Erstellen eines Ausdrucks

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Zum Erstellen eines Ausdrucks in Access-Datenbanken wählen Sie das Objekt oder die Eigenschaft aus, auf das oder die Sie den Ausdruck anwenden möchten, und drücken dann STRG+F2. Damit wird der Ausdrucks-Generator geöffnet. Dieses Tool enthält zahlreiche Teilausdrücke, mit denen Sie Zeit sparen können. Darüber hinaus steht eine integrierte Hilfe bereit, auf die Sie im Problemfall zugreifen können. Mit Ausdrücken können Daten in beliebiger Weise ausgewertet werden. So können Sie beispielsweise feststellen, wie viele Tage seit dem Versand einer Bestellung vergangen sind, oder Sie können den Vornamen und den Nachnamen zu einem vollständigen Namen zusammenführen. Wenn Sie mit Excel vertraut sind, können Sie Ausdrücke als die Access-Version von Formeln betrachten.

Einige Ausdrücke funktionieren in Access Web Apps und in Desktopdatenbanken nicht in der gleichen Weise. Die Informationen in diesem Artikel gelten, sofern nichts anderes angegeben wird, sowohl für Web Apps als auch für Datenbanken. Weitere Informationen zu Access Web Apps finden Sie im Artikel Erstellen einer Access-App.

Lesen Sie weiter, wenn Sie sich mit den Grundlagen von Ausdrücken vertraut machen und wissen möchten, wann Ausdrücke verwendet und wie sie erstellt werden.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht über Ausdrücke

Arbeiten mit dem Ausdrucks-Generator

Berechnen von Werten für Steuerelemente in Formularen und Berichten

Verwenden von Ausdrücken als Abfragekriterien

Erstellen eines berechneten Felds in einer Abfrage

Erstellen eines berechneten Felds in einer Tabelle

Hinzufügen einer Gültigkeitsprüfungsregel zu einem Tabellenfeld oder Datensatz

Hinzufügen einer Gültigkeitsprüfungsregel zu einem Steuerelement

Festlegen von Standardwerten für ein Tabellenfeld

Festlegen von Standardwerten für Steuerelemente

Steuern der auszuführenden Makroaktionen

Gruppieren und Sortieren von Daten in Berichten

Übersicht über Ausdrücke

Können Sie sich noch daran erinnern, wie Sie sich damals im Matheunterricht mit Gleichungen befasst haben? Gegeben sei  x2+z = (2y-1)/7, Auflösung nach x, also dieser Kram? Vielleicht erinnern Sie auch noch gehört zu haben, dass Gleichungen die Basis der modernen Technik sind – wenn Sie etwas Stabiles bauen möchten, verwenden Sie Gleichungen, um bestimmte Fragen zu beantworten, zum Beispiel "Wie dick müssen die Schrauben für die Treppe sein?" Und genau darum geht es bei Gleichungen oder Ausdrücken, nur dass anstelle von x, y und z Begriffe wie [Preis pro Einheit], [Rabatt] und [Menge] eingesetzt werden. Und mit Ausdrücken können Sie nicht nur mathematische Probleme lösen, sondern auch alles Mögliche mit Textdaten anstellen.

Was mit Ausdrücken alles möglich ist

Im Folgenden nur einige allgemeine Beispiele dafür, was mit Ausdrücken möglich ist:

  • Alter berechnen

  • Vornamen und Nachnamen verknüpfen

  • Geänderte Datensätze mit dem Datum/der Uhrzeit der letzten Änderung kennzeichnen

  • Ein Muster festlegen, dem die Dateneingabe entsprechen muss

  • Zeichen auf beiden Seiten einer Textzeile entfernen

Technischer Überblick

Hinweis :  Sie müssen diesen Abschnitt nicht lesen, um in der Lage zu sein, Ausdrücke zu erstellen, aber er vermittelt Ihnen ggf. einen besseren Eindruck von der Funktionsweise von Ausdrücken, und es werden technische Begriffe verwendet, die Ihnen helfen, auf den eher technisch orientierten Websites wie MSDN weitere Informationen zu finden.

Ein Ausdruck stellt eine Kombination aus einigen oder allen der folgenden Elemente dar: vor- oder benutzerdefinierte Funktionen, Bezeichner, Operatoren und Konstanten. Das Ergebnis eines Ausdrucks ist ein einzelner Wert.

Die Komponenten eines Ausdrucks

Der folgende Ausdruck enthält z. B. alle vier dieser Elemente:

=Summe([Kaufpreis])*0,08

In diesem Beispiel ist Summe() eine integrierte Funktion, [Kaufpreis] ein Bezeichner, * ein mathematischer Operator und 0,08 eine Konstante. Dieser Ausdruck kann in einem Textfeld in einem Formularfuß oder Berichtsfuß verwendet werden, um die Mehrwertsteuer für eine Gruppe von Elementen zu berechnen.

Ausdrücke können wesentlich komplexer oder auch erheblich einfacher sein als in diesem Beispiel. Der nachfolgende boolesche Ausdruck (der entweder in Wahr oder Falsch ausgewertet werden kann) besteht z. B. aus lediglich einem Operator und einer Konstanten:

>0

Der Ausdruck gibt Wahr zurück, wenn er mit einer Zahl verglichen wird, die größer als 0 ist, und Falsch, wenn die Zahl kleiner oder gleich 0 ist. Sie können diesen Ausdruck in der Eigenschaft Gültigkeitsprüfungsregel eines Steuerelements oder eines Tabellenfelds verwenden, um sicherzustellen, dass nur Werte eingegeben werden, die größer als 0 sind.

Sie können einen Ausdruck an zahlreichen Stellen in der Datenbank verwenden. Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros weisen alle Eigenschaften auf, die einen Ausdruck akzeptieren. Sie können beispielsweise Ausdrücke in den Eigenschaften Steuerelementinhalt und Standardwert von Steuerelementen verwenden. Wenn Sie außerdem VBA-Code für eine Ereignisprozedur oder ein Modul schreiben, verwenden Sie häufig Ausdrücke, die denen in einem Access-Objekt verwendeten Ausdrücken ähneln (z. B. eine Tabelle oder Abfrage).

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Arbeiten mit dem Ausdrucks-Generator

Der Ausdrucks-Generator bietet die folgenden Vorteile:

  • Sie können auf einfache Weise Funktionen, Operatoren, Konstanten und Bezeichner (zum Beispiel die Namen von Feldern, Tabellen, Formularen und Abfragen) nachschlagen und einfügen und so Zeit sparen und Fehler vermeiden.

  • Der Ausdrucks-Generator schränkt die verfügbaren Ausdrucksteile basierend auf dem Kontext des Ausdrucks ein.

  • Sie können aus einer Vielzahl von vorgefertigten Ausdrücken wählen, wie Seitenzahlen, aktuelles Datum oder aktuelles Datum/aktuelle Uhrzeit.

  • Der Ausdrucks-Generator arbeitet mit IntelliSense – Sie müssen sich also nicht alle Argumente merken, die in einem Ausdruck erforderlich sind.

  • Im Ausdrucks-Generator ist die Hilfe jederzeit verfügbar – klicken Sie einfach auf die Links, die in den QuickInfos angezeigt werden.

Starten des Ausdrucks-Generators :

Die Tastenkombination zum Starten des Ausdrucks-Generators ist STRG+F2. Wenn Sie diese Tastenkombination zum ersten Mal verwenden, wird das Dialogfeld Generator auswählen geöffnet. Doppelklicken Sie in diesem Dialogfeld einfach auf Ausdrucks-Generator, um fortzufahren.

Ausführlichere Informationen zum Verwenden des Ausdrucks-Generators.

Die Beschränkung der Schachtelungsebenen für Ausdrücke in einer Webdatenbank beträgt 65 Ebenen

Ausdrücke, die mehr als 65 Ebenen tief geschachtelt sind, funktionieren im Browser nicht, daher sollten Sie solche Ausdrücke nicht in einer App-Webdatenbank verwenden. Es wird keine Fehlermeldung ausgegeben – der Ausdruck funktioniert einfach nicht.

Wichtig : Mit den Operatoren &, UND und ODER können auf dem Server zusätzliche Schachtelungsebenen erstellt werden, die im Access-Client nicht wiedergegeben werden. So ist der Ausdruck "a" & "b" & "c" im Ausdrucks-Generator nicht verschachtelt, wird in SharePoint jedoch zu concatenate.Db("a", concatenate.Db("b", "c") ). Durch diese Umsetzung ergibt sich eine Schachtelungsebene. Die Verwendung vieler aufeinander folgender &-, UND- oder ODER-Operatoren in einem einzelnen Ausdruck kann dazu führen, dass die Beschränkung der Schachtelungsebenen von 65 auf dem Server überschritten wird, sodass der Ausdruck im Browser nicht mehr funktioniert.

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Berechnen von Werten für Steuerelemente in Formularen und Berichten

Wenn Sie einen Ausdruck als Datenquelle für ein Steuerelement verwenden, erstellen Sie ein berechnetes Steuerelement. Angenommen, Sie haben einen Bericht, in dem mehrere Bestandsdatensätze angezeigt werden, und Sie möchten der Berichtsfußzeile eine Summe aller Positionen im Bericht hinzufügen.

Eine Summe in einem Bericht

Platzieren Sie zum Berechnen der Summe ein Textfeld-Steuerelement auf dem Berichtsfuß, und legen Sie die Eigenschaft Steuerelementinhalt des Textfelds auf folgenden Ausdruck fest:

=Summe([ Tabellenfeld ])

In diesem Fall ist Tabellenfeld der Name des Felds, das Ihre Zwischensummenwerte enthält. Dieses Feld kann aus einer Tabelle oder einer Abfrage stammen. Die Funktion Summe berechnet die Gesamtsumme für alle Werte aus Tabellenfeld.

Nachfolgend wird das Eingeben eines Ausdrucks in ein Textfeld-Steuerelement erläutert.

Eingeben eines Ausdrucks in ein Textfeld-Steuerelement

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das zu ändernde Formular, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht oder Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie das Steuerelement aus, in das Sie einen Ausdruck eingeben möchten.

  3. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  4. Klicken Sie zum manuellen Erstellen eines Ausdruck auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenfensters auf die Eigenschaft Steuerelementinhalt des Textfelds, und geben Sie dann = und den Rest des Ausdrucks ein. Geben Sie =Summe([Tabellenfeld]) ein, und stellen sicher, dass Tabellenfeld durch den Namen Ihres Felds ersetzt wird, um beispielsweise die oben gezeigte Zwischensumme zu berechnen.

  5. Klicken Sie zum Erstellen eines Ausdrucks mit dem Ausdrucks-Generator im Eigenschaftenfeld auf die Schaltfläche Generator Schaltflächensymbol .

    Nachdem Sie den Ausdruck vollständig eingegeben haben, sieht das Eigenschaftenblatt ungefähr so aus:

    Ein Ausdruck in der Eigenschaft 'Steuerelementinhalt' eines Textfelds

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Verwenden von Ausdrücken als Abfragekriterien

Sie können in einer Abfrage Kriterien verwenden, um die Ergebnisse einzuschränken. Sie geben die Kriterien als Ausdruck ein, und Access gibt nur die Zeilen zurück, die dem Ausdruck entsprechen. Eine umfassende Sammlung mit Beispielen finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

Nehmen wir beispielsweise an, Sie möchten alle Bestellungen anzeigen, deren Lieferdatum in den ersten drei Monaten von 2010 liegt. Geben Sie zum Eingeben der Kriterien den folgenden Ausdruck in die Zelle Kriterien der Spalte "Datum/Uhrzeit" Ihrer Abfrage ein. In diesem Beispiel wird die Spalte "Datum/Uhrzeit" mit der Bezeichnung Versanddatum verwendet. Geben Sie zum Definieren eines Datumsbereichs die folgenden Kriterien ein:

Zwischen #01.01.2010# und #31.03.2010#

Die Spalte Versanddatum sieht dann so aus.

Ein Ausdruck in der Zeile 'Kriterien' des Abfragebereichs

Wenn bei den Datensätzen in der Tabelle "Bestellungen" der Wert in der Spalte "Versanddatum" in den angegebenen Datumsbereich fällt, wird der entsprechende Datensatz der Abfrageausgabe hinzugefügt. Beachten Sie, dass die Datumswerte im Ausdruck mit Rautenzeichen (#) umgeben werden. Access verarbeitet einen in Rautenzeichen gesetzten Wert als Datentyp vom Typ "Datum/Uhrzeit". Da diese Werte als Datum/Uhrzeit-Daten verarbeitet werden, können Sie Berechnungen auf diese Werte anwenden und beispielsweise ein Datum von einem anderen subtrahieren.

Eingeben von Kriterien im Abfrageentwurfsbereich

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Abfrage, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie in die Zelle Kriterien in der Spalte, für die Sie Ihre Kriterien eingeben möchten.

  3. Geben Sie zum manuellen Erstellen des gewünschten Ausdrucks Ihre Abfragekriterien ein.

    Hinweis : Stellen Sie dem Kriterienausdruck nicht den Operator = voran.

  4. Klicken Sie zum Erstellen Ihres Ausdrucks mithilfe des Ausdrucks-Generators im Menüband auf die Registerkarte Entwurf und dann in der Gruppe Abfragesetup auf Generator  Schaltflächensymbol .

    Wenn Sie zum Bearbeiten des Ausdrucks einen größeren Bereich wünschen, platzieren Sie den Cursor in der Zelle Kriterien und drücken UMSCHALTTASTE+F2, um das Dialogfeld Zoom anzuzeigen:

    Ausdruck im Dialogfeld 'Zoom'

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Erstellen eines berechneten Felds in einer Abfrage

Angenommen, Sie entwerfen eine Abfrage und möchten die Ergebnisse einer Berechnung anzeigen, die andere Felder in der Abfrage einschließt. Geben Sie zum Erstellen des berechneten Felds den folgenden Ausdruck in eine leere Zelle in der Zeile Feld in Ihrer Abfrage ein. Wenn beispielsweise eine Abfrage vorliegt, die das Feld Anzahl und das Feld Einzelpreis umfasst, können Sie die beiden Werte multiplizieren, um ein berechnetes Feld für Erweiterter Preis zu erstellen, indem Sie den folgenden Ausdruck in die Zeile Feld der Abfrage eingeben:

Erweiterter Preis: [Anzahl] * [Einzelpreis]

Das Voranstellen des Texts Erweiterter Preis: vor den Ausdruck führt dazu, dass die resultierende Spalte mit Erweiterter Preis bezeichnet wird. Dieser Name wird häufig als Alias bezeichnet. Wenn Sie keinen Alias angeben, erstellt Access einen, z. B. Ausdr1.

Erstellen eines berechneten Felds in einer Abfrage mithilfe eines Ausdrucks

Wenn Sie die Abfrage ausführen, wendet Access die Berechnung auf jede Zeile an (siehe die folgende Abbildung):

Ein in der Datenblattansicht angezeigtes berechnetes Feld

Erstellen eines berechneten Felds in der Abfrageentwurfsansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Abfrage, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf die Zelle Feld in der Spalte, in der Sie das berechnete Feld erstellen möchten.

  3. Geben Sie zum manuellen Erstellen des gewünschten Ausdrucks den Ausdruck ein.

    Hinweis : Stellen Sie dem Kriterienausdruck nicht den Operator = voran, sondern beginnen Sie den Ausdruck mit einer beschreibenden Bezeichnung, auf die ein Doppelpunkt folgt. Geben Sie beispielsweise Erweiterter Preis: ein, um die Bezeichnung für einen Ausdruck anzugeben, der das berechnete Feld Erweiterter Preis erstellt. Geben Sie dann hinter dem Doppelpunkt die Kriterien Ihres Ausdrucks ein.

  4. Klicken Sie zum Erstellen Ihres Ausdrucks mit dem Ausdrucks-Generator im Menüband auf die Registerkarte Entwurf und dann in der Gruppe Abfragesetup auf Generator.

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Erstellen eines berechneten Felds in einer Tabelle

In Access können Sie in einer Tabelle ein berechnetes Feld erstellen. Damit erübrigt sich die Erstellung einer separaten Abfrage für Berechnungen. Wenn in einer Tabelle beispielsweise die Menge, der Preis und der Steuersatz für jeden Artikel in einem Auftrag aufgeführt sind, können Sie wie folgt ein berechnetes Feld hinzufügen, mit dem der Gesamtpreis angegeben wird:

[Menge]*([PreisProEinheit]+([PreisProEinheit]*[Steuersatz]))

  • Die Berechnung darf keine Felder aus anderen Tabellen oder Abfragen beinhalten.

  • Die Ergebnisse der Berechnung sind schreibgeschützt.

So erstellen Sie das berechnete Feld:

  1. Öffnen Sie die Tabelle, indem Sie im Navigationsbereich doppelt auf sie klicken.

  2. Scrollen Sie horizontal bis zur äußerst rechten Spalte der Tabelle, und klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Zum Hinzufügen klicken.

  3. Klicken Sie in der angezeigten Liste auf Berechnetes Feld, und klicken Sie dann auf den Datentyp, den das Ergebnis haben soll.

    Access zeigt den Ausdrucks-Generator an.

  4. Geben Sie die gewünschte Berechnung für dieses Feld ein:

    [Anzahl] * [Einzelpreis]

    Hinweis : Bei einem berechneten Feld dürfen Sie den Ausdruck nicht mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnen.

  5. Klicken Sie auf OK.

    Access fügt das berechnete Feld hinzu und markiert die Feldkopfzeile, sodass Sie einen Feldnamen eingeben können.

  6. Geben Sie einen Namen für das berechnete Feld ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

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Hinzufügen einer Gültigkeitsprüfungsregel zu einem Tabellenfeld oder Datensatz

Ausdrücke sind sehr nützlich für das Überprüfen von Daten bei deren Eingabe in die Datenbank, da hiermit ungültige Daten vermieden werden. In einer Tabelle gibt es zwei Arten von Gültigkeitsprüfungsregeln: Feldüberprüfungsregeln, mit denen Benutzer daran gehindert werden, ungültige Daten in ein einzelnes Feld einzugeben, und Datensatz-Gültigkeitsprüfungsregeln, mit denen Benutzer daran gehindert werden, Datensätze zu erstellen, die nicht den Gültigkeitsprüfungsregeln entsprechen. Für beide Arten von Gültigkeitsprüfungsregeln werden Ausdrücke verwendet.

Nehmen Sie beispielsweise an, es gibt die Tabelle "Bestand" mit dem Feld "Lagerbestand", und Sie möchten eine Regel festlegen, die die Benutzer dazu zwingt, einen Wert größer gleich Null einzugeben. Der Bestand kann also nie eine negative Zahl sein. Sie können dies erreichen, indem Sie den folgenden Ausdruck als Feldüberprüfungsregel in das Feld "Lagerbestand" eingeben:

>=0

Eingeben einer Gültigkeitsprüfungsregel

Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie eine Feldüberprüfungsregel oder eine Datensatz-Gültigkeitsprüfungsregel eingeben möchten:

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie ändern möchten.

    Die Tabelle wird von Access in der Datenblattansicht geöffnet.

  2. Wenn Sie eine Feldüberprüfungsregel erstellen möchten, klicken Sie auf das Feld, das Sie ändern möchten.

  3. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Felder und dann in der Gruppe Feldüberprüfung auf Überprüfung. Klicken Sie anschließend auf Feldüberprüfungsregel oder Datensatz-Gültigkeitsprüfungsregel.

    Access zeigt den Ausdrucks-Generator an.

  4. Geben Sie die gewünschten Kriterien ein. Wenn Sie z. B. eine Feldüberprüfungsregel eingeben möchten, die erfordert, dass jeder Wert größer gleich Null sein muss, geben Sie Folgendes ein:

    >=0

    Hinweis : Setzen Sie kein Gleichheitszeichen (=) vor den Ausdruck.

Ausdrücke in Gültigkeitsprüfungsregeln sind boolesch, das heißt, dass sie für einen gegebenen Eingabewert entweder als Wahr oder als Falsch ausgewertet werden. Eine Gültigkeitsprüfungsregel muss als Wahr ausgewertet werden. Andernfalls wird die Eingabe von Access nicht gespeichert, und es wird eine Gültigkeitsprüfungsmeldung angezeigt. Wenn Sie in diesem Beispiel in das Feld "Lagerbestand" einen Wert kleiner Null eingeben, wird die Gültigkeitsprüfungsregel als Falsch ausgewertet, und Access akzeptiert den Wert nicht. Wenn Sie keine Gültigkeitsprüfungsmeldung eingegeben haben (siehe nächste Abschnitt), zeigt Access eine systemeigene Meldung an, um anzugeben, dass der von Ihnen eingegebene Wert aufgrund der Gültigkeitsprüfungsregel für dieses Feld nicht zulässig ist.

Eingeben einer Gültigkeitsprüfungsmeldung

Damit Ihre Datenbank benutzerfreundlicher wird, können Sie eigene Gültigkeitsprüfungsmeldungen eingeben. Mit diesen Meldungen werden die generischen Meldungen ersetzt, die Access anzeigt, wenn Daten nicht der jeweiligen Gültigkeitsprüfungsregel entsprechen. In einer eigenen Gültigkeitsprüfungsmeldung können Sie bestimmte Informationen bereitstellen, die den Benutzer zur Eingabe von richtigen Daten anleiten. Beispiel: "Der Wert für 'Lagerbestand' darf keine negative Zahl sein." Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie eine Gültigkeitsprüfungsmeldung erstellen möchten:

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie ändern möchten.

    Die Tabelle wird von Access in der Datenblattansicht geöffnet.

  2. Wenn Sie eine Feldüberprüfungsmeldung erstellen möchten, wählen Sie das Feld aus, dem Sie die Feldüberprüfungsregel hinzugefügt haben.

  3. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Felder und dann in der Gruppe Feldüberprüfung auf Überprüfung. Klicken Sie anschließend auf Feldüberprüfungsmeldung oder Datensatz-Gültigkeitsprüfungsmeldung.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Überprüfungsmeldung eingeben die Meldung ein, die angezeigt werden soll, wenn Daten nicht der Gültigkeitsprüfungsregel entsprechen, und klicken Sie dann auf OK.

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Hinzufügen einer Gültigkeitsprüfungsregel zu einem Steuerelement

Hinweis : Gültigkeitsprüfungsregeln sind für Steuerelemente in Access Web Apps oder Webdatenbanken nicht verfügbar. Sie müssen stattdessen Feld- oder Datensatz-Gültigkeitsprüfungsregeln verwenden (siehe vorherigen Abschnitt).

Neben Tabellenfeldern und Datensätzen können auch Steuerelemente die Eigenschaft Gültigkeitsprüfungsregel haben, die einen Ausdruck akzeptieren kann. Angenommen, Sie möchten ein Formular zum Eingeben des Datumsbereichs für einen Bericht verwenden und sicherstellen, dass das Startdatum nicht vor dem 01.01.2010 liegt. Sie können die Eigenschaften Gültigkeitsprüfungsregel und Gültigkeitsmeldung für das Textfeld festlegen, indem Sie das Startdatum wie folgt eingeben:

Eigenschaft

Einstellung

Gültigkeitsprüfungsregel

>=#01.01.2010#

Gültigkeitsmeldung

Sie dürfen kein Datum eingeben, das vor dem 01.01.2010 liegt.

Wenn Sie versuchen, ein Datum einzugeben, das vor dem 01.01.2010 liegt, wird der Text als Meldung angezeigt, der in der Gültigkeitsmeldung-Eigenschaft steht. Wurde kein Text in das Gültigkeitsmeldung-Eigenschaftsfeld eingegeben, zeigt Access seine entsprechende generische Meldung an. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, kehren Sie in Access zum Textfeld zurück.

Tipp : Durch Festlegen einer Gültigkeitsprüfungsregel für ein Tabellenfeld wird die Regel in der gesamten Datenbank unabhängig davon erzwungen, wo das Feld geändert wird. Dagegen wird beim Festlegen einer Gültigkeitsprüfungsregel für ein Steuerelement auf einem Formular die Regel nur erzwungen, wenn das jeweilige Formular verwendet wird. Das für Tabellenfelder und Steuerelemente auf Formularen getrennte Festlegen von Gültigkeitsprüfungsregeln kann nützlich sein, wenn Sie verschiedene Gültigkeitsprüfungsregeln für unterschiedliche Benutzer einrichten möchten.

Eingeben einer Gültigkeitsprüfungsregel für ein Steuerelement

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das zu ändernde Formular oder den zu ändernden Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht oder Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement, das Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

    Das Eigenschaftenblatt für das Steuerelement wird in Access angezeigt.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Alle, und klicken Sie dann auf das Eigenschaftenfeld Gültigkeitsprüfungsregel.

  4. Geben Sie den Ausdruck ein, oder klicken Sie im Eigenschaftenfeld auf die Schaltfläche Generator Schaltflächensymbol , um einen Ausdruck mithilfe des Ausdrucks-Generators zu erstellen.

    Hinweis : Stellen Sie dem Ausdruck nicht den Operator = voran.

  5. Geben Sie zum Anpassen des Texts, der eingeblendet wird, wenn ein Benutzer gegen die Gültigkeitsprüfungsregel verstoßende Daten eingibt, den gewünschten Text in die Eigenschaft Gültigkeitsmeldung ein.

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Festlegen von Standardwerten für ein Tabellenfeld

Sie können einen Ausdruck zum Angeben eines Standardwerts für ein Feld einer Tabelle verwenden, d. h. einen Wert, den Access für neue Datensätze verwendet, sofern kein anderer Wert eingegeben wird. Einmal angenommen, Sie möchten, dass jedes Mal, wenn jemand einen neuen Datensatz hinzufügt, automatisch das Datum und die Uhrzeit in das Feld "Auftragsdatum" eingefügt werden. Dazu könnten Sie den folgenden Ausdruck verwenden.

Jetzt()

Angeben eines Standardwerts für ein Feld einer Tabelle

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie ändern möchten.

    Die Tabelle wird von Access in der Datenblattansicht geöffnet.

  2. Wählen Sie das Feld aus, das Sie ändern möchten.

  3. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Eigenschaften auf Standardwert.

    Access zeigt das Dialogfeld "Ausdrucks-Generator" an.

  4. Geben Sie den gewünschten Ausdruck in das Feld ein. Geben Sie als erstes Zeichen des Ausdrucks ein Gleichheitszeichen (=) ein.

Hinweis : Wenn Sie ein Steuerelement an ein Tabellenfeld binden und das Steuerelement und das Feld einen Standardwert aufweisen, hat der Standardwert des Steuerelements Vorrang vor dem des Tabellenfelds.

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Festlegen von Standardwerten für Steuerelemente

Eine weitere, häufig vorkommende Stelle zum Verwenden von Ausdrücken ist die Eigenschaft Standardwert eines Steuerelements. Die Eigenschaft Standardwert eines Steuerelements ist mit der Eigenschaft Standardwert eines Felds in einer Tabelle vergleichbar. Wenn Sie beispielsweise das aktuelle Datum als Standardwert für ein Textfeld mit der Bezeichnung "Auftragsdatum" verwenden möchten, können Sie den folgenden Ausdruck verwenden:

Datum()

Dieser Ausdruck verwendet die Datum-Funktion, um das aktuelle Datum zurückzugeben, nicht jedoch die Uhrzeit. Wenn Sie das Textfeld an ein Tabellenfeld binden und das Feld einen Standardwert aufweist, hat der Standardwert des Steuerelements Vorrang vor dem Tabellenfeld. Oftmals ist es sinnvoller, die Eigenschaft Standardwert für das Feld der Tabelle festzulegen. Wenn Sie mehrere Steuerelemente für unterschiedliche Formulare auf demselben Tabellenfeld basieren lassen, gilt dadurch derselbe Standardwert für alle Steuerelemente, wodurch Sie für jedes Formular eine einheitliche Dateneingabe sicherstellen können.

Eingeben eines Standardwerts für ein Steuerelement

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das zu ändernde Formular oder den zu ändernden Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht oder Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie das Steuerelement aus, das Sie ändern möchten.

  3. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  4. Klicken Sie auf dem Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Alle, und klicken Sie dann auf das Eigenschaftenfeld Standardwert.

  5. Geben Sie den Ausdruck ein, oder klicken Sie im Eigenschaftenfeld auf die Schaltfläche Generator Schaltflächensymbol , um einen Ausdruck mithilfe des Ausdrucks-Generators zu erstellen.

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Steuern der auszuführenden Makroaktionen

Sie möchten möglicherweise in einigen Fällen eine Aktion oder eine Folge von Aktionen in einem Makro nur dann ausführen, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Nehmen Sie beispielsweise an, eine Makroaktion soll nur dann erfolgen, wenn der Wert in einem Textfeld größer gleich 10 ist. Verwenden Sie zum Festlegen dieser Regel einen Ausdruck in einem If-Block des Makros, um die Bedingung im Makro zu definieren.

Nehmen Sie in diesem Beispiel an, dass das Textfeld als "Elemente" bezeichnet wird. Der Ausdruck, der diese Bedingung festlegt, lautet [Elemente]>=10

Ein im 'If'-Block eines Makros verwendeter Ausdruck

Eingeben eines Ausdrucks in einen 'If'-Block eines Makros

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das zu ändernde Makro, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf den If-Block, den Sie ändern möchten, oder fügen Sie im Bereich "Aktionskatalog" einen If-Block hinzu.

  3. Klicken Sie auf die oberste Zeile des If-Blocks.

  4. Geben Sie den bedingten Ausdruck in das Feld ein, oder klicken Sie neben dem Ausdrucksfeld auf die Schaltfläche Generator Schaltflächensymbol , um den Ausdrucks-Generator zu starten.

Hinweis : Der eingegebene Ausdruck muss boolesch sein, d. h. er muss entweder Wahr oder Falsch sein. Die Makroaktionen im If-Block werden nur ausgeführt, wenn die Bedingung Wahr ist.

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Gruppieren und Sortieren von Daten in Berichten

Gruppierungsebenen und Sortierreihenfolgen für Daten in einem Bericht werden im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe festgelegt. Zumeist erfolgt die Gruppierung bzw. Sortierung anhand eines Felds, das Sie in einer Liste auswählen. Wenn Sie jedoch anhand eines berechneten Werts gruppieren oder sortieren möchten, können Sie stattdessen einen Ausdruck eingeben.

Gruppieren stellt den Prozess des Kombinierens von Spalten dar, die doppelte Werte enthalten. Angenommen, Ihre Datenbank enthält Verkaufszahlen für Zweigstellen in unterschiedlichen Ländern, und einer der Berichte in Ihrer Datenbank heißt "Umsatz nach Ort". Die Abfrage, die die Daten für diesen Bericht zur Verfügung stellt, gruppiert die Daten nach Ihren Ortswerten. Durch diese Art von Gruppierung werden Ihre Informationen leichter verständlich und besser lesbar.

Demgegenüber handelt es sich beim Sortieren um den Prozess, bei dem eine Reihenfolge in den Zeilen (Datensätzen) in Ihren Abfrageergebnissen festgelegt wird. Sie können z. B. Datensätze nach Primärschlüsselwerten (oder einer anderen Reihe von Werten in einem anderen Feld) in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren. Ferner können Sie sie nach einem oder mehreren Zeichen in beispielsweise alphabetischer Reihenfolge sortieren.

Hinzufügen einer Gruppierung und Sortierung zu einem Bericht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den zu ändernden Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht oder Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Gruppieren und sortieren.

    Der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe wird unter dem Bericht angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen, um dem Bericht eine Gruppierungsebene hinzuzufügen.

  4. Klicken Sie auf Sortierung hinzufügen, um dem Bericht eine Sortierreihenfolge hinzuzufügen.

    Eine neue Gruppierebene bzw. Sortierreihenfolge wird im Bereich angezeigt, sowie eine Liste von Feldern, die Daten für den Bericht zur Verfügung stellen. In dieser Abbildung werden eine typische neue Gruppierebene (nach Kategorie) und Sortierreihenfolge (nach Hersteller) sowie eine Liste gezeigt, die für die Gruppierung bzw. Sortierung verfügbare Felder enthält:

    Auswählen der Ausdrucksoption im Bereich 'Gruppieren, Sortieren und Summe'

  5. Klicken Sie in der Liste mit den verfügbaren Feldern auf Ausdruck, um den Ausdrucks-Generator zu starten.

  6. Geben Sie den gewünschten Ausdruck in das Ausdrucksfeld (oberes Feld) des Ausdrucks-Generators ein. Stellen Sie sicher, dass Sie den Ausdruck mit dem Operator (=) beginnen.

Hinzufügen eines Ausdrucks zu einer vorhandenen Gruppe oder Sortierung

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den zu ändernden Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht oder Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf die Gruppierungsebene oder Sortierreihenfolge, die Sie ändern möchten.

  3. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben Gruppieren nach (für Gruppierungsebenen) oder Sortieren nach (für Sortierreihenfolgen).

    Eine Liste wird angezeigt, welche die verfügbaren Felder enthält.

  4. Klicken Sie unten in der Liste, die die Felder enthält, auf Ausdruck, um den Ausdruck-Generator zu starten.

  5. Geben Sie Ihren Ausdruck in das Ausdrucksfeld (oberes Feld) des Ausdrucks-Generators ein. Stellen Sie sicher, dass Sie den Ausdruck mit dem Operator (=) beginnen.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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