Erstellen einer neuen Datenbank

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In diesem Artikel wird der grundlegende Prozess zum Starten von Access und zum Erstellen einer Datenbank behandelt, die auf Desktopcomputern und nicht über das Internet verwendet wird. Es wird erläutert, wie Sie eine Desktopdatenbank mithilfe einer Vorlage erstellen und wie Sie eine Datenbank von Grund auf neu erstellen, indem Sie eigene Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte erstellen. Außerdem werden einige Techniken erläutert, mit denen Sie vorhandene Daten in Ihre neue Datenbank abrufen können.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Erstellen einer Datenbank ohne Verwendung einer Vorlage

Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Importieren, anfügen oder Verknüpfen von Daten aus einer anderen Quelle

Hinzufügen eines anwendungsparts

Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

Verwenden von Access 2007?

Übersicht

Wenn Sie Access zum ersten Mal starten oder wenn Sie eine Datenbank schließen, ohne Access zu schließen, wird die Microsoft Office Backstage-Ansicht angezeigt.

Die Backstage-Ansicht ist ein Ausgangspunkt, von dem aus Sie eine neue Datenbank erstellen, eine vorhandene Datenbank öffnen, Empfohlene Inhalte von Office.com anzeigen können – alles, was Sie mit Access für eine Datenbankdatei oder außerhalb einer Datenbank tun können, im Gegensatz zu in einer Datenbank.

Erstellen einer Datenbank

Wenn Sie Access öffnen, wird in der Backstage-Ansicht die neue Registerkarte angezeigt. Die Registerkarte " neu " bietet verschiedene Möglichkeiten, wie Sie eine neue Datenbank erstellen können:

  • Eine leere Datenbank    Wenn Sie möchten, können Sie ganz neu beginnen. Dies ist eine gute Option, wenn Sie sehr spezifische Designanforderungen haben oder über vorhandene Daten verfügen, die Sie aufnehmen oder einbeziehen müssen.

  • Eine mit Access installierte Vorlage    Verwenden Sie eine Vorlage, wenn Sie ein neues Projekt starten und einen Vorsprung wünschen. Access verfügt über mehrere standardmäßig installierte Vorlagen.

  • Eine Vorlage von Office.com    Zusätzlich zu den Vorlagen, die in Access enthalten sind, finden Sie auf Office.com viele weitere Vorlagen. Sie müssen nicht einmal einen Browser öffnen, die Vorlagen sind auf der Registerkarte " neu " verfügbar.

Hinzufügen zu einer Datenbank

Sobald Sie in einer Datenbank arbeiten, können Sie Felder, Tabellen oder anwendungsparts hinzufügen.

Anwendungsparts sind ein Feature, mit dem Sie mehrere verwandte Datenbankobjekte zusammen verwenden können, als wären Sie eins. Beispielsweise kann ein Anwendungsteil aus einer Tabelle und einem Formular bestehen, das auf der Tabelle basiert. Mithilfe des anwendungsparts können Sie die Tabelle und das Formular gleichzeitig hinzufügen.

Sie können auch Abfragen, Formulare, Berichte, Makros-alle Datenbankobjekte erstellen, mit denen Sie arbeiten.

Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Access verfügt über eine Vielzahl von Vorlagen, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Eine Vorlage ist eine Ready-to-use-Datenbank, die alle Tabellen, Abfragen, Formulare, Makros und Berichte enthält, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Es gibt beispielsweise Vorlagen, mit denen Sie Probleme nachverfolgen, Kontakte verwalten oder Ausgaben aufzeichnen können. Einige Vorlagen enthalten einige Beispieldatensätze, die Ihnen helfen, deren Verwendung zu veranschaulichen.

Wenn eine dieser Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, ist die Verwendung in der Regel die schnellste Möglichkeit, um eine Datenbank zu starten. Wenn Sie jedoch über Daten in einem anderen Programm verfügen, das Sie in Access importieren möchten, ist es möglicherweise besser, eine Datenbank ohne Verwendung einer Vorlage zu erstellen. Für Vorlagen ist bereits eine Datenstruktur definiert, und es kann viel Arbeit erforderlich sein, um Ihre vorhandenen Daten an die Struktur der Vorlage anzupassen.

  1. Wenn Sie eine Datenbank geöffnet haben, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Schließen. In der Backstage-Ansicht wird die neue Registerkarte angezeigt.

  2. Auf der neuen Registerkarte sind mehrere Vorlagensätze verfügbar, von denen einige in Access integriert sind. Sie können weitere Vorlagen von Office.com herunterladen. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels.

  3. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

  4. Access schlägt im Feld Dateiname einen Dateinamen für Ihre Datenbank vor – Sie können bei Bedarf den Dateinamen ändern. Wenn Sie die Datenbank in einem anderen Ordner als dem unter dem Feld Dateiname angezeigten speichern möchten, klicken Sie auf Schaltflächensymbol , navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie Sie speichern möchten, und klicken Sie dann auf OK. Optional können Sie Ihre Datenbank mit einer SharePoint-Website erstellen und verknüpfen.

    Hinweis: Obwohl beide SharePoint verwenden, ist eine mit einer SharePoint-Website verknüpfte Desktopdatenbank nicht mit einer Webdatenbank mit Access Services identisch. Damit Sie eine Desktopdatenbank verwenden können, muss Access installiert sein. Eine Webdatenbank kann in Verbindung mit einem Webbrowser verwendet werden.

  5. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt eine Datenbank aus der von Ihnen ausgewählten Vorlage und öffnet dann die Datenbank. Für viele Vorlagen wird ein Formular angezeigt, in dem Sie mit der Eingabe von Daten beginnen können. Wenn Ihre Vorlage Beispieldaten enthält, können Sie jeden Datensatz löschen, indem Sie auf den Datensatzmarkierer (das schattierte Feld oder die Leiste links neben dem Eintrag) klicken und dann wie folgt vorgehen:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen. Button image

  6. Wenn Sie mit der Eingabe von Daten beginnen möchten, klicken Sie in die erste leere Zelle des Formulars, und beginnen Sie mit der Eingabe. Verwenden Sie die Navigationsbereich, um nach anderen Formularen oder Berichten zu suchen, die Sie möglicherweise verwenden möchten. Einige Vorlagen beinhalten ein Navigationsformular, das es Ihnen ermöglicht, zwischen den verschiedenen Datenbankobjekten zu wechseln.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Vorlagen finden Sie im Artikel Verwenden einer Vorlage zum Erstellen einer Access-Desktopdatenbank.

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Erstellen einer Datenbank ohne Verwendung einer Vorlage

Wenn Sie keine Vorlage verwenden möchten, können Sie eine Datenbank erstellen, indem Sie eigene Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte erstellen. In den meisten Fällen umfasst dies eine oder beide der folgenden Punkte:

  • Eingeben, einfügen oder Importieren von Daten in die Tabelle, die beim Erstellen einer neuen Datenbank erstellt wird, und anschließendes Wiederholen des Prozesses mit neuen Tabellen, die Sie mithilfe des Befehls " Tabelle " auf der Registerkarte " Erstellen " erstellen.

  • Importieren von Daten aus anderen Quellen und Erstellen neuer Tabellen im Prozess.

Erstellen einer leeren Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf neu, und klicken Sie dann auf leere Datenbank.

  2. Geben Sie im Feld Dateiname einen Dateinamen ein. Wenn Sie den Speicherort der Datei von der Standardeinstellung ändern möchten, klicken Sie auf nach einem Speicherort durchsuchen, um den Daten Bank Schaltflächensymbol (neben dem Feld Dateiname ) zu speichern, navigieren Sie zum neuen Speicherort, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt die Datenbank mit einer leeren Tabelle namens "Tabelle1" und dann in der Datenblattansicht. Der Cursor wird in der ersten leeren Zelle in der Spalte zum Hinzufügen klicken .

  4. Beginnen Sie mit der Eingabe, um Daten hinzuzufügen, oder Sie können Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Das Eingeben von Daten in der Datenblattansicht ist mit dem Arbeiten in einem Excel-Arbeitsblatt vergleichbar. Die Tabellenstruktur wird erstellt, während Sie Daten eingeben. Wenn Sie dem Datenblatt eine neue Spalte hinzufügen, wird ein neues Feld in der Tabelle definiert. Access legt den Datentyp jedes Felds basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten automatisch fest.

Wenn Sie derzeit keine Daten in Tabelle1 eingeben möchten, klicken Sie auf Button image Schließen. Wenn Sie Änderungen an der Tabelle vorgenommen haben, werden Sie von Access aufgefordert, die Änderungen zu speichern. Klicken Sie auf Ja , um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Nein , um Sie zu verwerfen, oder klicken Sie auf Abbrechen , um die Tabelle zu öffnen.

Tipp:  Access sucht nach einer Datei mit dem Namen " leer. accdb " in dem Ordner, der sich unter [Install Drive] befindet: \Programme\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Wenn Sie vorhanden ist, ist leere ACCDB die Vorlage für alle neuen leeren Datenbanken, ohne Webdatenbanken. Alle Inhalte, die Sie enthält, werden von allen neuen leeren Datenbanken geerbt. Dies ist eine gute Möglichkeit zum Verteilen von Standardinhalten wie Teilnummern oder Unternehmens Ausschlüssen und-Richtlinien. Beachten Sie, dass " blank. accdb " keine Auswirkungen auf die Erstellung leerer neuer Webdatenbanken hat.

Wichtig: Wenn Sie Tabelle1 schließen, ohne Sie mindestens einmal zu speichern, löscht Access die gesamte Tabelle, auch wenn Sie Daten in Sie eingegeben haben.

Hinzufügen einer Tabelle

Sie können einer vorhandenen Datenbank neue Tabellen hinzufügen, indem Sie die Befehle in der Gruppe " Tabellen " auf der Registerkarte " Erstellen " verwenden.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

Erstellen einer Tabelle, beginnend mit der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie Daten sofort eingeben und den Zugriff auf die Tabellenstruktur Behind the Scenes erstellen lassen. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 usw.), und Access legt den Datentyp jedes Felds basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten automatisch fest.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle. Button image

    Access erstellt die Tabelle und wählt die erste leere Zelle in der Spalte zum Hinzufügen klicken aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe & löschen auf den Feldtyp, den Sie hinzufügen möchten. Wenn der gewünschte Typ nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere Felder Schaltflächensymbol .

  3. Access zeigt eine Liste der häufig verwendeten Feldtypen an. Klicken Sie auf den gewünschten Feldtyp, und Access fügt dem Datenblatt an der Einfügemarke das neue Feld hinzu.

    Sie können das Feld verschieben, indem Sie es ziehen. Wenn Sie ein Feld in ein Datenblatt ziehen, wird eine vertikale Einfügemarke angezeigt, in der das Feld eingefügt wird.

  4. Wenn Sie Daten hinzufügen möchten, beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zelle, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

  5. Wenn Sie eine Spalte (Feld) umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie dann den neuen Namen ein.

    Sie sollten jedem Feld einen aussagekräftigen Namen geben, damit Sie wissen, was es enthält, wenn es im Bereich Feldliste angezeigt wird.

  6. Um eine Spalte zu verschieben, klicken Sie auf die Überschrift, um die Spalte auszuwählen, und ziehen Sie dann die Spalte an die gewünschte Position. Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten auswählen und diese dann an eine neue Position auf einmal ziehen. Wenn Sie mehrere zusammenhängende Spalten auswählen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der ersten Spalte, und klicken Sie dann bei gedrückter Umschalttaste auf die Spaltenüberschrift der letzten Spalte.

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zunächst die Tabellenstruktur. Anschließend wechseln Sie zur Datenblattansicht, um Daten einzugeben, oder geben Daten mithilfe einer anderen Methode wie einfügen oder importieren ein.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf. Schaltflächensymbol

  2. Geben Sie für jedes Feld in der Tabelle einen Namen in die Spalte Feldname ein, und wählen Sie dann in der Liste Datentyp den gewünschten Datentyp aus.

  3. Wenn Sie möchten, können Sie eine Beschreibung für jedes Feld in der Spalte Beschreibung eingeben. Die Beschreibung wird dann auf der Statusleiste angezeigt, wenn sich der Cursor in diesem Feld in der Datenblattansicht befindet. Die Beschreibung wird auch als Statusleistentext für Steuerelemente in einem Formular oder Bericht verwendet, die Sie erstellen, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste ziehen, und für alle Steuerelemente, die für dieses Feld erstellt werden, wenn Sie den Formular-Assistenten oder den Berichts-Assistenten verwenden.

  4. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern.

  5. Sie können mit der Eingabe von Daten in die Tabelle jederzeit beginnen, indem Sie zur Datenblattansicht wechseln und in die erste leere Zelle klicken. Sie können auch Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Festlegen von Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht    Unabhängig davon, wie Sie Ihre Tabelle erstellt haben, empfiehlt es sich, Feldeigenschaften zu überprüfen und zu definieren. Während einige Eigenschaften in der Datenblattansicht verfügbar sind, können einige Eigenschaften nur in der Entwurfsansicht festgesetzt werden. Wenn Sie zur Entwurfsansicht wechseln möchten, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Wenn Sie die Eigenschaften eines Felds anzeigen möchten, klicken Sie auf das Feld im Entwurfsbereich. Die Eigenschaften werden unterhalb des Entwurfsbereichs unter Feldeigenschaftenangezeigt.

Wenn Sie eine Beschreibung der einzelnen Feldeigenschaften anzeigen möchten, klicken Sie auf die Eigenschaft, und lesen Sie die Beschreibung im Feld neben der Eigenschaftenliste unter Feldeigenschaften. Detailliertere Informationen erhalten Sie, indem Sie auf die Schaltfläche "Hilfe" klicken.

In der folgenden Tabelle werden einige der Feldeigenschaften beschrieben, die häufig angepasst werden.

Eigenschaft

Beschreibung

Feldgröße

Bei Text Feldern legt diese Eigenschaft die maximale Anzahl von Zeichen fest, die im Feld gespeichert werden können. Der Höchstwert ist 255. Für Zahlenfelder legt diese Eigenschaft den Typ der zu speichernden Zahl fest (lange Ganzzahl, Double usw.). Für den effizientesten Datenspeicher empfiehlt es sich, den geringsten Speicherplatz zuzuteilen, den Sie für die Daten benötigen. Sie können den Wert später nach oben anpassen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Formatieren

Mit dieser Eigenschaft legen Sie fest, wie die Daten angezeigt werden. Sie hat keinen Einfluss auf die tatsächlichen Daten, die im Feld gespeichert sind. Sie können ein vordefiniertes Format auswählen oder ein benutzerdefiniertes Format eingeben.

Eingabeformat

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um ein Muster für alle Daten anzugeben, die in dieses Feld eingegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten ordnungsgemäß eingegeben werden und dass Sie die erforderliche Anzahl von Zeichen enthält. Wenn Sie Hilfe zum Erstellen eines Eingabeformats benötigen, klicken Sie auf der rechten Seite des Eigenschaftsfelds auf Schaltfläche "Generator" .

Standardwert

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um den Standardwert anzugeben, der in diesem Feld jedes Mal angezeigt wird, wenn ein neuer Datensatz hinzugefügt wird. Wenn Sie beispielsweise ein Datum/Uhrzeit-Feld haben, in dem Sie immer das Datum aufzeichnen möchten, an dem der Datensatz hinzugefügt wurde, können Sie "Datum ()" (ohne die Anführungszeichen) als Standardwert eingeben.

Erforderlich

Diese Eigenschaft legt fest, ob ein Wert in diesem Feld erforderlich ist. Wenn Sie diese Eigenschaft auf Jafestlegen, können Sie in Access keinen neuen Eintrag hinzufügen, es sei denn, es wird ein Wert für dieses Feld eingegeben.

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Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Wenn Ihre Daten aktuell in einem anderen Programm wie Excel gespeichert sind, können Sie Sie in eine Access-Tabelle kopieren und einfügen. Im Allgemeinen funktioniert dies am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten wie in einem Excel-Arbeitsblatt getrennt sind. Wenn sich Ihre Daten in einem Textverarbeitungsprogramm befinden, empfiehlt es sich, die Datenspalten mithilfe von Tabstopps zu trennen oder die Daten in eine Tabelle im Textverarbeitungsprogramm umzuwandeln, bevor Sie die Daten kopieren. Wenn Ihre Daten bearbeitet oder manipuliert werden müssen (beispielsweise das Trennen von vollständigen Namen in vor-und Nachnamen), sollten Sie dies tun, bevor Sie die Daten kopieren, insbesondere dann, wenn Sie mit Access nicht vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, legt Access den Datentyp jedes Felds entsprechend dem Typ der Daten fest, die dort gefunden werden. Wenn beispielsweise ein eingefügtes Feld nur Datumswerte enthält, wendet Access den Datentyp "Datum/Uhrzeit" auf dieses Feld an. Wenn das eingefügte Feld nur die Wörter "Ja" und "Nein" enthält, wendet Access den Datentyp "Ja/Nein" auf das Feld an.

Access benennt die Felder in Abhängigkeit davon, was in der ersten Zeile der eingefügten Daten gefunden wird. Wenn die erste Zeile mit eingefügten Daten dem Typ der Zeilen ähnelt, die Folgen, bestimmt Access, dass die erste Zeile Teil der Daten ist, und weist die Felder generische Namen (F1, F2 usw.) zu. Wenn die erste Zeile mit eingefügten Daten nicht mit den nachfolgenden Zeilen vergleichbar ist, bestimmt Access, dass die erste Zeile aus Feldnamen besteht. Access benennt die Felder entsprechend und enthält nicht die erste Zeile in den Daten.

Wenn Access generische Feldnamen zuweist, sollten Sie die Felder so schnell wie möglich umbenennen, um Verwechslungen zu vermeiden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Drücken Sie STRG + S, um die Tabelle zu speichern.

  2. Doppelklicken Sie in der Datenblattansicht auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann einen beschreibenden Feldnamen für jede Spalte ein.

  3. Speichern Sie die Tabelle erneut.

Hinweis: Sie können die Felder auch umbenennen, indem Sie zur Entwurfsansicht wechseln und dort die Feldnamen bearbeiten. Wenn Sie zur Entwurfsansicht wechseln möchten, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie auf Entwurfsansicht. Um zur Datenblattansicht zurückzukehren, doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle.

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Importieren, anfügen oder Verknüpfen von Daten aus einer anderen Quelle

Möglicherweise haben Sie Daten, die in einem anderen Programm gespeichert sind, und Sie möchten diese Daten in eine neue Tabelle importieren oder an eine vorhandene Tabelle in Access anfügen. Sie können aber auch mit Personen arbeiten, die Ihre Daten in anderen Programmen behalten, und Sie möchten in Access damit arbeiten, indem Sie eine Verknüpfung dazu erstellen. In jedem Fall macht Access es einfach, mit Daten aus anderen Quellen zu arbeiten. Sie können Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in einer anderen Access-Datenbank, aus einer SharePoint-Liste oder aus einer Vielzahl anderer Quellen importieren. Der von Ihnen verwendete Prozess weicht je nach Quelle geringfügig ab, doch mit dem folgenden Verfahren können Sie beginnen.

  1. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe & importieren auf den Befehl für den Typ der Datei, die Sie importieren möchten.

    'Importieren' und 'Verknüpfungsgruppe' auf der Registerkarte 'Externe Daten'

    Wenn Sie beispielsweise Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, klicken Sie auf Excel. Wenn der benötigte Programmtyp nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere.

    Hinweis: Wenn Sie den richtigen Formattyp in der Gruppe " Import _AMP_ Link " nicht finden können, müssen Sie möglicherweise das Programm starten, in dem Sie die Daten ursprünglich erstellt haben, und dann dieses Programm verwenden, um die Daten in einem gemeinsamen Dateiformat (wie einem Textdatei mit Trennzeichen ) zu speichern, bevor Sie wichtig sind. t die Daten in Access.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld externe Daten abrufen auf Durchsuchen , um die Quelldatendatei zu finden, oder geben Sie im Feld Dateiname den vollständigen Pfad der Quelldatendatei ein.

  3. Klicken Sie auf die gewünschte Option (alle Programme können Sie importieren, und einige können Sie anfügen oder verknüpfen) unter angeben, wie und wo die Daten in der aktuellen Datenbank gespeichert werden sollen. Sie können eine neue Tabelle erstellen, die die importierten Daten verwendet, oder (bei einigen Programmen) können Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen oder eine verknüpfte Tabelle erstellen, die eine Verknüpfung zu den Daten im Quellprogramm aufrecht erhält.

  4. Wenn ein Assistent gestartet wird, folgen Sie den Anweisungen auf den nächsten Seiten des Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

    Wenn Sie Objekte importieren oder Tabellen aus einer Access-Datenbank verknüpfen, wird entweder das Dialogfeld Objekte importieren oder Tabellen verknüpfen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Elemente aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Der genaue Prozess hängt davon ab, ob Sie Daten importieren, anfügen oder verknüpfen möchten.

  5. Access fragt Sie, ob Sie die Details des soeben abgeschlossenen Importvorgangs speichern möchten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie diesen Importvorgang in Zukunft erneut ausführen werden, klicken Sie auf Importschritte speichern, und geben Sie dann die Details ein. Sie können den Vorgang dann in Zukunft problemlos wiederholen, indem Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe _AMP_ importieren auf Gespeicherte Importe Schaltflächensymbol klicken. Wenn Sie die Details des Vorgangs nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie eine Tabelle importieren möchten, importiert Access die Daten in eine neue Tabelle und zeigt dann die Tabelle unter der Gruppe Tabellen im Navigationsbereich an. Wenn Sie Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen möchten, werden die Daten dieser Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie eine Verknüpfung zu Daten erstellt haben, erstellt Access eine verknüpfte Tabelle unter der Gruppe Tabellen im Navigationsbereich.

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Hinzufügen eines anwendungsparts

Sie können ein Anwendungs Webpart verwenden, um einer vorhandenen Datenbank Funktionen hinzuzufügen. Ein Anwendungsteil kann so einfach wie eine einzelne Tabelle sein, oder es kann mehrere verwandte Objekte wie eine Tabelle und ein gebundenes Formular umfassen.

Der Kommentar-Anwendungsteil besteht beispielsweise aus einer Tabelle mit einem AutoWert-ID-Feld, einem Datumsfeld und einem Memofeld. Sie können Sie einer beliebigen Datenbank hinzufügen und Sie so verwenden, wie Sie ist, oder mit minimalem Customizing.

  1. Öffnen Sie die Datenbank, der Sie ein Anwendungs Webpart hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen .

  3. Klicken Sie in der Gruppe Vorlagen auf Anwendungsteile. Eine Liste der verfügbaren Teile wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf das Anwendungsteil, das Sie hinzufügen möchten.

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Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.

  2. Navigieren Sie im Dialogfeld Öffnen zu der Datenbank, die Sie öffnen möchten.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Doppelklicken Sie auf die Datenbank, um Sie in dem Standardmodus zu öffnen, der im Dialogfeld " Access-Optionen " angegeben ist, oder auf dem Modus, der durch eine administrative Richtlinie festgelegt wurde.

    • Klicken Sie auf Öffnen , um die Datenbank für den freigegebenen Zugriff in einer Mehrbenutzerumgebung zu öffnen, damit Sie und andere Benutzer die Datenbank lesen und schreiben können.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen , und klicken Sie dann auf schreibgeschützt öffnen , um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, damit Sie Sie anzeigen, aber nicht bearbeiten können. Andere Benutzer können die Datenbank weiterhin lesen und schreiben.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen , und klicken Sie dann auf exklusiv öffnen , um die Datenbank mithilfe von exklusivem Zugriff zu öffnen. Wenn Sie eine Datenbank mit exklusivem Zugriff geöffnet haben, erhält jede andere Person, die versucht, die Datenbank zu öffnen, die Meldung "Datei wird bereits verwendet".

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen , und klicken Sie dann auf Exklusiv schreibgeschützt öffnen , um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen. Andere Benutzer können die Datenbank weiterhin öffnen, sind aber auf den schreibgeschützten Modus limitiert.

Hinweis: Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat wie dBASE, Microsoft Exchange oder Excel öffnen. Sie können auch alle ODBC-Datenquelle wie Microsoft SQL Server direkt öffnen. Access erstellt automatisch eine neue Access-Datenbank im gleichen Ordner wie die Datendatei und fügt Links zu jeder Tabelle in der externen Datenbank hinzu.

Tipps

  • Wenn Sie eine der zuletzt geöffneten Datenbanken öffnen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf zuletztverwendet, und klicken Sie dann auf den Dateinamen für diese Datenbank. Access öffnet die Datenbank mit denselben Optionseinstellungen, die Sie zum letzten Mal geöffnet haben. Wenn die Liste der zuletzt verwendeten Dateien nicht angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Client Einstellungen. Geben Sie unter anzeigendie Anzahl der Dokumente ein, die in der Liste zuletzt verwendete Dokumente angezeigt werden sollen, bis zu einem maximum von 50.

    Sie können auch aktuelle Datenbanken in der Navigationsleiste der Backstage-Ansicht anzeigen, und zwar für zwei-Klick-Zugriff: 1) die Registerkarte Datei , 2) die zuletzt verwendete Datenbank, die Sie öffnen möchten. Aktivieren Sie unten auf der Registerkarte zuletzt verwendet das Kontrollkästchen Schnellzugriff auf diese Anzahl zuletzt verwendeter Datenbanken , und passen Sie dann die Anzahl der anzuzeigenden Datenbanken an.

  • Wenn Sie eine Datenbank öffnen, indem Sie auf der Registerkarte Datei auf den Befehl Öffnen klicken, können Sie eine Liste der Verknüpfungen zu Datenbanken anzeigen, die Sie zuvor geöffnet haben, indem Sie im Dialogfeld Öffnen auf meine zuletzt verwendeten Dokumente klicken.

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Verwenden von Access 2007?

Wenn Sie Access zum ersten Mal starten oder wenn Sie eine Datenbank schließen, ohne Access zu schließen, wird die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access angezeigt.

Erste Schritte bei Microsoft Office Access (Seite)

Diese Seite ist ein Ausgangspunkt, von dem aus Sie eine neue Datenbank erstellen, eine vorhandene Datenbank öffnen oder empfohlene Inhalte von Microsoft Office Online anzeigen können.

Access bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorlagen, mit denen Sie den Daten Bank Erstellungsprozess beschleunigen können. Eine Vorlage ist eine Ready-to-use-Datenbank, die alle Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte enthält, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Es gibt beispielsweise Vorlagen, mit denen Sie Probleme nachverfolgen, Kontakte verwalten oder Ausgaben aufzeichnen können. Einige Vorlagen enthalten einige Beispieldatensätze, die Ihnen helfen, deren Verwendung zu veranschaulichen. Vorlagendatenbanken können so verwendet werden, wie Sie sind, oder Sie können Sie anpassen, damit Sie Ihren Anforderungen besser entsprechen.

Wenn eine dieser Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, ist die Verwendung in der Regel die schnellste Möglichkeit, um eine Datenbank zu starten. Wenn Sie jedoch über Daten in einem anderen Programm verfügen, das Sie in Access importieren möchten, ist es möglicherweise besser, eine Datenbank ohne Verwendung einer Vorlage zu erstellen. Für Vorlagen ist bereits eine Datenstruktur definiert, und es kann viel Arbeit erforderlich sein, um Ihre vorhandenen Daten an die Struktur der Vorlage anzupassen.

  1. Wenn Sie eine Datenbank geöffnet haben, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Daten Bank Schaltflächensymbol schließen, um die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access anzuzeigen.

  2. Mehrere Empfohlene Vorlagen werden in der Mitte der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access angezeigt, und weitere werden verfügbar, wenn Sie im Bereich Vorlagenkategorien auf die Links klicken. Sie können weitere Vorlagen von der Office Online-Website herunterladen. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels.

  3. Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten.

  4. Access schlägt im Feld Dateiname einen Dateinamen für Ihre Datenbank vor – Sie können bei Bedarf den Dateinamen ändern. Wenn Sie die Datenbank in einem anderen Ordner als dem unter dem Feld Dateiname angezeigten speichern möchten, klicken Sie auf Schaltflächensymbol , navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie Sie speichern möchten, und klicken Sie dann auf OK. Optional können Sie Ihre Datenbank mit einer SharePoint-Website erstellen und verknüpfen.

  5. Klicken Sie auf Erstellen (oder herunterladenfür eine Office Online-Vorlage).

    Access erstellt oder downloadet die Datenbank und öffnet Sie dann. Ein Formular wird angezeigt, in dem Sie mit der Eingabe von Daten beginnen können. Wenn Ihre Vorlage Beispieldaten enthält, können Sie jeden Datensatz löschen, indem Sie auf den Datensatzmarkierer (das schattierte Feld oder die Leiste links neben dem Eintrag) klicken und dann wie folgt vorgehen:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen. Button image

  6. Wenn Sie mit der Eingabe von Daten beginnen möchten, klicken Sie in die erste leere Zelle des Formulars, und beginnen Sie mit der Eingabe. Verwenden Sie den Navigationsbereich, um nach anderen Formularen oder Berichten zu suchen, die Sie möglicherweise verwenden möchten.

Wenn Sie auf der Seite Erste Schritte mit Microsoft Office Access keine Vorlage finden, die Ihren Anforderungen entspricht, und Sie mit dem Internet verbunden sind, können Sie die Office Online-Website für eine größere Auswahl erkunden.

  1. Klicken Sie auf der Seite Erste Schritte mit Microsoft Office Access unter Weitere auf Office Onlineauf Vorlagen.

    Die Startseite der Vorlagen in Office Online wird im Browserfenster angezeigt.

  2. Verwenden Sie die Office Online-Navigations-und-Such Tools, um die Access-Vorlage zu finden, die Sie verwenden möchten, und folgen Sie den Anweisungen, um sie herunterzuladen. Wenn Sie eine Vorlage herunterladen, wird eine Datenbankdatei auf Ihren Computer heruntergeladen und in einer neuen Instanz von Access geöffnet. In den meisten Fällen ist die Vorlage dazu vorgesehen, ein Dateneingabeformular zu öffnen, damit Sie sofort mit der Dateneingabe beginnen können.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Vorlagen finden Sie im Artikel Verwenden einer Vorlage zum Erstellen einer Access-Desktopdatenbank.

Seitenanfang

Wenn Sie keine Vorlage verwenden möchten, können Sie eine Datenbank erstellen, indem Sie eigene Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte erstellen. In den meisten Fällen umfasst dies normalerweise eine oder beide der folgenden Punkte:

  • Eingeben, einfügen oder Importieren von Daten in die Tabelle, die beim Erstellen einer neuen Datenbank erstellt wird, und anschließendes Wiederholen des Prozesses mit neuen Tabellen, die Sie mithilfe des Befehls " Tabelle " auf der Registerkarte " Erstellen " erstellen.

  • Importieren von Daten aus anderen Quellen und Erstellen neuer Tabellen im Prozess.

  1. Klicken Sie auf der Seite Erste Schritte mit Microsoft Office Access unter neue leere Datenbankauf leere Datenbank.

    Leere Datenbank (Schaltfläche)

  2. Geben Sie im Bereich leere Datenbank im Feld Dateiname einen Dateinamen ein. Wenn Sie keine Dateinamenerweiterung angeben, wird Sie von Access hinzugefügt. Wenn Sie den Speicherort der Datei von der Standardeinstellung ändern möchten, klicken Sie auf nach einem Speicherort durchsuchen, um den Daten Bank Schaltflächensymbol (neben dem Feld Dateiname ) zu speichern, navigieren Sie zum neuen Speicherort, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt die Datenbank mit einer leeren Tabelle namens "Tabelle1" und dann in der Datenblattansicht. Der Cursor wird in die erste leere Zelle in der Spalte Neues Feld hinzufügen verschoben.

  4. Beginnen Sie mit der Eingabe, um Daten hinzuzufügen, oder Sie können Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Die Eingabe von Informationen in der Datenblattansicht ist so konzipiert, dass Sie der Arbeit in einem Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsblatt sehr ähnlich ist. Die Tabellenstruktur wird erstellt, während Sie Daten eingeben – jedes Mal, wenn Sie eine neue Spalte zur Tabelle hinzufügen, wird ein neues Feld definiert. Access legt den Datentyp jedes Felds basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten automatisch fest.

Wenn Sie derzeit keine Informationen in Tabelle1 eingeben möchten, klicken Sie auf Button image Schließen. Wenn Sie Änderungen an der Tabelle vorgenommen haben, werden Sie von Access aufgefordert, die Änderungen an der Tabelle zu speichern. Klicken Sie auf Ja , um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Nein , um Sie zu verwerfen, oder klicken Sie auf Abbrechen , um die Tabelle zu öffnen.

Wichtig: Wenn Sie Tabelle1 schließen, ohne Sie mindestens einmal zu speichern, löscht Access die gesamte Tabelle, auch wenn Sie Daten in Sie eingegeben haben.

Sie können einer vorhandenen Datenbank neue Tabellen hinzufügen, indem Sie die Befehle in der Gruppe " Tabellen " auf der Registerkarte " Erstellen " verwenden.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

Erstellen einer Tabelle, beginnend mit der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie Daten sofort eingeben und den Zugriff auf die Tabellenstruktur Behind the Scenes erstellen lassen. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 usw.), und Access legt den Datentyp jedes Felds basierend auf den von Ihnen eingegebenen Daten automatisch fest.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle. Button image

    Access erstellt die Tabelle und wählt die erste leere Zelle in der Spalte Neues Feld hinzufügen aus.

    Hinweis: Wenn die Spalte Neues Feld hinzufügen nicht angezeigt wird, befinden Sie sich möglicherweise in der Entwurfsansicht anstelle der Datenblattansicht. Um zur Datenblattansicht zu wechseln, doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle. Access fordert Sie auf, die neue Tabelle zu speichern, und wechselt dann zur Datenblattansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Neues Feld. Schaltflächensymbol

    Access zeigt den Bereich Feldvorlagen an, der eine Liste der häufig verwendeten Feldtypen enthält. Wenn Sie ein Feld doppelklicken oder eines dieser Felder in das Datenblatt ziehen, fügt Access ein Feld mit diesem Namen hinzu und legt dessen Eigenschaften auf die entsprechenden Werte für diesen Feldtyp fest. Sie können die Eigenschaften später ändern, wenn Sie möchten. Wenn Sie das Feld ziehen, müssen Sie es in einen Bereich des Datenblatts ziehen, das Daten enthält. Es wird eine vertikale Einfügeleiste eingeblendet, die zeigt, wo das Feld eingefügt wird.

  3. Wenn Sie Daten hinzufügen möchten, beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zelle, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

  4. Wenn Sie eine Spalte (Feld) umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie dann den neuen Namen ein.

    Es empfiehlt sich, jedem Feld einen aussagekräftigen Namen zu geben, damit Sie wissen, was es enthält, wenn es im Bereich feldListe angezeigt wird.

  5. Um eine Spalte zu verschieben, klicken Sie auf die Überschrift, um die Spalte auszuwählen, und ziehen Sie dann die Spalte an die gewünschte Position.

    Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten auswählen und diese dann an eine neue Position auf einmal ziehen. Wenn Sie mehrere zusammenhängende Spalten auswählen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der ersten Spalte, und klicken Sie dann bei gedrückter Umschalttaste auf die Spaltenüberschrift der letzten Spalte.

Erstellen einer Tabelle, beginnend in der Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zunächst die Struktur der neuen Tabelle. Anschließend wechseln Sie zur Datenblattansicht, um Daten einzugeben, oder geben Daten mithilfe einer anderen Methode wie einfügen oder importieren ein.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf. Schaltflächensymbol

  2. Geben Sie für jedes Feld in der Tabelle einen Namen in die Spalte Feldname ein, und wählen Sie dann in der Liste Datentyp den gewünschten Datentyp aus.

    Hinweis: Wenn die Spalten feldName und Datentyp nicht angezeigt werden, sind Sie möglicherweise nicht in der Entwurfsansicht, sondern in der Datenblattansicht. Wenn Sie zur Entwurfsansicht wechseln möchten, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht Button image . Access fordert Sie auf, einen Namen für die neue Tabelle zu erstellen, und wechselt dann zur Entwurfsansicht.

  3. Wenn Sie möchten, können Sie eine Beschreibung für jedes Feld in der Spalte Beschreibung eingeben. Die Beschreibung wird dann auf der Statusleiste angezeigt, wenn sich der Cursor in diesem Feld in der Datenblattansicht befindet. Die Beschreibung wird auch als Statusleistentext für Steuerelemente in einem Formular oder Bericht verwendet, die Sie erstellen, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste ziehen, und für alle Steuerelemente, die für dieses Feld erstellt werden, wenn Sie den Formular-Assistenten oder den Berichts-Assistenten verwenden.

  4. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Button image .

  5. Sie können mit der Eingabe von Daten in die Tabelle jederzeit beginnen, indem Sie zur Datenblattansicht wechseln und in die erste leere Zelle klicken. Sie können auch Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

Erstellen einer Tabelle mithilfe einer Vorlage    Access stellt Vorlagen für häufig verwendete Tabellentypen bereit. Mit nur einem Mausklick können Sie eine vollständige Tabellenstruktur erstellen, in der die Felder bereits konfiguriert und einsatzbereit sind. Bei Bedarf können Sie dann Felder hinzufügen oder entfernen, sodass die Tabelle Ihren Anforderungen entspricht.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenvorlagen, und wählen Sie dann eine der verfügbaren Vorlagen aus der Liste aus.

  2. Wenn Sie Daten hinzufügen möchten, beginnen Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zelle, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabellebeschrieben.

    • So löschen Sie eine Spalte    

      1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann auf Spalten Schaltflächensymbol löschen.

    • So fügen Sie eine neue Spalte hinzu    

      1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Neues Feld. Schaltflächensymbol

      2. Access zeigt den Bereich Feldvorlagen an, der eine Liste der häufig verwendeten Feldtypen enthält. Wenn Sie ein Feld doppelklicken oder eines dieser Felder in das Datenblatt ziehen, fügt Access ein Feld mit diesem Namen hinzu und legt dessen Eigenschaften auf die entsprechenden Werte für diesen Feldtyp fest. Sie können die Eigenschaften später ändern, wenn Sie möchten. Wenn Sie das Feld ziehen, müssen Sie es in einen Bereich des Datenblatts ziehen, das Daten enthält. Es wird eine vertikale Einfügeleiste eingeblendet, die zeigt, wo das Feld eingefügt wird.

  3. Speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Button image .

Festlegen von Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht    Unabhängig davon, wie Sie Ihre Tabelle erstellt haben, empfiehlt es sich, Feldeigenschaften zu überprüfen und zu definieren. Dies kann nur in der Entwurfsansicht erfolgen. Wenn Sie zur Entwurfsansicht wechseln möchten, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Wenn Sie die Eigenschaften eines Felds anzeigen möchten, klicken Sie auf das Feld im Entwurfsbereich. Die Eigenschaften werden unterhalb des Entwurfsbereichs unter Feldeigenschaftenangezeigt.

Wenn Sie eine Beschreibung der einzelnen Feldeigenschaften anzeigen möchten, klicken Sie auf die Eigenschaft, und lesen Sie die Beschreibung im Feld neben der Eigenschaftenliste unter Feldeigenschaften. Detailliertere Informationen erhalten Sie, indem Sie F1 drücken.

In der folgenden Tabelle werden einige der Feldeigenschaften beschrieben, die häufig angepasst werden.

Eigenschaft

Beschreibung

Feldgröße

Bei Text Feldern legt diese Eigenschaft die maximale Anzahl von Zeichen fest, die im Feld gespeichert werden können. Der Höchstwert ist 255. Für Zahlenfelder legt diese Eigenschaft den Typ der zu speichernden Zahl fest (lange Ganzzahl, Double usw.). Für den effizientesten Datenspeicher empfiehlt es sich, den geringsten Speicherplatz zuzuteilen, den Sie für die Daten benötigen. Sie können den Wert später nach oben anpassen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Formatieren

Mit dieser Eigenschaft legen Sie fest, wie die Daten angezeigt werden. Sie hat keinen Einfluss auf die tatsächlichen Daten, die im Feld gespeichert sind. Sie können ein vordefiniertes Format auswählen oder ein benutzerdefiniertes Format eingeben.

Eingabeformat

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um ein Muster für alle Daten anzugeben, die in dieses Feld eingegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten ordnungsgemäß eingegeben werden und dass Sie die erforderliche Anzahl von Zeichen enthält. Wenn Sie Hilfe zum Erstellen eines Eingabeformats benötigen, klicken Sie auf der rechten Seite des Eigenschaftsfelds auf Schaltfläche "Generator" .

Standardwert

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um den Standardwert anzugeben, der in diesem Feld jedes Mal angezeigt wird, wenn ein neuer Datensatz hinzugefügt wird. Wenn Sie beispielsweise ein Datum/Uhrzeit-Feld haben, in dem Sie immer das Datum aufzeichnen möchten, an dem der Datensatz hinzugefügt wurde, können Sie "Datum ()" (ohne die Anführungszeichen) als Standardwert eingeben.

Erforderlich

Diese Eigenschaft legt fest, ob ein Wert in diesem Feld erforderlich ist. Wenn Sie diese Eigenschaft auf Jafestlegen, können Sie in Access keinen neuen Eintrag hinzufügen, es sei denn, es wird ein Wert für dieses Feld eingegeben.

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Wenn Ihre Daten aktuell in einem anderen Programm wie Office Excel 2007 gespeichert sind, können Sie Sie in eine Access-Tabelle kopieren und einfügen. Im Allgemeinen funktioniert dies am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten wie in einem Excel-Arbeitsblatt getrennt sind. Wenn sich Ihre Daten in einem Textverarbeitungsprogramm befinden, empfiehlt es sich, die Datenspalten mithilfe von Tabstopps zu trennen oder die Daten in eine Tabelle im Textverarbeitungsprogramm umzuwandeln, bevor Sie die Daten kopieren. Wenn Ihre Daten bearbeitet oder manipuliert werden müssen (beispielsweise das Trennen von vollständigen Namen in vor-und Nachnamen), sollten Sie dies vor dem Kopieren der Daten tun, insbesondere dann, wenn Sie mit Access nicht vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, legt Access den Datentyp jedes Felds entsprechend dem Typ der Daten fest, die dort gefunden werden. Wenn beispielsweise ein eingefügtes Feld nur Datumswerte enthält, wendet Access den Datentyp "Datum/Uhrzeit" auf dieses Feld an. Wenn das eingefügte Feld nur die Wörter "Ja" und "Nein" enthält, wendet Access den Datentyp "Ja/Nein" auf das Feld an.

Access benennt die Felder in Abhängigkeit davon, was in der ersten Zeile der eingefügten Daten gefunden wird. Wenn die erste Zeile mit eingefügten Daten dem Typ der folgenden Zeilen ähnelt, bestimmt Access, dass die erste Zeile Teil der Daten ist, und weist die Felder generische Namen zu (F1, F2 usw.). Wenn die erste Zeile mit eingefügten Daten nicht mit den nachfolgenden Zeilen vergleichbar ist, bestimmt Access, dass die erste Zeile aus Feldnamen besteht. Access benennt die Felder entsprechend und enthält nicht die erste Zeile in den Daten.

Wenn Access generische Feldnamen zuweist, sollten Sie die Felder so schnell wie möglich umbenennen, um Verwechslungen zu vermeiden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Speichern Sie die Tabelle.

    • Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Button image .

  2. Doppelklicken Sie in der Datenblattansicht auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann einen gültigen Feldnamen für jede Spalte ein. Es sieht so aus, als ob Sie Daten eingeben, die Zeile der Spaltenüberschrift jedoch Feldnamen und keine Daten enthält.

  3. Speichern Sie die Tabelle erneut.

Hinweis: Sie können die Felder auch umbenennen, indem Sie zur Entwurfsansicht wechseln und dort die Feldnamen bearbeiten. Wenn Sie zur Entwurfsansicht wechseln möchten, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie auf Entwurfsansicht. Um zur Datenblattansicht zurückzukehren, doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle.

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Möglicherweise haben Sie Daten, die in einem anderen Programm gespeichert sind, und Sie möchten diese Daten in eine neue Tabelle importieren oder in Access an eine vorhandene Tabelle anfügen. Sie können aber auch mit Personen arbeiten, die Ihre Daten in anderen Programmen behalten, und Sie möchten in Access damit arbeiten, indem Sie eine Verknüpfung dazu erstellen. In jedem Fall macht Access es einfach, mit Daten aus anderen Quellen zu arbeiten. Sie können Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in einer anderen Access-Datenbank, aus einer SharePoint-Liste oder aus einer Vielzahl anderer Quellen importieren. Der von Ihnen verwendete Prozess weicht je nach Quelle geringfügig ab, doch mit dem folgenden Verfahren können Sie beginnen.

  1. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe importieren auf den Befehl für den Typ der Datei, die Sie importieren möchten.

    Abbildung des Access-Menübands

    Wenn Sie beispielsweise Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, klicken Sie auf Excel. Wenn der benötigte Programmtyp nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere.

    Hinweis: Wenn Sie den richtigen Formattyp in der Gruppe importieren nicht finden können, müssen Sie möglicherweise das Programm starten, in dem Sie die Daten ursprünglich erstellt haben, und dann dieses Programm verwenden, um die Daten in einem gemeinsamen Dateiformat (wie einem Textdatei mit Trennzeichen ) zu speichern, bevor Sie diese Daten importieren können. in Access.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld externe Daten abrufen auf Durchsuchen , um die Quelldatendatei zu finden, oder geben Sie im Feld Dateiname den vollständigen Pfad der Quelldatendatei ein.

  3. Klicken Sie auf die gewünschte Option (alle Programme können Sie importieren, und einige können Sie anfügen oder verknüpfen) unter angeben, wie und wo die Daten in der aktuellen Datenbank gespeichert werden sollen. Sie können eine neue Tabelle erstellen, die die importierten Daten verwendet, oder (bei einigen Programmen) können Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen oder eine verknüpfte Tabelle erstellen, die eine Verknüpfung zu den Daten im Quellprogramm aufrecht erhält.

  4. Wenn ein Assistent gestartet wird, folgen Sie den Anweisungen auf den nächsten Seiten des Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

    Wenn Sie Objekte importieren oder Tabellen aus einer Access-Datenbank verknüpfen, wird entweder das Dialogfeld Objekte importieren oder Tabellen verknüpfen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Elemente aus, und klicken Sie auf OK.

    Der genaue Prozess hängt davon ab, ob Sie Daten importieren, anfügen oder verknüpfen möchten.

  5. Access fragt Sie, ob Sie die Details des soeben abgeschlossenen Importvorgangs speichern möchten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie diesen Importvorgang in Zukunft erneut ausführen werden, klicken Sie auf Importschritte speichern, und geben Sie dann die Details ein. Sie können den Vorgang dann einfach zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen, indem Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe importieren auf Gespeicherte Importe Schaltflächensymbol klicken. Wenn Sie die Details des Vorgangs nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie eine Tabelle importieren möchten, importiert Access die Daten in eine neue Tabelle und zeigt dann die Tabelle unter der Gruppe Tabellen im Navigationsbereich an. Wenn Sie Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen möchten, werden die Daten dieser Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie eine Verknüpfung zu Daten erstellt haben, erstellt Access eine verknüpfte Tabelle unter der Gruppe Tabellen im Navigationsbereich.

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  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Öffnen.

  2. Navigieren Sie im Dialogfeld Öffnen zu der Datenbank, die Sie öffnen möchten.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Doppelklicken Sie auf die Datenbank, um Sie in dem Standardmodus zu öffnen, der im Dialogfeld " Access-Optionen " angegeben ist, oder auf dem Modus, der durch eine administrative Richtlinie festgelegt wurde.

    • Klicken Sie auf Öffnen , um die Datenbank für den freigegebenen Zugriff in einer Multi-User-Umgebung zu öffnen, damit Sie und andere Benutzer die Datenbank lesen und schreiben können.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen , und klicken Sie dann auf schreibgeschützt öffnen , um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, damit Sie Sie anzeigen, aber nicht bearbeiten können. Andere Benutzer können die Datenbank weiterhin lesen und schreiben.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen , und klicken Sie dann auf exklusiv öffnen , um die Datenbank mit exklusivem Zugriff zu öffnen. Wenn Sie eine Datenbank mit exklusivem Zugriff geöffnet haben, erhält jede andere Person, die versucht, die Datenbank zu öffnen, die Meldung "Datei wird bereits verwendet".

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen , und klicken Sie dann auf Exklusiv schreibgeschützt öffnen , um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen. Andere Benutzer können die Datenbank weiterhin öffnen, sind aber auf den schreibgeschützten Modus limitiert.

Wenn Sie die Datenbank, die Sie öffnen möchten, nicht finden können    

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen auf Arbeitsplatz , oder klicken Sie in der dropdownListe Suchen in auf Arbeitsplatz .

  2. Klicken Sie in der Liste der Laufwerke mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk, das Ihrer Meinung nach die Datenbank enthalten kann, und klicken Sie dann auf Suchen.

  3. Geben Sie Ihre Suchkriterien im Dialogfeld Suchergebnisse ein, und klicken Sie dann auf Suchen , um nach der Datenbank zu suchen.

  4. Wenn die Datenbank gefunden wird, doppelklicken Sie darauf, um Sie zu öffnen.

  5. Sie müssen im Dialogfeld Öffnen auf Abbrechen klicken, damit die Datenbank geöffnet wird. Schließen Sie dann das Dialogfeld Suchergebnisse .

Hinweis: Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat wie dBASE, Paradox, Microsoft Exchange oder Excel öffnen. Sie können auch beliebige ODBC-Datenquelle wie Microsoft SQL Server oder Microsoft FoxPro direkt öffnen. Access erstellt automatisch eine neue Access-Datenbank im gleichen Ordner wie die Datendatei und fügt Links zu jeder Tabelle in der externen Datenbank hinzu.

  • Wenn Sie eine der zuletzt geöffneten Datenbanken öffnen möchten, klicken Sie auf der Seite Erste Schritte mit Microsoft Office Access in der Liste zuletzt verwendete Datenbank öffnen auf den Dateinamen für diese Datenbank. Access öffnet die Datenbank mit den gleichen Optionseinstellungen wie beim letzten Öffnen. Wenn die Liste der zuletzt verwendeten Dateien nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Access-Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf erweitert. Geben Sie unter anzeigendie Anzahl der Dokumente ein, die in der Liste zuletzt verwendete Dokumente angezeigt werden sollen, bis maximal neun.

  • Wenn Sie eine Datenbank öffnen, indem Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche klicken und dann den Befehl Öffnen verwenden, können Sie eine Liste der Verknüpfungen zu Datenbanken anzeigen, die Sie zuvor geöffnet haben, indem Sie im geöffneten Feld auf meine zuletzt verwendeten Dokumente klicken. (Dialogfeld)

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Wenn Sie eine neue leere Datenbank erstellen, öffnet Access eine neue Tabelle, in der Sie Daten eingeben können, die aber keine anderen Objekte in der Datenbank erstellt. Wenn Sie andere Objekte wie Formulare, Berichte, Makros oder zusätzliche Tabellen in allen von Ihnen erstellten neuen Datenbanken präsentieren möchten, können Sie eine benutzerdefinierte, leere Vorlage erstellen, die diese Objekte enthält. Wenn Sie dann das nächste Mal eine neue Datenbank erstellen, enthält Sie bereits die Objekte in der Vorlage. Neben diesen Objekten kann die Vorlage auch Tabellen enthalten, die mit Daten gefüllt sind, sowie spezielle Konfigurationseinstellungen, Datenbankeigenschaften, Verweise oder Code, die in allen neuen Datenbanken enthalten sein sollen.

Angenommen, Sie verfügen über eine Sammlung von Makros, die Sie in allen Ihren Projekten verwenden möchten. Wenn Sie eine leere Vorlage erstellen, die diese Makros enthält, werden Sie von Access in alle neuen Datenbanken eingeschlossen, die Sie erstellen.

Sie können leere Vorlagen im Office Access 2007-Dateiformat, im Access 2002-2003-Dateiformat oder im Access 2000-Dateiformat erstellen. Die Vorlage muss den Namen blank. accdb für das Office Access 2007-Dateiformat und leer. mdb für die früheren Dateiformate aufweisen.

  • Wenn das Standarddateiformat auf Access 2000 oder Access 2002-2003 eingestellt ist, verwendet Access leer. mdb als Dateinamen für leere Vorlagen. Die neue Datenbank wird im gleichen Dateiformat wie "leer. mdb" erstellt. Wenn beispielsweise das Standarddateiformat Access 2000 lautet, wenn die Vorlage mit dem Namen "blank. mdb" im Access 2002-2003-Dateiformat vorliegt, befinden sich alle neu erstellten Datenbanken im Access 2002-2003-Format.

  • Wenn Ihr Standarddateiformat auf Access 2007 eingestellt ist, verwendet Access leer. accdb als Dateinamen für die leere Vorlage.

Wie ändere ich das Standarddateiformat?

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Access-Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf beliebt.

  3. Wählen Sie unter Datenbankenerstellenin der Dropdownliste Standarddateiformat das gewünschte Format aus.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um eine leere Vorlage zu erstellen:

  • Erstellen Sie eine neue Datenbank (Sie können Ihr einen leeren Namen geben oder ihr einen temporären Namen geben), und importieren oder erstellen Sie dann die Objekte, die Sie in die Vorlage aufnehmen möchten.

  • Erstellen Sie eine Kopie einer vorhandenen Datenbank, die bereits die gewünschten Objekte in der Vorlage enthält, und löschen Sie dann alle gewünschten Objekte.

Nachdem Sie die gewünschten Objekte in der Vorlage gespeichert haben, müssen Sie Sie an einem bestimmten Speicherort speichern.

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und zeigen Sie dann auf Speichernunter.

  2. Klicken Sie unter Datenbank in einem anderen Format speichernauf das gewünschte Dateiformat für die Vorlage.

  3. Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu einem dieser beiden Vorlagenordner:

    • Ordner "System Vorlage"    Beispiel: C:\Programme\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • Benutzervorlagenordner    Beispiele:

      • In Windows Vista    "C:\users\ name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • In Microsoft Windows Server 2003 oder Microsoft Windows XP    C:\Dokumente und Einstellungen Einstellungen\benutzername\anwendungsdaten\microsoft\vorlagen. Einstellungen\benutzer\anwendungsdaten\microsoft\templates

        Hinweis: Eine leere Vorlage im System Vorlagenordner überschreibt leere Vorlagen in beliebigen Benutzervorlagenordnern.

  4. Geben Sie im Feld Dateinameleer. accdb (oder leer. mdb) ein, wenn Sie eine Vorlage für eine ältere Version erstellen, und klicken Sie dann auf Speichern.

Nachdem die neue Vorlage erstellt wurde und Sie eine neue leere Datenbank erstellt haben, sind die Objekte in der Vorlage in jeder neuen Datenbank enthalten, die Sie standardmäßig erstellen. Access öffnet eine neue Tabelle in der Datenblattansicht, wie dies beim Erstellen neuer leerer Datenbanken ohne Verwendung einer Vorlage der Fall ist.

Um die Verwendung der leeren Vorlage zu beenden, löschen oder benennen Sie die Datei mit dem Namen "leer. accdb" (oder "leer. mdb" für frühere Versionen von Access) um.

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