Erstellen einer Formularbibliothek

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Eine FormularBibliothek bietet Ihnen eine einfache Methode zum Freigeben und Nachverfolgen von XML-basierten Formularen, mit denen Informationen abgefragt werden. Sie können beispielsweise eine Formularbibliothek für die Spesenabrechnungsformulare des Teams erstellen

Übersicht

Erstellen einer Formularbibliothek

Bearbeiten der Formularvorlage

Angeben einer benutzerdefinierten Vorlage

Übersicht

Ein Formular basiert auf einer Vorlage. Angenommen, Sie entwerfen für Ihr Team eine Vorlage für einen Spesenbericht. Jeder Spesenbericht, der ausgefüllt wird, ist ein Formular.

Das ausgefüllte Formular ist lediglich eine XML-Datei, die die Daten (und ausschließlich die Daten) enthält, die in das Formular eingegeben wurden, wie das Spesendatum und der Betrag. Alle weiteren Bestandteile des Spesenberichts werden durch die Formularvorlage bereitgestellt. Nachdem Formulare ausgefüllt wurden, können Sie die Formulardaten zusammenführen oder zur Analyse exportieren.

In einer Formularbibliothek verwenden Sie die Versions- und Genehmigungsfeatures zum Verwalten der Formulare genau so wie bei der Verwaltung von Dateien anderer Bibliothekstypen. Sie können die Versionen nachverfolgen, um einen Versionsverlauf sehen und gegebenenfalls frühere Versionen wiederherstellen zu können. Außerdem können Sie angeben, dass Formulare bis zur Genehmigung oder Ablehnung durch eine Person mit der entsprechenden Berechtigung in einem Zustand "ausstehend" verbleiben.

Eine Formularbibliothek bietet eine praktische Möglichkeit, Ihre Formulare zentral zu speichern. Sie können Formulare jedoch auch in anderen Bibliothekstypen speichern, z. B. in Dokumentbibliotheken. Mithilfe von Inhaltstypen machen Sie Formulare in anderen Bibliotheken verfügbar, z. B. als Teamdokumentbibliothek. Links zu weiteren Informationen über Inhaltstypen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Eine Formularbibliothek enthält eine Platzhalterdatei, die Sie durch Ihre Vorlage ersetzen müssen. Verwenden Sie zum Erstellen oder Anpassen einer Vorlage ein XML-basiertes Formularentwurfsprogramm, z. B.Microsoft Office InfoPath 2007 oder einen XML-Editor, der mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel ist.

Wenn Sie eine Vorlage in einer Formularbibliothek veröffentlichen, basieren die Spalten der Bibliothek auf den Spalten der Vorlage.

Formularbibliothek können zwar andere Dateitypen speichern, doch bietet das Arbeiten mit XML-Dateien und das Anpassen der Vorlage mit einem kompatiblen Programm gewisse Vorteile. Sie können Daten aus anderen Formularen zusammenführen, und die Überschriften oder Felder, die Sie in der Vorlage angeben, werden als Spalten in der Formularbibliothek angezeigt.

Hinweis : Zum Erstellen einer Formularbibliothek benötigen Sie die Berechtigung zum Verwalten von Listen auf der Website, auf der Sie die Formularbibliothek erstellen möchten.

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Erstellen einer Formularbibliothek

In einigen XML-basierten Formularentwurfsprogrammen, wie z. B. Office InfoPath 2007, können Sie beim Veröffentlichen einer Formularvorlage eine Bibliothek auf einer SharePoint-Website erstellen. In den meisten Fällen speichern Sie zuerst eine Kopie der Vorlage und veröffentlichen dann die Kopie in der Bibliothek. Weitere Informationen zum Veröffentlichen von Formularvorlagen finden Sie in der Hilfe zu Ihrem XML-basierten Formularentwurfsprogramm oder XML-Editor.

Wenn das Formularentwurfsprogramm die Bibliothek für Sie erstellt hat, müssen Sie nicht führen Sie dieses Verfahren zum Erstellen der Bibliothek von Windows SharePoint Services 3.0. Nachdem das Programm die Bibliothek für Sie erstellt hat, können Sie keine Einstellungen ändern, die Sie in der Bibliothek auf der SharePoint-Website verwenden möchten.

Ihr Formularentwurfsprogramm verfügt eventuell auch über eine Option zum Veröffentlichen einer Vorlage in einer vorhandenen Bibliothek. Führen Sie dieses Verfahren zum Erstellen einer Formularbibliothek vor dem Veröffentlichen der Vorlage aus. Erstellen Sie z. B. die Bibliothek, ändern Sie ihre Einstellungen und fügen Sie Benutzer und Gruppen hinzu, bevor Sie die Formularvorlage veröffentlichen.

  1. Klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf der Seite Gesamter Websiteinhalt Erstellen.

    Tipp : In den meisten Fällen können Sie diesen Schritt stattdessen über das Menü Websiteaktionen Schaltflächensymbol ausführen.

  1. Klicken Sie unter Bibliotheken auf Formularbibliothek.

    1. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Bibliothek ein. Dieses Feld ist erforderlich.

      Der Name wird oben auf der Bibliotheksseite angezeigt, er ist Teil der Adresse der Bibliotheksseite, und wird in Navigationselementen angezeigt, mit denen Benutzer die Bibliothek suchen und öffnen können.

    1. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung des Verwendungszwecks der Dokumentbibliothek ein. Die Beschreibung ist optional.

      Die Beschreibung wird im oberen Teil der Bibliotheksseite unterhalb des Namens der Bibliothek angezeigt. Wenn Sie wünschen, dass die Bibliothek Inhalte aus E-Mails empfangen kann, können Sie die E-Mail-Adresse der Bibliothek in die Beschreibung einfügen, damit sie von den Benutzern leicht gefunden werden kann.

  2. Um einen Link zu dieser Bibliothek in der Schnellstartleiste hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Ja im Navigationsbereich ausgewählt ist.

  3. Wenn ein Abschnitt Eingehende E-Mail angezeigt wird, hat der Administrator die Website für den Empfang von Inhalten per E-Mail aktiviert. Falls Sie möchten, dass Benutzer der Formularbibliothek Formulare hinzufügen, indem sie die Formulare in E-Mail-Nachrichten senden, klicken Sie unter Dokumentbibliothek zum Empfangen von E-Mails aktivieren auf Ja. Geben Sie dann in das Feld E-Mail-Adresse den ersten Teil der Adresse ein, die Benutzer für die Formularbibliothek verwenden sollen.

  4. Wenn bei jedem Einchecken einer Datei in die Formularbibliothek eine Version erstellt werden soll, klicken Sie im Abschnitt Dokument-Versionsverlauf auf Ja.

    Sie können später festlegen, ob Sie sowohl die Haupt- als auch die Nebenversionen speichern möchten und wie viele Versionen Sie jeweils nachverfolgen möchten.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Dokumentvorlage die Formularvorlage aus, die Sie als Formulartyp für alle Formulare in der Bibliothek festlegen möchten.

  6. Klicken Sie auf Erstellen.

Hinweis : Wenn ein Benutzer ein Formular erstellt werden, wird standardmäßig in einem Formular bearbeiten Programm, das mit Windows SharePoint Services 3.0, wenn eine auf der Festplatte des Benutzers installiert ist kompatibel ist geöffnet. Wenn kein kompatibles Programm installiert ist, wird das Formular in einem Browser geöffnet. Sie können angeben, dass das Formular in einem Browser zu allen Zeiten geöffnet wird durch den erweiterten Einstellungen für die Bibliothek ändern.

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Bearbeiten der Formularvorlage

Bei einigen XML-Editoren oder XML-basierten Formularentwurfsprogrammen, die mit Windows SharePoint Services kompatibel sind, wie z. B. Office InfoPath 2007, wird die Formularvorlage direkt im XML-Editor oder dem Formularentwurfsprogramm bearbeitet und veröffentlicht.

Bei anderen Formularentwurfsprogrammen müssen Sie eventuell eine lokale Version der Vorlage bearbeiten und diese dann in dem Programm erneut für die Bibliothek veröffentlichen. Weitere Informationen zum Veröffentlichen von Formularvorlagen finden Sie in der Hilfe zu Ihrem XML-basierten Formularentwurfsprogramm oder XML-Editor.

Führen Sie das folgende Verfahren aus, wenn Sie keine lokale Kopie der Vorlage besitzen und eine Kopie von der SharePoint-Website abrufen müssen. Je nach verwendetem Formularentwurfsprogramm wird die Vorlage möglicherweise schreibgeschützt geöffnet. Sie müssen die überarbeitete Vorlage gegebenenfalls zuerst auf der Festplatte speichern und dann erneut veröffentlichen.

  1. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

  2. Klicken Sie im Menü Einstellungen Settings menu auf Einstellungen für 'Formularbibliothek'.

  3. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen.

  4. Klicken Sie im Abschnitt Dokumentvorlage unter dem Feld Vorlagen-URL auf Vorlage bearbeiten.

  5. Die Vorlage wird in einem XML-Editor oder einem XML-basierten Formularentwurfsprogramm geöffnet, das mit Windows SharePoint Services kompatibel ist, z. B. Office InfoPath 2007.

  6. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie die Vorlage dann.

    Je nach verwendetem Formularentwurfsprogramm müssen Sie darin die Vorlage gegebenenfalls erneut in der Bibliothek auf der SharePoint-Website veröffentlichen.

  7. Klicken Sie auf der SharePoint-Website unten auf der Seite Einstellungen für 'Formularbibliothek' auf OK.

Hinweis : Falls Benutzer der Website bereits Formulare ausgefüllt haben, die auf der ursprünglichen Vorlage basieren, berücksichtigen Sie die Auswirkung möglicher Änderungen der Vorlage auf diese Formulare. Beispielsweise kann das Hinzufügen eines Felds, für das ein Eintrag erforderlich ist, Fehler in den ursprünglichen Formularen verursachen, die vor dem Hinzufügen des Felds ausgefüllt wurden.

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Angeben einer benutzerdefinierten Formularvorlage

Verwenden Sie zum Anpassen einer Formularvorlage der Formularbibliothek einen XML-Editor oder ein XML-basiertes Formularentwurfsprogramm, das mit Windows SharePoint Services kompatibel ist. Möglicherweise empfiehlt Ihr Programm, die Vorlage anzupassen und anschließend darin neu zu veröffentlichen. Ändern Sie z. B. die lokale Kopie einer Vorlage in Office InfoPath 2007, und veröffentlichen Sie die Kopie dann erneut auf der SharePoint-Website. Sie müssen den Pfad zu einer benutzerdefinierten Vorlage nicht auf der SharePoint-Website angeben. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Ihrem Programm.

Das folgende Verfahren zeigt, wie Sie eine benutzerdefinierte Vorlage auf einer SharePoint-Website angeben. Um eine benutzerdefinierte Vorlage anzugeben, müssen Sie die Vorlage zuerst veröffentlichen oder im Formularverzeichnis der Bibliothek kopieren und dann die Bibliothek auf den Speicherort der Vorlage verweisen.

  1. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

  2. Klicken Sie auf Aktionen im Menü Abbildung des Menüs auf mit Windows Explorer öffnen.

  3. Suchen Sie in Windows Explorer nach der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Vorlage.

  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Kopieren.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, bis Sie zur Bibliothek zurückkehren. Klicken Sie dann auf den Ordner Formulare, um diesen zu öffnen.

  6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Ordnerfenster in einen leeren Bereich, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Einfügen.

  7. Schließen Sie Windows Explorer und kehren Sie zu der Bibliothek auf der Website zurück.

  8. Klicken Sie im Menü Einstellungen Settings menu auf Einstellungen für 'Formularbibliothek'.

  9. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen.

  10. Geben Sie im Abschnitt Dokumentvorlage die Adresse der Vorlage, die Sie verwenden möchten, in das Feld Vorlagen-URL ein. Der Speicherort ist die Webadresse der Vorlage auf der SharePoint-Website, relativ zum Namen der Website. Wenn beispielsweise die Vorlage Bestellungen.xml heißt und Sie fügen sie dem Formularverzeichnis der Bibliothek Freigegebene Dokumente hinzu, dann geben Sie Freigegebene Dokumente/Forms/Bestellungen.xml in das Feld Vorlagen-URL ein.

    Falls die Einstellungen im Bereich Dokumentvorlage nicht verfügbar sind, dann sind möglicherweise mehrere Inhaltstypen aktiviert. Wenn Sie feststellen möchten, ob mehrere Inhaltstypen aktiviert sind, überprüfen Sie, ob im Abschnitt Inhaltstypen unter Verwaltung von Inhaltstypen zulassen? die Option Ja ausgewählt ist. Ist die Option ausgewählt, müssen Sie die Vorlage für den Inhaltstyp bearbeiten, wenn Sie die Berechtigung zum Ändern der Einstellungen für die Bibliothek besitzen.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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