Erstellen einer Besprechungsarbeitsbereich-Website

Eine Besprechungsarbeitsbereich-Website ist eine Website, auf der sämtliche Informationen und Materialien zu Besprechungen gesammelt werden. Wenn Ihre Besprechungsmaterialien, z. B. Tagesordnungen, verbundene Dokumente, Ziele und Aufgaben, häufig an verschiedenen Orten gespeichert werden, sodass sie manchmal nicht leicht wieder zu finden sind, können Sie dies mit einer Besprechungsarbeitsbereich-Website verhindern.

Inhalt dieses Artikels

Wie können Besprechungsarbeitsbereich-Websites verwendet werden?

Wo können Besprechungsarbeitsbereich-Websites erstellt werden?

Auswählen einer Besprechungsarbeitsbereich-Vorlage

Erstellen einer Besprechungsarbeitsbereich-Website bzw. Herstellen eines Hyperlinks mit einer Besprechungsarbeitsbereich-Website beim Erstellen eines Ereignisses

Erstellen einer Besprechungsarbeitsbereich-Website ohne Erstellen eines Ereignisses

Wie können Besprechungsarbeitsbereich-Websites verwendet werden?

Auf einer Besprechungsarbeitsbereich-Website können sich die Besprechungsteilnehmer einen Überblick über die aktuellsten Informationen zu einer Besprechung verschaffen. Dies gilt sowohl für Jahresprojekte mit Besprechungsserien als auch für kleine Ereignisse.

Besprechungsarbeitsbereich

1. Beschreibung der Besprechung

2. Registerkarten Seite

3. Menü zum Anpassen der Besprechungsarbeitsbereich-Website

4. Liste Teilnehmer

5. Dokumentbibliothek

Es folgen einige Verwendungsmöglichkeiten für Besprechungsarbeitsbereich-Websites:

  • Veröffentlichen Sie vor der Besprechung die Tagesordnung, die Teilnehmerliste und die Dokumente, die Sie zur Diskussion stellen möchten.

  • Fügen Sie während der Besprechung die Aufgaben hinzu, halten Sie die Entscheidungen fest, und sehen Sie die verbundenen Dokumente durch.

  • Veröffentlichen Sie nach der Besprechung das Protokoll, fügen Sie weitere Informationen zur Nachverfolgung hinzu, und verfolgen Sie den Status der Aufgaben.

Hinweis :  Teilnehmer können auf einer Besprechungsarbeitsbereich-Website keine Elemente wie Ankündigungen, Dokumentbibliotheken und Diskussionen per E-Mail zu den Listen hinzufügen. Die Elemente müssen auf der Website direkt zu den Listen hinzugefügt werden.

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Wo können Besprechungsarbeitsbereich-Websites erstellt werden?

Sie können eine Besprechungsarbeitsbereich-Website erstellen, wenn Sie dem Kalender in Windows SharePoint Services 3.0 ein Ereignis hinzufügen. Sie können aber auch eine neue Besprechungsarbeitsbereich-Website erstellen, ohne ein Ereignis zu erstellen.

Je nach Programm kann es möglich sein, eine Besprechungsarbeitsbereich-Website aus einer mit Windows SharePoint Services kompatiblen E-Mail- und Kalenderanwendung zu erstellen, z. B. Microsoft Office Outlook 2007. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zur E-Mail- und Kalenderanwendung.

Hinweise : 

  • Wenn Sie eine Besprechungsarbeitsbereich-Website erstellen, benötigen Sie die entsprechende Berechtigung. Weitere Informationen erhalten Sie beim Websitebesitzer oder Administrator.

  • Administratoren und Websitebesitzer verfügen über die zum Erstellen von Besprechungsarbeitsbereich-Websites erforderliche Berechtigungsstufe. Wenn Sie ein Administrator oder Websitebesitzer sind und einem anderen Teamwebsitemitglied die Berechtigung zum Erstellen von Besprechungsarbeitsbereich-Websites erteilen möchten, gewähren Sie ihm die Berechtigung zum Erstellen von Websites in der Gruppe, der er angehört.

  • Wenn Sie eine Besprechungsserie über eine mit Windows SharePoint Services kompatible E-Mail- und Kalenderanwendung, z. B. Office Outlook 2007, einrichten, können Sie Hyperlinks nicht für eine einzelne Besprechung in der Serie entfernen, sondern nur für die gesamte Serie. Wenn Sie einen Hyperlink einmal entfernt haben, können Sie diese Besprechungsarbeitsbereich-Website nicht erneut mit einer Besprechungsanfrage verbinden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die ursprüngliche Anfrage zu Besprechungsserien mit einer anderen Besprechungsarbeitsbereich-Website zu verbinden.

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Auswählen einer Besprechungsarbeitsbereich-Vorlage

Wenn Sie eine Besprechungsarbeitsbereich-Website erstellen, wählen Sie eine Vorlage aus, die Ihnen die grundlegende Struktur und die Darstellung vorgibt.

Eine Vorlage ist lediglich der Ausgangspunkt - nach dem Erstellen einer Website können Sie Elemente hinzufügen oder löschen und die Darstellung nach Belieben ändern. Folgende Vorlagen sind verfügbar:

  • Standard-Besprechungsarbeitsbereich    Mit dieser Vorlage können Sie eine Besprechung planen, organisieren und nachverfolgen. Die Vorlage umfasst Zielsetzungen, Teilnehmer, Tagesordnung und Dokumentbibliothek.

  • Leerer Besprechungsarbeitsbereich    Mit dieser Vorlage erstellen Sie eine leere Besprechungsarbeitsbereich-Website, die Sie je nach Ihren Anforderungen anpassen können.

  • Entscheidung-Besprechungsarbeitsbereich    Mit dieser Vorlage können Sie Dokumente überprüfen und Entscheidungen festhalten, die in der Besprechung getroffen wurden. Die Vorlage umfasst Zielsetzungen, Teilnehmer, Tagesordnung, Dokumentbibliothek, Aufgaben und Entscheidungen.

  • Sozialer Besprechungsarbeitsbereich    Mit dieser Vorlage können Sie soziale Zusammenkünfte planen, z. B. ein Picknick mit der Firma oder eine Party für Ihren Club. Sie können eine seriöse oder lustige und auffällige Gestaltung wählen. Die Vorlage umfasst Teilnehmer, Anweisungen, Bild/Logo, Mitzubringende Unterlagen, Diskussionen und Fotos (Bildbibliothek).

  • Mehrseitiger Besprechungsarbeitsbereich    Diese Vorlage enthält alle grundlegenden Funktionen zum Planen, Organisieren und Nachverfolgen einer Besprechung mit mehreren Seiten. Sie umfasst neben Zielsetzungen, Teilnehmer und Tagesordnung auch zwei leere Seiten, die Sie je nach Ihren Anforderungen anpassen können.

Tipp : Vorlagen erleichtern Ihnen den Anfang. Anschließend können Sie die Besprechungsarbeitsbereich-Website anpassen und Features hinzufügen oder ändern.

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Erstellen einer Besprechungsarbeitsbereich-Website bzw. Herstellen eines Hyperlinks mit einer Besprechungsarbeitsbereich-Website beim Erstellen eines Ereignisses

Mit diesem Verfahren können Sie eine Besprechungsarbeitsbereich-Website erstellen, wenn Sie einem Kalender ein Ereignis hinzufügen.

  1. Wenn der Kalender noch nicht geöffnet ist, klicken Sie in der Schnellstartleiste auf seinen Namen.

    Wird der Name des Kalenders nicht angezeigt, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden und dann auf den Namen des Kalenders.

  2. Klicken Sie im Menü Neu Menü 'Neu' auf Neues Element.

  3. Geben Sie die Informationen zum Ereignis ein, z. B. Ort und Anfangs- bzw. Endzeiten.

    Wenn Sie die Besprechungsarbeitsbereich-Website für eine Besprechungsserie verwenden möchten, z. B. für ein Ereignis, das jede Woche an demselben Tag stattfindet, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dieses Ereignis zu einem wiederholten Ereignis machen neben Serie, und wählen Sie dann die gewünschten Optionen aus.

  4. Aktivieren Sie unten auf der Seite das Kontrollkästchen Mithilfe eines Besprechungsarbeitsbereichs können Sie Teilnehmer, Tagesordnungen, Dokumente, Besprechungsnotizen und andere Details für dieses Ereignis organisieren.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Führen Sie auf der nun angezeigten Seite Neuer oder vorhandener Besprechungsarbeitsbereich im Abschnitt Erstellen oder Verknüpfen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie noch keine Besprechungsarbeitsbereich-Website eingerichtet haben:

      1. Klicken Sie auf Neuen Besprechungsarbeitsbereich erstellen, und geben Sie die gewünschten Informationen ein, einschließlich Titel und letzter Teil der Webadresse für die Website.

      2. Klicken Sie auf OK, und wählen Sie dann auf der Seite Vorlagenauswahl die gewünschte Vorlage aus.

    • Wenn Sie bereits eine Besprechungsarbeitsbereich-Website eingerichtet haben, zu der Sie einen Hyperlink herstellen möchten, klicken Sie auf Mit vorhandenem Besprechungsarbeitsbereich verknüpfen, und wählen Sie anschließend in der Dropdownliste die Besprechungsarbeitsbereich-Website aus.

  7. Klicken Sie auf OK.

Tipp : Ggf. können Sie die Besprechungsarbeitsbereich-Website anpassen oder Besprechungsinformationen zu Listen hinzufügen, beispielsweise Elemente vom Typ Tagesordnung.

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Erstellen einer Besprechungsarbeitsbereich-Website ohne Erstellen eines Ereignisses

  1. Wechseln Sie zu der Website, zu der die Besprechungsarbeitsbereich-Website hinzugefügt werden soll.

    Klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf Erstellen auf der Seite Alle Websiteinhalte.

    Tipp : In den meisten Fällen können Sie stattdessen auch das Menü Websiteaktionen verwenden Menü 'Websiteaktionen' , um diesen Schritt abzuschließen.

  2. Klicken Sie im Abschnitt Webseiten auf Websites und Arbeitsbereiche.

  3. Geben Sie die Informationen zur Besprechungsarbeitsbereich-Website ein, die Sie erstellen möchten, z. B. Titel und letzter Teil der Websiteadresse.

  4. Klicken Sie im Abschnitt Vorlagenauswahl unter Vorlage auswählen auf die Registerkarte Besprechungen.

  5. Wählen Sie die gewünschte Vorlage für den Besprechungsarbeitsbereich aus.

  6. Klicken Sie auf Erstellen.

Tipp : Ggf. können Sie die Besprechungsarbeitsbereich-Website anpassen oder Besprechungsinformationen zu Listen hinzufügen, beispielsweise Elemente vom Typ Tagesordnung.

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