Erstellen eines SAP-Workflows auf einer Duet Enterprise-Website

Mit Duet Enterprise für Microsoft SharePoint und SAP können Sie eine SAP-Workflowwebsite in SharePoint Server konfigurieren. Für den Benutzer werden die Aufgaben in einem solchen Workflow auf einer SharePoint-Website angezeigt, und es werden Benachrichtigungen zu Aufgabenereignissen per E-Mail versendet. Wenn der Benutzer bei der Arbeit in SharePoint oder Outlook einen SAP-Workflow abschließt, aktualisiert Duet Enterprise das SAP-System.

Ein SAP-Workflow in Duet Enterprise auf SharePoint bietet die folgenden Vorteile:

  • Verwenden von vertrauten Microsoft Office-Tools    Die Benutzer können aus der vertrauten Microsoft Office-Umgebung auf Aufgaben antworten und viele der vertrauten Office-Tools für die Arbeit mit Aufgabeninhalten verwenden. So können die Benutzer beispielsweise mit Programmen wie Communicator, Word und Excel an Aufgaben zusammenarbeiten.

  • Einfaches Hinzufügen von Webparts    Websitebesitzer können dem Aufgabenformular auf einfache Weise Webparts für zugehörige Informationen wie SAP-Berichte und Hilfsdokumente hinzufügen. Im Aufgabenformular wird dann eine Liste mit Links angezeigt, auf die der Benutzer klicken kann, um zu den Informationen zu gelangen.

  • Konfigurieren mit minimaler IT-Unterstützung    Websitebesitzer können SAP-Workflows mit nur minimaler Unterstützung seitens der IT-Abteilung konfigurieren und aktivieren, und es erübrigt sich, zeitaufwendige und teure Unterstützung bei der Programmierung anzufordern.

  • Zugriff auf Tools für die Anpassung    Websiteentwickler können Aufgabenformulare, den Inhalt von E-Mail-Benachrichtigungen und das Aussehen der Seiten, auf denen die Aufgaben aufgelistet werden, anpassen. Sie können einige Elemente anpassen, ohne dass Code geschrieben werden muss, indem sie einfach die Features von SharePoint Server oder SharePoint Designer 2010 verwenden. Alternativ können sie auch die Vorteile von gut dokumentierten Programmierungsschnittstellen nutzen, wenn weitere Anpassungen erforderlich werden.

Zum Erstellen eines SAP-Workflows müssen Sie über die Berechtigungen eines Websitebesitzers verfügen.

Inhalt dieses Artikels

Schritt 1 – Erstellen einer Website für den Workflow

Schritt 2 – Aktivieren des Workflowfeatures

Schritt 3 – Konfigurieren eines neuen SAP-Workflow-Aufgabentyps

Schritt 4 – Gewähren des Benutzerzugriffs

Schritt 5 – Veröffentlichen des Workflows

Schritt 1 – Erstellen einer Website für den Workflow

Manchmal ist es hilfreich, eine neue Website als Host für einen Workflow zu erstellen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass die Website exakt die gewünschten Features bietet.

So erstellen Sie eine neue Duet Enterprise-Workflowwebsite

  1. Klicken Sie auf der Duet-Website auf Websiteaktionen, und wählen Sie dann Neue Website aus.

  2. Wählen Sie im Katalog Erstellen die Websitevorlage aus, die Sie verwenden möchten, wie die Vorlage Teamwebsite.

  3. Klicken Sie auf Weitere Optionen.

  4. Geben Sie im Bereich Titel und Beschreibung einen Namen sowie eine Beschreibung für die neue Website ein.

  5. Geben Sie im Bereich Websiteadresse einen Namen für den URL-Pfad ein.

    Der hier angegebene URL-Name wird zum abschließenden Eintrag für die gesamte URL. Wenn Sie die neue Website beispielsweise "Mitarbeitergenehmigungsaufgaben" nennen, könnten Sie "MitarbeiterGenehmigung" als URL eingeben. Die vollständige URL wäre dann

    http://NameMeinerWebsite/Websiteportal/MitarbeiterGenehmigung

  6. Aktivieren Sie im Bereich Berechtigungen das Kontrollkästchen Eigene Berechtigungen verwenden.

Wichtig :  Es ist äußerst wichtig, dass eigene Berechtigungen verwendet werden. Andernfalls ist es u. U. unmöglich, auf die Workflowwebsite zuzugreifen oder eine Aufgabe anzuzeigen.

  1. Geben Sie im Bereich Navigationsvererbung an, ob Ihre Workflowwebsite die gleiche Leiste für häufig verwendete Hyperlinks wie die übergeordnete Website verwenden soll.

  2. Klicken Sie auf Erstellen, um eine Seite zu öffnen, auf der Sie den Benutzerzugriff auf den Workflow festlegen können.

  3. Richten Sie auf der Seite Gruppen für diese Website einrichten die Gruppen Besucher, Mitglied und Besitzer ein, und klicken Sie dann auf OK.

    Wie werden Gruppen eingerichtet?   

    So richten Sie für die neue Workflowwebsite Gruppen ein

    1. Gehen Sie im Bereich Besucher dieser Website folgendermaßen vor:

      • Wählen Sie das Kontrollkästchen Vorhandene Gruppe verwenden aus, und wählen Sie den Namen der Gruppe aus der Dropdownliste aus
        – ODER –

      • Wählen Sie das Kontrollkästchen Neue Gruppe erstellen aus, und geben Sie dann einen Namen für die Gruppe der Besucher ein.

      • Geben Sie einen oder mehrere Namen von Benutzern ein, die zu dieser Gruppe gehören sollen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Namen überprüfen.

    2. Führen Sie auf der Seite Gruppen für diese Website einrichten im Bereich Mitglieder dieser Website einen der folgenden Schritte aus:

      • Wählen Sie das Kontrollkästchen Vorhandene Gruppe verwenden aus, und wählen Sie den Namen der Gruppe aus der Dropdownliste aus
        – ODER –

        1. Wählen Sie das Kontrollkästchen Neue Gruppe erstellen aus, und geben Sie dann einen Namen für die Gruppe der Mitglieder ein.

      • Geben Sie einen oder mehrere Namen von Benutzern ein, die zu dieser Gruppe gehören sollen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Namen überprüfen.

    3. Führen Sie auf der Seite Gruppen für diese Website einrichten im Bereich Besitzer dieser Website einen der folgenden Schritte aus:

      • Wählen Sie das Kontrollkästchen Vorhandene Gruppe verwenden aus, und wählen Sie den Namen der Gruppe aus der Dropdownliste aus
        – ODER –

        1. Wählen Sie das Kontrollkästchen Neue Gruppe erstellen aus, und geben Sie dann einen Namen für die Gruppe der Besitzer ein.

        2. Geben Sie einen oder mehrere Namen von Benutzern ein, die zu dieser Gruppe gehören sollen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Namen überprüfen.

SharePoint Server erstellt eine neue Website und öffnet diese.

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Schritt 2 – Aktivieren des Workflowfeatures

Wenn Sie das Workflowfeature aktivieren, registriert SharePoint Server die Websitevorlage für die Workflowwebsite. Anschließend kann der Websiteentwickler die von Duet Enterprise bereitgestellten Vorlagen verwenden oder eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen.

Sie können dieses Verfahren in einer Entwicklungsumgebung durchführen und den Workflow dann in eine Produktionsumgebung importieren. So kann der Websiteentwickler beispielsweise einen Workflow in einer Entwicklungsumgebung erstellen, anpassen und in Stufen unterteilen und die Workflowwebsite dann als Websitevorlage exportieren.

So aktivieren Sie einen Duet Enterprise-Workflow

  1. Klicken Sie auf der neuen Website auf Websiteaktionen, und wählen Sie dann Websiteeinstellungen aus, um die Seite Websiteeinstellungen zu öffnen.

  2. Wählen Sie in der Gruppe Websiteaktionen die Option Websitefeatures verwalten aus.

  3. Suchen Sie Duet Enterprise – SAP-Workflow, und klicken Sie dann auf Aktivieren.

Nachdem das Feature aktiviert wurde, können Sie zur Stammwebsite des Workflows zurückkehren.

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Schritt 3 – Konfigurieren eines neuen SAP-Workflow-Aufgabentyps

Wenn Sie einen neuen SAP-Workflow-Aufgabentyp konfigurieren, können Sie eine Sammlung von Merkmalen angeben, die die Aufgabe aufweisen soll. So wählen Sie beispielsweise eine bestimmte Vorlage aus und geben den SAP-Aufgabentyp sowie die möglichen Ergebnisse an, die eine Aufgabe haben kann. Nach Abschluss der Konfiguration erstellt SharePoint Server einen neuen Arbeitsbereich für diesen Aufgabentyp.

Duet Enterprise enthält eine Vorlage für eine SAP-Workflowwebsite, die Sie sofort übernehmen können. Der Websiteentwickler kann einen Workflow jedoch auch mit SharePoint Designer 2010 an spezielle Geschäftsanforderungen anpassen. So kann der Websiteentwickler beispielsweise festlegen, dass jede Seite im Workflow ein Webpart Verwandte Berichte enthält.

So konfigurieren Sie einen neuen SAP-Workflow-Aufgabentyp

  1. Klicken Sie auf der Stammwebsite des Workflows auf Websiteaktionen, und wählen Sie dann Websiteeinstellungen aus.

  2. Suchen Sie auf der Seite Websiteeinstellungen die Gruppe Duet Enterprise-Workflowaktionen, und wählen Sie dann Neue Duet Enterprise-Workflowwebsite erstellen aus, um die Eigenschaftsseite für die Workflowwebsite zu öffnen.

  3. Geben Sie auf der Seite Neue Duet Enterprise-Workflowwebsite eine Beschreibung der neuen Website ein.

  4. Klicken Sie in der Gruppe Vorlagenauswahl im Bereich Vorlage auswählen auf die Registerkarte Duet Enterprise, und wählen Sie dann SAP-Workflowwebsite oder den Namen der benutzerdefinierten Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

  5. Geben Sie in der Gruppe Geschäftskontext im Textfeld Aufgabenname den Namen des SAP-Aufgabentyps ein.

    Hinweis :  Der Wert in Aufgabenname muss dem Namen entsprechen, der im SAP-System verwendet wird. Weitere Informationen zu den Namen von Aufgabentypen erhalten Sie vom SAP-Workflow-Administrator.

  6. Geben Sie im Textfeld neben Anzeigename der Aufgabe den Namen ein, der auf der Website angezeigt werden soll.

  7. Gehen Sie in der Gruppe Aufgabenergebnisse im Bereich Mögliche Aufgabenergebnisse folgendermaßen vor:

    1. Geben Sie im Feld Text den Namen eines möglichen Ergebnisses ein, wie Genehmigen oder Ablehnen. Die hier angegebenen Ergebnisse werden im Aufgabenformular als Schaltflächen angezeigt.

    2. Geben Sie im Feld Schlüssel den numerischen Schlüssel dieses Ergebnisses ein, wie "001" oder "002".

    3. Klicken Sie auf Ergebnis hinzufügen.

    4. Wiederholen Sie die Schritte a bis c, bis Sie alle möglichen Ergebnisse eingegeben haben.

Hinweis :  Der Websiteentwickler gibt bei der Ersteinrichtung eine bestimmte Sammlung gültiger Ergebnisse (Text und Schlüsselwerte) vor. Name und Schlüssel des Ergebnisses, die Sie in diesem Schritt eingeben, müssen einem vordefinierten Ergebnis entsprechen. Weitere Informationen zu gültigen Ergebnissen, die Sie verwenden können, erhalten Sie vom SAP-Workflow-Administrator.

  1. Wenn Sie ein Ergebnis aus der Liste entfernen möchten, markieren Sie das Ergebnis, und klicken Sie dann auf Auswahl entfernen.

  2. Geben Sie im Textfeld Erweiterte Geschäftseigenschaften die Namen von beliebigen erweiterten Eigenschaften ein.

    Hinweis :  Der Websiteentwickler oder der Administrator können zusätzliche Eigenschaften für einen SAP-Workflow festlegen. Wenn Sie mehr über die erweiterten Geschäftseigenschaften erfahren möchten, die für Ihre Website ggf. erforderlich sind, wenden Sie sich an den Workflow-Administrator.

  3. Geben Sie in der Gruppe Externer Inhaltstyp (Business Data Catalog, Geschäftsdatenkatalog) im Textfeld BDC-Entität den Wert Workflowwebdienst als Inhaltstyp für diesen Aufgabentyp ein. Wenn Sie den Namen des Inhaltstyps überprüfen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Überprüfen, ob das externe Element vorhanden ist  Überprüfen, ob das externe Element vorhanden ist . Wenn Sie Workflowwebdienst aus einer Liste der gültigen externen Inhaltstypen auswählen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen  Externen Inhaltstyp auswählen , um das Auswahldialogfeld Externen Inhaltstyp auswählen zu öffnen. Wählen Sie dann Workflowwebdienst aus, und klicken Sie auf OK.

  4. Klicken Sie auf Erstellen, um die neue SAP-Workflowwebsite zu erstellen.

  5. Wenn die Meldung Website wurde erfolgreich erstellt angezeigt wird, klicken Sie auf OK, um zur neuen Website zu wechseln.

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Schritt 4 – Gewähren des Benutzerzugriffs

Nachdem Sie einen SAP-Workflow-Aufgabentyp und die zugehörige Website hinzugefügt haben, sind Sie bereit, die Benutzer hinzuzufügen, an die die Aufgaben auf der Website übermittelt werden. Sie können die Benutzer einzeln hinzufügen, oder Sie können eine Benutzergruppe hinzufügen, indem Sie die geeignete SAP-Rolle hinzufügen.

Wenn Sie Benutzer den Zugriff auf den Workflow mit dem nachstehenden Verfahren gewähren, bestätigt Duet Enterprise die Autorisierung des angeforderten Benutzers für den Zugriff auf die SAP-Workflowelemente.

So bewähren Sie Benutzern den Zugriff auf die SAP-Workflowwebsite für den neuen Aufgabentyp

  1. Navigieren Sie zu der Workflowwebsite.

  2. Klicken Sie auf Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Suchen Sie auf der Seite Websiteeinstellungen die Gruppe Duet Enterprise-Workflowaktionen, und wählen Sie dann Benutzern den Zugriff auf SAP-Workflowaufgaben gewähren aus, um die Benutzerzugriffsliste zu öffnen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Benutzerzugriffsliste in der Gruppe Listentools auf die Registerkarte Elemente.

  5. Klicken Sie im Menüband auf den nach unten weisenden Pfeil neben Neues Element, und klicken Sie dann auf Neues Element, um die Eigenschaftsseite der Benutzerzugriffsliste zu öffnen.

  6. Führen Sie auf der Eigenschaftsseite Benutzerzugriffsliste die folgenden Schritte aus.

    1. Wählen Sie in der Dropdownliste den Namen der Aufgabe aus, auf die Sie den Zugriff gewähren möchten.

    2. Geben Sie im Textfeld Benutzer auswählen den Namen des Benutzers ein, dem Sie den Zugriff gewähren möchten. Wenn Sie den Zugriff allen Benutzern gewähren möchten, die über eine bestimmte SAP-Rolle verfügen, geben Sie den Namen der Rolle ein. Sie können Ihre Eingabe überprüfen, indem Sie auf die Schaltfläche Namen überprüfen klicken. Wenn Sie nach dem Namen einer Rolle suchen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen.

    3. Geben Sie im Feld Gültig ab das Datum ein, ab dem der Benutzerzugriff zulässig sein soll. Wenn Sie ein Datum aus dem Kalender auswählen möchten, klicken Sie auf das Kalendersymbol.

    4. Klicken Sie anschließend auf OK, um zur Benutzerzugriffsliste zurückzukehren.

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Schritt 5 – Veröffentlichen des Workflows

Wenn Sie die Schritte des folgenden Verfahrens durchführen möchten, müssen Sie ein Websitesammlungs-Administrator der Stamm-Workflowwebsite sein.

So veröffentlichen Sie eine neue SAP-Workflowwebsite

  1. Öffnen Sie das Startmenü, klicken Sie auf SharePoint Designer 2010, um die Anwendung zu öffnen, und klicken Sie dann auf Website öffnen.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Website öffnen im Feld Websitename die URL der Workflowwebsite ein, die Sie veröffentlichen möchten. Hiermit wird die Seite Websiteinformationen für den Workflow geöffnet.

  3. Klicken Sie imNavigationsbereich auf Workflows.

  4. Suchen Sie im Bereich Workflows den Abschnitt Listenworkflow sowie den Namen des Workflows, den Sie veröffentlichen möchten.

    Die folgende Abbildung zeigt beispielsweise den Workflow "TestAufgabe".

    In SharePoint Designer können Sie zu einem neu erstellten Duet-Workflow navigieren.

  5. Doppelklicken Sie auf den Namen des Workflows, um eine Seite zu öffnen, auf der Sie die Einstellungen des Workflows verwalten können.

  6. Klicken Sie im Menüband auf Veröffentlichen.

    Wenn Sie den Namen des Workflows auswählen, öffnet SharePoint Designer eine Seite, auf der Sie den Workflow veröffentlichen können.

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