Erstellen einer Erhaltungsrichtlinie

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Organisationen müssen Inhalte oft zur Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften oder interner Richtlinien für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Mit einer Erhaltungsrichtlinie können Sie Inhalte auf Websites, in Postfächern oder öffentlichen Ordnern zeitlich unbegrenzt oder eine bestimmte Zeit lang aufbewahren. Sie können die beibehaltenen Inhalte auch filtern, indem Sie Stichwörter oder einen Datumsbereich zur Einschränkung der Ergebnisse angeben.

Sie können z. B. die Inhalte bestimmter Postfächer und Websites der Vertriebsabteilung sieben Jahre lang aufbewahren und den Umfang der Richtlinie weiter eingrenzen, indem Sie festlegen, dass nur Inhalte der letzten zwei Jahre, die den Namen eines bestimmten Kunden enthalten, erhalten bleiben sollen. Wenn jemand Inhalte bearbeitet oder löscht, die einer Erhaltungsrichtlinie unterliegen, wird eine Kopie an einem sicheren Ort gespeichert und dort beibehalten, während die Richtlinie in Kraft ist.

Sie haben auch die Möglichkeit, die Richtlinie zu sperren. Beibehaltung der Sperren ist für Organisationen, die Einhaltung der Regeln gesetzliche stellen z. B. Sicherheit und Exchange Commission (SEC) Regel 17a-4, die erfordert, dass nach eine Richtlinie erhalten aktiviert ist, es nicht deaktiviert oder weniger einschränkenden vorgenommen werden müssen. Mit erhalten sperren, nach eine Richtlinie gesperrt ist niemand – einschließlich des Administrators – die Richtlinie deaktivieren oder weniger einschränkenden gestalten können.

Wenn Ihre Organisation keine Erhaltungssperre verwenden muss, können Sie eine Erhaltungsrichtlinie jederzeit (auch vor dem Ende des in der Richtlinie festgelegten Zeitraums) bearbeiten oder deaktivieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Erhaltungsrichtlinien.

Seite "Aufbewahrung" im Office 365 Security & Compliance Center

Hinweis : Wenn ein Postfach Exchange Online in einer Richtlinie erhalten einbeziehen möchten, muss das Postfach eine Lizenz Exchange Online (Plan 2) zugewiesen werden. Wenn ein Postfach eine Lizenz Exchange Online (Plan 1) zugewiesen ist, müssen Sie es eine separate Exchange Online-Archivierung Lizenz zum Einschließen in einer Beibehaltung der Richtlinie zuweisen.

Erstellen einer Erhaltungsrichtlinie

  1. Wechseln Sie im Security & Compliance Center zu Datenverwaltung > Aufbewahrung, und klicken Sie im linken Navigationsbereich unter Erhalten auf Neu (+).

    Verwenden des Befehls "Hinzufügen" auf der Seite "Aufbewahrung" zum Erstellen einer Erhaltungsrichtlinie
  2. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein, und klicken Sie auf Weiter.

  3. Wählen Sie aus, ob Inhalte in Postfächern, auf Websites oder in öffentlichen Ordnern aufbewahrt werden sollen, und wählen Sie dann Weiter aus.

    Auswahl in einer neuen Erhaltungsrichtlinie, welche Speicherorte in Postfächern, auf Websites und in öffentlichen Ordnern durchsucht werden sollen
  4. Wenn Sie Postfächer hinzufügen, wählen Sie Hinzufügen (+) aus, suchen Sie nach Postfächern oder Verteilerlisten, wählen Sie diese aus, klicken Sie auf Hinzufügen > OK, wenn Sie mit dem Hinzufügen von Postfächern fertig sind, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Hinweis : Wenn Sie der Richtlinie eine Verteilerliste hinzufügen, werden die Postfächer in der Gruppe erweitert, und für jedes Postfach in der Gruppe wird festgelegt, dass es der Erhaltungsrichtlinie unterliegt. Es werden nur Postfächer beibehalten, die bereits zum Zeitpunkt der Richtlinienerstellung in der Verteilerliste enthalten waren. Nachträglich hinzugefügte oder aus der Verteilerliste entfernte Postfächer werden der Erhaltungsrichtlinie nicht hinzugefügt oder daraus entfernt.

  5. Wenn Sie Websites hinzufügen, wählen Sie Hinzufügen (+) aus, geben Sie die URL jeder Website ein, klicken Sie auf Hinzufügen > OK, wenn Sie mit dem Hinzufügen von Websites fertig sind, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Hinweise : Um der Erhaltungsrichtlinie eine Website hinzufügen zu können, muss die Website zuerst vom SharePoint Online-Suchdienst indiziert werden. Wenn die Website erst kürzlich erstellt wurde, kann es einige Zeit dauern, bis die Website indiziert wird.

    Wenn Sie eine Erhaltungsrichtlinie auf eine Website anwenden, wird die Richtlinie automatisch auf alle Unterwebsites dieser Website angewendet.

  6. Wenn Sie öffentliche Ordner hinzufügen, können Sie auswählen, ob alle öffentlichen Ordner einbezogen werden sollen. Sie können dabei aber keinen bestimmten öffentlichen Ordner auswählen.

  7. Wenn Sie die Richtlinie auf bestimmte Inhalte beschränken möchten, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, und wählen Sie dann Weiter aus:

    • Geben Sie eine Abfrage oder Stichwörter ein, die der Inhalt enthalten soll. Geben Sie beispielsweise "Northwind UND Umsätze" (wie in der folgenden Abbildung) ein. Eine Erhaltungsrichtlinie unterstützt die Keyword Query Language (KQL). Weitere Informationen zur KQL finden Sie unter Erstellen einer Abfrage zum Filtern einer Erhaltungsrichtlinie.

    • Wählen Sie ein Start- oder Enddatum aus:

      • Bei Nachrichten bezieht sich das Datum auf das Empfangsdatum.

      • Bei Postfachelementen, die nicht gesendet werden, wie Notizen, bezieht sich das Datum auf das Erstellungsdatum.

      • Bei Dokumenten und Websites bezieht sich das Datum auf das Datum der letzten Änderung.

      Verwenden von Schlüsselwörtern und Datumsbereichen als Filter beim Erstellen einer Erhaltungsrichtlinie
  8. Wenn Sie die Dauer der Richtlinie festlegen möchten, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, und wählen Sie dann Weiter aus:

    • Wenn der Inhalt zeitlich unbegrenzt aufbewahrt werden soll, bis die Richtlinie deaktiviert wird, wählen Sie Unbegrenzt aus.

    • Wenn der Inhalt eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt werden soll, wählen Sie eine Option in der Liste aus, oder wählen Sie Benutzerdefiniert aus, und geben Sie dann die Anzahl von Tagen, Monaten oder Jahren ein.

      Hinweis : Der Zeitrahmen einer Erhaltungsrichtlinie beginnt an dem Datum der letzten Änderung eines Dokuments oder dem Zustellungsdatum einer Nachricht – nicht an dem Erstellungsdatum der Richtlinie.

      Einstellung für die Dauer einer neuen Erhaltungsrichtlinie
  9. Wenn Ihre Organisation strenge Anforderungen wie z. B. SEC Rule 17a-4 einhalten muss, nach der eine aktivierte Erhaltungsrichtlinie nicht deaktiviert oder weniger restriktiv gestaltet werden darf, wählen Sie Ja, Erhaltungssperre aktivieren aus.

    Wenn Ihre Organisation dieser Anforderung nicht unterliegt, wählen Sie Nein, Erhaltungssperre nicht aktivieren aus.

    Nachdem Sie eine Richtlinie ist gesperrt wurde, niemand – einschließlich des Administrators – zu deaktivieren, deaktivieren oder Entfernen des Inhalts aus der Richtlinie kann. Und es ist nicht möglich, ändern oder Löschen von Inhalt, der die Richtlinie während des Zeitraums erhalten unterliegt. Nachdem die Richtlinie gesperrt wurde ist, gibt es nur Verfahren Sie die Beibehaltung der Richtlinie ändern können nach dem Hinzufügen von Inhalt zu oder seiner Dauer zu verlängern. Eine gesperrte Richtlinie erhöht oder erweitert werden kann, aber es verringert, deaktiviert oder ausgeschaltet werden nicht möglich.

    Option zum Aktivieren der Erhaltungssperre

  10. Wenn Sie auswählen, dass die Richtlinie gesperrt werden soll, wird die nachstehende Warnmeldung angezeigt. Bevor Sie eine Erhaltungsrichtlinie sperren, ist es wichtig, dass Sie die Complianceanforderungen Ihrer Organisation verstehen. Und Sie sollten eine Richtlinie nur bzw. erst dann sperren, wenn Sie sicher sind, dass dies wirklich erforderlich ist. Nachdem eine Richtlinie gesperrt wurde, kann sie nicht mehr deaktiviert werden.

    Wenn Sie sicher sind, dass Ihre Organisation eine gesperrte Richtlinie benötigt, um die Complianceanforderungen zu erfüllen, wählen Sie Ja aus.

    Warnmeldung beim Sperren einer Richtlinie

  11. Wählen Sie aus, ob die Richtlinie jetzt oder später aktiviert werden soll.

    Wenn Sie die Richtlinie jetzt noch nicht aktivieren möchten, haben Sie später jederzeit die Möglichkeit, sie im Office 365 Security & Compliance Center über die Seite "Aufbewahrung" zu aktivieren.

    Option zum Aktivieren der Erhaltungsrichtlinie

  12. Überprüfen Sie die Details der Erhaltungsrichtlinie, und klicken Sie auf Erstellen.

    Überprüfen der Einstellungen für eine Erhaltungsrichtlinie, einschließlich Name, Beschreibung, Speicherorte für die Suche, Schlüsselwörter, Zeitrahmen für die Suche, Dauer der Aufbewahrung des Inhalts, Aktivieren oder Deaktivieren der Erhaltungssperre und der Richtlinie

Nach dem Erstellen einer Erhaltungsrichtlinie möchten Sie vermutlich ihren Status überwachen, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich bereitgestellt wird und für die entsprechenden Inhaltsquellen gilt, und um zu prüfen, ob Fehler aufgetreten sind, die behoben werden müssen. Weitere Informationen zu den verschiedenen Status finden Sie im nächsten Abschnitt.

Nachdem Sie die Richtlinie erstellt haben, wird sie für die ausgewählten Inhaltsquellen bereitgestellt, und die ausgewählten Quellen werden beibehalten. Der Vorgang der Richtlinienbereitstellung kann bis zu 24 Stunden dauern.

Hinweise

  • Eine Erhaltungsrichtlinie darf nicht mehr als 1.000 Postfächer und 100 Websites enthalten.

  • Ein Mandant darf nicht mehr als 1.000 Erhaltungsrichtlinien enthalten.

Anzeigen des Status einer Erhaltungsrichtlinie

Sie können den Status Ihrer Erhaltungsrichtlinien jederzeit im Security & Compliance Center auf der Seite "Aufbewahrung" anzeigen. Dort finden Sie wichtige Informationen, beispielsweise ob eine Richtlinie erfolgreich aktiviert oder deaktiviert wurde und ob die Richtlinie Fehler enthält.

Nachfolgend werden die verschiedenen Status und deren Bedeutung aufgeführt.

Status

Erläuterung

Wird aktiviert...

Die Richtlinie wird für die in der Richtlinie enthaltenen Inhaltsquellen bereitgestellt. Die Richtlinie wurde noch nicht für alle Quellen erzwungen. Der Vorgang der Richtlinienbereitstellung kann bis zu 24 Stunden dauern.

Ein

Die Richtlinie ist aktiv und wird erzwungen. Die Richtlinie wurde erfolgreich für alle zugehörigen Inhaltsquellen bereitgestellt.

Ein (Fehler)

Die Richtlinie wurde bereitgestellt, aber nicht auf Inhaltsquellen angewendet. Es sind Fehler vorhanden, die behoben werden müssen.

Wählen Sie auf der rechten Seite im Detailbereich die Option Fehlerdetails anzeigen aus, um die Fehler anzuzeigen.

Wird deaktiviert...

Die Richtlinie wird aus den darin enthaltenen Inhaltsquellen entfernt. Die Richtlinie ist möglicherweise immer noch aktiv und wird für einige Quellen erzwungen. Die Deaktivierung einer Richtlinie kann bis zu 45 Minuten dauern.

Aus

Die Richtlinie ist nicht aktiv und wird nicht erzwungen. Die Einstellungen für die Richtlinie (Quellen, Stichwörter, Dauer, usw.) sind gespeichert.

Aus (Fehler)

Die Richtlinie wurde deaktiviert, aber nicht aus Inhaltsquellen entfernt. Es sind Fehler vorhanden, die behoben werden müssen.

Wählen Sie auf der rechten Seite im Detailbereich die Option Fehlerdetails anzeigen aus, um die Fehler anzuzeigen.

Wird gelöscht...

Die Richtlinie wird gerade gelöscht. Die Richtlinie ist nicht aktiv und wird nicht erzwungen.

Bearbeiten einer Erhaltungsrichtlinie

Sie können die Einstellungen einer Erhaltungsrichtlinie im Security & Compliance Center auf der Seite "Aufbewahrung" bearbeiten, indem Sie zuerst die Richtlinie und dann Bearbeiten auswählen.

Wenn Sie eine Richtlinie zu bearbeiten, können Sie die Richtlinie Einstellungen ändern. Beispielsweise können Sie:

  • Hinzufügen oder Entfernen von Inhaltsquellen (Websites, Postfächer oder öffentliche Ordner)

  • Ändern der Stichwörter oder des Zeitrahmens

  • Ändern der Dauer

  • Aktivieren oder Deaktivieren der Richtlinie

Wenn Sie eine Quelle (z. B. eine Website oder ein Postfach) zur Erhaltungsrichtlinie hinzufügen oder daraus entfernen, wird die Änderung für die Inhaltsquelle bereitgestellt. Überwachen Sie in diesem Fall den Status der Richtlinie, um sicherzustellen, dass alle Quellen erfolgreich zur Richtlinie hinzugefügt oder daraus entfernt wurden.

Deaktivieren einer Erhaltungsrichtlinie

Sie können eine Erhaltungsrichtlinie im Security & Compliance Center auf der Seite "Aufbewahrung" deaktivieren, indem Sie die Richtlinie auswählen und dann auf der rechten Seite im Detailbereich die Option Deaktivieren auswählen.

Option zum Deaktivieren einer Erhaltungsrichtlinie auf der Seite "Aufbewahrung" im Security & Compliance Center

Sie können eine Erhaltungsrichtlinie jederzeit deaktivieren, auch bevor das Ende der festgelegten Dauer erreicht wurde. Wenn Sie eine Erhaltungsrichtlinie deaktivieren möchten, ist es jedoch wichtig zu wissen, dass dann alle durch die Richtlinie (in einem permanenten Dokumentarchiv oder im Ordner "Wiederherstellbare Elemente") aufbewahrten Inhalte gelöscht werden, wenn diese Inhalte nicht in einer anderen Richtlinie enthalten sind.

Wenn Sie eine Erhaltungsrichtlinie deaktivieren, werden die Einstellungen für die Richtlinie (Quellen, Stichwörter, Dauer usw.) gespeichert, sodass Sie die Richtlinie bei Bedarf später aktivieren können.

Nachdem Sie eine Erhaltungsrichtlinie deaktiviert haben, kann die Verarbeitung der Änderung bis zu 45 Minuten dauern. Überwachen Sie den Status der Richtlinie, um sicherzustellen, dass alle Quellen erfolgreich aus der Richtlinie entfernt wurden, und um zu prüfen, ob Fehler behoben werden müssen. Wenn der Status Deaktiviert (mit Fehlern) angezeigt wird, wählen Sie auf der rechten Seite im Detailbereich den Link Fehlerdetails anzeigen aus, um die Fehler anzuzeigen.

Löschen einer Erhaltungsrichtlinie

Sie können eine Erhaltungsrichtlinie im Security & Compliance Center auf der Seite "Aufbewahrung" löschen, indem Sie zuerst die Richtlinie und dann Löschen auswählen.

Wenn Sie eine Erhaltungsrichtlinie löschen, wird sie automatisch für alle darin enthaltenen Quellen (Websites, Postfächer und öffentliche Ordner) deaktiviert. Wenn Fehler beim Deaktivieren der Richtlinie aufgetreten sind, müssen die Fehler behoben werden, bevor der Vorgang zum Löschen der Richtlinie abgeschlossen werden kann. Eine aktive Erhaltungsrichtlinie kann nicht gelöscht werden. Darüber hinaus können Richtlinien nicht gelöscht werden, während sie bereitgestellt werden (Richtlinien mit dem Status Wird aktiviert...).

Warnmeldung beim Löschen einer Erhaltungsrichtlinie

Wenn Sie eine Erhaltungsrichtlinie löschen, werden alle durch die Richtlinie (in einem permanenten Dokumentarchiv oder im Ordner "Wiederherstellbare Elemente") aufbewahrten Inhalte gelöscht, wenn diese Inhalte nicht in einer anderen Richtlinie enthalten sind.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

Siehe auch

Übersicht über Erhaltungsrichtlinien

Erstellen einer Abfrage zum Filtern einer Erhaltungsrichtlinie

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