Erstellen eines freigegebenen Postfachs in Outlook Office 365

Mit freigegebenen Postfächern in Office 365 kann eine Personengruppe ganz einfach gemeinsame E-Mail-Adressen wie "info@contoso.com", "support@fourthcoffee.com" oder "contact@contoso.com" überwachen und E-Mails hiervon senden. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, wird als Absender der E-Mail das freigegebene Postfach angegeben, nicht der einzelne Benutzer. Freigegebene Postfächer sind ein hervorragendes Mittel zur Bearbeitung von E-Mail-Anfragen von Kunden, da sich mehrere Personen in Ihrer Organisation die Zuständigkeit für die Überwachung des Postfachs und das Beantworten von Anfragen teilen können. Die Fragen Ihrer Kunden werden schneller bearbeitet, und zugehörige E-Mails werden in einem Postfach gespeichert.

Freigegebene Postfächer sind ein hervorragendes Mittel zur Bearbeitung von E-Mail-Fragen von Kunden, da sich mehrere Personen in Ihrer Organisation die Zuständigkeit für die Überwachung des Postfachs und das Beantworten der Fragen teilen können. Ihre Kunden erhalten schneller Antworten auf ihre Fragen, und alle zugehörigen E-Mails sind in einem einzigen Postfach gespeichert. Ein freigegebenes Postfach ist an ein deaktiviertes Benutzerkonto gebunden und hat keinen eigenen Benutzernamen und kein eigenes Kennwort. Benutzer können sich an einem freigegebenen Postfach nicht direkt mit Outlook oder Outlook Web App, Exchange ActiveSync, Exchange Web Services (EWS) oder einem anderen Exchange-Protokoll anmelden. Sie müssen den Benutzern zunächst Berechtigungen für den Zugriff auf das freigegebene Postfach zuweisen. Erst dann können sie über Outlook oder Outlook Web App darauf zugreifen. Sie müssen keine Lizenzen für freigegebene Postfächer zuweisen, es sei denn, das Speicherkontingent von 50 Gigabyte (GB) wird überschritten. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Postfachspeicher-Grenzwerte" unter Exchange Online-Begrenzungen sowie unter Zuweisen von Lizenzen und Aufheben der Zuweisung von Lizenzen für Office 365 Business.

Hinweis : Derzeit ist es nicht möglich, dass Sie über Ihr mobiles Gerät auf freigegebene Postfächer zugreifen.

Erstellen eines freigegebenen Postfachs in Office 365 Small Business

Schauen Sie sich das folgende Video an, oder führen Sie die Schritte zum Erstellen eines freigegebenen Postfachs in Office 365 Small Business aus.

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  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wechseln Sie zur Administratorstartseite.

  3. Wählen Sie Benutzer und Gruppen aus.

  4. Klicken Sie auf der Seite Benutzer und Gruppen auf Freigegebene Postfächer und dann auf Hinzufügen  Hinzufügen .

  5. Geben Sie auf der Seite "Freigegebenes Postfach hinzufügen" die folgenden Informationen ein:

    • PostfachnameDieser Name wird im Adressbuch im Feld An unter "E-Mail" und in der Liste der freigegebenen Postfächer auf der Seite "Freigegebene Postfächer" angezeigt. Dies ist eine Pflichtangabe, die benutzerfreundlich sein sollte, damit andere Personen auf Anhieb erkennen, worum es sich handelt.

    • E-Mail-AdresseGeben Sie die E-Mail-Adresse für das freigegebene Postfach ein. Pflichtfeld.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Klicken Sie auf der Seite Mitglieder hinzufügen auf Hinzufügen  Hinzufügen .

  8. Geben Sie im Suchfeld den Namen einer Person ein, und klicken Sie auf Suchen. Die Person wird zur Mitgliederliste hinzugefügt.

  9. Wenn Sie alle gewünschten Mitglieder hinzugefügt haben, klicken Sie auf Fertig stellen.

Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern

Nachdem Sie ein freigegebenes Postfach erstellt haben, können Sie jederzeit neue Mitglieder hinzufügen oder vorhandene Mitglieder entfernen.

So fügen Sie Mitglieder hinzu oder entfernen sie:

  1. Melden bei Office 365 an.

  2. Wählen Sie Benutzer und Gruppen aus.

  3. Klicken Sie auf der Seite Benutzer und Gruppen auf Freigegebene Postfächer.

  4. Wählen Sie auf der Seite Freigegebene Postfächer ein freigegebenes Postfach aus, und klicken Sie dann auf Bearbeiten  Bearbeiten .

  5. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um ein neues Mitglied hinzuzufügen, klicken Sie unter Mitglieder auf Hinzufügen  Hinzufügen . Geben Sie im Suchfeld den Namen einer Person ein, und klicken Sie dann auf Suchen.

    • Wählen Sie zum Entfernen eines Mitglieds unter Mitglieder ein oder mehrere Mitglieder zum Löschen aus, und klicken Sie auf Löschen  Löschen .

  6. Wenn Sie alle gewünschten Mitglieder hinzugefügt bzw. entfernt haben, klicken Sie auf Speichern.

Verwenden eines freigegebenen Postfachs

Wenn Sie wissen möchten, wie Benutzer auf freigegebene Postfächer zugreifen und diese verwenden können, schauen Sie sich das folgende Video an bzw. lesen Sie die folgenden Artikel:

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