Erstellen eines Verzeichnisses mit Namen, Adressen und anderen Informationen

Mithilfe des Verzeichnisfeatures in Word können Sie Daten in einem einzelnen Dokument zusammenführen, z. B. einem Mitgliederverzeichnis, einem Katalog oder einer Teileliste.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen auf Seriendruck starten, und klicken Sie dann auf Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen.

    Starten des Seriendruck-Assistenten

  2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck auf der rechten Seite des Bildschirms unter Wählen Sie einen Dokumenttyp auf Verzeichnis.

  3. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich Seriendruck auf Weiter: Dokument wird gestartet.

    Klicken durch den Seriendruckvorgang in 6 Schritten

  4. Unter Startdokument wählen werden die folgenden Optionen angezeigt:

    • Aktuelles Dokument verwenden: Verwenden Sie das aktuelle Dokument auf dem Bildschirm als Hauptdokument.

    • Mit Vorlage beginnen: Wählen Sie eine der sofort einsatzbereiten Seriendruckvorlagen aus.

    • Mit vorhandenem Dokument beginnen: Öffnen Sie ein vorhandenes Dokument, das Sie als Hauptdokument für den Seriendruck verwenden möchten.

      Wählen Sie die gewünschte Option aus, und klicken Sie dann auf Weiter: Empfänger wählen.

  5. Wenn Sie mithilfe des Seriendruck-Assistenten eine Datenquelle öffnen oder erstellen, weisen Sie Word an, eine bestimmte Gruppe variabler Informationen für den Seriendruck zu verwenden. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um das Hauptdokument mit der Datenquelle zu verbinden.

    1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck unter Empfänger wählen auf Vorhandene Liste verwenden.

    2. Klicken Sie unter Vorhandene Liste verwenden auf Durchsuchen.

    3. Wählen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen die Datei mit variablen Informationen aus, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.

    4. Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger die Namen aus, die Sie in die Liste aufnehmen möchten.

      So wird's gemacht

      1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

        Festlegen von Namen mithilfe der Kontrollkästchen

        Diese Methode bietet sich an, wenn Sie mit einer kurzen Liste arbeiten. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Namen, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen, die nicht in die Liste aufgenommen werden sollen.

        Tipp : Wenn Sie die meisten Einträge der Liste in das Verzeichnis aufnehmen möchten, wird durch vorheriges Klicken auf Alles markieren das Löschen bestimmter Einträge vereinfacht. Wenn Sie dementsprechend nur einige Einträge einschließen möchten, klicken Sie auf Alle löschen, und wählen Sie dann die gewünschten Einträge aus.

        Sortieren von Elementen in der Liste

        Dies ist nützlich, wenn Sie Elemente in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge anzeigen möchten. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem sortiert werden soll. Wenn Sie beispielsweise die Liste alphabetisch nach dem Nachnamen anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.

        Filtern von Elementen in der Liste

        Dies ist nützlich, wenn sich Einträge in der Liste befinden, von denen Sie wissen, dass sie nicht in das Verzeichnis aufgenommen werden sollen. Nachdem Sie die Liste gefiltert haben, können Sie Einträge mit den Kontrollkästchen ein- und ausschließen, wie es im vorherigen Abschnitt beschrieben ist.

        Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift des Elements, nach dem gefiltert werden soll, und klicken Sie dann auf eine der folgenden Optionen:

        • (Leer) Es werden alle Einträge angezeigt, in denen das entsprechende Feld leer ist.

        • (Nicht leere) Es werden alle Einträge angezeigt, in denen das entsprechende Feld Informationen enthält.

        • Falls Ihre Datenquelle Datensätze enthält, die dieselben Informationen verwenden, und falls maximal zehn eindeutige Werte in der Spalte vorhanden sind, können Sie nach bestimmten Informationen filtern. Wenn z. B. mehrere Adressen mit Australien als Land/Region vorhanden sind, können Sie nach Australien filtern.

          Im Dialogfeld Seriendruckempfänger werden nur die festgelegten Datensätze angezeigt. Klicken Sie zum Anzeigen aller Datensätze auf "(Alle)".

          Tipps : 

          • Für das erweiterte Sortieren und Filtern klicken Sie auf den Pfeil neben einem Spaltennamen, und klicken Sie dann auf (Weitere Optionen). Mit den Registerkarten Datensätze filtern und Datensätze sortieren können Sie eine gewünschte Sortier- oder Filterabfrage einrichten.

          • Wenn auf dem Computer eine Software zur Gültigkeitsüberprüfung von Adressen installiert ist, können Sie die aufgelisteten Adressen überprüfen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Adressen überprüfen klicken.

      2. Klicken Sie auf OK, um zum Arbeitsbereich Seriendruck zurückzukehren. Die für das Verzeichnis festgelegten Namen werden von Word verwendet.

    1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck unter Empfänger wählen auf Aus Outlook-Kontakten auswählen.

    2. Klicken Sie unter Wählen Sie aus Outlook-Kontakten auf Wählen Sie einen Kontakteordner.

    3. Wählen Sie den gewünschten Outlook-Kontakteordner im Dialogfeld aus, und klicken Sie auf OK.

    4. Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger die Namen aus, die Sie in die Liste aufnehmen möchten.

      So wird's gemacht

      1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

        Festlegen von Namen mithilfe der Kontrollkästchen

        Diese Methode bietet sich an, wenn Sie mit einer kurzen Liste arbeiten. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Namen, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen, die nicht in die Liste aufgenommen werden sollen.

        Tipp : Wenn Sie die meisten Einträge der Liste in das Verzeichnis aufnehmen möchten, wird durch vorheriges Klicken auf Alles markieren das Löschen bestimmter Einträge vereinfacht. Wenn Sie dementsprechend nur einige Einträge einschließen möchten, klicken Sie auf Alle löschen, und wählen Sie dann die gewünschten Einträge aus.

        Sortieren von Elementen in der Liste

        Dies ist nützlich, wenn Sie Elemente in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge anzeigen möchten. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem sortiert werden soll. Wenn Sie beispielsweise die Liste alphabetisch nach dem Nachnamen anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.

        Filtern von Elementen in der Liste

        Dies ist nützlich, wenn sich Einträge in der Liste befinden, von denen Sie wissen, dass sie nicht in das Verzeichnis aufgenommen werden sollen. Nachdem Sie die Liste gefiltert haben, können Sie Einträge mit den Kontrollkästchen ein- und ausschließen, wie es im vorherigen Abschnitt beschrieben ist.

        Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift des Elements, nach dem gefiltert werden soll, und klicken Sie dann auf eine der folgenden Optionen:

        • (Leer) Es werden alle Einträge angezeigt, in denen das entsprechende Feld leer ist.

        • (Nicht leere) Es werden alle Einträge angezeigt, in denen das entsprechende Feld Informationen enthält.

        • Falls Ihre Datenquelle Datensätze enthält, die dieselben Informationen verwenden, und falls maximal zehn eindeutige Werte in der Spalte vorhanden sind, können Sie nach bestimmten Informationen filtern. Wenn z. B. mehrere Adressen mit Australien als Land/Region vorhanden sind, können Sie nach Australien filtern.

          Im Dialogfeld Seriendruckempfänger werden nur die festgelegten Datensätze angezeigt. Klicken Sie zum Anzeigen aller Datensätze auf "(Alle)".

          Tipps : 

          • Für das erweiterte Sortieren und Filtern klicken Sie auf den Pfeil neben einem Spaltennamen, und klicken Sie dann auf (Weitere Optionen). Mit den Registerkarten Datensätze filtern und Datensätze sortieren können Sie eine gewünschte Sortier- oder Filterabfrage einrichten.

          • Wenn auf dem Computer eine Software zur Gültigkeitsüberprüfung von Adressen installiert ist, können Sie die aufgelisteten Adressen überprüfen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Adressen überprüfen klicken.

      2. Klicken Sie auf OK, um zum Arbeitsbereich Seriendruck zurückzukehren. Die für das Verzeichnis festgelegten Namen werden von Word verwendet.

    1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck unter Empfänger wählen auf Neue Liste eingeben.

    2. Klicken Sie unter Neue Liste eingeben auf Erstellen.

    3. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressliste die Informationen ein, die Sie für den ersten Eintrag verwenden möchten. Es ist nicht erforderlich, jedes Feld auszufüllen.

    4. Um den ersten Eintrag abzuschließen und zu einem neuen Eintrag zu wechseln, klicken Sie auf Neuer Eintrag.

    5. Fügen Sie weitere Einträge hinzu, bis alle enthalten sind, und klicken Sie dann auf Schließen.

    6. Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für die Adressliste in das Feld Dateiname ein, und wählen Sie einen Ordner aus, in dem die Liste gespeichert werden soll.

      Standardmäßig wird die Adressliste im Ordner Meine Datenquellen gespeichert. Sie sollten diesen Speicherort beibehalten, weil in Word standardmäßig in diesem Ordner nach Datenquellen gesucht wird. Wenn Sie diese Adressliste in einem späteren Seriendruck verwenden möchten, müssen Sie dann nicht durch Dateien und Ordner navigieren, um danach zu suchen.

    7. Klicken Sie auf Speichern.

    8. Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger die Namen aus, die Sie in die Liste aufnehmen möchten.

      So wird's gemacht

      1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

        Festlegen von Namen mithilfe der Kontrollkästchen

        Diese Methode bietet sich an, wenn Sie mit einer kurzen Liste arbeiten. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Namen, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen, die nicht in die Liste aufgenommen werden sollen.

        Tipp : Wenn Sie die meisten Einträge der Liste in das Verzeichnis aufnehmen möchten, wird durch vorheriges Klicken auf Alles markieren das Löschen bestimmter Einträge vereinfacht. Wenn Sie dementsprechend nur einige Einträge einschließen möchten, klicken Sie auf Alle löschen, und wählen Sie dann die gewünschten Einträge aus.

        Sortieren von Elementen in der Liste

        Dies ist nützlich, wenn Sie Elemente in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge anzeigen möchten. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem sortiert werden soll. Wenn Sie beispielsweise die Liste alphabetisch nach dem Nachnamen anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.

        Filtern von Elementen in der Liste

        Dies ist nützlich, wenn sich Einträge in der Liste befinden, von denen Sie wissen, dass sie nicht in das Verzeichnis aufgenommen werden sollen. Nachdem Sie die Liste gefiltert haben, können Sie Einträge mit den Kontrollkästchen ein- und ausschließen, wie es im vorherigen Abschnitt beschrieben ist.

        Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift des Elements, nach dem gefiltert werden soll, und klicken Sie dann auf eine der folgenden Optionen:

        • (Leer) Es werden alle Einträge angezeigt, in denen das entsprechende Feld leer ist.

        • (Nicht leere) Es werden alle Einträge angezeigt, in denen das entsprechende Feld Informationen enthält.

        • Falls Ihre Datenquelle Datensätze enthält, die dieselben Informationen verwenden, und falls maximal zehn eindeutige Werte in der Spalte vorhanden sind, können Sie nach bestimmten Informationen filtern. Wenn z. B. mehrere Adressen mit Australien als Land/Region vorhanden sind, können Sie nach Australien filtern.

          Im Dialogfeld Seriendruckempfänger werden nur die festgelegten Datensätze angezeigt. Klicken Sie zum Anzeigen aller Datensätze auf "(Alle)".

          Tipps : 

          • Für das erweiterte Sortieren und Filtern klicken Sie auf den Pfeil neben einem Spaltennamen, und klicken Sie dann auf (Weitere Optionen). Mit den Registerkarten Datensätze filtern und Datensätze sortieren können Sie eine gewünschte Sortier- oder Filterabfrage einrichten.

          • Wenn auf dem Computer eine Software zur Gültigkeitsüberprüfung von Adressen installiert ist, können Sie die aufgelisteten Adressen überprüfen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Adressen überprüfen klicken.

      2. Klicken Sie auf OK, um zum Arbeitsbereich Seriendruck zurückzukehren. Die für das Verzeichnis festgelegten Namen werden von Word verwendet.

  6. Klicken Sie auf Weiter: Richten Sie Ihr Verzeichnis ein.

  7. Wenn Sie noch keinen Text eingegeben haben, der für jedes Element im Verzeichnis wiederholt werden soll, geben Sie diesen im Dokumentfenster ein. Fügen Sie z. B. Beschriftungen wie Name: und Adresse: hinzu.

    Hinweis : Fügen Sie zu diesem Zeitpunkt nicht den Text ein, der nur einmal im fertigen Verzeichnisdokument gedruckt werden soll.

  8. Fügen Sie Seriendruckfelder an den Stellen ein, an denen Namen, Adressen und andere Daten aus der Datenquelle eingesetzt werden sollen. Fügen Sie ein Seriendruckfeld beispielsweise nach einer Elementbeschriftung ein, z. B. Firma: «Firma».

    So wird's gemacht?

    1. Klicken Sie im Hauptdokument auf die Stelle, an der Sie das Feld einfügen möchten.

    2. Fügen Sie eines der folgenden Elemente ein:

      Adressblock mit Name, Adresse und anderen Informationen

      1. Klicken Sie auf Adressblock.

      2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen die gewünschten Formate sowie die Adresselemente aus, die Sie einbeziehen möchten, und klicken Sie auf OK.

        Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die für den Adressblock erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht verfügbar), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

      Weitere Felder mit Informationen

      1. Klicken Sie auf Weitere Elemente, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

        • Zur Auswahl von Adressfeldern, die Feldern in Ihrer Datenquelle automatisch zugeordnet werden, selbst wenn die Namen der Felder in der Datenquelle nicht den Namen Ihrer Felder entsprechen, klicken Sie auf Adressfelder.

        • Zum Auswählen von Feldern, die immer Daten direkt aus einer Spalte in einer Datenbank übernehmen, klicken Sie auf Datenbankfelder.

      2. Klicken Sie im Feld Felder auf das gewünschte Feld.

      3. Klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schließen.

        Wenn das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen angezeigt wird, konnte Word möglicherweise die für das Einfügen des Felds erforderlichen Daten nicht aufrufen. Klicken Sie auf den Pfeil neben (nicht verfügbar), und wählen Sie in der Datenquelle das Feld aus, das dem für den Seriendruck erforderlichen Feld entspricht.

        Hinweis : Wenn Sie ein Feld aus der Liste Datenbankfelder einfügen und später zu einer Datenquelle wechseln, die keine Spalte mit dem Namen dieses Felds enthält, kann Word die darin enthaltenen Daten nicht in das Seriendruckdokument einfügen.

    3. Wiederholen Sie die Schritte a und b für alle Felder, die Sie einfügen möchten.

      Hinweise : 

      • Zeichen für Seriendruckfelder (« ») können weder manuell über die Tastatur eingegeben noch mit dem Befehl Symbol im Menü Einfügen eingefügt werden. Sie müssen dazu den Arbeitsbereich "Seriendruck" verwenden.

      • Wenn um die Seriendruckfelder geschweifte Klammern angezeigt werden, wie z. B. { MERGEFIELD Ort }, zeigt Word nicht die Feldergebnisse, sondern die Feldfunktionen an. Dies hat keinen Einfluss auf den Seriendruck. Wenn Sie jedoch stattdessen die Ergebnisse anzeigen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Feldfunktion, und klicken Sie dann auf Feldfunktionen ein/aus.

    4. Sie können auf Wunsch das Format der Seriendruckdaten ändern.

      So wird's gemacht?

      Zum Formatieren von Seriendruckdaten müssen Sie die Seriendruckfelder im Hauptdokument formatieren. Formatieren Sie nicht die Daten in der Datenquelle, da deren Formatierung beim Einfügen der Daten in das Dokument nicht übernommen wird.

      1. Markieren Sie im Hauptdokument das Feld mit den zu formatierenden Daten einschließlich der umgebenden Zeichen für Seriendruckfelder (« »).

      2. Ändern Sie die Schriftart oder sonstige Formatierungen wie gewünscht.

  9. Nachdem Sie das Hauptdokument fertig gestellt und alle Seriendruckfelder eingefügt haben, klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter. Geben Sie dem Dokument einen Namen, und klicken Sie dann auf Speichern.

  10. Klicken Sie auf Weiter: Vorschau auf Ihr Verzeichnis.

  11. Um die Elemente der Reihe nach in einer Vorschau anzuzeigen, klicken Sie auf die Pfeilschaltflächen Zurück und Vorwärts. Um nach einem bestimmten Element zu suchen und es in der Vorschau anzuzeigen, klicken Sie auf Empfänger suchen, und geben Sie die Suchkriterien im Dialogfeld Eintrag suchen ein.

  12. Optimieren Sie bei Bedarf die Empfängerliste. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Empfänger ausschließen, um einen bestimmten Empfänger vom Seriendruck auszuschließen.

    • Zum Ändern der Empfängerliste klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten, und nehmen Sie die entsprechenden Änderungen im Dialogfeld Seriendruckempfänger vor.

  13. Klicken Sie auf Weiter: Seriendruck beenden.

  14. Klicken Sie unter Zusammenführen auf Als neues Dokument speichern.

  15. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruck in neues Dokument eine der folgenden Aktionen aus, und klicken Sie dann auf OK.

    • Klicken Sie auf Alle, um für alle Datensätze einen Seriendruck durchzuführen.

    • Wenn nur für den Datensatz, der im Dokumentfenster angezeigt wird, ein Seriendruck durchgeführt werden soll, klicken Sie auf Aktueller Datensatz.

    • Um einen Bereich von Datensätzen in den Seriendruck einzubeziehen, klicken Sie auf Von, und geben Sie dann die Nummern der Datensätze in die Felder Von und Bis ein.

      Word öffnet ein neues Dokument, das alle einzelnen Datensätze enthält.

  16. Fügen Sie Kopfzeilen, Fußzeilen und anderen gewünschten Text hinzu.

    Wenn die Seriendruckdaten als Tabelle formatiert sind, fügen Sie z. B. nach dem Zusammenführen der Daten Spaltenüberschriften zur Tabelle hinzu.

  17. Speichern oder drucken Sie das Verzeichnis genauso wie jedes andere Dokument.

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