Erstellen einer Umfrage

In Umfragen können Sie Personen u. a. dazu befragen, was sie über Probleme denken oder wie bestimmte Prozesse verbessert werden können. Sie können die Ergebnisse mithilfe verschiedener Arten von Fragen, wie z. B. mit mehreren Auswahlmöglichkeiten, auszufüllenden Feldern und sogar Bewertungen, erfassen.

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Eine Umfrage ist eine besondere Art von Liste, über die der Besitzer Fragen stellen kann, die von mehreren Personen beantwortet und deren Ergebnisse zusammengefasst werden können.

Bevor Sie eine Umfrage erstellen, empfiehlt es sich, die Fragen, die Sie stellen möchten, und die Art der Antworten zu entwerfen, die Sie erhalten möchten. Soll beispielsweise eine Person mit ihren eigenen Worten antworten, einen Eurobetrag eingeben oder aus einer Liste auswählen? Sie sollten auch entscheiden, ob Fragen erforderlich oder optional sind.

Damit Benutzer auf die Umfrage reagieren können, müssen sie zur Mitwirkung an der Umfrage berechtigt sein oder über die entsprechenden Berechtigungen für die Website verfügen, auf der die Umfrage enthalten ist. Benutzer, die nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, können sich an den Besitzer oder Verwalter der Website wenden.

Berücksichtigen Sie beim Formulieren von Fragen, wie Sie die Daten analysieren möchten. Bei Ausfüllfeldern haben Benutzer beispielsweise die Möglichkeit, eigene Informationen einzugeben. Dies ermöglicht mehr Flexibilität, wenn die Antwort des Benutzers nicht exakt mit den bereitgestellten Optionen übereinstimmt. Doch dadurch kann das Zusammenstellen und Auswerten verschiedenartiger Antworten anspruchsvoller werden.

Sie können bestimmten Fragen eine Verzweigungslogik hinzufügen, sodass die verbleibenden Fragen in der Umfrage für die befragte Person relevant sind. Sie können z. B. festlegen, dass Fragen zu Internetthemen nur Personen angezeigt werden, die angeben, dass sie das Internet regelmäßig nutzen. Zum Angeben von Verzweigungslogik müssen Sie zuerst die Umfrage erstellen und anschließend in den Umfrageeinstellungen die Logik für die Fragen festlegen.

Nachdem Sie eine Umfrage erstellt haben, können Sie Fragen sofort hinzufügen. Während Sie die einzelnen Fragen hinzufügen, werden Sie aufgefordert, den Text für die Frage, die Art der Antwort, die Sie zu erhalten erwarten, und alle anderen Einstellungen für den Frage- und Antworttyp anzugeben. Wenn Sie Ihre Umfrage überarbeiten müssen, können Sie später weitere Fragen hinzufügen oder vorhandene Fragen ändern.

Typen von Fragen und Antworten für eine Umfrage

  • Eine Textzeile    Verwenden Sie diesen Typ, wenn Personen ein Wort oder ein paar Wörter für die Antwort eingeben sollen. Sie können die maximal zulässige Anzahl von Zeichen und eine Standardantwort festlegen.

  • Mehrere Textzeilen    Sie können die Anzahl von Zeilen für die Antwort festlegen und angeben, ob die Antwort aus unformatiertem Text, formatiertem Text oder formatiertem Text bestehen soll, der zusätzlich auch Bilder, Tabellen und Links enthält.

  • Auswahl    Dieser Fragetyp ermöglicht es Benutzern, aus einer vordefinierten Liste von Auswahlmöglichkeiten auszuwählen. Sie können Benutzern erlauben, neben den gebotenen Auswahlmöglichkeiten eigenen Text einzugeben. Die Auswahlmöglichkeiten können als Dropdownmenü, Optionsfelder oder Kontrollkästchen angezeigt werden. Verwenden Sie Kontrollkästchen, um Benutzern die Auswahl mehrerer Optionen zu ermöglichen.

  • Bewertungsskala    Dieser Fragetyp bietet eine Zusammenfassungsfrage mit detaillierten Fragen und Antworten, die auf einer Skala bewertet werden. Sie können den Bereich der Skala definieren (z. B. 1 bis 5 oder 1 bis 10) und Text zum Erklären der Bedeutung der Skala bereitstellen.

  • Zahl    Sie können ganze Zahlen, Dezimalzahlen oder Prozentsätze sowie einen maximalen und minimalen Bereich angeben.

  • Währung    Sie können Höchst- und Mindestwerte, das Währungsformat und andere Einstellungen festlegen.

  • Datum und Uhrzeit    Sie können angeben, dass die Antwort ein Datum oder ein Datum und eine Uhrzeit ist. Die Antwort zeigt ein Feld mit einem Kalender an, in dem der Benutzer ein Datum auswählen kann.

  • Nachschlagen    Dieser Fragetyp bietet Antworten, die als Spalte in einer anderen Liste gespeichert werden. Bei einer Nachschlagefrage sind die Auswahlmöglichkeiten identisch mit dem Inhalt der entsprechenden Liste.

  • Ja/Nein    Diese Frage wird als Text, gefolgt von einem einzigen Kontrollkästchen, angezeigt. Ein aktiviertes Kontrollkästchen gilt als "Ja". Die Wörter "Ja" oder "Nein" werden jedoch nicht angezeigt. Wenn Sie möchten, dass "Ja" oder "Nein" zusammen mit der Frage angezeigt wird, erstellen Sie eine Frage des Typs Auswahl, und geben Sie dann Ja und Nein als Auswahlmöglichkeiten ein.

  • Person oder Gruppe    Diese Option ermöglicht es den Befragten, den Verzeichnisdienst nach Werten zu durchsuchen, die als Antworten verwendet werden sollen. Wenn beispielsweise die Antwort auf die Frage der Name einer Person in Ihrer Organisation sein soll, kann der Befragte den Namen dieser Person aus dem Verzeichnisdienst auswählen.

  • Seitentrennzeichen    Sie können einen Seitenumbruch zwischen Fragen hinzufügen, indem Sie der Umfrage ein Seitentrennzeichen hinzufügen.

  • Verwaltete Metadaten    Diese Option ermöglicht Benutzern das Durchsuchen der für die Website definierten verwalteten Ausdruckssätze. Wenn beispielsweise die Namen der Abteilungen des Unternehmens von Ihnen oder vom Websiteadministrator verwaltet werden, sodass die Benutzer diese Namen auf der gesamten Website einheitlich verwenden, könnten Sie den Ausdruckssatz Abteilung angeben, um eine Liste der verfügbaren Abteilungen anzuzeigen.

  • Externe Daten    Dieser Fragetyp ermöglicht den Befragten das Durchsuchen von Geschäftsdaten einer anderen Quelle, z. B. das Suchen nach dem Produkttyp oder der Kunden-ID in einer Datenbank, um die Frage der Umfrage beantworten zu können. Bevor Sie externe Daten verwenden können, muss der Administrator zuerst die externen Geschäftsdaten zur Nutzung auf einer SharePoint-Website einrichten.

Hinweis :  Bevor Sie eine Frage zu Geschäftsdaten verwenden können, muss der Administrator zuerst die externe Geschäftsanwendung (die Quelle der Daten) für Office SharePoint Server 2007 registrieren. Die jeweils zur Auswahl stehenden Geschäftsanwendungsinformationen richten sich nach den Datenfeldern, die der Administrator für Office SharePoint Server 2007 registriert. Weitere Informationen zum Registrieren einer Anwendung finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Nachdem Sie die Umfrage erstellt haben, wird den Benutzern die Schaltfläche An dieser Umfrage teilnehmen angezeigt, auf die sie zum Starten der Umfrage klicken können. Sie können Benutzer über die Umfrage informieren, indem Sie ihnen einen entsprechenden Link schicken, eine Ankündigung versenden, in einem Blog darüber berichten oder auf anderen Websites eine Verknüpfung damit herstellen. Sobald Benutzer mit der Teilnahme der Umfrage beginnen, werden ihre Antworten als Balkendiagramm oder Listenelemente angezeigt.

Wenn Sie sehr viele Fragen oder komplexe Antworten verwenden, können Sie zum Analysieren der Antworten ein Datenbankprogramm wie Microsoft Access einsetzen.

Damit Benutzer auf die Umfrage reagieren können, müssen sie zur Mitwirkung an der Umfrage berechtigt sein oder über die entsprechenden Berechtigungen für die Website verfügen, auf der die Umfrage enthalten ist. Benutzer, die nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, können sich an den Besitzer oder Verwalter der Website wenden.

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Erstellen einer Umfrage

Hinweis : Zum Erstellen einer Umfrage benötigen Sie die Berechtigung zum Erstellen von Listen auf der Website, auf der Sie die Umfrage erstellen.

  1. Klicken Sie auf Websiteaktionen  Menü 'Websiteaktionen' und dann auf Alle Websiteinhalte einblenden.

  2. Klicken Sie auf der Seite Gesamter Websiteinhalt auf Erstellen.

  3. Klicken Sie unter Daten auf Umfrage.

  4. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Umfrage ein. Die Eingabe des Namens ist unbedingt erforderlich. Der Name wird oben auf der Umfrageseite angezeigt. Er wird Bestandteil der Webadresse für die Umfrageseite und in Navigationselementen angezeigt, die Benutzern beim Suchen und Öffnen der Umfrage helfen.

  5. Klicken Sie auf Weitere Optionen, um eine Beschreibung einzugeben und Navigations- und Umfrageoptionen festzulegen.

  6. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung der Umfrage ein. Die Eingabe der Beschreibung ist optional.

  7. Klicken Sie im Abschnitt Navigation auf Ja, um im Schellstartbereich eine Verknüpfung zu dieser Liste hinzuzufügen.

  8. Geben Sie im Abschnitt Umfrageoptionen an, ob die Namen von Umfrageteilnehmern zusammen mit ihren Antworten angezeigt werden sollen und ob eine Mehrfachteilnahme an der Umfrage möglich ist.

  9. Klicken Sie auf Erstellen.

  10. Geben Sie auf der Seite Neue Frage den Fragetext ein, und wählen Sie dann im Abschnitt Frage und Typ den gewünschten Antworttyp für die erste Frage aus.

  11. Legen Sie im Abschnitt Zusätzliche Frageeinstellungen weitere Einstellungen für die Frage fest. Sie können z. B. angeben, ob eine Antwort auf die Frage erforderlich ist. Abhängig vom Typ der Frage können Sie auch Antworten zur Auswahl und einen optionalen Standardwert eingeben.

  12. Wenn Sie überprüfen möchten, ob eine Antwort gültig ist, geben Sie im Abschnitt Spaltengültigkeitsprüfung im Feld Formel die für die Gültigkeitsprüfung zu verwendende Formel ein. Geben Sie im Feld Benutzermeldung ein, was der Benutzer tun muss, damit seine Antwort gültig ist. Wenn Sie beispielsweise eine Mitarbeiterin bitten, die Dauer ihrer Beschäftigung in einer Abteilung einzugeben, können Sie angeben, dass diese nicht länger sein kann als die gesamte Dauer ihrer Beschäftigung im Unternehmen.

  13. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Klicken Sie zum Erstellen zusätzlicher Fragen auf Nächste Frage, und geben Sie dann Informationen für die nächste Frage ein. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle gewünschten Fragen hinzugefügt haben.

  • Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Fragen fertig sind, klicken Sie auf Fertig stellen.

  • Klicken Sie zum Anzeigen der Umfrage oben auf der Seite in der Breadcrumb-Navigation auf den Namen der Umfrage.

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