Erstellen einer Kontaktgruppe anhand einer Excel-Liste

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Im Bedarfsfall können Sie mithilfe von Kontaktgruppen auch E-Mails an große Gruppen senden, die Hunderte von Mitgliedern aufweisen. Häufig besteht die einfachste Methode hierfür darin, in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel eine Liste zu erstellen.

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Erstellen einer Kontaktgruppe

Erstellen einer Kontaktgruppe anhand einer Liste von Namen in einer E-Mail-Nachricht

Erstellen einer Kontaktgruppe aus einer Liste mit Kontakten in Excel

Wissenswertes über Bcc

Nehmen wir einmal an, Sie senden regelmäßig E-Mails an eine Adressenliste, die Sie in einer Excel-Arbeitsmappe verwalten.

Ich zeige jetzt eine wirklich schnelle Methode, wie das mithilfe von Kontaktgruppen möglich ist.

Klicken Sie in Outlook auf 'Personen', wählen Sie einen Kontakteordner aus, und fügen Sie eine neue Kontaktgruppe zum Ordner hinzu.

Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein. Klicken Sie auf 'Mitglieder hinzufügen' und dann auf 'Aus Outlook-Kontakten'.

Dann öffnen Sie die Arbeitsmappe in Excel

und ordnen das Arbeitsblatt so an, dass sich die Spalte mit den Benutzernamen neben der Spalte mit den E-Mail-Adressen befindet.

Sie können z. B. die Spalten markieren, die sich zwischen diesen beiden befinden, mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann auf 'Ausblenden' klicken.

Aber keine Sorge. Dadurch werden keine Daten gelöscht. Sie können die Spalten später wieder einblenden.

Markieren Sie nun die Namen und Adressen in beiden Spalten, und kopieren Sie sie in die Zwischenablage.

Dann klicken Sie in Outlook in das Textfeld 'Mitglieder' und fügen den Text ein.

Dann klicken Sie auf 'OK'. Die Namen werden zur Kontaktgruppe hinzugefügt.

Auf gleiche Weise können Sie E-Mail-Adressen schnell aus anderen Quellen kopieren, z. B. aus E-Mails, Textdateien oder Word-Dokumenten.

Diese Methode eignet sich also zum schnellen Hinzufügen von Adressen zu einer Kontaktgruppe.

Wenn Sie aber außerdem Outlook-Kontakte aus der Excel-Liste erstellen möchten,

müssen Sie anders vorgehen und die Excel-Datei importieren. Das funktioniert folgendermaßen:

Klicken Sie in Excel auf 'Datei', 'Speichern unter', und wählen Sie einen Speicherort aus.

Geben Sie einen Dateinamen ein, klicken Sie auf 'Dateityp', wählen Sie 'CSV (Trennzeichen-getrennt)' aus,

und speichern Sie die Adressenliste als eine neue Datei im CSV-Format. Klicken Sie auf 'Ja'.

Wechseln Sie nun zu Outlook.

Klicken Sie unter 'Personen' mit der rechten Maustaste auf den Kontakteordner, dem Sie die Excel-Liste hinzufügen möchten, erstellen Sie einen neuen Ordner, und geben Sie einen Namen ein.

Hier wird die Excel-Liste in diesem Ordner abgelegt, damit sie von den anderen Kontakten getrennt ist.

Jetzt klicken Sie auf 'Datei', 'Öffnen und exportieren' und auf 'Importieren/Exportieren'.

Wählen Sie 'Aus anderen Programmen oder Dateien importieren' aus.

Wählen Sie 'Durch Trennzeichen getrennte Werte' aus.

Suchen Sie nach der Excel-CSV-Datei, die gerade erstellt wurde.

Wählen Sie als Zielordner den gerade erstellten Ordner aus.

Dann klicken Sie auf 'Benutzerdefinierte Felder zuordnen'.

Hier muss sichergestellt werden, dass die Informationen zwischen den

Spalten in Excel und den Kontaktfeldern in Outlook richtig zugeordnet werden.

Hier werden die Kontaktnamen korrekt aus der Namensspalte in Excel zugeordnet.

Mal schauen, wie die E-Mail-Adressen in Outlook zugeordnet werden sollen.

Hier ist gar keine Zuordnung angegeben.

Der Grund dafür ist wahrscheinlich, dass Outlook nach 'E-Mail' mit Bindestrich gesucht hat und 'Email' hier im Spaltentitel ohne Bindestrich geschrieben ist.

Die Zuordnung kann aber manuell hinzugefügt werden. Dazu wird 'EMail' aus der Liste links gezogen

und auf dem E-Mail-Feld in Outlook abgelegt.

Die Zuordnung der anderen Spalten ist jetzt nicht von Bedeutung. Also klicken Sie auf 'OK' und dann auf 'Fertig stellen'.

Die Elemente der Excel-Liste werden als neue Kontakte zum Kontakteordner hinzugefügt.

Zum Schluss können die Kontakte noch zu einer neuen Gruppe und diese zum neuen Ordner hinzugefügt werden.

Geben Sie einen Namen ein, klicken Sie auf 'Mitglieder hinzufügen' und dann auf 'Aus Outlook-Kontakten'.

Öffnen Sie die Adressbuchliste, und wählen Sie den erstellten Kontakteordner aus.

Markieren Sie alle Kontakte in der Liste, und fügen Sie sie zu 'Mitglieder' hinzu. Dann klicken Sie auf 'OK' und auf 'Speichern und schließen'.

Um eine E-Mail an die Kontaktgruppe zu senden, geben Sie den Gruppennamen in die Zeile 'An' ein.

Sie können den Namen auch in die Zeile 'Bcc' eingeben, wenn die Adressen für die Empfänger nicht sichtbar sein sollen.

Ganz gleich, ob Sie Kontaktgruppen oder einfache Kategorien zum Gruppieren von Kontakten verwenden,

mit Outlook können Sie Zeit sparen, indem Sie E-Mails an Gruppen jeder Größe senden.

Weitere Informationen zu Kontaktgruppen und Kategorien sowie zu Bcc finden Sie unter den Links in der Kurszusammenfassung.

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