Erstellen eines Workflows

Sie können mit Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Workflows erstellen, mit denen Sie Ihrer Website oder Anwendung Anwendungslogik hinzufügen, ohne benutzerdefinierten Code zu schreiben. Mithilfe des Workflow-Designers können Sie Regeln erstellen, die Bedingungen und Aktionen mit Elementen in Microsoft Share-Point-Listen und Bibliotheken verknüpfen, damit Änderungen von Elementen in Listen oder Bibliotheken Aktionen im Workflow auslösen.

Sie können beispielsweise Workflows erstellen, um damit Geschäftsprozesse im Unternehmen zu automatisieren, z. B. das Überprüfen, Genehmigen und Archivieren von Dokumenten. Auch für die täglichen Routineaufgaben auf einer Teamwebsite können Sie schnell Workflows erstellen, wie für das Senden von Benachrichtigungen oder das Erstellen von Aufgaben.

In diesem Artikel werden wichtige Aspekte zum Entwurf sowie das grundlegende Verfahren beschrieben. Im letzten Abschnitt finden Sie Verknüpfungen zu vollständigen Workflowbeispielen.

Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Einführung in Workflows.

Wichtig : Um einen Workflow zu erstellen, muss sich Ihre Website auf einem Server befinden, auf dem Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausgeführt wird.

Inhalt dieses Artikels

Wie wertet ein Workflow Schritte aus?

Bevor Sie beginnen

Entwerfen des Workflows

Empfohlene nächste Schritte

Wie wertet ein Workflow Schritte aus?

Ein Schritt eines Workflows entspricht einer Seite im Workflow-Designer, auf der zusammenhängende Bedingungen und Aktionen gruppiert sind. Alle Bedingungen und Aktionen auf dieser Seite werden gleichzeitig ausgewertet und verarbeitet. Ein Workflow wird gestartet (manuell oder automatisch), wertet dann für jeden Schritt alle erstellten Bedingungen aus und führt anschließend die Aktionen aus, die Sie im Workflow-Designer festgelegt haben. Ein Schritt in einem Workflow kann eine beliebige Anzahl von Aktionen ausführen, vom Senden von E-Mail-Nachrichten bis zum Erstellen, Kopieren, Verschieben oder Löschen eines Listenelements.

Eine wichtige Überlegung beim Erstellen eines Workflows mit vielen Schritten besteht darin, wie die Aktionen und Bedingungen in den einzelnen Schritten gruppiert werden. Die Regeln in einem einzigem Schritt werden vollständig verarbeitet, bevor mit dem nächsten Schritt fortgefahren wird. Sie müssen daher in einem Schritt alle Regeln zusammenstellen, die zur Ausführung der gewünschten Aktionen erforderlich sind.

Außerdem ist darauf zu achten, dass die einzelnen Schritte im Workflow logisch aufeinander folgen. Angenommen, der Workflow hängt von der Antwort eines Workflowteilnehmers ab, dann sollte er über die erforderlichen Aktionen und Bedingungen für alle möglichen Antworten verfügen.

Wenn Sie einen Workflow entwerfen, müssen Sie wissen, wie der Workflow die einzelnen Schritte auswertet. Für den Auswertungsvorgang gelten die folgenden Aussagen:

  • Wenn ein Schritt nur Aktionen und keine Bedingungen enthält, führt der Workflow diese Aktionen immer aus.

  • Wenn ein Schritt Bedingungsverzweigungen enthält und jede Verzweigung eine Bedingung hat, führt der Workflow eine Aktion nur dann aus, wenn die Bedingung in einer der Verzweigungen erfüllt ist. Wenn in keiner Verzweigung eine Bedingung erfüllt ist, fährt der Workflow mit dem nächsten Schritt fort.

  • Wenn ein Schritt Bedingungsverzweigungen enthält, und jede Verzweigung außer der letzten eine Bedingung enthält, führt der Workflow nur dann eine Aktion aus, wenn die Bedingung in einer der Verzweigungen erfüllt ist. Wenn keine Bedingung erfüllt ist, führt der Workflow die Aktion der letzten Verzweigung aus, die keine Bedingung enthält.

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Bevor Sie beginnen

Bevor Sie den Workflow entwerfen, müssen Sie alle erforderlichen Änderungen oder Anpassungen Ihrer Website, Liste oder Bibliothek vornehmen. Beispiel:

  • Ein Workflow ist immer an genau eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek angefügt. Ihre Website muss mindestens eine Liste oder Bibliothek haben, damit Sie einen Workflow erstellen können. Wenn keine Listen in Ihrer Website vorhanden sind, werden Sie bei der Workflowerstellung aufgefordert, eine Liste zu erstellen.

  • Wenn der Workflow benutzerdefinierte Spalten oder Einstellungen verwenden soll, müssen Sie diese Änderungen vor der Erstellung des Workflows vornehmen, sodass diese Spalten und Einstellungen im Workflow-Designer verfügbar sind.

  • Wenn der Workflow Listen oder Bibliotheksfunktionen verwenden soll, die nicht standardmäßig aktiviert sind, wie etwa die Genehmigung von Inhalten, müssen Sie diese Funktionen vor der Erstellung des Workflows aktivieren.

Hinweis : Die Workflowfunktion baut auf der Microsoft Windows Workflow Foundation auf, einer Komponente von Microsoft Windows. Auf Ihrem Computer und dem Server muss jeweils dieselbe Version der Workflow Foundation installiert sein. Wenn Sie erstmals einen Workflow erstellen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, die Workflow Foundation zu installieren.

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Entwerfen des Workflows

Die grundlegenden Schritte beim Erstellen eines Workflows sind immer gleich. Sie definieren zunächst den Workflow und erstellen dann die Regeln, indem Sie Bedingungen und Aktionen auswählen.

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Website öffnen.

  2. Suchen Sie im Dialogfeld Website öffnen die SharePoint-Website, für die Sie den Workflow erstellen wollen, wählen Sie sie aus, und klicken dann auf Öffnen.

  3. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Workflow.

    Der Workflow-Designer wird geöffnet.

    Erste Seite im Workflow-Designer

  4. Geben Sie im Feld Name des Workflows einen Namen für diesen Workflow ein.

    Besucher der Website sehen diesen Namen, wenn sie die Workflowstatus- und Workflows-Seiten im Browser anzeigen. Neue Workflows erhalten standardmäßig den Namen Workflow 1, Workflow 2 usw.

  5. Klicken Sie auf eine Option der Liste An welche SharePoint-Liste soll dieser Workflow angefügt werden?

    Workflow-Designer mit verfügbaren Listen, an die er angefügt werden kann

    Sie müssen Ihren Workflow an eine SharePoint-Liste oder eine Dokumentbibliothek anfügen. An welche Liste Sie den Workflow anfügen, bestimmt, an welcher Stelle der Workflowteilnehmer den Workflow startet. Wenn Sie z. B. wollen, dass ein Workflow startet, wenn ein Element in Gemeinsame Dokumente erstellt oder geändert wird, wählen Sie diese Bibliothek. In der betreffenden Liste überprüfen Sie den Workflowstatus und den Verlauf oder stoppen den Workflow manuell.

    Hinweis : Workflows, die automatisch starten, wenn ein Element erstellt oder geändert wird, können zu Endlosschleifen führen. Dies sollte vermieden werden. Ein Workflow, der bei der Änderung eines Elements gestartet wird, darf nie ein Element aus der Liste ändern, an die er angefügt ist. Ein Workflow, der startet, wenn ein Element erstellt wird, darf nie ein Element in der Liste erstellen, an die er angefügt ist. Dies ist auch ein Problem bei der Verwendung mehrerer Workflows. Beispiel: Workflow A ist an Liste A angefügt, und Workflow B ist an Liste B angefügt. Beide Workflows starten automatisch, wenn ein neues Element erstellt wird. Workflow A erstellt ein Element in Liste B, und Workflow B erstellt ein Element in Liste A. Dieses Szenario führt zu einer Endlosschleife. Sie sollten immer wissen, welche Workflows bereits für die Listen oder Bibliotheken ausgeführt werden, in denen der Workflow Elemente erstellt oder ändert.

  6. Führen Sie unter Workflowstartoptionen für Elemente in dieser Liste Folgendes aus:

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Für diesen Workflow zulassen, dass er manuell von einem Element gestartet wird.

      Diese Option fügt einem Listenelement einen Workflows-Befehl hinzu, sodass Benutzer auf den Befehl klicken können, um den Workflow für das betreffende Element zu starten.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow automatisch starten, wenn ein neues Element erstellt wird.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow automatisch jedes Mal starten, wenn ein Element geändert wird.

      Hinweis : Sie können zwei oder drei Optionen auswählen, doch Sie müssen mindestens eine Option auswählen, wenn Sie den Workflow ausführen wollen. Wenn Sie keine Option auswählen, können Sie den Workflow entwerfen und dann auf Fertig stellen klicken, doch der Workflow kann nicht initiiert werden. Sie können den Workflow zu einem späteren Zeitpunkt öffnen (Menü Datei, Befehl Workflow öffnen), eine Initiierungsoption auswählen und dann auf Fertig stellen klicken. Auf diese Weise können Sie einen Workflow, den Sie gerade entwerfen, speichern.

  7. Klicken Sie auf Weiter.

  8. Geben Sie im Feld Schrittname einen Namen für den ersten Schritt Ihres Workflows ein.

    Zweite Seite im Workflow-Designer

    Nun können Sie die Regeln für den Workflow erstellen, indem Sie die auszuführenden Aktionen auswählen und die Bedingungen festlegen, die erfüllt sein müssen, damit die Aktionen ausgeführt werden.

    Hinweis : Nicht jeder Schritt muss eine Bedingung enthalten. Sie können z. B. Schritte haben, bei denen es sich einfach um eine Liste von auszuführenden Aktionen handelt. Jeder Schritt kann jedoch höchstens eine Bedingungsverzweigung ohne zugeordnete Bedingung enthalten. Dies liegt daran, dass eine Bedingungsverzweigung ohne Bedingung als "Else"-Zweig in einer "Else If"-Bedingungsverzweigung agiert. Wenn Bedingung A wahr ist, muss Aktion B ausgeführt werden, andernfalls ("else") muss C ausgeführt werden. Aus diesem Grund macht es keinen Sinn, mehr als einen "Else"-Zweig zu haben, da die letzte Verzweigung nie erreicht würde.

  9. Klicken Sie für jede angegebene Bedingung auf Bedingungen und dann auf die betreffende Bedingung in der Liste. Wiederholen Sie diese Aktion, bis Sie alle Bedingungen angegeben haben, die einbezogen werden sollen.

    Hinweis : Sie können mehrere Bedingungen auswählen. In diesem Fall werden die Bedingungen durch und verknüpft. Das bedeutet, dass alle Bedingungen erfüllt sein müssen, damit der Workflow die zugeordneten Aktionen ausführt. Mehrere Bedingungen erstellen einen progressiven Filter, in dem die Reihenfolge eine Rolle spielt, da die erste Bedingung zuerst ausgewertet wird. Um eine Bedingung in einer Bedingungsliste nach oben oder unten zu verschieben, klicken Sie zunächst auf die Bedingung und dann auf den erscheinenden Abwärtspfeil. Anschließend klicken Sie in der Liste entweder auf Bedingung nach oben verschieben oder Bedingung nach unten verschieben.

    Office SharePoint Designer 2007 stellt eine Reihe vordefinierter Bedingungen bereit. Außerdem können Sie erweiterte und benutzerdefinierte Bedingungen erstellen. Bei benutzerdefinierten Bedingungen können Sie ein Feld in der aktuellen Liste mit einem Wert vergleichen. Bei erweiterten Bedingungen können Sie einen Wert mit einem anderen Wert vergleichen. Auf diese Weise können Sie einen Vergleich zwischen einem Feld in einer beliebigen Liste und einem Wert aus einem größeren Bereich von Quellen erstellen.

    Bedingungsliste

  10. Nachdem Sie eine Bedingung eingefügt haben, klicken Sie auf die einzelnen Hyperlinks und wählen dann einen Wert für die erforderlichen Parameter.

    Eine Bedingung kann z. B. Hyperlinks für die Auswahl eines Felds in der Liste, für einen Vergleich und einen Wert enthalten.

    Schritt 1 im Workflow-Designer mit benutzerdefinierter Bedingung

  11. Klicken Sie für jede Aktion, die Sie einbeziehen wollen, auf Aktionen und dann auf die betreffende Aktion in der Liste. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle gewünschten Aktionen angegeben haben.

    Wenn diese Aktion nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf Weitere Aktionen, klicken Sie auf die gewünschte Aktion und dann auf Hinzufügen.

    Aktionsliste

    Hinweis :  Sie können mehrere Aktionen für eine Bedingung festlegen. In diesem Fall können die Aktionen entweder nacheinander (verknüpft durch "then") oder gleichzeitig (verknüpft durch "and") ausgeführt werden. Sie können zwischen der sequenziellen und der parallelen Ausführung umschalten, indem Sie auf den Pfeil oben rechts von der Regel klicken und dann entweder auf Alle Aktionen nacheinander ausführen oder Alle Aktionen parallel ausführen klicken.

  12. Wenn Sie eine Aktion einfügen, klicken Sie auf die einzelnen Hyperlinks und wählen dann einen Wert für die erforderlichen Parameter aus.

    Eine Aktion kann z. B. einen Hyperlink zur Erstellung einer E-Mail-Nachricht enthalten.

    Schritt 1 im Workflow-Designer mit Bedingung und Aktion

  13. Wenn Sie eine Bedingungsverzweigung hinzufügen wollen, klicken Sie auf 'Else If'-Bedingungsverzweigung hinzufügen und wiederholen dann die Schritte 9–12, um eine weitere Regel zu erstellen.

    Eine Regel ist eine Gruppe von verknüpften Bedingungen und Aktionen, wie in der obigen Illustration dargestellt. Wenn die Bedingung wahr ist, führt der Workflow die zugeordneten Aktionen aus. Für den Fall, dass die Bedingung nicht wahr ist, können Sie Bedingungsverzweigungen hinzufügen und weitere Bedingungen festlegen. Sie können beispielsweise drei verschiedene Bedingungen für die Änderung des Dokumentstatus zu Genehmigt, Abgelehnt oder Ausstehend erstellen. Sie können auch eine "Else"-Bedingung festlegen, bei der der Workflow die Aktion nur dann ausführt, wenn keine der vorherigen Bedingungen erfüllt ist. Um eine "Else"-Bedingung zu erstellen, muss die letzte Regel des Schritts eine Aktion ohne Bedingungen sein. Der Workflow wertet alle Bedingungen aus. Wenn keine von ihnen erfüllt ist, führt der Workflow alle Aktionen der letzten Verzweigung aus, die keine Bedingung hat.

  14. Klicken Sie auf Weiter, wenn dieser Schritt des Workflows abgeschlossen ist.

  15. Wiederholen Sie für jeden Schritt im Workflow die Schritte 8–14, um weitere Gruppen von Bedingungen und Aktionen zu erstellen.

    Beachten Sie beim Hinzufügen von Schritten, dass jeder Schritt nur eine Gruppe von "Else If"-Bedingungsverzweigungen enthalten kann, bei denen die Aktionen in den einzelnen Zweigen nur dann ausgeführt werden, wenn die zugeordnete Bedingung erfüllt ist. In diesem Fall müssen Sie unter folgenden Umständen zusätzliche Schritte hinzufügen:

    • Wenn mehrere Gruppen von "Else If"-Bedingungsverzweigungen ausgewertet werden müssen

    • Wenn Sie eine Anweisung aus einer Verzweigung von einer Anweisung, die sich nicht in einer Verzweigung befindet, trennen müssen

  16. Um den Workflow auf Fehler zu überprüfen, klicken Sie auf Workflow überprüfen, bevor Sie den Workflow-Designer verlassen.

    Wenn ein Workflowfehler vorliegt, ändert sich die Farbe des Hyperlinks und vor und nach dem ungültigen Parameter werden Sternchen angezeigt. Außerdem erscheint unter Workflowschritte neben jedem Schritt, der einen Fehler enthält, ein Fehlersymbol. Überprüfen Sie für jeden Fehler, ob die Parameter richtig eingegeben wurden.

  17. Klicken Sie auf Fertig stellen. Der Workflow wird gespeichert und an die angegebene Liste angefügt.

    Hinweis : Es ist nicht möglich, den Workflow nach dem Speichern einer anderen Liste anzufügen. Stattdessen müssen Sie einen neuen Workflow erstellen und ihn an die gewünschte Liste anfügen.

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Empfohlene nächste Schritte

Sie kennen nun die Grundlagen und Aspekte für den Entwurf und können einen Workflow mit einer bestimmten Anwendung erstellen. Links zu Artikeln mit vollständigen Beispielen für Workflows finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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