Erstellen eines einfachen Berichts

Sie können in Microsoft Access 2010 eine Vielzahl einfacher und komplexer Berichte erstellen. In diesem Artikel werden die verschiedenen Tools, die zum Erstellen von Berichten zur Verfügung stehen, sowie die verschiedenen Situationen beschrieben, für die die jeweiligen Tools empfohlen werden.

Inhalt dieses Artikels

Vorbemerkung

Auswählen einer Datensatzquelle

Erstellen eines Berichts: Client- und webkompatible Berichtstools

Erstellen eines Berichts mit dem Berichtstool

Erstellen eines Berichts mit dem Tool "Leerer Bericht"

Erstellen eines Berichts: Nicht webkompatible Berichtstools

Erstellen eines Berichts in der Berichtsentwurfsansicht

Erstellen eines Berichts mit dem Berichts-Assistenten

Erstellen von Etiketten mit dem Etiketten-Assistenten

Grundlegendes zu den Berichtsbereichen

Grundlegendes zu Steuerelementen

Hinzufügen von Steuerelementen zum Bericht

Erstellen eines Steuerelements mit den Tools der Gruppe "Steuerelemente"

Anzeigen des Eigenschaftenblatts

Vorbemerkung

Das primäre Kriterium für die Auswahl eines Tools zur Berichtserstellung ist, ob Sie eine im Web freizugebende Datenbank erstellen und ob in diesem Fall der Bericht im Browser gerendert werden soll. Wenn Sie eine Datenbank auf einem SharePoint-Server veröffentlichen, auf dem Access Services ausgeführt wird, werden die Berichte in ein spezielles Format konvertiert, das im Browser gerendert wird. Die einzigen Berichtstools, die mit diesem Feature kompatibel sind, sind die Tools Bericht und Leerer Bericht. Wenn Sie jedoch in einer Clientdatenbank arbeiten (oder in einer Webdatenbank, der Bericht aber nicht im Browser angezeigt werden soll), können Sie jedes der Berichtstools verwenden, die von Access bereitgestellt werden.

Weitere Informationen zu Webdatenbanken finden Sie im Artikel Erstellen einer Access-Datenbank, die im Web freigegeben werden soll.

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Auswählen einer Datensatzquelle

Ein Bericht besteht aus Informationen, die aus Tabellen oder Abfragen abgerufen werden, sowie aus Informationen, die mit dem Berichtsentwurf gespeichert werden, wie Beschriftungen, Überschriften und Grafiken. Die Tabellen oder Abfragen, die die zugrunde liegenden Daten bereitstellen, werden auch als Datensatzquelle des Berichts bezeichnet. Wenn alle Felder, die Sie einschließen möchten, in einer einzigen Tabelle vorhanden sind, verwenden Sie diese Tabelle als Datensatzquelle. Sind die Felder in mehreren Tabellen enthalten, müssen Sie eine oder mehrere Abfragen als Datensatzquelle verwenden. Diese Abfragen sind möglicherweise bereits in der Datenbank vorhanden, oder Sie müssen neue Abfragen erstellen, die den speziellen Anforderungen Ihres Berichts entsprechen.

Weitere Informationen zu Datensatzquellen finden Sie im Artikel Festlegen der Datensatzquelle für einen Bericht.

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Erstellen eines Berichts: Client- und webkompatible Berichtstools

In den folgenden Abschnitten werden die Tools beschrieben, mit denen Sie sowohl client- als auch webkompatible Berichte erstellen können. Wenn Sie in einer Webdatenbank arbeiten, weist das Globussymbol auf dem Berichtstool darauf hin, dass der resultierende Bericht webkompatibel ist.

Erstellen eines Berichts mit dem Berichtstool

Am schnellsten kann ein Bericht mit dem Berichtstool erstellt werden, da das Generieren umgehend ohne Eingabeaufforderungen erfolgt. Im Bericht werden alle Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage angezeigt. Mit dem Berichtstool wird zwar vielleicht nicht der endgültige, verfeinerte Bericht erstellt, den Sie sich letztendlich vorstellen, es ist jedoch praktisch, um einen schnellen Blick auf die zugrunde liegenden Daten zu werfen. Speichern Sie den Bericht, und ändern Sie ihn so, dass er Ihren Anforderungen entspricht.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage aus, die als Datenquelle für den Bericht dienen soll.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Bericht.

Schaltflächensymbol oder Schaltflächensymbol

Der Bericht wird in Access erstellt und in der Layoutansicht angezeigt.

Sie können den Bericht nach dem Anzeigen speichern und dann ihn sowie die zugrunde liegende Tabelle oder Abfrage schließen, die Sie als Datensatzquelle verwendet haben. Beim nächsten Öffnen des Berichts werden die aktuellsten Daten aus der Datensatzquelle angezeigt.

Erstellen eines Berichts mit dem Tool "Leerer Bericht"

Wenn Sie bei den im Bericht angezeigten Daten selektiver vorgehen möchten, können Sie das Tool "Leerer Bericht" verwenden, um einen Bericht von Grund auf neu zu erstellen. Das kann sich, besonders wenn Sie nur wenige Felder in dem Bericht anzeigen möchten, als sehr schnelle Methode erweisen. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie das Tool "Leerer Bericht" verwenden:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Leerer Bericht.
    Schaltflächensymbol oder Schaltflächensymbol .

    In der Layoutansicht wird ein leerer Bericht angezeigt, und der Aufgabenbereich "Feldliste" wird auf der rechten Seite des Access-Fensters angezeigt.

  2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Feldliste auf Alle Tabellen anzeigen, wenn keine Tabellen angezeigt werden.

  3. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben der Tabelle oder den Tabellen, die die Felder enthalten, die in dem Bericht enthalten sein sollen.

  4. Ziehen Sie jedes Feld einzeln auf den Bericht, oder halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, und wählen Sie dann mehrere Felder aus, die Sie dann gleichzeitig auf den Bericht ziehen.

  5. Verwenden Sie die Tools in der Gruppe Kopfzeile/Fußzeile auf der Registerkarte Entwurf, um dem Bericht ein Logo, einen Titel, Seitenzahlen oder Datum und Uhrzeit hinzuzufügen.

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Erstellen eines Berichts: Nicht webkompatible Berichtstools

Sie können mit den in diesem Abschnitt beschriebenen Tools Berichte für Client- und Webdatenbanken erstellen. Die sich ergebenden Berichte können jedoch nicht in einem Browser angezeigt werden. Sie müssen daher die Datenbank in Access öffnen, bevor Sie einen Bericht anzeigen können, den Sie mithilfe dieser Tools erstellt haben. Wenn Sie in einer Webdatenbank arbeiten, werden diese Berichtstools unter Clientberichte auf der Registerkarte Erstellen aufgelistet.

Erstellen eines Berichts in der Berichtsentwurfsansicht

In der Entwurfsansicht können Sie leichter erkennen, welche Steuerelemente sich in den jeweiligen Abschnitten des Berichts befinden. Sie können Steuerelemente einzeln positionieren, ohne Layouts zu verwenden.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Berichtsentwurf (in einer Webdatenbank klicken Sie auf Clientberichte und dann auf Berichtsentwurf).
    Schaltflächensymbol

  2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Feldliste auf Alle Tabellen anzeigen, wenn keine Tabellen angezeigt werden.

  3. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben der Tabelle oder den Tabellen, die die Felder enthalten, die in dem Bericht enthalten sein sollen.

  4. Ziehen Sie jedes Feld einzeln auf den Bericht, oder halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, und wählen Sie dann mehrere Felder aus, die Sie dann gleichzeitig auf den Bericht ziehen.

  5. Verwenden Sie die Tools in der Gruppe Kopfzeile/Fußzeile auf der Registerkarte Entwurf, um dem Bericht ein Logo, einen Titel, Seitenzahlen oder Datum und Uhrzeit hinzuzufügen.

  6. Fügen Sie Steuerelemente zu Layouts hinzu, oder entfernen Sie diese aus Layouts, indem Sie die Befehle auf der Registerkarte Anordnen in der Gruppe Tabelle verwenden.

Erstellen eines Berichts mit dem Berichts-Assistenten

Mit dem Berichts-Assistenten können Sie die im Bericht angezeigten Felder präziser auswählen. Außerdem können Sie angeben, wie die Daten gruppiert und sortiert werden sollen, und Sie können Felder aus mehreren Tabellen oder Abfragen verwenden, sofern Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen und Abfragen zuvor angegeben haben. Hyperlinks zu weiteren Information zum Erstellen von Beziehungen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Berichts-Assistent (in einer Webdatenbank klicken Sie auf Clientberichte und dann auf Berichts-Assistent).
    Schaltflächensymbol

  2. Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Berichts-Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite auf Fertig stellen.

    Wenn Sie eine Vorschau des Berichts anzeigen, sehen Sie, wie der Bericht gedruckt aussieht. Sie können den Bericht auch vergrößern, um Details genauer anzuzeigen.

    Hinweis : Klicken Sie nach dem Auswählen der Felder aus der ersten Tabelle oder Abfrage auf der ersten Seite des Berichts-Assistenten nicht auf Weiter oder Fertig stellen, wenn Sie Felder aus mehreren Tabellen oder Abfragen in den Bericht einfügen möchten. Wiederholen Sie stattdessen die beschriebenen Schritte, um eine Tabelle oder Abfrage auszuwählen. Klicken Sie auf die Felder, die Sie in den Bericht einbeziehen möchten. Klicken Sie anschließend auf Weiter oder Fertig stellen, um fortzufahren.

Erstellen von Etiketten mit dem Etiketten-Assistenten

Verwenden Sie den Etiketten-Assistenten, um problemlos Etiketten für eine Vielzahl von Etikettenstandardgrößen zu erstellen.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage aus, die als Datenquelle für die Etiketten dienen soll.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Etiketten.
    Schaltflächensymbol

  3. Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Etiketten-Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite auf Fertig stellen.

Die Etiketten werden in der Seitenansicht angezeigt, sodass Sie sehen, wie sie gedruckt werden. Mithilfe des Schiebereglers in der Statusleiste von Access können Sie Details vergrößern.

Hinweis : Die Seitenansicht ist die einzige Ansicht, in der Sie mehrere Spalten anzeigen können. In den anderen Ansichten werden die Daten in einer einzelnen Spalte dargestellt.

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Grundlegendes zu den Berichtsbereichen

In Access ist ein Berichtsentwurf in Bereiche unterteilt. In einer Clientdatenbank können Sie den Bericht in der Entwurfsansicht anzeigen, wenn Sie die Bereiche sehen möchten. Zum Erstellen sinnvoller Berichte müssen Sie die Funktionsweise der einzelnen Bereiche verstehen. Beispielsweise bestimmt der Bereich, in dem Sie ein berechnetes Steuerelement platzieren, wie die Ergebnisse in Access berechnet werden. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der Bereichstypen und ihrer Verwendung.

  • Berichtskopf    Dieser Abschnitt wird nur einmal am Anfang des Berichts gedruckt. Verwenden Sie den Berichtskopf für Informationen, die normalerweise auf einem Deckblatt stehen, z. B. ein Logo, Titel oder Datum. Wenn Sie ein Steuerelement, das die Aggregatfunktion Summe verwendet, in den Gruppenkopf aufnehmen, wird die Summe für den gesamten Bericht berechnet. Der Berichtskopf wird vor dem Seitenkopf gedruckt.

  • Seitenkopf    Dieser Abschnitt wird am Anfang jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie einen Seitenkopf z. B., um den Berichtstitel auf jeder Seite zu wiederholen.

  • Gruppenkopf    Dieser Abschnitt wird am Anfang jeder neuen Datensatzgruppe gedruckt. Verwenden Sie den Gruppenkopf zum Drucken des Gruppennamens. Verwenden Sie den Gruppenkopf z. B. in einem Bericht, der nach Artikel gruppiert ist, um den Artikelnamen zu drucken. Wenn Sie ein Steuerelement, das die Aggregatfunktion Summe verwendet, in den Gruppenkopf aufnehmen, wird die Summe für die aktuelle Gruppe berechnet.

  • Detailbereich    Dieser Abschnitt wird einmal für jede Zeile in der Datensatzquelle gedruckt. Hier platzieren Sie die Steuerelemente, die den Hauptteil des Berichts bilden.

  • Gruppenfuß    Dieser Abschnitt wird am Ende jeder Gruppe von Datensätzen gedruckt. Verwenden Sie den Gruppenfuß, um zusammenfassende Informationen für eine Gruppe zu drucken.

  • Seitenfuß    Dieser Abschnitt wird am Ende jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie den Seitenfuß, um Seitenzahlen oder Informationen auf Seitenbasis zu drucken.

  • Berichtsfuß    Dieser Abschnitt wird nur einmal am Ende des Berichts gedruckt. Verwenden Sie den Berichtsfuß, um Berichtssummen oder andere zusammenfassende Informationen für den gesamten Bericht zu drucken.

    Hinweis : In der Entwurfsansicht wird der Berichtsfuß unter dem Seitenfuß angezeigt. Beim Drucken oder bei der Vorschau des Berichts wird der Berichtsfuß jedoch über dem Seitenfuß angezeigt, direkt nach dem letzten Gruppenfuß oder der Detailzeile auf der letzten Seite.

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Grundlegendes zu Steuerelementen

Steuerelemente sind Objekte, die Daten anzeigen, Aktionen ausführen und Ihnen das Anzeigen und Bearbeiten von Information zum Optimieren der Benutzeroberfläche (wie Bezeichnungsfelder und Bilder) ermöglichen. In Access werden drei Arten von Steuerelementen unterstützt: gebundene, ungebundene und berechnete Steuerelemente.

  • Gebundenes Steuerelement    Ein Steuerelement, dessen Datenquelle ein Feld in einer Tabelle oder Abfrage ist. Sie verwenden gebundene Steuerelemente zum Anzeigen von Werten aus Feldern in einer Datenbank. Die Werte können Text, Daten, Zahlen, Ja/Nein-Werte, Bilder oder Diagramme sein. Ein Textfeld ist der häufigste Typ eines gebundenen Steuerelements. Ein Textfeld, das den Nachnamen eines Mitarbeiters anzeigt, könnte diese Information z. B. aus dem "Last Name"-Feld (Nachname) der "Employees"-Tabelle (Mitarbeiter) erhalten.

  • Ungebundenes Steuerelement    Ein Steuerelement ohne Datenquelle (ein Feld oder Ausdruck). Mit ungebundenen Steuerelementen zeigen Sie Informationen, Linien, Rechtecke und Bilder an. Beispielsweise ist ein Bezeichnungsfeld, das den Titel eines Berichts anzeigt, ein ungebundenes Steuerelement.

  • Berechnetes Steuerelement    Ein Steuerelement, dessen Datenquelle kein Feld, sondern ein Ausdruck ist. Sie geben den im Steuerelement gewünschten Wert an, indem Sie einen Ausdruck als Datenquelle für das Steuerelement definieren. Ein Ausdruck ist eine Kombination aus Operatoren (z. B. = oder + ), Steuerelementnamen, Feldnamen, Funktionen, die einen einzelnen Wert zurückgeben, und konstanten Werten. Der folgende Ausdruck z. B. berechnet den Preis eines Elements mit einem Rabatt von mindestens 25 %. Dazu wird der Wert im "Unit Price"-Feld (Einzelpreis) mit einem konstanten Wert (0,75) multipliziert.

    = [Unit Price] * 0,75

    Ein Ausdruck kann Daten aus einem Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder der zugrunde liegenden Abfrage des Berichts oder aus einem Steuerelement im Bericht verwenden.

    Weitere Hyperlinks zu Informationen zu Ausdrücken finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Wenn Sie einen Bericht erstellen, ist die vermutlich effizienteste Vorgehensweise, zuerst alle gebundenen Steuerelemente hinzuzufügen und anzuordnen, insbesondere wenn sie den Großteil der Steuerelemente im Bericht ausmachen. Anschließend können Sie zum Abschluss des Entwurfs die ungebundenen und berechneten Steuerelemente hinzufügen. Verwenden Sie dazu die Tools in der Gruppe Steuerelemente der Registerkarte Entwurf.

Sie binden ein Steuerelement an ein Feld, indem Sie das Feld angeben, aus dem das Steuerelement die Daten erhält. Sie können ein Steuerelement erstellen, das an das ausgewählte Feld gebunden ist, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Bericht ziehen. Der Bereich Feldliste zeigt die Felder der Tabelle oder Abfrage an, die dem Bericht zugrunde liegt. Klicken Sie zum Anzeigen des Bereichs Feldliste auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf Vorhandene Felder hinzufügen.

Sie können ein Feld auch binden, indem Sie den Feldnamen direkt in das Steuerelement oder in das Feld für den Wert Steuerelementinhalt im Eigenschaftenblatt des Steuerelements eingeben. Das Eigenschaftenblatt definiert die Merkmale des Steuerelements, wie seinen Namen, seine Datenquelle und sein Format.

Die Verwendung des Bereichs Feldliste ist aus zwei Gründen das optimale Verfahren zum Erstellen eines Steuerelements:

  • Ein Steuerelement besitzt ein angefügtes Bezeichnungsfeld, dessen Beschriftung standardmäßig den Namen des Felds übernimmt (oder die für dieses Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage definierte Überschrift). Deshalb müssen Sie die Überschrift nicht manuell eingeben.

  • Ein Steuerelement erbt viele der Einstellungen, die das Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder der Abfrage besitzt (z. B. die Eigenschaften Format, Dezimalstellenanzeige und Eingabeformat). Sie können deshalb sicher sein, dass die Eigenschaften für das Feld übereinstimmen, wenn Sie ein Steuerelement erstellen, das an das Feld gebunden ist.

Wenn Sie bereits ein ungebundenes Steuerelement erstellt haben und es an ein Feld binden möchten, legen Sie die Steuerelementinhalt-Eigenschaft des Steuerelements auf den Namen des Felds fest.

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Hinzufügen von Steuerelementen zum Bericht

Einige Steuerelemente werden automatisch erstellt. Dazu gehört z. B. das gebundene Textfeld-Steuerelement, das erstellt wird, wenn Sie dem Bericht ein Feld aus dem Bereich Feldliste hinzufügen. In der Layout- oder Entwurfsansicht können Sie unter Verwendung der Tools der Gruppe Steuerelemente der Registerkarte Entwurf viele weitere Steuerelemente erstellen.

Hinweis :  Sie können den Namen der einzelnen Tools ermitteln, indem Sie den Mauszeiger über dem Tool positionieren und dann die angezeigte QuickInfo lesen.

Erstellen eines Steuerelements mit den Tools der Gruppe "Steuerelemente"

  1. Klicken Sie auf das Tool für den Steuerelementtyp, den Sie hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie im Bericht auf die Stelle, an der sich das Steuerelement befinden soll.

  3. Wenn das Steuerelement beim ersten Versuch nicht perfekt positioniert ist, gehen Sie wie folgt vor, um es zu verschieben:

    1. Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen.

    2. Positionieren Sie den Mauszeiger auf der Ecke des Steuerelements, bis er als Vierfachpfeil angezeigt wird Verschiebemauszeiger .

    3. Ziehen Sie das Steuerelement an die gewünschte Stelle.

Bei diesem Verfahren wird ein "ungebundenes" Steuerelement erstellt. Wenn der Steuerelementtyp Daten anzeigen kann (ein Textfeld oder ein Kontrollkästchen), müssen Sie einen Feldnamen oder Ausdruck in die Steuerelementinhalt-Eigenschaft für das Steuerelement eingeben, damit Daten angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Grundlegendes zu Steuerelementen in diesem Thema.

Anzeigen des Eigenschaftenblatts

Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Eigenschaftenblatt in der Entwurfsansicht anzuzeigen:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Eigenschaftenblatt.

– Oder –

  • Drücken Sie F4.

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