden drei Arten von Steuerelementen unterstützt: gebundene, ungebundene und berechnete Steuerelemente. In der folgenden Liste finden Sie eine Zusammenfassung dieser Steuerelemente und von deren Verwendung.

  • Gebundenes Steuerelement    Ein Steuerelement, dessen Datenquelle ein Feld in einer Tabelle oder Abfrage ist. Sie verwenden gebundene Steuerelemente, um Werte aus Feldern Ihrer Datenbank anzuzeigen. Die Werte können Text, Daten, Zahlen, Ja/Nein-Werte, Bilder oder Diagramme sein. Ein Textfeld ist der häufigste Typ eines gebundenen Steuerelements. Beispielsweise könnte ein Textfeld auf einem Formular, in dem der Nachname eines Mitarbeiters angezeigt wird, diese Information aus dem "Nachname"-Feld der "Personal"-Tabelle abrufen.

  • Ungebundenes Steuerelement    Ein Steuerelement, das keine Datenquelle hat. Mit ungebundenen Steuerelementen zeigen Sie Informationen, Linien, Rechtecke und Bilder an. Beispielsweise ist ein Bezeichnungsfeld, das den Titel eines Berichts anzeigt, ein ungebundenes Steuerelement.

  • Berechnetes Steuerelement    Ein Steuerelement, dessen Datenquelle kein Feld, sondern ein Ausdruck ist. Sie geben den im Steuerelement gewünschten Wert an, indem Sie einen Ausdruck als Datenquelle für das Steuerelement definieren. Ein Ausdruck ist eine Kombination aus Operatoren (z. B. = oder +), Steuerelementnamen, Feldnamen, Funktionen, die einen einzelnen Wert zurückgeben, und konstanten Werten. Der folgende Ausdruck berechnet z. B. den Preis eines Artikels mit einem Rabatt von 25 %, indem der Wert im Feld "Unit Price" mit einem konstanten Wert (0,75) multipliziert wird.

= [Unit Price] * .75

Ein Ausdruck kann Daten aus einem Feld der Tabelle oder Abfrage, die dem Bericht zugrunde liegt, oder aus einem Steuerelement auf dem Bericht verwenden.

Wenn Sie einen Bericht erstellen, ist die vermutlich effizienteste Vorgehensweise, zuerst alle gebundenen Steuerelemente hinzuzufügen und anzuordnen, insbesondere, wenn diese die Mehrheit der Steuerelemente im Bericht ausmachen. Anschließend können Sie die ungebundenen und berechneten Steuerelemente hinzufügen, die den Entwurf vervollständigen. Verwenden Sie dazu die Tools in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Entwurf.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

Sie binden ein Steuerelement an ein Feld, indem Sie das Feld angeben, aus dem das Steuerelement seine Daten erhält. Sie können ein Steuerelement erstellen, das an das ausgewählte Feld gebunden ist, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste auf den Bericht ziehen. Im Bereich Feldliste werden die Felder der Tabelle oder Abfrage angezeigt, die dem Bericht zugrunde liegt. Damit der Bereich Feldliste angezeigt wird, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen. Schaltflächensymbol

  • Drücken Sie ALT+F8.

Wenn Sie auf ein Feld aus der Feldliste doppelklicken oder dieses Feld aus dem Bereich Feldliste in den Bericht ziehen, erstellen Sie ein gebundenes Textfeld.

Sie können ein Feld auch an ein Steuerelement binden, indem Sie den Feldnamen direkt in das Steuerelement oder in das Feld für den Steuerelementinhalt-Wert im Eigenschaftenblatt des Steuerelements eingeben. Im Eigenschaftenblatt sind die Merkmale des Steuerelements, etwa dessen Name, die Quelle seiner Daten und dessen Format definiert. Um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen, drücken Sie F4.

Die Verwendung des Bereichs Feldliste ist aus zwei Gründen die beste Vorgehensweise, ein gebundenes Textfeld zu erstellen:

  • Ein gebundenes Steuerelement hat ein angefügtes Bezeichnungsfeld, und für dieses Bezeichnungsfeld wird standardmäßig der Name des Felds (oder die für dieses Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage definierte Beschriftung) als Beschriftung übernommen, sodass Sie selbst keine Beschriftung eingeben müssen.

  • Ein gebundenes Steuerelement erbt viele der Einstellungen, die das Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder der Abfrage hat (z. B. für die Eigenschaften Format, Dezimalstellenanzeige und Eingabeformat). Sie können deshalb sicher sein, dass die Eigenschaften für das Feld dieselben bleiben, wenn Sie ein Steuerelement erstellen, das an das Feld gebunden ist.

Wenn Sie bereits ein ungebundenes Steuerelement haben und es an ein Feld binden möchten, legen Sie die Steuerelementinhalt-Eigenschaft des Steuerelements auf den Namen des Felds fest.

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Erstellen eines neuen gruppierten Berichts mit dem Berichts-Assistenten

Der Berichts-Assistent stellt Ihnen eine Reihe von Fragen und generiert dann anhand Ihrer Antworten einen Bericht. Im Rahmen der Fragen müssen Sie das Feld oder die Felder angeben, nach denen der Bericht gruppiert werden soll. Nachdem der Bericht erstellt wurde, können Sie ihn sofort verwenden oder Ihren Anforderungen entsprechend anpassen. Bevor Sie den Berichts-Assistenten starten, müssen Sie eine Datenquelle auswählen.

Auswählen einer Datensatzquelle

Ein Bericht besteht aus Informationen, die aus einer Tabelle oder Abfrage abgerufen werden, und aus Informationen, die mit dem Berichtsentwurf gespeichert werden, etwa Beschriftungen, Überschriften und Grafiken. Die Tabelle oder Abfrage, die die zugrunde liegenden Daten bereitstellt, wird auch als die Datensatzquelle des Berichts bezeichnet. Überlegen Sie sich vor dem Erstellen des Berichts, welche Informationen Sie einbeziehen möchten. Zu den Feldern, die Sie auswählen, müssen diejenigen gehören, nach denen Sie gruppieren oder die Sie zusammenfassen möchten. Sind alle Felder, die Sie einbeziehen möchten, in einer einzigen Tabelle vorhanden, verwenden Sie diese Tabelle als Datensatzquelle. Wenn die Felder aus mehreren Tabellen abgerufen werden, sollten Sie eine Abfrage als Datensatzquelle verwenden. Diese Abfrage ist möglicherweise bereits in der Datenbank vorhanden, oder Sie müssen vielleicht eine spezielle Abfrage erstellen, die Ihren Anforderungen entspricht.

Folgen Sie den Links im Siehe auch-Abschnitt dieses Artikels, um weitere Informationen zu Abfragen zu erhalten.

Starten des Berichts-Assistenten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Berichts-Assistent. Schaltflächensymbol

    Access startet den Berichts-Assistenten.

    Feldauswahl im Berichts-Assistenten

  2. Klicken Sie auf die Dropdownliste Tabellen/Abfragen, und wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus, die die Felder enthält, die der Bericht enthalten soll.

  3. Doppelklicken Sie auf die Felder in der Liste Verfügbare Felder, um sie auszuwählen.

    Sie werden von Access in die Liste Ausgewählte Felder verschoben. Als Alternative können Sie auf die Schaltflächen klicken, die sich zwischen dem Feld Verfügbare Felder und dem Feld Ausgewählte Felder befinden, um das ausgewählte Feld hinzuzufügen oder zu entfernen, oder um alle Felder hinzuzufügen bzw. zu entfernen.

  4. Falls Sie Felder aus einer anderen Tabelle oder Abfrage ebenfalls in den Bericht einbeziehen möchten, klicken Sie noch einmal auf die Dropdownliste Tabellen/Abfragen, und wählen Sie die andere Tabelle oder Abfrage aus. Fügen Sie dann weiter wie zuvor Felder hinzu.

  5. Nachdem Sie das Hinzufügen der Felder abgeschlossen haben, klicken Sie auf Weiter.

Gruppieren von Datensätzen im Berichts-Assistenten

Das Gruppieren ermöglicht es Ihnen, die Datensätze nach der Gruppe zu organisieren, beispielsweise nach Region oder Vertriebsmitarbeiter. Gruppen können verschachtelt werden, damit Sie die Beziehungen zwischen den Gruppen problemlos identifizieren können und schnell die gewünschten Informationen finden. Sie können auch gruppieren, um zusammenfassende Information zu berechnen, wie etwa Summen oder Prozentsätze.

Wenn Sie mehrere Tabellen in einen Bericht einschließen, überprüft der Assistent die Beziehungen zwischen den Tabellen und ermittelt die von Ihnen gewünschte Anzeige der Informationen.

  1. Klicken Sie auf der Seite des Berichts-Assistenten, auf der die Frage Möchten Sie Gruppierungsebenen hinzufügen? angezeigt wird, auf einen der Feldnamen in der Liste, und klicken Sie dann auf Weiter.

  2. Wenn Sie Gruppierungsebenen hinzufügen möchten, doppelklicken Sie auf einen der Feldnamen in der Liste, um sie dem Bericht hinzuzufügen.

    Sie können eine Gruppierungsebene auch entfernen, indem Sie in der Seitenanzeige rechts im Dialogfeld darauf doppelklicken. Verwenden Sie die Pfeilschaltflächen, um die Gruppierungsebenen hinzuzufügen und zu entfernen, und passen Sie die Priorität einer Gruppierungsebene an, indem Sie sie auswählen und auf die NACH-OBEN- oder NACH-UNTEN-TASTEN für die Priorität klicken. Access fügt jede Gruppierungsebene hinzu und zeigt sie in ihrer übergeordneten Gruppe verschachtelt an.

    Hinzufügen von Gruppierungsebenen im Berichts-Assistenten

  3. Klicken Sie auf Gruppierungsoptionen, um das Dialogfeld Gruppierungsintervalle anzuzeigen.

    Gruppierungsintervalle im Berichts-Assistenten

  4. Wählen Sie optional für jedes Gruppenebenenfeld ein Gruppenintervall aus.

    Mithilfe des Gruppierungsintervalls können Sie die Gruppierung der Datensätze anpassen. In der vorherigen Abbildung werden die Datensätze nach dem Feld "Lieferdatum" gruppiert, das den Datentyp "Datum/Uhrzeit" hat. Die vom Berichts-Assistenten angebotenen Auswahlmöglichkeiten entsprechen dem Feldtyp in der Liste Gruppierungsintervalle. Da "Versanddatum" den Datentyp "Datum/Uhrzeit" hat, können Sie folglich eine Gruppierung nach dem tatsächlichen Wert (Normal), nach Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag, Stunde oder Minute auswählen. Bei einem Feld vom Datentyp "Text" können Sie eine Gruppierung nach dem gesamten Feld (Normal) oder vielleicht nach den ersten fünf Buchstaben auswählen. Bei einem numerischen Datentyp können Sie die Gruppierung nach dem Wert (Normal) oder nach einem Bereich in ausgewählten Inkrementen ausführen.

    Klicken Sie nach der Auswahl eines Gruppierungsintervalls auf OK.

  5. Klicken Sie auf Weiter, um zur nächsten Seite des Assistenten zu wechseln.

Sortieren und Zusammenfassen von Datensätzen

Datensätze können nach bis zu vier Feldern in auf- oder absteigender Reihenfolge sortiert werden.

  1. Klicken Sie auf die erste Dropdownliste, und wählen Sie ein Feld aus, nach dem die Sortierung erfolgen soll.

    Sie können auf die Schaltfläche rechts neben der Liste klicken, um zwischen aufsteigender und absteigender Reihenfolge umzuschalten (Aufsteigend ist die Standardeinstellung). Klicken Sie optional auf die zweite, dritte und vierte Dropdownliste, um zusätzliche Sortierfelder auszusuchen.

    Sortierreihenfolgen im Berichts-Assistenten

  2. Klicken Sie auf Zusammenfassungsoptionen, wenn Sie numerische Felder zusammenfassen möchten.

    Die Schaltfläche Zusammenfassungsoptionen ist nur zu sehen ist, wenn der Detailbereich des Berichts mindestens ein numerisches Feld enthält. Der Assistent zeigt die verfügbaren numerischen Felder an.

    'Zusammenfassungsoptionen' im Berichts-Assistent

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter Summe, Mittelwert, Min oder Max, damit die zugehörige Berechnung in den Gruppenfuß eingefügt wird.

    Sie können auch die Details und die Zusammenfassung oder nur die Zusammenfassung anzeigen. Im zweiten Fall werden die Gesamtsummen für jeden Wert von "Versanddatum" (wenn Sie beispielsweise das Kontrollkästchen für Summe aktiviert haben), nicht jedoch die Bestellungsdetails angezeigt. Sie können auch auswählen, dass für die Summen der berechnete prozentuale Anteil an der Gesamtsumme angezeigt wird.

  4. Klicken Sie auf OK.

  5. Folgen Sie den Anweisungen auf den weiteren Seiten des Berichts-Assistenten. Auf der letzten Seite können Sie den Berichtstitel bearbeiten. Dieser Titel wird auf der ersten Seite des Berichts angezeigt, und der Bericht wird in Access gespeichert, wobei der Titel als Dokumentname verwendet wird. Der Titel und der Dokumentname können später bearbeitet werden.

  6. Klicken Sie auf Fertig stellen. Access speichert den Bericht automatisch und zeigt ihn in der Seitenansicht an, in der Sie den Bericht so sehen, wie er gedruckt wird.

Verwenden Sie die Navigationsschaltflächen am unteren Rand des Vorschaufensters, um die Seiten des Berichts nacheinander anzuzeigen oder zu einer beliebigen Seite im Bericht zu springen. Klicken Sie auf eine der Navigationsschaltflächen, oder geben Sie die gewünschte Seitenzahl in das entsprechende Feld ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

In der Seitenansicht können Sie den angezeigten Bereich vergrößern, um Details anzuzeigen, oder verkleinern, um zu sehen, wie die Daten auf der Seite angeordnet sind. Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Bericht, und klicken Sie einmal. Klicken Sie erneut, um die Ansicht wieder zu vergrößern bzw. zu verkleinern. Sie können auch das Zoom-Steuerelement in der Statusleiste verwenden.

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Optimieren Ihres Berichts

Es ist möglich, dass der Berichts-Assistent nicht genau zu den Ergebnissen führt, die Sie für Ihren Bericht benötigen. Beispielsweise könnte es sein, dass Sie Text hinzufügen, die Spaltenbreite anpassen, ein Logo hinzufügen möchten, usw. Access stellt zwei Ansichten bereit, in denen Sie Änderungen an Ihrem Bericht vornehmen können: Layoutansicht und Entwurfsansicht. Beide Ansichten werden in diesem Abschnitt kurz erläutert.

Informationen zur Layoutansicht

Die Layoutansicht ist die unkomplizierteste Ansicht zum Ändern eines Berichts und stellt die meisten der Tools bereit, die Sie zum Optimieren Ihres Berichts benötigen. Sie können Spaltenbreiten anpassen, Spalten neu anordnen sowie Gruppierungsebenen und Summen hinzufügen oder ändern. Außerdem können Sie neue Felder im Berichtsentwurf platzieren und die Eigenschaften für den Bericht und dessen Steuerelemente festlegen. Die Layoutansicht hat den Vorteil, dass Sie die Daten sehen können, während Sie das Berichtsformat ändern. Deshalb sehen Sie sofort, wie sich Ihre Änderungen auf die Darstellung der Daten auswirken.

Um einen Bericht in der Layoutansicht zu öffnen, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann auf Layoutansicht  Schaltflächensymbol

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Berichts und der zugehörigen Steuerelemente zu ändern. Um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen, drücken Sie F4.

Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um dem Berichtentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. So zeigen Sie den Bereich Feldliste an:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelemente auf Vorhandene Felder hinzufügen  Schaltflächensymbol .

    Tipp :  Access 2010 enthält neue Funktionen für bedingte Formatierung, mit denen sich die Lesbarkeit eines Berichts erheblich verbessern lässt.

Informationen zur Entwurfsansicht

Wenn Sie eine bestimmte Änderung an Ihrem Bericht in der Layoutansicht nicht vornehmen können, versuchen Sie dies in der Entwurfsansicht. Die Entwurfsansicht zeigt die zugrunde liegende Struktur des Berichts und stellt einige Entwurfstools und Funktionen mehr als die Layoutansicht bereit. Sie können beispielsweise eine größere Auswahl von Steuerelementen auf dem Bericht platzieren, Sie können die Ausrichtung von Steuerelementen genauer steuern, und Sie können mehr Eigenschaften festlegen als in der Layoutansicht.

Um einen Bericht zu öffnen, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht  Schaltflächensymbol .

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Hinzufügen von Feldern oder weiteren Steuerelementen zu einem vorhandenen Bericht

Alle Felder, Beschriftungen, Linien oder Bilder, die Sie in einem Bericht sehen, werden mit einem bestimmten Steuerelementtyp erstellt. Das am häufigsten verwendete Steuerelement in einem Bericht ist das Textfeld. Dies ist das Element, das in der Regel dazu verwendet wird, Daten aus der Datensatzquelle anzuzeigen, die dem Bericht zugrunde liegt. Sie können Textfelder erstellen, die bereits an Felder in der Datensatzquelle gebunden sind, indem Sie Felder aus dem Bereich Feldliste hinzufügen. Sie können dem Bericht aber auch Textfelder hinzufügen, während Sie in der Entwurfsansicht arbeiten (dann müssen Sie die Textfelder aber selbst an die Felder in der Datensatzquelle "binden"). Die Entwurfsansicht hat den Vorteil, dass Sie neben gebundenen Textfeldern viele weitere Steuerelemente unterschiedlichen Typs hinzufügen können, etwa Rechtecke, Seitenumbrüche und Diagramme. In diesem Abschnitt werden die beiden Verfahren zum Hinzufügen von Steuerelementen zu einem Bericht beschrieben.

Hinzufügen von Feldern zu einem vorhandenen Bericht

Die Layoutansicht ist die empfohlene Ansicht sich zum Hinzufügen von Feldern zu einem Bericht, das Hinzufügen kann aber auch in der Entwurfsansicht erfolgen. Damit Sie ein Feld hinzufügen können, muss der Bereich Feldliste angezeigt werden. Der Bereich Feldliste enthält eine Liste aller Felder, die in einem Bericht platziert werden können. Damit der Bereich Feldliste angezeigt wird, drücken Sie ALT+F8.

Hinzufügen von Feldern aus dem Bereich "Feldliste"

  • Um ein einzelnes Feld hinzuzufügen, ziehen Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Abschnitt des Berichts, in dem das Feld angezeigt werden soll.

  • Wenn Sie gleichzeitig mehrere Felder hinzufügen möchten, klicken Sie auf das erste gewünschte Feld, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, und klicken Sie auf jedes weitere gewünschte Feld. Ziehen Sie dann die ausgewählten Felder auf den Bericht.

Wenn Sie die Felder ablegen, wird für jedes Feld ein gebundenes Textfeldsteuerelement erstellt und neben jedem Feld automatisch ein Bezeichnungsfeld-Steuerelement platziert.

Hinweis : 

  • Wenn Sie ein Feld aus einer verknüpften Tabelle hinzufügen, wird die entsprechende Gruppierungsebene automatisch hinzugefügt.

  • Wenn Sie ein Feld aus einer anderen (nicht verknüpften) Tabelle hinzufügen, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie angeben können, wie die Tabelle mit der vorhandenen Datensatzquelle für den Bericht verknüpft werden soll.

So gehen Sie vor, wenn Sie sehen möchten, welche Tabellenbeziehungen für Ihre Datenbanken bereits angegeben wurden, oder wenn Sie neue Tabellenbeziehungen hinzufügen möchten:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen. Schaltflächensymbol

Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem Artikel Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.

Hinzufügen von weiteren Steuerelementen zu einem vorhandenen Bericht

Wenn Sie dem Bericht ein Feld aus dem Bereich Feldliste hinzufügen, wird automatisch ein gebundenes Textfeldsteuerelement erstellt. Sie können weitere Steuerelemente hinzufügen, z. B. Bezeichnungsfelder, Linien und Bilder, indem Sie zur Entwurfsansicht wechseln und die Tools in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Entwurf verwenden.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

Ermitteln des Namens eines Tools

  • Platzieren Sie den Mauszeiger über dem Tool.

    Access zeigt den Namen des Tools an.

Erstellen eines Steuerelements mit den Tools der Gruppe "Steuerelemente"

  • Klicken Sie auf das Tool für den Typ von Steuerelement, das Sie hinzufügen möchten. Um beispielsweise ein Kontrollkästchen zu erstellen, klicken Sie auf das Tool Kontrollkästchen Schaltflächensymbol .

  • Klicken Sie im Berichtsentwurf auf die Stelle, an der die obere linken Ecke des Steuerelements platziert werden soll. Klicken Sie einmal, um ein Steuerelement im Standardformat zu erstellen, oder legen Sie die gewünschte Größe für das Steuerelement im Bericht durch Klicken und Ziehen fest.

  • Wenn Sie das Steuerelement beim ersten Versuch nicht perfekt positioniert haben, gehen Sie wie folgt vor, um es zu verschieben:

    • Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen.

    • Positionieren Sie den Mauszeiger über dem Steuerelement, bis er als Vierfachpfeil angezeigt wird Verschiebemauszeiger , und ziehen Sie dann das Steuerelement auf die gewünschte Position.

Mit dieser Vorgehensweise wird ein "ungebundenes" Steuerelement erstellt. Wenn das Steuerelement einen Typ hat, für den Daten angezeigt werden können (etwa ein Textfeld oder ein Kontrollkästchen), müssen Sie einen Feldnamen oder Ausdruck in die Steuerelementinhalt-Eigenschaft für das Steuerelement eingeben, damit Daten angezeigt werden.

Anzeigen des Eigenschaftenblatts

  • Drücken Sie F4.

Hinweis : Vergessen Sie nicht, Ihre Arbeit zu speichern, wenn Sie mit dem neuen Bericht fertig sind.

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Hinzufügen oder Ändern von Gruppierung oder Sortierung in einem Bericht

Wenn Sie einem vorhandenen Bericht eine Gruppierung oder Sortierung hinzufügen möchten, oder wenn Sie die vorhandene Sortierung oder Gruppierung eines Berichts ändern möchten, finden Sie in diesem Abschnitt die entsprechenden Informationen.

Hinzufügen von Gruppierung, Sortierung und Summen in der Layoutansicht

Sie können einfache Sortier-, Gruppier- und Summenoperationen ausführen, indem Sie in der Layoutansicht mit der rechten Maustaste auf Felder klicken und die gewünschte Operation im Kontextmenü auswählen. Wenn Sie in die Layoutansicht wechseln möchten, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann auf Layoutansicht  Schaltflächensymbol .

Hinweis : In den Anweisungen dieses Abschnitts wird der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe zwar nicht direkt verwendet, Sie sollten ihn jedoch trotzdem öffnen, um zu sehen, wie sich der Bereich während der Arbeit ändert. Sie erhalten so einen besseren Einblick in die Funktionsweise von Access und können den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe, je vertrauter Sie mit ihm geworden sind, für weitere Anpassungen des Berichts verwenden. So zeigen Sie den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe an:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Gruppieren und Sortieren. Schaltflächensymbol

Sortieren nach einem einzelnen Feld

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Wert in dem Feld, das Sie sortieren möchten

  • Klicken Sie im Kontextmenü auf die gewünschte Sortieroption. Klicken Sie beispielsweise auf Von A bis Z sortieren Schaltflächensymbol , wenn ein Textfeld in aufsteigender Reihenfolge sortiert werden soll. Klicken Sie auf Nach Größe sortieren (absteigend) Schaltflächensymbol , wenn ein numerisches Feld in absteigender Reihenfolge sortiert werden soll.

Access sortiert den Bericht gemäß Ihren Angaben. Wenn der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe geöffnet ist, sehen Sie, dass eine neue Zeile Sortieren nach für das Feld hinzugefügt wurde.

Sortieren nach mehreren Feldern

Hinweis : Wenn Sie eine Sortierung anwenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Feld in der Layoutansicht klicken, können Sie jeweils nur ein Feld sortieren. Sobald Sie ein anderes Feld sortieren, wird die Sortierung des ersten Felds entfernt. Dieses Verhalten unterscheidet sich von einer Sortierung in einem Formular, bei der mehrere Sortierreihenfolgen festgelegt werden können, indem nacheinander mit der rechten Maustaste auf ein Feld geklickt und jeweils die gewünschte Sortierreihenfolge ausgewählt wird. Informationen darüber, wie mehrere Sortierebenen erstellt werden können, finden Sie im Abschnitt Hinzufügen von Gruppierung, Sortierung und Summen über den Bereich "Gruppieren, Sortieren und Summe".

Gruppieren nach einem Feld

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Wert in dem Feld, nach dem Sie gruppieren möchten.

  • Klicken Sie im Kontextmenü auf Gruppieren nach Schaltflächensymbol .

In Access wird die Gruppierungsebene hinzugefügt und ein Gruppenkopf dafür erstellt. Wenn der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe geöffnet ist, können Sie sehen, dass eine neue Zeile Gruppieren nach für dieses Feld hinzugefügt ist.

Hinzufügen einer Summe zu einem Feld

Mit dieser Option können Sie eine Summe, einen Mittelwert, eine Anzahl oder einen anderen Aggregatwert für ein Feld berechnen. Am Ende des Berichts wird eine Gesamtsumme und für alle im Bericht vorhandenen Gruppen werden Gruppensummen hinzugefügt.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Wert in dem Feld, das Sie summieren möchten.

  • Klicken Sie auf Summe.

  • Klicken Sie auf den Vorgang, den Sie ausführen möchten: Summe, Mittelwert, Datensätze zählen (um alle Datensätze zu zählen), Werte zählen (um nur die Datensätze zu zählen, die einen Wert in diesem Feld haben), Max, Min, Standardabweichung oder Varianz.

Access fügt dem Berichtsfuß ein berechnetes Textfeld-Steuerelement hinzu, das eine Gesamtsumme berechnet. Wenn der Bericht Gruppierungsebenen hat, werden außerdem Gruppenfüße hinzugefügt (sofern noch nicht vorhanden), und die Summe wird in jeden Gruppenfuß aufgenommen.

Sie können die Summen auch hinzufügen, indem Sie auf das zu summierende Feld und dann auf der Registerkarte Format in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Summen  Schaltflächensymbol klicken.

Hinzufügen von Gruppierung, Sortierung und Summen über den Bereich "Gruppieren, Sortieren und Summe"

Der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe bietet Ihnen die meisten Möglichkeiten zum Hinzufügen oder Ändern von Gruppen, Sortierreihenfolgen oder Summenoptionen in einem Bericht. Auch hier empfiehlt sich die Layoutansicht für die Bearbeitung, da Sie besser sehen können, wie sich Ihre Änderungen auf die Anzeige der Daten auswirken.

Anzeigen des Bereichs "Gruppieren, Sortieren und Summe"

  • In der Layoutansicht:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Gruppieren und Sortieren. Schaltflächensymbol

  • In der Entwurfsansicht:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Gruppieren und Sortieren. Schaltflächensymbol

Access zeigt den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe an.

Bereich 'Gruppieren, Sortieren und Summe'

Wenn Sie eine neue Sortierungs- oder Gruppierungsebene hinzufügen möchten, klicken Sie auf Gruppe hinzufügen oder Sortierung hinzufügen.

Dem Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe wird eine neue Zeile hinzugefügt, und es wird eine Liste mit verfügbaren Feldern angezeigt.

Feldliste im Bereich 'Gruppieren, Sortieren und Summe'

Klicken Sie auf einen dieser Feldnamen, oder klicken Sie auf Ausdruck unter der Feldliste, um einen Ausdruck einzugeben. Sobald Sie ein Feld ausgewählt oder einen Ausdruck eingegeben haben, fügt Access die Gruppierungsebene dem Bericht hinzu. Wenn Sie sich in der Layoutansicht befinden, wird die Gruppierung oder die Sortierreihenfolge sofort angezeigt.

Hinweise : 

  • Sind bereits mehrere Sortierungs- oder Gruppierungsebenen definiert, müssen Sie im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe möglicherweise einen Bildlauf nach unten durchführen, damit Sie die Schaltflächen Gruppe hinzufügen und Sortierung hinzufügen sehen können.

  • Sie können bis zu 10 Gruppierungs- und Sortierungsebenen in einem Bericht definieren.

Ändern von Gruppierungsoptionen

Für jede Sortierungs- oder Gruppierungsebene können Sie eine Reihe von Optionen festlegen, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten.

Gruppierungsoptionen

  • Damit alle Optionen für eine Gruppierungs- oder Sortierungsebene angezeigt werden, klicken Sie auf der Ebene, die Sie ändern möchten, auf Mehr.

    Gruppierungsoptionen (erweitert)

  • Sollen die Optionen ausgeblendet werden, klicken Sie auf Weniger.

Sortierreihenfolge    Sie können die Sortierreihenfolge ändern, indem Sie auf die Dropdownliste der Sortierreihenfolge und dann auf die gewünschte Option klicken.

Gruppierungsintervall    Diese Einstellung bestimmt, wie die Datensätze gruppiert werden. Sie können die Gruppierung beispielsweise mit dem ersten Buchstaben im Textfeld ausführen, sodass jeweils alle mit "A" beginnenden Werte, alle mit "B" beginnenden Werte usw. gruppiert werden. Bei einem Datumsfeld können Sie die Werte nach dem Tag, der Woche, dem Monat, dem Quartal oder nach einem benutzerdefinierten Intervall gruppieren.

Summen    Klicken Sie auf diese Option, um Summen hinzuzufügen. Sie können mehreren Feldern Summen hinzufügen, und Sie können mehrere Summenarten auf ein bestimmtes Feld anwenden.

Popupfenster 'Summen'

  • Klicken Sie auf den Dropdownpfeil Summe für, und wählen Sie das Feld aus, das summiert werden soll.

  • Klicken Sie auf den Dropdownpfeil Typ, und klicken Sie auf den auszuführenden Berechnungstyp.

  • Aktivieren Sie Gesamtsumme anzeigen, um am Ende des Berichts (im Berichtsfuß) eine Gesamtsumme hinzuzufügen.

  • Aktivieren Sie Gruppensummen als % der Gesamtsumme anzeigen, um dem Gruppenfuß ein Steuerelement hinzuzufügen, mit dem der Prozentsatz der Gesamtsumme für jede Gruppe berechnet wird.

  • Aktivieren Sie In Gruppenkopfzeile anzeigen oder In Gruppenfußzeile anzeigen, um die Summen an der gewünschten Stelle anzuzeigen.

Nachdem Sie alle Optionen für ein Feld ausgewählt haben, können Sie den Vorgang wiederholen und ein weiteres Feld summieren. Wählen Sie dazu das andere Feld in der Dropdownliste Summe für aus. Klicken Sie andernfalls auf eine Stelle außerhalb des Popupfensters Summen, damit es geschlossen wird.

Titel    Hier können Sie den Titel des summierten Felds ändern. Diese Option wird für die Spaltenüberschrift und zum Beschriften von zusammenfassenden Feldern in Kopf- und Fußzeilen verwendet.

So fügen Sie einen Titel hinzu oder ändern ihn

  • Klicken Sie auf den blauen Text, der auf mit Titel folgt.

    Das Dialogfeld Zoom wird angezeigt.

  • Geben Sie den neuen Titel in das Dialogfeld ein, und klicken Sie dann auf OK.

Mit/ohne Kopfzeilenbereich    Verwenden Sie diese Einstellungen, um den Kopfzeilenbereich hinzuzufügen oder zu entfernen, der den einzelnen Gruppen vorangeht. Wenn Sie einen Kopfzeilenbereich hinzufügen, verschiebt Access das Gruppierungsfeld automatisch in die Kopfzeile. Wenn Sie einen Kopfzeilenbereich entfernen, der andere Steuerelemente als das Gruppierungsfeld enthält, fordert Access Sie auf, das Löschen der Steuerelemente zu bestätigen.

Mit/ohne Fußzeilenbereich    Verwenden Sie diese Einstellungen, um den Fußzeilenbereich hinzuzufügen oder zu entfernen, der auf die einzelnen Gruppen folgt. Wenn Sie einen Fußzeilenbereich entfernen, der Steuerelemente enthält, fordert Access Sie auf, das Löschen der Steuerelemente zu bestätigen.

Gruppe zusammenhalten    Diese Einstellung legt fest, wie Gruppen bei einem Drucken des Berichts auf der Seite angeordnet werden. Es bietet sich an, die Gruppen möglichst zusammenzuhalten, um zum Anzeigen der ganzen Gruppe ein übermäßiges Umdrehen von Seiten zu vermeiden. Allerdings erhöht das die Menge der für den Druck benötigten Blätter, da die meisten Seiten am unteren Rand einen leeren Bereich haben.

  • Gruppe nicht auf einer Seite zusammenhalten    Verwenden Sie diese Option, wenn durch Seitenumbrüche getrennte Gruppen keine Rolle spielen. Bei einer Gruppe mit beispielsweise 30 Elementen stehen möglicherweise 10 Elemente am unteren Rand einer Seite und die übrigen 20 Elemente am Anfang der nächsten Seite.

  • Gesamte Gruppe auf einer Seite zusammenhalten    Mit dieser Option wird die Anzahl der Seitenumbrüche in einer Gruppe auf ein Minimum beschränkt. Ist auf einer Seite nicht mehr genügend Platz für eine Gruppe, belässt Access den übrigen Platz leer, und die Gruppe beginnt stattdessen auf der nächsten Seite. Große Gruppen werden möglicherweise noch immer auf mehrere Seiten verteilt, jedoch hält diese Option die Anzahl der Seitenumbrüche innerhalb einer Gruppe so gering wie möglich.

  • Kopfzeile und ersten Datensatz auf einer Seite zusammenhalten    Bei Gruppen mit Gruppenköpfen wird hiermit sichergestellt, dass der Gruppenkopf nicht gesondert am unteren Seitenrand gedruckt wird. Wenn Access feststellt, dass nach der Kopfzeile nicht genügend Platz für mindestens eine Datenzeile vorhanden ist, wird die Gruppe auf der nächsten Seite begonnen.

Ändern der Priorität von Gruppierungs- und Sortierungsebenen

Wenn Sie die Priorität einer Gruppierungs- oder Sortierungsebene ändern möchten, klicken Sie auf die Zeile im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe, und klicken Sie dann auf der rechten Seite der Zeile auf den nach oben oder unten zeigenden Pfeil.

Löschen von Gruppierungs- oder Sortierungsebenen

Um eine Gruppierungs- oder Sortierungsebene zu löschen, klicken Sie im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe auf die zu löschende Zeile, und drücken Sie die ENTF-TASTE, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen rechts von der Zeile. Wenn Sie eine Gruppierungsebene löschen und sich das Gruppierungsfeld im Gruppenkopf oder -fuß befindet, verschiebt Access die Gruppierungsebene in Access in den Detailabschnitt des Berichts. Alle sonstigen Steuerelemente im Gruppenkopf oder Gruppenfuß werden gelöscht.

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Erstellen eines zusammenfassenden Berichts (ohne Datensatzdetails)

Wenn Sie lediglich Gesamtergebnisse anzeigen möchten (d. h. nur die Informationen in den Kopf- und Fußzeilen), klicken Sie auf der Registerkarte Format (oder auf der Registerkarte Entwurf in der Entwurfsansicht) in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Details ausblenden. Auf diese Weise werden die Datensätze der nächst niedrigeren Gruppierungsebene ausgeblendet, wodurch sich eine wesentlich kompaktere Darstellung der Zusammenfassungsdaten ergibt. Die Datensätze sind zwar ausgeblendet, die Steuerelemente im ausgeblendeten Bereich sind jedoch nicht gelöscht. Klicken Sie erneut auf Details ausblenden, um die Detailzeilen im Bericht wiederherzustellen.

Erstellen eines Gruppierungseffekts ohne Verwenden von Kopfzeilen

Sie können einen Gruppierungseffekt in einem Bericht auch erzielen, ohne Kopfzeilen zu verwenden. Durch das Entfernen von Kopfzeilen wird ein kompakterer Bericht erzeugt, da weniger vertikaler Platz für die Kopfzeile benötigt wird.

Die grundsätzliche Vorgehensweise besteht darin, die Kopfzeile für jede Gruppe zu entfernen, wodurch jedes Gruppierungsfeld in den Detailbereich des Berichts verschoben wird. Wenn Sie den visuellen Gruppierungseffekt wiederherstellen möchten, legen Sie die Duplikate ausblenden-Eigenschaft jedes Gruppierungsfelds auf Ja fest.

Beispiel

Hier sehen Sie einen typischen gruppierten Bericht mit Gruppenkopfzeilen:

Gruppierter Bericht mit Gruppenkopfzeilen

Wie Sie sehen, beansprucht jeder Firmenname eine ganze Zeile, und dies gilt auch für jede Bestellnummer.

In diesem Beispiel bearbeiten Sie den Bericht so, dass er wie in der folgenden Abbildung aussieht:

Gruppierter Bericht mit entfernten Gruppenkopfzeilen

  1. Öffnen Sie den Bericht in der Layoutansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht und dann auf Layoutansicht  Schaltflächensymbol klicken.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Gruppieren und Sortieren. Schaltflächensymbol

    Hinweis :  Es empfiehlt sich, mit der Gruppe auf der niedrigsten Ebene zu beginnen und sich nach oben durchzuarbeiten, denn andernfalls könnte die Anzeige des Berichts bei der Bearbeitung verwirrend werden.

  3. Klicken Sie auf die niedrigste Gruppierungsebene in der Liste, und klicken Sie dann auf Weitere.

  4. Wählen Sie in der Dropdownliste des Kopfzeilenbereichs die Option ohne Kopfzeilenbereich aus.

    Wenn Sie eine Kopfzeile entfernen, wird das Textfeld für das Gruppierungsfeld beibehalten, indem es in den Detailabschnitt verschoben wird. Alle anderen Steuerelemente im Gruppenkopf werden aber gelöscht. Access warnt Sie, falls Steuerelemente als Ergebnis dieser Aktion gelöscht werden sollen. Enthält der Gruppenkopf Steuerelemente, die Sie beibehalten möchten, verschieben Sie diese in einen anderen Berichtsabschnitt, bevor Sie diesen Schritt ausführen. Sie müssen in die Entwurfsansicht wechseln, um die Steuerelemente in andere Abschnitte zu verschieben.

    Der resultierende Bericht ist in der folgenden Abbildung dargestellt. Sie sehen, dass sich die erste Bestellnummer, statt in einer eigenen Zeile, in derselben Zeile befindet wie der erste Detaildatensatz.

    Gruppierter Bericht mit Kopfzeile der Bestell-Nr. die entfernt wird

    Allerdings wiederholt sich die Bestellnummer in jeder Detailzeile, wodurch die genaue Anzahl der Bestellungen schwer festzustellen ist. An dieser Stelle erweist sich das Festlegen der Eigenschaft Duplikate ausblenden des Textfelds als nützlich. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Eigenschaft festzulegen:

    • Wählen Sie einen der wiederholten Werte aus.

    • Wenn das Eigenschaftenblatt momentan nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Format des Eigenschaftenblatts auf die Dropdownliste für Duplikate ausblenden, und klicken Sie dann auf Ja.

      Die doppelten Bestellnummern sind ausgeblendet. Beachten Sie, dass Sie nun sehen können, wie viele Bestellungen und wie viele Artikel pro Bestellung es gibt

      Gruppierter Bericht mit ausgeblendeten doppelten Bestellnummern

  5. In diesem Beispiel wiederholen wir den Schritt 4 für die Gruppierungsebene "Firma". Der fertige Bericht sieht so aus wie in der folgenden Abbildung:

    Gruppierter Bericht mit entfernten Gruppenkopfzeilen

    Der Wert für "Firma" befindet sich nun in derselben Zeile wie der erste Detaildatensatz, und die Duplikate ausblenden-Eigenschaft verhindert, dass der "Firma"-Wert in jeder Zeile wiederholt wird. Bei einem langen Bericht mit mehreren Gruppierungsebenen lässt sich so in erheblichem Umfang Papier sparen.

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Speichern, Drucken oder Senden des Berichts

Nachdem Sie den Berichtsentwurf gespeichert haben, können Sie ihn beliebig oft verwenden. Der Entwurf des Berichts bleibt gleich, Sie sehen bei jedem Drucken des Berichts aber die aktuellen Daten. Wenn sich Ihre Anforderungen an den Bericht ändern, können Sie den Berichtsentwurf ändern oder einen neuen, ähnlichen Bericht erstellen, der auf dem ursprünglichen Bericht basiert.

Speichern des Berichts

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Schaltflächensymbol .

    Sie können auch auf Speichern  Schaltflächensymbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken.

  2. Wenn der Bericht noch keinen Titel hat, geben Sie einen Namen in das Feld Berichtsname ein, und klicken Sie dann auf OK.

Speichern des Berichtsentwurfs unter einem neuen Namen

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche  und dann auf Speichern unter  Schaltflächensymbol .

  2. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen in das Feld Bericht speichern unter ein, klicken Sie im Feld Als auf Bericht, und klicken Sie dann auf OK.

Drucken des Berichts

Sie können einen Bericht aus der Seitenansicht, Layoutansicht, Entwurfsansicht, Berichtsansicht oder aus dem Navigationsbereich drucken. Vor dem Drucken sollten Sie nochmals die Seiteneinstellungen überprüfen, z. B. Seitenränder und Seitenausrichtung. Access speichert die Seiteneinstellungen mit dem Bericht, sodass Sie diese nur einmal festlegen müssen. Sie können die Einstellungen später speichern, wenn sich Ihre Anforderungen geändert haben.

Ändern der Seiteneinstellungen

  1. Öffnen Sie den Bericht in einer beliebigen Ansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Seite auf eine Option:

    • Mit Größe  Schaltflächensymbol können Sie zwischen verschiedenen Papierformaten wählen oder ein benutzerdefiniertes Papierformat eingeben.

    • Mit Hochformat  Schaltflächensymbol wird die Seite vertikal ausgerichtet.

    • Mit Querformat  Schaltflächensymbol wird die Seite horizontal ausgerichtet.

    • Mit Seitenränder  Schaltflächensymbol können Sie zwischen mehreren vordefinierten Randbreiten wählen, oder Sie können auf Erweitert klicken, um im Dialogfeld Seite einrichten eine benutzerdefinierte Randbreite einzugeben.

    • Mit Seitenränder anzeigen wird die Anzeige der Seitenränder ein- oder ausgeschaltet (nur in der Layoutansicht).

    • Mit Spalten wird das Dialogfeld Seite einrichten angezeigt. Geben Sie die gewünschte Anzahl von Spalten ein, legen Sie die Spaltenbreite fest, und klicken Sie dann auf OK.

    • Ist Nur Daten drucken ausgewählt, wird das Drucken aller Bezeichnungsfelder unterdrückt, die Sie auf dem Bericht platziert haben. Es werden nur die Steuerelemente gedruckt, die an Daten in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage gebundenen sind. Dieses Feature kann für Berichte nützlich sein, die gelegentlich auf Formularvordrucke gedruckt werden. In diesen Fällen können Sie das Drucken der Bezeichnungsfelder unterdrücken und dann wieder aktivieren, wenn Sie den Bericht auf einem leeren Blatt drucken.

Hinweis : Wenn Sie detailliertere Seiteneinstellungen verwenden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Seite einrichten in der rechten unteren Ecke der Gruppe Seitenlayout, um das Dialogfeld Seite einrichten anzuzeigen. Im Dialogfeld Seite einrichten können Sie alle Einstellungen anpassen, die auf der Registerkarte Seitenlayout verfügbar sind, und außerdem einen Drucker für den Bericht auswählen.

Senden des Berichts an einen Drucker

  1. Öffnen Sie den Bericht in einer beliebigen Ansicht, oder wählen Sie ihn einfach im Navigationsbereich aus.

  2. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche  und dann auf Drucken. Schaltfläche 'Drucken'

  3. Geben Sie im Dialogfeld Drucken die gewünschten Optionen ein, beispielsweise Drucker, Druckbereich und Anzahl Exemplare.

  4. Klicken Sie auf OK.

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Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht

Sie können den Bericht als E-Mail-Nachricht an Benutzer senden, statt eine Papierkopie zu drucken.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Bericht, um ihn auszuwählen, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf E-Mail  Schaltflächensymbol .

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Objekt senden als auf das zu verwendende Dateiformat.

    Objekt senden als Dialogfeld

  3. Beenden Sie alle verbleibenden Dialogfelder.

  4. Wenn Ihr E-Mail-Programm angezeigt wird, geben Sie die Nachrichtendetails ein, und senden Sie die Nachricht.

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Hinweise

Es könnten sich Probleme ergeben, wenn Sie einen Bericht in einer ACCDB-Datei haben, in dem nach einem Nachschlagefeld gruppiert oder sortiert wird, und Sie diesen Bericht in eine MDB-Datei importieren und ihn dann mit einer früheren Version von Access öffnen möchten.

Die interne Methode, gemäß der Nachschlagefelder in ACCDB-Dateien sortiert und gruppiert werden, ist nicht mit MDB-Dateien kompatibel. Wenn Sie einen Bericht in einer ACCDB-Datei erstellen, in dem Gruppieren oder Sortieren nach einem Nachschlagefeld verwendet wird, und Sie diese Datei anschließend in eine MDB-Datei exportieren (oder den Befehl Speichern unter verwenden, um die Datenbank als eine MDB-Datei zu speichern) und danach versuchen, den Bericht mit einer früheren Access-Version zu öffnen, wird das Laden des Berichts fehl schlagen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Bericht so zu ändern, dass Sie ihn in eine MDB-Datei importieren und in einer früheren Access-Version öffnen können:

  1. Erstellen Sie in der ACCDB-Datei eine Kopie des Berichts.

  2. Öffnen Sie die Kopie des Berichts in der Layoutansicht.

  3. Wenn der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe nicht angezeigt wird:

    1. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Gruppieren und Sortieren. Schaltflächensymbol

  4. Löschen Sie alle Zeilen im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe, indem Sie auf die Schaltfläche Löschen rechts von jeder Zeile klicken.

  5. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Schaltflächensymbol .

  6. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie anschließend auf Datenbank schließen. Schaltflächensymbol

  7. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Öffnen. Schaltflächensymbol

  8. Navigieren Sie zu der MDB-Datei, in die Sie den Bericht importieren möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  9. Importieren Sie die Berichtskopie in die MDB-Datei.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Access. Schaltflächensymbol

    2. Klicken Sie auf Durchsuchen.

    3. Navigieren Sie zu der ACCDB-Datei, die den Bericht enthält, und klicken Sie auf Öffnen.

    4. Zu diesem Zeitpunkt importieren Sie keine Tabellen, daher spielt es keine Rolle, ob Sie wählen, dass die Datenquelle importiert oder eine Verknüpfung zu ihr erstellt wird. Klicken Sie auf OK.

    5. Klicken Sie im Dialogfeld Objekte importieren auf die Registerkarte Berichte.

    6. Klicken Sie auf den zu importierenden Bericht, und klicken Sie dann auf OK.

    7. Wenn der Importvorgang erfolgreich abgeschlossen wird, werden Sie gefragt, ob Sie die Importschritte zur späteren Verwendung speichern möchten. Wenn Sie die Schritte speichern möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Importschritte speichern, geben Sie die angeforderten Informationen ein, und klicken Sie dann auf Import speichern. Wenn Sie diese Schritte nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

      Access importiert den Bericht und zeigt ihn im Navigationsbereich an.

  10. Öffnen Sie den Bericht in der Layoutansicht.

  11. Wenn der Bereich Feldliste nicht angezeigt wird:

    1. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelemente auf Vorhandene Felder hinzufügen  Schaltflächensymbol .

  12. Suchen Sie im Bereich In verknüpften Tabellen verfügbare Felder nach der Tabelle, die das im Bericht anzuzeigende Feld enthält. Dieses Feld enthält dieselben Werten, die derzeit im Nachschlagefeld des Berichts angezeigt werden.

  13. Ziehen Sie das Feld auf den Bericht.

    Sie haben jetzt zwei Spalten, die dieselben Informationen anzeigen.

  14. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das soeben hinzugefügte Anzeigefeld, und klicken Sie dann auf die Sortieroption, die Sie verwenden möchten.

  15. Löschen Sie das Anzeigefeld, das Sie soeben hinzugefügt und sortiert haben.

  16. Wenn der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe nicht angezeigt wird:

    1. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Gruppieren und Sortieren. Schaltflächensymbol

  17. Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen.

  18. Klicken Sie im Popupfenster Feld/Ausdruck auf den Namen des Nachschlagefelds auf dem Bericht.

Der Bericht ist nun so sortiert und gruppiert wie in der ACCDB-Datei. Speichern und schließen Sie den Bericht.

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