Erstellen einer Gruppe in Outlook

Aktualisiert: Oktober 2017

Gruppen sind ein Feature von Office 365, das einen freigegebenen Arbeitsbereich für Zusammenarbeit und Freigaben bereitstellt. Zu dem Arbeitsbereich gehören ein freigegebener Posteingang, ein Kalender, eine Dokumentbibliothek, ein OneNote-Notizbuch und ein Planungstool.

Eine Office 365-Gruppe unterscheidet sich von einer Kontaktgruppe (früher als "Verteilerliste" bezeichnet). Eine Kontaktgruppe ist eine Reihe von E-Mail-Adressen. Mithilfe der Kontaktgruppe können Sie eine E-Mail-Nachricht oder Besprechungseinladung an alle Adressen auf einmal senden. Informationen zum Erstellen einer Kontaktgruppe finden Sie unter Erstellen einer Kontaktgruppe.

Tipps : Sie können eine Gruppe auch erstellen in:

Erstellen einer Gruppe

Ihre IT-Abteilung kann die Möglichkeit zum Erstellen von Gruppen für Ihre Organisation aktivieren oder deaktivieren. Wenn es Ihnen nach Ausführung der nachstehenden Schritte nicht möglich sein sollte, eine Gruppe zu erstellen, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.

  1. Öffnen Sie Outlook im Web.

  2. Wählen Sie im Navigationsbereich neben Gruppen die Schaltfläche + aus. (Wenn die Schaltfläche + nicht angezeigt wird, zeigen Sie mit der Maus auf den Navigationsbereich.)

    Linker Navigationsbereich in Outlook im Web mit hervorgehobener Schaltfläche "Erstellen"

  3. Geben Sie in Namen auswählen einen Gruppennamen ein, der den Zweck der Gruppe kurz zusammenfasst.

  4. Es wird eine E-Mail-Adresse vorgeschlagen.

    Wenn "nicht verfügbar" angezeigt wird, wird der Gruppenname bereits verwendet. Probieren Sie etwas anderes. Bitte beachten: Sobald Sie einen Gruppennamen ausgewählt haben, kann dieser nicht mehr geändert werden.

  5. Geben Sie in Beschreibung hinzufügen eine detaillierte Beschreibung der Gruppe ein, damit andere Benutzer deren Zweck besser verstehen. Diese Beschreibung wird auch in die Willkommensnachricht eingeschlossen, wenn andere Benutzer der Gruppe beitreten.

  6. Führen Sie in Datenschutz eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um eine Gruppe zu erstellen, in der jeder Benutzer innerhalb Ihrer Organisation deren Inhalte anzeigen und Mitglied werden kann, wählen Sie Öffentlich aus.

    • Um eine Gruppe zu erstellen, deren Mitgliedschaft die Genehmigung durch einen Gruppenbesitzer erfordert und in der nur Mitglieder Gruppeninhalte anzeigen können, wählen Sie Privat aus.

  7. Wählen Sie optional Alle Gruppenunterhaltungen und -ereignisse an die Posteingänge der Mitglieder senden aus. Dies wird empfohlen, wenn Mitglieder mehreren Gruppen angehören, da diese alle Gruppenunterhaltungen und -ereignisse in ihren Posteingängen anzeigen können, ohne den Gruppenarbeitsbereich besuchen zu müssen. Diese Einstellung gilt für jeden, den Sie jetzt der Gruppe hinzufügen oder der später der Gruppe beitritt. Nach dem Beitritt zur Gruppe kann jedes Mitglied diese Einstellung ändern.

  8. Wählen Sie Erstellen.

    Bereich "Gruppe erstellen" mit allen Informationen vorausgefüllt

  9. Wenn Sie bereit sind, Ihrer neu erstellten Gruppe Mitglieder hinzuzufügen, fahren Sie mit dem Assistenten zum Erstellen von Gruppen fort. Wählen Sie andernfalls Jetzt nicht aus. Sie können jederzeit zurückkehren und Mitglieder später hinzufügen.

Erstellen einer Gruppe

Ihre IT-Abteilung kann die Möglichkeit zum Erstellen von Gruppen für Ihre Organisation aktivieren oder deaktivieren. Wenn es Ihnen nach Ausführung der nachstehenden Schritte nicht möglich sein sollte, eine Gruppe zu erstellen, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.

  1. Öffnen Sie Outlook 2016.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Neue Gruppe aus.

    Optionen in "Gruppen" im Hauptmenüband von Outlook

  3. Geben Sie im Fenster Gruppe erstellen die erforderlichen Informationen ein, einschließlich Name, E-Mail-Adresse, Beschreibung, Klassifikation und Ebene des Datenschutzes ("Öffentlich" oder "Privat"). Nachdem Sie die Gruppe erstellt haben, können Sie die Gruppen-E-Mail-Adresse nicht mehr ändern.

    Erstellen einer Gruppe

  4. Wählen Sie Erweiterte Optionen aus, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Gruppenunterhaltungen, damit die Mitglieder die E-Mails für die Gruppe in ihrem normalen Posteingang empfangen können, oder lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert, wenn Sie möchten, dass die Mitglieder auf die Gruppen-E-Mails nur über den Posteingang der Gruppe zugreifen können. Klicken Sie dann auf Erstellen.

  5. Fügen Sie die Mitglieder (zu diesem Zeitpunkt ist es noch nicht möglich, externe Benutzer hinzuzufügen), eine Beschreibung und ein Foto für die Gruppe hinzu, und klicken Sie dann auf OK. Sie können auch Mitglieder hinzufügen, nachdem die Gruppe erstellt wurde.

    Erstellen einer neuen Gruppe

  6. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die neu erstellte Gruppe wird in der linken Navigationsleiste und eine Willkommens-E-Mail im Gruppenposteingang angezeigt.

Erstellen einer Gruppe in der Outlook Mobile-App

Ihre IT-Abteilung kann die Möglichkeit zum Erstellen von Gruppen für Ihre Organisation aktivieren oder deaktivieren. Wenn es Ihnen nach Ausführung der nachstehenden Schritte nicht möglich sein sollte, eine Gruppe zu erstellen, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.

  1. Öffnen Sie die Outlook Mobile-App.

  2. Wählen Sie im Ordnerbereich Gruppen aus.

    Ordner "Gruppen" im Navigationsbereich

  3. Tippen Sie in der Kopfzeile "Gruppen" auf +.

    Tippen Sie auf das Pluszeichen oben rechts auf dem Bildschirm, um eine Gruppe zu erstellen.

  4. Geben Sie auf der Seite Neue Gruppe einen Namen für die Gruppe ein , und tippen Sie auf Weiter.

  5. Geben Sie auf der Seite "Einstellungen" die erforderlichen Informationen ein, darunter Datenschutzstufe, Klassifizierung ("Öffentlich" oder "Privat") und die Festlegung, ob die Gruppenmitglieder Gruppenunterhaltungen und -ereignissen in ihren persönlichen Posteingängen folgen sollten.

  6. Tippen Sie auf Erstellen.

  7. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Mitglieder ein, oder wählen Sie in der Kontaktliste die Mitglieder aus, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten. Sie können der Gruppe Gäste hinzufügen.

  8. Tippen Sie auf Weiter. In Ihrem neu erstellten Gruppenposteingang wird eine Willkommens-E-Mail angezeigt.

Erstellen einer PLC-Gruppe in Outlook (Office 365 für Bildungseinrichtungen)

Eine Professional Learning Community-Gruppe (PLC) ist Office 365-Gruppentyp, der Lehrkräften einen gemeinsam genutzten Bereich für die Zusammenarbeit bereitstellt. PLCs stehen in der Office 365 Education-Plänen zur Verfügung.

PLC-Gruppen sind mit anderen Office 365-Gruppen vergleichbar. Sie verfügen über gemeinsame Postfächer, Kalender, Dokumentbibliotheken und OneNote-Notizbücher. Das Notizbuch ist für Lehrkräfte ausgelegt und enthält Vorlagen und eine Vielzahl an Ressourcen, die Ideen und Unterstützung bieten.

Erstellen einer PLC

Ihre IT-Abteilung kann die Möglichkeit zum Erstellen von Gruppen für Ihre Organisation aktivieren oder deaktivieren. Wenn es Ihnen nach Ausführung der nachstehenden Schritte nicht möglich sein sollte, eine Gruppe zu erstellen, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.

  1. Öffnen Sie Outlook im Web.

  2. Wählen Sie im Navigationsbereich neben Gruppen die Schaltfläche + aus. (Wenn die Schaltfläche + nicht angezeigt wird, zeigen Sie mit der Maus auf den Navigationsbereich.)

    Linker Navigationsbereich in Outlook im Web mit hervorgehobener Schaltfläche "Erstellen"

  3. Klicken Sie auf der Kachel "Professional Learning Community" auf Weiter.

  4. Geben Sie in Namen auswählen einen Gruppennamen ein, der den Zweck der Gruppe kurz zusammenfasst.

  5. Eine E-Mail-Adresse wird vorgeschlagen. Wird "nicht verfügbar" angezeigt, wird der Gruppenname bereits verwendet. Probieren Sie etwas anderes. Bitte beachten: Sobald Sie eine Gruppen-ID ausgewählt haben, kann diese nicht mehr geändert werden.

  6. Geben Sie in Beschreibung hinzufügen eine detaillierte Beschreibung der Gruppe ein, damit andere Benutzer deren Zweck besser verstehen. Diese Beschreibung wird auch in die Willkommensnachricht eingeschlossen, wenn andere Benutzer der Gruppe beitreten.

  7. Führen Sie in Datenschutz eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um eine Gruppe zu erstellen, in der jeder Benutzer innerhalb Ihrer Bildungseinrichtung oder Organisation deren Inhalte anzeigen und Mitglied werden kann, wählen Sie Öffentlich aus.

    • Um eine Gruppe zu erstellen, deren Mitgliedschaft die Genehmigung durch einen Gruppenbesitzer erfordert und in der nur Mitglieder Gruppeninhalte anzeigen können, wählen Sie Privat aus.

  8. Wählen Sie optional Alle Gruppenunterhaltungen und -ereignisse an die Posteingänge der Mitglieder senden aus. Dies wird empfohlen, wenn Mitglieder mehreren Gruppen angehören, da diese alle Gruppenunterhaltungen und -ereignisse in ihren Posteingängen anzeigen können, ohne den Gruppenarbeitsbereich besuchen zu müssen. Diese Einstellung gilt für jeden, den Sie jetzt der Gruppe hinzufügen oder der später der Gruppe beitritt. Nach dem Beitritt zur Gruppe kann jedes Mitglied diese Einstellung ändern.

  9. Wählen Sie Erstellen.

    Die Schaltfläche "Erstellen" befindet sich am oberen Rand des Bildschirms

  10. Wenn Sie bereit sind, Ihrer neu erstellten Gruppe Mitglieder hinzuzufügen, fahren Sie mit dem Assistenten zum Erstellen von Gruppen fort. Wählen Sie andernfalls Jetzt nicht aus. Sie können jederzeit zurückkehren und später Mitglieder hinzufügen.

  11. Die neu erstellte Gruppe wird in der linken Navigationsleiste und eine Willkommens-E-Mail im Gruppenposteingang angezeigt.

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