Erstellen einer neuen Datenbank

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Dieser Artikel behandelt die Grundlagen der Access beginnen und Erstellen einer Datenbank, die verwendet werden auf Desktopcomputern, nicht über das Web. Es wird erläutert, wie in einer Desktopdatenbank mithilfe einer Vorlage erstellen, und wie Sie eine Datenbank von Grund auf neu Erstellen eigener Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte erstellen. Darüber hinaus einige Techniken, die Sie verwenden können, um die neue Datenbank vorhandene Daten zu verschaffen.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Erstellen einer Datenbank ohne mithilfe einer Vorlage

Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Importieren, Anfügen oder Verknüpfen mit Daten aus einer anderen Quelle

Hinzufügen eines Webparts Anwendung

Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

Verwenden von Access 2007?

Übersicht

Beim Starten von Access oder eine Datenbank schließen, ohne Access zu schließen, wird der Microsoft Office Backstage-Ansicht angezeigt.

Backstage-Ansicht dient als Ausgangspunkt, aus denen Sie können eine neue Datenbank erstellen, Öffnen einer vorhandenen Datenbank, wichtigen Inhalt aus Office.com anzeigen – nichts Verwenden von Access -Datenbankdatei oder außerhalb einer Datenbank, im Gegensatz zu Aufgaben innerhalb der einer Datenbank.

Erstellen einer Datenbank

Wenn Sie Access öffnen, zeigt die Backstage-Ansicht die Registerkarte neu. Die Registerkarte neu bietet mehrere Möglichkeiten, die Sie eine neue Datenbank erstellen können:

  • Eine leere Datenbank    Sie können ganz neu starten, wenn Sie möchten. Dies ist eine gute Wahl, wenn Sie spezieller Bauweise derzeit oder vorhandene Daten, die Sie aufnehmen oder einbinden müssen.

  • Eine Vorlage, die mit Access installiert ist    Erwägen Sie mithilfe einer Vorlage aus, wenn Sie ein neues Projekt starten und anfangen möchte. Access enthält mehrere Vorlagen, die standardmäßig installiert.

  • Eine Vorlage aus Office.com    Zusätzlich zu den Vorlagen, die im Zusammenhang mit Access, können Sie viele weitere Vorlagen auf Office.com suchen. Sie müssen noch einen Browser zu öffnen, die Vorlagen stehen auf der Registerkarte neu.

Hinzufügen einer Datenbank

Nachdem Sie in einer Datenbank arbeiten, können Sie Felder, Tabellen oder Anwendungsparts hinzufügen.

Anwendungsparts sind ein Feature, mit denen Sie mehrere verknüpfte Datenbankobjekte gemeinsam verwenden, als wären sie eine. Beispielsweise möglicherweise anwendungspart bestehen, aus einer Tabelle und eines Formulars, das auf der Tabelle basiert. Mithilfe des Webparts für die Anwendung können Sie die Tabelle und das Formular gleichzeitig hinzufügen.

Sie können auch erstellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros - alle Datenbankobjekte, die Sie für die Arbeit mit verwendet werden.

Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Access verfügt über eine Vielzahl von Vorlagen, mit denen Sie als-ist oder als Ausgangspunkt zeigen. Eine Vorlage ist eine sofort einsatzbereite Datenbank mit alle die Tabellen, Abfragen, Formulare, Makros und Berichte zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Es gibt beispielsweise Vorlagen, die Sie zum Nachverfolgen von Problemen, Verwalten von Kontakten oder zum Aufzeichnen von Ausgaben verwenden können. Einigen Vorlagen enthalten einige Beispiel-Einträgen, um denen ihre Verwendung veranschaulicht.

Wenn Sie eine der folgenden Vorlagen Ihren Bedürfnissen entspricht, ist Ihre Verwendung in der Regel die schnellste Möglichkeit zum Abrufen einer Datenbank gestartet. Wenn Sie Daten in einem anderen Programm, die Sie in Access importieren möchten verfügen, können Sie jedoch festlegen, dass es besser, eine Datenbank zu erstellen, ohne eine Vorlage ist. Vorlagen besitzen eine bereits definierte Datenstruktur, und es möglicherweise viel Arbeit vorhandenen Daten in die Struktur der Vorlage anzupassen.

  1. Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie eine Datenbank öffnen, klicken Sie auf der Registerkarte Datei verfügen. Backstage-Ansicht zeigt die Registerkarte neu.

  2. Mehrere Sätze von Vorlagen stehen in der Registerkarte neu, von die einige in Access integriert sind. Sie können weitere Vorlagen von Office.com herunterladen. Im nächsten Abschnitt in diesem Artikel Weitere Informationen finden Sie unter.

  3. Wählen Sie die Vorlage, die Sie verwenden möchten.

  4. Access schlägt für Ihre Datenbank im Feld Dateiname einen Dateinamen – Sie können den Dateinamen ändern, wenn Sie möchten. Klicken Sie zum Speichern der Datenbank in einen anderen Ordner als dem angezeigten unter im Dateinamenfeld klicken Sie auf Schaltflächensymbol , navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf OK möchten. Sie können optional erstellen und die Datenbank auf einer SharePoint-Website zu verknüpfen.

    Hinweis: Obwohl sie beide SharePoint verwenden, ist eine Desktopdatenbank mit einer SharePoint-Website verknüpft nicht identisch mit einer Webdatenbank Access Services verwenden. Um eine Desktopdatenbank verwenden zu können, müssen Sie über eine Installation verfügen. Eine Webdatenbank kann mit einem Webbrowser verwendet werden.

  5. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt eine Datenbank, aus der Vorlage, die Sie ausgewählt haben, und klicken Sie dann die Datenbank öffnet. Für viele Vorlagen wird ein Formular angezeigt, in dem Sie mit der Dateneingabe beginnen können. Wenn die Vorlage Beispieldaten enthält, können Sie jeden Eintrag, indem Sie den Datensatzmarkierer (das schattierte Feld oder die Leiste nur auf der linken Seite des Datensatzes) und klicken Sie dann wie folgt löschen:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen. Schaltflächensymbol

  6. Zum Eingeben von Daten zu beginnen, klicken Sie auf die erste leere Zelle im Formular und mit der beginnen Sie Eingabe. Verwenden Sie die Navigationsbereich zur Suche nach anderen Formularen und Berichten, die Sie möglicherweise verwenden möchten. Einige Vorlagen enthalten ein Navigationsformular dem Sie zwischen den verschiedenen Datenbankobjekten verschieben kann.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Vorlagen finden Sie im Artikel Verwenden einer Vorlage zur Erstellung einer Access-Desktopdatenbank.

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Erstellen einer Datenbank ohne mithilfe einer Vorlage

Wenn Sie nicht mit einer Vorlage interessiert sind, können Sie eine Datenbank erstellen, durch das Erstellen eigener Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte. In den meisten Fällen müssen Sie dazu eine oder beide der folgenden Aktionen aus:

  • Eingeben, einfügen oder Importieren von Daten in der Tabelle, die erstellt wird, wenn Sie eine neue Datenbank erstellen, und Wiederholen des Vorgangs mit neuen Tabellen, die Sie erstellen, indem Sie mit dem Befehl Tabelle klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen.

  • Importieren von Daten aus anderen Quellen und Erstellen neuer Tabellen im Prozess.

Erstellen Sie eine leere Datenbank

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei klicken Sie auf neu, und klicken Sie dann auf Leere Datenbank.

  2. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Dateinamen ein. Um den Speicherort der Datei von Standard zu ändern, klicken Sie auf Suchen Sie nach einem Speicherort für die Datenbank Schaltflächensymbol (neben dem Feld Dateiname ), navigieren Sie zu der neuen Position und klicken Sie dann auf OK.

  3. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt die Datenbank mit einer leeren Tabelle namens Tabelle1, und dann Tabelle1 in der Datenblattansicht geöffnet. Der Cursor befindet sich in der ersten leeren Zelle in der Spalte Klicken Sie auf Hinzufügen.

  4. Beginnen mit der Eingabe, um Daten hinzuzufügen, oder Sie können Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Eingeben von Daten in der Datenblattansicht dient zum Arbeiten in einem Excel-Arbeitsblatt sehr ähnlich sein. Die Tabellenstruktur wird während der Eingabe von Daten erstellt. Wenn Sie eine neue Spalte in das Datenblatt hinzufügen, wird ein neues Feld in der Tabelle definiert. Access stellt automatisch Datentyp des Felds, basierend auf den Daten, die Sie eingeben.

Wenn Sie keine Daten zu diesem Zeitpunkt in Tabelle1 eingeben möchten, klicken Sie auf Schließen Schaltflächensymbol . Wenn Sie der Tabelle alle Änderungen vorgenommen haben, werden Sie von Access aufgefordert, die Änderungen zu speichern. Klicken Sie auf Ja, um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Nein, um sie zu verwerfen, oder klicken Sie auf Abbrechen, um die Tabelle zu lassen.

Tipp: Access sucht nach einer Datei mit dem Namen Blank.accdb in den Ordner [Installationslaufwerks] am: \Programme\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Wenn es vorhanden ist, ist Blank.accdb die Vorlage für alle neuen leeren Datenbanken Webdatenbanken ausschließen. Alle Inhalte, die darin enthaltenen wird an alle neuen, leeren Datenbanken vererbt. Dies ist eine gute Möglichkeit zum Verteilen Standardinhalt, z. B. WebPart Zahlen oder Unternehmen Haftungsausschlüsse und Richtlinien. Denken Sie daran, Blank.accdb hat keine Auswirkung auf die Erstellung einer leeren neuen Webdatenbanken.

Wichtig: Wenn Sie Tabelle1 schließen, ohne mindestens einmal gespeichert haben, löscht Access die gesamte Tabelle, auch wenn Sie Daten eingegeben haben.

Hinzufügen einer Tabelle

Sie können mithilfe der Befehle in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen neue Tabellen zu einer vorhandenen Datenbank hinzufügen.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie Daten unmittelbar eingeben und Access die Tabellenstruktur erstellen lassen. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 usw.), und Access legt automatisch Datentyp des Felds, basierend auf den Daten, die Sie eingeben.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle. Schaltflächensymbol

    Access erstellt die Tabelle und markiert die erste leere Zelle in der Spalte Klicken Sie auf Hinzufügen.

  2. Klicken Sie auf den Typ des Felds, das Sie hinzufügen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Hinzufügen und löschen. Wenn, den gewünschte Typ nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere Felder Schaltflächensymbol .

  3. Access zeigt eine Liste von häufig verwendeter Feldtypen. Klicken Sie auf das Feld gewünschten Datentyp, und Access fügt das neue Feld auf dem Datenblatt, an der Einfügemarke.

    Sie können das Feld per Drag & Drop verschieben. Wenn Sie ein Feld in einem Datenblatt ziehen, wird eine vertikale Einfügemarke, wo das Feld platziert wird.

  4. Wenn Sie Daten hinzufügen möchten, beginnen mit der Eingabe in die erste leere Zelle, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle aus, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

  5. Wenn Sie eine Spalte (Feld) umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie den neuen Namen ein.

    Sie sollten jedes Feld, einen aussagekräftigen Namen zuweisen, damit Sie erkennen können, was es enthält, wenn Sie in dem Bereich Feldliste angezeigt wird.

  6. Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um die Spalte zu markieren, und ziehen Sie dann die Spalte an die gewünschte Position. Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten auswählen und dann auf einmal an eine neue Position ziehen. Um mehrere zusammenhängende Spalten auszuwählen, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der ersten Spalte, und klicken Sie dann bei gedrückter UMSCHALTTASTE, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der letzten Spalte.

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zuerst die Tabellenstruktur. Sie und wechseln Sie zur Datenblattansicht, und geben Sie die Daten, oder Eingeben von Daten mithilfe einer anderen Methode, z. B. einfügen oder importieren.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf. Schaltflächensymbol

  2. Geben Sie für jedes Feld in der Tabelle einen Namen in der Spalte Feldname, und wählen Sie dann einen Datentyp aus der Liste Datentyp aus.

  3. Wenn Sie möchten, können Sie in der Spalte Beschreibung eine Beschreibung für jedes Feld eingeben. Die Beschreibung wird auf der Statusleiste angezeigt, wenn sich der Cursor in das Feld in der Datenblattansicht befindet. Die Beschreibung wird auch als verwendet Text in der Statusleiste für alle Steuerelemente in einem Formular oder Bericht, den Sie erstellen, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste ziehen, sowie für alle Steuerelemente, die erstellt werden für dieses Feld, wenn Sie den Formular-Assistenten oder den Berichts-Assistenten verwenden.

  4. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern.

  5. Sie können das Eingeben von Daten in der Tabelle zu einem beliebigen Zeitpunkt durch wechseln zur Datenblattansicht, und klicken in der ersten leeren Zelle beginnen. Sie können auch Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Festlegen von Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht    Unabhängig davon, wie Sie die Tabelle erstellt haben ist es eine gute Idee, untersuchen und Feldeigenschaften festlegen. Während einige Eigenschaften in der Datenblattansicht verfügbar sind, können einige Eigenschaften nur in der Entwurfsansicht festgelegt werden. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, mit der rechten Maustaste in der Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Wenn Sie die Eigenschaften eines Felds anzeigen möchten, klicken Sie auf das Feld im Entwurfsbereich. Die Eigenschaften werden unterhalb des Entwurfsbereichs, klicken Sie unter Feldeigenschaften angezeigt.

Wenn Sie eine Beschreibung der einzelnen Feldeigenschaften anzeigen möchten, klicken Sie auf die Eigenschaft aus, und Lesen Sie die Beschreibung in das Feld neben der Eigenschaftenliste, klicken Sie unter Feldeigenschaften. Sie können ausführlichen Informationen erhalten, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe.

In der folgenden Tabelle werden einige der Feldeigenschaften, die häufig angepasst werden.

Eigenschaft

Beschreibung

Feldgröße

Für Textfelder wird diese Eigenschaft die maximale Anzahl von Zeichen, die im Feld gespeichert werden können. Das Maximum beträgt 255. Für Zahlenfelder, legt diese Eigenschaft den Typ der Zahl, die gespeichert werden sollen (Long Integer, Double usw.). Für die effizientesten Datenspeicher empfiehlt es sich, dass Sie den minimalen Abstand zuordnen, die Sie denken, dass Sie für die Daten benötigen. Sie können den Wert anpassen Anwendungsleiste höher, wenn Ihre Bedürfnisse anpassen.

Format

Diese Eigenschaft legt fest, wie die Daten angezeigt werden. Es wirkt die tatsächlichen Daten sich nicht wie er in das Feld gespeichert ist. Sie können ein vordefiniertes Format auswählen oder geben Sie ein benutzerdefiniertes Format.

Eingabeformat

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um anzugeben, ein Muster für alle Daten, die in diesem Feld eingegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten richtig eingegeben und die erforderliche Anzahl von Zeichen enthalten. Klicken Sie auf Hilfe zum Erstellen eines Eingabeformats, Schaltfläche "Generator" am rechts neben dem Eigenschaftenfeld.

Standardwert

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um den Standardwert angeben, der in diesem Feld jedes Mal angezeigt wird, der ein neuer Eintrag hinzugefügt wird. Wenn Sie ein Datums-/Uhrzeitfeld haben, in dem Sie immer das Datum aufzeichnen möchten, das der Eintrag hinzugefügt wurde, können Sie beispielsweise "Datum()" (ohne die Anführungszeichen) als Standardwert eingeben.

Eingabe erforderlich

Diese Eigenschaft legt fest, ob ein Wert in diesem Feld erforderlich ist. Wenn Sie diese Eigenschaft auf Ja festgelegt haben, ist Access Sie einen neuen Datensatz hinzufügen, es sei denn, ein Wert für dieses Feld eingegeben wird, nicht zulässig.

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Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Wenn Ihre Daten derzeit in einem anderen Programm, wie z. B. Excel gespeichert sind können Sie kopieren und in einer Access-Tabelle einfügen. Im Allgemeinen funktioniert dies am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten aufgeteilt ist wie in einem Excel-Arbeitsblatt. Wenn Ihre Daten in einem word Verarbeitungsprogramm befinden, empfiehlt es sich, die Spalten von Daten mithilfe von Registerkarten trennen oder konvertieren Sie die Daten in eine Tabelle in der von Word-Verarbeitungsprogramm, bevor Sie die Daten kopieren. Wenn Ihre Daten eine beliebige bearbeiten oder (z. B. vollständige Namen in vor-und Nachnamen trennen) erforderlich ist, sollten Sie dies tun, bevor Sie die Daten kopieren insbesondere dann, wenn Sie nicht mit Access vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, legt Access den Datentyp für jedes Feld nach, welche Daten dort gefunden. Beispielsweise ein eingefügtes Feld nur Datumswerte enthält, wendet Access den Datentyp Datum/Uhrzeit auf dieses Feld. Wenn das eingefügte Feld nur die Wörter "Ja" und "Nein" enthält, wendet Access die Ja/Nein-Datentyp in das Feld.

Access benennt die Felder je nachdem, was sie in der ersten Zeile der eingefügten Daten findet. Ist die erste Zeile der eingefügten Daten Typ ähnelt der Zeilen, die folgen, bestimmt Access an, dass die erste Zeile Teil der Daten und die Felder generische Namen (F1, F2 usw. weist). Ist die erste Zeile der eingefügten Daten nicht ähnlich wie die Zeilen, die folgen, bestimmt Access an, dass die erste Zeile aus Feldnamen besteht. Access die Felder entsprechend Namen und die erste Zeile in den Daten nicht enthält.

Wenn Access generische Feldnamen zuweist, benennen Sie die Felder, die so früh wie möglich Verwirrung zu vermeiden. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Drücken Sie STRG + S, um die Tabelle zu speichern.

  2. Klicken Sie in der Datenblattansicht Doppelklicken Sie auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie einen beschreibenden Feldnamen für jede Spalte.

  3. Speichern Sie die Tabelle erneut ein.

Hinweis: Sie können auch die Felder umbenennen, indem Sie zur Entwurfsansicht wechseln und die Feldnamen dort bearbeiten. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, mit der rechten Maustaste in der Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie auf Entwurfsansicht. Wenn Sie wieder zur Datenblattansicht wechseln möchten, doppelklicken Sie auf die Tabelle im Navigationsbereich.

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Importieren, Anfügen oder Verknüpfen mit Daten aus einer anderen Quelle

Möglicherweise müssen Sie die Daten, die in einem anderen Programm gespeichert ist, und Sie diese Daten in eine neue Tabelle importieren oder an eine vorhandene Tabelle in Access anfügen möchten. Oder möglicherweise arbeiten Sie mit Personen, die ihre Daten in anderen Programmen beibehalten, und es in Access arbeiten, indem Sie ihn zu verknüpfen möchten. In beiden Fällen erleichtert Zugriff für die Arbeit mit Daten aus anderen Quellen. Sie können Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in eine andere Access-Datenbank, aus einer SharePoint-Liste oder aus einer Vielzahl von anderen Quellen importieren. Der Prozess, den Sie verwenden, weicht, je nach Quelle, doch das folgende Verfahren werden Ihnen einen Einstieg.

  1. Klicken Sie in Access klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und verknüpfen auf den Befehl für den Typ der Datei, die Sie importieren möchten.

    'Importieren' und 'Verknüpfungsgruppe' auf der Registerkarte 'Externe Daten'

    Beispielsweise beim Importieren von Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt klicken Sie auf Excel. Wenn Sie den Programmtyp, den Sie benötigen angezeigt werden, klicken Sie auf Weitere.

    Hinweis: Wenn Sie den richtigen Formattyp in der Gruppe Importieren und verknüpfen finden können, müssen Sie auf Starten Sie das Programm, in dem Sie ursprünglich die Daten erstellt haben, und verwenden Sie dieses Programm zum Speichern der Daten in einem gängigen Dateiformat (beispielsweise einer Textdatei mit Trennzeichen ) vor dem Impor können t die Daten in Access.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten abrufen auf Durchsuchen, um die Quelldatei für die Daten zu suchen, oder geben Sie den vollständigen Pfad der Quelldatei für die Daten in das Feld Dateiname ein.

  3. Klicken Sie auf die gewünschte Option (alle Programme ermöglichen Ihnen die importieren und einige ermöglichen Ihnen die anfügen oder Einfügen einer Verknüpfung) unter angeben, wie und wo Sie die Daten in der aktuellen Datenbank speichern möchten. Sie können eine neue Tabelle, die die importierten Daten verwendet erstellen oder (bei manchen Programmen) können Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen oder Erstellen einer verknüpften Tabelle, die eine Verknüpfung zu den Daten im Quellprogramm enthält.

  4. Wenn eine-Assistent wird gestartet, folgen Sie den Anweisungen auf den nächsten Seiten des Assistenten aus. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

    Wenn Sie Objekte oder von Verknüpfungstabellen aus einer Access-Datenbank importieren, wird Dialogfeld Objekte importieren oder Tabellen verknüpfen. Wählen Sie die Elemente, die Sie möchten, und klicken Sie dann auf OK.

    Die genaue Vorgehensweise hängt davon ab, Sie, ob entscheiden importieren, Anfügen oder Verknüpfen von Daten.

  5. Access fragt Sie, ob die Details des Importvorgangs gespeichert, die Sie gerade abgeschlossen werden sollen. Wenn Sie denken, dass Sie später wieder in derselben Importvorgang durchzuführen, klicken Sie auf Importschritte, und geben Sie dann die Details. Sie können dann einfach den Vorgang in der Zukunft wiederholen durch Klicken auf Gespeicherte Importe Schaltflächensymbol in der Gruppe Importieren und verknüpfen auf der Registerkarte Externe Daten. Wenn Sie nicht die Details des Vorgangs speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie eine Tabelle importieren möchten, Access importiert die Daten in eine neue Tabelle, und klicken Sie dann in der Tabelle unter der Gruppe Tabellen im Navigationsbereich angezeigt. Wenn Sie sich entscheiden, Daten zu einer vorhandenen Tabelle angefügt werden soll, werden die Daten in dieser Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie mit Daten verknüpft haben, erstellt Access eine verknüpfte Tabelle unter der Gruppe Tabellen im Navigationsbereich.

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Hinzufügen eines Webparts Anwendung

Anwendungspart können Funktionen zu einer vorhandenen Datenbank hinzufügen. Anwendungspart kann so einfach wie eine einzelne Tabelle, oder sie können mehrere verknüpfte Objekte, wie eine Tabelle und ein gebundenes Formular umfassen.

Beispielsweise besteht aus der Kommentaren Anwendung Teil einer Tabelle mit einem Feld vom Typ AutoWert-ID, ein Datumsfeld und ein Memo-Feld ein. Sie können eine Datenbank hinzufügen und verwenden Sie es als-ist oder mit minimalen anpassen.

  1. Öffnen Sie die Datenbank, die Sie einer Anwendung Webpart hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Vorlagen auf Anwendungsparts. Eine Liste der verfügbaren Teile wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf die Anwendung-Webpart, das Sie hinzufügen möchten.

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Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.

  2. Navigieren Sie zu der Datenbank, die Sie öffnen möchten, klicken Sie im Dialogfeld Öffnen.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Doppelklicken Sie auf die Datenbank aus, um im Standardmodus in das Dialogfeld Access-Optionen oder den Modus, der von einer administrativen Richtlinie festgelegt wurde angegeben zu öffnen.

    • Klicken Sie auf Öffnen, um die Datenbank für gemeinsamen Zugriff in einer Umgebung mit mehreren Benutzern, damit Sie und andere Benutzer lesen und in die Datenbank schreiben zu öffnen.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, sodass Sie anzeigen aber nicht bearbeiten können. Andere Benutzer können weiterhin Lese- und Schreibzugriff auf die Datenbank.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen zum Öffnen der Datenbank mithilfe von exklusiven Zugriff. Wenn Sie eine Datenbank mit exklusiven Zugriff geöffnet haben, empfängt alle Personen, die versucht, die Datenbank öffnen eine Nachricht "Datei wird bereits verwendet" aus.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen. Andere Benutzer können weiterhin die Datenbank geöffnet, jedoch sind in den schreibgeschützten Modus beschränkt.

Hinweis: Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat, wie z. B. dBASE, Microsoft Exchange oder Excel öffnen. Sie können auch direkt auf eine beliebige ODBC-Datenquelle, wie etwa Microsoft SQL Server öffnen. Access erstellt eine neue Access-Datenbank in denselben Ordner wie die Datendatei automatisch und jede Tabelle in der externen Datenbank Links hinzugefügt.

Tipps

  • Zum Öffnen einer der zuletzt geöffneten Datenbanken, klicken Sie auf die Registerkarte Datei, klicken Sie auf zuletzt verwendet durch, und klicken Sie dann auf den Dateinamen für die Datenbank. Access öffnet die Datenbank mit den gleichen Option Einstellungen, die sie zuletzt aufwiesen, die sie geöffnet haben. Wenn die Liste der zuletzt verwendeten Dateien nicht, klicken Sie auf die Registerkarte Datei angezeigt wird, klicken Sie auf Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Clienteinstellungen. Geben Sie die Anzahl der Dokumente in der Liste zuletzt verwendete Dokumente bis zu einem Maximum von 50 anzuzeigen, wählen Sie unter Anzeigen.

    Sie können auch die zuletzt verwendete Datenbanken anzeigen, in der Navigation Leiste der Backstage-Ansicht für zwei Mausklicks Zugriff: 1) auf der Registerkarte ' Datei ', 2) die aktuelle Datenbank, die Sie öffnen möchten. Am unteren Rand der Registerkarte zuletzt verwendet werden soll aktivieren Sie das Kontrollkästchen schnell Zugriff auf diese Anzahl zuletzt verwendete Datenbanken, und passen Sie dann die Anzahl der Datenbanken anzeigen.

  • Wenn Sie eine Datenbank öffnen möchten, indem Sie auf den Befehl Öffnen, klicken Sie auf die Registerkarte Datei, können Sie eine Liste der Tastenkombinationen für Datenbanken anzeigen, die Sie zuvor geöffnet haben, indem Sie auf Zuletzt verwendete Dokumente im Dialogfeld Öffnen.

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Verwenden von Access 2007?

Beim Starten von Access oder eine Datenbank schließen, ohne Access zu schließen, wird die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access angezeigt.

Erste Schritte bei Microsoft Office Access (Seite)

Diese Seite ist Ausgangspunkt aus dem eine neue Datenbank erstellen, eine vorhandene Datenbank zu öffnen oder wichtigen Inhalt aus Microsoft Office Online anzeigen.

Access bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorlagen, die Sie verwenden können, um die Datenbank-Erstellungsprozess zu beschleunigen. Eine Vorlage ist eine sofort einsatzbereite Datenbank mit allen Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Es gibt beispielsweise Vorlagen, die Sie zum Nachverfolgen von Problemen, Verwalten von Kontakten oder zum Aufzeichnen von Ausgaben verwenden können. Einigen Vorlagen enthalten einige Beispiel-Einträgen, um denen ihre Verwendung veranschaulicht. Vorlagendatenbanken können verwendet werden, wie sie sind, oder Sie, um eine bessere anpassen Ihren Anforderungen bearbeiten können.

Wenn Sie eine der folgenden Vorlagen Ihren Bedürfnissen entspricht, ist Ihre Verwendung in der Regel die schnellste Möglichkeit zum Abrufen einer Datenbank gestartet. Wenn Sie Daten in einem anderen Programm, die Sie in Access importieren möchten verfügen, können Sie jedoch festlegen, dass es besser, eine Datenbank zu erstellen, ohne eine Vorlage ist. Vorlagen besitzen eine bereits definierte Datenstruktur, und es möglicherweise viel Arbeit vorhandenen Daten in die Struktur der Vorlage anzupassen.

  1. Wenn Sie eine Datenbank geöffnet haben, klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Datenbank schließen Schaltflächensymbol , um die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access anzuzeigen.

  2. Verschiedene bereitgestellte Vorlagen in der Mitte der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access angezeigt, und weitere werden verfügbar, wenn Sie die Links im Bereich Kategorien Vorlage klicken Sie auf. Sie können weitere Vorlagen von der Office Online-Website herunterladen. Im nächsten Abschnitt in diesem Artikel Weitere Informationen finden Sie unter.

  3. Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten.

  4. Access schlägt für Ihre Datenbank im Feld Dateiname einen Dateinamen – Sie können den Dateinamen ändern, wenn Sie möchten. Klicken Sie zum Speichern der Datenbank in einen anderen Ordner als dem angezeigten unter im Dateinamenfeld klicken Sie auf Schaltflächensymbol , navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf OK möchten. Sie können optional erstellen und die Datenbank auf einer SharePoint-Website zu verknüpfen.

  5. Klicken Sie auf Erstellen (oder Laden Sie eine Office Online-Vorlage).

    Access erstellt oder downloads die Datenbank und öffnet diese. Ein Formular wird angezeigt, in dem Sie mit der Dateneingabe beginnen können. Wenn die Vorlage Beispieldaten enthält, können Sie jeden Eintrag, indem Sie den Datensatzmarkierer (das schattierte Feld oder die Leiste nur auf der linken Seite des Datensatzes) und klicken Sie dann wie folgt löschen:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen. Schaltflächensymbol

  6. Zum Eingeben von Daten zu beginnen, klicken Sie auf die erste leere Zelle im Formular und mit der beginnen Sie Eingabe. Verwenden Sie im Navigationsbereich zur Suche nach anderen Formularen und Berichten, die Sie möglicherweise verwenden möchten.

Wenn Sie eine Vorlage, die Ihren Bedürfnissen, klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access entspricht nicht finden kann, und Sie mit dem Internet verbunden sind, können Sie die Office Online-Website für eine größere Auswahl durchsuchen.

  1. Klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access wählen Sie unter Weitere Informationen zu Office Online auf Vorlagen.

    Die Homepage von Vorlagen auf Office Online wird im Browserfenster angezeigt.

  2. Verwenden Sie Office Online Navigation und Suchtools auf um die Access-Vorlage zu finden, die Sie verwenden, und folgen Sie den Anweisungen sie herunterladen möchten. Wenn Sie eine Vorlage herunterladen, wird eine Datenbankdatei auf Ihren Computer heruntergeladen und in eine neue Instanz von Access geöffnet. In den meisten Fällen ist die Vorlage ein Dateneingabeformular öffnen, damit Sie sofort mit der Dateneingabe beginnen können.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Vorlagen finden Sie im Artikel Leitfaden für Access 2007-Vorlagen.

Seitenanfang

Wenn Sie nicht mit einer Vorlage interessiert sind, können Sie eine Datenbank erstellen, durch das Erstellen eigener Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte. In den meisten Fällen wird dies in der Regel eine oder beide der folgenden Aktionen aus:

  • Eingeben, einfügen oder Importieren von Daten in der Tabelle, die erstellt wird, wenn Sie eine neue Datenbank erstellen, und Wiederholen des Vorgangs mit neuen Tabellen, die Sie erstellen, indem Sie mit dem Befehl Tabelle klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen.

  • Importieren von Daten aus anderen Quellen und Erstellen neuer Tabellen im Prozess.

  1. Klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access unter Neue leere Datenbank auf Leere Datenbank.

    Leere Datenbank (Schaltfläche)

  2. Geben Sie im Bereich Leere Datenbank in das Feld Dateiname einen Dateinamen ein. Wenn Sie keine Erweiterung angeben, fügt es von Access für Sie hinzu. Um den Speicherort der Datei von Standard zu ändern, klicken Sie auf Suchen Sie nach einem Speicherort für die Datenbank Schaltflächensymbol (neben dem Feld Dateiname ), navigieren Sie zu der neuen Position und klicken Sie dann auf OK.

  3. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt die Datenbank mit einer leeren Tabelle namens Tabelle1, und dann Tabelle1 in der Datenblattansicht geöffnet. Der Cursor befindet sich in der ersten leeren Zelle in der Spalte Neues Feld hinzufügen.

  4. Beginnen mit der Eingabe, um Daten hinzuzufügen, oder Sie können Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Eingeben von Informationen in der Datenblattansicht dient zum Arbeiten in einem Arbeitsblatt Microsoft Office Excel 2007 sehr ähnlich sein. Die Tabellenstruktur wird während der Eingabe von Daten erstellt – jederzeit der Tabelle eine neue Spalte hinzu, die ein neues Feld definiert ist. Access stellt automatisch Datentyp des Felds, basierend auf den Daten, die Sie eingeben.

Wenn Sie keine Informationen zu diesem Zeitpunkt in Tabelle1 eingeben möchten, klicken Sie auf Schließen Schaltflächensymbol . Wenn Sie der Tabelle alle Änderungen vorgenommen haben, werden Sie von Access aufgefordert, die Tabelle speichern. Klicken Sie auf Ja, um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Nein, um sie zu verwerfen, oder klicken Sie auf Abbrechen, um die Tabelle zu lassen.

Wichtig: Wenn Sie Tabelle1 schließen, ohne mindestens einmal gespeichert haben, löscht Access die gesamte Tabelle, auch wenn Sie Daten eingegeben haben.

Sie können mithilfe der Befehle in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen neue Tabellen zu einer vorhandenen Datenbank hinzufügen.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie Daten unmittelbar eingeben und Access die Tabellenstruktur erstellen lassen. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 usw.), und Access legt automatisch Datentyp des Felds, basierend auf den Daten, die Sie eingeben.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle. Schaltflächensymbol

    Access erstellt die Tabelle und markiert die erste leere Zelle in der Spalte Neues Feld hinzufügen.

    Hinweis: Wenn Sie eine Neues Feld hinzufügen-Spalte nicht angezeigt werden, können Sie in der Entwurfsansicht anstelle der Datenblattansicht möglicherweise. Doppelklicken Sie auf die Tabelle im Navigationsbereich, um zur Datenblattansicht zu wechseln. Access fordert Sie zum Speichern der neuen Tabelle, und klicken Sie dann auf Datenblattansicht wechselt.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten klicken Sie auf Neues Feld. Schaltflächensymbol

    Access zeigt den Bereich Feldvorlagen, der eine Liste von häufig verwendeter Feldtypen enthält. Wenn Sie doppelklicken Sie auf, oder ziehen Sie einen der folgenden Felder in Ihr Datenblatt, wird von Access ein Feld mit diesem Namen hinzugefügt und legt die Eigenschaften auf die entsprechenden Werte für diese Art von Feld. Sie können die Eigenschaften, die Sie bei Bedarf später ändern. Wenn Sie das Feld ziehen, müssen Sie es in einen Bereich des Datenblatts ziehen, die Daten enthält. Eine vertikale Einfügemarke angezeigt wird, zeigt, wo das Feld platziert wird.

  3. Wenn Sie Daten hinzufügen möchten, beginnen mit der Eingabe in die erste leere Zelle, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle aus, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

  4. Wenn Sie eine Spalte (Feld) umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie den neuen Namen ein.

    Es ist empfiehlt sich, jedes Feld, einen aussagekräftigen Namen zuweisen, damit Sie erkennen können, was es enthält, wenn Sie in dem Bereich Feldliste angezeigt wird.

  5. Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um die Spalte zu markieren, und ziehen Sie dann die Spalte an die gewünschte Position.

    Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten auswählen und dann auf einmal an eine neue Position ziehen. Um mehrere zusammenhängende Spalten auszuwählen, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der ersten Spalte, und klicken Sie dann bei gedrückter UMSCHALTTASTE, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der letzten Spalte.

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zuerst die Struktur der neuen Tabelle. Sie und wechseln Sie zur Datenblattansicht, und geben Sie die Daten, oder Eingeben von Daten mithilfe einer anderen Methode, z. B. einfügen oder importieren.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf. Schaltflächensymbol

  2. Geben Sie für jedes Feld in der Tabelle einen Namen in der Spalte Feldname, und wählen Sie dann einen Datentyp aus der Liste Datentyp aus.

    Hinweis: Wenn Sie im Feldnamen und Datentyp Spalten nicht angezeigt werden, können Sie in der Datenblattansicht anstelle der Entwurfsansicht möglicherweise. Mit der rechten Maustaste in der Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht Schaltflächensymbol , um zur Entwurfsansicht zu wechseln. Access fordert Sie einen Namen für die neue Tabelle, und klicken Sie dann zur Entwurfsansicht wechselt.

  3. Wenn Sie möchten, können Sie in der Spalte Beschreibung eine Beschreibung für jedes Feld eingeben. Die Beschreibung wird auf der Statusleiste angezeigt, wenn sich der Cursor in das Feld in der Datenblattansicht befindet. Die Beschreibung wird auch als verwendet Text in der Statusleiste für alle Steuerelemente in einem Formular oder Bericht, den Sie erstellen, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste ziehen, sowie für alle Steuerelemente, die erstellt werden für dieses Feld, wenn Sie den Formular-Assistenten oder den Berichts-Assistenten verwenden.

  4. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie auf Speichern, oder drücken Sie STRG + S Schaltflächensymbol .

  5. Sie können das Eingeben von Daten in der Tabelle zu einem beliebigen Zeitpunkt durch wechseln zur Datenblattansicht, und klicken in der ersten leeren Zelle beginnen. Sie können auch Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Erstellen einer Tabelle mithilfe einer Vorlage    Access bietet Vorlagen für häufig verwendete Arten von Tabellen. Mit einem Mausklick können Sie erstellen eine vollständige Tabellenstruktur mit Feldern, die bereits konfiguriert und zur Verwendung bereit. Bei Bedarf können Sie dann hinzufügen oder Entfernen von Feldern, damit die Tabelle Ihren Bedürfnissen entspricht.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenvorlagen, und wählen Sie dann eine der verfügbaren Vorlagen aus der Liste aus.

  2. Hinzufügen von Daten beginnen mit der Eingabe in die erste leere Zelle, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle aus, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

    • Zum Löschen einer Spalte   

      1. Mit der rechten Maustaste in der Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann auf Spalte löschen Schaltflächensymbol .

    • Um eine neue Spalte hinzuzufügen   

      1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten klicken Sie auf Neues Feld. Schaltflächensymbol

      2. Access zeigt den Bereich Feldvorlagen, der eine Liste von häufig verwendeter Feldtypen enthält. Wenn Sie doppelklicken Sie auf, oder ziehen Sie einen der folgenden Felder in Ihr Datenblatt, wird von Access ein Feld mit diesem Namen hinzugefügt und legt die Eigenschaften auf die entsprechenden Werte für diese Art von Feld. Sie können die Eigenschaften, die Sie bei Bedarf später ändern. Wenn Sie das Feld ziehen, müssen Sie es in einen Bereich des Datenblatts ziehen, die Daten enthält. Eine vertikale Einfügemarke angezeigt wird, zeigt, wo das Feld platziert wird.

  3. Speichern Sie die Tabelle an:

    • Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie auf Speichern, oder drücken Sie STRG + S Schaltflächensymbol .

Festlegen von Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht    Unabhängig davon, wie Sie die Tabelle erstellt haben ist es eine gute Idee, untersuchen und Feldeigenschaften festlegen. Dies kann nur in der Entwurfsansicht erfolgen. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, mit der rechten Maustaste in der Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Wenn Sie die Eigenschaften eines Felds anzeigen möchten, klicken Sie auf das Feld im Entwurfsbereich. Die Eigenschaften werden unterhalb des Entwurfsbereichs, klicken Sie unter Feldeigenschaften angezeigt.

Wenn Sie eine Beschreibung der einzelnen Feldeigenschaften anzeigen möchten, klicken Sie auf die Eigenschaft aus, und Lesen Sie die Beschreibung in das Feld neben der Eigenschaftenliste, klicken Sie unter Feldeigenschaften. Ausführlichen Informationen erhalten durch Drücken von F1.

In der folgenden Tabelle werden einige der Feldeigenschaften, die häufig angepasst werden.

Eigenschaft

Beschreibung

Feldgröße

Für Textfelder wird diese Eigenschaft die maximale Anzahl von Zeichen, die im Feld gespeichert werden können. Das Maximum beträgt 255. Für Zahlenfelder, legt diese Eigenschaft den Typ der Zahl, die gespeichert werden sollen (Long Integer, Double usw.). Für die effizientesten Datenspeicher empfiehlt es sich, dass Sie den minimalen Abstand zuordnen, die Sie denken, dass Sie für die Daten benötigen. Sie können den Wert anpassen Anwendungsleiste höher, wenn Ihre Bedürfnisse anpassen.

Format

Diese Eigenschaft legt fest, wie die Daten angezeigt werden. Es wirkt die tatsächlichen Daten sich nicht wie er in das Feld gespeichert ist. Sie können ein vordefiniertes Format auswählen oder geben Sie ein benutzerdefiniertes Format.

Eingabeformat

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um anzugeben, ein Muster für alle Daten, die in diesem Feld eingegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten richtig eingegeben und die erforderliche Anzahl von Zeichen enthalten. Klicken Sie auf Hilfe zum Erstellen eines Eingabeformats, Schaltfläche "Generator" am rechts neben dem Eigenschaftenfeld.

Standardwert

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um den Standardwert angeben, der in diesem Feld jedes Mal angezeigt wird, der ein neuer Eintrag hinzugefügt wird. Wenn Sie ein Datums-/Uhrzeitfeld haben, in dem Sie immer das Datum aufzeichnen möchten, das der Eintrag hinzugefügt wurde, können Sie beispielsweise "Datum()" (ohne die Anführungszeichen) als Standardwert eingeben.

Eingabe erforderlich

Diese Eigenschaft legt fest, ob ein Wert in diesem Feld erforderlich ist. Wenn Sie diese Eigenschaft auf Ja festgelegt haben, ist Access Sie einen neuen Datensatz hinzufügen, es sei denn, ein Wert für dieses Feld eingegeben wird, nicht zulässig.

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Wenn Ihre Daten in einem anderen Programm, wie z. B. Office Excel 2007, derzeit gespeichert ist können Sie kopieren und in einer Access-Tabelle einfügen. Im Allgemeinen funktioniert dies am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten aufgeteilt ist wie in einem Excel-Arbeitsblatt. Wenn Ihre Daten in einem word Verarbeitungsprogramm befinden, empfiehlt es sich, die Spalten von Daten mithilfe von Registerkarten trennen oder konvertieren Sie die Daten in eine Tabelle in der von Word-Verarbeitungsprogramm, bevor Sie die Daten kopieren. Wenn Ihre Daten eine beliebige bearbeiten oder (z. B. vollständige Namen in vor-und Nachnamen trennen), sollten Sie dies tun, bevor Sie die Daten kopieren, insbesondere dann, wenn Sie nicht mit Access vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, legt Access den Datentyp für jedes Feld nach, welche Daten dort gefunden. Beispielsweise ein eingefügtes Feld nur Datumswerte enthält, wendet Access den Datentyp Datum/Uhrzeit auf dieses Feld. Wenn das eingefügte Feld nur die Wörter "Ja" und "Nein" enthält, wendet Access die Ja/Nein-Datentyp in das Feld.

Access benennt die Felder je nachdem, was sie in der ersten Zeile der eingefügten Daten findet. Ist die erste Zeile der eingefügten Daten Typ ähnelt der Zeilen, die folgen, bestimmt Access an, dass die erste Zeile Teil der Daten und die Felder generische Namen (F1, F2 usw. weist). Ist die erste Zeile der eingefügten Daten nicht ähnlich wie die Zeilen, die folgen, bestimmt Access an, dass die erste Zeile aus Feldnamen besteht. Access die Felder entsprechend Namen und die erste Zeile in den Daten nicht enthält.

Wenn Access generische Feldnamen zuweist, benennen Sie die Felder, die so früh wie möglich Verwirrung zu vermeiden. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Speichern Sie die Tabelle.

    • Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie auf Speichern, oder drücken Sie STRG + S Schaltflächensymbol .

  2. Klicken Sie in der Datenblattansicht Doppelklicken Sie auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann einen gültigen Feldnamen für jede Spalte. Es kann aussehen, als ob Sie Daten überschreiben, jedoch die Zeile mit der Spaltenüberschrift Feldnamen, keine Daten enthält.

  3. Speichern Sie die Tabelle erneut ein.

Hinweis: Sie können auch die Felder umbenennen, indem Sie zur Entwurfsansicht wechseln und die Feldnamen dort bearbeiten. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, mit der rechten Maustaste in der Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie auf Entwurfsansicht. Wenn Sie wieder zur Datenblattansicht wechseln möchten, doppelklicken Sie auf die Tabelle im Navigationsbereich.

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Möglicherweise müssen Sie die Daten, die in einem anderen Programm gespeichert ist, und Sie möchten diese Daten in eine neue Tabelle importieren oder an eine vorhandene Tabelle in Access anfügen. Oder möglicherweise arbeiten Sie mit Personen, die ihre Daten in anderen Programmen beibehalten, und es in Access arbeiten, indem Sie ihn zu verknüpfen möchten. In beiden Fällen erleichtert Zugriff für die Arbeit mit Daten aus anderen Quellen. Sie können Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in eine andere Access-Datenbank, aus einer SharePoint-Liste oder aus einer Vielzahl von anderen Quellen importieren. Der Prozess, den Sie verwenden, weicht, je nach Quelle, doch das folgende Verfahren werden Ihnen einen Einstieg.

  1. Klicken Sie in Access klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf den Befehl für den Typ der Datei, die Sie importieren möchten.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Beispielsweise beim Importieren von Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt klicken Sie auf Excel. Wenn Sie den Programmtyp, den Sie benötigen angezeigt werden, klicken Sie auf Weitere.

    Hinweis: Wenn Sie in der Gruppe Importieren den richtigen Formattyp finden können, müssen Sie möglicherweise starten Sie das Programm, in dem die Daten ursprünglich erstellt haben, und verwenden Sie dieses Programm zum Speichern der Daten in einem häufig verwendeten (beispielsweise einer Textdatei mit Trennzeichen ) formatiert werden, bevor Sie die Daten importiert werden können in Access.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten abrufen auf Durchsuchen, um die Quelldatei für die Daten zu suchen, oder geben Sie den vollständigen Pfad der Quelldatei für die Daten in das Feld Dateiname ein.

  3. Klicken Sie auf die gewünschte Option (alle Programme ermöglichen es Ihnen zu importieren und einige ermöglichen Ihnen anfügen oder verknüpfen) unter angeben, wie und wo Sie die Daten in der aktuellen Datenbank speichern möchten. Sie können eine neue Tabelle, die die importierten Daten verwendet erstellen oder (bei manchen Programmen) können Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen oder Erstellen einer verknüpften Tabelle, die eine Verknüpfung zu den Daten im Quellprogramm enthält.

  4. Wenn eine-Assistent wird gestartet, folgen Sie den Anweisungen auf den nächsten Seiten des Assistenten aus. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

    Wenn Sie Objekte oder von Verknüpfungstabellen aus einer Access-Datenbank importieren, wird Dialogfeld Objekte importieren oder Tabellen verknüpfen. Wählen Sie die Elemente, die Sie möchten, und klicken Sie auf OK.

    Die genaue Vorgehensweise hängt davon ab, Sie, ob entscheiden importieren, Anfügen oder Verknüpfen von Daten.

  5. Access fragt Sie, ob die Details des Importvorgangs gespeichert, die Sie gerade abgeschlossen werden sollen. Wenn Sie denken, dass Sie später wieder in derselben Importvorgang durchzuführen, klicken Sie auf Importschritte, und geben Sie dann die Details. Sie können dann einfach den Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen durch Klicken auf Gespeicherte Importe Schaltflächensymbol in der Gruppe Importieren auf die Registerkarte Externe Daten. Wenn Sie nicht die Details des Vorgangs speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie eine Tabelle importieren möchten, Access importiert die Daten in eine neue Tabelle, und klicken Sie dann in der Tabelle unter der Gruppe Tabellen im Navigationsbereich angezeigt. Wenn Sie sich entscheiden, Daten zu einer vorhandenen Tabelle angefügt werden soll, werden die Daten in dieser Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie mit Daten verknüpft haben, erstellt Access eine verknüpfte Tabelle unter der Gruppe Tabellen im Navigationsbereich.

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  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Öffnen.

  2. Navigieren Sie zu der Datenbank, die Sie öffnen möchten, klicken Sie im Dialogfeld Öffnen.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Doppelklicken Sie auf die Datenbank aus, um im Standardmodus in das Dialogfeld Access-Optionen oder den Modus, der von einer administrativen Richtlinie festgelegt wurde angegeben zu öffnen.

    • Klicken Sie auf Öffnen, um die Datenbank für gemeinsamen Zugriff in einer Umgebung mit mehreren Benutzern, damit Sie und andere Benutzer lesen und in die Datenbank schreiben zu öffnen.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, sodass Sie anzeigen aber nicht bearbeiten können. Andere Benutzer können weiterhin Lese- und Schreibzugriff auf die Datenbank.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen zum Öffnen der Datenbank mit exklusiven Zugriff. Wenn Sie eine Datenbank mit exklusiven Zugriff geöffnet haben, empfängt alle Personen, die versucht, die Datenbank öffnen eine Nachricht "Datei wird bereits verwendet" aus.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen. Andere Benutzer können weiterhin die Datenbank geöffnet, jedoch sind in den schreibgeschützten Modus beschränkt.

Wenn Sie die Datenbank nicht finden können, die Sie öffnen möchten.   

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen klicken Sie auf Arbeitsplatz, oder klicken Sie in der Dropdown-Liste Suchen in auf Arbeitsplatz.

  2. In der Liste der Laufwerke möglicherweise der rechten Maustaste auf das Laufwerk, das Sie der Meinung sind die Datenbank enthält, und klicken Sie dann auf Suchen.

  3. Geben Sie Ihre Suchkriterien im Dialogfeld Suchergebnisse, und klicken Sie auf Suchen, um nach der Datenbank zu suchen.

  4. Wenn die Datenbank gefunden wird, doppelklicken Sie auf, um ihn zu öffnen.

  5. Sie müssen im Dialogfeld Öffnen zum Öffnen der Datenbank aufheben klicken. Klicken Sie dann im Dialogfeld Suchergebnisse zu schließen.

Hinweis: Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat, wie z. B. dBASE, Paradox, Microsoft Exchange oder Excel öffnen. Sie können auch direkt auf eine beliebige ODBC-Datenquelle, wie etwa Microsoft SQL Server oder Microsoft FoxPro öffnen. Access erstellt eine neue Access-Datenbank in denselben Ordner wie die Datendatei automatisch und jede Tabelle in der externen Datenbank Links hinzugefügt.

  • Um eine der zuletzt geöffneten Datenbanken zu öffnen, klicken Sie auf den Dateinamen für die Datenbank in der Liste Zuletzt verwendete Datenbank öffnen, klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access. Access öffnet die Datenbank mit der gleichen Option Einstellungen, die sie zuletzt aufwiesen Sie sie geöffnet haben. Wenn die Liste der zuletzt verwendeten Dateien nicht angezeigt wird, klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Access-Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Erweitert. Geben Sie die Anzahl der Dokumente in der Liste zuletzt verwendete Dokumente bis zu einem Maximum von neun anzuzeigen, wählen Sie unter Anzeigen.

  • Wenn Sie zum Öffnen einer Datenbank, indem Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann den Befehl Öffnen verwenden, können Sie eine Liste der Tastenkombinationen für Datenbanken anzeigen, die Sie zuvor geöffnet haben, indem Sie auf Zuletzt verwendete Dokumente im Feld Öffnen Klicken Sie im Dialogfeld.

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Wenn Sie eine neue leere Datenbank erstellen, öffnet Access eine neue Tabelle, in dem Sie können Daten eingeben, aber keine anderen Objekten in der Datenbank erstellt. Wenn Sie andere Objekte, wie Formulare, Berichte, Makros oder zusätzliche Tabellen in allen neuen Datenbanken präsentieren, die Sie erstellen möchten, können Sie eine benutzerdefinierte leere Vorlage erstellen, die diese Objekte enthält. Klicken Sie dann enthalten das nächste Mal eine neue Datenbank zu erstellen sie diese Objekte in der Vorlage bereits. Die Vorlage kann diese Objekte bereits ausgefüllt mit Daten als auch alle Einstellungen spezielle Konfiguration, Datenbankeigenschaften, Verweise oder Code, der in allen neuen Datenbanken verfügen möchten Tabellen enthalten.

Angenommen Sie, Sie verfügen über eine Auflistung von Makros, die Sie in allen Ihren Projekten verwenden möchten. Wenn Sie mit eine leere Vorlage diese Makros erstellen, werden Sie von Access in alle neuen Datenbanken, die Sie erstellen enthält.

Sie können leere Vorlagen erstellen, in der Office Access 2007-Dateiformat, das Access 2002-2003-Dateiformat oder im Access 2000-Dateiformat. Die Vorlage muss für das Dateiformat Office Access 2007 und Blank.mdb für die früheren Dateiformate Blank.accdb genannt werden.

  • Wenn das Standarddateiformat Access 2000- oder Access 2002 - 2003 festgelegt ist verwendet Access Blank.mdb als den Dateinamen für die leere Vorlage. Die neue Datenbank wird im gleichen Dateiformat als Blank.mdb erstellt. Selbst wenn als Standarddateiformat Access 2000 festgelegt ist, ist die Vorlage mit dem Namen Blank.mdb in Access 2002-2003-Dateiformat, werden alle von Ihnen erstellten Datenbank in Access 2002-2003-Format sein.

  • Wenn als Standarddateiformat Access 2007 festgelegt ist, werden als den Dateinamen für die leere Vorlage Blank.accdb verwendet.

Wie ändere ich das Standarddateiformat?

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Access-Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Beliebt.

  3. Klicken Sie unter Datenbanken erstellen wählen Sie das gewünschte Format aus der Dropdownliste Standarddateiformat.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um einer leeren Vorlage zu erstellen:

  • Erstellen Sie eine neue Datenbank (Sie können einen Namen zu, leer oder probieren Sie es mit einen temporären Namen), und klicken Sie dann auf Importieren Sie oder erstellen Sie die Objekte, die in der Vorlage enthalten sein sollen.

  • Erstellen Sie eine Kopie einer vorhandenen Datenbank, die bereits die Objekte enthält, die Sie in der Vorlage verwenden möchten, und löschen Sie alle Objekte, die Sie nicht möchten.

Nachdem Sie die Objekte, die Sie in der Vorlage verwenden möchten haben, müssen Sie sie an einem bestimmten Speicherort speichern.

  1. Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche, und zeigen Sie dann auf Speichern unter.

  2. Klicken Sie auf das Dateiformat, das Sie für die Vorlage verwenden möchten, klicken Sie unter Datenbank in ein anderes Format speichern.

  3. Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter auf einen der folgenden beiden Vorlagenordner:

    • Vorlagenordner System    Beispielsweise c:\Programme\Microsoft c:\Programme\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • Benutzer Vorlagenordner    Zum Beispiel:

      • In Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • In Microsoft Windows Server 2003 oder Microsoft Windows XP    C:\Documents und Name\Application Data\Microsoft\Templates

        Hinweis: Leere Vorlage in den Vorlagenordner System überschreibt leere Vorlagen in Ordnern für alle Benutzer.

  4. Klicken Sie in das Feld Dateiname ein Geben Sie (oder Blank.mdb, wenn Sie eine frühere Version Vorlage erstellen) , und klicken Sie dann auf Speichern.

Nachdem Sie nun die neue Vorlage im Ort, ist, wenn Sie eine neue leere Datenbank erstellen, werden die Objekte in der Vorlage in eine neue Datenbank, die Sie erstellen automatisch eingefügt. Access öffnet eine neue Tabelle in der Datenblattansicht als beim Erstellen neuer leerer Datenbanken bedeutet ohne Vorlage zu erhalten.

Länger leere Vorlage verwenden, löschen oder Umbenennen der Datei mit dem Namen Blank.accdb (oder Blank.mdb, für frühere Versionen von Access).

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