Erstellen einer Gruppe in Outlook

Gruppen sind ein Feature von Office 365, das einen freigegebenen Arbeitsbereich für Zusammenarbeit und Freigaben bereitstellt. Zu dem Arbeitsbereich gehören ein freigegebener Posteingang, ein Kalender, eine Dokumentbibliothek, ein OneNote-Notizbuch und ein Planungstool.

Eine Office 365-Gruppe unterscheidet sich von einer Kontaktgruppe (früher als Verteilerliste bezeichnet). Eine Kontaktgruppe ist eine Reihe von E-Mail-Adressen. Mithilfe der Kontaktgruppe können Sie eine E-Mail-Nachricht oder Besprechungseinladung an alle Adressen auf einmal senden. Informationen zum Erstellen einer Kontaktgruppe finden Sie unter Erstellen einer Kontaktgruppe.

Office 365-Gruppen muss aktiviert sein, bevor Sie eines der Zusammenarbeitstools verwenden können. Wenn Sie das Menüband oder die Schaltflächen, die weiter unten beschrieben sind, nicht sehen können, ist das Feature für Sie wahrscheinlich nicht aktiviert. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um Hilfe zu erhalten.

Tipps : Sie können eine Gruppe auch in

  1. Öffnen Sie Outlook im Web.

  2. Wählen Sie im Navigationsbereich neben Gruppen die Schaltfläche + aus. (Wenn die Schaltfläche + nicht angezeigt wird, zeigen Sie mit der Maus auf den Navigationsbereich.)

    Linker Navigationsbereich in Outlook im Web mit hervorgehobener Schaltfläche "Erstellen"

  3. Geben Sie in Namen auswählen einen Gruppennamen ein, der den Zweck der Gruppe kurz zusammenfasst.

  4. Eine vorgeschlagene Gruppen-ID wird bereitgestellt. Um Ihrer Gruppe einen anderen Namen zuzuweisen, der Teil der Gruppen-URL wird, klicken Sie auf Bearbeiten  Bearbeiten neben dem Feld Gruppen-ID.

    Wenn "nicht verfügbar" angezeigt wird, wird die Gruppen-ID bereits verwendet. Probieren Sie etwas anderes. Bitte beachten: Sobald Sie eine Gruppen-ID ausgewählt haben, kann diese nicht mehr geändert werden.

  5. Geben Sie in Beschreibung hinzufügen eine detaillierte Beschreibung der Gruppe ein, damit andere Benutzer deren Zweck besser verstehen. Diese Beschreibung wird auch in die Willkommensnachricht eingeschlossen, wenn andere Benutzer der Gruppe beitreten.

  6. Führen Sie in Datenschutz eine der folgenden Aktionen aus: 

    • Um eine Gruppe zu erstellen, in der jeder Benutzer innerhalb Ihrer Organisation deren Inhalte anzeigen und Mitglied werden kann, wählen Sie Öffentlich aus.

    • Um eine Gruppe zu erstellen, deren Mitgliedschaft die Genehmigung durch einen Gruppenbesitzer erfordert und in der nur Mitglieder Gruppeninhalte anzeigen können, wählen Sie Privat aus.

  7. Damit abonnierte Mitglieder E-Mail- und Kalenderereignisbenachrichtigungen sowohl in ihrem Gruppenposteingang als auch in ihrem persönlichen Posteingang empfangen können, wählen Sie Mitglieder abonnieren, damit sie Gruppenunterhaltungen und Kalenderereignisse in ihrem Posteingang empfangen aus. Dies wird empfohlen, wenn Mitglieder zu mehreren Gruppen gehören, weil sie auf diese Weise alle Gruppenbenachrichtigungen an einer zentralen Stelle anzeigen können, ohne jedes Gruppenpostfach besuchen zu müssen, um bei den Gruppenaktivitäten auf dem Laufenden zu bleiben.

  8. Wählen Sie Erstellen.

    Bereich "Gruppe erstellen" mit allen Informationen vorausgefüllt

  9. Wenn Sie bereit sind, Ihrer neu erstellten Gruppe Mitglieder hinzuzufügen (zu diesem Zeitpunkt ist es noch nicht möglich, externe Benutzer hinzuzufügen), fahren Sie mit dem Assistenten zum Erstellen von Gruppen fort. Wählen Sie andernfalls Jetzt nicht aus. Sie können jederzeit zurückkehren und Mitglieder später hinzufügen.

  1. Öffnen Sie Outlook 2016.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Neue Gruppe aus.

    Optionen in "Gruppen" im Hauptmenüband von Outlook

  3. Geben Sie im Fenster Gruppe erstellen die erforderlichen Informationen ein, einschließlich Name, Gruppen-ID und Ebene für Datenschutz ("Öffentlich" oder "Privat"). Nachdem Sie die Gruppe erstellt haben, können Sie die Gruppen-ID nicht mehr ändern.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Abonnement, damit die Mitglieder die E-Mails für die Gruppe in ihrem normalen Posteingang empfangen können, oder lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert, wenn Sie möchten, dass die Mitglieder auf die Gruppen-E-Mails nur über den Posteingang der Gruppe zugreifen können. Klicken Sie dann auf OK.

    Erstellen einer Gruppe

  5. Fügen Sie die Mitglieder (zu diesem Zeitpunkt ist es noch nicht möglich, externe Benutzer hinzuzufügen), eine Beschreibung und ein Foto für die Gruppe hinzu, und klicken Sie dann auf OK. Sie können auch Mitglieder hinzufügen, nachdem die Gruppe erstellt wurde.

    Erstellen einer neuen Gruppe

  6. Klicken Sie auf OK. Die neu erstellte Gruppe wird in der linken Navigationsleiste und eine Willkommens-E-Mail im Gruppenposteingang angezeigt.

Siehe auch

Weitere Informationen zu Office 365-Gruppen

Beitreten zu einer Gruppe in Outlook 2016

Planen einer Besprechung im Kalender einer Gruppe in Outlook 2016

Löschen einer Gruppe

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