Erstellen eines Haltebereichs zum Aussetzen von Dokumenten oder Elementen

Mithilfe der Funktion "Haltebereichstatus und eDiscovery", das für jede Website verfügbar ist, können Unternehmen nach Elementen wie Dokumenten, Bildern oder Seiten suchen und Ablaufrichtlinien dafür aussetzen. In der Regel wird diese Funktion für Elemente verwendet, für die Ereignisse wie Rechtsstreitigkeiten, Überwachungen oder Untersuchungen auftreten. Unternehmen können mithilfe von Haltebereichen verhindern, dass Elemente, die möglicherweise für laufende Rechtsstreitigkeiten oder Untersuchungen relevant sind, ablaufen oder zerstört werden, bevor das Ereignis, für das sie relevant sind, aufgelöst wurde. Wenn ein Haltebereich für ein Element festgelegt wird, gibt es außerdem die Möglichkeit, das Element zu sperren, damit es nicht bearbeitet oder gelöscht werden kann.

Sie müssen ein Websitesammlungsadministrator sein, um Haltebereiche hinzufügen, bearbeiten oder entfernen zu können.

Inhalt dieses Artikels

Funktionsweise eines Haltebereichs

Erstellen eines Haltebereichs

Hinzufügen von Elementen zu einem Haltebereich

Suchen nach Elementen, die einem Haltebereich hinzugefügt werden sollen

Anzeigen aller Elemente in einem Haltebereich

Anzeigen aller Haltebereiche für ein Element

Entfernen eines Elements aus einem Haltebereich

Freigeben aller Elemente in einem Haltebereich

Funktionsweise eines Haltebereichs

Um die Funktion "Haltebereich" verwenden zu können, muss die Funktion "Haltebereichstatus und eDiscovery" bei jeder Website aktiviert werden, auf der Elemente gehostet werden.Standardmäßig verfügt jede Datenarchiv-Website über eine Haltebereichsliste, die Datensatzmanager zum Erstellen und Verwalten von Ereignissen wie Rechtsstreitigkeiten, Überwachungen oder Untersuchungen verwenden können. Sie sind jedoch nicht darauf beschränkt, die Funktion "Haltebereichstatus und eDiscovery" nur auf einer Datenarchiv-Website einzusetzen. Vielmehr können Sie eine Haltebereichsliste jeder beliebigen Website hinzufügen, indem Sie die Seite "Websiteeinstellungen" für die Website öffnen und dann die Funktion "Haltebereichstatus und eDiscovery" aktivieren.

Sie erstellen einen neuen Haltebereich für ein bestimmtes Ereignis, indem Sie einer Haltebereichsliste einen neuen Eintrag hinzufügen. Die Haltebereichsliste enthält Tools zum Suchen und Halten relevanter Elemente, Anzeigen von Elementen mit Haltestatus oder Freigeben eines Haltebereichs, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Wenn ein Element einem Haltebereich hinzugefügt wird, wird sein Haltebereichsstatus aktualisiert, um anzugeben, dass es sich im Haltebereich befindet. Darüber hinaus wird durch die Anwendung verhindert, dass dieses Element abläuft oder gelöscht wird. Nachdem Elemente einem Haltebereich hinzugefügt wurden, werden sie normalerweise von der Rechtsabteilung eines Unternehmens daraufhin überprüft, ob sie für das Ereignis relevant sind, durch das die Erstellung des Haltebereichs veranlasst wurde. Einzelne Elemente können aus einem Haltebereich entfernt werden, wenn bestimmt wurde, dass sie nicht relevant sind.

In einem Unternehmen können mehrere Haltebereiche gleichzeitig wirksam sein. Es ist auch möglich, ein Element mehreren Haltebereichen hinzuzufügen. Wenn ein Element mehreren Haltebereichen hinzugefügt wurde, wird seine ursprüngliche Informationsverwaltungsrichtlinie so lange ausgesetzt, bis alle Haltebereiche, denen es hinzugefügt wurde, freigegeben sind.

Wichtig :  Benutzer mit Anzeigeberechtigungen für die Haltebereichsliste können Elemente Haltebereichen hinzufügen oder daraus entfernen. Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen für die Haltebereichsliste können die Haltebereiche selbst direkt ändern.

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Erstellen eines Haltebereichs

Bei einer Website mit aktivierter Funktion "Haltebereichstatus und eDiscovery" können Sie einen Haltebereich erstellen, um ihm Elemente hinzuzufügen.

  1. Klicken Sie auf einer Datenarchiv-Website auf Websiteaktionen   Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" im Abschnitt Haltebereichstatus und eDiscovery auf Haltebereiche. Informationen dazu, wie die Funktion "Haltebereichstatus und eDiscovery" aktiviert wird, finden Sie unter den Links im Abschnitt Siehe auch.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Haltebereiche" im Menüband auf der Registerkarte Listentools auf Elemente.

  4. Klicken Sie im Menüband auf Neues Element.


      Neues Element


  1. Geben Sie in das Feld Titel einen Namen für den zu erstellenden Haltestatus ein. Normalerweise sollte der Titel Informationen zu dem Ereignis (z. B. Rechtsstreitigkeit, Überwachung oder Untersuchung) identifizieren, durch das der Haltestatus veranlasst wurde.

  2. Geben Sie in das Feld Beschreibung zusätzliche Informationen zum Haltestatus ein. Sie können z. B. zusätzliche Informationen zu dem Ereignis bereitstellen, durch das der Haltestatus veranlasst wurde.

  3. Geben Sie im Feld Verwaltet von den Namen des Datensatzmanagers (bzw. der Datensatzmanagergruppe) ein, der für das Verwalten des Haltebereichs zuständig ist.

  4. Klicken Sie auf OK.

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Hinzufügen von Elementen zu einem Haltebereich

Wenn Sie wissen, dass ein bestimmtes Element für einen Haltebereich relevant ist, können Sie dieses Element dem Haltebereich direkt aus der Liste oder Bibliothek hinzufügen, in der es gespeichert ist.

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, die das Element enthält, das Sie dem Haltebereich hinzufügen möchten.

  2. Zeigen Sie auf das Element, das Sie dem Haltebereich hinzufügen möchten, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil und dann auf Konformitätsdetails.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Konformitätsdetails" auf Dem Haltebereich hinzufügen/aus dem Haltebereich entfernen.

  4. Wählen Sie im Abschnitt Einem Haltebereich hinzufügen oder daraus entfernen die Option Einem Haltebereich hinzufügen und dann den Haltebereich aus, dem Sie das Element hinzufügen möchten.


      Einem Haltebereich hinzufügen oder daraus entfernen

  5. Geben Sie im Feld Kommentare Kommentare ein, mit denen Sie erläutern möchten, warum Sie dieses Element dem Haltebereich hinzufügen.

    Hinweis :  Diese Kommentare werden überwacht.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

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Suchen nach Elementen, die einem Haltebereich hinzugefügt werden sollen

Sie können die Suchfunktion verwenden, um gleichzeitig mehrere Elemente zu suchen und einem Haltebereich hinzuzufügen. Sie können auf mehreren Websites nach Elementen suchen, sofern für alle Websites die Funktion "Haltebereichstatus und eDiscovery" aktiviert ist. Zum Suchen nach Elementen auf mehreren Websites aktivieren Sie die Funktion "Haltebereichstatus und eDiscovery" am besten für die Website auf oberster Ebene in der Websitesammlung.

  1. Klicken Sie auf der Website, die die gesuchten Elemente enthält, auf Websiteaktionen  Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" im Abschnitt Haltebereichstatus und eDiscovery auf Inhalt ermitteln und in Haltebereich setzen.

    Hinweis :  Weitere Informationen zu Stichwörtern und der Stichwortsyntax finden Sie unter den Links im Abschnitt Siehe auch.

    .

  3. Klicken Sie auf der Seite Suchen und zu Haltebereich hinzufügen im Abschnitt Suchkriterien auf Wählen Sie die Website.

    Website für Datensatzsuche auswählen

  4. Wählen Sie im Dialogfeld "Website auswählen" die Website aus, auf der Sie nach Elementen suchen möchten, die einem Haltebereich hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie dann auf OK.

  5. Geben Sie im Feld Suchen die Stichwörter ein, anhand derer Sie nach relevanten Elementen suchen möchten, und klicken Sie auf Vorschau der Ergebnisse anzeigen.

    Hinweis : Weitere Informationen zu Stichwörtern und der Syntax von Stichwörtern finden Sie unter den Links im Abschnitt Siehe auch

    Suchen nach Elementen, die einem Haltebereich hinzugefügt werden sollen

  6. Wenn die Liste der Ergebnisse angezeigt wird, wählen Sie im Abschnitt Relevanter Haltebereich den Haltebereich aus, der auf die Elemente in der Liste angewendet werden soll.

  7. Klicken Sie auf OK.

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Anzeigen aller Elemente in einem Haltebereich

Jeder erstellte Haltebereich verfügt über einen Haltebereichsbericht, den Sie verwenden können, um alle diesem Haltebereich hinzugefügten Elemente schnell anzuzeigen. Standardmäßig sind Haltebereichsberichte zur Ausführung um 23:00 Uhr terminiert. Dies ist der früheste Zeitpunkt, zu dem alle einem Haltebereich zugeordneten Elemente angezeigt werden können. Der Administrator kann den Zeitpunkt für die Erstellung dieser Berichte konfigurieren oder die Berichte jederzeit manuell ausführen. Weitere Informationen zum Konfigurieren von Berichtszeitplänen finden Sie unter den Links im Abschnitt Siehe auch.

Hinweis :  Sie können Haltebereichsberichte von jeder Website aus anzeigen, bei der die Funktion "Haltebereichstatus und eDiscovery" aktiviert wurde.

  1. Klicken Sie auf der Website, die die Elemente mit Haltebereich enthält, auf Websiteaktionen  Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" im Abschnitt Haltebereichstatus und eDiscovery auf Haltebereichsberichte, um die Liste Haltebereichsberichte zu öffnen.

    Hinweis :  Wenn der Abschnitt Haltebereichstatus und eDiscovery auf der Seite "Websiteeinstellungen" nicht angezeigt wird, wurde die Funktion "Haltebereichstatus und eDiscovery" auf der Website nicht aktiviert.

  3. Klicken Sie in der Liste "Haltebereichsberichte" auf den Namen des Berichts, der angezeigt werden soll.

  4. Der Bericht wird im Kalkulationstabellenformat geöffnet.

  5. Klicken Sie auf die Registerkarte Zurückgehaltene Elemente, um alle Elemente anzuzeigen, die zum ausgewählten Haltebereich gehören.


      Haltebereichsbericht

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Anzeigen aller Haltebereiche für ein Element

Wenn ein Element mehreren Haltebereichen hinzugefügt wurde, können Sie mithilfe des Befehls Konformitätsdetails die Liste der Haltebereiche anzeigen, die sich auf dieses Element beziehen.

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, die das Element enthält, für das die Haltebereichsinformationen angezeigt werden sollen.

  2. Zeigen Sie auf das gewünschte Element, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil und dann auf Konformitätsdetails.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld "Konformitätsdetails" auf "Dem Haltebereich hinzufügen/aus dem Haltebereich entfernen".

  4. Klicken Sie auf der Seite "Haltebereichsstatus" auf den Pfeil unter der Option Aus dem Haltebereich entfernen, um eine Liste der Haltebereiche anzuzeigen, denen das Element zugeordnet ist.

      Haltebereiche, die einem Datensatz zugeordnet sind

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Entfernen eines Elements aus einem Haltebereich

Sie können den Befehl Konformitätsdetails verwenden, um ein einzelnes Element aus einem Haltebereich zu entfernen.

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, die das Element enthält, das Sie aus einem Haltebereich entfernen möchten.

  2. Zeigen Sie auf das gewünschte Element, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil und dann auf Konformitätsdetails.

  3. Klicken Sie im Abschnitt Haltebereichstatusauf Dem Haltebereich hinzufügen/aus dem Haltebereich entfernen.

  4. Wählen Sie auf der Seite "Haltebereichstatus des Elements" die Option Aus dem Haltebereich entfernen und dann den Haltebereich aus, der für das Element aufgehoben werden soll.

      Datensatz aus Haltebereich entfernen

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis :  Da ein Element mehreren Haltebereichen zugeordnet werden kann, ist es wichtig, dass Sie den richtigen Haltebereich auswählen, der für das Dokument aufgehoben werden soll.

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Freigeben aller Elemente in einem Haltebereich

Wenn Sie einen Haltebereich für ein oder mehrere Elemente aufheben und der Haltebereich nicht mehr benötigt wird, können Sie alle Elemente freigeben, die dem Haltebereich hinzugefügt wurden. Wenn Sie einen Haltebereich aufheben, wird die normale Erzwingung der Informationsverwaltungsrichtlinien für die Elemente, für die der Haltebereich galt, fortgesetzt.

Standardmäßig sind Haltebereichsberichte zur Ausführung um 23:00 Uhr terminiert. Dies ist der früheste Zeitpunkt, zu dem Sie überprüfen können, ob Elemente in einem Haltebereich freigegeben wurden. Der Administrator kann jedoch den Zeitpunkt für die Erstellung dieser Berichte konfigurieren oder die Berichte jederzeit manuell ausführen.

  1. Klicken Sie auf der Website, die die Elemente mit Haltebereich enthält, auf Websiteaktionen  Websiteaktionen und dann auf Websiteeinstellungen.

  1. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" im Abschnitt Haltebereichstatus und eDiscovery auf Haltebereiche, um die Liste Haltebereich zu öffnen.

    Hinweis :  Wenn der Abschnitt Haltebereichstatus und eDiscovery auf der Seite Websiteeinstellungen nicht angezeigt wird, wurde die Funktion "Haltebereichstatus und eDiscovery" auf der Website nicht aktiviert.

  2. Zeigen Sie auf den Haltebereich mit den Elementen, die im Haltebereich freigegeben werden sollen, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil und dann auf Konformitätsdetails.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Konformitätsdetails" im Abschnitt Haltebereichstatus auf Dem Haltebereich hinzufügen/aus dem Haltebereich entfernen.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld "Haltebereiche" im Abschnitt Haltebereichstatus auf Haltebereich aufheben.

  5. Geben Sie auf der Seite "Halten aufheben" Kommentare ein, die Sie zu den Gründen für das Aufheben des Haltestatus bereitstellen möchten.

    Hinweis :  Diese Kommentare werden überwacht.

    Haltebereich auflösen

    1. Klicken Sie auf Halten aufheben.

      Wichtig :  Wenn Sie einen Haltebereich aufheben, wird die normale Erzwingung der Informationsverwaltungsrichtlinien für alle Elemente, für die der Haltebereich galt, fortgesetzt. Das bedeutet, dass der Ablauf oder die Zerstörung dieser Elemente nicht mehr ausgesetzt ist. Wenn für bestimmte Elemente mehrere Haltebereiche gelten, kann die normale Richtlinienerzwingung für diese Elemente erst wiederhergestellt werden, wenn alle Haltebereiche, zu denen sie gehören, aufgelöst und aufgehoben sind.

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