Erstellen einer Kontaktgruppe aus einer Liste mit Kontakten in Excel

Wenn Sie über zahlreiche Geschäftskontakte oder private Kontakte in einer Excel-Tabelle verfügen, können Sie diese direkt in Outlook importieren.

Anschließend können Sie anhand der importierten Kontaktdaten eine Kontaktgruppe erstellen (vormals als "Verteilerliste" bezeichnet). Mit einer Kontaktgruppe können Sie E-Mails und Besprechungseinladungen an Personen senden, ohne jeden Namen jedes Mal erneut eingeben zu müssen.

Leider kann Outlook nicht automatisch eine Kontaktgruppe aus einer Liste mit Kontakten in Excel erstellen. Sie können dies jedoch mit den folgenden vier Schritten manuell erledigen:

  1. Bereiten Sie Ihre Kontaktdaten für den Import vor.

  2. Importieren Sie die Daten.

  3. Weisen Sie die Spalten der Excel-Tabelle den entsprechenden Outlook-Feldern zu.

  4. Erstellen Sie Ihre Kontaktgruppe.

Lassen Sie uns beginnen ...

Schritt 1: Speichern der Kontaktdaten aus Excel in einer Datei, die in Outlook importiert werden kann

Outlook kann keine Arbeitsmappen mit mehreren Arbeitsblättern, sondern lediglich CSV-Dateien (durch Trennzeichen getrennte Dateien) importieren. So speichern Sie Ihre Arbeitsmappe als CSV-Datei:

  1. Klicken Sie in der Arbeitsmappe auf das Arbeitsblatt mit den Kontaktdaten, die Sie importieren möchten.

  2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.

  3. Geben Sie an, wo die Datei gespeichert werden soll.

  4. Wählen Sie im Feld Dateityp den Eintrag CSV (MS-DOS) (*.csv) aus, geben Sie einen Namen für die Datei an, und klicken Sie auf Speichern.

  5. Excel gibt nun die folgende Meldung aus: "Der ausgewählte Dateityp unterstützt keine Arbeitsmappen, die mehrere Blätter enthalten". Klicken Sie auf OK. Die Meldung bezieht sich auf eine Einschränkung von CSV-Dateien; an der ursprünglichen Arbeitsmappe (der XLSX-Datei) werden keine Änderungen vorgenommen.

  6. Wenn Excel die Meldung ausgibt, dass einige Features der Arbeitsmappe möglicherweise verloren gehen, klicken Sie auf Ja, um das aktuelle Arbeitsblatt als CSV-Datei zu speichern. Die ursprüngliche Arbeitsmappe (die XLSX-Datei) wird geschlossen, ohne dass hieran Änderungen vorgenommen werden.

  7. Schließen Sie die CSV-Datei.

Damit sind alle Schritte in Excel erledigt. Nun können Sie mit dem Importvorgang in Outlook beginnen.

Schritt 2: Starten des Imports

  1. Klicken Sie in Outlook auf Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren.

    Importieren/Exportieren

    Hiermit wird der Import/Export-Assistent geöffnet.

  2. Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus, und klicken Sie auf Weiter.

    Import/Export-Assistent

  3. Wählen Sie Kommagetrennte Werte aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die gespeicherte CSV-Datei zu suchen.

  5. Wählen Sie unter Optionen aus, ob doppelt vorhandene Einträge (vorhandene Kontakte) ersetzt werden sollen, ob Duplikate der Kontakte erstellt oder Duplikate nicht importiert werden sollen. Hierbei gibt es einige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten:

    • Mit dem Ersetzen von Duplikaten werden vorhandene Kontakte gelöscht, wenn Outlook eine Übereinstimmung mit dem Namen des Kontakts findet (oder mit einem anderen Feld, wie im nachstehenden Abschnitt zur Zuordnung erläutert). Wenn sich bereits Daten zu einigen der Kontakte in Outlook befinden, sollten Sie sich für die Erstellung von Duplikaten entscheiden.

    • Mit dem Erstellen von Duplikaten befinden Sie sich auf der sicheren Seite. Sie können die Duplikate später bereinigen.

    • Wenn Sie sicher sind, dass die Daten von in Outlook vorhandenen Kontakten dieselben wie in der Importdatei sind, können Sie angeben, dass Duplikate nicht importiert werden sollen. Outlook importiert dann nur neue Kontakte.

  6. Klicken Sie auf Weiter, und geben Sie an, wo die neuen importierten Kontakte gespeichert werden sollen. Kontakte sollte standardmäßig ausgewählt sein. Wenn Sie einen anderen Ordner auswählen möchten, scrollen Sie zu dem Ordner, den Sie verwenden möchten.

  7. Klicken Sie auf Weiter.

  8. Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen neben "MeineKontakte.csv" importieren aktiviert ist (davon ausgehend, dass dies der Name Ihrer Datei ist).

  9. Klicken Sie noch nicht auf Fertig stellen, denn Sie müssen zuvor noch einige der Spalten in der CSV-Datei den Kontaktfeldern in Outlook zuordnen.

Schritt 3: Zuordnen der Spalten in der CSV-Datei zu Outlook-Kontaktfeldern

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder zuordnen. Das Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder zuordnen wird angezeigt.

    • Unter Von werden in einem Feld die Spaltennamen aus der CSV-Importdatei angezeigt.

    • Unter Zu finden Sie die Standardfelder, die Outlook für Kontakte verwendet. Wenn eines der Felder einer Spalte in der CSV-Datei entspricht, wird die Spalte unter Zugeordnet aus angezeigt.

      Dialogfeld 'Benutzerdefinierte Felder zuordnen'

  2. Möglicherweise müssen Sie einige Zuordnungen manuell vornehmen. Im folgenden Beispiel befinden sich die privaten Telefonnummern der Kontakte in der Importdatei in der Spalte Telefon priv. Hierfür gibt es in Outlook keine exakte Entsprechung, denn in Outlook wird stattdessen das Feld Telefon (privat) verwendet.

    Spalten in der Importdatei Feldern in Outlook zuordnen

  3. Ziehen Sie Telefon priv aus dem linken Bereich auf Telefon (privat) im rechten Bereich.

    "Telefon priv" wird nun in der Spalte Zugeordnet aus angezeigt.

    Erfolgreich zugeordnete Felder

  4. Ziehen Sie die restlichen Werte nacheinander aus dem linken Bereich auf die entsprechenden Outlook-Felder im rechten Bereich. So können Sie Anschrift entweder auf Straße privat oder auf Straße geschäftlich ziehen, je nach Art der Anschrift Ihrer Kontakte.

  5. Klicken Sie auf OK und dann auf Fertig stellen.

    Damit wurden Ihre Kontakte erfolgreich in Outlook importiert.

    Kontakte

Nachdem Sie die Kontakte nun in Outlook importiert haben, müssen Sie nur noch einen weiteren Schritt ausführen, nämlich die Kontaktgruppe erstellen.

Schritt 4: Erstellen Ihrer Kontaktgruppe

  1. Klicken Sie auf Personen.

    Klicken Sie auf "Personen"

  2. Wählen Sie unter Meine Kontakte aus, wo die Kontaktgruppe hinzugefügt werden soll. Klicken Sie in diesem Beispiel auf Kontakte.

  3. Klicken Sie auf Start > Neue Kontaktgruppe.

    Klicken Sie auf der Registerkarte 'Start' auf 'Neue Kontaktgruppe'

  4. Geben Sie auf der Registerkarte Kontaktgruppe im Feld Name einen Namen für die Gruppe ein.

  5. Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen > Aus Outlook-Kontakten.

  6. Halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, klicken Sie auf die Kontakte, die Sie importiert haben, und klicken Sie dann auf Mitglieder, um sie der Kontaktgruppe hinzuzufügen.

  7. Klicken Sie auf OK.

  8. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Weitere Informationen zum Verwenden Ihrer neuen Kontaktgruppe finden Sie unter Senden einer E-Mail-Nachricht an eine Kontaktgruppe.

Siehe auch

Erstellen einer Kontaktgruppe

Erstellen einer Kontaktgruppe anhand einer Liste von Namen in einer E-Mail-Nachricht

Hinzufügen von Personen zu einer Kontaktgruppe

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