Erstellen eines freigegebenen Postfachs

Mitwirkende: Giselle Faber Nickolaus Schulz
Letzte Aktualisierung: 30. August 2017

Freigegebene Postfächer lassen sich auf einfache Weise erstellen, damit eine Gruppe von Personen E-Mails einer gemeinsamen E-Mail-Adresse wie "info@contoso.com" überwachen und senden kann. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, wird als Absender der E-Mail das freigegebene Postfach angegeben, nicht der einzelne Benutzer.

Freigegebene Postfächer enthalten einen freigegebenen Kalender! Viele kleine Unternehmen nutzen den freigegebenen Kalender gerne als zentralen Ort, an dem jeder Mitarbeiter seine Termine eintragen kann. So können beispielsweise alle drei Personen, die Kundenbesuche durchführen, den freigegebenen Kalender anzeigen und darin ihre Termine eintragen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, um jeden über den jeweiligen Aufenthaltsort auf dem Laufenden zu halten.

Erstellen eines freigegebenen Postfachs und Hinzufügen von Mitgliedern

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Video: Erstellen eines freigegebenen Postfachs

Probieren Sie es aus!

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Office 365-Administratorkonto bei https://portal.office.com/adminportal/home an.

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  2. Wechseln Sie im Admin Center zu Gruppen > Freigegebene Postfächer.

    Auswählen, um ein freigegebenes Postfach zu öffnen
  3. Geben Sie auf der Seite Postfach hinzufügen einen Namen für das freigegebene Postfach ein. Der Assistent wählt dann die E-Mail-Adresse aus, die Sie aber bearbeiten können.

    Geben Sie Ihrem freigegebenen Postfach einen Namen.

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Es kann ein paar Minuten dauern, bevor Sie Mitglieder hinzufügen können.

  5. Wählen Sie unter Nächste Schritte die Option Mitglieder diesem Postfach hinzufügen aus. "Mitglieder" sind die Personen, denen es möglich sein soll, die eingehenden E-Mails für dieses freigegebene Postfach und die ausgehenden Antworten anzuzeigen.

    Auswählen von "Mitglieder hinzufügen"

  6. Wählen Sie die Schaltfläche + Mitglieder hinzufügen aus. Setzen Sie ein Häkchen neben die Personen, die dieses freigegebene Postfach nutzen sollen, und klicken Sie auf Speichern.

    Wählen Sie die Mitglieder aus, die dem freigegebenen Postfach zugewiesen werden sollen.

  7. Wählen Sie Schließen aus.

Sie haben es geschafft! Wechseln Sie jetzt zum nächsten Schritt: Jedem erlauben, die gesendeten E-Mails (die Antworten) anzuzeigen.

Jedem erlauben, die gesendeten E-Mails (die Antworten) anzuzeigen

Nachrichten, die aus dem freigegebenen Postfach gesendet wurden, werden standardmäßig nicht im Ordner "Gesendete Elemente" dieses Postfachs gespeichert. Stattdessen werden sie im Ordner "Gesendete Elemente" der Person gespeichert, die die Nachricht gesendet hat.

Wenn Sie es jedem erlauben möchten, die gesendete E-Mail anzuzeigen, bearbeiten Sie im Office 365 Admin Center die Einstellungen für freigegebene Postfächer, und wählen Sie Gesendete Elemente > Bearbeiten aus.

Wählen Sie "Gesendete Elemente" > "Bearbeiten" aus.

Hinzufügen des freigegebenen Postfachs in Outlook

Wenn Sie die automatische Zuordnung in Ihrem Unternehmen aktiviert haben (wie es standardmäßig die meisten Benutzer tun), wird das freigegebene Postfach in der Outlook-App der Benutzer automatisch angezeigt, nachdem sie Outlook geschlossen und erneut gestartet haben.

Weitere Informationen finden Sie unter:

  • Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs in Outlook 2016 und Outlook 2013

  • Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs in Outlook im Web: Das Antworten unter der freigegebenen Adresse (z. B. vertrieb@contoso.com) IST BEIM ERSTEN MAL SEHR KOMPLIZIERT! Ihre Benutzer müssen die folgende Problemumgehung ausführen (dieser Fehler wird nämlich nicht behoben):

    1. Öffnen Sie Outlook im Web, und wechseln Sie zu Ihrem freigegebenen Postfach.

    2. Öffnen Sie eine an die freigegebene Adresse gesendete Nachricht.

    3. Klicken Sie auf Antworten.

    4. Klicken Sie am Ende der Nachricht auf den Pfeil "Mehr" > Empfänger anzeigen.

      Klicken Sie auf den Pfeil "Mehr" und dann auf "Absender anzeigen"

    5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die "Von"-Adresse – z. B. Emma@weewalter.me, und klicken Sie auf Entfernen.

      Entfernen Sie den VON-Alias.

    6. Geben Sie dann die freigegebene Adresse ein, z. B. "support@contoso.com", und senden Sie die Nachricht. Wenn Sie das nächste Mal über das freigegebene Postfach antworten, wird dessen Adresse in der Dropdownliste "Von" als Option angezeigt.

      Der Alias für das freigegebene Postfach wird im Dropdownfeld "VON" angezeigt.

Verwenden eines freigegebenen Postfachs auf einem mobilen Gerät (Smartphone oder Tablet)

Wenn Sie auf ein freigegebenes Postfach über ein mobiles Gerät zugreifen möchten, öffnen Sie Ihren Browser, melden Sie sich bei Office 365 an, und wechseln Sie zu Outlook im Web. Entsprechende Anleitungen finden Sie unter dem vorstehenden Aufzählungspunkt zum Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs in Outlook im Web. Von Outlook im Web aus können Sie auf das freigegebene Postfach zugreifen.

Über die auf dem mobilen Gerät installierte Outlook-App können Sie auf das freigegebene Postfach nicht zugreifen.

Verwenden des freigegebenen Kalenders

Wir verwenden den freigegebenen Kalender des Postfachs lieber als einen SharePoint-Kalender zum Nachverfolgen von Terminen und des Aufenthaltsorts von Personen. Ein freigegebener Kalender ist in Outlook integriert, generiert Erinnerungen und ist viel einfacher zu erstellen und zu verwenden als ein SharePoint-Kalender.

  1. Wechseln Sie in der Outlook-App zur Kalenderansicht, und wählen Sie das freigegebene Postfach aus.

    Auswählen der Kalenderansicht

  2. Wenn Sie Termine eingeben, kann sie jeder anzeigen, der ein Mitglied des freigegebenen Postfachs ist.

Weiterleiten von E-Mails, die an ein freigegebenes Postfach gesendet wurden

  1. Wählen Sie im Office 365 Admin Center das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten.

  2. Wählen Sie E-Mail-Weiterleitung > Bearbeiten aus.

  3. Setzen Sie den Schalter auf Ein, und geben Sie eine E-Mail-Adresse für die Weiterleitung ein. Sie können nur EINE E-Mail-Adresse eingeben. Diese kann sich außerhalb Ihrer Organisation befinden, z. B. eine Gmail-Adresse, oder ein anderes freigegebenes Postfach sein.

  4. Wählen Sie Speichern aus.

Senden von automatischen Antworten aus einem freigegebenen Postfach

  1. Wählen Sie im Office 365 Admin Center das freigegebene Postfach aus, das Sie bearbeiten möchten.

  2. Wählen Sie Automatische Antworten > Bearbeiten aus.

  3. Setzen Sie den Schalter auf Ein, und wählen Sie aus, ob die Antwort an Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden soll. Geben Sie Ihre Nachricht ein.

  4. Geben Sie die Antwort ein, die Sie an Personen innerhalb Ihrer Organisation senden möchten. Sie können nur Text (keine Bilder) hinzufügen.

  5. Wenn Sie eine Antwort auch an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Person, die die Antwort erhalten soll, und geben Sie Ihren Text ein. Es ist nicht möglich, eine Antwort nur an Personen außerhalb Ihrer Organisation (ohne Einbeziehung von Personen innerhalb Ihrer Organisation) zu senden.

  6. Wählen Sie Speichern aus.

Max. Größe für freigegebene Postfächer: 50 GB

In Ihrem freigegebenen Postfach können bis zu 50 GB Daten gespeichert werden, ohne dass Sie ihm eine Lizenz zuweisen müssen. Anschließend müssen Sie dem Postfach eine Lizenz zuweisen, um mehr Daten speichern zu können.

Wenn ein freigegebenes Postfach die Speichergrenze erreicht, können Sie E-Mails noch eine Zeitlang empfangen, aber keine neuen E-Mails mehr senden. Danach wird auch der Empfang von E-Mails beendet. Absender für das Postfach erhalten einen Unzustellbarkeitsbericht.

Verhindern, dass Mitglieder Nachrichten in einem freigegebenen Postfach löschen

Leider können Sie nicht verhindern, dass Personen Nachrichten in einem freigegebenen Postfach löschen. Angenommen beispielsweise, fünf Personen nutzen ein freigegebenes Postfach. Eine dieser Personen löscht eine E-Mail nach dem Lesen. Damit wurde die E-Mail für jedes Postfachmitglied gelöscht – auch wenn sie noch nicht von allen gelesen wurde. Die einzige Möglichkeit, dies zu verhindern, ist das Erstellen einer Office 365-Gruppe statt eines freigegebenen Postfachs.

Eine Gruppe in Outlook ist wie ein freigegebenes Postfach. Einen Vergleich der beiden Möglichkeiten finden Sie unter Vergleichen von Gruppen, speziell im Abschnitt Funktionsweise von Gruppen-E-Mail-Abonnements. Sie benötigen dies, um ein unbeabsichtigtes Löschen zu verhindern. Wenn Sie mehr zu Gruppen erfahren möchten, lesen Sie Weitere Informationen zu Gruppen.

Weitere wichtige Informationen zu freigegebenen Postfächern

  • Sie müssen keine Lizenzen für freigegebene Postfächer zuweisen, die unter 50 GB groß sind.

  • Sie müssen den Benutzern Berechtigungen (Mitgliedschaft) für das freigegebene Postfach erteilen. Nur Personen innerhalb Ihrer Organisation können ein freigegebenes Postfach nutzen.

  • Sie können Personen außerhalb Ihres Unternehmens (z. B. Personen mit einem Gmail-Konto) keinen Zugriff auf Ihr freigegebenes Postfach gewähren. Wenn Sie das tun möchten, erwägen Sie stattdessen die Erstellung einer Gruppe für Outlook. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen einer Office 365-Gruppe im Admin Center.

  • Sie können aus Outlook für iPhone, Android oder Mac auf kein freigegebenes Postfach zugreifen. Die Outlook Mobile-App enthält nicht die Funktion für den Zugriff auf freigegebene Postfächer, und diese Funktion soll auch in Zukunft nicht hinzugefügt werden.  Wenn Sie von einem dieser Geräte aus auf ein freigegebenes Postfach zugreifen möchten, öffnen Sie Outlook im Web über ihren Browser, und greifen Sie so auf das freigegebene Postfach zu. Oder erstellen Sie stattdessen eine Office 365-Gruppe für das freigegebene Postfach. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Vergleichen von Gruppen.

  • Sie können E-Mails, die aus einem freigegebenen Postfach gesendet wurden, nicht verschlüsseln.

  • Sie können Benutzerpostfächer in freigegebene Postfächer konvertieren. Lesen Sie dazu Konvertieren eines Benutzerpostfachs in ein freigegebenes Postfach.

  • Benutzer mit den Rollen "Globaler Administrator" oder "Exchange-Administrator" können freigegebene Postfächer erstellen.

Beheben von Problemen beim Erstellen von freigegebenen Postfächern

  • Fehlermeldung: Die Proxyadresse "SMTP:<Name des freigegebenen Postfachs>" wird bereits als Proxyadresse oder vom LegacyExchangeDN "<Name>" verwendet. Wählen Sie eine andere Proxyadresse aus.

    Dieses Problem tritt auf, wenn Sie dem freigegebenen Postfach einen Namen zu geben versuchen, der bereits verwendet wird. Beispiel: Sie möchten freigegebenen Postfächern die Namen "info@domaene1" und "info@domaene2" geben. Hierfür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

    • Verwenden Sie Windows PowerShell. Anweisungen dazu finden Sie im folgenden Blogbeitrag (nur in Englisch verfügbar): Create Shared Mailboxes with Same Alias at Different Domains in Office 365 ("Erstellen freigegebener Postfächer mit demselben Alias bei verschiedenen Domänen in Office 365").

    • Oder umgehen Sie diese Fehlermeldung, indem Sie das zweite freigegebene Postfach zunächst anders benennen. Geben Sie ihm dann im Exchange Admin Center den gewünschten neuen Namen.

Wie die automatische Zuordnung bei freigegebenen Postfächern funktioniert

Die automatische Zuordnung wird für das Postfach des Benutzers und nicht für das freigegebene Postfach festgelegt.

Dies bedeutet: Wenn Sie über eine Sicherheitsgruppe zu verwalten versuchen, wer auf das freigegebene Postfach zugreifen darf, funktioniert die automatische Zuordnung nicht. Deshalb müssen Sie zur Nutzung der automatischen Zuordnung Berechtigungen explizit zuweisen.

Erstellen eines freigegebenen Postfachs im Exchange Admin Center

Einige Kunden erledigen ihre gesamte Postfachverwaltung im Exchange Admin Center. Hier sind Anleitungen, wie Sie freigegebene Postfächer über diese Schnittstelle erstellen können.

Wenn Sie sehen möchten, welche Berechtigungen zur Ausführung dieser Schritte erforderlich sind, lesen Sie den Eintrag "Benutzerpostfächer" in Empfängerberechtigungen.

  1. Wechseln Sie zu Empfänger > Freigegeben > Hinzufügen.

  2. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:

    • Anzeigename

    • E-Mail-Adresse

  3. Zum Erteilen der Berechtigungen "Vollzugriff" oder "Senden als" klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie Berechtigungen erteilen möchten. Mit der STRG-TASTE können Sie mehrere Benutzer auswählen. Sie wissen nicht, welche Berechtigung zu verwenden ist? Dann lesen Sie Welche Berechtigungen sollte ich verwenden?

    Hinweis : Die Berechtigung "Vollzugriff" erlaubt es einem Benutzer, das Postfach zu öffnen sowie die darin gespeicherten Elemente zu erstellen und zu ändern. Die Berechtigung "Senden als" erlaubt es jeder anderen Person als dem Postfachbesitzer, E-Mails aus diesem freigegebenen Postfach zu senden. Beide Berechtigungen sind für den erfolgreichen Betrieb eines freigegebenen Postfachs erforderlich.

  4. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern und das freigegebene Postfach zu erstellen.

  1. Wechseln Sie zu Empfänger > Freigegeben > Bearbeiten.

  2. Klicken Sie auf Postfachstellvertretung.

  3. Zum Erteilen oder Entfernen der Berechtigungen "Vollzugriff" oder "Senden als" klicken Sie auf Hinzufügen bzw. Entfernen, und wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie Berechtigungen erteilen möchten.

    Hinweis : Die Berechtigung "Vollzugriff" erlaubt es einem Benutzer, das Postfach zu öffnen sowie die darin gespeicherten Elemente zu erstellen und zu ändern. Die Berechtigung "Senden als" erlaubt es jeder anderen Person als dem Postfachbesitzer, E-Mails aus diesem freigegebenen Postfach zu senden. Beide Berechtigungen sind für den erfolgreichen Betrieb eines freigegebenen Postfachs erforderlich.

  4. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

  • Vollzugriff – Die Berechtigung "Vollzugriff" ermöglicht es einem Benutzer, sich beim freigegebenen Postfach anzumelden und als dessen Besitzer zu fungieren. Während der Benutzer angemeldet ist, kann er Kalenderelemente erstellen; E-Mail-Nachrichten lesen, anzeigen, löschen und ändern; Aufgaben und Kalenderkontakte erstellen. Allerdings kann ein Benutzer mit der Berechtigung "Vollzugriff" nur dann E-Mails über das freigegebene Postfach senden, wenn er auch über die Berechtigung "Senden als" oder "Senden im Auftrag von" verfügt.

  • Senden als – Die Berechtigung "Senden als" ermöglicht es einem Benutzer, die Identität des freigegebenen Postfachs beim Senden einer E-Mail zu wechseln. Wenn Karl sich beispielsweise beim freigegebenen Postfach "Marketingabteilung" anmeldet und eine E-Mail sendet, sieht es so aus, als wäre sie von der Marketingabteilung gesendet worden.

    Allerdings können deren Mitarbeiter keine der E-Mails anzeigen, die an die oder von der freigegebenen Adresse gesendet wurden.

  • Senden im Auftrag von – Die Berechtigung "Senden im Auftrag von" ermöglicht es einem Benutzer, E-Mails im Namen des freigegebenen Postfachs zu senden. Wenn Johan sich beispielsweise beim freigegebenen Postfach "Empfangsgebäude 32" anmeldet und eine E-Mail sendet, sieht es so aus, als ob die E-Mail von "Johan im Auftrag von Empfangsgebäude 32" gesendet worden wäre. Sie können Berechtigungen "Senden im Auftrag von" nicht über das EAC erteilen, sondern müssen das Cmdlet Set-Mailbox mit dem Parameter GrantSendonBehalf verwenden.

Verwenden Sie das PowerShell-Cmdlet New-Mailbox zum Erstellen freigegebener Postfächer. Wenn Sie dieses Cmdlet verwenden möchten, müssen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell herstellen.

Das nachstehende Beispiel zeigt, wie Sie das freigegebene Postfach "Sales Department" (Vertriebsabteilung) erstellen und der Sicherheitsgruppe "MarketingSG" die Berechtigungen "Vollzugriff" und "Senden im Auftrag von" erteilen. Benutzern, die Mitglieder der Sicherheitsgruppe sind, werden die Berechtigungen für das Postfach erteilt.

  1. Erstellen Sie die E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe "MarketingSG". PowerShell-Anweisungen finden Sie unter Verwalten von E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen.

  2. Stellen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell her.

  3. Führen Sie den folgenden Befehl aus:

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Sollte ich ein freigegebenes Postfach oder eine Office 365-Gruppe für Outlook erstellen?

Eine Entscheidungshilfe zu dieser Frage finden Sie unter Vergleichen von Gruppen.

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