Erstellen einer Tabellenerstellungsabfrage

Erstellen einer Tabellenerstellungsabfrage

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie in Access eine Tabellenerstellungsabfrage erstellen und ausführen. Sie verwenden eine Tabellenerstellungsabfrage, wenn Sie Daten in eine Tabelle kopieren, Daten archivieren oder Abfrageergebnisse als Tabelle speichern müssen.

Wenn Sie einen Teil der Daten in einer vorhandenen Reihe von Datensätzen ändern oder aktualisieren müssen (z. B. einige Felder), können Sie eine Aktualisierungsabfrage verwenden. Weitere Informationen zu Aktualisierungsabfragen finden Sie im Artikel Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage.

Wenn Sie Datensätze (Zeilen) einer vorhandenen Tabelle hinzufügen müssen, verwenden Sie eine Anfügeabfrage. Weitere Informationen zu Anfügeabfragen finden Sie im Artikel Hinzufügen von Datensätzen zu einer Tabelle mithilfe einer Anfügeabfrage.

Was möchten Sie tun?

Grundlegendes zu Tabellenerstellungsabfragen

Erstellen einer Tabellenerstellungsabfrage

Weitere Informationen zu Abfragekriterien und Ausdrücken

Beenden des Modus "Deaktiviert" zum Blockieren einer Abfrage

Grundlegendes zu Tabellenerstellungsabfragen

Mit einer Tabellenerstellungsabfrage werden Daten aus einer oder mehreren Tabellen abgerufen. Anschließend wird das Ergebnis in eine neue Tabelle geladen. Diese neue Tabelle kann sich in der bereits geöffneten Datenbank befinden. Sie können sie aber auch in einer anderen Datenbank erstellen.

Normalerweise erstellen Sie Tabellenerstellungsabfragen, wenn Sie Daten kopieren oder archivieren müssen. Angenommen, Sie verfügen über eine Tabelle (oder Tabellen) mit alten Umsatzzahlen und verwenden diese Daten in Berichten. Die Umsatzzahlen können sich nicht ändern, da die Transaktionen mindestens einen Tag alt sind. Außerdem ist das wiederholte Ausführen einer Abfrage zum Abrufen der Daten zeitaufwendig, insbesondere dann, wenn Sie eine komplexe Abfrage für einen großen Datenspeicher ausführen. Durch das Laden der Daten in einer separaten Tabelle und Verwenden dieser Tabelle als Datenquelle können Sie die Arbeitsbelastung reduzieren und ein praktisches Datenarchiv bereitstellen. Bedenken Sie jedoch im weiteren Verlauf, dass es sich bei den Daten in der neuen Tabelle lediglich um eine Momentaufnahme handelt und keine Beziehung oder Verbindung zu der bzw. den Quelltabelle(n) besteht.

Eine Tabellenerstellungsabfrage wird im Wesentlichen mithilfe der folgenden Schritte erstellt:

  • Aktivieren Sie die Datenbank, wenn sie nicht signiert ist oder sich nicht in einem vertrauenswürdigen Speicherort befindet. Andernfalls können Sie keine Aktionsabfragen (Anfüge-, Aktualisierungs- und Tabellenerstellungsabfragen) ausführen.

  • Erstellen Sie in der Abfrageentwurfsansicht eine Auswahlabfrage, und ändern Sie diese Abfrage dann, bis sie die gewünschten Datensätze zurückgibt. Sie können Daten aus mehreren Tabellen auswählen und die Daten dann denormalisieren. Sie können z. B. die Daten zu Kunden, Speditionen und Lieferanten in eine einzelne Tabelle aufnehmen, was bei einer Produktionsdatenbank mit ordnungsgemäß normalisierten Tabellen nicht üblich ist. Außerdem können Sie in der Abfrage Kriterien verwenden, um das Ergebnis weiter anzupassen oder einzuschränken.

    Weitere Informationen zum Normalisieren von Daten finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

  • Konvertieren Sie die Auswahlabfrage in eine Tabellenerstellungsabfrage, wählen Sie einen Speicherort für die neue Tabelle aus, und führen Sie dann die Abfrage aus, um die Tabelle zu erstellen.

Verwechseln Sie eine Tabellenerstellungsabfrage nicht mit einer Aktualisierungs- oder Anfügeabfrage. Sie verwenden eine Aktualisierungsabfrage, wenn Sie Daten in einzelnen Feldern hinzufügen oder ändern müssen. Eine Anfügeabfrage verwenden Sie, wenn Sie Datensätze (Zeilen) einer vorhandenen Gruppe von Datensätzen in einer vorhandenen Tabelle hinzufügen müssen.

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Erstellen einer Tabellenerstellungsabfrage

Sie erstellen eine Tabellenerstellungsabfrage, indem Sie zuerst eine Auswahlabfrage erstellen und diese Abfrage dann in eine Tabellenerstellungsabfrage konvertieren. In der Auswahlabfrage können berechnete Felder und Ausdrücke verwendet werden, damit die gewünschten Daten zurückgegeben werden. Im Folgenden wird erläutert, wie die Abfrage erstellt und konvertiert wird. Wenn Sie bereits über eine Auswahlabfrage verfügen, die Ihren Anforderungen entspricht, können Sie die Schritte zum Konvertieren der Auswahlabfrage und Ausführen der Tabellenerstellungsabfrage fortsetzen.

Erstellen der Auswahlabfrage

Hinweis : Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort, wenn Sie bereits über eine Auswahlabfrage verfügen, die die benötigten Daten erzeugt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf. Hinweis: Wenn Sie Access 2007 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabellen, aus denen Sie Daten abrufen möchten. Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers als Fenster angezeigt. Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie die Tabellen hinzugefügt haben.

  3. Doppelklicken Sie in jeder Tabelle auf das Feld oder die Felder, das bzw. die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten. Jedes Feld wird in einer leeren Zelle in der Zeile Feld im Entwurfsbereich angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt den Entwurfsbereich mit verschiedenen hinzugefügten Tabellenfeldern.

    Abfrage mit drei Feldern im Entwurfsbereich

  4. Optional können Sie der Zeile Feld beliebige Ausdrücke hinzufügen.

  5. Optional können Sie der Zeile Kriterien im Entwurfsbereich beliebige Kriterien hinzufügen.

  6. Klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in einem Datenblatt anzuzeigen.

  7. Optional können Sie die Felder, Ausdrücke oder Kriterien ändern und die Abfrage erneut ausführen, bis die Daten zurückgegeben werden, die Sie in die neue Tabelle aufnehmen möchten.

Konvertieren der Auswahlabfrage

  1. Öffnen Sie die Auswahlabfrage in der Entwurfsansicht, oder wechseln Sie zur Entwurfsansicht. Access bietet mehrere Möglichkeiten zum Ausführen dieser Aufgabe:

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht, wenn die Abfrage in einem Datenblatt geöffnet ist.

    • Wenn die Abfrage geschlossen ist, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.

    Das Dialogfeld Tabelle erstellen wird angezeigt.

    Das Dialogfeld "Tabelle erstellen" in Access können Sie zum Auswählen von Optionen für Ihre Tabellenerstellungsabfrage nutzen.

  3. Geben Sie in das Feld Tabellenname einen Namen für die neue Tabelle ein.

    – oder –

    Klicken Sie auf den Dropdownpfeil, und wählen Sie einen vorhandenen Tabellenname aus.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Aufnehmen der neuen Tabelle in die aktuelle Datenbank    

      1. Klicken Sie auf Aktuelle Datenbank, sofern die Option noch nicht ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf OK.

      2. Klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol und dann auf Ja, um den Vorgang zu bestätigen.

        Hinweis : Wenn Sie eine vorhandene Tabelle ersetzen, löscht Access zuerst diese Tabelle, und Sie müssen das Löschen bestätigen. Klicken Sie auf Ja und dann erneut auf Ja, um die neue Tabelle zu erstellen.

    • Aufnehmen der neuen Tabelle in eine andere Datenbank    

      1. Klicken Sie auf Andere Datenbank.

      2. Geben Sie in das Feld Dateiname den Speicherort und Dateinamen der anderen Datenbank ein.

        – oder –

        Klicken Sie auf Durchsuchen, suchen Sie im neuen Dialogfeld Tabelle erstellen nach der anderen Datenbank, und klicken Sie auf OK.

      3. Klicken Sie auf OK, um das erste Dialogfeld Tabelle erstellen zu schließen.

      4. Klicken Sie auf Ausführen Schaltflächensymbol und dann auf Ja, um den Vorgang zu bestätigen.

        Hinweis : Wenn Sie eine vorhandene Tabelle ersetzen, löscht Access zuerst diese Tabelle und fordert Sie zum Bestätigen des Löschens auf. Klicken Sie auf Ja und dann erneut auf Ja, um die neue Tabelle zu erstellen.

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Weitere Informationen zu Abfragekriterien und Ausdrücken

In den Schritten dieses Artikels werden Abfragekriterien und Ausdrücke erwähnt. Ein Abfragekriterium ist eine Regel, mit der die Datensätze bestimmt werden, die in eine Abfrage einbezogen werden sollen. Sie verwenden Kriterien, wenn nicht alle Datensätze aus einer bestimmten Datenmenge angezeigt werden sollen. Beispielsweise werden mit dem Kriterium > 25 UND < 50 Werte zurückgegeben, die größer als 25 und kleiner als 50 sind. Ein Kriterium wie "Chicago" ODER "Paris" ODER "Moskau" gibt nur die Datensätze für diese Städte zurück.

Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

Ein Ausdruck ist eine Kombination von mathematischen oder logischen Operatoren, Konstanten, Funktionen und Namen von Feldern, Steuerelementen und Eigenschaften, die zu einem einzelnen Wert ausgewertet werden. Sie verwenden einen Ausdruck, wenn Sie Daten benötigen, die sich nicht direkt in einer Tabelle befinden. Beispielsweise wird mit dem Ausdruck [Einzelpreis]*[Menge] der Wert im Feld "Einzelpreis" mit dem Wert im Feld "Menge" multipliziert. Sie können Ausdrücke auf vielfältige Weise verwenden, und das Erstellen und Verwenden von Ausdrücken kann recht kompliziert werden.

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Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Ausdrücken finden Sie im Artikel Erstellen eines Ausdrucks.

Aufheben der Blockierung einer Abfrage durch den Modus "Deaktiviert"

Wenn Sie eine Datenbank öffnen, die nicht in einem vertrauenswürdigen Speicherort gespeichert ist, oder wenn Sie die Datenbank nicht als vertrauenswürdig eingestuft haben, verhindert Access standardmäßig das Ausführen aller Aktionsabfragen (Anfüge-, Aktualisierungs-, Lösch- oder Tabellenerstellungsabfragen).

Wenn Sie versuchen, eine Aktionsabfrage auszuführen, und Sie den Eindruck haben, dass nichts passiert, überprüfen Sie die Statusleiste von Access auf die folgende Meldung:

Die Aktion oder das Ereignis wurde durch den Modus 'Deaktiviert' blockiert.

Wenn diese Meldung angezeigt wird, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf der Statusleiste (direkt unterhalb des Menübands) auf Inhalt aktivieren. Die Meldungsleiste

Hinweis: Wenn Sie mit Access 2007 arbeiten, führen Sie diese Schritte aus, um blockierten Inhalt zu aktivieren.

  • Klicken Sie auf der Meldungsleiste auf Optionen.

    Das Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen wird angezeigt.

  • Klicken Sie auf Diesen Inhalt aktivieren, und klicken Sie dann auf OK.

  • Führen Sie die Abfrage erneut aus.

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