Erstellen einer Besprechung

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Sie müssen lediglich andere Personen zu dem Termin einladen, den wir im ersten Video erstellt haben, und können diesen Termin dann in eine Besprechung verwandeln.

Erstellen einer Besprechung

  1. Klicken Sie einfach auf Teilnehmer einladen. Dann wird der Termin zu einem E-Mail-Formular, mit einer Zeile An und einer Schaltfläche Senden.

  2. Klicken Sie auf An, um das Adressbuch zu öffnen, anschließend auf einen Namen und dann auf Erforderlich.

  3. Wenn eine Person bei der Besprechung nicht benötigt wird, klicken Sie auf Optional.

Weitere Tipps gefällig?

Hinzufügen von Feiertagen zum Kalender

Drucken eines Kalenders mit Anzeige der Termine und Besprechungen

Freigeben eines Outlook-Kalenders für andere Personen

Nehmen wir an, Sie beschließen, die Überarbeitung der Präsentation mit dem Team zu besprechen.

Hierfür müssen Sie lediglich Personen zu dem Termin einladen, den wir im ersten Video erstellt haben.

Anschließend können Sie den Termin in eine Besprechung umwandeln.

Klicken Sie einfach auf 'Teilnehmer einladen', und der Termin wird zu

einem E-Mail-Formular mit einer Zeile 'An' und einer Schaltfläche 'Senden'.

Darüber hinaus ändert sich auch diese Registerkarte hier in 'Besprechung'.

Sie hätten auch auf diese Schaltfläche klicken können, um eine neue Besprechung zu

erstellen, aber so haben Sie weniger Arbeit, da das Formular schon weitestgehend ausgefüllt ist.

Klicken Sie auf 'An', und öffnen Sie das Adressbuch.

Klicken Sie auf einen Namen, und klicken Sie dann auf 'Erforderlich'.

Fügen Sie beliebig viele Namen hinzu.

Wenn eine Person nicht unbedingt anwesen sein muss, klicken Sie auf 'Optional'.

Klicken Sie auf 'OK', wenn Sie fertig sind.

Im nächsten Schritt wollen wir die Kategorie von 'Reservierte Arbeitszeit' in 'Team' ändern.

Möglicherweise möchten Sie auch den Ort ändern. Klicken Sie auf 'Räume'.

Wenn sich im Adressbuch Ihrer Organisation Konferenzräume und

weitere Ressourcen befinden, können Sie hier einen Raum hinzufügen.

Klicken Sie auf 'Ja'. Der Ort wird aktualisiert, und der Name des Raums wird in der Zeile 'An' hinzugefügt.

Im letzten Schritt fügen Sie hier unten eine Nachricht hinzu, um den

Empfängern weitere Informationen zu der Besprechung zu übermitteln.

Klicken Sie dann auf 'Senden'.

Jede Person in der Zeile 'An', einschließlich der Person, die den Konferenzraum verwaltet,

enthält nun eine Einladung, die wie diese hier aussieht.

Dabei ist es unerheblich, ob diese Personen mit Outlook arbeiten

oder ihre E-Mails in einem Browser mit Outlook Web App abrufen. Sie

erhalten die Informationen zu Ort und Zeit und können Ihre Nachricht lesen.

Anschließend können sie in der Einladung auf 'Zusagen', 'Mit Vorbehalt zusagen' oder 'Ablehnen' klicken.

Die Antwort kann vor dem Senden auch bearbeitet werden.

Es wird ein E-Mail-Formular geöffnet, in dem eine Nachricht eingegeben werden kann. Klicken Sie dann auf 'Senden'.

Sie können die E-Mails der Personen anzeigen, die Sie eingeladen haben.

Sie können die Besprechungsanfrage auch in Ihrem

Kalender öffnen, um zu sehen, wie viele Personen zugesagt,

mit Vorbehalt zugesagt oder die Einladung abgelehnt haben.

Im nächsten Schritt zeige ich Ihnen, wie Sie mit dem Terminplanungs-Assistenten eine Besprechung erweitern können.

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