Erstellen einer neuen Datenbank

Dieser Artikel behandelt die Grundlagen der Access beginnen und Erstellen einer Datenbank, die verwendet werden auf Desktopcomputern, nicht über das Web. Es wird erläutert, wie in einer Desktopdatenbank mithilfe einer Vorlage erstellen, wie Sie eine Datenbank von Grund durch Erstellen eigener Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte erstellen. Darüber hinaus einige Techniken, die Sie verwenden können, um die neue Datenbank vorhandene Daten zu verschaffen.

Inhalt dieses Artikels

(Übersicht)

Erstellen Sie eine Datenbank mithilfe einer Vorlage

Erstellen einer Datenbank ohne mithilfe einer Vorlage

Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Importieren, Anfügen oder Verknüpfen mit Daten aus einer anderen Quelle

Hinzufügen eines Webparts Anwendung

Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

Übersicht

Beim Starten von Access oder eine Datenbank schließen, ohne Access zu schließen, wird der Microsoft Office Backstage-Ansicht angezeigt.

Backstage-Ansicht dient als Ausgangspunkt, aus denen Sie können eine neue Datenbank erstellen, Öffnen einer vorhandenen Datenbank, wichtigen Inhalt aus Office.com anzeigen – nichts können Access zu einer Datenbankdatei oder außerhalb einer Datenbank, im Gegensatz zum innerhalb einer Datenbank zu bearbeiten.

Erstellen einer Datenbank

Wenn Sie Access öffnen, zeigt die Backstage-Ansicht die Registerkarte neu. Die Registerkarte neu bietet mehrere Möglichkeiten, die Sie eine neue Datenbank erstellen können:

  • Eine leere Datenbank    Sie können ganz neu starten, wenn Sie möchten. Dies ist eine gute Wahl, wenn Sie spezieller Bauweise derzeit oder vorhandene Daten, die Sie aufnehmen oder einbinden müssen.

  • Eine Vorlage, die mit Access installiert ist    Erwägen Sie mithilfe einer Vorlage aus, wenn Sie ein neues Projekt starten und anfangen möchte. Access enthält mehrere Vorlagen, die standardmäßig installiert.

  • Eine Vorlage aus Office.com    Zusätzlich zu den Vorlagen, die im Zusammenhang mit Access, können Sie viele weitere Vorlagen auf Office.com suchen. Sie müssen noch einen Browser zu öffnen, die Vorlagen stehen auf der Registerkarte neu.

Hinzufügen einer Datenbank

Nachdem Sie in einer Datenbank arbeiten, können Sie Felder, Tabellen oder Anwendungsparts hinzufügen.

Anwendungsparts sind ein Feature, mit denen Sie mehrere verknüpfte Datenbankobjekte gemeinsam verwenden, als wären sie eine. Beispielsweise möglicherweise anwendungspart bestehen, aus einer Tabelle und eines Formulars, das auf der Tabelle basiert. Mithilfe des Webparts für die Anwendung können Sie die Tabelle und das Formular gleichzeitig hinzufügen.

Sie können auch erstellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros - alle Datenbankobjekte, die Sie für die Arbeit mit verwendet werden.

Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Access verfügt über eine Vielzahl von Vorlagen, mit denen Sie als-ist oder als Ausgangspunkt zeigen. Eine Vorlage ist eine sofort einsatzbereite Datenbank, die alle Tabellen, Abfragen, Formulare, Makros, und zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind Berichte enthält. Es gibt beispielsweise Vorlagen, die Sie zum Nachverfolgen von Problemen, Verwalten von Kontakten oder zum Aufzeichnen von Ausgaben verwenden können. Mit einigen Vorlagen enthalten einige Beispiel-Einträgen, um denen ihre Verwendung veranschaulicht.

Falls eine dieser Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, ist deren Verwendung die schnellste Methode, um eine Datenbank zu starten. Wenn sich jedoch Daten, die Sie in Access importieren möchten, in einem anderen Programm befinden, empfiehlt es sich möglicherweise, eine Datenbank ohne Vorlage zu erstellen. Vorlagen besitzen eine bereits definierte Datenstruktur, und es kann mit viel Arbeit verbunden sein, die bereits vorhandenen Daten an die Vorlagenstruktur anzupassen.

  1. Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie eine Datenbank öffnen, klicken Sie auf der Registerkarte Datei verfügen. Backstage-Ansicht zeigt die Registerkarte neu.

  2. Mehrere Sätze von Vorlagen stehen in der Registerkarte neu, von die einige in Access integriert sind. Sie können weitere Vorlagen von Office.com herunterladen. Im nächsten Abschnitt in diesem Artikel Weitere Informationen finden Sie unter.

  3. Wählen Sie die Vorlage, die Sie verwenden möchten.

  4. Access schlägt für die Datenbank in das Feld Dateiname einen Dateinamen – Sie können den Dateinamen ändern, wenn Sie möchten. Klicken Sie zum Speichern der Datenbank in einen anderen Ordner als dem angezeigten unter im Dateinamenfeld klicken Sie auf Schaltflächensymbol , navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf OK möchten. Sie können optional erstellen und die Datenbank auf einer SharePoint-Website zu verknüpfen.

    Hinweis : Obwohl sie beide SharePoint verwenden, ist eine Desktopdatenbank mit einer SharePoint-Website verknüpft nicht identisch mit einer Webdatenbank Access Services verwenden. Um eine Desktopdatenbank verwenden zu können, müssen Sie Access installiert haben. Eine Webdatenbank kann mit dem Webbrowser verwendet werden.

  5. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt eine Datenbank, aus der Vorlage, die Sie ausgewählt haben, und klicken Sie dann die Datenbank öffnet. Für viele Vorlagen wird ein Formular angezeigt, in dem Sie mit der Dateneingabe beginnen können. Falls die Vorlage Beispieldaten enthält, können Sie jeden Eintrag löschen, indem Sie durch Klicken auf den Datensatzmarkierer (das schattierte Feld oder eine Leiste nur auf der linken Seite des Datensatzes), und klicken Sie dann wie folgt vor:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen. Schaltflächensymbol

  6. Zum Eingeben von Daten zu beginnen, klicken Sie auf der ersten leeren Zelle im Formular und mit der beginnen Sie Eingabe. Verwenden Sie die Navigation Pane zur Suche nach anderen Formularen und Berichten, die Sie möglicherweise verwenden möchten. Einige Vorlagen enthalten ein Navigationsformular dem Sie zwischen den verschiedenen Datenbankobjekten verschieben kann.

Weitere Informationen zur Arbeit mit Vorlagen finden Sie unter Verwenden einer Vorlage zur Erstellung einer Access-DesktopdatenbankArtikel.

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Erstellen einer Datenbank ohne Verwenden einer Vorlage

Wenn Sie nicht mit einer Vorlage interessiert sind, können Sie eine Datenbank erstellen, durch das Erstellen eigener Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte. In den meisten Fällen müssen Sie dazu eine oder beide der folgenden Aktionen aus:

  • Eingeben, Einfügen oder Importieren von Daten in die Tabelle, die beim Erstellen einer neuen Datenbank erstellt wird, und Wiederholen des Vorgangs mit neuen Tabellen, die Sie mit dem Befehl Tabelle auf der Registerkarte Erstellen erstellen.

  • Importieren von Daten aus anderen Quellen und Erstellen neuer Tabellen.

Erstellen einer leeren Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Leere Datenbank.

  2. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Dateinamen ein. Um den Speicherort der Datei aus Standard zu ändern, klicken Sie auf Suchen Sie nach einem Speicherort für die Datenbank Schaltflächensymbol (neben dem Feld Dateiname ), navigieren Sie zu der neuen Position und klicken Sie dann auf OK.

  3. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt die Datenbank mit einer leeren Tabelle namens Tabelle1, und dann Tabelle1 in der Datenblattansicht geöffnet. Der Cursor befindet sich in der ersten leeren Zelle in der Spalte Klicken Sie auf Hinzufügen.

  4. Beginnen mit der Eingabe, um Daten hinzuzufügen, oder Sie können Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Eingeben von Daten in der Datenblattansicht dient zum Arbeiten in einem Excel-Arbeitsblatt sehr ähnlich sein. Während Sie Daten eingeben, wird die Tabellenstruktur erstellt. Wenn Sie eine neue Spalte in das Datenblatt hinzufügen, wird ein neues Feld in der Tabelle definiert. Access stellt automatisch Datentyp des Felds, basierend auf den Daten, die Sie eingeben.

Wenn Sie keine Daten zu diesem Zeitpunkt in Tabelle1 eingeben möchten, klicken Sie auf Schließen Schaltflächensymbol . Wenn Sie der Tabelle alle Änderungen vorgenommen haben, werden Sie von Access aufgefordert, die Änderungen zu speichern. Klicken Sie auf Ja, um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Nein, um sie zu verwerfen, oder klicken Sie auf Abbrechen, um die Tabelle zu lassen.

Tipp : Access sucht nach einer Datei mit dem Namen Blank.accdb in den Ordner [Installationslaufwerks] am: \Programme\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Wenn es vorhanden ist, ist Blank.accdb die Vorlage für alle neuen leeren Datenbanken Webdatenbanken ausschließen. Alle Inhalte darin enthaltenen wird an alle neuen, leeren Datenbanken vererbt. Dies ist eine gute Möglichkeit zum Verteilen Standardinhalt, z. B. WebPart Zahlen oder Unternehmen Haftungsausschlüsse und Richtlinien. Denken Sie daran, Blank.accdb hat keine Auswirkung auf die Erstellung einer leeren neuen Webdatenbanken.

Wichtig : Wenn Sie "Tabelle1" schließen, ohne mindestens einmal gespeichert zu haben, wird die gesamte Tabelle in Access gelöscht, selbst wenn Sie Daten eingegeben haben.

Hinzufügen einer Tabelle

Sie können einer vorhandenen Datenbank neue Tabellen hinzufügen, indem Sie die Befehle in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen hinzufügen.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie Daten unmittelbar eingeben und von Access im Hintergrund die Tabellenstruktur erstellen lassen. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 usw.). Der Datentyp eines Felds wird automatisch basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten festgelegt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle. Schaltflächensymbol

    Access erstellt die Tabelle und markiert die erste leere Zelle in der Spalte Klicken Sie auf Hinzufügen.

  2. Klicken Sie auf den Typ des Felds, das Sie hinzufügen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Hinzufügen und löschen. Wenn, den gewünschte Typ nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere Felder Schaltflächensymbol .

  3. Access zeigt eine Liste von häufig verwendeter Feldtypen. Klicken Sie auf das Feld gewünschten Datentyp, und Access fügt das neue Feld auf dem Datenblatt, an der Einfügemarke.

    Sie können das Feld per Drag & Drop verschieben. Wenn Sie ein Feld in einem Datenblatt ziehen, wird eine vertikale Einfügemarke, wo das Feld platziert wird.

  4. Hinzufügen von Daten beginnen mit der Eingabe in die erste leere Zelle, oder Einfügen von Daten aus einer anderen Quelle wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

  5. Um eine Spalte (Feld) umzubenennen, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift und geben dann den neuen Namen ein.

    Sie sollten jedes Feld, einen aussagekräftigen Namen zuweisen, damit Sie erkennen können, was es enthält, wenn Sie in dem Bereich Feldliste angezeigt wird.

  6. Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um die Spalte zu markieren, und ziehen Sie dann auf die gewünschte Position der Spalte. Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten auswählen und dann auf einmal an eine neue Position ziehen. Um mehrere zusammenhängende Spalten auszuwählen, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der ersten Spalte, und klicken Sie dann bei gedrückter UMSCHALTTASTE, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der letzten Spalte.

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zuerst die Tabellenstruktur. Sie und wechseln Sie zur Datenblattansicht, und geben Sie die Daten, oder Eingeben von Daten mithilfe einer anderen Methode, z. B. einfügen oder importieren.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf. Schaltflächensymbol

  2. Geben Sie für jedes Feld in Ihrer Tabelle einen Namen in der Spalte Feldname ein, und wählen Sie dann einen Datentyp in der Liste Datentyp aus.

  3. Wenn Sie möchten, können Sie eine Beschreibung für jedes Feld in der Spalte Beschreibung eingeben. Die Beschreibung wird dann auf der Statusleiste angezeigt, wenn sich der Cursor in diesem Feld in der Datenblattansicht befindet. Die Beschreibung wird auch als Statusleistentext für alle Steuerelemente in einem Formular oder Bericht verwendet, die Sie durch Ziehen des Felds aus dem Bereich Feldliste erstellen, sowie für alle Steuerelemente, die für dieses Feld erstellt werden, wenn Sie den Formular-Assistenten oder den Berichts-Assistenten verwenden.

  4. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern.

  5. Sie können das Eingeben von Daten in der Tabelle zu einem beliebigen Zeitpunkt durch wechseln zur Datenblattansicht, und klicken in der ersten leeren Zelle beginnen. Sie können auch Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Festlegen von Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht    Unabhängig davon, wie Sie die Tabelle erstellt haben ist es eine gute Idee, untersuchen und Feldeigenschaften festlegen. Während einige Eigenschaften in der Datenblattansicht verfügbar sind, können einige Eigenschaften nur in der Entwurfsansicht festgelegt werden. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, mit der rechten Maustaste in der Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Wenn Sie die Eigenschaften eines Felds anzeigen möchten, klicken Sie auf das Feld im Entwurfsbereich. Die Eigenschaften werden unterhalb des Entwurfsbereichs, klicken Sie unter Feldeigenschaften angezeigt.

Wenn Sie eine Beschreibung der einzelnen Feldeigenschaften anzeigen möchten, klicken Sie auf die Eigenschaft aus, und Lesen Sie die Beschreibung in das Feld neben der Eigenschaftenliste, klicken Sie unter Feldeigenschaften. Sie können ausführlichen Informationen erhalten, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe.

In der folgenden Tabelle werden einige der Feldeigenschaften beschrieben, die häufig angepasst werden.

Eigenschaft

Beschreibung

Feldgröße

Im Falle von Textfeldern legt diese Eigenschaft die maximale Anzahl von Zeichen fest, die im Feld gespeichert werden können. Der Maximalwert beträgt 255. Im Falle von Nummernfeldern legt diese Eigenschaft den Nummerntyp fest, der gespeichert wird (Long Integer, Double usw.). Um eine möglichst effiziente Datenspeicherung zu erzielen, wird empfohlen, den Daten so wenig Speicherplatz wie möglich zuzuweisen. Sie können den Wert dann später nach oben korrigieren, falls sich Ihre Anforderungen ändern.

Format

Diese Eigenschaft legt fest, wie die Daten angezeigt werden. Sie wirkt sich nicht auf die tatsächlichen Daten und ihre Speicherung im Feld aus. Sie können ein vordefiniertes Format auswählen oder ein benutzerdefiniertes Format eingeben.

Eingabeformat

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um ein Muster für alle Daten anzugeben, die in dieses Feld eingegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten richtig eingegeben werden und dass sie die erforderliche Anzahl an Zeichen enthalten. Falls Sie Hilfe zum Erstellen eines Eingabeformats benötigen, klicken Sie auf der rechten Seite des Eigenschaftenfelds auf Schaltfläche "Generator" .

Standardansicht

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um den Standardwert anzugeben, der jedes Mal in diesem Feld angezeigt wird, wenn ein neuer Datensatz hinzugefügt wird. Wenn Sie z. B. in einem Datums-/Uhrzeitfeld immer das Datum festhalten möchten, an dem der Datensatz hinzugefügt wurde, können Sie "Datum()" (ohne Anführungszeichen) als Standardwert eingeben.

Erforderlich

Diese Eigenschaft legt fest, ob in diesem Feld ein Wert erforderlich ist. Wenn Sie diese Eigenschaft auf Ja festlegen, können Sie in Access keinen neuen Datensatz hinzufügen, es sei denn, für dieses Feld wird ein Wert eingegeben.

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Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Wenn Ihre Daten derzeit in einem anderen Programm, wie z. B. Excel gespeichert sind können Sie kopieren und in einer Access-Tabelle einfügen. Im Allgemeinen funktioniert dies am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten aufgeteilt ist wie in einer Excel-Arbeitsblatt. Wenn Ihre Daten in einem word Verarbeitungsprogramm befinden, empfiehlt es sich, die Spalten von Daten mithilfe von Registerkarten trennen oder konvertieren Sie die Daten in eine Tabelle in der von Word-Verarbeitungsprogramm, bevor Sie die Daten kopieren. Wenn Ihre Daten eine beliebige bearbeiten oder (z. B. vollständige Namen in vor-und Nachnamen trennen) erforderlich ist, sollten Sie dies tun, bevor Sie die Daten kopieren insbesondere dann, wenn Sie nicht mit Access vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, wird der Datentyp der einzelnen Felder in Access entsprechend den dort vorgefundenen Daten festgelegt. Wenn ein eingefügtes Feld z. B. nur Datumswerte enthält, wird auf dieses Feld der Datentyp "Datum/Uhrzeit" angewendet. Falls das eingefügte Feld nur die Wörter "ja" und "nein" enthält, wird auf das Feld der Datentyp "Ja/Nein" angewendet.

Access benennt die Felder je nachdem, was sie in der ersten Zeile der eingefügten Daten findet. Ist die erste Zeile der eingefügten Daten Typ ähnelt der Zeilen, die folgen, bestimmt Access an, dass die erste Zeile Teil der Daten und die Felder generische Namen (F1, F2 usw. weist). Ist die erste Zeile der eingefügten Daten nicht ähnlich wie die Zeilen, die folgen, bestimmt Access an, dass die erste Zeile aus Feldnamen besteht. Access entsprechend den Namen der Felder und nicht die erste Zeile in die Daten enthält.

Falls Access generische Feldnamen zuordnet, sollten Sie die Felder so bald wie möglich umbenennen, um Verwirrungen zu vermeiden. Verwenden Sie das folgende Verfahren:

  1. Drücken Sie STRG + S, um die Tabelle zu speichern.

  2. Klicken Sie in der Datenblattansicht Doppelklicken Sie auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann einen aussagekräftigen Feldnamen für jede Spalte.

  3. Speichern Sie die Tabelle erneut.

Hinweis : Sie können die Felder auch umbenennen, indem Sie in die Entwurfsansicht wechseln und die Feldnamen dort bearbeiten. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf {b>Entwurfsansicht<b}. Um zurück zur Datenblattansicht zu wechseln, doppelklicken Sie in die Tabelle im Navigationsbereich.

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Importieren, Anfügen oder Verknüpfen von Daten aus einer anderen Quelle

Möglicherweise müssen Sie Daten, die in einem anderen Programm gespeichert ist, und Sie diese Daten in eine neue Tabelle importieren oder an eine vorhandene Tabelle in Access anfügen möchten. Oder möglicherweise arbeiten Sie mit Personen, die ihre Daten in anderen Programmen beibehalten, und Sie mit in Access arbeiten, indem Sie ihn zu verknüpfen möchten. In beiden Fällen erleichtert Zugriff für die Arbeit mit Daten aus anderen Quellen. Sie können die Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in eine andere Access-Datenbank, aus einer SharePoint-Liste oder aus einer Vielzahl von anderen Quellen importieren. Der Prozess, den Sie verwenden, weicht, je nach Quelle, doch das folgende Verfahren werden Ihnen einen Einstieg.

  1. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und verknüpfen auf den Befehl für den Typ der Datei, die Sie importieren möchten.

    'Importieren' und 'Verknüpfungsgruppe' auf der Registerkarte 'Externe Daten'

    Wenn Sie beispielsweise Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, klicken Sie auf Excel. Wenn die gewünschte Programmart nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Mehr.

    Hinweis : Wenn Sie den richtigen Formattyp in der Gruppe Importieren und verknüpfen finden können, müssen Sie möglicherweise starten Sie das Programm, in dem die Daten ursprünglich erstellt haben, und verwenden Sie das Programm dann zum Speichern der Daten in einem häufig verwendeten Dateiformat (wie eine eine delimited text file ), bevor Sie die Daten in Access importieren können.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten entweder auf Durchsuchen, um die Quelldatendatei zu suchen, oder geben Sie in das Feld Dateiname den vollständigen Pfad der Quelldatendatei ein.

  3. Klicken Sie auf die gewünschte Option (alle Programme ermöglichen Ihnen die importieren und einige ermöglichen Ihnen die anfügen oder Einfügen einer Verknüpfung) unter angeben, wie und wohin die Daten in der aktuellen Datenbank gespeichert werden soll. Sie können eine neue Tabelle, die die importierten Daten verwendet erstellen oder (bei manchen Programmen) können Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen oder Erstellen einer verknüpften Tabelle, die eine Verknüpfung zu den Daten im Quellprogramm enthält.

  4. Wenn ein Assistent gestartet wird, folgen Sie den Anweisungen des Assistenten auf den angezeigten Seiten des Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

    Wenn Sie Objekte oder von Verknüpfungstabellen aus einer Access-Datenbank importieren, wird Dialogfeld Objekte importieren oder Tabellen verknüpfen. Wählen Sie die Elemente, die Sie möchten, und klicken Sie dann auf OK.

    Die genaue Vorgehensweise hängt davon ab, ob Sie Daten importieren, anfügen oder verknüpfen.

  5. Access fragt Sie, ob die Details des Importvorgangs gespeichert, die Sie gerade abgeschlossen werden sollen. Wenn Sie denken, dass Sie später wieder in derselben Importvorgang durchzuführen, klicken Sie auf Importschritte, und geben Sie dann die Details. Sie können dann einfach den Vorgang in der Zukunft wiederholen durch Klicken auf Gespeicherte Importe Schaltflächensymbol in der Gruppe Importieren und verknüpfen auf der Registerkarte Externe Daten. Wenn Sie nicht die Details des Vorgangs speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie eine Tabelle importieren möchten, werden von Access die Daten in eine neue Tabelle importiert und die Tabelle dann im Navigationsbereich in der Gruppe Tabellen angezeigt. Fügen Sie Daten an eine bereits vorhandene Tabelle an, werden die Daten dieser Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie eine Verknüpfung zu Daten herstellen, wird von Access im Navigationsbereich unter Tabellen eine verknüpfte Tabelle erstellt.

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Hinzufügen eines Webparts Anwendung

Anwendungspart können Funktionen zu einer vorhandenen Datenbank hinzufügen. Anwendungspart kann so einfach wie eine einzelne Tabelle, oder sie können mehrere verknüpfte Objekte, wie eine Tabelle und ein gebundenes Formular umfassen.

Beispielsweise besteht aus der Kommentaren Anwendung Teil einer Tabelle mit einem Feld vom Typ AutoWert-ID, ein Datumsfeld und ein Memo-Feld ein. Sie können eine Datenbank hinzufügen und verwenden Sie es als-ist oder mit minimalen anpassen.

  1. Öffnen Sie die Datenbank, die Sie einer Anwendung Webpart hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Vorlagen auf Anwendungsparts. Eine Liste der verfügbaren Teile wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf die Anwendung-Webpart, das Sie hinzufügen möchten.

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Öffnen einer bereits vorhandenen Access-Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.

  2. Navigieren Sie im Dialogfeld Öffnen zu der Datenbank, die Sie öffnen möchten.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Doppelklicken Sie auf die Datenbank, um sie im Standardmodus, der im Dialogfeld Access-Optionen angegeben ist, oder im von einer administrativen Richtlinie festgelegten Modus zu öffnen.

    • Klicken Sie auf Öffnen, um die Datenbank für gemeinsamen Zugriff in einer Umgebung mit mehreren Benutzern, damit Sie und andere Benutzer lesen und in die Datenbank schreiben zu öffnen.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, sodass Sie sie anzeigen, aber nicht bearbeiten können. Andere Benutzer haben nach wie vor Lese-/Schreibzugriff für die Datenbank.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen zum Öffnen der Datenbank mithilfe von exklusiven Zugriff. Wenn Sie eine Datenbank mit exklusiven Zugriff geöffnet haben, empfängt alle Personen, die versucht, die Datenbank öffnen eine Nachricht "Datei wird bereits verwendet" aus.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank schreibgeschützt zu öffnen. Andere Benutzer können die Datenbank nach wie vor öffnen, aber sie sind auf schreibgeschützten Modus eingeschränkt.

Hinweis : Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat, wie z. B. dBASE, Microsoft Exchange oder Excel öffnen. Sie können auch direkt auf eine beliebige ODBC data source, wie etwa Microsoft SQL Server öffnen. Access erstellt eine neue Access-Datenbank in denselben Ordner wie die Datendatei automatisch und jede Tabelle in der externen Datenbank Hyperlinks hinzugefügt.

Tipps

  • Um eine der zuletzt geöffneten Datenbanken, klicken Sie auf der Registerkarte Datei öffnen klicken Sie auf zuletzt verwendet durch, und klicken Sie dann auf den Dateinamen für die Datenbank aus. Access öffnet die Datenbank mit den gleichen Option Einstellungen, die sie zuletzt aufwiesen, die sie geöffnet haben. Wenn Sie die Liste der zuletzt verwendeten Dateien nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Registerkarte Datei, klicken Sie auf Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Clienteinstellungen. Geben Sie die Anzahl der Dokumente in der Liste zuletzt verwendete Dokumente bis zu einem Maximum von 50 anzuzeigen, wählen Sie unter Anzeigen.

    Sie können auch zuletzt verwendete Datenbanken angezeigt, in der Navigation Leiste der Backstage-Ansicht für zwei Mausklicks Zugriff: 1) auf der Registerkarte ' Datei ', 2) die aktuelle Datenbank, die Sie öffnen möchten. Am unteren Rand der Registerkarte zuletzt verwendet werden soll aktivieren Sie das Kontrollkästchen schnell Zugriff auf diese Anzahl zuletzt verwendete Datenbanken, und passen Sie dann die Anzahl der Datenbanken anzeigen.

  • Wenn Sie eine Datenbank durch Klicken auf den Befehl Öffnen, klicken Sie auf die Registerkarte Datei öffnen, können Sie eine Liste der Tastenkombinationen für Datenbanken anzeigen, die Sie zuvor geöffnet haben, indem Sie auf Zuletzt verwendete Dokumente im Dialogfeld Öffnen.

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Was möchten Sie tun?

Kennenlernen der Seite "Erste Schritte bei Microsoft Office Access"

Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Erstellen einer Datenbank ohne eine Vorlage

Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Importieren, Anfügen oder Verknüpfen mit Daten aus einer anderen Quelle

Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

Erstellen einer benutzerdefinierten leeren Vorlage

Kennenlernen der Seite "Erste Schritte bei Microsoft Office Access"

Wenn Sie Access zum ersten Mal starten oder eine Datenbank schließen, ohne Access zu schließen, wird die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access angezeigt.

Seite "Erste Schritte mit Microsoft Office Access"

Diese Seite dient als Ausgangspunkt, um eine neue Datenbank zu erstellen, eine vorhandene Datenbank zu öffnen oder wichtigen Inhalt aus Microsoft Office Online anzuzeigen.

Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Access stellt eine Vielzahl von Vorlagen bereit, mit denen Sie Datenbanken schneller erstellen können. Eine Vorlage ist eine gebrauchsfertige Datenbank, die bereits alle Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte enthält, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Es gibt beispielsweise Vorlagen zum Überwachen von Problemen, zum Verwalten von Kontakten oder zum Aufzeichnen von Ausgaben. Bestimmte Vorlagen enthalten Beispieleinträge, um die Art der Verwendung zu verdeutlichen. Vorlagendatenbanken können unverändert verwendet oder Ihren Anforderungen entsprechend angepasst werden.

Falls eine dieser Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, ist deren Verwendung die schnellste Methode, um eine Datenbank zu starten. Wenn sich jedoch Daten, die Sie in Access importieren möchten, in einem anderen Programm befinden, empfiehlt es sich möglicherweise, eine Datenbank ohne Vorlage zu erstellen. Vorlagen besitzen eine bereits definierte Datenstruktur, und es kann mit viel Arbeit verbunden sein, die bereits vorhandenen Daten an die Vorlagenstruktur anzupassen.

  1. Klicken Sie, während die Datenbank geöffnet ist, auf Microsoft Office-Schaltfläche{b> <b} Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Datenbank schließen Schaltflächensymbol ,um die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access anzuzeigen.

  2. In der Mitte der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access sind mehrere Features enthalten, und weitere stehen zur Verfügung, wenn Sie auf die Verknüpfungen im Bereich Vorlagenkategorien klicken. Sie können zudem weitere Vorlagen von der Microsoft Office Online-Website herunterladen. Details hierzu finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels.

  3. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage.

  4. Access schlägt für die Datenbank in das Feld Dateiname einen Dateinamen – Sie können den Dateinamen ändern, wenn Sie möchten. Klicken Sie zum Speichern der Datenbank in einen anderen Ordner als dem angezeigten unter im Dateinamenfeld klicken Sie auf Schaltflächensymbol , navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf OK möchten. Sie können optional erstellen und die Datenbank auf einer SharePoint-Website zu verknüpfen.

  5. Klicken Sie auf Erstellen (oder im Falle einer Office Online-Vorlage auf Herunterladen).

    In Access wird die Datenbank erstellt oder heruntergeladen und dann geöffnet. Es wird ein Formular angezeigt, in dem Sie mit der Dateneingabe beginnen können. Falls die Vorlage Beispieldaten enthält, können Sie die einzelnen Datensätze löschen, indem Sie auf den Datensatzmarkierer klicken (das ausgeblendete Feld oder der graue Balken links neben dem Datensatz) und dann folgende Aktionen ausführen:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen. Schaltflächensymbol

  6. Um mit der Dateneingabe zu beginnen, klicken Sie in die erste Zelle im Formular und beginnen mit der Eingabe. Verwenden Sie den Navigationsbereich, um nach anderen Formularen und Berichten zu suchen, die Sie eventuell verwenden möchten.

Herunterladen einer Vorlage aus Office Online

Falls Sie keine Vorlage auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access finden, die Ihren Anforderungen entspricht, und Sie eine Internetverbindung hergestellt haben, können Sie auf der Office Online-Website nach einer größeren Auswahl suchen.

  1. Klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access unter Weitere Informationen zu Office Online auf Vorlagen.

    Die Vorlagen-Startseite von Office Online wird im Browserfenster angezeigt.

  2. Verwenden Sie die Navigations- und Suchtools von Office Online, um nach der gewünschten Access-Vorlage zu suchen, und befolgen Sie die Anweisungen zum Herunterladen. Wenn Sie eine Vorlage herunterladen, wird eine Datenbank auf Ihren Computer heruntergeladen und in einer neuen Instanz von Access geöffnet. In den meisten Fällen wurde die Vorlage so entworfen, dass ein Dateneingabeformular geöffnet wird, sodass Sie sofort mit der Dateneingabe beginnen können.

Weitere Informationen zur Arbeit mit Vorlagen finden Sie im Leitfaden für Access 2007-Vorlagen.

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Erstellen einer Datenbank ohne Verwenden einer Vorlage

Falls Sie keine Vorlage verwenden möchten, können Sie auch eine völlig neue Datenbank erstellen, indem Sie Ihre eigenen Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte erstellen. Dies beinhaltet in den meisten Fällen eine oder mehrere der folgenden Aktionen:

  • Eingeben, Einfügen oder Importieren von Daten in die Tabelle, die beim Erstellen einer neuen Datenbank erstellt wird, und Wiederholen des Vorgangs mit neuen Tabellen, die Sie mit dem Befehl Tabelle auf der Registerkarte Erstellen erstellen.

  • Importieren von Daten aus anderen Quellen und Erstellen neuer Tabellen.

Erstellen einer leeren Datenbank
  1. Klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access unter Neue leere Datenbank auf Leere Datenbank.

    Leere Datenbank (Schaltfläche)

  2. Geben Sie im Bereich Leere Datenbank im Feld Dateiname einen Dateinamen ein. Wenn Sie keine Dateinamenerweiterung angeben, wird sie von Access automatisch hinzugefügt. Um als Speicherort der Datei nicht das Standardverzeichnis zu behalten, klicken Sie auf Sucht nach einem Speicherort für Ihre Datenbank{b> <b} Schaltflächensymbol (neben dem Feld Dateiname), navigieren Sie zum neuen Speicherort, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Klicken Sie auf Erstellen.

    In Access wird die Datenbank mit einer leeren Tabelle mit dem Namen "Tabelle1" erstellt und dann "Tabelle1" in der Datenblattansicht geöffnet. Der Cursor wird in der ersten leeren Zelle in der Spalte Neues Feld hinzufügen platziert.

  4. Beginnen Sie mit der Eingabe, um Daten hinzuzufügen, oder Sie können Daten aus einer anderen Quelle hinzufügen, wie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle.

Die Eingabe von Informationen in der Datenblatteinsicht ist ähnlich gestaltet wie die Arbeit in einem Microsoft Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsblatt. Die Tabellenstruktur wird während der Dateieingabe erstellt – jedes Mal, wenn Sie der Tabelle eine neue Spalte hinzufügen, wird ein neues Feld definiert. In Access wird der Datentyp aller Felder basierend auf den eingegebenen Daten automatisch festgelegt.

Wenn Sie zum aktuellen Zeitpunkt keine Informationen in "Tabelle1" eingeben möchten, klicken Sie auf Schließen{b> <b} Schaltflächensymbol . Wenn Sie an der Tabelle Änderungen vorgenommen haben, werden Sie von Access dazu aufgefordert, die Änderungen an der Tabelle zu speichern. Klicken Sie auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern, auf Nein, um Sie zu verwerfen, oder auf Abbrechen, um die Tabelle geöffnet zu lassen.

Wichtig : Wenn Sie "Tabelle1" schließen, ohne mindestens einmal gespeichert zu haben, wird die gesamte Tabelle in Access gelöscht, selbst wenn Sie Daten eingegeben haben.

Hinzufügen einer Tabelle

Sie können einer vorhandenen Datenbank neue Tabellen hinzufügen, indem Sie die Befehle in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen hinzufügen.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie Daten unmittelbar eingeben und von Access im Hintergrund die Tabellenstruktur erstellen lassen. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 usw.). Der Datentyp eines Felds wird automatisch basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten festgelegt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle. Schaltflächensymbol

    Access erstellt die Tabelle und wählt die erste leere Zelle in der Spalte Neues Feld hinzufügen aus.

    Hinweis : Wenn die Spalte Neues Feld hinzufügen nicht angezeigt wird, befinden Sie sich möglicherweise in der Entwurfsansicht und nicht in der Datenblattansicht. Um zur Datenblattansicht zu wechseln, doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle. In Access werden Sie zum Speichern der neuen Tabelle aufgefordert. Anschließend wird die Datenblattansicht angezeigt.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Neues Feld. Schaltflächensymbol

    In Access wird der Bereich Feldvorlagen angezeigt, der eine Liste mit häufig verwendeten Feldtypen enthält. Wenn Sie auf eines dieser Felder doppelklicken oder es in Ihr Datenblatt ziehen, wird von Access ein Feld mit diesem Namen hinzugefügt, und seine Eigenschaften werden auf die entsprechenden Werte für diesen Feldtyp festgelegt. Sie können die Eigenschaften zu einem späteren Zeitpunkt ändern, falls Sie dies wünschen. Wenn Sie das Feld ziehen, müssen Sie es in einen Bereich des Datenblatts ziehen, der Daten enthält (es wird eine vertikale Einfügemarke angezeigt, die angibt, wo das Feld abgelegt wird). Beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zelle, um Daten hinzuzufügen.

  3. Zum Hinzufügen von Daten beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zellen, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle beschrieben.

  4. Um eine Spalte (Feld) umzubenennen, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift und geben dann den neuen Namen ein.

    Jedem Feld sollte ein aussagekräftiger Name zugewiesen werden, damit Sie schon in der Feldliste erkennen können, was das Feld enthält.

  5. Zum Verschieben einer Spalte klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um die Spalte auszuwählen, und ziehen Sie die Spalte dann an den gewünschten Speicherort.

    Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten auswählen und sie dann alle gleichzeitig an einen neuen Speicherplatz ziehen. Um mehrere zusammenhängende Spalten auszuwählen, klicken Sie bei gedrückter UMSCHALTTASTE auf die Spaltenüberschrift der ersten Spalte und dann auf die Spaltenüberschrift der letzten Spalte.

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zuerst die Struktur der neuen Tabelle. Anschließend wechseln Sie zur Datenblattansicht, um Daten einzugeben oder Daten mithilfe einer anderen Methode wie z. B. Einfügen oder Importieren einzugeben.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf. Schaltflächensymbol

  2. Geben Sie für jedes Feld in Ihrer Tabelle einen Namen in der Spalte Feldname ein, und wählen Sie dann einen Datentyp in der Liste Datentyp aus.

    Hinweis : Wenn die Spalten Feldname und Datentyp nicht angezeigt werden, befinden Sie sich möglicherweise in der Datenblattansicht anstelle in der Entwurfsansicht. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht{b> <b} Schaltflächensymbol . Sie werden von Access aufgefordert, einen Namen für die neue Tabelle einzugeben. Anschließend wird die Entwurfsansicht angezeigt.

  3. Wenn Sie möchten, können Sie eine Beschreibung für jedes Feld in der Spalte Beschreibung eingeben. Die Beschreibung wird dann auf der Statusleiste angezeigt, wenn sich der Cursor in diesem Feld in der Datenblattansicht befindet. Die Beschreibung wird auch als Statusleistentext für alle Steuerelemente in einem Formular oder Bericht verwendet, die Sie durch Ziehen des Felds aus dem Bereich Feldliste erstellen, sowie für alle Steuerelemente, die für dieses Feld erstellt werden, wenn Sie den Formular-Assistenten oder den Berichts-Assistenten verwenden.

  4. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Schaltflächensymbol .

  5. Beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zelle, um Daten hinzuzufügen. Sie können auch Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie weiter unten im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle beschrieben.

Erstellen einer Tabelle mithilfe einer Vorlage    Access bietet Vorlagen für häufig verwendete Tabellentypen. Mit einem einzigen Mausklick können Sie eine vollständige Tabellenstruktur mit Feldern erstellen, die bereits konfiguriert und einsatzbereit sind. Bei Bedarf können Sie Felder hinzufügen oder entfernen, sodass die Tabelle Ihren Anforderungen genügt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenvorlagen, und wählen Sie dann in der Liste eine der vorhandenen Vorlagen aus.

  2. Zum Hinzufügen von Daten beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zellen, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle beschrieben.

    • So löschen Sie eine Spalte    

      1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann auf Spalte löschen{b> <b} Schaltflächensymbol .

    • So fügen Sie eine neue Spalte hinzu    

      1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Neues Feld. Schaltflächensymbol

      2. In Access wird der Bereich Feldvorlagen angezeigt, der eine Liste mit häufig verwendeten Feldtypen enthält. Wenn Sie auf eines dieser Felder doppelklicken oder es in Ihr Datenblatt ziehen, wird von Access ein Feld mit diesem Namen hinzugefügt, und seine Eigenschaften werden auf die entsprechenden Werte für diesen Feldtyp festgelegt. Sie können die Eigenschaften zu einem späteren Zeitpunkt ändern, falls Sie dies wünschen. Wenn Sie das Feld ziehen, müssen Sie es in einen Bereich des Datenblatts ziehen, der Daten enthält (es wird eine vertikale Einfügemarke angezeigt, die angibt, wo das Feld abgelegt wird). Beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zelle, um Daten hinzuzufügen.

  3. Speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Schaltflächensymbol .

Festlegen von Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht    Unabhängig davon, wie Sie Ihre Tabelle nun erstellt haben, empfiehlt es sich auf jeden Fall, die Feldeigenschaften zu überprüfen und festzulegen. Dies ist nur in der Entwurfsansicht möglich. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Um die Feldeigenschaften anzuzeigen, klicken Sie in das Feld im Entwurfsbereich. Die Eigenschaften werden unterhalb des Entwurfsbereichs unter Feldeigenschaften angezeigt.

Um eine Beschreibung der einzelnen Feldeigenschaften anzuzeigen, klicken Sie auf die Eigenschaft, und lesen Sie die Beschreibung im Feld neben der Eigenschaftenliste unter Feldeigenschaften. Weitere Informationen erhalten Sie durch Drücken von F1.

In der folgenden Tabelle werden einige der Feldeigenschaften beschrieben, die häufig angepasst werden.

Eigenschaft

Beschreibung

Feldgröße

Im Falle von Textfeldern legt diese Eigenschaft die maximale Anzahl von Zeichen fest, die im Feld gespeichert werden können. Der Maximalwert beträgt 255. Im Falle von Nummernfeldern legt diese Eigenschaft den Nummerntyp fest, der gespeichert wird (Long Integer, Double usw.). Um eine möglichst effiziente Datenspeicherung zu erzielen, wird empfohlen, den Daten so wenig Speicherplatz wie möglich zuzuweisen. Sie können den Wert dann später nach oben korrigieren, falls sich Ihre Anforderungen ändern.

Format

Diese Eigenschaft legt fest, wie die Daten angezeigt werden. Sie wirkt sich nicht auf die tatsächlichen Daten und ihre Speicherung im Feld aus. Sie können ein vordefiniertes Format auswählen oder ein benutzerdefiniertes Format eingeben.

Eingabeformat

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um ein Muster für alle Daten anzugeben, die in dieses Feld eingegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten richtig eingegeben werden und dass sie die erforderliche Anzahl an Zeichen enthalten. Falls Sie Hilfe zum Erstellen eines Eingabeformats benötigen, klicken Sie auf der rechten Seite des Eigenschaftenfelds auf Schaltfläche "Generator" .

Standardansicht

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um den Standardwert anzugeben, der jedes Mal in diesem Feld angezeigt wird, wenn ein neuer Datensatz hinzugefügt wird. Wenn Sie z. B. in einem Datums-/Uhrzeitfeld immer das Datum festhalten möchten, an dem der Datensatz hinzugefügt wurde, können Sie "Datum()" (ohne Anführungszeichen) als Standardwert eingeben.

Erforderlich

Diese Eigenschaft legt fest, ob in diesem Feld ein Wert erforderlich ist. Wenn Sie diese Eigenschaft auf Ja festlegen, können Sie in Access keinen neuen Datensatz hinzufügen, es sei denn, für dieses Feld wird ein Wert eingegeben.

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Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Falls Ihre Daten zurzeit in einem anderen Programm gespeichert sind, z. B. in Office Excel 2007, können Sie diese in eine Access-Tabelle kopieren und einfügen. Im Allgemeinen funktioniert dies am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten aufgeteilt sind, wie dies bei einem Excel-Arbeitsblatt der Fall ist. Falls sich Ihre Daten in einem Textverarbeitungsprogramm befinden, sollten Sie die Spalten mithilfe von Tabulatoren trennen oder die Daten im Textverarbeitungsprogramm in eine Tabelle konvertieren, bevor Sie die Daten kopieren. Falls Sie Ihre Daten bearbeiten möchten (z. B. vollständige Namen in Vor- und Nachnamen trennen), sollten Sie dies tun, bevor Sie die Daten kopieren, insbesondere, wenn Sie mit Access nicht vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, wird der Datentyp der einzelnen Felder in Access entsprechend den dort vorgefundenen Daten festgelegt. Wenn ein eingefügtes Feld z. B. nur Datumswerte enthält, wird auf dieses Feld der Datentyp "Datum/Uhrzeit" angewendet. Falls das eingefügte Feld nur die Wörter "ja" und "nein" enthält, wird auf das Feld der Datentyp "Ja/Nein" angewendet.

In Access werden die Felder mit der ersten Zeile der eingefügten Daten als Feldnamen bezeichnet. Wenn die erste Zeile der eingefügten Daten den nachfolgenden Zeilentypen ähnelt, wird die erste Zeile in Access als Teil der Daten festgelegt, und dem Feld werden generische Namen (F1, F2 usw.) zugeordnet. Falls die erste Zeile von eingefügten Daten den nachfolgenden Zeilen nicht ähnlich ist, wird in Access festgelegt, dass die erste Zeile aus Feldnamen besteht. In Access werden den Feldern entsprechende Namen zugeordnet, und es wird die erste Zeile nicht in die Daten eingefügt.

Falls Access generische Feldnamen zuordnet, sollten Sie die Felder so bald wie möglich umbenennen, um Verwirrungen zu vermeiden. Verwenden Sie das folgende Verfahren:

  1. Speichern Sie die Tabelle.

    • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Schaltflächensymbol .

  2. Doppelklicken Sie in der Datenblattansicht auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann für jede Spalte einen Feldnamen ein. Unter Umständen sieht es so aus, als ob Sie Daten überschreiben, die Zeile mit der Spaltenüberschrift enthält jedoch Feldnamen, keine Daten.

  3. Speichern Sie die Tabelle erneut.

Hinweis : Sie können die Felder auch umbenennen, indem Sie in die Entwurfsansicht wechseln und die Feldnamen dort bearbeiten. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf {b>Entwurfsansicht<b}. Um zurück zur Datenblattansicht zu wechseln, doppelklicken Sie in die Tabelle im Navigationsbereich.

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Importieren, Anfügen oder Verknüpfen von Daten aus einer anderen Quelle

Möglicherweise müssen Sie die Daten, die in einem anderen Programm gespeichert ist, und Sie möchten diese Daten in eine neue Tabelle importieren oder an eine vorhandene Tabelle in Access anfügen. Oder möglicherweise arbeiten Sie mit Personen, die ihre Daten in anderen Programmen beibehalten, und Sie mit in Access arbeiten, indem Sie ihn zu verknüpfen möchten. In beiden Fällen erleichtert Zugriff für die Arbeit mit Daten aus anderen Quellen. Sie können die Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in eine andere Access-Datenbank, aus einer SharePoint-Liste oder aus einer Vielzahl von anderen Quellen importieren. Der Prozess, den Sie verwenden, weicht, je nach Quelle, doch das folgende Verfahren werden Ihnen einen Einstieg.

  1. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf den Befehl für den Dateityp, den Sie importieren.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Wenn Sie beispielsweise Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, klicken Sie auf Excel. Wenn die gewünschte Programmart nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Mehr.

    Hinweis : Wenn Sie in der Gruppe Importieren nicht den richtigen Formattyp finden, müssen Sie ggf. das Programm starten, mit dem Sie die Daten ursprünglich erstellt haben, und dann dieses Programm zum Speichern der Daten in einem häufig verwendeten Dateiformat (wie eine delimited text file) verwenden, bevor Sie diese Daten in Access importieren können.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten entweder auf Durchsuchen, um die Quelldatendatei zu suchen, oder geben Sie in das Feld Dateiname den vollständigen Pfad der Quelldatendatei ein.

  3. Klicken Sie unter Geben Sie an, wie und wo Sie die Daten in der aktuellen Datenbank speichern möchten auf die gewünschte Option (alle Programme ermöglichen das Importieren, und manche Programme ermöglichen das Anfügen und Verknüpfen der Daten). Sie können eine neue Tabelle erstellen, die die importierten Daten verwendet, oder Sie können (bei manchen Programmen) die Daten einer bereits vorhandenen Tabelle hinzufügen oder eine verknüpfte Tabelle erstellen, die weiterhin eine Verknüpfung zu den Daten im Quellprogramm enthält.

  4. Wenn ein Assistent gestartet wird, folgen Sie den Anweisungen des Assistenten auf den angezeigten Seiten des Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

    Wenn Sie Objekte importieren oder Tabellen aus einer Access-Datenbank verknüpfen, wird das Dialogfeld Objekte importieren oder das Dialogfeld Tabellen verknüpfen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Elemente aus, und klicken Sie auf OK.

    Die genaue Vorgehensweise hängt davon ab, ob Sie Daten importieren, anfügen oder verknüpfen.

  5. Sie werden in Access gefragt, ob Sie die Details des gerade durchgeführten Importvorgangs speichern möchten. Wenn Sie vorhaben, denselben Importvorgang zukünftig noch einmal durchzuführen, klicken Sie auf Importschritte speichern und geben dann die Details ein. Sie können den Vorgang dann zu einem späteren Zeitpunkt problemlos wiederholen, indem Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Gespeicherte Importe{b> <b} Schaltflächensymbol {b> <b}klicken. Wenn Sie die Details des Vorgangs nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie eine Tabelle importieren möchten, werden von Access die Daten in eine neue Tabelle importiert und die Tabelle dann im Navigationsbereich in der Gruppe Tabellen angezeigt. Fügen Sie Daten an eine bereits vorhandene Tabelle an, werden die Daten dieser Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie eine Verknüpfung zu Daten herstellen, wird von Access im Navigationsbereich unter Tabellen eine verknüpfte Tabelle erstellt.

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Öffnen einer bereits vorhandenen Access-Datenbank
  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Öffnen.

  2. Navigieren Sie im Dialogfeld Öffnen zu der Datenbank, die Sie öffnen möchten.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Doppelklicken Sie auf die Datenbank, um sie im Standardmodus, der im Dialogfeld Access-Optionen angegeben ist, oder im von einer administrativen Richtlinie festgelegten Modus zu öffnen.

    • Klicken Sie auf Öffnen, um die Datenbank für gemeinsamen Zugriff in einer Mehrbenutzerumgebung zu öffnen, damit Sie und andere Benutzer die Datenbank lesen und in sie schreiben können.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, sodass Sie sie anzeigen, aber nicht bearbeiten können. Andere Benutzer haben nach wie vor Lese-/Schreibzugriff für die Datenbank.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen, um die Datenbank mit exklusivem Zugriff zu öffnen. Wenn Sie eine Datenbank mit exklusivem Zugriff geöffnet haben, werden andere Benutzer, die die Datenbank zu öffnen versuchen, darüber benachrichtigt, dass die Datei bereits verwendet wird.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank schreibgeschützt zu öffnen. Andere Benutzer können die Datenbank nach wie vor öffnen, aber sie sind auf schreibgeschützten Modus eingeschränkt.

Wenn Sie die zu öffnende Datenbank nicht finden können, gehen Sie folgendermaßen vor   : 

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen auf Arbeitsplatz, oder klicken Sie in der Dropdownliste Suchen in auf Arbeitsplatz.

  2. Klicken Sie in der Liste der Laufwerke mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk, von dem Sie annehmen, dass es die Datenbank enthält, und klicken Sie auf Suchen.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Suchergebnisse Ihre Suchkriterien ein, und klicken Sie dann auf Suchen, um nach der Datenbank zu suchen.

  4. Sobald die Datenbank gefunden wurde, doppelklicken Sie darauf, um sie zu öffnen.

  5. Sie müssen im Dialogfeld Öffnen auf Abbrechen klicken, damit die Datenbank geöffnet wird. Schließen Sie anschließend das Dialogfeld Suchergebnisse.

Hinweis : Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat, z. B. dBASE, Paradox, Microsoft Exchange oder Excel öffnen. Sie können auch eine beliebige ODBC data source direkt öffnen, z. B. Microsoft SQL Server oder Microsoft FoxPro. In Access wird automatisch eine neue Access-Datenbank in demselben Ordner erstellt, in dem sich die Datendatei befindet, und jeder Tabelle in der externen Datenbank werden Verknüpfungen hinzugefügt.

Tipps
  • Zum Öffnen einer der zuletzt geöffneten Datenbanken klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access in der Liste Zuletzt verwendete Datenbank öffnen auf den Dateinamen der Datenbank. Die Datenbank wird von Access mit den gleichen Optionseinstellungen wie beim letzten Öffnen geöffnet. Wenn die Liste der zuletzt verwendeten Dateien nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Access-Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Erweitert. Geben Sie unter Anzeigen die Anzahl der Dokumente an, die in der Liste "Letzte Dokumente" angezeigt werden soll (maximal neun Dateien).

  • Wenn Sie eine Datenbank durch Klicken auf die Microsoft Office-Schaltfläche{b> <b} Abbildung der Office-Schaltfläche {b> <b}öffnen und dann den Befehl Öffnen verwenden, können Sie eine Liste von Verknüpfungen zu Datenbanken anzeigen, die Sie zuvor durch Klicken auf Zuletzt verwendete Dokumente im Dialogfeld Öffnen geöffnet haben.

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Erstellen einer benutzerdefinierten leeren Vorlage

Wenn Sie eine neue leere Datenbank erstellen, wird von Access eine neue Tabelle geöffnet, in die Sie Daten eingeben können. Es werden jedoch keine anderen Objekte in der Datenbank erstellt. Falls in allen erstellten neuen Datenbanken andere Objekte wie z. B. Formulare, Berichte, Makros oder zusätzliche Tabellen vorhanden sein sollen, können Sie eine benutzerdefinierte leere Vorlage erstellen, die diese Objekte enthält. Wenn Sie dann das nächste Mal eine neue Datenbank erstellen, enthält Ihre Vorlage bereits diese Objekte. Neben diesen Objekten kann die Vorlage Tabellen enthalten, die bereits mit Daten aufgefüllt sind sowie beliebige spezifische Konfigurationseinstellungen, Datenbankeigenschaften, Verweise oder Code, die Sie in allen neuen Datenbanken benötigen.

Angenommen, Sie haben eine Auflistung von Makros, die Sie in allen Ihren Projekten verwenden möchten. Wenn Sie eine leere Vorlage erstellen, die diese Makros enthält, werden sie von Access in jede von Ihnen erstellten Datenbank eingeschlossen.

Sie können leere Vorlagen im Office Access 2007-Dateiformat, im Access 2002-2003-Dateiformat oder im Access 2000-Dateiformat erstellen. Die Vorlage muss mit "Leer.accdb" für das Office Access 2007-Dateiformat bzw.{b> <b}"Leer.mdb" für die früheren Dateiformate benannt werden.

  • Falls als Standarddateiformat Access 2000 oder Access 2002-2003 festgelegt wird, verwendet Access "Leer.mdb" als Dateinamen für die leere Vorlage. Die neue Datenbank wird im gleichen Format wie "Leer.mdb" erstellt. Auch wenn Ihr Standarddateiformat beispielsweise Access 2000 ist, wird jede von Ihnen erstellte neue Datenbank im Access 2002-2003-Format erstellt, wenn die Vorlage "Leer.mdb" im Access 2002-2003-Format vorliegt.

  • Wenn als Standarddateiformat Access 2007 festgelegt ist, verwendet Access "Leer.accdb" als Dateinamen für die leere Vorlage.

Wie ändere ich das Standarddateiformat?

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Access-Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Häufig verwendet.

  3. Wählen Sie unter Datenbanken erstellen das gewünschte Format in der Dropdownliste Standarddateiformat aus.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um eine leere Vorlage zu erstellen:

  • Erstellen Sie eine neue Datenbank (Sie können Sie mit "Leer" benennen oder ihr einen temporären Namen geben), und importieren oder erstellen Sie dann die Objekte, die Sie in die Vorlage einfügen möchten.

  • Erstellen Sie eine Kopie einer vorhandenen Datenbank, die bereits die gewünschten Objekte für die Vorlage enthält, und löschen Sie dann alle nicht gewünschten Objekte.

Wenn die Vorlage die gewünschten Objekte enthält, müssen Sie sie an einem bestimmten Speicherort speichern.

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern unter.

  2. Klicken Sie unter Datenbank in einem anderen Format speichern auf das Dateiformat, das für die Vorlage gewünscht wird.

  3. Wechseln Sie im Dialogfeld Speichern unter zu einem der folgenden beiden Vorlagenordner:

    • Systemvorlagenordner    Beispielsweise "C:\Programme\Microsoft Office\Vorlagen\1031\Access"

    • Benutzervorlagenordner    Beispielsweise:

      • In Windows Vista     C:\Benutzer\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen

      • In Microsoft Windows Server 2003 oder Microsoft Windows XP    C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen

        Hinweis : Eine leere Vorlage im Systemvorlagenordner setzt leere Vorlagen in allen Benutzervorlagenordnern außer Kraft.

  4. Geben Sie Leer.accdb (oder Leer.mdb, falls Sie eine Vorlage für eine frühere Version erstellen) in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

Wenn Sie, nachdem die neue Vorlage erstellt und gespeichert wurde, eine neue leere Datenbank erstellen, sind standardmäßig die Objekte aus der Vorlage in jeder neuen Datenbank vorhanden, die Sie erstellen. Access öffnet eine neue Tabelle in der Datenblattansicht, so wie dies beim Erstellen neuer leerer Datenbanken ohne eine Vorlage der Fall ist.

Wenn Sie die leere Vorlage nicht mehr verwenden möchten, löschen Sie die Datei "Leer.accdb" (oder "Leer.mdb" für frühere Versionen von Access), oder benennen Sie sie um.

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Hinweise : 

  • Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

  • Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier. Sie und andere Mitglieder der Microsoft-Community können diesen Artikel über das Collaborative Translation Framework (CTF) verbessern. Zeigen Sie einfach mit der Maus auf einen Satz in diesem Artikel, und klicken Sie dann im CTF-Widget auf "ÜBERSETZUNG VERBESSERN". Klicken Sie hier, um weitere Informationen zum CTF zu erhalten. Durch die Verwendung von CTF stimmen Sie unseren Nutzungsbedingungen zu.

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