Erstellen einer Richtlinie des Dokuments Löschvorgang in SharePoint Server 2016

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Organisationen müssen Dokumente häufig aufgrund von Genehmigungsregelungen sowie rechtlichen oder anderen Bestimmungen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Die Aufbewahrung von Dokumenten für einen längeren als den erforderlichen Zeitraum kann für die Organisation ein rechtliches Risiko darstellen.

Sie können mit einer Richtlinie Dokument löschen, vorausschauende Risiken reduzieren, durch das Löschen von Dokumenten in einer Website nach einer bestimmten Zeitspanne – beispielsweise, Sie können automatisch löschen von Dokumenten in OneDrive Benutzer für Business Websites fünf Jahre, nachdem die Dokumente erstellt wurden.

Nachdem Sie eine Dokumentlöschrichtlinie erstellt haben, können Sie sie einer Websitesammlungsvorlage zuweisen, damit die Richtlinie für alle Websitesammlungen zur Verfügung steht, die mit dieser Vorlage erstellt wurden. Sie können auch einer bestimmten Websitesammlung eine Richtlinie zuweisen. Dadurch werden alle der Vorlage für diese Websitesammlung zugewiesenen Richtlinien außer Kraft gesetzt.

Compliancerichtliniencenter

Richtlinienvorlagen

Sie können eine Dokumentlöschrichtlinie von Grund auf neu erstellen oder eine der Beispielrichtlinien verwenden. Das Compliance Policy Center umfasst Beispielrichtlinien, die Sie unverändert oder als Ausgangspunkt verwenden können, um sie anschließend umzubenennen oder zu ändern.

Richtlinienvorlagen

Beispiele zur Verwendung von Dokumentlöschrichtlinien

Einer Websitesammlung oder einer Websitesammlungsvorlage kann mindestens eine Richtlinie zugewiesen sein, und jede zugewiesene Richtlinie kann wiederum eine oder mehrere Regeln enthalten. Pro Website kann jedoch nur eine Richtlinie aktiv sein, und für die Bibliotheken der Website kann jeweils nur eine Löschregel aktiv sein.

Diagram, in dem Richtlinien und Regeln

Darüber hinaus können Sie eine Richtlinie als "obligatorisch" oder "Standard" sowie eine Löschregel als Standardregel auswählen:

  • Obligatorische Richtlinie – Wenn Sie eine Richtlinie als obligatorisch ist, kann nur eine Richtlinie der Websitesammlung oder eine Vorlage zugewiesen werden. Die Richtlinie muss als Standard gekennzeichnet werden und werden auf alle Websites angewendet. Websitebesitzer können nicht aus der Richtlinie Suchbegriffen.

  • Standardrichtlinie – eine Richtlinie als Standard festgelegt ist, die Richtlinie ist in alle Websites, denen sie zugewiesen wurde, ohne eine Aktion erforderlich Websitebesitzer auf automatisch aktiv.

  • Standard-Regel – Wenn Sie eine Regel Löschvorgang als Standard festgelegt ist, wird es automatisch angewendet auf alle Bibliotheken auf den Websites, die die Richtlinie verwenden.

In den folgenden Beispielen wird erläutert, wann Sie möglicherweise eine obligatorische Richtlinie oder Standardrichtlinien und -regeln verwenden sollten.

Beispiel 1: Anwenden einer einzelnen Richtlinie mit einer einzelnen Regel auf eine Websitesammlungsvorlage

Möglicherweise sollten Sie eine Dokumentlöschrichtlinie für eine breite Palette von unstrukturierten Inhalten erzwingen, z. B. für alle OneDrive for Business-Websites oder für alle Teamwebsites. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass in allen Websites, die über eine Websitesammlungsvorlage erstellt wurden, eine einzelne Dokumentlöschrichtlinie aktiviert ist, haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

  1. Erstellen Sie eine einzelne Richtlinie mit einer einzelnen Standardlöschregel.

  2. Legen Sie die Richtlinie als "obligatorisch" und "Standard" fest.

  3. Weisen Sie die Richtlinie zu einer Websitesammlungsvorlage zu.

In diesem Beispiel wird die Standardlöschregel auf alle Bibliotheken in allen Websitesammlungen angewendet, die mit dieser Vorlage erstellt wurden. Die Websitebesitzer haben zudem keine Möglichkeit, die Richtlinie zu umgehen. Dies ist die einfachste Methode, um eine Dokumentlöschrichtlinie weitgehend und strikt zu erzwingen.

Diagramm der einzelnen obligatorische Richtlinie und Regel

Beispiel 2: Anwenden einer einzelnen Richtlinie mit mehreren Regeln auf eine Websitesammlungsvorlage

Websitebesitzer wissen häufig am besten, welche Art von Inhalten ihre Website enthält. Daher können Sie es Websitebesitzern gestatten, die Löschregel auszuwählen, die am besten auf ihre Website zutrifft. Sie können es Websitebesitzern zudem erlauben, eine Richtlinie vollständig zu umgehen.

Zur gleichen Zeit können Sie die Richtlinien weiterhin zentral erstellen und verwalten. Sie können auch eine Richtlinie und Regel als Standard auswählen, damit die Richtlinie immer wirksam ist, bis der Websitebesitzer eine andere Richtlinie auswählt oder sich gegen die Richtlinie entscheidet. Wenn Sie diese Flexibilität für Websitebesitzer bereitstellen möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  1. Erstellen Sie eine einzelne Richtlinie mit mehreren Löschregeln, und legen Sie eine Regel als Standard fest.

  2. Legen Sie die Richtlinie als Standardrichtlinie fest.

  3. Weisen Sie die Richtlinie zu einer Websitesammlungsvorlage zu.

Websitebesitzer können eine der alternativen Löschregeln auswählen, die Richtlinie umgehen oder keine Maßnahme ergreifen, wodurch sie dann der Standardrichtlinie und -regel unterliegen.

Diagramm einer Richtlinie mit vielen Regeln

Beispiel 3: Anwenden mehrerer Richtlinien mit einer oder mehreren Regeln auf eine Websitesammlung

Dieses Beispiel bietet die größtmögliche Flexibilität für Websitebesitzer, da sie aus verschiedenen Richtlinien auswählen können. Nach dem Auswählen einer Richtlinie können sie zudem häufig aus mehreren Regeln auswählen. Eine Richtlinie und Regel sind als Standard ausgewählt, damit immer eine Richtlinie wirksam ist, bis der Websitebesitzer eine andere Richtlinie auswählt oder sich gegen die Richtlinie entscheidet. Wenn Sie keine Richtlinie und Regel als Standard festlegen, sind keine Richtlinien oder Regeln für die Dokumentbibliotheken auf der Website aktiv, bis der Websitebesitzer eine Maßnahme ergreift, um die Richtlinie und Regel auszuwählen und anzuwenden.

Im Gegensatz zu den vorherigen beiden Beispielen werden diese Richtlinien einer bestimmten Websitesammlung zugewiesen, d. h. nicht zur Websitesammlungsvorlage. Dies bedeutet, dass die Richtlinien spezifischer auf den Inhalt einer bestimmten Websitesammlung angepasst werden können.

Richtlinien und Regeln werden vererbt. Websitebesitzer können eine Richtlinie und Regel für ihre Website auswählen, und alle Unterwebsites erben die Richtlinie von der übergeordneten Website. Der Besitzer einer Unterwebsite kann die Vererbung jedoch durch Auswählen einer anderen Richtlinie und Regel unterbrechen, was wiederum für alle Unterwebsites gilt, bis die Vererbung erneut unterbrochen wird.

Sie haben folgende Möglichkeiten zum Einrichten dieses Szenarios:

  1. Erstellen Sie mehrere Richtlinien, die jeweils mindestens eine Regel enthalten.

  2. Legen Sie eine Richtlinie und Regel als Standard fest.

  3. Weisen Sie die Richtlinien einer bestimmten Websitesammlung zu.

Darüber hinaus sind die Richtlinien und Vorschriften auf eine bestimmte Websitesammlung ausgerichtet, wobei Websitebesitzer die Vererbung durch Auswählen der Richtlinie und Regel unterbrechen können, die am besten für ihre Website geeignet sind.

Diagramm mit vielen Regeln viele Richtlinien

Erstellen einer Dokumentlöschrichtlinie

  1. In das Compliance-Richtlinie Center > Wählen Sie im linken Navigationsbereich, Richtlinien löschen.

    Löschvorgang Richtlinien link

  2. Wählen Sie Neues Element aus.

  3. Geben Sie einen Richtliniennamen und eine Beschreibung ein. Websitebesitzer können eine Richtlinie für ihre Website auf Basis dieses Namens und der Beschreibung auswählen, daher sollten Sie ausreichend Informationen einbeziehen, damit diese die richtige Richtlinie auswählen können.

  4. Wählen Sie Neu aus, um eine Regel zu erstellen.

  5. Geben Sie einen Namen ein, und wählen Sie die folgenden Optionen aus:

    • Wählen Sie aus, ob die Regel endgültiges von Dokumenten löschen oder in den Papierkorb zu löschen. Papierkorb enthält kein endgültigen Papierkörben großes Problem, bevor ein Element von einer Website dauerhaft gelöscht wird. Weitere Informationen zu den Papierkorb finden Sie unter leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

    • Wählen Sie aus, ob das Löschdatum auf Basis des Datums berechnet wird, wann ein Dokument erstellt oder zuletzt geändert wurde.

    • Geben Sie eine Anzahl von Tagen, Monaten oder Jahren als Zeitraum ein, nach dem ein Dokument gelöscht wird.

    • Wählen Sie aus, ob die Regel eine Standardregel ist. Die erste von Ihnen erstellte Regel wird automatisch als Standardregel festgelegt. Eine Standardregel wird automatisch auf alle Bibliotheken in den Websites angewendet, die die Richtlinie verwenden.

    Neue Regel-Seite

  6. Wählen Sie Speichern aus.

  7. Erstellen Sie zusätzliche Regeln, wenn Websitebesitzer verschiedene Regeln auswählen können sollen, die auf ihre Website angewendet werden. Die Standardregel (sofern vorhanden) wird angewendet, wenn der Websitebesitzer keine Maßnahme ergreift.

  8. Um eine Regel aus einer Richtlinie zu entfernen, wählen Sie die Regel > Löschen.

    Hinweis : Beachten Sie, dass, wenn Sie eine Regel löschen, und die Richtlinie enthält keine Standard-Regel, klicken Sie dann keine Regel für diese Richtlinie gelten soll – also keine Dokumente werden gelöscht.

Zuweisen der Dokumentlöschrichtlinie zu einer Websitesammlungsvorlage

Es ist wichtig zu wissen, dass sich der für eine Dokumentlöschrichtlinie angegebene Zeitraum auf den Zeitpunkt der Erstellung oder Änderung des Dokuments und nicht auf den Zeitpunkt der Richtlinienzuweisung bezieht. Beim erstmaligen Zuweisen der Richtlinie werden alle Dokumente auf der Website ausgewertet, und wenn sie die Kriterien erfüllen, werden sie gelöscht. Dies gilt für alle vorhandenen Dokumente, nicht nur für neue Dokumente, die seit der Richtlinienzuweisung erstellt wurden.

  1. In das Compliance-Richtlinie Center > Wählen Sie im linken Navigationsbereich, Zugewiesenen Richtlinien für Vorlagen.

    Verknüpfen von zugewiesenen Richtlinien für Vorlagen

  2. Wählen Sie Neues Element aus.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um eine Websitevorlage Auflistung, wie etwa die Teamwebsite-Vorlage die Richtlinie zuweisen möchten, wählen Sie eine Websitevorlage für die Sammlung zuweisen, und wählen Sie dann auf der Vorlage für eine Websitesammlung.

    • Um die Richtlinie Benutzer eine Laufwerk für Business Websites zuweisen, wählen Sie zu OneDrive for Business-Vorlage zuordnen, hervorgehobenen aus.

      Wenn Sie einer Websitesammlungsvorlage eine Richtlinie zuweisen, ist diese Richtlinie sowohl für vorhandene Websitesammlungen, die mit dieser Vorlage erstellt wurden, als auch für zukünftig zu erstellende Websitesammlungen verfügbar.

      Zuweisen von OneDrive für die Vorlage für Business-option

  4. Klicken Sie auf Save.

    Hinweis : Jede Vorlage kann nur einen Satz von Richtlinien zugewiesen haben. Wenn ein Fehler angezeigt, die besagt, dass diese Vorlage bereits Richtlinien zugewiesen ist zu sehen, wählen Sie Abbrechen > Zugewiesenen Richtlinien für Vorlagen im linken Navigationsbereich > Wählen Sie eine Vorlage zum Anzeigen und Verwalten von den Satz von Richtlinien, die bereits zugewiesen sind.

  5. Wählen Sie Zugewiesene Richtlinien verwalten und dann die zuzuweisenden Richtlinien aus. Anschließend wählen Sie aus, ob eine Richtlinie die Standardrichtlinie ist. Wenn Sie eine Standardrichtlinie festlegen, ist die Richtlinie automatisch für alle Websites aktiv, die der Richtlinie zugewiesen sind, wobei keine Aktion des Websitebesitzers erforderlich ist.

    Seite "Richtlinien hinzufügen und verwalten"

  6. Wählen Sie Speichern aus.

  7. Wenn Sie die Richtlinie für alle Websites erzwingen möchten, ohne Websitebesitzern die Umgehung der Richtlinie zu ermöglichen, wählen Sie die Option Richtlinie als obligatorisch markieren aus. Wenn eine Richtlinie als obligatorisch festgelegt wird, kann nur diese eine Richtlinie der Websitesammlungsvorlage zugewiesen werden. Die Richtlinie muss auch als Standard markiert werden.

    Wenn diese Option abgeblendet ist, wählen Sie Zugewiesenen Richtlinien verwalten, und stellen Sie sicher, dass mindestens eine Richtlinie zugewiesen und als Standard festlegen.

  8. Wählen Sie Speichern aus.

Zuweisen der Dokumentlöschrichtlinie zu einer Websitesammlung

Es ist wichtig zu wissen, dass sich der für eine Dokumentlöschrichtlinie angegebene Zeitraum auf den Zeitpunkt der Erstellung oder Änderung des Dokuments und nicht auf den Zeitpunkt der Richtlinienzuweisung bezieht. Beim erstmaligen Zuweisen der Richtlinie werden alle Dokumente auf der Website ausgewertet, und wenn sie die Kriterien erfüllen, werden sie gelöscht. Dies gilt für alle vorhandenen Dokumente, nicht nur für neue Dokumente, die seit der Richtlinienzuweisung erstellt wurden.

  1. In das Compliance-Richtlinie Center > Wählen Sie im linken Navigationsbereich, Zugewiesenen Richtlinien für Websitesammlungen.

    Verknüpfen von zugewiesenen Richtlinien für Websitesammlungen

  2. Wählen Sie Neues Element aus.

  3. Wählen Sie eine Websitesammlung > Suche nach Name oder URL der Websitesammlung > Wählen Sie die Websitesammlung > Speichern.

    Tipp : Wenn Sie für Websitesammlungen suchen, können Sie die Sternchen (*) als Platzhalter bei der Suche nach den Titel einer Websitesammlung suchen. Beispiel: für die Suche * Website * gibt auf "Inhalt Website" und "Veröffentlichungssite Standard" Websitesammlungen zurück. Darüber hinaus nur ein einzelnes Sternchen in das Suchfeld eingeben, und klicken Sie dann auf Suche ist eine schnelle Möglichkeit zum viele finden Sie unter (aber nicht alle) Websitesammlungen.

    Wählen Sie aus einer Websitesammlung Dialogfeld-Website

    Hinweis : Jede Websitesammlung kann nur einen Satz von Richtlinien zugewiesen haben. Wenn ein Fehler angezeigt, die besagt, dass dieser Websitesammlung bereits Richtlinien zugewiesen ist zu sehen, wählen Sie Abbrechen > Zugewiesenen Richtlinien für Websitesammlungen im linken Navigationsbereich > Wählen Sie aus einer Websitesammlung anzeigen und Verwalten von den Satz von Richtlinien, die bereits zugewiesen sind.

  4. Wählen Sie Zugewiesene Richtlinien verwalten und dann die zuzuweisenden Richtlinien aus. Anschließend wählen Sie aus, ob eine Richtlinie die Standardrichtlinie ist. Wenn Sie eine Standardrichtlinie festlegen, ist die Richtlinie automatisch für alle Websites aktiv, die der Richtlinie zugewiesen sind, wobei keine Aktion des Websitebesitzers erforderlich ist.

    Seite "Richtlinien hinzufügen und verwalten"

  5. Wählen Sie Speichern aus.

  6. Wenn Sie die Richtlinie für alle Websites erzwingen möchten, ohne Websitebesitzern die Umgehung der Richtlinie zu ermöglichen, wählen Sie die Option Richtlinie als obligatorisch markieren aus. Wenn eine Richtlinie als obligatorisch festgelegt wird, kann nur diese eine Richtlinie der Websitesammlungsvorlage zugewiesen werden. Die Richtlinie muss auch als Standard markiert werden.

    Wenn diese Option abgeblendet ist, wählen Sie Zugewiesenen Richtlinien verwalten, und stellen Sie sicher, dass mindestens eine Richtlinie zugewiesen und als Standard festlegen.

  7. Wählen Sie Speichern aus.

Löschen einer Richtlinienzuordnung

Wenn Sie eine Zuordnung löschen, wendet zugewiesenen Richtlinien nicht mehr auf alle Websites in der Websitesammlung enthalten oder aus der Vorlage für eine Websitesammlung erstellt.

  1. In das Compliance-Richtlinie Center > Wählen Sie im linken Navigationsbereich, entweder Zugewiesenen Richtlinien für Vorlagen oder Zugewiesenen Richtlinien für Websitesammlungen.

  2. Wählen Sie das Zuordnungselement > ... > Element löschen aus.

Löschen einer Richtlinie

Sie können keine Richtlinie löschen, die verwendet wird. Bevor Sie eine Richtlinie löschen können, müssen Sie zuerst alle Zuordnungen Websitesammlungen und Vorlagen, die dieser Richtlinie enthalten löschen.

  1. In das Compliance-Richtlinie Center > Wählen Sie im linken Navigationsbereich, Richtlinien löschen.

  2. Wählen Sie die Richtlinie aus.

  3. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte Elemente und dann die Option Richtlinie entfernen aus.

    Schaltfläche "Richtlinie entfernen" im Menüband

  4. Wenn die Richtlinie verwendet wird, werden Sie aufgefordert, die Richtlinie aus allen Websitesammlungen zu entfernen, in denen sie verwendet wird. Wenn Sie sich sicher sind, wählen Sie OK aus.

Weitere Informationen

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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