Erstellen eines Workflow-Initiierungsformulars

Möglicherweise möchten Sie in Ihrem Workflow Informationen von der Person sammeln, die den Workflow startet, und zu einem späteren Zeitpunkt im Workflow auf diese Informationen verweisen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie entwerfen einen Workflow, mit dem eine Dokumentüberprüfungsaufgabe zugewiesen wird. In einigen Workflows dieser Art ist es möglicherweise sinnvoll, die Überprüfungsaufgabe automatisch immer demselben Teilnehmer zuzuweisen und immer dieselbe Formel für die Berechnung des Fälligkeitsdatums zu verwenden. In Ihrem Workflow möchten Sie jedoch, dass die Person, die den Workflow manuell startet, sowohl den Bearbeiter als auch das Fälligkeitsdatum angibt. Dies erreichen Sie, indem Sie im Workflowinitiierungsformular benutzerdefinierte Felder hinzufügen und fordern, dass der Workflow manuell gestartet werden muss.

Verwendungsweise von Initiierungsformularinformationen durch den Workflow

Sie können auch die in einem Initiierungsformular vorhandenen Parameter verwenden, um im Workflow anzugeben, dass bestimmte Aktionen oder Schritte ein- oder ausgeschlossen werden sollen oder welche Auswahl bei alternativen Verzweigungen getroffen werden soll. Alternativ können Sie Ihren Workflow auch so einrichten, dass Informationen aus dem Initiierungsformular in das aktuelle Listenelement kopiert werden, sodass in einem sekundären Workflow hierauf verwiesen werden kann.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Initiierungsformulare funktionieren. Darüber hinaus finden Sie Beispiele und Anweisungen zum Einrichten von Initiierungsformularen für unterschiedliche Zwecke.

Inhalt dieses Artikels

Was ist ein Initiierungsformular?

Welche Feldtypen gibt es in Initiierungsformularen?

Was sind die Standardwerte und wann werden diese verwendet?

Beispiel 1: Übergeben von Informationen an den aktuellen Workflow

Beispiel 2: Anweisen des Workflows zum Überspringen oder Einschließen eines Schritts oder einer Aktion

Beispiel 3: Übergeben von Informationen an einen sekundären Workflow

Wie kann ich andere Werte im aktuellen Listenelement festlegen oder aktualisieren?

Wie kann ich einen Parameter als dynamische Workflowvariable verwenden?

Was ist ein Initiierungsformular?

Das Initiierungsformular ist eine Seite, die jedes Mal angezeigt wird, wenn eine Person manuell einen Workflow startet. Das standardmäßige Initiierungsformular ist sehr einfach und enthält nur den Namen des Workflows und zwei Schaltflächen: Starten und Abbrechen.

Einfaches Standardworkflow-Initiierungsformular

Sie können auf dieses einfache Formular aufsetzen und eines oder mehrere Formularfelder hinzufügen. Mithilfe dieser Felder kann die Person, die den Workflow startet, Informationen bereitstellen, die im Workflow vorhanden sein müssen, damit die Prozesse abgeschlossen werden können.

Das Initiierungsformular kann beliebig viele von Ihnen erstellte Formularfelder enthalten. Das folgende Formular enthält Felder zum Angeben eines Bearbeiters und eines Fälligkeitsdatums.

Initiierungsformular mit hinzugefügten Feldern 'Prüfer' und 'Fälligkeitsdatum'

In Office SharePoint Designer 2007 wird das Initiierungsformular als ASPX-Seite im Ordner für den jeweiligen Workflow gespeichert. Der Dateiname des Initiierungsformulars entspricht dem Namen des Workflows.

In Ordnerliste angezeigte ASPX-Workflowseite

Ein Initiierungsformular ist an die Standardmasterseite der Website angefügt und enthält ein Datenformular-Webpart für die Interaktion mit dem Workflow. Das Layout und das Aussehen des Initiierungsformulars können angepasst werden: So können Sie z. B. eine andere Masterseite anfügen oder die Formatvorlagen bearbeiten. Zum Ändern der Felder, die im Formular angezeigt werden, oder zum Ändern des Formats oder der Standardwerte der einzelnen Felder müssen Sie jedoch das Dialogfeld Workflowinitiierungsparameter in Workflow-Designer verwenden. Es ist nicht möglich, solche Änderungen an Formularfelder durch direktes Bearbeiten des Datenformular-Webparts vorzunehmen.

Wichtig : Wenn Sie am Datenformular-Webpart Anpassungen am Layout und der Darstellung vornehmen (d. h. Änderungen, die die Präsentation und nicht die Funktionalität betreffen), gehen diese Änderungen bei jeder Neukompilierung des Workflows verloren. Anpassungen am Layout und an der Darstellung, die Sie an der übrigen ASPX-Seite vornehmen, werden beibehalten.

Wenn Sie im Dialogfeld Workflowinitiierungsparameter ein Formularfeld erstellen und das Format dieses Felds später ändern, wird ggf. die folgende Warnung angezeigt:

Warnung bei Änderung des Formattyps eines vorhandenen Felds

Wenn Sie Änderungen an den Felder im Initiierungsformular vornehmen und den Workflow dann erneut kompilieren, werden alle derzeit in der Ausführung befindlichen Instanzen des Workflows weiterhin ausgeführt, können jedoch nur auf die Daten und Datenformate verweisen, die im neuen Formular verfügbar sind. Wenn Sie ein Feld löschen oder ändern (indem Sie es beispielsweise umbenennen oder sein Format ändern) und ein laufende Instanz des Workflows versucht, auf Daten zu verweisen, die entweder in einem unerwarteten Format oder gar nicht vorhanden sind, tritt ein Workflowfehler auf. Aus diesem Grund sollten Sie keine Änderung vornehmen, mit der irgendwelche Formularfelder gelöscht, umbenannt oder auf andere Weise geändert werden, auf die aktuell ausgeführte Workflowinstanzen möglicherweise verweisen.

Es kann vorkommen, dass Sie einen Workflow einrichten möchten, um Informationen aus einem Feld im Initiierungsformular in ein Feld in einem Listenelement zu kopieren. So kann beispielsweise eine Person, die einen primären Workflow startet, im Initiierungsformular ein Fälligkeitsdatum für die Überprüfung eines Dokuments angeben, und der primäre Workflow kann diesen Wert in das Feld "Fälligkeitsdatum" im aktuellen Element kopieren, sodass ein sekundärer Workflow darauf verweisen kann, mit dem Erinnerungen betreffend das Fälligkeitsdatum gesendet werden. In diesem Fall ist es wichtig sicherzustellen, dass die im Initiierungsformular eingegebenen und in das Listenelementfeld kopierten Informationen nicht geändert werden, während der sekundäre Workflow noch in der Lage sein muss, darauf zu verweisen. Dies muss besonders dann berücksichtigt werden, wenn der sekundäre Workflow angehalten wird oder für einen beliebigen Zeitraum in eine Warteschleife gesetzt wird.

Seitenanfang

Welche Feldtypen gibt es in Initiierungsformularen?

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für jeden Feldtyp in einem Initiierungsformular.

Initiierungsformular mit einem Feld jedes Typs

1. Eine Textzeile

2. Mehrere Textzeilen

3. Zahl

4. Ja/Nein (Kontrollkästchen)

5. Auswahl (Menü) als Optionsfelder

6. Datum und Uhrzeit

7. Auswahl (Menü) als Dropdownmenü

Sie sollten für jeden von Ihnen erstellten Parameter den geeigneten Feldtyp auswählen:

  • Eine Textzeile    Verwenden Sie diesen Feldtyp für eine kurze Antwort in Freitext.

  • Mehrere Textzeilen    Verwenden Sie diesen Feldtyp für eine Antwort in Freitext in beliebiger Länge.

  • Zahl    Dieser Feldtyp ist nur für numerische Werte vorgesehen. Schließen Sie in den Standardwert keine Kommas ein.

  • Datum und Uhrzeit    Bei diesem Feldtyp können Sie zwischen drei Standardwerten wählen (ein leeres Feld, Datum und Uhrzeit der Elementerstellung oder ein bestimmtes, von Ihnen vorgegebenes Datum bzw. eine Uhrzeit). Darüber hinaus gibt es zwei Anzeigeformate (nur Datum oder Datum und Uhrzeit).

  • Auswahl (Menü)    Dieser Feldtyp kann im Formular entweder als Dropdownmenü oder als eine Reihe von Optionsfeldern angezeigt werden. In beiden Fällen kann immer nur eines der aufgeführten Elemente ausgewählt werden.

  • Ja/Nein (Kontrollkästchen)    Wenn Sie bei Feldern dieses Typs keinen Standardwert angeben, wird Ja als Standardwert zugewiesen.

Wenn ein Standardwert angegeben wurde, wird dieser bei allen Feldtypen im Formular angezeigt.

Hier einige Überlegungen, die Sie bei der Arbeit mit Feldern in Initiierungsformularen anstellen sollten:

  • Datenüberprüfung    Für die meisten Feldtypen, die derzeit für Initiierungsformulare verfügbar sind, gibt nur wenig oder gar keine Datenüberprüfung. So ist es beispielsweise nicht möglich, das Feld Datum und Uhrzeit so einzurichten, dass geprüft wird, ob das eingegebene Datum hinter dem aktuellen Datum liegt. (Sie können im Workflow natürlich einen Schritt hinzufügen, mit dem getestet wird, ob ein eingegebenes Datum in einen bestimmten Datumsbereich fällt und der, sofern dies nicht zutrifft, die Person, die den Workflow gestartet hat, mit eine E-Mail-Nachricht hierzu informiert und den Workflow dann anhält.) Die Felder Eine Textzeile, Mehrere Textzeilen und Zahl weisen die niedrigste Ebene der Datenüberprüfung auf. Jedes dieser Felder akzeptiert jeden Eintrag, der nicht die maximale Zeichenanzahl überschreitet. (Obwohl in Zahl nur numerische Werte als Standardwerte eingegeben werden können, werden sowohl numerische als auch Textwerte von der Person akzeptiert, die den Workflow startet und das Initiierungsformular ausfüllt.) Die stärkste Datenüberprüfung bietet das Feld Auswahl (Menü), bei dem die Person, die den Workflow startet, eine der im Formular vordefinierten Optionen auswählen muss.

  • Feldbeschreibungen und Anweisungen    Die einzelnen Felder auf einem Initiierungsformular bieten keinen Raum für eine Beschreibung des Felds oder für Anweisungen, wie Informationen eingegeben werden müssen. Sie können jedoch Beschreibungen und Anweisungen für das gesamte Initiierungsformular hinzufügen, wozu auch Anweisungen gehören, welche Felder einen Wert enthalten müssen und welche leer bleiben können, indem Sie die ASPX-Seite bearbeiten. Stellen Sie lediglich sicher, dass Beschreibungen und Anweisungen außerhalb des Datenformular-Webparts eingegeben werden, damit sie während der Neukompilierung des Workflows nicht verloren gehen.

  • Bereich der verfügbaren Felder    Da ein Initiierungsformular nicht mit einem Listenelement verbunden ist (im Gegensatz zu einem benutzerdefinierten Aufgabenformular, das mit einem Element in einer Aufgabenliste verbunden ist), sind für ein Initiierungsformular nicht so viele Formularfelder verfügbar wie für ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular.

Seitenanfang

Was sind die Standardwerte und wann werden diese verwendet?

Beim Entwurf des Initiierungsformulars entscheiden Sie, ob Sie für jeden der von Ihnen definierten Parameter einen Standardwert angeben möchten. Wenn Sie für einen Parameter einen Standardwert angeben und die Person, die den Workflow startet, diesen Standardwert nicht durch einen anderen Wert ersetzt, wird im Workflow der Standardwert verwendet.

Wenn im Workflow für eine beliebigen Parameter ein nicht leerer Wert erforderlich ist, damit der Workflow ordnungsgemäß ausgeführt werden kann, ist es daher sinnvoll, einen Standardwert anzugeben. Im Beispiel des Workflows für die Dokumentüberprüfung können Sie im Initiierungsformular beispielsweise einen standardmäßigen Bearbeiter und eine standardmäßige Prioritätsstufe angeben.

Wenn es im Workflow ein nicht leeres Feld mit einem Wert geben muss, für den es keinen sicheren oder geeigneten Standardwert gibt, empfiehlt es sich, den ersten Schritt des Workflows einzurichten und zu prüfen, ob das erforderliche Feld leer ist. Wenn es leer ist, kann der Workflow angehalten werden, allerdings erst, nachdem eine E-Mail an die Person gesendet wurde, die den Workflow gestartet hat, und in der erläutert wird, dass eine neue Instanz des Workflows für das gleiche Element gestartet werden muss, dieses Mal jedoch mit einem Wert im erforderlichen Feld.

Der einzige Parametertyp, für den es immer einen Standardwert gibt, ist Ja/Nein (Kontrollkästchen). Dieser Parameter ist standardmäßig immer entweder auf Ja oder auf Nein festgelegt.

Wichtig : Wenn Sie den Workflow so einrichten, dass er automatisch gestartet wird, und wenn Sie für einen oder mehrere Parameter keinen Standardwert angeben, wird die folgende Meldung angezeigt, mit der Sie daran erinnert werden, dass Leerwerte in einigen Parametern verhindern können, dass der Workflow korrekt ausgeführt wird.

Warnung wegen der Aufnahme von Standardwerten für den automatischen Start

Seitenanfang

Beispiel 1: Übergeben von Informationen an den aktuellen Workflow

Wenn Sie Ihren Workflow zum Zuweisen einer Aufgabe verwenden (wie einer Dokumentüberprüfung wie in diesem Beispiel), und wenn Sie möchten, dass die Person, die den Workflow startet, in der Lage ist, die Personen auszuwählen, denen die Aufgabe zugewiesen werden kann, können Sie dies mit dem Hinzufügen eines Parameters zum Initiierungsformular erreichen.

Hinzufügen eines Felds "Bearbeiter" zum Initiierungsformular

So fügen Sie den Parameter "Bearbeiter" hinzu

  1. Stellen Sie in Workflow-Designer sicher, dass der Workflow nur manuell und nicht automatisch gestartet werden kann, und klicken Sie dann auf Initiierung.

    Workflow-Designer mit Einstellungen für neuen Workflow

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Workflowinitiierungsparameter auf Hinzufügen.

  3. Weisen Sie im Dialogfeld Feld hinzufügen dem neuen Feld den Namen Bearbeiter zu, und klicken Sie dann in der Feldliste Informationstyp auf Auswahl (Menü).

    Dialogfeld 'Feld hinzufügen' mit ausgewählten Optionen

  4. Klicken Sie auf Weiter, und geben Sie dann im Feld Zur Auswahl stehende Elemente (ein Element pro Zeile) die E-Mail-Adressen der Bearbeiter an, die Sie als Optionen für diesen Parameter angeben möchten.

    Hinweis : Beim Senden einer Workflow-E-Mail-Nachricht kann entweder das Format "Domänenname\Benutzername" oder die vollständige E-Mail-Adresse einer Person verwendet werden, also würden beispielsweise NORTHWINDTRADERS\Ana und Ana@Northwindtraders.com in den Zeilen "An" oder "Cc" einer Workflow-E-Mail-Nachricht funktionieren.

  5. Geben Sie im Feld Standardwert den Bearbeiter an, der im Workflow verwendet werden soll, wenn die Person, die das Initiierungsformular ausfüllt, diesen Parameter nicht ändert.

    Wichtig : Wenn Sie keinen Standardwert für ein im Workflow erforderliches Feld angeben und die Person, die den Workflow startet, ebenfalls keinen Wert für dieses Feld eingibt, funktioniert der Workflow nicht.

  6. Klicken Sie in der Liste Anzeigen als entweder auf Dropdownmenü oder auf Optionsfelder. (In diesem Beispiel wurde Optionsfelder ausgewählt.)

    Dialogfeld 'Feld hinzufügen' mit ausgewählten Optionen

  7. Klicken Sie auf Fertig stellen, und klicken Sie dann im Dialogfeld Workflowinitiierungsparameter auf OK.

Konfigurieren einer Workflowaktion für die Verwendung eines Initiierungsformularparameters

So richten Sie den Workflow so ein, dass die Aufgabe "Dokumentüberprüfung" den im Initiierungsformular angegebenen Teilnehmern zugewiesen wird

  1. Klicken Sie in Workflow-Designer auf der Seite mit dem Schritt, auf der sich die Aufgabe befinden soll, auf Aktionen, und klicken Sie dann auf die gewünschte Aktion.

    Für dieses Beispiel klicken Sie auf Aufgabe zuordnen.

  2. Klicken Sie in der Aktion auf ein Aufgabenelement, und klicken Sie dann im Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben auf Weiter. Nennen Sie die Aufgabe Dokument überprüfen.

  3. Geben Sie im Feld Beschreibung die Anweisungen ein, die in die Aufgabe eingeschlossen werden sollen, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

  4. Klicken Sie in der Aktion auf diese Benutzer.

  5. Klicken Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen in der Liste Oder aus vorhandenen Benutzern und Gruppen auswählen auf Workflow-Nachschlagevorgang und dann auf Hinzufügen.

  6. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    • Quelle: Workflowdaten

    • Feld: Initiierung: Bearbeiter

  7. Klicken Sie auf OK und dann erneut auf OK, um das Dialogfeld Benutzer auswählen zu schließen.

Ihre Aktion sieht jetzt wie folgt aus:

Aktion, bei der beide Parameter angegeben sind

Über das Feld Bearbeiter im Initiierungsformular kann die Person, die den Workflow startet, nun angeben, welcher Person die Aufgabe zugewiesen werden soll.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie , wie das Initiierungsformular dem Workflow dabei hilft zu entscheiden, ob eine bestimmte Aktion oder eine Reihe von Aktionen ausgeführt werden soll.

Seitenanfang

Beispiel 2: Anweisen des Workflows zum Überspringen oder Einschließen eines Schritts oder einer Aktion

Manchmal soll ein Schritt im Workflow basierend auf bestimmten Informationen zu einem Element für ein spezielles Listenelement ausgeführt oder nicht ausgeführt werden. So können Sie beispielsweise einen Workflow "Neues Dokument" erstellen, der für jedes neue Dokument in Ihrer Bibliothek "Freigegebene Dokumente" ausgeführt wird, die Aufgabe "Dokument überprüfen" in diesem Workflow soll jedoch nur bei ausgewählten Dokumenten ausgeführt werden.

Hinzufügen eines Felds "Zur Durchsicht versenden" zum Initiierungsformular

So fügen Sie den Parameter "Zur Durchsicht versenden" hinzu

  1. Stellen Sie in Workflow-Designer sicher, dass der Workflow nur manuell und nicht automatisch gestartet werden kann, und klicken Sie dann auf Initiierung.

    Workflow-Designer mit Einstellungen für neuen Workflow

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Workflowinitiierungsparameter auf Hinzufügen.

  3. Weisen Sie im Dialogfeld Feld hinzufügen dem neuen Feld den Namen Zur Durchsicht versenden zu, und klicken Sie dann in der Liste Informationstyp auf Ja/Nein (Kontrollkästchen).

  4. Klicken Sie auf Weiter, und geben Sie einen Standardwert an (wenn Sie keinen Wert angeben, wird das Feld standardmäßig auf Ja festgelegt).

    Dialogfeld 'Feld hinzufügen' mit ausgewählten Optionen

  5. Klicken Sie auf Fertig stellen, und klicken Sie dann im Dialogfeld Workflowinitiierungsparameter auf OK.

Hinzufügen einer Bedingung zu einem Workflow

So richten Sie den Workflow so ein, dass anhand des Werts von "Zur Durchsicht versenden" entschieden wird, ob der aktuelle Workflowschritt ausgeführt werden soll oder nicht (im Beispiel der Schritt, in dem die Aufgabe "Dokument überprüfen" zugewiesen wird)

  1. Klicken Sie in Workflow-Designer auf der Seite des Workflows, die den Schritt darstellt, den Sie dem Kontrollkästchen zuordnen möchten, auf Bedingungen, und klicken Sie dann auf Jede Datenquelle vergleichen.

  2. Klicken Sie in der Bedingung auf den ersten Wert und dann auf Datenbindung anzeigen  Schaltflächensymbol .

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    • Quelle: Workflowdaten

    • Feld: Initiierung: Zur Durchsicht versenden

  4. Klicken Sie auf OK.

  5. Klicken Sie in der Bedingung auf den zweiten Wert, und klicken Sie dann in der Liste auf Ja.

Die Bedingung sollte nun wie in der folgenden Abbildung gezeigt aussehen.

Workflowschritt mit angezeigter Bedingung, bei der alle Parameter angegeben sind

Nun kann die Person, die den Workflow startet, mit diesem Kontrollkästchen im Workflow angeben, ob im aktuellen Schritt Aktionen durchgeführt oder nicht durchgeführt werden sollen.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Informationen aus dem Initiierungsformular in das aktuelle Listenelement kopieren, sodass ein sekundärer Workflow auf diese Informationen verweisen kann.

Seitenanfang

Beispiel 3: Übergeben von Informationen an einen sekundären Workflow

Wenn Sie einen sekundären Workflow für eine Aufgabenliste verwenden, um Fälligkeitsdaten für Aufgaben festzulegen, die in einem primären Workflow für eine andere Liste (im Beispiel die Bibliothek "Freigegebene Dokumente") erstellt wurden, können Sie im Initiierungsformular des ersten Workflows ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe angeben. Weitere Informationen zu sekundären Workflows finden Sie in dem Artikel Erstellen eines sekundären Workflows.

Fluss von Fälligkeitsdatumsinformationen im primären und sekundären Workflow

1. Die Person, die den primären Workflow startet, legt das Fälligkeitsdatum fest.

2. Mit dem Initiierungsformular wird das Fälligkeitsdatum an den primären Workflow übergeben.

3. Der primäre Workflow kopiert das Fälligkeitsdatum in das Feld "Fälligkeitsdatum" des aktuellen Listenelements.

4. Der sekundäre Workflow ruft das Fälligkeitsdatum mithilfe einer Abfrage des Listenelements ab.

5. Der sekundäre Workflow kopiert das Fälligkeitsdatum in das Aufgabenelement.

Hinweise : 

  • Damit ein sekundärer Workflow auf das ursprüngliche Listenelement verweisen kann, für das der primäre Workflow ausgeführt wird, muss der sekundäre Workflow die ID des Listenelements des ursprünglichen Elements kennen. Nur bei Aufgabenelementen, die von einer der Workflow-Aufgabenaktionen erstellt wurden, ist diese Listenelement-ID automatisch bekannt. Sie wird in der Spalte "Workflow-Element-ID" in der Aufgabenliste gespeichert. Wenn der sekundäre Workflow für eine Liste ausgeführt wird, bei der es sich nicht um eine Aufgabenliste handelt, die jedoch auf das ursprüngliche Element verweisen muss, muss der primäre Workflow die Listenelement-ID des Elements, für das er ausgeführt wird, in dem Element speichern, das erstellt wird und für das der sekundäre Workflow ausgeführt wird. Zu diesem Zweck fügen Sie der Liste, für die der zweite Workflow ausgeführt wird, eine Nachschlagespalte hinzu. Hierbei verweist die Nachschlagespalte auf die Spalte "ID" der Liste oder Bibliothek, für die der erste Workflow ausgeführt wird. Anschließend konfigurieren Sie den primären Workflow so, dass in der Liste ein Element erstellt wird, für das der sekundäre Workflow ausgeführt wird, und ordnen die Listenelement-ID des aktuellen Elements im primären Workflow dem Nachschlagefeld in der anderen Liste zu.

  • Wenn Sie in der Bibliothek "Freigegebene Dokumente" noch keine Spalte "Fälligkeitsdatum" hinzugefügt haben, holen Sie das nach, bevor Sie die Verfahren in diesem Abschnitt durchführen. Wenn die Spalte sowohl Datums- als auch Uhrzeitinformationen enthalten soll, treffen Sie diese Auswahl unbedingt im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen auf der Seite "Spalten hinzufügen".

    Wenn das Feld "Fälligkeitsdatum" in Formularen wie "EditForm.aspx", in denen andere Personen den Wert des Felds ändern können, nicht angezeigt werden soll, können Sie das Feld in Formularen ausblenden. Stellen Sie hierzu zunächst sicher, dass die Verwaltung von Inhaltstypen für die Liste oder Bibliothek zulässig ist (klicken Sie auf der Seite "Einstellungen" auf Erweiterte Einstellungen). Blenden Sie dann das Feld "Fälligkeitsdatum" einzeln für jeden Inhaltstyp aus (klicken Sie auf der Seite für die Listeneinstellungen auf einen Inhaltstyp, klicken Sie dann auf die Spalte "Fälligkeitsdatum", und wählen Sie nun Ausgeblendet (Wird nicht in Formularen angezeigt) aus. Beachten Sie, dass eine Spalte nur pro Inhaltstyp und nicht für eine gesamte Liste oder Bibliothek gleichzeitig ausgeblendet werden kann.

Hinzufügen eines Felds "Fälligkeitsdatum" zum Initiierungsformular

So fügen Sie den Parameter "Fälligkeitsdatum" hinzu

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Workflowinitiierungsparameter auf Hinzufügen.

  2. Weisen Sie im Dialogfeld Feld hinzufügen dem neuen Feld den Namen Fälligkeitsdatum zu, und klicken Sie dann in der Feldliste Informationstyp auf Datum und Uhrzeit.

  3. Klicken Sie auf Weiter, und vergewissern Sie sich, dass das Optionsfeld Keinen Standardwert vorgeben markiert und Nur Datum im Feld Anzeigeformat ausgewählt ist.

    Dialogfeld 'Feld hinzufügen' mit ausgewählten Optionen

  4. Klicken Sie auf Fertig stellen, und klicken Sie dann im Dialogfeld Workflowinitiierungsparameter auf OK.

Das Feld wird dem Initiierungsformular hinzugefügt.

Initiierungsformular mit hinzugefügten Feldern 'Prüfer' und 'Fälligkeitsdatum'

Verwenden des primären Workflows zum Festlegen des Fälligkeitsdatums für das aktuelle Element

So richten Sie den Workflow so ein, dass der Wert für "Fälligkeitsdatum" aus dem Initiierungsformular in das Feld "Fälligkeitsdatum" des aktuellen Listenelements kopiert wird

  1. Klicken Sie in Workflow-Designer auf Aktionen, und klicken Sie dann auf Feld im aktuellen Element festlegen.

    Klicken Sie auf Weitere Aktionen, wenn diese Aktion in der Liste nicht angezeigt wird, um die vollständige Liste anzuzeigen.

  2. Klicken Sie in der Aktion auf Feld, und klicken Sie dann in der Liste auf Fälligkeitsdatum.

  3. Klicken Sie in der Aktion auf Wert, und klicken Sie dann auf Datenbindung anzeigen Schaltflächensymbol .

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    • Quelle: Workflowdaten

    • Feld: Initiierung: Fälligkeitsdatum

  5. Klicken Sie auf OK.

Wenn nun die Person, die den Workflow startet, im Initiierungsformular ein Fälligkeitsdatum (oder Datum und Uhrzeit der Fälligkeit) angibt, wird dieser Wert in die Spalte "Fälligkeitsdatum" des Listenelements kopiert.

Hinweis : Diese Aktion muss im primären Workflow vor der Zuweisung der Aufgabe ausgeführt werden, da der primäre Workflow unmittelbar nach der Zuweisung der Aufgabe angehalten wird und der sekundäre Workflow die Informationen zum Fälligkeitsdatum abfragt, während der primäre Workflow noch angehalten ist.

Verwenden des sekundären Workflows zum Kopieren des Fälligkeitsdatums in ein Aufgabenelement

So richten Sie den sekundären Workflow für das Kopieren des Werts "Fälligkeitsdatum" aus dem Listenelement in "Freigegebene Dokumente" in das Aufgabenlistenelement ein

  1. Öffnen Sie den sekundären Workflow in Workflow-Designer, und klicken Sie auf der Seite mit dem Schritt, in dem Sie das Fälligkeitsdatum für die Aufgabe festlegen möchten, auf Aktionen. Klicken Sie anschließend auf Feld im aktuellen Element festlegen.

  2. Klicken Sie in der Aktion auf Feld, und klicken Sie dann in der Liste auf Fälligkeitsdatum.

  3. Klicken Sie in der Aktion auf Wert, und klicken Sie dann auf Datenbindung anzeigen Schaltflächensymbol .

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren die folgenden Optionen aus:

    • Quelle: Freigegebene Dokumente

    • Feld: Fälligkeitsdatum

    • Feld: Freigegebene Dokumente: ID

    • Wert: Klicken Sie auf Datenbindung anzeigen  Schaltflächensymbol .

      Nun wird ein zweites Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren geöffnet. Wählen Sie die folgenden Optionen aus:

    • Quelle: Aktuelles Element

    • Feld: Workflowelement-ID

  5. Klicken Sie auf OK.

    Das erste Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren sieht nun wie folgt aus.

    Dialogfeld 'Workflow-Nachschlagevorgang definieren' mit allen aktivierten Optionen

    Dieser Nachschlagevorgang besagt Folgendes: "Wechsle zur Spalte 'Fälligkeitsdatum' in der Bibliothek 'Freigegebene Dokumente' und gehe dann zu der Zeile in dieser Bibliothek, deren ID der Workflowelement-ID entspricht, die im aktuellen Element in der Aufgabenliste gespeichert ist. Rufe dann den Wert für 'Fälligkeitsdatum' aus dieser Zeile ab".

  6. Klicken Sie auf OK.

Ihre Aktion sieht nun wie eine der hier gezeigten aus.

Aktion, bei der beide Parameter angegeben sind

Wenn die Person, die den primäre Workflow startet, nun das Initiierungsformular verwendet, um den Wert für das Fälligkeitsdatum im aktuellen Element in der Bibliothek "Freigegebene Dokumente" festzulegen, kann der sekundäre Workflow, der für die Aufgabenliste ausgeführt wird, dieses Fälligkeitsdatum abrufen und es zum Senden von Erinnerungen und für andere Aktionen verwenden.

Mit denselben grundlegenden Verfahren wie in diesem Abschnitt beschrieben können Sie auch andere Werte im aktuellen Element und im Aufgabenelement festlegen oder aktualisieren.

Seitenanfang

Wie kann ich andere Werte im aktuellen Listenelement einrichten oder aktualisieren?

Zum Festlegen oder Aktualisieren von anderen Werten im aktuellen Listenelement unter Verwendung der Informationen aus dem Workflow-Initiierungsformular können Sie dasselbe Verfahren wie im Abschnitt Beispiel 3: Übergeben von Informationen an einen sekundären Workflow in diesem Artikel beschrieben verwenden.

  1. Fügen Sie einen Parameter für die gewünschten Informationen zum Initiierungsformular hinzu.

  2. Richten Sie den Workflow so ein, dass der im Feld im Initiierungsformular eingegebene Wert in das geeignete Feld des aktuellen Listenelements kopiert wird.

Sie können nun Bedingungen hinzufügen, um im Workflow Anweisungen zu geben, dass ein Wert unter bestimmten Umständen kopiert oder nicht kopiert werden soll, oder dass ein Wert im Initiierungsformular überprüft und dann eine andere Änderung als die einfache Kopie des Werts aus dem Initiierungsformular am aktuellen Elementfeld vorgenommen werden soll.

So könnte im Workflow beispielsweise der Wert überprüft werden, der in das Feld "Geplantes Budget" im Initiierungsformular eingegeben wurde. Anschließend könnte das Feld "Geplantes Budget" im aktuellen Element abhängig von den voraussichtlichen Kosten entweder auf Hoch oder Gering festgelegt werden.

Schritt mit Else-If-Verzweigung, der den Wert von 'Projected Budget' festlegt

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie im Workflow die Werte zurückgesetzt werden können, die ursprünglich im Initiierungsformular angegeben wurden, indem Parameter des Initiierungsformulars als lokale Workflowvariablen verwendet werden.

Seitenanfang

Wie kann ich einen Parameter als dynamische Workflowvariable verwenden?

Die Werte, die von der Person, die den Workflow startet, als Parameter in einem Initiierungsformular angegeben werden, können durch andere Werte ersetzt werden, während der Workflow ausgeführt wird. Daher können sie auch als lokale Variablen im Workflow verwendet werden.

Wenn es einen Parameter gibt, dessen Wert sich in den einzelnen Schritten Ihres Workflows ändert, ggf., weil im Workflow selbst Berechnungen erfolgen, oder aufgrund von Eingaben einer am Workflow beteiligten Person, kann wann immer notwendig im Workflow die Aktion Workflowvariable festlegen verwendet werden, um diesen Wert zurückzusetzen.

Die folgende Abbildung zeigt beispielsweise eine Aktion in einem Workflowschritt, die für die dynamische Änderung eines Werts aus dem Initiierungsformular konfiguriert ist.

Einrichtung der Workflowschritte zur Verwendung der Aktion 'Workflowwert festlegen', um den Wert 'Fälligkeitsdatum' des Initiierungsformulars zu ändern

Seitenanfang

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×