Erstellen eines einfachen Berichts

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Sie können in Microsoft Office Access 2007 eine Vielzahl einfacher und komplexer Berichte erstellen. Beginnen Sie mit dem Ermitteln der Datensatzquelle für den Bericht. Unabhängig davon, ob der Bericht aus einer einfachen Auflistung von Datensätzen oder aus einer gruppierten Zusammenfassung von Umsätzen nach Region besteht, müssen Sie immer zuerst ermitteln, welche Felder die im Bericht anzuzeigenden Daten enthalten und in welchen Tabellen oder Abfragen sie sich befinden.

Nachdem Sie die Datensatzquelle ausgewählt haben, erstellen Sie den Bericht in der Regel am einfachsten mit dem Berichts-Assistenten. Der Berichts-Assistent ist ein Feature in Access, mit dem Ihnen eine Reihe von Fragen gestellt wird. Dann wird anhand Ihrer Antworten ein Bericht generiert.

Tipp :  Access 2010 enthält neue Funktionen für bedingte Formatierung, mit denen sich die Lesbarkeit eines Berichts erheblich verbessern lässt.

Was möchten Sie tun?

Auswählen einer Datensatzquelle

Erstellen eines Berichts mit dem Berichtstool

Erstellen eines Berichts mit dem Berichts-Assistenten

Erstellen von Etiketten mit dem Etiketten-Assistenten

Erstellen eines Berichts mit dem Tool "Leerer Bericht"

Grundlegendes zu den Berichtsbereichen

Grundlegendes zu Steuerelementen

Optimieren des Berichts in der Layoutansicht

Optimieren des Berichts in der Entwurfsansicht

Hinzufügen von Steuerelementen zum Bericht

Speichern Ihrer Arbeit

Anzeigen, Drucken oder Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht

Anzeigen des Berichts

Drucken des Berichts

Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht

Auswählen einer Datensatzquelle

Ein Bericht besteht aus Informationen, die aus Tabellen oder Abfragen abgerufen werden, sowie aus Informationen, die mit dem Berichtsentwurf gespeichert werden, wie Beschriftungen, Überschriften und Grafiken. Die Tabellen oder Abfragen, die die zugrunde liegenden Daten bereitstellen, werden auch als Datensatzquelle des Berichts bezeichnet. Wenn alle Felder, die Sie einschließen möchten, in einer einzigen Tabelle vorhanden sind, verwenden Sie diese Tabelle als Datensatzquelle. Sind die Felder in mehreren Tabellen enthalten, müssen Sie eine oder mehrere Abfragen als Datensatzquelle verwenden. Diese Abfragen sind möglicherweise bereits in der Datenbank vorhanden, oder Sie müssen neue Abfragen erstellen, die den speziellen Anforderungen Ihres Berichts entsprechen. Hyperlinks zu weiteren Informationen zu Abfragen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Erstellen eines Berichts mit dem Berichtstool

Am schnellsten kann ein Bericht mit dem Berichtstool erstellt werden, da das Generieren umgehend ohne Eingabeaufforderungen erfolgt. Im Bericht werden alle Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage angezeigt. Mit dem Berichtstool wird zwar vielleicht nicht der endgültige, verfeinerte Bericht erstellt, den Sie sich letztendlich vorstellen, es ist jedoch praktisch, um einen schnellen Blick auf die zugrunde liegenden Daten zu werfen. Speichern Sie den Bericht, und ändern Sie ihn in der Layout- oder Entwurfsansicht so, dass er Ihren Anforderungen entspricht.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, auf der der Bericht basieren soll.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Bericht. Schaltflächensymbol

    Der Bericht wird in Access erstellt und in der Layoutansicht angezeigt.

  3. Weitere Informationen zum Anzeigen und Drucken des Berichts finden Sie im Abschnitt Anzeigen, Drucken oder Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht

Sie können den Bericht nach dem Anzeigen speichern und dann ihn sowie die zugrunde liegende Tabelle oder Abfrage schließen, die Sie als Datensatzquelle verwendet haben. Beim nächsten Öffnen des Berichts werden die aktuellsten Daten aus der Datensatzquelle angezeigt.

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Erstellen eines Berichts mit dem Berichts-Assistenten

Mit dem Berichts-Assistenten können Sie die im Bericht angezeigten Felder präziser auswählen. Außerdem können Sie angeben, wie die Daten gruppiert und sortiert werden sollen, und Sie können Felder aus mehreren Tabellen oder Abfragen verwenden, sofern Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen und Abfragen zuvor angegeben haben. Hyperlinks zu weiteren Information zum Erstellen von Beziehungen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Berichts-Assistent.

  • Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Berichts-Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite auf Fertig stellen.

    Wenn Sie eine Vorschau des Berichts anzeigen, sehen Sie, wie der Bericht gedruckt aussieht. Sie können den Bericht auch vergrößern, um Details genauer anzuzeigen. Weitere Informationen zum Anzeigen und Drucken des Berichts finden Sie im Abschnitt Anzeigen, Drucken oder Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht.

Hinweis : Klicken Sie nach dem Auswählen der Felder aus der ersten Tabelle oder Abfrage auf der ersten Seite des Berichts-Assistenten nicht auf Weiter oder Fertig stellen, wenn Sie Felder aus mehreren Tabellen oder Abfragen in den Bericht einfügen möchten. Wiederholen Sie stattdessen die beschriebenen Schritte, um eine Tabelle oder Abfrage auszuwählen. Klicken Sie auf die Felder, die Sie in den Bericht einbeziehen möchten. Klicken Sie anschließend auf Weiter oder Fertig stellen, um fortzufahren.

Erstellen von Etiketten mit dem Etiketten-Assistenten

Verwenden Sie den Etiketten-Assistenten, um problemlos Etiketten für eine Vielzahl von Etikettenstandardgrößen zu erstellen.

  1. Öffnen Sie im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage, die als Datensatzquelle für die Etiketten dienen soll, indem Sie darauf doppelklicken.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Etiketten.

  3. Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Etiketten-Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite auf Fertig stellen.

Die Etiketten werden in der Seitenansicht angezeigt, sodass Sie sehen, wie sie gedruckt werden. Mithilfe des Schiebereglers in der Statusleiste von Access können Sie Details vergrößern. Weitere Informationen zum Anzeigen und Drucken des Berichts finden Sie im Abschnitt Anzeigen, Drucken oder Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht.

Hinweis : Die Seitenansicht ist die einzige Ansicht, in der Sie mehrere Spalten anzeigen können. In den anderen Ansichten werden die Daten in einer einzelnen Spalte dargestellt.

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Erstellen eines Berichts mit dem Tool "Leerer Bericht"

Wenn Sie das Berichtstool oder den Berichts-Assistenten nicht verwenden möchten, können Sie den Bericht mit dem Tool Leerer Bericht völlig neu erstellen. Das kann sich, besonders wenn Sie nur wenige Felder in den Bericht einbeziehen möchten, als sehr schnelle Methode erweisen. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie das Tool Leerer Bericht verwenden:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Leerer Bericht. Schaltflächensymbol

    Ein leerer Bericht in der Layoutansicht angezeigt wird, und der Bereich "Feldliste" auf der rechten Seite des Access-Fensters angezeigt wird.

  • Klicken Sie im Bereich Feldliste auf das Pluszeichen neben der Tabelle oder den Tabellen, die die Felder enthalten, die in dem Bericht enthalten sein sollen.

  • Ziehen Sie jedes Feld einzeln auf den Bericht, oder halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, und wählen Sie dann mehrere Felder aus, die Sie dann gleichzeitig auf den Bericht ziehen.

  • Verwenden Sie die Tools in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Format, ein Logo, Titel, Seitenzahlen oder Datum und Uhrzeit, zu dem Bericht hinzufügen.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

Verknüpfungen zu weiteren Informationen zum Hinzufügen von Features zum Bericht finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Grundlegendes zu den Berichtsbereichen

In Access ist ein Berichtsentwurf in Bereiche unterteilt. Sie können den Bericht in der Entwurfsansicht anzeigen, wenn Sie die Bereiche sehen möchten. Zum Erstellen sinnvoller Berichte müssen Sie die Funktionsweise der einzelnen Bereiche verstehen. Beispielsweise bestimmt der Bereich, in dem Sie ein berechnetes Steuerelement platzieren, wie die Ergebnisse in Access berechnet werden. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der Bereichstypen und ihrer Verwendung.

  • Berichtskopf    Dieser Abschnitt wird nur einmal am Anfang des Berichts gedruckt. Verwenden Sie den Berichtskopf für Informationen, die normalerweise auf einem Deckblatt stehen, z. B. ein Logo, Titel oder Datum. Wenn Sie ein Steuerelement, das die Aggregatfunktion Summe verwendet, in den Gruppenkopf aufnehmen, wird die Summe für den gesamten Bericht berechnet. Der Berichtskopf wird vor dem Seitenkopf gedruckt.

  • Seitenkopf    Dieser Abschnitt wird am Anfang jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie einen Seitenkopf z. B., um den Berichtstitel auf jeder Seite zu wiederholen.

  • Gruppenkopf    Dieser Abschnitt wird am Anfang jeder neuen Datensatzgruppe gedruckt. Verwenden Sie den Gruppenkopf zum Drucken des Gruppennamens. Verwenden Sie den Gruppenkopf z. B. in einem Bericht, der nach Artikel gruppiert ist, um den Artikelnamen zu drucken. Wenn Sie ein Steuerelement, das die Aggregatfunktion Summe verwendet, in den Gruppenkopf aufnehmen, wird die Summe für die aktuelle Gruppe berechnet.

  • Detailbereich    Dieser Abschnitt wird einmal für jede Zeile in der Datensatzquelle gedruckt. Hier platzieren Sie die Steuerelemente, die den Hauptteil des Berichts bilden.

  • Gruppenfuß    Dieser Abschnitt wird am Ende jeder Gruppe von Datensätzen gedruckt. Verwenden Sie den Gruppenfuß, um zusammenfassende Informationen für eine Gruppe zu drucken.

  • Seitenfuß    Dieser Abschnitt wird am Ende jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie den Seitenfuß, um Seitenzahlen oder Informationen auf Seitenbasis zu drucken.

  • Berichtsfuß    Dieser Abschnitt wird nur einmal am Ende des Berichts gedruckt. Verwenden Sie den Berichtsfuß, um Berichtssummen oder andere zusammenfassende Informationen für den gesamten Bericht zu drucken.

    Hinweis : In der Entwurfsansicht wird der Berichtsfuß unter dem Seitenfuß angezeigt. Beim Drucken oder bei der Vorschau des Berichts wird der Berichtsfuß jedoch über dem Seitenfuß angezeigt, direkt nach dem letzten Gruppenfuß oder der Detailzeile auf der letzten Seite.

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Grundlegendes zu Steuerelementen

Steuerelemente sind Objekte, die Daten anzeigen, Aktionen ausführen und Ihnen das Anzeigen und Bearbeiten von Information zum Optimieren der Benutzeroberfläche (wie Bezeichnungsfelder und Bilder) ermöglichen. In Access werden drei Arten von Steuerelementen unterstützt: gebundene, ungebundene und berechnete Steuerelemente.

  • Gebundenes Steuerelement    Ein Steuerelement, dessen Datenquelle ein Feld in einer Tabelle oder Abfrage ist. Sie verwenden gebundene Steuerelemente zum Anzeigen von Werten aus Feldern in einer Datenbank. Die Werte können Text, Daten, Zahlen, Ja/Nein-Werte, Bilder oder Diagramme sein. Ein Textfeld ist der häufigste Typ eines gebundenen Steuerelements. Ein Textfeld in einem Formular z. B., das den Nachnamen eines Mitarbeiters anzeigt, könnte diese Information aus dem Last Name-Feld (Nachname) der Employees-Tabelle (Mitarbeiter) erhalten.

  • Ungebundenes Steuerelement    Ein Steuerelement ohne Datenquelle (ein Feld oder Ausdruck). Mit ungebundenen Steuerelementen zeigen Sie Informationen, Linien, Rechtecke und Bilder an. Beispielsweise ist ein Bezeichnungsfeld, das den Titel eines Berichts anzeigt, ein ungebundenes Steuerelement.

  • Berechnetes Steuerelement    Ein Steuerelement, dessen Datenquelle kein Feld, sondern ein Ausdruck ist. Sie geben den im Steuerelement gewünschten Wert an, indem Sie einen Ausdruck als Datenquelle für das Steuerelement definieren. Ein Ausdruck ist eine Kombination aus Operatoren (z. B. = oder + ), Steuerelementnamen, Feldnamen, Funktionen, die einen einzelnen Wert zurückgeben, und konstanten Werten. Der folgende Ausdruck z. B. berechnet den Preis eines Elements mit einem Rabatt von mindestens 25 %. Dazu wird der Wert im Unit Price-Feld (Einzelpreis) mit einem konstanten Wert (0,75) multipliziert.

    = [Unit Price] * 0,75

    Ein Ausdruck kann Daten aus einem Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder der zugrunde liegenden Abfrage des Berichts oder aus einem Steuerelement im Bericht verwenden.

    Weitere Hyperlinks zu Informationen zu Ausdrücken finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Wenn Sie einen Bericht erstellen, ist die vermutlich effizienteste Vorgehensweise, zuerst alle gebundenen Steuerelemente hinzuzufügen und anzuordnen, insbesondere wenn sie den Großteil der Steuerelemente im Bericht ausmachen. Anschließend können Sie zum Abschluss des Entwurfs die ungebundenen und berechneten Steuerelemente hinzufügen. Verwenden Sie dazu die Tools in der Gruppe Steuerelemente der Registerkarte Entwurf.

Sie binden ein Steuerelement an ein Feld, indem Sie das Feld angeben, aus dem das Steuerelement die Daten erhält. Sie können ein Steuerelement erstellen, das an das ausgewählte Feld gebunden ist, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Bericht ziehen. Der Bereich Feldliste zeigt die Felder der Tabelle oder Abfrage an, die dem Bericht zugrunde liegt. Klicken Sie zum Anzeigen des Bereichs Feldliste auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf Vorhandene Felder hinzufügen.

Sie können ein Feld auch binden, indem Sie den Feldnamen direkt in das Steuerelement oder in das Feld für den Wert Steuerelementinhalt im Eigenschaftenblatt des Steuerelements eingeben. Das Eigenschaftenblatt definiert die Merkmale des Steuerelements, wie seinen Namen, seine Datenquelle und sein Format.

Die Verwendung des Bereichs Feldliste ist aus zwei Gründen das optimale Verfahren zum Erstellen eines Steuerelements:

  • Ein Steuerelement besitzt ein angefügtes Bezeichnungsfeld, dessen Beschriftung standardmäßig den Namen des Felds übernimmt (oder die für dieses Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage definierte Überschrift). Deshalb müssen Sie die Überschrift nicht manuell eingeben.

  • Ein Steuerelement erbt viele der Einstellungen, die das Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder der Abfrage besitzt (z. B. die Eigenschaften Format, Dezimalstellenanzeige und Eingabeformat). Sie können deshalb sicher sein, dass die Eigenschaften für das Feld übereinstimmen, wenn Sie ein Steuerelement erstellen, das an das Feld gebunden ist.

Wenn Sie bereits ein ungebundenes Steuerelement erstellt haben und es an ein Feld binden möchten, legen Sie die Steuerelementinhalt-Eigenschaft des Steuerelements auf den Namen des Felds fest. Informationen zur Steuerelementinhalt-Eigenschaft erhalten Sie, indem Sie in der Hilfe nach "Steuerelementinhalt" suchen.

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Optimieren des Berichts in der Layoutansicht

Nachdem Sie einen Bericht erstellt haben, können Sie seinen Entwurf problemlos in der Layoutansicht optimieren. Indem Sie die tatsächlichen Berichtdaten als Richtlinie heranziehen, können Sie die Spaltenbreiten anpassen, die Spalten neu anordnen sowie Gruppierungsebenen und Summen hinzufügen. Sie können neue Felder im Berichtsentwurf platzieren und die Eigenschaften für den Bericht und seine Steuerelemente festlegen.

Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Dokumentnamen des Berichts, und klicken Sie dann auf Layoutansicht Schaltflächensymbol , um zur Layoutansicht zu wechseln.

Der Bericht wird in der Layoutansicht angezeigt.

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Berichts und der zugehörigen Steuerelemente zu ändern. Um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen, drücken Sie F4.

Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um dem Berichtentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. Gehen Sie zum Anzeigen des Bereichs Feldliste folgendermaßen vor:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelemente auf Vorhandene Felder hinzufügen Schaltflächensymbol . Schaltflächensymbol

  • Drücken Sie ALT+F8.

Danach können Sie Felder hinzufügen, indem Sie sie aus dem Bericht Feldliste in den Bericht ziehen.

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Optimieren des Berichts in der Entwurfsansicht

Den Berichtsentwurf können Sie auch in der Entwurfsansicht optimieren. Sie fügen dem Bericht neue Steuerelemente und Felder hinzu, indem Sie sie dem Entwurfsbereich hinzufügen. Das Eigenschaftenblatt ermöglicht Ihnen, auf zahlreiche Eigenschaften zuzugreifen, mit denen Sie den Bericht anpassen können.

Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Dokumentnamen des Berichts, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht Schaltflächensymbol , um zur Entwurfsansicht zu wechseln.

Der Bericht wird in der Entwurfsansicht angezeigt.

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Berichts und der darin enthaltenen Steuerelemente und Abschnitte zu ändern. Drücken Sie F4 zum Anzeigen des Eigenschaftenblatts.

Verwenden Sie den Bereich Feldliste, um dem Berichtsentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder der Abfrage hinzuzufügen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Bereich Feldliste anzuzeigen:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelemente auf Vorhandene Felder hinzufügen  Schaltflächensymbol .

  • Drücken Sie ALT+F8.

Danach können Sie Felder hinzufügen, indem Sie sie aus dem Bericht Feldliste in den Bericht ziehen.

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Hinzufügen von Feldern aus dem Bereich "Feldliste"

  • Ziehen Sie zum Hinzufügen eines einzelnen Felds das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Bereich, in dem es im Bericht angezeigt werden soll.

  • Wenn Sie gleichzeitig mehrere Felder hinzufügen möchten, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, und klicken Sie auf die entsprechenden Felder. Ziehen Sie dann die ausgewählten Felder in den Bericht.

Wenn Sie die Felder in einem Berichtsbereich ablegen, wird für jedes Feld ein gebundenes Textfeld-Steuerelement erstellt und automatisch neben jedem Feld ein Bezeichnungsfeld-Steuerelement platziert.

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Hinzufügen von Steuerelementen zum Bericht

Einige Steuerelemente werden automatisch erstellt. Dazu gehört z. B. das gebundene Textfeld-Steuerelement, das erstellt wird, wenn Sie dem Bericht ein Feld aus dem Bereich Feldliste hinzufügen. In der Entwurfsansicht können Sie unter Verwendung der Tools der Gruppe Steuerelemente der Registerkarte Entwurf viele weitere Steuerelemente erstellen.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

Ermitteln des Toolnamens

  • Platzieren Sie den Mauszeiger auf dem Tool.

    Der Name des Tools wird angezeigt.

Erstellen eines Steuerelements mit den Tools der Gruppe "Steuerelemente"

  1. Klicken Sie auf das Tool für den Steuerelementtyp, den Sie hinzufügen möchten. Klicken Sie z. B. auf das Tool Kontrollkästchen Schaltflächensymbol , um ein Kontrollkästchen zu erstellen.

  2. Klicken Sie im Entwurfsbereich des Berichts auf die Stelle, an der die obere linke Ecke des Steuerelements platziert werden soll. Klicken Sie einmal, um ein Steuerelement im Standardformat zu erstellen, oder klicken Sie auf das Tool, und legen Sie dann die gewünschte Größe für das Steuerelement im Entwurfsbereich des Berichts durch Klicken und Ziehen fest.

  3. Wenn das Steuerelement beim ersten Versuch nicht perfekt positioniert ist, gehen Sie wie folgt vor, um es zu verschieben:

    1. Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen.

    2. Positionieren Sie den Mauszeiger auf der Ecke des Steuerelements, bis er als Vierfachpfeil angezeigt wird Verschiebemauszeiger .

    3. Ziehen Sie das Steuerelement an die gewünschte Stelle.

Bei diesem Verfahren wird ein "ungebundenes" Steuerelement erstellt. Wenn der Steuerelementtyp Daten anzeigen kann (ein Textfeld oder ein Kontrollkästchen), müssen Sie einen Feldnamen oder Ausdruck in die Steuerelementinhalt-Eigenschaft für das Steuerelement eingeben, damit Daten angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Grundlegendes zu Steuerelementen in diesem Thema.

Anzeigen des Eigenschaftenblatts

Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Eigenschaftenblatt in der Entwurfsansicht anzuzeigen:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Eigenschaftenblatt. Schaltflächensymbol

  • Drücken Sie F4.

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Speichern Ihrer Arbeit

Wenn Sie den Berichtsentwurf speichern, können Sie ihn bei Bedarf immer wieder verwenden. Die Gestaltung des Berichts bleibt gleich, bei jedem Drucken werden jedoch aktuelle Daten eingefügt. Wenn sich die Anforderungen an den Bericht ändern, können Sie den Berichtsentwurf ändern oder basierend auf dem ursprünglichen Bericht einen neuen, ähnlichen Bericht erstellen.

Speichern des Berichtsentwurfs

  • Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie auf Speichern, oder drücken Sie STRG + S Schaltflächensymbol . Schaltflächensymbol

    Alternativ klicken Sie auf Schaltflächensymbol auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern.

  • Wenn der Bericht noch nicht über einen Titel verfügt, geben Sie im Feld Berichtsname einen Namen ein, und klicken Sie dann auf OK.

Speichern des Berichtsentwurfs unter einem neuen Namen

  • Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche aus, und klicken Sie dann auf Speichern unter Schaltflächensymbol . Schaltflächensymbol

  • Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen in das Feld Bericht speichern unter ein, wählen Sie im Feld Als die Option Bericht aus, und klicken Sie dann auf OK.

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Anzeigen, Drucken oder Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht

Wenn Sie den Berichtsentwurf speichern, können Sie ihn immer wieder verwenden. Die Gestaltung des Berichts bleibt gleich, bei jedem Anzeigen oder Drucken werden jedoch aktuelle Daten eingefügt. Wenn sich die Anforderungen an den Bericht ändern, können Sie den Berichtsentwurf ändern oder basierend auf dem ursprünglichen Bericht einen neuen, ähnlichen Bericht erstellen.

Anzeigen des Berichts

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihren Bericht anzuzeigen. Für welche Methode Sie sich entscheiden, hängt davon ab, wie Sie den Bericht und dessen Daten verwenden möchten.

  • Wenn Sie vor dem Drucken vorübergehend ändern möchten, welche Daten im Bericht angezeigt werden, oder wenn Sie Daten aus dem Bericht in die Zwischenablage kopieren möchten, verwenden Sie die Berichtsansicht.

  • Wenn Sie den Entwurf des Berichts ändern möchten, während Sie die Daten anzeigen, verwenden Sie die Layoutansicht.

  • Wenn Sie einfach nur sehen möchten, wie der Bericht gedruckt aussieht, verwenden Sie die Seitenansicht.

Hinweis : Wenn Ihr Bericht mit mehreren Spalten formatiert ist, können Sie das Spaltenlayout nur in der Seitenansicht anzeigen. In der Layout- und der Berichtsansicht wird der Bericht als einzelne Spalte dargestellt.

Anzeigen des Berichts in der Berichtsansicht

Die Berichtsansicht ist die Standardansicht, die verwendet wird, wenn Sie im Navigationsbereich auf einen Bericht doppelklicken. Wenn ein Bericht geschlossen ist, doppelklicken Sie im Navigationsbereich darauf, um ihn in der Berichtsansicht anzuzeigen.

Wenn der Bericht bereits geöffnet ist, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Dokumentnamen des Berichts, und klicken Sie dann auf Berichtsansicht.

Arbeiten mit Daten in der Berichtsansicht

In der Berichtsansicht können Sie Text auswählen und in die Zwischenablage kopieren. Wenn Sie ganze Zeilen markieren möchten, klicken Sie, und ziehen Sie den Zeiger im Rand neben den zu markierenden Zeilen. Kopieren Sie diese Zeilen dann in die Zwischenablage, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Kopieren. Schaltflächensymbol

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Zeilen, und klicken Sie dann auf Kopieren.

  3. Tastenkombination drücken Sie STRG + C.

Anzeigen nur der gewünschten Zeilen durch Verwendung von Filtern

Sie können Filter direkt auf den Bericht anwenden, ohne aus der Berichtsansicht zu wechseln. Wenn Sie z. B. bei einer Spalte Land/Region nur die Zeilen mit dem Land/der Region "Kanada" anzeigen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Suchen Sie das Wort "Kanada" im Bericht, und klicken Sie darauf.

  2. Klicken Sie auf Ist gleich "Kanada".

Der Filter wird erstellt und angewendet.

Erstellen eines detaillierten Filters

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, das Sie filtern möchten.

  2. Klicken Sie auf Allgemeine Filter.

  3. Klicken Sie auf die gewünschte Filterbedingung.

  4. Geben Sie die Kriterien ein.

Ein- und Ausschalten eines Filters

Sie können zwischen der gefilterten und der ungefilterten Anzeige umschalten, indem Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter ein/aus klicken. Dadurch wird der Filter nicht entfernt, sondern lediglich ein- oder ausgeschaltet.

Löschen eines Filters

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, aus dem Sie den Filter entfernen möchten.

  2. Klicken Sie auf Filter entfernen.

Ein einmal entfernter Filter lässt sich nicht mehr mithilfe des Befehls Filter ein/aus einschalten. Sie müssen den Filter zuerst neu erstellen.

Hinweis : Wenn Sie einen Filter auf einen Bericht anwenden und dann den Bericht speichern und schließen, wird der Filter gespeichert. Beim nächsten Öffnen des Berichts wird der Filter jedoch nicht angewendet. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter ein/aus, um den Filter erneut anzuwenden.

Vorschau des Berichts in der Seitenansicht

Klicken Sie Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Seitenansicht.

Mit den Navigationsschaltflächen können Sie die Seiten in einem Bericht nacheinander anzeigen oder direkt zu einer beliebigen Seite im Bericht springen.

Navigationsschaltflächen

1. Klicken Sie hier, um die erste Seite anzuzeigen.

2. Klicken Sie hier, um die vorherige Seite anzuzeigen.

3. Klicken Sie hier, um die nächste Seite anzuzeigen.

4. Klicken Sie hier, um die letzte Seite anzuzeigen.

5. Geben Sie in diesem Feld eine Seitenzahl ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um zu einer bestimmten Seite zu springen.

In der Seitenansicht können Sie den angezeigten Bereich vergrößern, um Details anzuzeigen, oder Sie verkleinern den Bereich, um zu sehen, wie die Daten auf der Seite angeordnet sind. Positionieren Sie den Cursor auf dem Bericht, und klicken Sie einmal. Um die Ansicht wieder zu vergrößern bzw. zu verkleinern, klicken Sie erneut. Sie können auch das Zoom-Steuerelement in der Statusleiste von Access verwenden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Seitenansicht zu schließen:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Seitenansicht auf Seitenansicht schließen.

  • Mit der rechten Maustaste in des Berichts im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Layoutansicht Schaltflächensymbol oder Entwurfsansicht Schaltflächensymbol im Kontextmenü.

Tipp : Nach dem Anzeigen des Berichts in der Seitenansicht können Sie die Ergebnisse nach Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 oder in verschiedene andere Office-Programme exportieren. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Daten exportieren auf die Schaltfläche für das gewünschte Format, und folgen Sie den Anweisungen.


Seitenanfang

Drucken des Berichts

Sie können einen Bericht aus einer beliebigen Ansicht drucken, auch wenn er geschlossen ist. Vor dem Drucken sollten Sie noch einmal die Seiteneinstellungen überprüfen, z. B. Seitenränder und Seitenausrichtung. Die Seiteneinstellungen werden mit dem Bericht gespeichert, Sie müssen diese Einstellungen daher nur einmal festlegen. Wenn sich Ihre Druckanforderungen ändern, können Sie sie später jedoch bei Bedarf erneut festlegen.

Ändern der Seiteneinstellungen

  1. Öffnen Sie den Bericht in der Seitenansicht. Sie können die Seiteneinstellungen in jeder Ansicht ändern, die Seitenansicht ist jedoch optimal, da Sie das Ergebnisse von Änderungen sofort sehen können.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Seitenansicht in der Gruppe Seitenlayout auf Hochformat Schaltflächensymbol oder Querformat Schaltflächensymbol , um zum Anpassen der Seitenränder, und legen Sie das Papierformat, die Seitenränder Schaltflächensymbol legen Sie die Seitenorientierung, die Größe Schaltflächensymbol .

  3. Nachdem Sie eine Änderung vorgenommen haben, zeigen Sie mithilfe der Navigationsschaltfläche verschiedene Seiten an, um sicherzustellen, dass auf den Folgeseiten keine Formatierungsprobleme auftreten.

Senden des Berichts an einen Drucker

  1. Öffnen Sie den Bericht in einer beliebigen Ansicht, oder markieren Sie ihn im Navigationsbereich.

  2. Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Drucken. Schaltfläche 'Drucken'

    In Access wird das Dialogfeld Drucken angezeigt.

  3. Geben Sie die gewünschten Optionen für den Drucker, den Druckbereich und die Anzahl der Exemplare ein.

  4. Klicken Sie auf OK.

Seitenanfang

Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht

Statt einen Ausdruck zu erstellen, können Sie den Bericht als E-Mail-Nachricht an die Empfänger senden.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Bericht, um ihn auszuwählen, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf E-Mail Schaltflächensymbol .

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Objekt senden als in der Liste Ausgabeformat auswählen auf das Dateiformat, das Sie verwenden möchten.

    Objekt senden als Dialogfeld

  3. Schließen Sie alle übrigen Dialogfelder ab.

  4. Geben Sie die Nachrichtendetails ein, und senden Sie die Nachricht, wenn die E-Mail-Anwendung angezeigt wird.

Seitenanfang

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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