Erstellen eines Visio 2007-Organigramms aus Excel 2007-Arbeitsblattdaten

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Bucheinbandabbildung von 'Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out'

Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out
von Stephanie Krieger.

Stephanie Krieger ist Microsoft Office System MVP (Most Valuable Professional) sowie Autorin der Bücher Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out und Microsoft Office Document Designer. Als Beraterin für das Erstellen professioneller Dokumente hat sie vielen globalen Unternehmen bei der Entwicklung von Unternehmenslösungen für Microsoft Office geholfen und zahlreichen Profis beigebracht, beeindruckende Dokumente zu erstellen, wenn sie die "Denkweise" von Office-Programmen verstehen. Krieger schreibt regelmäßig für verschiedene Webseiten von Microsoft und verfasst häufig Office-Webcasts.

Weitere Informationen zu anderen Büchern über das Microsoft Office 2007-System finden Sie unter Microsoft Press.

Erstellen eines Visio-Organigramms aus Arbeitsblattdaten

Dieses Feature ist nicht neu, aber ziemlich beeindruckend. Geben Sie einfach eine Liste der Namen, Titel und Manager in ein Excel-Arbeitsblatt ein, und Visio erstellt mit wenigen Mausklicks selbst das umfangreichste Organigramm für Sie.

Hinweis : Je nachdem, welche Anforderungen Sie an ein Organigramm stellen, möchten Sie gegebenenfalls dieses Feature oder die neuen SmartArt-Diagramme in PowerPoint verwenden. Bei großen, komplizierten Organigramme ist Visio flexibler einsetzbar. Wenn Sie jedoch SmartArt-Diagramme in PowerPoint erstellen, können Sie eine Aufzählung mit zwei Mausklicks in ein Diagramm konvertieren und dann durch die Eingabe von Text Diagrammeinträge hinzufügen oder überarbeiten. Visio ist die bessere Wahl, wenn Sie Daten in Diagrammen speichern oder interaktive Diagramme erstellen möchten, wie z. B. Diagramme mit Links, die auf einer Webseite veröffentlicht werden. Aber wenn Sie nur ein qualitativ hochwertiges, einfaches Organigramm benötigen, um es zu einem Dokument hinzuzufügen und keine Shapes zeichnen möchten, sollten Sie überlegen, ob nicht ein SmartArt-Diagramm einfacher zum gewünschten Ergebnis führen kann. Im Gegensatz zu Visio-Diagrammen können Sie zudem für SmartArt-Diagramme die Dokumentdesigns, Schnellformatvorlagen und Bewegungseffekte verwenden, die in Word, Excel und PowerPoint verfügbar sind. Auf diese Weise kann Ihr SmartArt-Organigramm automatisch auf das Dokument abgestimmt werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Visio-Organigramm aus Daten zu erstellen, die in Excel gespeichert sind.

  1. Geben Sie Ihre Daten in Excel in Spalten mit einer einzigen Überschriftenzeile ein. Die Überschriften werden beim Erstellen des Organigramms als Feldnamen verwendet. Erforderlich sind nur zwei Felder: ein Feld für den Namen des Mitarbeiters und ein Feld für den direkten Vorgesetzten. Bei Bedarf können Sie weitere Felder für zusätzliche Inhalte einfügen, die in Ihr Diagramm aufgenommen werden sollen, wie aus den folgenden Beispieldaten hervorgeht.

    In Visio-Organigramm zu verwendende Excel-Daten

  2. Zeigen Sie in Visio im Menü Datei auf Neu, zeigen Sie auf Unternehmen, und klicken Sie dann auf Organigramm-Assistent.

  3. Klicken Sie auf der ersten Seite auf Weiter, um Daten aus einer vorhandenen Quelldatei auszuwählen. Beachten Sie, dass sich die Daten in einer Excel-Datei, einer Textdatei, einem Microsoft Office Exchange Server-Verzeichnis oder einer Datenbank befinden können. Wählen Sie auf der zweiten Seite die Option mit der Excel-Datei aus, und klicken Sie dann erneut auf Weiter. Navigieren Sie zu Ihrer Datei, markieren Sie diese, und klicken Sie dann noch einmal auf Weiter.

    Hinweis : Auf der ersten Seite des Organigramm-Assistenten wird angegeben, dass XLS-Dateien der zu verwendende Excel-Dateityp ist. Dieser Bildschirm wurde lediglich noch nicht aktualisiert. Excel 2007-Dateien (wie z. B. die bereitgestellte Beispieldatei) funktionieren problemlos.

  4. Visio versucht, wenn es auf Ihre Daten zugreift, die Feldnamen (Spaltenüberschriften) den Feldern Namen und Vorgesetzter für das Organigramm zuzuordnen. Bestätigen Sie, dass Visio die richtigen Felder ausgewählt hat, und klicken Sie dann auf Weiter.

    An diesem Punkt können Sie einfach auf Weiter klicken, bis die Schaltfläche Fertig stellen verfügbar wird. Klicken Sie dann auf Fertig stellen, um Ihr Diagramm zu erzeugen. Achten Sie jedoch auf die Optionen, die auf den einzelnen Assistentenseiten verfügbar sind. Auf den letzten Seiten des Assistenten können Sie Felder aus den Daten angeben, die im Diagramm angezeigt werden sollen. Außerdem können Sie die Reihenfolge festlegen, in der die Daten in den Shapes angezeigt werden sollen, Felder auswählen, die in Shapes als Shapedaten gespeichert werden sollen, und Anforderungen an das Layout angeben.

Wenn das Organigramm aus den in den vorhergehenden Schritten gezeigten Beispieldaten generiert wird, sieht es wie folgt aus.

Visio-Organigramm

Nur zwei weitere Klicks, und Sie haben dieses Diagramm mit Designfarben und Designeffekten formatiert. Anschließend können Sie Shapes aus den Organigramm-Shapes oder einer anderen Schablone hinzufügen und diese wie alle anderen Visio-Shapes formatieren. Sie können auch Optionen aus dem Menü Organigramm (dieses Menü wird nur für diesen Diagrammtyp angezeigt) verwenden. Dazu zählen Folgende:

  • Wählen Sie Optionen aus, um Formateinstellungen wie Shapegröße und Textformatierung für jedes sichtbare Feld (z. B. kursiv formatierte Titel) global anzuwenden.

  • Ändern Sie den Positionstyp (z. B. "Geschäftsleitung" oder "Manager") für die ausgewählten Shapes.

  • Klicken Sie auf Organisationsdaten exportieren, um alle Daten aus einem fertigen Organigramm in eine neue Excel-Datei zu exportieren. Geben Sie einfach einen Namen für die neue Datei ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

    Dies funktioniert genauso gut mit Organigrammen, die Sie aus anderen Quellen oder durch das Zeichnen von Shapes erstellt haben. Wenn Sie also beispielsweise ein Organigramm aus Excel-Daten erstellen und anschließend in Visio manuell Shapes zum Diagramm hinzufügen, enthalten die Daten, wenn Sie diese nach Excel exportieren, sowohl die hinzugefügten Shapes als auch die Shapes, die automatisch erstellt wurden. Beachten Sie auch, dass die exportierte Datei standardmäßig als XLSX-Datei gespeichert wird.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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