Erstellen einer Auswahlliste mithilfe eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds

Manchmal können Daten schneller und einfacher in Formulare von Access-Desktopdatenbanken eingegeben werden, wenn ein Wert aus einer Liste ausgewählt werden kann, als wenn sich der Benutzer den einzugebenden Wert merken muss. Mit einer Auswahlliste kann zudem sichergestellt werden, dass der in ein Feld eingegebene Wert geeignet ist. Ein Listensteuerelement kann eine Verbindung zu vorhandenen Daten aufweisen, oder es kann feste Werte anzeigen, die Sie beim Erstellen des Steuerelements eingeben haben. Lesen Sie weiter, um mehr über die verfügbaren Listensteuerelemente für Access-Formulare und ihre Erstellung und Anpassung zu erfahren.

Hinweis : Dieser Artikel gilt nicht für Access Web Apps.

Inhalt dieses Artikels

Informationen zu den Arten von Listensteuerelementen

Erstellen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds mithilfe eines Assistenten

Erstellen eines Listenfelds oder Kombinationsfelds durch Hinzufügen eines Nachschlagefelds zu einem Formular

Erstellen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds ohne einen Assistenten

Bearbeiten einer Wertliste in einem in der Formularansicht geöffneten Formular

Anpassen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds

Informationen zu den Arten von Listensteuerelementen

Access bietet zwei Arten von Listensteuerelementen für Formulare – das Listenfeld und das Kombinationsfeld.

Listenfeld    Mit dem Listenfeld-Steuerelement wird eine Liste von Werten oder Auswahlmöglichkeiten angezeigt. Das Listenfeld enthält Datenzeilen. Meist weist es eine Größe auf, die immer die Anzeige mehrerer Zeilen ermöglicht. Die Zeilen können eine oder mehrere Spalten aufweisen, die mit und ohne Überschriften angezeigt werden. Verfügt die Liste über mehr Zeilen, als im Steuerelement angezeigt werden können, wird in Access im Steuerelement eine Scrollleiste angezeigt. Der Benutzer muss sich auf die im Listenfeld angegebenen Auswahlmöglichkeiten beschränken. In ein Listenfeld kann kein Wert eingegeben werden.

Listenfeld

Kombinationsfeld    Das Kombinationsfeld-Steuerelement bietet eine kompaktere Methode, eine Auswahlliste darzustellen. Die Liste ist ausgeblendet, bis Sie auf den Dropdownpfeil klicken. Bei einem Kombinationsfeld können Sie zudem einen Wert eingeben, der nicht in der Liste enthalten ist. So vereinigt das Kombinationsfeld-Steuerelement die Features eines Textfelds und eines Listenfelds.

Verwenden eines Kombinationsfelds (Dropdownliste)

1. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Dropdownliste anzuzeigen.

2. Klicken Sie auf eine Option in der Dropdownliste.

Bei Listenfeldern und Kombinationsfeldern kann es sich um gebundene oder ungebundene Steuerelemente handeln. Mit diesen Steuerelementen können Werte in einer festen, von Ihnen eingegebenen Liste nachgeschlagen werden. Werte können aber auch in einer Tabelle oder Abfrage nachgeschlagen werden. Stellen Sie zum Erstellen eines Listenfelds oder Kombinationsfelds, das Werte in einer Tabelle oder Abfrage nachschlägt, sicher, dass dem Formular oder der Datenzugriffsseite eine Datenherkunft zugrunde liegt, die ein Fremdschlüssel-Feld oder Nachschlagefeld enthält. So können die Beziehungen erstellt werden, die erforderlich sind, um die Daten in einem Listenfeld oder Kombinationsfeld mit den Daten im Formular zu verknüpfen.

Erstellen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds mithilfe eines Assistenten

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular im Navigationsbereich und dann auf Entwurfsansicht.

    Hinweis : Dieses Verfahren setzt voraus, dass das Formular an eine Tabelle oder Abfrage gebunden ist. Nicht alle Schritte werden ausgeführt, wenn das Formular nicht gebunden ist. Drücken Sie F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen und festzustellen, ob das Formular an eine Tabelle oder Abfrage gebunden ist. Auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts wird im Eigenschaftenfeld Datensatzquelle die Tabelle oder Abfrage angezeigt, an die das Formular gebunden ist.

  2. Vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente der Eintrag Steuerelement-Assistenten verwenden  Schaltflächensymbol aktiviert ist.

  3. Klicken Sie entweder auf das Tool Listenfeld Schaltflächensymbol oder auf das Tool Kombinationsfeld Schaltflächensymbol .

  4. Klicken Sie im Formular auf die Stelle, an der das Listen- oder Kombinationsfeld eingefügt werden soll.

    • Abhängig von Ihrer Auswahl wird der Listenfeld-Assistent oder der Kombinationsfeld-Assistent gestartet.

  5. Wenn der Assistent fragt, wie die Werte für das Steuerelement definiert werden sollen, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie die aktuellen Daten einer Datensatzquelle anzeigen möchten, klicken Sie auf Der Listenfeld-Assistent oder der Kombinationsfeld-Assistent soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen.

    • Wenn Sie eine feste Werteliste anzeigen möchten, die sich selten ändert, klicken Sie auf Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben.

    • Klicken Sie auf Einen Datensatz im Formular basierend auf dem im Listenfeld/Kombinationsfeld gewählten Wert suchen, wenn von dem Steuerelement ein Suchvorgang ausgeführt werden soll und das Steuerelement nicht als Dateneingabetool dienen soll. Dadurch wird ein ungebundenes Steuerelement mit einem eingebetteten Makro erstellt, das basierend auf den vom Benutzer eingegebenen Werten einen Suchvorgang ausführt.

  6. Folgen Sie den Anweisungen, um anzugeben, wie die Werte angezeigt werden sollen.

  7. Wenn Sie eine der ersten beiden Optionen auf der ersten Seite des Assistenten auswählen, werden Sie vom Assistenten gefragt, wie Access vorgehen soll, wenn Sie einen Wert auswählen. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Sie können ein Ungebundenes Steuerelement erstellen, indem Sie auf Zur späteren Verwendung zwischenspeichern klicken. Dies bedeutet, dass Access den ausgewählten Wert zwischenspeichert, bis der Benutzer ihn ändert oder das Formular schließt. Der Wert wird aber nicht in eine Tabelle geschrieben.

    • Sie können ein Gebundenes Steuerelement erstellen, indem Sie auf Wert speichern in Feld klicken, und dann das Feld auswählen, an das das Steuerelement gebunden werden soll.

  8. Klicken Sie auf Weiter, und geben Sie eine Bezeichnung für das Steuerelement ein. Die Bezeichnung wird neben dem Steuerelement angezeigt.

  9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Erstellen eines Listenfelds oder Kombinationsfelds durch Hinzufügen eines Nachschlagefelds zu einem Formular

Sie können ein gebundenes Listenfeld oder Kombinationsfeld erstellen, indem Sie einem Formular ein Nachschlagefeld hinzufügen.

  1. Erstellen Sie ein Nachschlagefeld in einer Tabelle. Das von Ihnen erstellte Nachschlagefeld kann mehrwertig sein oder einen Wert enthalten.

    Weitere Informationen zum Erstellen von Nachschlagefeldern finden Sie im Artikel Hinzufügen oder Ändern eines Nachschlagefelds, in dem Sie mehrere Werte speichern können.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Erstellen Sie ein neues Formular, das auf einer Datenquelle basiert, die das Nachschlagefeld enthält. Wählen Sie beispielsweise im Navigationsbereich eine Tabelle oder Abfrage aus, die das Nachschlagefeld enthält, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare, und klicken Sie auf Formular Schaltflächensymbol .

      Access erstellt automatisch ein Kombinationsfeld für das Nachschlagefeld.

    • Fügen Sie einem Formular ein Listenfeld oder ein Kombinationsfeld hinzu:

      1. Öffnen Sie in der Entwurfsansicht ein Formular, das auf einer Datensatzquelle basiert und ein Nachschlagefeld enthält.

      2. Drücken Sie ALT+F8, um den Bereich Feldliste anzuzeigen, wenn er nicht angezeigt wird.

      3. Doppelklicken Sie in das Nachschlagefeld, oder ziehen Sie das Nachschlagefeld aus dem Bereich Feldliste in das Formular. Von Access wird automatisch ein Kombinationsfeld erstellt, das an das Feld gebunden ist.

        Tipp : Sie können ein Kombinationsfeld in ein Listenfeld ändern (oder umgekehrt), indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement klicken, im Kontextmenü auf Ändern zu klicken und dann auf den gewünschten Steuerelementtyp klicken.

Erstellen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds ohne einen Assistenten

Wenn Sie ein Listenfeld oder Kombinationsfeld ohne einen Assistenten erstellen, legen Sie viele Eigenschaften des Steuerelements selbst fest. Weitere Informationen zu einer bestimmten Eigenschaft erhalten Sie, indem Sie auf das entsprechende Eigenschaftenfeld klicken und F1 drücken.

  1. Öffnen Sie ein Formular in der Entwurfsansicht.

  2. Vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente der Eintrag Steuerelement-Assistenten verwenden deaktiviert ist.

    Schaltflächensymbol

  3. Klicken Sie auf das Tool Listenfeld Schaltflächensymbol oder auf das Tool Kombinationsfeld Schaltflächensymbol .

  4. Klicken Sie einmal innerhalb des Formulars, um ein Steuerelement mit Standardgröße zu erstellen. Oder klicken und ziehen Sie, bis das Steuerelement die gewünschte Größe aufweist.

  5. Drücken Sie bei weiterhin ausgewähltem Steuerelement F4, um das Eigenschaftenblatt für das Steuerelement zu öffnen.

  6. Legen Sie die Eigenschaften Herkunftstyp und Datensatzherkunft fest, nutzen Sie dabei die Informationen in der folgenden Tabelle.

Zweck

Wert der Eigenschaft "Herkunftstyp"

Festlegen der Eigenschaft "Datensatzherkunft"

Anzeigen von Werten aus einer Tabelle oder Abfrage bzw. von Ergebnissen einer SQL-Anweisung

Tabelle/Abfrage

Wählen Sie in der Dropdownliste die Tabelle oder Abfrage aus, die die Werte enthält, die im Listenfeld oder Kombinationsfeld angezeigt werden sollen.

– oder –

Geben Sie eine SQL-Anweisung ein.

– oder –

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenfensters auf Schaltfläche "Generator" , um den Abfrage-Generator zu öffnen. Weitere Informationen zum Erstellen von Abfragen finden Sie im Artikel Auswählen von Daten mithilfe einer Abfrage.

Anzeigen einer festen Liste von Werten

Wertliste

Geben Sie eine Liste fester Werte ein, die durch Semikolons (;) getrennt sind, z. B. Norden;Süden;Osten;Westen.

– oder –

Klicken Sie auf die Registerkarte Daten des Eigenschaftenfensters auf Schaltfläche "Generator" , um das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten zu öffnen, und geben Sie die Elemente dann in separate Zeilen ein.

Anzeigen einer Liste von Feldern aus einer Tabelle oder Abfrage

Feldliste

Wählen Sie in der Dropdownliste die Tabelle oder Abfrage aus, die die Feldnamen enthält, die im Listenfeld oder Kombinationsfeld angezeigt werden sollen.

  1. Wenn mehrere Spalten im Steuerelement angezeigt werden sollen, klicken Sie auf das Eigenschaftenfeld Spaltenanzahl und geben die Anzahl der gewünschten Spalten ein. Legen Sie die Eigenschaft Spaltenbreiten fest, um die Breite der Spalten anzupassen. Weitere Informationen zu den Eigenschaften erhalten Sie, wenn Sie den Cursor in das jeweilige Eigenschaftenfeld setzen dann und F1 drücken.

  2. Klicken Sie auf das Eigenschaftenfeld Steuerelementinhalt, wenn Access den ausgewählten Wert speichern soll. Wählen Sie anschließend das Feld aus, an das das Listenfeld oder Kombinationsfeld gebunden werden soll.

Bearbeiten einer Wertliste in einem in der Formularansicht geöffneten Formular

Wenn die Eigenschaft Herkunftstyp des Listenfelds oder Kombinationsfelds auf Wertliste festgelegt ist, können Sie die Werteliste bearbeiten, während das Formular in der Formularansicht geöffnet ist. Es ist dann nicht erforderlich, dass Sie zur Entwurfsansicht oder Layoutansicht wechseln, das Eigenschaftenblatt öffnen und die Eigenschaft Datensatzherkunft für das Steuerelement bearbeiten, wenn Sie eine Änderung an der Liste vornehmen.

Hinweis : Wenn Sie die Wertliste bearbeiten möchten, muss die Wertlistenbearbeitung zulassen-Eigenschaft für den Listenfeld-Assistenten oder den Kombinationsfeld-Assistenten auf Ja festgelegt sein.

Bearbeiten einer Wertliste in der Formularansicht

Wenn der Cursor in einem Listenfeld oder Kombinationsfeld platziert wird (durch Klicken oder mithilfe der TAB-TASTE), wird unterhalb der Liste eine Schaltfläche angezeigt.

Kombinationsfeld mit der Schaltfläche 'Listenelemente bearbeiten'

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten zu öffnen.

  2. Bearbeiten Sie die Listenelemente. Belassen Sie dabei jedes Element in einer separaten Zeile.

  3. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil im Feld Standardwert, und klicken Sie dann auf den gewünschten Wert, um einen Standardwert für neue Datensätze auszuwählen.

  4. Klicken Sie auf OK.

Verhindern der Bearbeitung der Wertliste in der Formularansicht

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular im Navigationsbereich, und klicken Sie auf Entwurfsansicht oder Layoutansicht.

  2. Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen. Drücken Sie dann F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

  3. Legen Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts die Eigenschaft Wertlistenbearbeitung zulassen auf Nein fest.

  4. Klicken Sie auf Datei und dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Schaltflächensymbol .

Angeben eines anderen Formulars zur Bearbeitung der Wertliste

Access bietet standardmäßig ein integriertes Formular zur Bearbeitung der Wertliste. Wenn Sie dazu lieber ein anderes Formular verwenden möchten, können Sie den Namen des Formulars in die Eigenschaft Bearbeitungsformular für Listenelemente eingeben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular im Navigationsbereich, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht oder Layoutansicht.

  2. Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen. Drücken Sie dann F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts auf den Dropdownpfeil im Eigenschaftenfeld Bearbeitungsformular für Listenelemente.

  4. Klicken Sie auf das Formular, das Sie für die Bearbeitung der Wertliste verwenden möchten.

  5. Klicken Sie auf Datei und dann auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S Schaltflächensymbol .

Anpassen eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds

Stellen Sie sicher, dass das Listenfeld oder Kombinationsfeld ausgewählt wurde, während das Formular in der Entwurfsansicht geöffnet ist. Drücken Sie dann F4, um das Eigenschaftenblatt für das Steuerelement zu öffnen. Führen Sie anschließend eine der folgenden Aktionen aus:

  • Ändern der Sortierreihenfolge in einem Listenfeld oder Kombinationsfeld    Wenn Sie das Listenfeld oder Kombinationsfeld mithilfe eines Assistenten erstellt haben, werden die Zeilen, aus denen sich die Liste zusammensetzt, von Access automatisch nach der ersten sichtbaren Spalte sortiert. Wenn Sie eine andere Sortierreihenfolge angeben möchten oder wenn Sie die Eigenschaft Datensatzherkunft des Steuerelements auf eine gespeicherte Abfrage festgelegt haben, verwenden Sie das folgende Verfahren:

    • Klicken Sie auf die Registerkarte Daten, und klicken Sie in das Eigenschaftenfeld Datensatzherkunft.

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenfensters auf Schaltfläche "Generator" , um den Abfrage-Generator zu öffnen.

    • Geben Sie in der Zeile Sortieren der Spalte, die Sie sortieren möchten, die gewünschte Sortierreihenfolge an.

  • Binden einer Spalte aus einem Listenfeld oder einem Kombinationsfeld    

    Geben Sie im Eigenschaftenfeld Gebundene Spalte des Listenfelds oder des Kombinationsfelds eine Zahl an, die der Position der zu bindenden Spalte im Listen- bzw. Kombinationsfeld entspricht. Geben Sie beispielsweise 1 ein, um die erste Spalte des Listen- bzw. Kombinationsfelds an das zugrunde liegende Feld, das für die Eigenschaft Steuerelementinhalt angegeben ist, zu binden. Schließen Sie beim Zählen von Spalten auch die ausgeblendeten Spalten mit ein.

    Wenn Sie die Eigenschaft Gebundene Spalte auf "0" festlegen, speichert Access den Listenindex statt des Werts einer der Spalten. Dies ist hilfreich, wenn Sie anstelle des Listenwerts die Reihenfolge der Werte speichern möchten.

  • Ausblenden einer Spalte in einem Listen- oder Kombinationsfeld in einem Formular    

    • Geben Sie im Eigenschaftenfeld Spaltenbreiten der Spalte bzw. Spalten, die Sie ausblenden möchten, 0 ein.

      Angenommen, Sie verfügen über ein gebundenes Kombinationsfeld mit zwei Spalten, "LieferantenNr" und "Lieferantenname". Die Spalte "LieferantenNr" ist die erste Spalte der Liste. Die Eigenschaft Spaltenbreiten ist also auf 1,25cm;5cm festgelegt. Sie können die Spalte "LieferantenNr" ausblenden, indem Sie die Eigenschaft Spaltenbreiten auf 0cm;5cm festlegen. Die Spalte "LieferantenNr" kann weiterhin eine gebundene Spalte sein, auch wenn sie ausgeblendet ist.

  • Hinweis : In einem Kombinationsfeld wird die erste sichtbare Spalte im Textfeld des Kombinationsfelds angezeigt, wenn die Liste nicht angezeigt wird. Im obigen Beispiel würde dann die Spalte "Lieferantenname" angezeigt, da die Spalte "LieferantenNr" ausgeblendet ist. Wäre die Spalte "LieferantenNr" nicht ausgeblendet, würde sie statt der Spalte "Lieferantenname" angezeigt.

  • Hinzufügen von Spaltenüberschriften zu einem Kombinationsfeld in einem Formular    

    • Klicken Sie im Eigenschaftenfeld Spaltenüberschriften auf Ja, um Spaltenüberschriften anzuzeigen. In Kombinationsfeldern werden Überschriften nur bei geöffneter Liste angezeigt.

      Wenn dem Kombinations- oder Listenfeld eine Datensatzquelle zugrunde liegt, verwendet Access die Feldnamen der Datensatzquelle als Spaltenüberschriften. Wenn das Kombinations- oder Listenfeld auf einer festen Wertliste basiert, verwendet Access die ersten n Datenelemente aus der Wertliste der Eigenschaft Datensatzherkunft als Spaltenüberschriften, wobei n die für die Eigenschaft Spaltenanzahl festgelegte Zahl darstellt.

  • Deaktivieren der automatischen Eingabeergänzung für ein Kombinationsfeld in einem Formular    

    • Klicken Sie im Eigenschaftenfeld Automatisch ergänzen auf Nein.

      Wenn die Eigenschaft Automatisch ergänzen auf Nein festgelegt ist, müssen Sie einen Wert aus der Liste auswählen oder den vollständigen Wert eingeben.

  • Festlegen der Breite der Kombinationsfeldliste auf einem Formular    

    • Geben Sie im Eigenschaftenfeld Listenbreite die gewünschte Breite mit der aktuellen Maßeinheit ein, die in der Windows-Systemsteuerung festgelegt ist. Geben Sie zusätzlich die gewünschte Maßeinheit an, um eine andere als die Standardmaßeinheit zu verwenden. Geben Sie beispielsweise 2 cm ein. Stellen Sie sicher, dass ausreichend Platz für eine Scrollleiste vorhanden ist.

      Die Liste des Kombinationsfelds kann zwar breiter sein als das Textfeld, jedoch nicht schmaler. Mit der Standardeinstellung (Auto) wird für die Liste die gleiche Breite festgelegt wie für das Textfeld des Kombinationsfelds.

  • Festlegen der maximalen Anzahl der Zeilen, die in einem Kombinationsfeld in einem Formular angezeigt werden sollen    

    • Geben Sie im Eigenschaftenfeld Zeilenanzahl eine Zahl ein.

      Wenn die tatsächliche Zeilenanzahl die für die Eigenschaft Zeilenanzahl angegebene Zahl überschreitet, wird im Kombinationsfeld eine vertikale Scrollleiste angezeigt.

  • Begrenzen von möglichen Einträgen für ein Kombinationsfeld in einem Formular auf die im Listenbereich vorgegebenen Elemente    

    • Klicken Sie im Eigenschaftenfeld Nur Listeneinträge auf Ja.

      Hinweis : 

    • Wenn die erste in einem Kombinationsfeld angezeigte Spalte nicht die gebundene Spalte ist, beschränkt Access die Einträge auf die der Liste, auch wenn die Eigenschaft Nur Listeneinträge auf Nein festgelegt ist.

    • Wenn Sie in ein gebundenes Kombinationsfeld einen nicht in der Liste enthaltenen Eintrag eingeben und die Kombinationsfeldeigenschaft Nur Listeneinträge auf Nein festgelegt ist, wird dieser Eintrag zwar im zugrunde liegenden Feld gespeichert, jedoch nicht der Liste hinzugefügt. Um der Liste neue Einträge hinzuzufügen, können Sie die Eigenschaft Bei Nicht in Liste und das Ereignis Bei Nicht in Liste verwenden.

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