Erstellen einer Benachrichtigung, wenn eine Datei oder ein Ordner in SharePoint geändert wird

Um immer informiert zu sein, wenn Ihre SharePoint-Dokumente oder Elemente auf Ihrer Website geändert werden, können Sie Benachrichtigungen erstellen. Benachrichtigungen können per E-Mail oder SMS an Ihr Team gesendet werden, je nachdem, wie der Administrator den Server eingerichtet hat. Wenn Ihre Website Bestandteil eines Office 365-Abonnements ist, werden Benachrichtigungen gleich bei der Erstellung der Website aktiviert. Ist die Website Teil einer lokalen SharePoint-Bereitstellung, dann verwaltet Ihre Organisation Benachrichtigungen und E-Mails selbst.

Bevor Sie eine Benachrichtigung in Form einer E-Mail-Nachricht empfangen können, muss ein Serveradministrator in der SharePoint-Zentraladministration Einstellungen für ausgehende E-Mail konfigurieren. Analog dazu muss, damit Sie eine Benachrichtigung als Textnachricht empfangen können, ein Serveradministrator die Einstellungen für den SMS-/MMS-Dienst in der Zentraladministration aktivieren.

Eine weitere Möglichkeit, Benachrichtigungen zu erhalten, ist die Verwendung von RSS-Feeds. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds.

Am 20. Dezember 2016 aufgrund von Kundenfeedback aktualisiert.

Sie können eine Benachrichtigung für eine Liste, eine Bibliothek, einen Ordner, eine Datei oder ein Listenelement einrichten. So können Sie beispielsweise eine Benachrichtigung für einen bestimmten Ordner in einer Bibliothek einrichten, ohne Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Änderungen in den übrigen Bereichen der Bibliothek vorgenommen werden.

Erhalten von Benachrichtigungen zu Änderungen an Elementen in SharePoint Online

Sie können eine Benachrichtigung erhalten, wann immer eine Datei, ein Link oder ein Ordner in einer SharePoint Online-Dokumentbibliothek geändert werden. Je nach Element (Datei, Ordner oder Link) werden beim Einrichten einer Benachrichtigung unterschiedlichen Optionen angezeigt.

  1. Öffnen Sie die Dokumentbibliothek, zeigen Sie auf die Datei, den Link oder den Ordner, für die oder den Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten, und klicken Sie auf das Häkchen.

    Hervorgehobenes Dokument mit Cursor über Kontrollkästchen
  2. Klicken Sie auf das Auslassungszeichen (...) rechts des Elementnamens, und klicken Sie dann auf Benachrichtigen.

    Menü unter Auslassungszeichen, "Benachrichtigen" hervorgehoben
  3. Wählen Sie im Dialogfeld Benachrichtigen, wenn Elemente geändert werden die gewünschten Optionen aus, oder ändern Sie sie. Einstellungen und Beschreibungen finden Sie unter Benachrichtigungsoptionen weiter unten.

  4. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Erhalten von Benachrichtigungen zu allen Änderungen in einer Dokumentbibliothek in SharePoint Online

Sie können eine Benachrichtigungen erhalten, wann immer eine beliebige Datei, ein Link oder ein Ordner geändert werden. Je nach Element (Datei, Ordner oder Link) gibt einige unterschiedliche Benachrichtigungsoptionen.

  1. Öffnen Sie die SharePoint Online-Dokumentbibliothek, und vergewissern Sie sich, dass keine Elemente ausgewählt sind.

  2. Klicken Sie auf der Symbolleiste oben auf der Seite auf die Auslassungszeichen (...), und klicken Sie dann auf Benachrichtigen.

    Menü unter Auslassungszeichen, "Benachrichtigen" hervorgehoben (für die gesamte Bibliothek)
  3. Ändern Sie im Dialogfeld Benachrichtigen, wenn Elemente geändert werden die gewünschten Optionen, oder füllen Sie sie aus. Einstellungen und Beschreibungen finden Sie unter Benachrichtigungsoptionen weiter unten.

  4. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Löschen von Benachrichtigungen in SharePoint Online

  1. Wenn Sie Ihre Benachrichtigungen von einer Seite auf der Website anzeigen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte (...) in der obersten Zeile, und klicken Sie dann auf Meine Benachrichtigungen verwalten.

    SharePoint Online mit hervorgehobener Schaltfläche zum Verwalten von Benachrichtigungen

    Hinweis :  In einer Dokumentbibliothek oder Liste klicken Sie auf Bibliothek bzw. Liste (anstatt auf Seite), um die Schaltfläche Benachrichtigen anzuzeigen. Die genauen Namen der Registerkarten lauten anders, wenn Sie sich in einer speziellen Liste befinden, z. B. in einer Aufgabenliste oder Kalenderliste. Eine Kalenderliste beispielsweise weist die Registerkarten Ereignisse und Kalender auf, auf denen die Schaltfläche Benachrichtigen zu finden ist.

  2. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem Namen der Benachrichtigung, die Sie löschen möchten.

  3. Klicken Sie auf Ausgewählte Benachrichtigungen löschen, und klicken Sie dann auf OK.

    Manager "Meine Benachrichtigungen", "Ausgewählte Benachrichtigungen löschen" hervorgehoben
  4. Klicken Sie auf OK.

Anzeigen von Aktualisierungen ohne Benachrichtigung per SMS oder E-Mail

Wenn Sie keine E-Mail- oder Textnachrichten erhalten möchten, sich aber dennoch zu Änderungen in Ihren Dokumentbibliotheken auf dem neuesten Stand halten möchten, lesen Sie Dateiaktivität in einer Dokumentbibliothek.

Festlegen einer Benachrichtigung in SharePoint 2016, 2013 oder 2010

  1. Wechseln Sie zu der SharePoint-Bibliothek oder -Liste, für die Sie die Benachrichtigung festlegen möchten. Wenn Sie sich in einer Listen- oder Bibliotheksansicht auf einer anderen Seite befinden, müssen Sie möglicherweise zuerst auf den Titel der Liste oder Bibliothek klicken. So müssen Sie ggf. zuerst auf Dokumente klicken, um zur Bibliothek Dokumente zu gelangen.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie eine Benachrichtigung für die gesamte Bibliothek oder Liste festlegen möchten, klicken Sie auf Bibliothek oder Liste, und klicken Sie dann auf Benachrichtigen und anschließend auf Benachrichtigung für diese Bibliothek festlegen.

      Registerkarte "Bibliothek" mit Hervorhebung von "Benachrichtigung für diese Bibliothek festlegen"
    • Zum Festlegen eine Benachrichtigung für ein Dokument wählen Sie das Dokument aus, und klicken Sie auf Dateien oder Dokumente. Klicken Sie dann auf Benachrichtigen und anschließend auf Benachrichtigung für dieses Dokument festlegen.

      Registerkarte "Dateien" mit Hervorhebung von "Benachrichtigung für dieses Dokument festlegen"
    • Zum Festlegen eine Benachrichtigung für ein Listenelement wählen Sie das Element aus. Klicken Sie auf die Registerkarte Elemente, und klicken Sie dann auf Benachrichtigen und anschließend auf Benachrichtigung für dieses Element festlegen.

      Festlegen einer Benachrichtigung in SharePoint 2016 mit ausgewähltem Element
  3. Wählen Sie gewünschten Optionen für die Benachrichtigung aus. Einstellungen und Beschreibungen finden Sie unter Benachrichtigungsoptionen weiter unten.

Hinweis : Die genauen Namen der Registerkarten und Schaltflächen in Schritt 1 und 2 lauten anders, wenn Sie sich in einer speziellen Bibliothek oder Liste befinden, z. B. in einer Bildbibliothek, Aufgabenliste oder Kalenderliste. Eine Kalenderliste beispielsweise weist die Registerkarten Ereignisse und Kalender auf, auf denen Benachrichtigen zu finden ist.

Je nach Konfiguration Ihrer Website und Server empfängt die Person, für die Sie eine Benachrichtigung erstellt haben, ggf. eine E-Mail-Nachricht, die bestätigt, dass Sie eine Benachrichtigung erstellt haben. Die Benachrichtigungs-E-Mail kann Links zu der Liste oder Bibliothek, Benachrichtigungseinstellungen, den Namen des Erstellers der Benachrichtigung, eine mobile Ansicht sowie andere Informationen und Befehle enthalten.

Löschen von Benachrichtigungen in SharePoint 2016, 2013 oder 2010

  1. Wechseln Sie zu der SharePoint-Bibliothek oder -Liste, für die Sie die Benachrichtigung festlegen möchten. Wenn Sie sich in einer Listen- oder Bibliotheksansicht auf einer anderen Seite befinden, müssen Sie möglicherweise zuerst auf den Titel der Liste oder Bibliothek klicken. So müssen Sie ggf. zuerst auf Dokumente klicken, um zur Bibliothek Dokumente zu gelangen.

  2. Klicken Sie auf Bibliothek oder Liste, klicken Sie auf Benachrichtigen, und klicken Sie dann auf Meine Benachrichtigungen verwalten.

    SharePoint 2016 mit hervorgehobener Schaltfläche zum Verwalten von Benachrichtigungen

    Hinweis :  In einer Dokumentbibliothek oder Liste klicken Sie auf Bibliothek bzw. Liste (anstatt auf Seite), um die Schaltfläche Benachrichtigen anzuzeigen. Die genauen Namen der Registerkarten lauten anders, wenn Sie sich in einer speziellen Liste befinden, z. B. in einer Aufgabenliste oder Kalenderliste. Eine Kalenderliste beispielsweise weist die Registerkarten Ereignisse und Kalender auf, auf denen die Schaltfläche Benachrichtigen zu finden ist.

  3. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem Namen der Benachrichtigung, die Sie löschen möchten.

  4. Klicken Sie auf Ausgewählte Benachrichtigungen löschen, und klicken Sie dann auf OK.

    Manager "Meine Benachrichtigungen", "Ausgewählte Benachrichtigungen löschen" hervorgehoben
  5. Klicken Sie auf OK.

Erstellen einer Benachrichtigung in SharePoint 2007

  1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name der Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden und dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Zum Festlegen einer Benachrichtigung für eine Liste oder Bibliothek klicken Sie im Menü Aktionen Menübild auf Benachrichtigen.

    • Zum Festlegen einer Benachrichtigung für ein Element oder Dokument zeigen Sie auf das Element, für das Sie eine Benachrichtigung erstellen möchten, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Benachrichtigen.

      SharePoint 2007-Dropdownliste mit Hervorhebung von "Benachrichtigen"

      In einigen Ansichten, z. B. einer Ansicht der Elemente in einem Kalender, müssen Sie möglicherweise auf das Element und dann auf Benachrichtigen klicken.

  3. Wählen Sie auf der Seite "Neue Benachrichtigung" die gewünschten Optionen für die Benachrichtigung aus. Einstellungen und Beschreibungen finden Sie unter Benachrichtigungsoptionen weiter unten.

    SharePoint 2007-Seite mit Benachrichtigungsoptionen
  4. Klicken Sie auf OK.

Je nach Konfiguration Ihrer Website und Server empfängt die Person, für die Sie eine Benachrichtigung erstellt haben, ggf. eine E-Mail-Nachricht, die bestätigt, dass Sie eine Benachrichtigung erstellt haben. Die Benachrichtigungs-E-Mail kann Links zu der Liste oder Bibliothek, Benachrichtigungseinstellungen, den Namen des Erstellers der Benachrichtigung, eine mobile Ansicht sowie andere Informationen und Befehle enthalten.

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Löschen von Benachrichtigungen in SharePoint 2007

  1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name der Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden und dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

  2. Klicken Sie im Menü Aktionen Menübild auf Benachrichtigen.

  3. Klicken Sie auf der Seite "Neue Benachrichtigung" auf Meine vorhandenen Benachrichtigungen auf dieser Website anzeigen.

    SharePoint 2007-Seite mit Benachrichtigungsoptionen
  4. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem Namen der Benachrichtigung, die Sie löschen möchten.

  5. Klicken Sie auf Ausgewählte Benachrichtigungen löschen, und klicken Sie dann auf OK.

    Manager "Meine Benachrichtigungen", "Ausgewählte Benachrichtigungen löschen" hervorgehoben
  6. Klicken Sie auf OK.

Benachrichtigungsoptionen

Im Dialogfeld Benachrichtigen, wenn Elemente geändert werden sind die folgenden Einstellungen für Benachrichtigungen zu Elementen, Dateien, Links (sofern unterstützt) oder Ordnern verfügbar.

Hinweis : Möglicherweise sind nicht alle Einstellungen für alle Benachrichtigungstypen oder Versionen von SharePoint verfügbar.

  • Benachrichtigungstitel    Dies ist der Betreff der E-Mail oder der SMS. Er wird vorab mit dem Namen der Dokumentbibliothek und dem Elementnamen ausgefüllt, kann aber geändert werden.

  • Benachrichtigungen senden an    Dies ist der Benutzername oder die E-Mail-Adresse, an den oder die die Benachrichtigung gesendet werden soll. Wenn Sie mehr als eine Adresse eingeben möchten, trennen Sie sie durch Semikolons.

  • Zustellungsart    Sie können E-Mail oder SMS für Benachrichtigungen auswählen. Für SMS fügen Sie die Telefonnummer hinzu, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die URL des Elements gesendet werden soll. Wenn Sie SMS verwenden möchten, diese Option jedoch abgeblendet ist, wenden Sie sich an Ihre SharePoint-Administratoren oder IT-Abteilung.

  • Änderungstyp    Diese Option wird für Links und Ordner angezeigt, und Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn neue Elemente hinzugefügt oder vorhandene geändert oder gelöscht werden.

  • Für diese Änderungen Benachrichtigungen senden    Hiermit können Sie die Art der Änderung auswählen, für die Sie Benachrichtigungen erhalten möchten. Auswahlmöglichkeiten: Wenn jemand eine beliebige Datei, einen Link oder einen Ordner ändert, oder wenn jemand eine Datei, einen Link oder einen Ordner ändert, die oder den Sie erstellt oder zuletzt geändert haben.

  • Zeitpunkt des Versendens von Benachrichtigungen    Hiermit wird angegeben, wie häufig Sie Benachrichtigungen erhalten. Sie können Benachrichtigungen unmittelbar zum Zeitpunkt der Änderung erhalten oder eine tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung. Bei täglichen Zusammenfassungen können Sie die Uhrzeit angeben, zu der die Benachrichtigung gesendet werden soll. Bei wöchentlichen Benachrichtigungen können Sie den Tag und die Uhrzeit der Übermittlung festlegen. Standardmäßig werden Benachrichtigungen sofort gesendet, wenn Ihre Website jedoch aktiv ist oder Sie nicht sofort informiert werden möchten, können Sie sich auch für tägliche oder wöchentliche Zusammenfassungen entscheiden.

Liste der Optionseinstellungen für Benachrichtigungen

Konfigurieren von E-Mail- oder SMS-Diensten

Informationen zum Konfigurieren ausgehender E-Mails oder des SMS-Diensts finden Sie unter Konfigurieren ausgehender E-Mails für SharePoint oder Konfigurieren mobiler Konten in SharePoint.

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