Erstellen einer Liste

Wenn Sie eine Microsoft Windows SharePoint Services-Website erstellen, werden verschiedene Listentypen automatisch erstellt. Diese Standardlisten reichen von Diskussionsrunden bis zu Kalenderlisten. Sie können die Standardlisten auf verschiedene Weise anpassen, oder Sie können benutzerdefinierte Listen mit von Ihnen ausgewählten Spalten erstellen.

In Listen können außerdem E-Mail-Features verwendet werden, wenn ein- oder ausgehende E-Mail auf Ihrer Website aktiviert ist. Einige Listen, wie Kalender, Ankündigungen, Blogs und Diskussionsrunden, können so eingerichtet werden, dass Benutzer Inhalte per E-Mail hinzufügen können. Andere Listen, wie Aufgaben oder Problemverfolgungslisten, können so eingerichtet werden, dass beim Zuweisen von Elementen zur Liste E-Mail-Nachrichten an Benutzer gesendet werden.

Listen können viele Arten von Daten enthalten, von Datumsangaben oder Bildern zu Berechnungen, die auf anderen Spalten basieren.

Was möchten Sie tun?

Erstellen einer Liste aus einer Listenvorlage

Erstellen einer benutzerdefinierten Liste

Hinzufügen einer Spalte zu einer Liste

Erstellen einer Liste aus einer Listenvorlage

Windows SharePoint Services 3.0 enthält mehrere unterschiedliche Listentypen, von Kalendern bis zu Kontaktlisten. Zwar unterscheiden sich einige der Einstellungen in den Listen, Sie können jedoch dasselbe allgemeine Verfahren zum Erstellen eines beliebigen Listentyps ausführen. Das folgende Verfahren zeigt, wie Sie mithilfe einer Listenvorlage eine Liste erstellen.

Hinweis : Zum Erstellen einer Liste benötigen Sie die Berechtigung zum Ändern der Website, auf der Sie die Liste erstellen möchten.

Klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf Erstellen auf der Seite Alle Websiteinhalte.

Tipp : In den meisten Fällen können Sie stattdessen auch das Menü Websiteaktionen verwenden Schaltflächensymbol , um diesen Schritt abzuschließen.

  1. Klicken Sie unter Kommunikation oder Nachverfolgung auf den gewünschten Listentyp, z. B. Kontakte oder Kalender.

    Listentypen

    Der zu verwendende Listentyp ist abhängig von der Art der Informationen, die Sie gemeinsam nutzen möchten:

    • Ankündigungen    Geben Sie mithilfe einer Ankündigungsliste die Neuigkeiten und deren Status frei, und stellen Sie Erinnerungen bereit. Ankündigungen unterstützen die erweiterte Formatierung mit Bildern, Hyperlinks und formatiertem Text.

    • Kontakte    Verwenden Sie eine Kontaktliste, um Informationen zu Personen oder Gruppen, mit denen Sie zusammenarbeiten, zu speichern. Bei Verwendung eines mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatiblen E-Mail- oder Kontaktverwaltungsprogramms können Sie Ihre Kontakte von Ihrer SharePoint-Website in dem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Sie können z. B. eine Liste aller Lieferanten Ihrer Organisation von Office Outlook 2007 anzeigen. In einer Kontaktliste werden die Mitglieder Ihrer Website eigentlich nicht verwaltet, aber damit können die Kontakte Ihrer Organisation, z. B. eine Liste externer Lieferanten, gespeichert und freigegeben werden.

    • Diskussionsrunden    Verwenden Sie Diskussionsrunden, um über einen zentralen Ort zu verfügen, an dem ähnlich dem Format von Newsgroups die Teamdiskussionen aufgezeichnet und gespeichert werden. Wenn durch den Administrator an Ihrem Standort der Empfang von E-Mail ermöglicht wurde, können in Diskussionsrunden E-Mail-Diskussionen von den meisten E-Mail-Programmen gespeichert werden. Sie können z. B. eine Diskussionsrunde für die Markteinführung eines neuen Produkts Ihrer Organisation erstellen. Bei Verwendung eines mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatiblen E-Mail-Programms können Sie Ihre Diskussionsrunde bei der Arbeit in dem anderen Programm anzeigen und aktualisieren.

    • Hyperlinks    Verwenden Sie eine Hyperlinkliste als zentralen Speicherort für Hyperlinks zum Web, zum Intranet der Firma und anderen Ressourcen. Sie könnten z. B. eine Liste von Hyperlinks zu den Websites Ihrer Kunden erstellen.

    • Kalender    Verwenden Sie einen Terminkalender für alle Termine Ihres Teams oder für spezielle Anlässe, z. B. Firmenfeiertage. Ein Kalender stellt analog wie ein Tisch- oder Wandkalender visuelle Ansichten zu den Terminen Ihres Teams bereit, einschließlich Besprechungen, gesellschaftliche und tägliche Ereignisse. Sie können auch Meilensteine des Teams, z. B. Termine oder Produkteinführungstermine, die nicht auf ein bestimmtes Zeitintervall festgelegt sind, verfolgen. Bei Verwendung eines mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatiblen E-Mail- oder Kalenderprogramms können Sie Ihre Kontakte von Ihrer SharePoint-Website bei der Arbeit in dem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Z. B. können Sie Ihren Kalender auf dem SharePoint-Standort mit Daten von Ihrem Office Outlook 2007-Kalender vergleichen und aktualisieren, indem Sie beide Kalender nebeneinander oder gegenseitig überlagert in Office Outlook 2007 anzeigen.

    • Aufgaben    Verwenden Sie eine Aufgabenliste, um Informationen über Projekte und andere zu erledigende Aufgaben für Ihre Gruppe zu verfolgen. Sie können Personen Aufgaben zuordnen sowie den Status und den Erfüllungsstand in Prozent verfolgen, während eine Aufgabe nach und erledigt wird. Bei Verwendung eines mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatiblen E-Mail- oder Aufgabenverwaltungsprogramms können Sie die Aufgaben von Ihrer SharePoint-Website in Ihrem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Sie können z. B. eine Aufgabenliste für den Budgetprozess Ihrer Organisation erstellen und dann in Office Outlook 2007 zusammen mit anderen Aufgaben anzeigen und aktualisieren.

    • Projektaufgaben    Wenn Sie Informationen ähnlich wie eine Aufgabenliste speichern möchten, aber auch eine visuelle bzw. Balkendiagrammansicht mit Fortschrittsbalken bereitstellen möchten, verwenden Sie eine Projektaufgabenliste. Sie können den Status und den Erfüllungsstand in Prozent im Laufe der Erledigung der Aufgabe verfolgen. Bei Verwendung eines mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatiblen E-Mail- oder Aufgabenverwaltungsprogramms können Sie die Projektaufgaben von Ihrer SharePoint-Website in Ihrem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Sie können z. B. eine Aufgabenliste auf Ihrer SharePoint-Website erstellen, um die Aufgaben bei der Erstellung eines Schulungshandbuch festzulegen und zuzuordnen. Anschließend können sie den Fortschritt Ihrer Organisation von Office Outlook 2007 aus verfolgen.

    • Problemverfolgung    Verwenden Sie eine Problemverfolgungsliste zum Speichern von Informationen zu speziellen Problemen, z. B. hinsichtlich Support, und verfolgen Sie deren Fortschritt. Sie können Probleme zuordnen, kategorisieren und zueinander in Beziehung setzen. Sie können z. B. eine Problemverfolgungsliste erstellen, um Kundendienstprobleme und -lösungen zu verwalten. Sie können bei jeder Bearbeitung den Problemen auch Kommentare hinzufügen und auf diese Weise einen Verlauf der Kommentare erstellen, ohne die ursprüngliche Beschreibung des Problems zu ändern. Ein Vertreter des Kundendiensts kann z. B. jede getroffene Maßnahme zur Lösung eines Problems und die Ergebnisse erfassen.

    • Umfrage    Zum Sammeln und Zusammenstellen von Feedback, z. B. von Umfrageergebnissen zur Mitarbeiterzufriedenheit oder von einem Quiz können Sie eine Umfrage verwenden. Sie können die Fragen und Antworten in verschiedenen Varianten entwerfen und einen Überblick zum Feedback anzeigen. Wenn Sie ein Kalkulations- oder Datenbankprogramm installiert haben, das mit Windows SharePoint Services 3.0 oder Windows SharePoint Services 2.0 kompatibel ist, können Sie die Ergebnisse zur weiteren Analyse exportieren.

    • Benutzerdefiniert     Obgleich Sie jede Liste benutzerdefiniert anpassen können, können Sie mit einer benutzerdefinierten Liste beginnen und brauchen dann nur die Einstellungen anzupassen, die Sie angeben. Sie können auch eine Liste erstellen, die auf einer Kalkulationstabelle basiert, sofern Sie über ein Kalkulationsprogramm, das mit Windows SharePoint Services 3.0 oder Windows SharePoint Services 2.0 kompatibel ist, und über Windows Internet Explorer und Microsoft Windows verfügen. Sie können z. B. eine Liste von Microsoft Office Excel 2007 importieren, die Sie zum Speichern und Verwalten von Verträgen mit Lieferanten erstellt haben.

  2. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung des Verwendungszwecks der Liste ein. Die Beschreibung ist optional.

    Die Beschreibung wird in den meisten Ansichten oben in der Liste unter dem Listennamen angezeigt. Einige Listentypen können Inhalte über E-Mail empfangen. Wenn Sie wünschen, dass die Liste Inhalte aus E-Mails empfangen kann, können Sie die E-Mail-Adresse der Liste in die Beschreibung einfügen, damit die E-Mail-Adresse von den Benutzern leicht gefunden werden kann.

  3. Klicken Sie im Bereich Navigation auf die Option Ja, wenn Sie in der Schnellstartleiste eine Verknüpfung zu dieser Liste hinzufügen möchten.

    Wenn ein Abschnitt Eingehende E-Mail angezeigt wird, hat Ihr Administrator aktiviert, dass Listen Inhalt per E-Mail auf Ihrer Website erhalten können. Wenn Sie möchten, dass Personen durch Senden von E-Mails der Liste Inhalt hinzufügen können, klicken Sie unter Diese Liste für den Empfang von E-Mails aktivieren auf Ja. Geben Sie anschließend in das Feld E-Mail-Adresse den ersten Teil der Adresse ein, die von anderen Personen für die Liste verwendet werden soll.

    Diese Option ist möglicherweise für einige Listentypen nicht verfügbar.

  4. Wenn ein Abschnitt E-Mail-Benachrichtigung angezeigt wird, hat der Administrator die Listen auf der Website so eingerichtet, dass beim Zuweisen von Listenelementen E-Mail-Benachrichtigungen gesendet werden. Wenn Sie möchten, dass beim Zuweisen von Elementen zur Liste E-Mail-Benachrichtigungen an andere Benutzer gesendet werden, klicken Sie unter E-Mail beim Zuordnen eines Besitzers versenden? auf Ja.

    Diese Option ist für einige Listentypen möglicherweise nicht verfügbar.

  5. Klicken Sie auf Erstellen.

Hinweis : Sie können Diskussionsrunden, Ankündigungen und Kalenderlisten standardmäßig Inhalte per E-Mail hinzufügen, wenn eingehende E-Mail auf der Website aktiviert ist. Aufgaben-, Projektaufgaben- und Problemverfolgungslisten können E-Mail beim Zuweisen von Elementen zur Liste an Benutzer senden, wenn ausgehende Mail für die Website aktiviert ist. Der Administrator kann weitere Listen mit einer benutzerdefinierten Lösung aktivieren, z. B. mit einem E-Mail-Handler.

Tipp : Das Erstellen einer Liste durch Importieren einer Kalkulationstabellendatei kann Zeit sparen, wenn die Daten bereits ein Kalkulationstabellenformat aufweisen. Wenn Sie eine Liste erstellen möchten, die auf einer Kalkulationstabelle basiert, müssen Sie ein mit Microsoft Windows SharePoint Services kompatibles Tabellenkalkulationsprogramm, z. B Microsoft Internet Explorer 5, und Microsoft Windows verwenden.

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Erstellen einer benutzerdefinierten Liste

Benutzerdefinierte Listen werden auf ähnliche Weise wie Standardlisten erstellt, außer dass benutzerdefinierte Listen nur wenige Spalten enthalten, wie z. B. Titel. Nachdem Sie eine benutzerdefinierte Liste erstellt haben, können Sie dem Zweck der Liste entsprechend weitere Spalten hinzufügen.

Hinweis : Zum Erstellen einer Liste benötigen Sie die Berechtigung zum Ändern der Website, auf der Sie die Liste erstellen möchten.

Klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf Erstellen auf der Seite Alle Websiteinhalte.

Tipp : In den meisten Fällen können Sie stattdessen auch das Menü Websiteaktionen verwenden Schaltflächensymbol , um diesen Schritt abzuschließen.

  1. Klicken Sie unter Benutzerdefinierte Listen auf Benutzerdefinierte Liste.

    Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Liste ein. Der Name der Liste ist erforderlich.

    Der Name wird oben auf der Liste angezeigt, er ist Teil der Webadresse der Listenseite und wird in Navigationselementen angezeigt, mit denen Benutzer die Liste suchen und öffnen können.

  2. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung des Verwendungszwecks der Liste ein. Die Beschreibung ist optional.

    Die Beschreibung wird oben in der Liste unter dem Namen der Liste angezeigt.

  3. Klicken Sie im Bereich Navigation auf die Option Ja, wenn Sie in der Schnellstartleiste eine Verknüpfung zu dieser Liste hinzufügen möchten.

  4. Klicken Sie auf Erstellen.

Tipp : Eine benutzerdefinierte Liste in einer Datenblattansicht oder in einer Kalkulationstabelle zu erstellen, ist eine praktische Maßnahme, wenn Sie mehrere Elemente gleichzeitig aktualisieren müssen. Die Datenblattansicht erfordert ein Steuerelement oder Programm, das mit Windows SharePoint Services kompatibel ist, z. B. Microsoft Office Professional 2007, sowie die Unterstützung von ActiveX-Steuerelement.

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Hinzufügen einer Spalte zu einer Liste

Für einige Listen sind bereits Spalten eingerichtet, die Sie ändern oder zu denen Sie weitere Spalten hinzufügen können. Bei benutzerdefinierten Listen fügen Sie Ihre eigenen Spalten hinzu.

Spalten ermöglichen Ihrer Gruppe das Kategorisieren und Nachverfolgen von Informationen, wie z. B. den Abteilungsnamen oder die Projektnummer. Für den Spaltentyp, den Sie erstellen, sind verschiedene Optionen verfügbar: eine einzelne Textzeile; eine Dropdownliste, für die Sie die Optionen angeben; eine in anderen Spalten berechnete Zahl; oder sogar den Namen und das Bild einer Benutzers der Website.

Hinweis : Das folgende Verfahren beginnt mit der Listenseite für die Liste, der Sie die Spalte hinzufügen möchten. Wenn die Liste noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen. Wird der Name der Liste nicht angezeigt, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden und dann auf den Namen der Liste.

  1. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Settings menu Spalte erstellen.

  2. Geben Sie im Abschnitt Name und Typ den Namen für das Feld Spaltenname ein.

  3. Wählen Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist den Informationstyp aus, der in der Spalte angezeigt werden soll.

  4. Geben Sie im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen im Feld Beschreibung eine Beschreibung ein, damit andere Personen wissen, welchen Zweck diese Spalte erfüllt und welche Art von Daten darin enthalten sein sollten. Diese Beschreibung ist optional.

  5. Abhängig vom ausgewählten Spaltentyp werden im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen möglicherweise weitere Optionen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten zusätzlichen Einstellungen aus.

  6. Wenn die Spalte in der Standardansicht angezeigt werden soll, die Benutzern beim erstmaligen Öffnen der Liste oder Bibliothek automatisch angezeigt wird, klicken Sie auf Zur Standardansicht hinzufügen.

  7. Klicken Sie auf OK.

Hinweis : Nachdem Sie eine Spalte erstellt haben, können Sie wieder zur Liste wechseln und Einstellungen der Spalte ändern. Beispielsweise können Sie angeben, dass eine Spalte eine Währung statt einer Zahl enthalten soll. Wenn Sie die Listeneinstellungen anzeigen oder ändern möchten, öffnen Sie die Liste, und klicken Sie dann im Menü Einstellungen auf Einstellungen für 'Liste'.

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